Oficial Administrativo Ii

Portadilla

La elaboración de Tecnología II. Bloque 1. Apuntes, estuvo a cargo de la Dirección General de Materiales Educativos de la Subsecretaría de Educación.

Coordinación general: María Edith Bernáldez Reyes Revisión: María Cristina Martínez Mercado Jorge Barbiere Mejía Claudia Elín Garduño Néstor Elaboración de textos: Hugo Labastida Herrera María Alejandra Ortiz Lozano Asesora Pedagógica: Arianna Barriga Gallegos Alejandra Monserrat Castillo Robledo Corrección de estilo: Estela Maldonado Chávez Ilustración de portada e interiores: Marco Tulio Ángel Zárate

D.R © Secretaría de Educación Pública, 2008 Argentina 28, Centro 06029, México, D.F. ISBN: XXX-XXX-XXX (Obra completa) ISBN: XXX-XXX-XXX (Bloque 4 y 5)

DISTRIBUCIÓN GRATUITA-PROHIBIDA SU VENTA

Índice Pág. Presentación 8 14 32 35 35 36 37 47 49 49 50

Bloque 1. La tecnología y el desarrollo humano Secuencia 1. Cambios tecnológicos Actividades sugeridas Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 2. Tecnología y desarrollo sustentable Actividades sugeridas Material de apoyo Glosario Bibliografía

51 51 96 97 97 98 111 111 112

Bloque 2 El Archivo, “Medio de Conservación de la documentación” Secuencia 1 Usos y características de los tipos de Archivos Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 2 La imagen e higiene personal para un oficial administrativo Material de apoyo Glosario Bibliografía

113 113

Bloque 3 El Oficial administrativo, su actitud de trabajo dentro de la oficina Secuencia 1 Actitudes a demostrar de un oficial administrativo, dentro de la oficina. Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 2 La atención al público que debe mostrar el oficial administrativo. Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 3 El trabajo en equipo una acción muy importante para el buen desempeño del oficial administrativo Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 4 Los eventos que se realizan dentro de una oficina Material de apoyo Glosario

147 147 148 148 167 168 168 169 189 189 190 191 242 242

243

Bibliografía

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345 345 346

Bloque 4 Actividades de valor necesarias para el desarrollo del oficial administrativo Secuencia 1 Sistemas de información una herramienta importante para el desarrollo de la oficina. Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 2 El control de gestión en la oficina. Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 3 El clima, la cultura y el desarrollo organizacional, herramienta básica para el cambio Material de apoyo Glosario Bibliografía

347 348 365 365 366 366 367 378 378 379 379

Bloque 5. Sustentabilidad de los proyectos productivos Secuencia 1. Evaluar la sustentabilidad Actividades sugeridas Material de apoyo Glosario Bibliografía Secuencia 2. Tecnología para la sustentabilidad Actividades sugeridas Material de apoyo Glosario Bibliografía

244 294 295 296 297 322 322 323 324

Presentación

Bloque

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La tecnología y el desarrollo humano Sesión 1.

Presentación del curso

Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos distinguirán las características del curso de tecnología II. En el curso de Tecnología I, hablamos de que la satisfacción de las necesidades se obtiene a través de productos tecnológicos, los cuales provienen de la transformación de los recursos naturales por medio de las técnicas. Ustedes aprendieron cómo diagnosticar su comunidad para conocer con qué recursos cuenta, y qué necesidades o problemas son los más importantes de atender. También analizaron cómo planear las soluciones que les den satisfacción, al realizar proyectos productivos. Durante el presente curso analizaremos con mayor profundidad la relación que tiene la tecnología con el desarrollo de las comunidades, considerando los aspectos ambiental, social y económico. En este sentido, analizaremos las características de cómo ha sido el desarrollo humano y sus implicaciones en los ámbitos mencionados, así como en qué consiste el llamado desarrollo sustentable, como alternativa para brindar y garantizar una mejor calidad de vida para todos. Posteriormente, deberán elegir un proyecto productivo para desarrollarlo durante el curso. En esta ocasión, se sugiere que, al elegirlo, se enfoquen en la sustentabilidad tanto de los recursos necesarios para llevarlo a cabo, como de las condiciones del entorno comunitario. Finalmente, se les explicará cómo evaluar la sustentabilidad de su estilo de vida, de sus comunidades y de los proyectos que habrán concluido. Comencemos haciendo un repaso de los pasos necesarios para planear un proyecto. Los proyectos productivos se caracterizan por ciertos factores que no se perciben a simple vista y que deben ser tomados en cuenta. Por ejemplo, si el proyecto es rentable, sustentable y Figura 1.1. Toda persona tiene en mente viable, cómo afecta al entorno, etcétera. proyectos por realizar para mejorar su vida. Estos términos pueden parecer 8

complicados, sin embargo no lo son. Veamos su definición. En la siguiente tabla presentamos las características que deben cumplir todos los proyectos productivos. Un proyecto productivo se distingue por ser: De iniciativa local Rentable

Sustentable y viable a largo plazo

Capaz de transformar la realidad Transferible

Adaptable y flexible

Estos proyectos surgen por el interés, la organización y compromiso de los propios beneficiarios, quienes realizan el proyecto en su propia comunidad, para satisfacer sus necesidades inmediatas. La rentabilidad implica que genere beneficios y que éstos sean distribuidos entre todos aquellos que participan en el proyecto. El término sustentable quiere decir que se prolongue por mucho tiempo y que se cuente con el apoyo de la comunidad, que las técnicas y equipos usados en el proyecto puedan ser manejados y mantenidos por quienes lo realizan; que se cuente con los recursos necesarios para el mantenimiento, funcionamiento y reposición de los equipos y, quizá lo más importante, que haga uso racional y responsable de los recursos naturales, evitando al máximo la producción de residuos o desechos y su deposición en los sistemas naturales. Para que funcione como un “motor de cambio” del entorno, debe satisfacer una necesidad o solucionar un problema; esto generará oportunidades de crecimiento y desarrollo para las personas. La posibilidad de que el proyecto pueda extenderse a otros miembros de la comunidad y a otras comunidades, de tal forma que se mejoren los resultados y se reduzca el número de errores. Que considere las posibilidades de ampliación y el cambio en las condiciones del entorno, para que el proyecto pueda realizarse sin importar lo que ocurra.

Recordemos que un proyecto, es una secuencia de actividades con principio y final, que busca una solución inteligente para resolver una necesidad humana. Es un esfuerzo temporal realizado por personas dentro de parámetros establecidos, como los de tiempo, costo, recursos y calidad, para crear un producto o un servicio. Llevar a cabo un proyecto necesita que cada participante del mismo sepa qué, cuándo y cómo hacer lo que le corresponde, asi como cuánto tiempo tomará cada etapa y el costo Figura 1.2. Un proyecto productivo requiere de obtener todo lo necesario. El proceso para de una buena organización. planearlo es el siguiente: Sugerencia didáctica Docente: Oriente a los alumnos para que realicen las actividades que se presentan a lo largo de la sesión.

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En primer lugar, se debe saber qué necesidad se quiere satisfacer. Todo proyecto nace de un diagnóstico previo, lo que permite detectar las necesidades y problemas presentes en la comunidad, así como los recursos naturales, sociales y culturales con que se cuenta para atenderlos. Paso 1 ANÁLISIS • •

Estudio de las necesidades, deficiencias y situación actual de la comunidad. Condiciones y recursos para emprender el proyecto.

Necesidad o problema

Platiquen en grupo sobre las necesidades más urgentes que hay en su comunidad. Elaboren la siguiente tabla y escriban en las columnas los problemas en orden de importancia, realicen propuestas de proyectos para solucionarlos. Sigan el ejemplo.

Soluciones

• Captar agua de lluvia Agua potable • Ahorrar agua insuficiente • Reutilizar aguas residuales

Proyectos • Tanque de captación de agua de lluvia • Campaña de uso eficiente del agua • Sistema de filtros y potabilización

Lo siguiente es realizar el inventario de recursos, donde detallaremos los insumos que se requerirán para el desarrollo del proyecto. Paso 2 INVENTARIO DE RECURSOS Aspectos que se deben tomar en cuenta: Recursos materiales, personas que participarán e instituciones en las que nos podemos apoyar.

Por equipos, determinen las necesidades para sus proyectos; registren la información en su cuaderno. Proyecto elegido: ________________ _______________________________

_______________________________ Descripción de los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5.

Materiales. Herramientas. Instituciones vinculadas con el proyecto. Personas que participarán. Información que pueda existir en la comunidad, útil para desarrollar el trabajo.

Hagan una lista de todos los materiales, recursos y herramientas que se necesitan. También tomen en cuenta otros recursos que no se han mencionado y que sean necesarios para realizar cada actividad, así como el número de personas que se necesitan y el tiempo que tendrían que invertir en el trabajo. Analicen cuánto dinero, tiempo y trabajo se debe invertir en cada uno de los proyectos; cuántas personas recibirán los beneficios y en qué tiempo (corto, mediano o largo plazo). 10

Paso 3 PLANEAR EL PROYECTO •

Definir las características del proyecto permite distribuir adecuadamente los recursos y las actividades a realizar.

En la siguiente tabla están los aspectos más importantes que deben tomarse en cuenta. De ellos se derivan preguntas clave que nos ayudan a saber si el proyecto que deseamos desarrollar es el más conveniente. Respondan en la columna correspondiente.

Aspecto Naturaleza del proyecto

Pregunta Qué se quiere hacer

Origen de la necesidad o problema

Por qué se quiere hacer

Objetivos, propósitos

Para qué se quiere hacer

Metas

Cuánto se quiere hacer

Localización física (ubicación)

Dónde se quiere hacer

Respuesta

Actividades y tareas (métodos y técnicas ) Cómo se quiere hacer Calendario o cronograma

Cuándo se va a hacer

Destinatarios o beneficiarios

A quiénes va dirigido

Recursos humanos

Quiénes lo van a hacer

Recursos materiales

Con qué se va a hacer

Recursos financieros

Cómo se va a costear

Aunque tengamos en cuenta todos estos requisitos, siempre habrá un margen de duda en cuanto a los resultados; siempre existirán factores externos sobre los cuales no tendremos control. Hasta aquí, ya tenemos los elementos básicos para poder elegir el proyecto que queremos realizar. Revisen las propuestas que aparecen en los bloques siguientes y piensen, antes de la próxima sesión, cuál se ajusta a sus necesidades e intereses. Recuerden que un proyecto debe contribuir a resolver un problema, aprovechando al máximo los recursos que se tienen, en el menor tiempo posible; esto reducirá los costos de inversión y permitirá que el proyecto sea rentable y sustentable. No olviden registrar todo lo que va ocurriendo a lo largo de las activida-des programadas, para que al final puedan Figura 1.7. Planear el proyecto garantiza el realizar la evaluación de sus proyectos. éxito.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define con tus palabras qué es un proyecto productivo: ___________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Qué se pretende al decir que un proyecto sea sustentable y rentable? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿En qué consiste la etapa de análisis inicial? ___________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿Para qué sirve realizar un inventario de recursos?_______________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. ¿Qué sería para ti lo más importante a tomar en cuenta, a la hora de decidir qué proyecto productivo desarrollar?________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. Debe considerarse que un proyecto productivo, surge de la misma comunidad; genera beneficios para quienes participan en él y para otros, por lo que puede mantenerse con los recursos locales por mucho tiempo, al promover el cuidado de los recursos naturales y contribuir a cambiar el entorno en que se realiza, al

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mejorar la calidad de vida de las personas. Su éxito hará que otras personas o comunidades quieran repetirlo. 2. Un proyecto es sustentable cuando puede continuar por mucho tiempo. Esto es realizable cuando se cuidan los recursos que lo hacen posible, garantizando que siempre habrá con qué llevarlo a cabo. Se habla de que es rentable cuando genera beneficios suficientes para todos los participantes y aún para otros. 3. El análisis permite determinar las necesidades más importantes de una comunidad, así como las posibles maneras de satisfacerlas con los recursos locales. 4. Un inventario de recursos considera los materiales, personas, instituciones e información que pueden emplearse para desarrollar un proyecto. 5. La elección de un proyecto depende, en primer lugar, de las necesidades e intereses de las personas involucradas. Esto definirá cuánto están dispuestas a invertir para obtener satisfacción y sacar provecho de los productos obtenidos.

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Secuencia de aprendizaje

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1. Cambios tecnológicos Propósito Al finalizar la secuencia, los alumnos reconocerán cómo los cambios tecnológicos se relacionan con el nivel de desarrollo de las comunidades y la calidad de vida de las personas.

