Ongoing Recruitment Policies V2.0

POLITICAS ON-GOING RECRUITMENT Out-Going Exchange Team AIESEC Bucaramanga 2009

DEFINICIÓN: On-Going Recruitment (OGR) se define como el proceso que permite obtener perfiles constantes sin necesidad Out-of-Cycle recruitments o Pocket recruitments. Esto con el fin de darles la oportunidad a las personas para que puedan tener su experiencia de intercambio sin la necesidad de esperar por fechas especiales o los Recruitments antes mencionados. Dada la naturaleza anterior se establecerán las siguientes políticas que permitirán tener claridad en el proceso y flujo del tema mencionado. Primera: TODA persona tiene igual derecho a acercarse al área de OGX (OutGoing Exchange) para solicitar un intercambio, lo que deberá ser avisado al VicePresidente (VP) y al Coordinador de Quality (QC) en el momento inmediato. Segunda: La persona interesada deberá llenar los documentos que se muestran en la siguiente lista, estos serán enviados vía correo electrónico por el Coordinador de Quality, el Vicepresidente de OGX o los miembros que ellos consideren a la persona interesada, y deberán ser devueltos diligenciados en un plazo no mayor a 3 días luego de la entrega de instrucciones por parte de las personas mencionadas anteriormente. -

Student Resume. Hoja de vida o Curriculum Vitae (CV) en ingles. Formato MRB Correctamente diligenciado. Imagen con los resultados de su examen de inglés, el cual debe ser realizado en la siguiente dirección: http://www.englishtown.es/community/Channels/AcademicTest/

Tercera: Se tendrán el siguiente reglamento de acuerdo al tipo de intercambio (consultar anexo para más información) al que se quiera aplicar: Intercambios del tipo Técnico, Educacional y de Desarrollo: Podrá aplicar cualquier persona, cumpliendo con lo establecido en la segunda política. Intercambios del tipo Administrativo: Dada la gran cantidad de oferta en este tipo de intercambio y la escasa demanda que hay en nuestra plataforma, se debe pedir al interesado el tiempo en el que se quiere ir de intercambios, además de cumplir con lo establecido en la segunda política.

Cuarta: Una vez se reciba el paquete mencionado en la tercera política, se contactara al Coordinador de Quality para iniciar el estudio de viabilidad de la persona en cuestión, el resultado de dicho estudio deberá ser entregado en un plazo no mayor a 5 días con copia al Vicepresidente de OGX. El estudio de viabilidad deberá contener los siguientes tópicos: Factibilidad de conseguir práctica. Países con mayor demanda de personas del tipo de intercambio especifico. Targets a atacar. Posibles estrategias u herramientas a utilizar. Tiempo estimado de consecución del intercambio, especificando tiempo de Match, Visado y documentación. Como punto importante se debe tener en cuenta que ninguna persona que opte por una práctica administrativa podrá pasar el test de viabilidad si no comunica su disposición para aceptar que su proceso puede tomar más de 4 meses para concretarse, esto debido a lo expuesto en la tercera política. Quinta: Se le informará al interesado si es elegido o no, con una carta firmada por el Vicepresidente de Intercambios y el Coordinador de Calidad. Si la persona es aceptada, se pasará a llamar Participante de Intercambio (EP) y deberá ponerse en el Google Spreadsheet del área en la pestaña EPs On-Going Recruitment, tomando la precaución de guardar todos los documentos pertinentes en una carpeta con el nombre del EP o subirlos a Google Docs y compartirlos con el Vice-Presidente de OGX. Sexta: El EP deberá comenzar proceso de firma de contratos y subida de formas en un plazo no mayor a 10 días luego de obtener los resultados de su estudio si quiere proseguir con su intercambio, de no hacerlo simplemente se considerará que no desea tomar el intercambio inmediatamente. Séptima: Se le asignará Account Manager en un plazo no mayor a 5 días después de la confirmación de la continuidad del proceso, el cual será asignado por el Coordinador de Matching (MtC) bajo las condiciones que el requiera, esto si el EP necesita account manager.

Octava: El EP entrante deberá estar abierto y tener disposición de tiempo para hacer la respectiva inducción por parte del equipo de entrenamiento local (LTT) y las personas que ellas consideren, el tiempo mínimo para una inducción correcta deberá ser 4 semanas y solo será menor a esto si el LTT así lo considera necesario, así como la forma de realizar la inducción por parte de nuestro LTT.

