PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
PROSEDUR PEMASARAN
No. Dokumen
P/PMS/07
No. Revisi
00
Tgl. Berlaku
1 Nopember 2003
Halaman
1 dari 5
PENGIRIMAN SEMEN
Daftar Penerima : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Direktur Utama Direktur Operasi Kabag Keuangan Kabag Pemasaran I Kabag Pemasaran II Kabag Pemasaran III Kepala Satuan Pengawasan Intern Kepala Seksi Akuntansi Kepala Seksi Keuangan Kepala Seksi Umum dan Kepegawaian Kepala Seksi Sistem Informasi Manajemen Kepala Unit Perdagangan Bahan Bangunan Kepala Unit Konstruksi dan Kayu Olahan
Keterangan
X
Nama
Uncontrolled
Disusun
Controlled
Diperiksa
Joni Gunawan, S.Sos, MM
Disetujui
Ir. Moelyanto
Control Number
Komite Bangmen
Tanda Tangan
PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
I.
PROSEDUR PEMASARAN
No. Dokumen
P/PMS/07
No. Revisi
00
Tgl. Berlaku
1 Nopember 2003
Halaman
2 dari 5
TUJUAN & RUANG LINGKUP Tujuan Prosedur : - Memastikan bahwa pelaksanaan pengiriman semen telah dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. - Memastikan bahwa personil yang terkait dapat melaksanakan tugas dengan baik dan lancar. - Membuat metode kerja untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan. Ruang Lingkup Prosedur : Prosedur ini meliputi mekanisme pengiriman semen di Unit Perdagangan Bahan Bangunan.
II. ISTILAH & SINGKATAN
- LORPH - SPJ - SPB - Ur - Adm - Keu - Ptg
: Laporan Order dan Release Penjualan Harian : Surat Perintah Jalan : Surat Permintaan Barang : Urusan : Administrasi : Keuangan : Petugas
III. TANGGUNG JAWAB
3.1. Kepala Bagian Pemasaran bertanggung jawab dalam optimalisasi angkutan. 3.2. Kepala Unit Perdagangan Bahan Bangunan bertanggung jawab dalam mengkoordinir pengiriman semen. 3.3 Petugas Operasional Angkutan - bertanggung jawab dalam pembuatan SPB sesuai dengan data LORPH dan order tambahan dari Sub Kontraktor yang telah dikonfirmasikan dengan Unit Perdagangan Bahan Bangunan - bertanggung jawab dalam pembuatan SPJ Unit. - bertanggung jawab untuk memintakan pengesahan atas SPJ PT. Semen Gresik ke Unit Perdagangan Bahan Bangunan. - bertanggung jawab atas keabsahan memo dari Sub Kontraktor (pelanggan) atas transaksi Loco Gudang Penyangga.
Halaman 3 dari 5
PROSEDUR PENGIRIMAN SEMEN AF GUDANG NO
KETERANGAN
1. Berdasarkan data dalam LORPH dan order tambahan dari Sub Kontraktor (Pelanggan) yang telah dikonfirmasikan kepada Ptg. Penjualan, Ptg. Operasional Angkutan (POA) membuat SPB (Surat Permintaan Barang) sebagai dasar pengeluaran semen dan membuat SPJ Unit 4 rangkap dengan menanda tangani pada kolom Petugas Gudang di SPJ Unit. 2. Bersama pengiriman semen, SPJ Unit diserahkan ke Sub Kontraktor (Pelanggan) untuk ditandatangani dan diberi stempel toko pada kolom yang telah tersedia setelah semen yang diterima sesuai dengan yang tercantum di SPJ. SPJ Unit tersebut terdiri dari : 1. SPJ warna putih didistribusikan ke Ur. Adm. Keuangan sebagai bukti penagihan 2. SPJ warna hijau didistribusikan ke Ur. Adm. Keuangan sebagai arsip administrasi. 3. SPJ warna kuning didistribusikan ke Sopir sebagai bukti operasional sopir. 4. SPJ warna merah didistribusikan ke Subkontraktor (pelanggan) sebagai bukti penerimaan semen.
Ptg. OPERASIONAL ANGKUTAN
Ur. Adm Keu
SUB KONTRAKTOR
(PELANGGAN)
AWAL
1.