Temas Secuencia 1. Cambios tecnológicos 1.1. Progreso y bienestar 1.2. Consecuencias de la tecnología

Contenido Sesión 2.

Tecnología y sociedad

Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos explicarán la relación de la tecnología con el desarrollo de una sociedad. Sugerencia didáctica Docente: Oriente a los alumnos en los debates, para que realicen las actividades presentadas durante el desarrollo de los contenidos.  La tecnología es una actividad social centrada en el saber hacer para satisfacer necesidades y resolver problemas mediante la planeación racional que proponga el uso creativo de los conocimientos y recursos (naturales, sociales, culturales y económicos) de una comunidad.

Figura 1.1. Desde su origen, los seres humanos emplearon herramientas.

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Se dice que la tecnología surge de las necesidades; obedece a demandas concretas de las personas o comunidades e involucra el planteamiento de problemas específicos y su solución. Los productos tecnológicos incluyen a toda creación humana que contribuya a mejorar la calidad de vida y esto ha sido así desde los orígenes de la humanidad. 1.1. Progreso y bienestar Existe una gran dependencia de los seres humanos por la tecnología; en muchos casos la calidad de vida suele medirse de acuerdo con los recursos tecnológicos que se emplean. Sin importar dónde viva, una persona necesita algunas cosas esenciales para sobrevivir: alimentos, agua y refugio (hogar).Todas ellas son productos tecnológicos Al reunirse en comunidades, la satisfacción de esas necesidades requiere de la organización y participación de todos los habitantes. Una sociedad surge cuando un grupo de personas deciden coexistir en un mismo sitio y trabajar juntos para beneficiarse mutuamente. Por lo general, una comunidad se establece cuando un pequeño grupo humano llega a un lugar inhabitado y crea un asentamiento. La elección del lugar puede depender de muchas cosas, pero casi siempre es importante la disponibilidad de recursos naturales. De hecho, algunas comunidades se fundaron para aprovechar algún recurso abundante; por ejemplo, los pueblos mineros, que se establecieron cerca de yacimientos minerales; los puertos se construyeron en lugares con profundidades adecuadas y a resguardo de marea y vientos; las comunidades agrícolas prefirieron lugares con mucha agua y buenos suelos. Otros optaron por asentarse en lugares donde convergen rutas comerciales. ¿Cómo surgió su comunidad? _________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ En todo caso, la sociedad se organiza para aprovechar al máximo los recursos primordiales que dieron origen y sustentan a la comunidad desarrollando a su vez sistemas tecnológicos más o menos complejos que han ido cambiando con el paso del tiempo. Investiguen cómo ha sido el cambio en las técnicas de aprovechamiento de los recursos naturales en su comunidad y escriban en un cuadro como el siguiente qué recursos naturales se han explotado desde su origen, las técnicas ancestrales y las actuales. Sigan el ejemplo:

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Recurso natural Río

Técnicas ancestrales Técnicas actuales Pesca manual, navegación en Pesca mecanizada, lanchas de canoas, colecta de plantas acuá- motor, turismo, etcétera. ticas, extracción de arcilla y arena, canales de riego, etcétera.

Una comunidad reconoce sus necesidades; se organiza, observa su entorno, analiza sus recursos y los límites que le impone la naturaleza; implementa estrategias y sistemas tecnológicos para producir satisfactores. El grado de responsabilidad sobre el ambiente depende de la manera en que las diferentes comunidades crean sus relaciones sociales y se traduce en el ambiente a través de los medios y objetos tecnológicos. La organización de las sociedades determina la manera en que se aprovechan y se distribuyen los recursos y los satisfactores. Por lo general, en las comunidades hay dirigentes, administradores, productores, artesanos, comerciantes, educadores, etcétera.

Figura 1.2. La organización y funcionamiento de una sociedad dependen de la tecnología.

Para explicar la organización social se utilizan diversos puntos de vista. Si la perspectiva es económica, se habla de clases sociales (alta, media y baja), pero se puede hablar de sectores (público, privado y externo). Si lo que importa es el origen, habrá indígenas o nativos, extranjeros y avecindados. Hay quienes hablan de clase dirigente, clase política, clase obrera, etcétera. Lo importante es distinguir los grupos principales que forman parte del sistema social y distinguir sus funciones. Comenten en grupo: ¿Cómo es la organización social de su comunidad? ¿Qué categorías sociales hay y cuál es su función? Escriban las respuestas en sus cuadernos. En dónde viven, ¿cómo está organizada la sociedad para satisfacer las necesidades humanas fundamentales? Completen la siguiente tabla:

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Para satisfacer la necesidad de: Subsistencia

En mi comunidad existen: Agricultores, mercaderes, médicos,

Protección Afecto Entendimiento Participación Ocio Creación Identidad Libertad

Es frecuente que a una comunidad establecida y próspera lleguen más personas en busca de satisfactores para sus necesidades. Es el fenómeno de migración. Si hay inmigrantes en su comunidad, ¿cuándo comenzaron a llegar, de dónde vienen, qué satisfactores encuentran aquí? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ¿Hay quienes emigran de su comunidad? __________ ¿A dónde se van y qué buscan?___________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ La migración contribuye a la transformación de las estructuras física y social de las comunidades. Al provenir de otros ambientes, los migrantes traen o llevan otras costumbres, ven las cosas de modo distinto y pueden proponer nuevas formas de resolver problemas y de aprovechar los recursos; incluso portan consigo técnicas y herramientas novedosas que cambian de manera importante los sistemas tecnológicos de los lugares a que llegan. Recuerden que los procesos de conquista y colonización de grandes regiones del planeta, fueron motivados por la necesidad de recursos, y que en todos los casos se dio el movimiento de grandes cantidades de personas de unas regiones a otras. Las profundas diferencias culturales y tecnológicas produjeron consecuencias muy diversas, algunas positivas y otras no. Muchos asentamientos humanos se perdieron, se crearon otros y los demás se modificaron.

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Por ejemplo, tras la llegada de los europeos a América, la demanda de productos americanos en Europa fue tan grande que se impusieron sistemas intensivos de agricultura, ganadería, minería, construcción, entre otros. Se importaron e impusieron formas de organización y técnicas europeas, desplazando a las locales, en un proceso que se conoce como transferencia tecnológica.

Figura 1.3. La introducción del ganado modificó los procesos técnicos.

Durante este proceso, las técnicas de aprovechamiento locales, generalmente con un bajo impacto sobre el ambiente, se sustituyeron por otras de explotación intensiva. Se introdujeron especies animales y vegetales que compitieron y a veces desplazaron a las nativas. Llegaron también muchas enfermedades que dieron muerte a una buena parte de la población local. Se traficó entonces con persona, para utilizarlas como mano de obra en la gigantesca empresa de aprovechar al máximo los recursos. Muchas de estas personas llegaron como esclavos, mientras que algunos europeos migraron en busca de oportunidades para mejorar su calidad de vida. Con todo esto, algunos de los diferentes pueblos nativos que habitaban estos territorios lograron prevalecer, y el resultado final es una mezcla pluricultural, donde encontramos huellas de toda esa historia. Pese a lo agresivo de la Conquista, se dio una combinación entre las personas, sus creencias, sus costumbres y su tecnología. Hoy persisten en México más de sesenta grupos indígenas, muchos en zonas con alta biodiversidad, con sus creencias y costumbres casi intactas. Esto es un indicativo de la estrecha relación que estos pueblos han tenido con la naturaleza y su gran capacidad de resiliencia. ¿Cuál fue el caso de su comunidad? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Comenten en grupo: • ¿Ha habido cambios importantes debido a la migración, en algún momento de la historia de su comunidad? • ¿Qué aportaciones técnicas han realizado los migrantes? • ¿Han sido positivos los cambios? Escriban las conclusiones: ____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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En la siguiente sesión analizaremos cómo se desarrolla la economía de una comunidad, a partir de las actividades tecnológicas.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Describe brevemente la relación del desarrollo de las sociedades humanas, con el empleo de tecnología: ______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Qué factores intervienen en la toma de decisiones, sobre el uso de los recursos naturales y tecnológicos? _____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿En qué consiste la transferencia tecnológica?__________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Explica brevemente la transferencia tecnológica en la época de la Conquista: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Cómo se relaciona la migración de personas con los cambios tecnológicos en una comunidad?____________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. El establecimiento y desarrollo de una comunidad depende de la transformación de los recursos naturales en satisfactores de las necesidades. Esto es posible gracias a la aplicación de técnicas. 2. En primer lugar, una comunidad reconoce sus necesidades; se organiza, observa su entorno, analiza sus recursos y los límites que le impone la naturaleza; implementa estrategias y sistemas tecnológicos para producir satisfactores. El grado de responsabilidad sobre el ambiente depende de la manera en que las diferentes

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comunidades crean sus relaciones sociales y se traduce en él por medio de los medios y objetos tecnológicos. 3. La transferencia tecnológica se lleva a cabo cuando las técnicas de aprovechamiento locales, se sustituyen por otras. 4. Se impusieron sistemas intensivos de agricultura, ganadería, minería, construcción, entre otros. Se importaron e impu-sieron formas de organización y técnicas europeas, desplazando a las locales 5. La migración contribuye a la transformación de la estructura de las comunidades, ya que los migrantes traen o llevan otras costumbres, pueden proponer nuevas formas de resolver problemas y de aprovechar los recursos; incluso portan consigo técnicas y herramientas novedosas, que cambian de manera importante los sistemas tecnológicos de los lugares a que llegan Sesión 3.

Tecnología y economía

Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos expondrán ejemplos de cómo la tecnología determina la situación económica de las comunidades. Sugerencia didáctica Docente: Oriente a los alumnos en los debates, para que realicen las actividades presentadas durante el desarrollo de los contenidos.  Los seres humanos asignamos un valor de uso y de intercambio a las cosas. La economía estudia las relaciones sociales que tienen que ver con los procesos de producción, intercambio, distribución de satisfactores. A través del uso de las técnicas, se realizan actividades productivas o económicas para la creación y distribución de bienes y servicios. Estas actividades se integran en el sistema económico y comprenden, desde la detección de las necesidades y el diseño de los posibles satisfactores que pueden producirse, a partir de los recursos disponibles, hasta el procesamiento mismo en sus diversas etapas.

Figura 1.4. Los humanos vemos a la naturaleza como una fuente de riqueza.

Durante este proceso pueden encontrarse diversos problemas: determinar la actividad productiva adecuada; contar con el sistema técnico idóneo; la disponibilidad y calidad de materias primas y otros insumos; etcétera.

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Por equipos, revisen con cuidado el siguiente cuadro y señalen qué actividades productivas se realizan en su comunidad y qué necesidades satisfacen. Sigan el ejemplo. Actividad económica Agricultura y ganadería

En la Satisface de las necesidades de: comunidad Subsistencia (alimentación, X vestido)

Industrias extractivas Construcción Transporte y comunicación Administración pública Actividades sanitarias y servicios sociales Pesca Industria manufacturera Comercio y reparaciones Intermediación financiera Defensa y seguridad social Aprovechamiento forestal Electricidad, gas y agua Hostelería Inmobiliarias y alquiler Educación Actividades domésticas

De acuerdo con el tipo de asentamiento, los recursos que se emplean y el tipo de técnicas de aprovechamiento de los mismos, las comunidades pueden ser rurales o urbanas, usar más o menos recursos naturales o sociales y emplear diferentes técnicas para satisfacer las necesidades. Un entorno rural se caracteriza por transformados, con una población dispersos, baja densidad poblacional predominan las actividades primarias

establecerse en espacios naturales poco distribuida en pequeños asentamientos y pocas diferencias socioculturales, donde (agricultura, pesca, ganadería, aprovecha-

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miento forestal, etcétera); a veces presentan niveles bajos de bienestar y de condiciones de vida. La población rural migra con frecuencia. Lo urbano se refiere a una ciudad, con un espacio geográfico creado y transformado por el hombre, con una alta concentración de población socialmente heterogénea y con poca movilidad. Las construcciones son continuas y contiguas. Las actividades principales son de producción, transformación, distribución, consumo, gobierno y residencia; existen también servicios, infraestructura y equipamiento que intenta satisfacer las necesidades sociales y a elevar las condiciones de vida de la población, aunque con frecuencia están mal distribuidos.

Figura 1.5. En el medio urbano el espacio disponible es muy reducido.