ANEXO

Anexo A. Tipos de intercambio ofrecidos. AIESEC Bucaramanga regido por las políticas internacionales de intercambios, ofrece los siguientes tipos de intercambios/practicas, que se le conocen internamente con el nombre de Pools: Intercambio Tecnico o Technical Internship (TT): El participante del programa tiene la oportunidad de trabajar en una compañía, Organización no gubernamental, organización gubernamental, u otro tipo de organización en la que pasará la mayor parte del tiempo trabajando en áreas relacionadas a las tecnologías de la información o proyectos de ingeniería. Estas áreas pueden incluir desarrollo y administración web, desarrollo de software y programación, diseño y análisis de sistemas, manejo de redes y manejo de bases de datos. Intercambio Educacional o Educational Internship (ET): El participante del programa tiene la oportunidad de trabajar en una compañía, Organización no gubernamental, organización gubernamental, u otro tipo de organización en la que pasará la mayor parte del tiempo trabajando en áreas relacionadas a la educación. Estas áreas pueden incluir la enseñanza de un lenguaje, enseñar temas en otro lenguaje, consejería, interacción cultural, y promoción en sectores o campos académicos. Intercambios de Desarrollo o Development Intership (DT): El participante del programa tiene la oportunidad de trabajar en una compañía, Organización no gubernamental, organización gubernamental, u otro tipo de organización en la que pasará la mayor parte del tiempo trabajando en áreas relacionadas al desarrollo y resolución de problemas que aquejan la sociedad. Estas áreas pueden incluir derechos de la niñez, problemas ambientales, desarrollo institucional o rural y emprendimiento social. Intercambio Administrativo o Management Intership (MT): El participante del programa tiene la oportunidad de trabajar en una compañía, Organización no gubernamental, organización gubernamental, u otro tipo de organización en la que pasará la mayor parte del tiempo trabajando en áreas relacionadas a la administración. Estas áreas pueden incluir finanzas, contabilidad, marketing, manejo de proyectos, administración organizacional o recursos humanos.

Anexo B. Términos usados. Account Manager: Persona con que hace parte del comité local, que posee conocimiento del funcionamiento de los intercambios, plataforma y normas de AIESEC, la cual se encarga de guiar al EP en su proceso, colaborando en la búsqueda de la practica y en la obtención de los papeles necesarios para lograr el intercambio. Área Out Going Exchange: Una de las 6 áreas funcionales dentro del comité de AIESEC Bucaramanga, se encarga de gestionar toda la parte de intercambios salientes del comité, al ser los intercambios uno de los pilares de AIESEC esta se soporta en las áreas de Finanzas, Comunicaciones, Administración de Talento y Manejo de la información para lograr resultados óptimos y con calidad. Es administrada por el vicepresidente local con ayuda de los coordinadores de Quality y Matching. EP (Exchange Participant): Participante del intercambio, es la persona cuyo Student Resume ya ha sido agregado a nuestra plataforma para lograr un intercambio. Formato MRB (Member Review Board): Formato estándar a nivel nacional que debe ser diligenciado por el interesado, este se usa para medir ciertos criterios o aspectos que se tienen en cuenta para evaluar a la persona antes de dar visto bueno a su intercambio. Entre los criterios y aspectos que se miden con este están: capacidad para el cambio, capacidad adaptativa en un ambiente multicultural, que tanto la personas acepta la idea de irse, que tan fuerte puede ser el choque cultural a la llegada del país, que tan abierta es la mente de la persona para irse a cualquiera de los 107 países que hacen parte de la red global de AIESEC. LTT (Local Training Team): El equipo de entrenamiento local que tiene el comité local es el encargado de varios procesos claves en la consecución del intercambio, tienen como objetivo primario encaminar el desarrollo de la membrecía hacia las metas planteadas a nivel organizacional. El proceso que ejecutan para los EPs es la capacitación previa al intercambio. Match: Se llama match a la consecución de una empresa, fundación u organización compatible con el EP, este estado relaciona al EP con la empresa (TN) que lo recibirá en el otro país. Student Resume: Formato donde el interesado indica/elige los conocimientos, estudios y experiencias laborales que ha aprendido con el paso del tiempo. Es utilizado para agregarlo a la plataforma de AIESEC de manera idéntica a como la persona lo diligencia, y esta a su vez sirve para identificar al participante del intercambio dentro de la red.