2. SPB LORPH
SPJ UNIT 4X
SPJ UNIT 4X
F
F
3. Setelah semen diterima oleh Sub Kontraktor (Pelanggan), sopir menyerahkan SPJ Unit ke POA. POA menyerahkan SPJ Unit warna kuning ke sopir sebagai bukti operasional dan menyerahkan SPJ Unit warna putih dan hijau ke Ur. Adm Keuangan. 3. SPJ UNIT 3X LORPH
Diserahkan ke Sopir
SPJ UNIT 2X
F
SELESAI
Halaman 4 dari 5
PROSEDUR PENGIRIMAN SEMEN FRANCO UNTUK DISTRIBUTOR PT. WARU ABADI
NO
KETERANGAN
1. Berdasarkan data dalam LORPH dan order tambahan dari Sub Kontraktor (pelanggan) yang telah dikonfirmasikan kepada Ptg. Penjualan, Ptg. Operasional Angkutan (POA) membuat SPB (Surat Permintaan Barang) 2 rangkap untuk diserahkan ke Pengelola Gudang/Ur. Adm. Gudang Peyangga untuk dikeluarkan semennya dan membuat SPJ Unit dengan menanda tangani pada kolom Petugas Gudang di SPJ Unit. 2. Setelah menerima SPB dari POA, Pengelola Gudang/Ur. Adm. Gudang Peyangga membuat SPJ PT. Semen Gresik untuk diserahkan ke POA dan mengeluarkan semen sesuai dengan SPB. 3. Bersama pengiriman semen, SPJ Unit diserahkan ke Sub Kontraktor (Pelanggan) untuk ditandatangani dan diberi stempel toko pada kolom yang telah tersedia setelah semen yang diterima sesuai dengan yang tercantum di SPJ. SPJ Unit tersebut terdiri dari : 1. SPJ warna putih didistribusikan ke Ur. Adm. Unit Perd. Semen sebagai bukti penagihan 2. SPJ warna hijau didistribusikan ke Ur. Adm. Unit Perd. Semen sebagai arsip administrasi. 3. SPJ warna kuning didistribusikan ke Sopir sebagai bukti operasional sopir. 4. SPJ warna merah didistribusikan ke Subkontraktor (pelanggan) sebagai bukti penerimaan semen. 4. Setelah semen diterima oleh Sub Kontraktor (Pelanggan), sopir menyerahkan SPJ Unit ke POA. POA menyerahkan SPJ Unit warna kuning ke sopir sebagai bukti operasional dan menyerahkan SPJ Unit warna putih dan hijau ke Ur. Adm Keuangan. Dan POA memintakan stempel SPJ PT. Semen Gresik ke Ur. Adm. Keuanagan, kemudian menyerahkan SPJ PT. Semen Grcesik warna putih (paling atas) dengan menanda tangani pada kolom Petugas Gudang di SPJ Unit sedangkan yang lainnya diarsip oleh POA. SPJ PT. Semen Gresik tersebut terdiri dari : - SPJ warna putih didistribusikan ke Unit Perdagangan Bahan Bangunan. - SPJ warna hijau kembali ke gudang untuk muat selanjutnya. - SPJ warna kuning dipakai untuk penagihan ongkos angkut lanjut. - SPJ warna merah diberikan ke toko sebagai tanda terima semen gresik. - SPJ warna putih didistribusikan ke Expediture.
Ptg. OPERASIONAL PENGELOLA/ Ur. Adm Keuangan ANGKUTAN UR. ADM GP
SUB KONTRAKTOR
(PELANGGAN)
AWAL
1. SPB
3.
SPB 2X LORPH
SPJ UNIT 4X
SPJ UIT 4X
2.
F
SPJ PTSG 5X
SPJ PTSG 5X
F
4. SPJ PTSG 5X
STEMPEL
F
SPJ UNIT 3X
SPJ PTSG 4X
SPJ UNIT 3X
F LORPH
F F SELESAI
Halaman 5 dari 5
PROSEDUR PENGIRIMAN SEMEN FRANCO UNTUK DISTRIBUTOR SELAIN PT. WARU ABADI
NO
KETERANGAN
1. Berdasarkan SPJ PT. Semen Gresik dari pengelola gudang penyangga, Ptg. Operasional Angkutan (POA) mengirimkan semen ke alamat sesuai dengan yang tertera dalam SPJ PT. Semen Gresik. 2. Bersama pengiriman semen, SPJ PT. Semen Gresik diserahkan ke Sub Kontraktor (Pelanggan) untuk ditandatangani dan diberi stempel toko pada kolom yang telah tersedia setelah semen yang diterima sesuai dengan yang tercantum di SPJ. SPJ PT. Semen Gresik : - SPJ warna putih didistribusikan ke distributor. - SPJ warna hijau kembali ke gudang untuk muat selanjutnya. - SPJ warna kuning dipakai untuk penagihan ongkos angkut lanjut. - SPJ warna merah diberikan ke toko sebagai tanda terima semen gresik. - SPJ warna putih didistribusikan ke Expediture. Setelah semen diterima oleh Sub Kontraktor (Pelanggan), sopir menyerahkan SPJ PT. Semen Gresik warna putih, hijau dan kuning ke POA.
PENGELOLA
Ptg. OPERASIONAL ANGKUTAN
SUB KONTRAKTOR
(PELANGGAN)
AWAL
1. SPJ PTSG 5X
SPJ PTSG 5X
2. SPJ PTSG 5X
SELESAI
R/PMS/01
LAPORAN ORDER DAN RELEASE PENJUALAN HARIAN No. Tanggal NO
PELANGGAN
ORDER
KWANTUM RELEASE
Ur. Adm Keuangan
(
: AB/CD/bl.th :
SISA
JUMLAH (Rp) ORDER RELEASE
PLAFON KREDIT
Petugas Penjualan
)
KETERANGAN : - AB menjelaskan tanggal laporan (01 s/d 13) - CD menjelaskan kode Unit Perdagangan Bahan Bangunan
(
SISA PLAFON KREDIT
JANGKA MENGETAHUI WAKTU (Hari) KA. UNIT
KETERANGAN
Petugas Gudang
)
(
)