Analicen en grupo si su comunidad corresponde a uno de estos tipos o tiene características de ambos. Escriban las conclusiones: _______________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ¿Cómo es el sistema económico de su comunidad? ¿Qué sistemas tecnológicos se emplean mayormente y cuáles son sus insumos?. Escriban las conclusiones: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ El uso de los recursos naturales de un país contribuye a que éste ocupe una posición económica, determina la división internacional del trabajo; el establecimiento del poder y la situación de cada país. Sin embargo, son los aspectos culturales como la religión, la educación y otras las que influyen en la toma de decisiones tecnológicas sobre el uso y destino de los recursos naturales, además de definir la condición social y la estructura económica de los países. Describan algún ejemplo de cómo la cultura influye en las decisiones sobre el uso de los recursos naturales _____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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1.2. Consecuencias de la tecnología Las profundas diferencias socioeconómicas y culturales entre las diversas regiones y países son tantas, que no hay un patrón de uso común de recursos naturales, aunque hay tendencias similares de acuerdo con el nivel de desarrollo económico. Por ello se habla de países desarrollados y países en desarrollo. La organización actual del mundo hace que los países desarrollados se dediquen a los mercados y las materias primas; además, en ellos los servicios están más tecnificados principalmente las telecomunicaciones, la banca, inversiones y seguros, construcción e ingeniería, procesos industriales, publicidad y mercadotecnia. La globalización ha generado la formación de bloques de países que concentran el poder económico, político y militar. Estos países compran los recursos naturales de otros países, llevando a cabo transferencias de tecnologías de aprovechamiento intensivo hacia los países menos desarrollados, para garantizar el abasto de los mercados internacionales, sin gastar sus recursos. Un ejemplo de esto son las mercancías genéricas, que son producidas por encargo en cualquier lugar del mundo y se venden al mismo precio, sin importar el país de origen. Por su parte, otros países cuentan con grandes riquezas naturales, pero su estructura económica es débil o insuficiente, presentan un gran crecimiento poblacional y tienen fuertes conflictos sociales por diferencias políticas derivadas de la desigualdad social y la mala distribución de la riqueza. Las actividades económicas más importantes son: la exportación de materias primas (minerales, pesquería, productos agropecuarios, flora, fauna, etcétera); algunas industrias maquiladoras para empresas extranjeras. Por tal razón, hay importantes movimientos migratorios hacia las grandes ciudades o incluso hacia otros países. Aunque prevalece la agricultura tradicional de subsistencia, ésta enfrenta cada vez más la competencia de la producción de cultivos comerciales y mercancías genéricas para exportación. Se han desmontado grandes superficies de bosques y selvas para dedicarlas a la agricultura o a la ganadería, lo que genera escasez y conflictos por el agua, pérdida de biodiversidad y deterioro ambiental. Comenten en grupo, si reconocen alguna de estas circunstancias en su comunidad y qué opinan de ello. _______________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ¿Cómo es el uso de recursos naturales en su comunidad? ¿En otras regiones del país y del mundo? ¿Es México un país desarrollado o en desarrollo? __________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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En la actualidad, la humanidad enfrenta graves problemas relacionados con el aumento de la población y el deterioro ambiental, social y económico. Para 2050 se calcula que habrá nueve mil millones de personas en el mundo. Las necesidades más importantes serán combatir la pobreza, preservar la biodiversidad, asegurar el abasto de agua, la agricultura, la salud, la economía, la política, el deterioro del ambiente y la generación de energía. ¿Cómo imaginas que estará su comunidad para entonces? __________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Se estima que en los próximos veinte años no habrá cambios radicales en las condiciones generales de las sociedades. El crecimiento demográfico y la dependencia de la agricultura serán factores decisivos que determinarán la evolución de los países en lo que se refiere a los recursos naturales y a la situación de la pobreza. Si las tendencias continúan en este sentido, se esperan las siguientes consecuencias: • Mayor presión sobre el medio ambiente en las ciudades y sobre los recursos naturales debido a la expansión e intensificación de la agricultura, por el incremento del comercio mundial. • Uso de más técnicas agrícolas extensivas e intensivas como los cultivos transgénicos, pesticidas y fertilizantes, causando más daños al ambiente y afectando la cantidad y calidad del agua disponible. Muchas especies se verán amenazadas. • Agotamiento crítico de los recursos; los suelos sufrirán aún mayor degradación y disminuirá su productividad. Las áreas forestales se reducirán en 1% anual. • El cambio climático producirá más acontecimientos extremos, aumento de la intrusión de especies vegetales invasivas y disminución de la fertilidad de los suelos. • Generalización de la pobreza. Se difundirán enfermedades como el SIDA y la malaria, aumento de los conflictos por los recursos naturales, sobre todo si su escasez da lugar a la marginación de ciertos sectores de la población. Comenten en grupo: ¿Qué creen que se puede hacer desde su comunidad para evitar enfrentae esas consecuencias? ___________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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En la siguiente sesión, revisaremos con más detalle la relación de la tecnología con el ambiente.

Autoevaluación Responde a las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es la economía? _____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Qué determina el desarrollo económico de una sociedad?_________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Compara en el siguiente cuadro las características de una comunidad rural y una urbana Características

Comunidad rural

Comunidad urbana

Ambiente Población Actividades productivas Calidad de vida

4. ¿Cuáles son las consecuencias de continuar con las tendencias económicas actuales?__________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son las necesidades más importantes que deberán atenderse en los próximos años?_____________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación 1. La economía es la disciplina que estudia las relaciones sociales que tienen que ver con los procesos de producción, intercambio, distribución de satisfactores. 2. El aprovechamiento de recursos naturales a través de las técnicas determina las actividades productivas que se realizan en una comunidad. La toma de decisiones con respecto a los usos y modos de aprovechamiento, depende de las características culturales de cada sociedad y define la posición económica que ocupa. 3. Características

Comunidad rural

Comunidad urbana

Ambiente

Espacios naturales transformados

Población

Distribuida en pequeños Muy concentrada y con muchas asentamientos dispersos, con diferencias culturales pocas diferencias culturales

Actividades productivas

Agricultura, ganadería, pesca, Producción, transformación, aprovechamiento forestal, distribución, consumo, gobierno, producción artesanal, entre etcétera otras.

Calidad de vida

A veces con bajos niveles

poco

Espacios muy transformados

Elevada, pero mal distribuida

4. • Deterioro ambiental y presión sobre los recursos naturales por la expansión de la agricultura, para satisfacer el comercio mundial. • Uso de más técnicas agrícolas extensivas e intensivas, causando más daños al ambiente y afectando la cantidad y calidad del agua disponible. Muchas especies se verán amenazadas. • Agotamiento crítico de los recursos, los suelos sufrirán aún mayor degradación y disminuirá su productividad. Las áreas forestales se reducirán en 1% anual. • El cambio climático producirá catástrofes, aumento de la intrusión de especies vegetales invasivas y disminución de la fertilidad de los suelos. • Generalización de la pobreza, problemas de salud, conflictos por los recursos naturales, marginación de ciertos sectores de la población. 5. Las necesidades más importantes serán combatir la pobreza, preservar la biodiversidad, asegurar el abasto de agua, la agricultura, la salud, la economía, la política, el deterioro del ambiente y la generación de energía.

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Sesión 4.

Tecnología y ambiente

Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán los efectos de las aplicaciones tecnológicas sobre el ambiente. Sugerencia didáctica Docente: Oriente a los alumnos en los debates para que realicen las actividades presentadas durante el desarrollo de los contenidos.  El desarrollo del ser humano y su cultura, construida a partir de los procesos tecnológicos, está relacionado con el origen y mantenimiento de los recursos naturales y del ambiente, pues es de la naturaleza de donde obtenemos las materias primas para nuestros satisfactores. Estudiar los cambios del planeta a partir de las acciones humanas nos ayuda a comprender nuestros límites y nuestra permanencia en el planeta. Comenten en grupo, ¿cuál es el papel que hemos desempeñado los seres humanos en el planeta?_______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Si bien nuestro planeta funciona como un sistema complejo y cambiante por sí mismo, las transformaciones hechas por los seres humanos a través del uso de técnicas han afectado de formas diversas a casi la totalidad de la biosfera. Algunas de estas modificaciones han sido cambios en los relieves y deforestación, destrucción de hábitats naturales, introducción de especies, depósito de residuos contaminantes, entre otros. Mencionen algunas maneras en que el uso de técnicas ha afectado el ambiente en su comunidad:__________________________________

Figura 1.6. Los efectos de las acciones humanas han afectado a todo el planeta.

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ No todas las actividades humanas producen degradación en el ambiente, ni todos los sistemas sociopolíticos y económicos afectan a la biosfera de la misma manera. Las comunidades humanas y su entorno interactúan a través del tiempo y pueden ser estudiadas y comprendidas como una unidad histórica.

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La historia ecológica de una región pasa por dos momentos: el primero comprende la situación natural del lugar antes de la intervención humana; es decir, antes de que se establezcan asentamientos. El segundo momento incluye las transformaciones posteriores del ambiente y de la comunidad, después de la aplicación de técnicas sobre los componentes del sistema natural. Comenten en grupo, ¿cómo imaginan que era el ambiente, cuando se originó su comunidad? _______________________________________________________ __________________________________________________________________ ¿Qué cambios creen que ha habido desde entonces? ______________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Describan algún cambio que hayan notado en su entorno, por el uso de algún medio tecnológico: _________________________________________________ __________________________________________________________________ A lo largo de toda la historia humana, las diversas actitudes y modos de aprovechamiento natural han desembocado en diversos grados de deterioro ambiental. Muchas de las grandes civilizaciones del planeta, enfrentaron severas crisis ambientales, incluso aquellas que practicaban el cuidado del ambiente. Esto es porque la concentración de grandes masas humanas en áreas limitadas, afecta el balance ecológico en las regiones de influencia de las culturas, de manera que los mecanismos naturales de recuperación no son suficientes. La agricultura intensiva, la deforestación y la sobreexplotación de ecosistemas, ocasionan la erosión y desertificación de grandes extensiones. En lo social, algunas de las consecuencias más importantes son la pobreza y la desigualdad social. En nuestro país se dio el asentamiento y desarrollo de diversos grupos humanos, con una visión de estrecha relación con su entorno y con la biodiversidad existente. En su pensamiento valoraban a la naturaleza como fuente de vida y reconocían la dependencia que el hombre y su sociedad tienen de la biodiversidad. Los medios técnicos que utilizaban permitían a los ecosistemas recuperarse para seguir produciendo satisfactores.

Figura 1.8. Algunas culturas respetuosas del ambiente.

son

muy

Nuestro país es reconocido por el desarrollo de técnicas agrícolas altamente eficientes y respetuo-sas del ambiente, como la milpa y las chinampas, y como centro de origen y domesticación de algunas de las principales especies que hoy se consumen en todo el mundo: maíz, jitomate, calabazas, algodón, chile, frijoles,

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cacao, aguacate, etcétera. Esto puede indicar la estrecha relación y conocimiento que tenían de su entorno natural. Seguramente en su comunidad hay quienes siembran en milpa, ¿por qué cree que sea una técnica agrícola eficiente? ___________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ En los últimos cincuenta años, los seres humanos hemos transformado los ecosistemas más rápida y extensamente que en ningún otro periodo de la historia humana. Si bien fue para resolver rápidamente las demandas crecientes de alimento, agua dulce, madera, fibra y combustible; estos Figura 1.9. La milpa es un producto beneficios se obtuvieron con crecientes costos en la tecnológico que cuida el ambiente. degradación en los servicios de muchos ecosistemas y el incremento de la pobreza de algunos grupos de personas. El deterioro ambiental se debe a la sustracción de materias primas de la naturaleza y a la emisión y acumulación de sustancias obtenidas como resultado de las actividades productivas. Este proceso de acumulación de residuos se conoce como contaminación y tiene efectos en diferentes niveles en los diversos componentes de la Tierra. Muchos contaminantes están asociados a la inadecuada aplicación de procesos tecnológicos que en su momento no previeron las consecuencias negativas, que han tenido a largo plazo.

Figura 1.7. Los medios técnicos pueden tener consecuencias negativas para el ambiente.

Describan si en su comunidad existen evidencias de contaminación:___________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Si bien es cierto que en los asentamientos humanos se resienten los efectos negativos de la sobreexplotación de los recursos naturales cuando aparecen 29

problemas graves de salud asociados a la contaminación (enfermedades respiratorias y gastrointestinales, cáncer, infertilidad, enfermedades degenerativas y malformaciones, etcétera), es en los sistemas naturales donde los daños han sido más intensos y perdurables. ¿Reconocen algún efecto del deterioro ambiental y la contaminación, en la salud de los integrantes de su comunidad? ____________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ La ahora distante relación sociedad-naturaleza, ha reforzado en los humanos la idea de que somos invulnerables a los daños y nos ha insensibilizado con respecto al derecho que tienen los otros seres vivos de utilizar los mismos recursos naturales, incluso a sabiendas de las complejas interrelaciones que sostienen al sistema terrestre, donde cada elemento juega un papel importante en el sostenimiento del equilibrio ecológico. Las actividades humanas que modifican localmente el ambiente, tienen repercusiones a gran distancia y de alcance global, resultando más afectados los grupos desposeídos y marginales ya que son casi la mitad de los habitantes humanos del planeta. El deterioro de suelos y aguas, la pérdida de la biodiversidad por efectos de sobreexplotación y contaminación, la destrucción de la capa de ozono, el sobrecalentamiento global y el cambio climático son sólo algunas de las consecuencias más evidentes del impacto de las actividades humanas sobre la naturaleza. Es vital concederle a estos hechos la importancia que merecen y asumir una responsabilidad personal y comunitaria para asegurar la permanencia de los sistemas naturales de los que formamos parte y de los cuales también, dependemos absolutamente. ¿Cómo pueden participar en la toma de decisiones sobre la valoración, cuidados y usos de los recursos naturales, a través de medios técnicos en su comunidad? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Sugerencia didáctica Docente: Para profundizar en los conceptos y entender mejor la relación de la tecnología con los ámbitos ambiental, social y económico, pida a los alumnos que realicen la Actividad 1. Una red de problemas, sugerida al final de esta secuencia. 

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuál es la relación de la tecnología con el ambiente?____________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿En qué consiste la historia ecológica de una comunidad?_________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Cuáles son los efectos sobre el ambiente, en aquellas sociedades que mantienen una estrecha relación con la naturaleza?________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona los principales efectos negativos de las actividades humanas sobre el ambiente: _________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son las consecuencias del deterioro ambiental para los seres humanos? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. El ambiente, entendido como naturaleza, es la fuente de todos los recursos que necesitamos para satisfacer nuestras necesidades. 2. La historia ecológica describe la situación de un lugar antes del asentamiento de una comunidad y los cambios que se han dado en el ambiente a partir de las actividades humanas 3. Al valorar a la naturaleza como fuente de vida, reconocen la dependencia que el hombre y su sociedad tienen de la biodiversidad. Los medios técnicos que utilizan

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permiten a los ecosistemas recuperarse para seguir produciendo satisfactores, por lo que sus efectos negativos son mínimos. 4. El deterioro de suelos y aguas; la pérdida de la biodiversidad por efectos de sobreexplotación y contaminación; la destrucción de la capa de ozono; el sobrecalentamiento global y el cambio climático son sólo algunas de las consecuencias más evidentes del impacto de las actividades humanas sobre la naturaleza. 5. Los problemas graves de salud asociados a la contaminación (enfermedades respiratorias y gastrointestinales, cáncer, infertilidad, enfermedades degenerativas y malformaciones, etcétera), además de generar pobreza y desigualdades sociales.

Actividades sugeridas Temas

Actividades

Secuencia 1. Cambios tecnológicos 1.1. Progreso y bienestar 1.2. Consecuencias de la tecnología

Actividad 1. Trabajo en equipo. Integración grupal. Una red de problemas. Todas las cosas en el mundo están relacionadas; los problemas también lo están. Por ello vamos a estudiarlos como un sistema de causas y efectos. 1. Analicen en grupo la figura 1.10. “Una red de problemas” que aparece al final de este cuadro. Comenten entre todos ¿Qué significan las flechas? ¿Qué indica la dirección de las mismas? Como notarán, algunos problemas están más relacionados entre sí, forman partes que se pueden analizar por separado. 2. Divídanse en seis equipos y elijan una de las partes de la red que aparecen en la figura 1.10 de la página 20. Cópienlo en una cartulina. 3. Analicen e investiguen porqué y cómo se relacionan entre sí los problemas de su parte. Den un título a su pequeña red y escriban una explicación sobre las relaciones causa-efecto que hay en ella. Pueden buscar información en libros,

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revistas, Internet, preguntando a los mayores, o de cualquier forma que ustedes decidan. 4. Reúnanse en grupo de nuevo y conforme cada equipo exponga su trabajo, reconstruyan la red completa. Comenten como se relaciona la información que se vaya aportando con la ya expuesta. 5. Elaboren un periódico mural donde expliquen esta red de problemas a otros miembros de la comunidad. Agreguen ilustraciones y pongan un buzón de comentarios para conocer la opinión de otras personas. Nota: esta actividad está adaptada de: http://www.ecopibes.com

Figura 1.10. Una red de problemas.

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Parte 1

Parte 2

Parte 3

Parte 4

Parte 5

Parte 6

Figura 1.11 b. Partes de la red de problemas.

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Material de apoyo Alcocer Marta, Qué hacemos con la naturaleza, México, SEP-Santillana, 2002. De Vos Jan, Lakwi’. Nuestra raíz, México, SEP-Clío-CIESAS, 2002. Delgadillo Macías Javier y Felipe Torres Torres, Geografía de los riesgos, México, SEP-Santillana, 2006. Fraioli Luca, Historia de la ciencia y de la tecnología. El siglo de la ciencia, México, SEP-Diana, 2002. Guillén Fedro Carlos, Contaminación: causas y soluciones, México, SEPSantillana, 2003. Guillén Fedro Carlos, Medio ambiente: tu participación cuenta, México, SEPSantillana, 2003. Guillén Fedro Carlos, México: recursos naturales, México, SEP-Santillana, 2002 Hernández Aída y Jorge Soberón, Contaminación por desechos, México, SEPSantillana, 2002. Langley Andrew, Desastres naturales Natural disasters, México, SEP-Santillana, 2006 Rivera Ávila Miguel Ángel, El cambio climático, México, SEP-Conaculta, 2005 Rivero M. A., Reciclamiento de basura: una opción ambiental comunitaria, México, Trillas. 1999. Rondinini Carlo, La ecología: las mil caras de la vida La ecologia. I mille volti della vita, México, SEP-Alejandría, 2006. SEMARNAT, Más de 100 consejos para cuidar el ambiente desde mi hogar, México, SEMARNAT, 2005. Soberón Jorge y Aída Hernández, Beneficios de la naturaleza, México, SEPSantillana, 2002.

Glosario Actividades productivas: Acción destinada a producir bienes y servicios para el mercado o el auto consumo. Globalización: Tendencia de los mercados y de las empresas a extenderse, alcanzando una dimensión mundial que sobrepasa las fronteras nacionales. Mercado: Ámbito de intercambio comercial de productos, bienes y servicios. Mercadotecnia: Conjunto de principios y prácticas que buscan el aumento del comercio, especialmente de la demanda. Patrón: Modelo que sirve de muestra para sacar otra cosa igual.

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Transferencia tecnológica: Cambio de tecnologías tradicionales o de uso común, por otras. Transgénicos: Productos biológicos a los que se inserta material genético de otras especies, para incrementar su productividad. Resiliencia. Es la capacidad de un sistema de sobreponerse a la perturbación o a los daños. Tendencia: Idea religiosa, económica, política, artística, etc., que se orienta en determinada dirección.

Bibliografía Barahona, A. y L. Almeida-Leñero (coords.), Educación para la conservación, México, Facultad de Ciencias, UNAM, 2006. Benítez, D.H. y R. M. Bellot, Biodiversida. Uso, amenazas y conservación. CONABIO, 2000. Collar, L., “¿Ecología humana?”, en: Alma mater, revista electrónica de los universitarios cubanos, 2005, en: http://www.almamater.cu/ciencias/paginas/ecolog.htm Hughes, J.D., La Ecología en las civilizaciones antiguas, México, Fondo de Cultura Económica, 1975. Leff, E., Límites y desafíos de la dominación hegemónica, México, Siglo XXI, 2002. Leff, E., Racionalidad ambiental, México, Siglo XXI, 2004. Maass, J. M., “Principios generales sobre manejo de ecosistemas”, en: Sánchez, O. E., Conservación de ecosistemas templados de montaña en México, México, INE, U.S. Fish & Wildlife Service, Ford Foundation. México, 2003, pp. 117-136. Organización de Estados Iberoamericanos OEI, Agotamiento y destrucción de los recursos naturales, en http://www.oei.es/decada/accion23.htm Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente. Evaluación de los Ecosistemas del Milenio. Informe de síntesis, Borrador final. “Strenghthening Capacity to Manage ecosystems Sustainably for Human Well-Being”. 2005. UNEP: United Nations Environment Program: http://www.unep.org/; http://www.grida.no/ UNESCO: Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura: http://portal.unesco.org/education/es/ev.php-URL_ID=27544&URL_ DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html Von Braun, J. et al., Agotamiento de los recursos naturales. Consecuencias para el desarrollo. Inforesources Trends 2005. Berna, Suiza. 16 pp. en: www.inforesources.ch 2005. White, L., “The Historical Roots of Our Ecologic Crisis”, en: Science 10 de marzo de 1967, Vol. 155, Núm. 3767, pp. 1203-1207. http://www.cepal.cl/publicaciones/xml/0/7140/lcg2110e_II.pdf

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Secuencia de aprendizaje

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Tecnología y desarrollo sustentable Propósito Al finalizar la secuencia, los alumnos explicarán las características del desarrollo humano y la importancia de promover el desarrollo sustentable.

Temas Secuencia 2. Tecnología y desarrollo sustentable 2.1. Consumo sin medida 2.2. Buscando alternativas

Contenido Sesión 5

. Crecimiento insostenible

Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos explicarán las características del desarrollo humano en relación con la tecnología. Sugerencia didáctica Docente: Oriente a los alumnos para que desarrollen las actividades que se presentan a lo largo de la sesión.  Como hemos analizado, el hombre ha modificado su entorno a través del uso de la tecnología. Hasta el siglo XVII las actividades humanas no eran un factor importante de deterioro ambiental. Las primeras industrias utilizaban la leña y el carbón como fuentes de energía y aunque provocaban grandes cantidades de gases, su impacto sobre el ambiente era amortiguado por los procesos naturales de recuperación de los ecosistemas. A partir de 1789, la innovación de nuevos Figura 2.1. Antiguamente los medios técnicos medios técnicos como las máquinas de eran más simples. vapor, la concentración de trabajadores en talleres y fábricas, y las grandes áreas 37

agrícolas, dieron origen a lo que se conoce como la Revolución Industrial. Con el tiempo se crearon los motores de combustión interna y se comenzó a hacer uso de combustibles fósiles. Este periodo se caracteriza por el auge económico, científico y técnico, y porque se promulgó el uso intensivo, extensivo e irracional de los recursos naturales en busca de modelos de un crecimiento económico acelerado y sostenido, vigente hasta nuestros días. 2.1. Consumo sin medida Los procesos de industrialización no sólo han ido en aumento, sino que implican el deterioro ambiental, la devastación de los recursos y el atentado contra la propia humanidad. Esto pareció poco relevante, y la imagen de cientos de chimeneas arrojando humo representó por mucho tiempo el símbolo del progreso y la consolidación del poderío económico. En los últimos doscientos años, la tecnificación ha ocasionado que muchas personas pierdan sus empleos al ser sustituidos por maquinaria; se han creado y aplicado potentes herramientas tecnológicas y culturales (libros, periódicos, revistas, noticieros, mensajes publicitarios, películas, etcétera) para impulsar la producción, uso y consumo de satisfactores (bienes y servicios) a gran escala, todo de manera intensiva. Esto ha modificado los hábitos de vida de las personas. ¿Cómo ha cambiado el estilo de vida en su Figura 2.2. Las herramientas tecnológicas comunidad, desde que se implementaron también influyen en la cultura. medios técnicos de tipo industrial? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Hoy, la mayoría de las personas vive en grandes ciudades, hay medios de transporte y comunicación cada vez más sofisticados y veloces, muchos aparatos que facilitan nuestras vidas, una gran variedad de alimentos procesados para todos los gustos; prendas de vestir de diversos materiales y estilos, instrumentos de diagnóstico, medicamentos y terapias que curan numerosas enfermedades, entre muchas otras cosas. Sin embargo, sólo pocas personas tienen acceso a ello. Las Naciones Unidas estiman que cerca del 80% de la población del mundo vive en la pobreza, incluso en los países y ciudades más desarrollados, y muchos de los procesos tecnológicos empleados han demostrado ser altamente contaminantes. Parece que al haber más, más falta y además se incrementan los daños al ambiente.

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Reúnanse en equipos de tres o cuatro personas, discutan por qué creen que sucede esto. Respondan las siguientes preguntas: ¿Por qué si la humanidad ha avanzado tanto en recursos tecnológicos, no ha sido posible mejorar la calidad de vida de la mayoría de las personas? _______________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

Figura 2.3. La pobreza es consecuencia de la diferencia del crecimiento económico desigual.

___________________________________ ¿Cómo ha sido el proceso de desarrollo y cuál es la situación social en su comunidad? ¿Es igual para todos? ___________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Hasta la segunda mitad del siglo XX, nuestro planeta parecía inmenso, prácticamente sin límites, y los efectos de las actividades humanas se consideraban locales y aislados; la creencia generalizada era que la naturaleza poseía recursos inagotables y que soportaría el crecimiento humano por mucho tiempo. Se estudiaban los procesos naturales y humanos por separado, unos al lado de los otros, pero sin interrelacionarse. Las preocupaciones e intereses se centraban en problemas locales. Esa visión, sin embargo, ha empezado a disolverse durante las últimas décadas y muchos problemas (efecto invernadero, destrucción de la capa de ozono, lluvia ácida, entre otros) han adquirido un carácter global que ha convertido la situación del mundo en objeto directo de preocupación. La aplicación intensiva y extensiva de medios técnicos en los procesos de extracción y explotación de recursos naturales y la deposición de residuos en la naturaleza, ha sometido al planeta a graves presiones, con el resultado de deterioro ambiental y pérdida de recursos naturales.

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Analicen el siguiente cuadro: Principales problemas asociados con las actividades humanas Problemas Contaminación de aguas continentales y marinas, uso ineficiente de reAgua cursos hídricos, sobreexplotación de acuíferos, obras de infraestructura inadecuadas e insuficientes. Ocupación y destrucción de suelo cultivable, erosión y desertificación, Suelo contaminación. Contaminación del aire, acústica y luminosa, lluvia ácida, efecto Atmósfera invernadero, calentamiento global, etcétera. Pérdida de biodiversidad, degradación y fragmentación de ecosistemas, Biodiversidad incendios forestales, pérdida de especies agrícolas y ganaderas, sobreexplotación de recursos marinos. Sobreexplotación de minerales, gran acumulación de residuos y muy Materiales bajo nivel de reciclado, residuos tóxicos. Energía Uso de fuentes no renovables, despilfarro, residuos radiactivos. Depende de medios de alto consumo energético (automóvil y avión), Transporte ocupación de las ciudades por el coche, impacto de grandes infraestructuras (vialidades y aeropuertos). Concentración de la población en ciudades, implantación del modelo de Territorio ciudad extensa, abandono del medio rural, pérdida de paisajes culturales. Distribución desigual de la riqueza, injusticia social, pobreza, corrupción, pérdida de conquistas sociales, desempleo, migración, epidemias y otros Sociedad problemas de salud, delincuencia, entre otros. Infraestructura

Desarrollo humano

Ambiental

Ámbito

¿Cuáles de éstos u otros problemas se encuentran en su comunidad? _________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ¿Conocen algunos otros efectos que no se hayan mencionado? ______________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Estos efectos se agravan si consideramos la explosión demográfica y un modelo socioeconómico que promueve el consumo masivo, además favorece la desigualdad, en la que 20% de la población mundial se reparte el 80% de los recursos. El primer capítulo de Nuestro futuro común, el informe de la Comisión Mundial del Medio Ambiente y del Desarrollo (CMMAD), expresa: Se creía que el cielo es tan inmenso y claro que nada podría cambiar su color, nuestros ríos tan grandes y sus aguas tan caudalosas que ninguna actividad humana podría cambiar su calidad, y que había tal abundancia de árboles y de bosques

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naturales que nunca terminaríamos con ellos. Después de todo vuelven a crecer. Hoy en día sabemos más. El ritmo alarmante a que se está despojando la superficie de la Tierra indica que muy pronto ya no tendremos árboles que talar, para el desarrollo humano. Comenten en grupo lo que piensan de esta idea y qué significado tiene para el futuro humano. Escribe las conclusiones: ________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ¿Qué se les ocurre a ustedes para cambiar esta situación de manera que haya beneficios para las personas, a la vez que se cuida el ambiente? Escribe las conclusiones: ______________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Recientemente se aceptó que esta situación es insostenible, amenaza gravemente el futuro de la humanidad y ha constituido una sorpresa para la mayoría de las personas. A partir de ello, se han llevado a cabo reuniones y acuerdos internacionales para revertir esta tendencia y asegurar el sustento y mejor calidad de vida a las personas, a la vez que se protege al ambiente. Es frecuente que en las regiones ricas o desarrolladas haya sobrealimentación, además de una gran presión sobre los recursos. migran (generalmente del sur) en busca de seguridad, respeto a humanos y mejores condiciones de vida, abandonado el campo ciudades o a los países desarrollados (generalmente en el norte).

despilfarro y Las personas los derechos para ir a las

Los países en desarrollo se han convertido en áreas de suministro de materias

Figura 2.4. Mapa de pobreza del mundo. La mayoría de los llamados países desarrollados (en negro) se encuentran en el hemisferio norte.

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primas, en fuente de mano de obra y en vertedero de residuos tóxicos para los países más ricos; mientras que la pobreza contribuye a un crecimiento demográfico explosivo y presiona aún más sobre los recursos naturales. Si todos los países se comportaran como países desarrollados, con altos consumos y producción de desechos, la capacidad de carga de la Tierra no lo resistiría. Por ello es necesario un nuevo modelo de desarrollo que reduzca las diferencias entre el mundo industrializado y los países en vías de desarrollo; que no sobrepase las posibilidades de renovación de los recursos y que sea solidario con las generaciones presentes y con las futuras. Se trata de un desarrollo que se ha dado en llamar Desarrollo sustentable, el cual analizaremos en la siguiente sesión.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Describe brevemente cómo ha sido el proceso del desarrollo humano gracias al empleo de tecnología, desde sus orígenes hasta nuestros días y sus principales consecuencias._____________________________________________________ _________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Cuáles fueron los cambios que la Revolución Industrial generó en los procesos productivos?________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Cuáles fueron sus principales consecuencias?__________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿Por qué se asocia la pobreza al crecimiento económico?__________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Qué características debe tener el nuevo modelo de desarrollo?____________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación

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1. El alumno deberá expresar la dependencia humana por la tecnología y cómo ésta le ha permitido satisfacer sus necesidades y transformar el entorno. Deberá hablar de la tecnificación progresiva hasta ocasionar el deterioro ambiental y las grandes diferencias sociales. 2. Se aplicaron nuevos medios técnicos, se dio la concentración de trabajadores en talleres, fábricas y áreas agrícolas. Se comenzaron a usar combustibles fósiles. 3. Se dio inicio al auge económico, científico y técnico; se promulgó el uso intensivo y extensivo de los recursos naturales y se impuso un modelo de crecimiento económico acelerado y sostenido, con consecuencias como el deterioro ambiental, pérdida de empleos, entre otras. 4. El desarrollo económico se basa en el empleo de tecnologías que hacen uso intensivo de los recursos naturales y emplean máquinas cada vez más eficientes que desplazan a los trabajadores humanos, generando desempleo. 5. Es necesario un nuevo modelo de desarrollo que reduzca las diferencias entre el mundo industrializado y los países en vías de desarrollo; que no sobrepase las posibilidades de renovación de los recursos y que sea solidario con las generaciones presentes y con las futuras Sesión 6. Desarrollo sustentable Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán las características del desarrollo sustentable. El sustento de todas las formas de vida es el equilibrio entre los diferentes elementos que conforman el complejo sistema de la naturaleza, que funciona a partir de la energía solar y la cual es transformada al pasar por los ecosistemas. Dentro de este gran sistema, los seres humanos transformamos esa energía a través de medios técnicos para extraer o producir elementos, que cubran nuestras necesidades. Estos procesos dependen en gran medida de la organización social y de los intereses económicos que se han establecido a lo largo de la historia, en las diferentes culturas. Aunque la calidad de vida de los seres humanos se ha elevado como nunca, las mejoras no son accesibles para todas las personas. Las profundas diferencias sociales y económicas que prevalecen en el mundo contribuyen aún más al deterioro del planeta y dificultan la solución del problema. El balance final señala que si este comportamiento continúa, se perderá gran parte de los ecosistemas y en consecuencia, los recursos necesarios para satisfacer nuestras necesidades, lo que pone en peligro la permanencia de la humanidad en el planeta. 2.2. Buscando alternativas

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Ante la urgencia de la situación, es necesario actuar sobre las interrelaciones entre los factores naturales, económicos y sociales para garantizar que las necesidades de todos los seres humanos se cubran ahora y en el futuro, procurando mejorar la calidad de vida de los más desprotegidos. Esto debe ser así porque mientras existan personas en condiciones de pobreza, será imposible asegurar el cuidado de los recursos naturales de los cuales dependemos todos. En general, el término sustentabilidad se refiere a que debe haber un equilibrio entre las entradas y salidas de materia y energía en el sistema, de manera que éste pueda mantener sus características esenciales de manera continuada. El desarrollo sustentable busca establecer ese equilibrio entre lo que extraemos de la naturaleza, cómo lo usamos en nuestra sociedad y qué devolvemos al ambiente. Además, busca generar una nueva forma de relación con el planeta y los seres vivos (presentes y futuros, humanos y no humanos) que lo habitan. Esto es un requisito para que los ecosistemas permanezcan, de manera que los recursos puedan usarse solamente con reposición o sustitución, para que se mantenga el equilibrio ecológico, o sea, una relación adecuada entre recursos y producción y entre producción y consumo. ¿De qué manera puede alcanzarse este objetivo? _________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Se requiere que las sociedades realicen esfuerzos para promocionar, proteger y garantizar los derechos humanos civiles, políticos, económicos, sociales y culturales. El cambio en la forma de pensar y ver el mundo parece ser el mayor obstáculo para alcanzar la colaboración de todos los habitantes del planeta. Sin embargo, el considerar la interdependencia, la interculturalidad, el desarrollo de comunidades locales y economías de subsistencia, el reconocimiento y rescate de culturas y conocimientos tradicionales que contribuyan a crear un tejido social diverso constituyen las bases necesarias para la salud del planeta y la justicia global. En esta nueva visión, el universo es una red compleja de sistemas ecológicos, (físicosbiológicos), sociales-culturales en constante cambio, cuyo equilibrio depende de la interacción de sus partes, además de la sincronía entre los distintos ritmos de cambio. Éstos son los pilares del desarrollo sustentable.

Figura 2.5. Los pilares del desarrollo sustentable.

El concepto de desarrollo sustentable surgió a raíz de los esfuerzos internacionales y se refiere a la satisfacción de las necesidades de la generación

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presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades. Comenten en grupo qué significa esta propuesta y cuáles pueden ser sus alcances: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Algunas de las implicaciones más importantes del desarrollo sustentable son: • El desarrollo humano y el ambiente están estrechamente vinculados, no pueden tratarse por separado. • Es necesario conservar los recursos naturales. • Existen límites físicos que hacen imposible el crecimiento humano sin fin. • Se deben alcanzar objetivos sociales (satisfacer las necesidades de la generación actual y de las futuras), en lugar de objetivos individuales. • Considera la igualdad social; requiere la satisfacción de las necesidades básicas de todos y extiende a todos la oportunidad de satisfacer sus aspiraciones a una vida mejor. • Se requiere de la solidaridad así como el compromiso entre la generación actual y futura, entre diferentes países, culturas, sociedades y personas. ¿Qué cambios tendrían que hacer en su vida y en su comunidad para adoptar un modelo de desarrollo sustentable? ¿Aceptarían esos cambios otros integrantes de la sociedad? ¿Qué deberá suceder con respecto a la tecnología? _____________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Entre las acciones que se destacan, se encuentra la búsqueda o creación de productos tecnológicos que permitan un mejor aprovechamiento de recursos, con menor producción de desechos y el uso de fuentes de energía alternativas. También se habla de la importancia de proporcionar a todas las personas las condiciones básicas para mejorar su calidad de vida. Comenten en grupo si conocen alguna de estas alternativas y si se usan en su comunidad. Escribe los resultados: _____________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ En el año 2000, casi todos los países del mundo se comprometieron a reducir la pobreza mundial a la mitad para el año 2015. Tras analizar las causas de la pobreza, se propusieron ocho metas que podrían ayudar a satisfacer las necesidades básicas de la mayoría de la gente. Estas metas se conocen como los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM):

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Erradicar la pobreza extrema y el hambre. Lograr la enseñanza primaria universal. Promover la igualdad entre los sexos y la autonomía de la mujer. Reducir la mortalidad infantil. Mejorar la salud materna. Combatir el VIH/SIDA, el paludismo y otras enfermedades. Garantizar la sustentabilidad ambiental. Fomentar una asociación mundial para el desarrollo.

El compromiso está hecho. Alcanzar esos objetivos requiere de la participación de todos. Los gobiernos y los organismos internacionales deben aplicar programas y recursos económicos para garantizar que así suceda. Pero los ciudadanos en las comunidades también podemos y debemos participar. Comenten en grupo qué podrían hacer ustedes para contribuir. Diseñen un plan de acción.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Describe con tus palabras lo que entiendes por sostenibilidad:______________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Por qué es importante mantener y fomentar la interculturalidad?____________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Menciona los pilares del desarrollo sostenible:___________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona tres condiciones que permiten a una comunidad alcanzar la sostenibilidad:______________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Por qué es indispensable la participación ciudadana para establecer un proceso comunitario de desarrollo sostenible?_____________________________ __________________________________________________________________ Respuestas a la autoevaluación

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1. El alumno deberá destacar la necesidad de establecer un balance entre los diferentes elementos que determinan la existencia de un fenómeno, de manera que sea factible su permanencia en el tiempo, conservando sus características. 2. El mantener la diversidad de culturas y las posibles interacciones que se establezcan entre ellas permite contar con una fuente de diversas perspectivas y recursos, que enriquecen la experiencia de las personas y aportan alternativas de solución a los problemas cotidianos. 3. El desarrollo sostenible se sustenta en el equilibrio entre los factores ambientales, sociales y culturales. 4. El respeto al medio ambiente, la promoción de la justicia social y la productividad económica. 5. Deberá destacarse que es a través de la integración comunitaria y el compromiso social como se conseguirán los cambios necesarios. Sin el consenso y la participación de todos los integrantes de una comunidad no será posible mantener el desarrollo de la misma.

Actividades sugeridas

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Temas

Actividades

Secuencia 2. Tecnología y desarrollo Actividad 1. Trabajo en equipo. Actividad grupal. Imaginemos un futuro sustentable. sustentable 2.1. Consumo sin medida 2.2. Buscando alternativas

Antes de comenzar, corten 15 papelitos y escriban las claves de principios de sustentabilidad que se encuentran al final de este cuadro (A-1, E-5, S-3, etcétera). Colóquenlos doblados en una caja o recipiente. Después harán lo siguiente: 1. Al azar formen equipos de tres personas. 2. Cada equipo tome un papelito. 3. Lean y reflexionen sobre el significado del principio de sustentabilidad que corresponde a la clave (dos minutos). 4. Cada miembro del equipo debe pensar en una forma de establecer el principio de sustentabilidad en la comunidad y una manera en que se podría llevar a cabo en su hogar. Escriban sus propuestas en su

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cuaderno. 5. Un representante de cada equipo leerá en voz alta el principio de sustentabilidad que les tocó y las sugerencias que pensaron. 6. El resto del grupo aportará nuevas propuestas para cada uno de los principios leídos. 7. Discutan en grupo: ¿Qué sugerencias les gustaron a los participantes? ¿Por qué? Si mucha gente siguiera una sugerencia, ¿cómo se beneficiaría la comunidad? ¿Con qué sugerencias se podría empezar hoy? 8. Repitan los pasos 2 al 6 hasta que cada equipo haya considerado al menos un papelito ambiental, uno económico y uno social. Nota: esta actividad fue adaptada de: McKeown, Rosalyn, Manual de Educación para el Desarrollo Sustentable, Versión 2, julio de 2002. Centro de Energía, Medio Ambiente y Recursos, Universidad de Tennessee, pp. 94-98. Principios de sustentabilidad Ambiente A-1 El uso de los recursos no renovables debe pagarse con una mayor sustitución con recursos renovables. A-2 Las tasas de uso de los recursos renovables deben ser menores a las de su regeneración. A-3 Las tasas de uso de los recursos no renovables deben ser inferiores a la de aquella en que se desarrollan sustitutos renovables y sostenibles. A-4 Las tasas de emisión de contaminantes no deben exceder la capacidad del ambiente de contrarrestarla. A-5 Las sustancias producidas por la sociedad deben producirse a una tasa más lenta del tiempo que toma a la naturaleza descomponerlas. Economía E-1 La distribución de recursos debe ser justa y eficiente, al tiempo que satisface las necesidades humanas. E-2 El dinero debe circular lo más posible, dentro de la comunidad.

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E-3 E-4 E-5

Se debe pagar a todos los trabajadores un salario suficiente para vivir. Las empresas deben retribuir a la comunidad según su huella ecológica. Los mercados deben maximizar la eficiencia, desalentar el uso de productos desechables y reducir significativamente el desecho.

Sociedad S-1 Las comunidades deben crecer solamente dentro de fronteras predeterminadas (por ejemplo, los límites actuales). S-2 Alimento, vivienda y atención médica adecuados deben estar disponibles para todas las familias. S-3 La educación que reciba cada niño debe incluir los conocimientos, perspectivas, valores, temas y habilidades para vivir de manera sustentable en la comunidad. S-4 La generación actual debe asegurarse de que la generación siguiente herede una comunidad al menos tan saludable, diversa y productiva como la de hoy. S-5 Las comunidades deben insistir en una longevidad planificada y un consumo moderado de bienes materiales.

Material de apoyo Centro de Educación y Capacitación para el Desarrollo Sustentable: http://www.semarnat.gob.mx/educacionambiental/Pages/inicio.aspx Instituto Nacional de Ecología: http://www.ine.gob.mx http://cuentame.inegi.gob.mx/ www.fansdelplaneta.gob.mx www.ecopibes.com http://www.ambiente.gov.ar/faunactiva/

Glosario Amortiguar: Hacer que algo sea menos vivo, eficaz, intenso o violento, tendiendo a la extinción. Calidad de vida: Conjunto de condiciones que contribuyen a hacer agradable y valiosa la vida. Capacidad de carga: Número máximo de individuos de una especie (población) que un ecosistema determinado puede sustentar o mantener indefinidamente. Deposición: Acción de depositar desperdicios o desechos en algún lugar. Infraestructura: Conjunto de medios técnicos, servicios e instalaciones necesarios para el desarrollo de una actividad o para el funcionamiento de una organización. Innovación: Creación o modificación de un producto, y su introducción en un mercado. Intensiva: Más intenso, enérgico o activo que de costumbre.

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Interculturalidad: Aprovechamiento de la diversidad para establecer un diálogo permanente con las otras culturas, de forma que, respetando las diferencias, se construya entre todos una convivencia justa y satisfactoria. Patrón: Modelo que sirve de muestra para sacar otra cosa igual. Dicho de una persona o de una cosa: En la que se advierte gran semejanza con otra.

Bibliografía Cano M., I. Cruz y A. Canadell, La sostenibilidad en 5 minutos, Catedra Unesco de sostenibilidad, en: http://portalsostenibilidad.upc.edu/so.php?menutop=2 McKeown, Rosalyn, Manual de Educación para el Desarrollo Sustentable Versión 2, Centro de Energía, Medio Ambiente y Recursos Universidad de Tennessee, EUA, 2002, pp. 94-98. Rath, A, “Tecnologías no contaminantes y Cooperación hemisférica”, en: REDES Revista de Estudios Sociales de la Ciencia, Buenos Aires, Universidad Nacional de Quilmes, edición bilingüe, marzo de 1998, pp: 83-106. Estrategias locales para acelerar la sostenibilidad, estudios de caso de éxitos de gobiernos locales, en: http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC_ Estrategias_locales_para_acelerar_la_sostenib FAO y Asociados, Alimentar la Mente para Combatir el Hambre, Martí, N., Alimentación I: necesidad y sistema., Cátedra UNESCO de sostenibilitat, Universidad Politécnica de Catalunya, en: http://portalsostenibilitat.upc.edu/llistat_apartat.php?numapartat=0&id=186 http://www.objetivosdelmilenio.org.mx/ www.unescoeh.org/ext/manual/html/poblacion2.html http://youthink.worldbank.org/es/4teachers/ http://www.cce.org.mx/cespedes/publicaciones/otras/Infraestructura_Amb/cap_1infra.PDF http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC_Indicadores_de_ sustentabilidad_ Forum_Civico_pa

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Bloque 2 El Archivo, “Medio de Conservación de la documentación”

Secuencia 1 de aprendizaje Usos y características de los tipos de Archivos Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje los alumnos identificarán los archivos más utilizados dentro de la oficina así como sus características.

Temas Secuencia 1. Usos y características de los tipos de archivos 1.1 ¿Que es un archivo? 1.2 ¿Tipos de archivos? 1.3 ¿Lugares donde se ocupan los archivos?

Contenido Sesión 7. El archivo y sus características Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es un archivo, cuáles son sus características y para qué se usa dentro de la oficina.

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En la siguiente sesión veremos un tema muy común dentro de una oficina el archivo qué les parece si comenzamos con una pregunta: ¿Qué será un archivo?, ¿será difícil de comprender?, averigüémoslo... El archivo se puede definir como: el lugar físico dentro de la oficina en donde vamos se guardan información que requiere ser clasificada y con un registro. Tal labor se realizará en una carpeta o expedientes, los cuales contienen, la información que requerimos.

Escriban en las siguientes líneas su propio concepto de archivo. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Ahora que conocen el concepto de archivo, ¿para qué puedes utilizar los archivos?, cita a continuación cinco posibles ejemplos de lo que puedes archivar. Un ejemplo: Tareas entregadas en matemáticas _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Las características que todos los archivos tienen.

Los archiveros son aquellos recintos o lugares donde se va a guardar la información tangible. Existen de dos tipos, los horizontales y los verticales que por lo general estos últimos son los mas usados, una característica es que contienen secciones extensas para depositar los expedientes en forma fácil para poderlos encontrar.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo se define un archivo? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Qué es un Expediente? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Cómo se le llama al mueble que se utiliza para almacenar los expedientes? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿Para qué deben ser amplias las secciones donde se guardan los expedientes? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Menciona un ejemplo de donde se realiza esta actividad. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación 1. Es el lugar físico en donde vamos a guardar información ya clasificada y con un registro 2. Es una carpeta donde se guarda la documentación del archivo. 3. Archivero. 4. Para depositar los expedientes en orden y poderlos encontrar con facilidad y rapidez. 5. . Oficinas, escuelas, guardar documentación personal.

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Sesión 8. Importancia de archivar la información dentro de la organización Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán la importancia de la actividad de archivar documentación o información dentro de la oficina. En esta sesión revisaremos la importancia que tiene archivar la documentación dentro de una oficina. ¿Por qué creen que es importante archivar la información? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Buena parte de la identidad de cualquier oficina, parte de la necesidad de llevar un registro detallado de todos los sucesos importantes que hayan acontecido dentro de la misma. Dichos registros o archivos le permitirán en un determinado momento, acceder a cualquier tipo de información que requiera. De hecho, en cualquier tipo de actividad que realicemos, generamos aún sin saberlo, archivos los cuales llamamos recuerdos, y así, de la misma manera, se hacen registros de todas las actividades del ser humano. Ahora contesta falso o verdadero según corresponda:

Pregunta

Falso o verdadero

El registro de información dentro del salón de clase no es importante. Los archivos sirven para mantener un historial de los eventos dentro de una oficina. Nuestros propios recuerdos no son archivos. El ser humano siempre tiene por costumbre crear archivos de todos los eventos importantes de su vida. Los archivos son poco efectivos. En cualquiera oficina la importancia de llevar registros es evidente, ya que estos son un medio para regresar al pasado. 54

Departamentos dentro de la organización. En cualquier organización existe una serie de elementos que la integran, estos son llamados departamentos en ellos podemos comprobar que en ellas hay un procedimiento de archivo muy particular tales son los siguientes casos. Departamento de finanzas La importancia de llevar registros contables y almacenarlos en un archivo es evidente ya que de aquí se parte haciendo la pregunta siguiente ¿Cuanto gano o perdió la empresa este año? Y con el archivo podemos remontarnos a los documentos de este año y años anteriores para poder hacer un sencillo comparativo.

Departamento de producción. Es de suma importancia llevar un registro histórico de lo que hacemos, ya que así podemos medir la capacidad de producción de la planta, en el se pueden archivar tanto ordenes de producción, pedidos, y embarques de productos, pero también podemos archivar información referente a vínculos con otros departamentos por ejemplo con el departamento de almacén y compras.

Departamento de recursos humanos. Hemos platicado con anterioridad que este departamento tiene a su cargo la función más importante que es proveer trabajadores a las distintas áreas de la empresa y aquí radica la importancia de los archivos ya que en se lleva el registro de trabajadores, altas y bajas de los mismos, fechas de reclutamientos, instrumentos de selección, pruebas psicometrías entre muchos otros.

Departamentos de recursos materiales. En este departamento no es la excepción ya que aquí se va a dar constancia y seguimiento de de las entradas y salidas de materias primas hacia producción, y se llevara un archivo con información referente a proveedores, materias primas, almacén y vínculos con otros departamentos como almacén, producción, compras y ventas. Observaste la importancia de llevar archivos dentro de una oficina y de la vida diaria.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué son importantes los archivos dentro de una oficina? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Para qué se deben hacer archivos dentro de cualquier oficina? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Menciona la importancia de llevar un archivo dentro del área de finanzas. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona la importancia de llevar un archivo dentro del área de recursos humanos. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Menciona la importancia de llevar un archivo dentro del área de producción. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas a la autoevaluación. 1. Es importante porque nos permite tener un registro de todos los eventos relacionados a la oficina. 2. Para que en el momento que se requiera, se pueda acceder a la información que se requiera. 3. La importancia de llevar registros contables y almacenarlos en un archivo es evidente ya que de aquí se parte haciendo la pregunta siguiente ¿Cuanto gano o perdió la empresa este año? Y poder realizar comparativos. 4. Se lleva el registro de trabajadores, altas y bajas de los mismos, fechas de reclutamientos, instrumentos de selección, pruebas psicometrías entre muchos otros. 5. Podemos medir la capacidad de producción de la planta, en el se pueden archivar tanto ordenes de producción, pedidos, y embarques de productos, pero también podemos archivar información referente a vínculos con otros departamentos por ejemplo con el departamento de almacén y compras.

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Sesión 9. Materiales utilizados para la elaboración de una gaveta de archivo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son los materiales utilizados para la elaboración de una gaveta para archivar. Definición de una gaveta: nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma un archivador. Las gavetas de archivo ya existen, pero en caso que quisieran hacer un archivo familiar o un archivo muy sencillo para el área donde se desempeñen vamos a tener en cuenta los siguientes materiales. Materiales para la elaboración de la gaveta de archivo. Una caja de cartón de tamaño regular que sirva para el resguardo de las carpetas. Caja de cartón.

Marbete: letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta y puede tener los siguientes datos. Los hay de dos formas distintas. • Para gavetas • Para carpetas. Los datos que debe contener regularmente para una gaveta son: • Nombre de la compañía. • Nombre del departamento. • Fecha de elaboración. Nota: esta se pegara en la parte frontal de la gaveta.

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Ejemplo:

Compañía: Alianza de San Blas Departamento: Ventas. Fecha de elaboración: 18 de abril del 2003

Los datos que debe contener regularmente para una carpeta son: • Nombre de la compañía (con la que tengamos un archivo o relación). • Asunto. • Fecha de elaboración. Ejemplo:

Compañía: Servicio y Solución Total Ventas. Fecha de elaboración: 11 mayo 2003

Así es como debe quedar una carpeta con su respectivo marbete.

Marbete con los datos de la empresa.

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Carpetas: papel grueso que sirve para resguardar o llevar documentos o información de un lado a otro también conocidos como fólder. Las hay de diferentes tamaños y color todo depende de la necesidad de cada empresa.

Pestañas: son etiquetas de tamaño pequeño van pegadas en la parte superior de de las carpetas y pueden encontrase de la siguiente manera. • • •

Cortes. Posiciones. Rotulación. A

B

C

D

E

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Estas pueden comprarse en cualquier papelería o bien se pueden hacer en casa u oficina.

Aquí se pondrá la codificación que la empresa disponga este paso se verán en las siguientes sesiones.

Algunos ejemplos de las carpetas con sus pestañas

MURIEL JAVIER MONTESINO LUIS MONTES RAFAEL MÉNDEZ ADELA

MATOS CARLOS MATOS ALLAN

Nota: Para la sesión siguiente deberás traer los materiales antes mencionados, además de copias de documentos propios como acta de nacimiento, certificado de primaria o comprobante de domicilio y un pliego de papel lustre.

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Finalmente tenemos una gaveta de archivo ya terminada. 850 840 830 820 810 800 Compañía: Alianza de San Blas Departamento: Ventas. Fecha de elaboración: 18 de abril del 2003

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas.

1. ¿Cuál es el primer elemento para elaborar una gaveta de archivo? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Qué es el marbete? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Qué datos debe contener el marbete para una gaveta? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿Qué son las carpetas? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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5. ¿Que datos deben contener las pestañas? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. Una caja de cartón de tamaño regular 2. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta y puede tener los siguientes datos. 3. Nombre de la compañía, departamento, fecha. 4. Papel grueso que sirve para resguardar o llevar documentos o información de un lado a otro también conocidos como fólder. 5. Una serie de datos en forma de codificación que la empresa propone.

Sesión 10. Elaboración de una gaveta de archivo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son los materiales utilizados para la elaboración de una gaveta para archivar. En la sesión anterior se analizamos los elementos que debe contener una gaveta de archivo y los cuales deberás tener para realizar la presente sesión. Los materiales son: • • • •

Caja de cartón de tamaño mediano. Marbetes, Pestañas. Papel lustre

Ye que tenemos todo listo manos a la obra. Sigue el procedimiento que se te describe a continuación Pasos para conformación de una gaveta de archivo. 1. Forren la caja con papel lustre En caso de ser necesario hagan divisiones a la gaveta utilizando cartón.

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2. Rotulen un marbete con los siguientes datos. • Nombre • Edad • Dirección. • Además debe contener la leyenda gaveta de archivo personal o familiar. 3. Peguen el marbete en la parte de enfrente de la gaveta. Dependiendo cuantos documentos y carpetas hayan traído. 4. Rotulen las mismas con los siguientes datos. • Nombre del documento • Fecha del archivo. 5. Peguen los marbetes en cada una de las carpetas. 6. Rotulen las pestañas con una codificación propia, puede ser un numero consecutivo. 7. Peguen las pestañas en cada una de las carpetas. 8. Distribuyan los documentos en cada una de las carpetas que les correspondan. 9. Guarden las carpetas dentro de la gaveta según su número consecutivo que esta en la pestaña. Después de tener completa la gaveta consérvenla dentro de su salón de clase ya que será utilizada en posteriores sesiones.

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Autoevaluación Lista de cotejo del procedimiento elaboración de una gaveta de archivo.

Lista de cotejo Procedimiento

Si

No

1. Forró la caja de cartón. 2. Rotuló un marbete para la gaveta con los siguientes datos: • Nombre • Edad • Dirección • Contiene la leyenda de gaveta de archivo personal o familiar. 3. Pegó el marbete en la parte de enfrente de la gaveta. 4. Rotuló las gavetas con los siguientes datos. • Nombre • Fecha del archivo 5. Pegó los marbetes en cada una de las carpetas. 6. Rotuló las pestañas de las carpetas con una codificación 7. Pegó las pestañas en cada una de las carpetas. 8. Distribuyó los documentos en cada una de las carpetas. 9. Guardo las carpetas dentro de la gaveta de acuerdo a su número de codificación

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Sesión 12. El archivo alfabético Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es un archivo alfabético así cómo sus características y uso dentro de la oficina. El archivo alfabético consiste en almacenar la documentación, siguiendo las indicaciones de su clasificación, en orden de la A a la Z.

La mejor forma de que encuentres este tipo de archivos es en una biblioteca, porque en este lugar los libros se clasifican de esta forma, según el título y el tema y así será más fácil su localización.

¿Por qué creen que el orden alfabético es importante? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Ahora, enlisten cinco ejemplos en los que se pueda observar una clasificación alfabética. 1. ____________________________ 2. ____________________________ 3. ____________________________ 4. ____________________________ 5. ____________________________

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Ejemplo de la forma de un archivo alfabético. COBROS-CONCECIONARIOS 3 COBROS-ARRENDAMIENTOS 3 COBROS-A CRÉDITO 3

COBROS

3

C

3

B

2

AUDITORÍA-DICIEMBRE 1

AUDITORÍA

A

AUDITORÍA-AGOSTO

1

AUDITORÍA-ABRIL

1

1

1

Ordena de forma alfabética los siguientes nombres de archivos. Equipos de Computo Papelería. Cuentas por Pagar Almacén Camiones Salarios Personal Autos Correspondencia Gastos

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste el archivo alfabético? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Menciona la utilidad que tiene este archivo tiene dentro de la oficina. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿De qué forma deben estar acomodados los archiveros en esta clasificación? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona tres ejemplos de donde se puede ocupar el archivo alfabético. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Cuál es el ejemplo más sencillo del archivo alfabético? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. El archivo alfabético consiste en almacenar la documentación, siguiendo las indicaciones de su clasificación, en orden de la A a la Z. 2. Son útiles para que sea más fácil saber de que tema hablan y así, los podamos encontrar más rápido y fácil. 3. Conforme al Abecedario. 4. En la biblioteca de la escuela, en los archivos de la escuela, en los archivos de casa. 5. En acomodo de libros de la biblioteca.

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Sesión 13. Elaboración de un archivo alfabético Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos elaborarán un archivo alfabético de acuerdo a los lineamientos establecidos. Para elaborar un archivo alfabético debemos tomar en cuenta dos pasos importantes y básicos. El primero de ellos es el de la clasificación alfabética y el segundo es el del registro. Analicemos cada uno de ellos.

A)

Clasificación: Se hace conforme al orden del abecedario y debe tomarse la primera letra del apellido o del nombre principal del documento o asunto que debe clasificarse; y este principio debe tomarse como la regla universal para la clasificación alfabética de cualquier archivo.

Ejemplos: Nombres

Se Clasifica

Jesús MARTÍNEZ

Martínez, Jesús

María J. De SÁNCHEZ

Sánchez, María J. de

Hermanos RODRÍGUEZ

Rodríguez (Hermanos)

Cía. Mexicana de MUEBLES S.A.

Muebles S.A., Cía. Mexicana

Catalogo de ROPA CASUAL

Ropa Casual (catálogo de)

Antes de conocer el siguiente paso, realicen un ejercicio muy sencillo, observen los ejemplos siguientes: Clasifiquen lo siguiente: 1. Lubricantes Magos S.A. 2. Guitarras Españolas El Sol S.A. 3. Empaques Industriales Alberto Juárez. 4. Margarita Herrera de Hidalgo. 5. CD. Los 50 Años de Enrique Guzmán. 6. Servicios Financieras Del Bajío, Banca Confía. 7. Centro Llanero los Herrera S.A. de C.V. 8. La ideal panificadora del sureste S.A de C.V. 9. La Cúspide Centro Comercial de Atizapan. 10. El Informante, Periódico de ocasión.

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B)

Registro: Radica en anotar los nombres, datos, referencia entre otros, debidamente clasificados, en tarjetas, libros, hojas, libretas, expedientes, cajas, etcétera, siguiendo el orden del abecedario, fecha u hora para poderlos consultar mas rápido y con facilidad.

Nota: Todo registro deberá ser fácil y claro de manejar para la persona que este a cargo del mismo.

Algunos ejemplos en dónde pueden aplicar este concepto. Ejemplos: • • • • •

Directorio Telefónico. Catálogo de Mercancías, o de Cuentas, o de Ciencias. Libro de cuentas por Cobrar. Lista de Precios. Lista de artículos para baño.

Registren alfabéticamente los siguientes elementos de esta lista: Lista 1.- Tomate cebolla, cacahuate, manzana, pera, limón, aguacate, chicharo, lechuga, zetas, jitomate, sandia, mamey, fresas, alcachofa, limón real, aceituna, plátano, repollo, cebolla de cambray, berenjena. Orden Alfabético de Productos del Campo

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Lista 2.- Roberto, Hugo, Mauro, Juan, Carlos, Alberto, Teresa, Amalia, Israel, Margarita, Azalia, Héctor, Antonio, Pedro, Ceferino, Benjamín, Mario, David, Rodrigo, Alejandro, Estela, Perla, Armando, Amudio. Orden Alfabético de Nombres de Personas

Pregunten a sus compañeros de grupo su nombre completo, su edad y su domicilio completo. Clasifícalos y regístralos por su orden alfabético comenzando por el apellido paterno. Nota: Esta información nos servirá en las siguientes lecciones. Nombre

Edad

Domicilio

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Por ultimo, utiliza la información de tus compañeros para generar tu archivo alfabético utilizando la gaveta que hicimos anteriormente. Abre un expediente para cada uno de tus compañeros y acomódalos por orden alfabético. Después pídanle a su profesor que les revise si es correcto lo que hicieron. Iremos recavando información de esos compañeros tuyos para usarlos en las demás lecciones.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuáles son los dos pasos que se deben tomar en cuenta para la elaboración de un archivo alfabético? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Describe el primer paso para la elaboración de un archivo Alfabético. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Por qué el primer paso es considerado como una regla fundamental para la elaboración de un archivo alfabético? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Describe el segundo paso para la elaboración de un archivo Alfabético. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Qué es lo que implica el segundo paso para la elaboración de un archivo alfabético? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. La Clasificación y el registro. 2. Se debe hacer conforme al orden del abecedario y se toma la primera letra del apellido principal, o del nombre. 3. Porque es el que nos permite conocer con facilidad, el orden en el que deberemos acomodar la información. 4. Consiste en anotar los nombres, datos, etcétera, previamente clasificados, en tarjetas, libros, hojas libretas, expedientes, cajas, siguiendo el orden del abecedario, fecha u hora. 5. Implica que todo registro debe ser claro y fácil de manejar para la persona responsable del mismo. 71

Sesión 14. El Archivo numérico Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es un archivo numérico así cómo sus características y uso dentro de la oficina. Consiste En guardar los documentos, papeles o materiales, siguiendo el número consecutivo de su clasificación, en expedientes, cajas o muebles especiales, acomodados conforme al orden de la numeración para que esta a su vez sea más fácil de localizar. Un ejemplo de esto puede ser el de una compañía que se dedica a transportar mercancía, puede llevar un archivo según el numero de camiones en los que se transporta dichas mercancías, como camión 1, camión 2, y camión 3 y estos pueden tener muchas más denominaciones, pero si se dieron cuenta, esta clasificación es muy sencilla de llevar y de entender. Lee con atención y escribe en las líneas de la izquierda, el número consecutivo, de a cuerdo a su grado de importancia. ¿Cómo los ordenarían? a).-utensilios escolares: Útiles escolares

Mochila

Cuadernos

Lápiz

Uniforme

Resistol

Goma

Colores

Libros

Bolígrafo

Juego de geometría

Uniforme

Cinta adhesiva

Calculadora

Libreta dibujo

Corrector

de

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Enlisten los productos de la despensa básica que son mas importantes, recuerda ponerlos en una numeración consecutiva. Despensa básica

Lista de Fechas importantes empezando por el día y siguiendo por el nombre del mes. Fechas importantes Día

Mes

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Enlisten tres ejemplos en los que pueden utilizar el archivo numérico. 1. ________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________ 3. ________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste el archivo numérico? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿En qué se guardan este tipo de archivo? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Conforme a qué orden se deben acomodar estos archivos? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona un ejemplo de la aplicación del archivo numérico. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Escribe tu propio concepto de Archivo numérico. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. En guardar los documentos, papeles o materiales, siguiendo el numero consecutivo de su clasificación. 2. En expedientes, cajas o muebles especiales. 3. Conforme al orden de la numeración. 4. Dentro de la matricula o folio escolar ya que se comienza con números. 5. Es el tipo de archivo se debe tomar un orden numérico para acomodar la información, de esta manera será más fácil de ubicarla.

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Sesión 15. Elaboración de un archivo numérico Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos elaborarán un archivo numérico de acuerdo de acuerdo a los lineamientos establecidos. Para que podamos hacer un archivo numérico, debemos tener presentes estos pasos: a) Clasificación: Esta se elabora tomando en cuenta el orden numérico para identificar fácilmente el acomodo de datos, documentos e información. Se hace utilizando los números como elementos identificadores de los grupos en que se han ordenado. Este sistema puede utilizarse de forma independiente o como complemento de otros. Acepta divisiones y subdivisiones, y se le denomina “Numérico Compuesto” ejemplo. 1.- Administración 2.- Compras 3.- Ventas 4.- Créditos y Cobros. Si deseamos dividir estos grupos, debemos hacer lo siguiente: 1-Administración 1-0 En General 1-1 Personal 1-2 Mercadotecnia 1-3 Contabilidad 1-4 Servicios generales Como pueden observar se va desagregando cada ves más. Y si necesitamos una clasificación más detallada podemos hacer una subdivisión como la siguiente: 1-Administración 1-0 En General 1-1 Personal 1-1-1 Directorio 1-1-2 Antecedentes 1-1-3 Movimiento 1-2 Instructivos de Trabajo 1-2-1 Contabilidad 75

Realicen un ejercicio similar al de arriba, solo que en éste deberán utilizar los datos de tus compañeros, además de tendrán que preguntarles algunas cosas como: genero musical favorito y color favorito; para que puedan hacer su subdivisión en cada caso. Puedes utilizar el dato de su edad, el cual obtuviste en la sesión pasada, para clasificarlos, ya sea por su número de años cumplidos o por la fecha de su nacimiento. Deben ser por lo menos tres de tus compañeros.

1.-

2.-

3.-

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b) Registro: se debe de anotar datos en los documentos ya con un orden, se pueden utilizar tarjetas, libros, expedientes o información en general. Se debe de tomar primeramente un número como base para que sea el identificador. Ejemplo 1: La circular será dirigida al personal de una empresa, puntualizando las funciones principales de la misma, una vez que se ha clasificado cada una de las funciones, se puede registrar la información y así se archivara. 1. Administrativo 1-1 Instructivos generales de trabajo 1-2 Registro y movimiento de personal Utilizando como base su temario, organicen un ejemplo con la información obtenida de el. Sigan el mismo patrón y hagan el registro usando por lo menos dos asignaturas de su elección. Por ultimo, utilicen la información de sus compañeros obtenida en lecciones pasadas, para generar tu archivo numérico. Utilicen la gaveta que hicimos anteriormente. Después compárenlo con el de algún compañero y posteriormente, pídanle a su profesor, que les revise si son correctos sus trabajos. Nota: Pregunten a 10 compañeros, su lugar de nacimiento y a cuantos de ellos les dieron regalos en su cumpleaños pasado y su signo zodiacal, en matemáticas. Esta información nos será útil para lecciones siguientes.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Menciona cuáles son los dos pasos que debemos seguir para la elaboración de un archivo numérico. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Menciona en qué consiste el primer paso para la elaboración de un archivo numérico. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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3. ¿Cómo podemos utilizar este sistema, para llevar un control más detallado de la información dentro de la oficina? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona en qué consiste el segundo paso para la elaboración de un archivo numérico. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Por qué es importante hacer la clasificación de la información antes de hacer el registro de la misma? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la clasificación y el registro de la información. 2. La clasificación Esta se elabora tomando en cuenta el orden numérico para identificar fácilmente el acomodo de datos, documentos e información. Se hace utilizando los números como elementos identificadores de los grupos en que se han ordenado dichos documentos. 3. Puede utilizarse de forma independiente, o como complemento de otros archivos. 4. Es el de hacer el registro de la información, el cual consiste en anotar los datos o documentos previamente clasificados, en tarjetas, libros, expedientes, etcétera, tomando como base el número identificador. 5. Para llevar un registro oportuno y continuo de la información que se genere el los distintos departamentos o en la vida cotidiana.

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Sesión 16. El archivo por asunto Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es un archivo por asunto, así cómo sus características y uso dentro de la oficina. En esta sesión analizará que son los archivos por asunto, sus particularidades y características. Es aquel que se conforma de la agrupación de documentos, datos o papeles que tengan el mismo asunto, concepto o ramo, en expedientes, cajas o muebles especiales acomodados al orden pertinente. Este tipo de archivos son de mucha utilidad, ya que nos permiten elaborar una lista más completa y detallada de los documentos que queremos archivar, dividiéndolos según su naturaleza dentro de la oficina. Ahora resuelvan los siguientes ejercicios utilizando el archivo por asunto tomando en cuenta el siguiente ejemplo, piensen en las posibles variables y divide los elementos según su criterio: El supervisor del departamento de Producción, de la empresa El Gallito Dorado, la cual se dedica a fabricar galletas; le pide a su nueva asiente que genere archivos para el manejo de la línea de producción. La asistente revisa toda la información y decide archivar todo por asunto. El resultado que obtuvo fue el siguiente: Los archivos generados fueron: 1. Proveedores

2. Materias primas

3. Horarios de producción

4. Empaquetado

5. Transportación

6. Distribución

7. Ventas.

8. Ordenes de producción 9. Tiempo de fabricación

Realicen ustedes los siguientes ejercicios. El encargado del almacén de refacciones para automóvil, El León S.A., recibe tres embarques de artículos nuevos, y requiere generar nuevos archivos para dichos productos. Piensa cuales podrían ser y enlístalos según tu criterio.

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La panificadora Real del Oro, lanza su nueva línea de repostería, y el encargado realiza la inspección de las materias primas en su almacén y genera nuevos archivos según el piensa que deben de clasificarse todos los productos que se venden en la panificadora. Genera el listado de los archivos que se requieran.

Utilicen cualquier libro de texto, ábranlo donde este el índice. Observa la manera en la que el autor dividió el contenido del libro, según el asunto del que habla cada parte del mismo. Ahora escribe cinco ejemplos más de este tipo de archivo. 1. ________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________ 3. ________________________________________________________________ 4. ________________________________________________________________ 5. ________________________________________________________________ Nota: para la siguiente sesión necesitaremos un par de hojas blancas o de color, un lápiz y cinta adhesiva.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. En qué consiste el archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Para que son útiles los archivos por asunto? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Escribe cinco lugares en los que utilizarías un archivo de este tipo. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Define al archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Menciona la finalidad del archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación 1. Consiste en agrupar los documentos, datos o papeles conforme al “asunto”, “concepto” o “ramo” a que se refieran. 2. Son importantes y de mucha utilidad, ya que nos permiten elaborar una lista mas completa y detallada de los documentos que queremos archivar, dividiéndolos según su naturaleza. 3. En una empresa, en un despacho, en mi casa, en un almacén, en una biblioteca. 4. Es el acomodo y resguardo de la información dando referencia a el asunto del que se trate. 5. Formar un conjunto completo de información Así, será mas fácil encontrar la información que necesitamos.

Sesión 17. Elaboración de un archivo por asunto Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos elaborarán un archivo por asunto de acuerdo a los lineamientos establecidos. Debemos seguir los pasos que anteriormente analizamos pero aplicados de forma tal que, podamos manejar la información de diferente modo. a) Clasificación: es la forma de separar los documentos datos o papeles, dependiendo al tema que estos refieran y organizándolos en agrupaciones, y tiene por objeto reunir en un mismo registro o en un mismo expediente de archivo. Existen varias reglas dentro de la clasificación. 1. Midiendo las necesidades se realizará una relación, por grupos de los asuntos, conceptos o ramos en que puedan quedar implícitos dentro de los documentos, datos, papeles o información en general. Ejemplo: Grupos. Asuntos de Administración Asuntos de Compras 81

Asuntos de Ventas Asuntos de Créditos o Cobros Asuntos de Legales 2. De los grupos se pueden derivar, cuando sean necesarios, los subgrupos. A su vez, estos serán divididos en apartados, de acuerdo a las necesidades de la organización. Ejemplo Grupo Asuntos de Administración Subgrupo En General Personal Secciones Contratos Impuestos 3. A medida que se vayan creando nuevos grupos, subgrupos o apartados, se complementará el cuadro clasificador. Los datos o documentos que no estén comprendidos en las indicaciones, se registrarán o archivarán en el grupo que mejor se asimilen. Imaginen que son los organizadores de un evento piensen en cinco posibles aspectos con los cuales armarían su evento clasifiquen todo por asunto y apliquen las tres reglas que acabamos de ver. Hagan grupos, subgrupos y secciones con cada asunto que utilicen para la organización del evento. Una ves que hayan imaginado los aspectos que necesitarían para armar su evento, escríbanlos en las hojas extras y péguenlas, en el recuadro de abajo.

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b) Registro: Consiste en apuntar los datos previamente clasificados, en tarjetas, libros, hojas, expedientes, cajas, etcétera, tomando en cuenta el asunto único, o principal, de que se trate, conforme a un cuadro clasificador, para consultar fácil y rápidamente. Ejemplos de registros “por asunto” Un catalogo de mercancías, clasificado por ramos. • Mercería • Ferretería • Mueblería • Jardinería • Jarcería El registro de libros en una pequeña biblioteca, clasificados por ciencias (Filosofía, Historia, Geografía) sirve para localizar con prontitud las obras que se deben consultar. Véase el siguiente diagrama: Acudan a una tienda departamental, o a cualquier negocio, y fíjense en la distribución de las mercancías. En la parte de abajo, realicen un cuadro sinóptico con lo observado en su visita (enuncia dentro de esto éste, los tres departamentos o grupos de mercancías que más les agraden). Departamento 1

Tienda departamental Departamento 2

Departamento 3

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. En qué consiste el primer paso para la elaboración de un archivo “por asunto”. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. En qué consiste la primera regla para la realizar el primer paso para la elaboración de un archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. En qué consiste la segunda regla para la realizar el primer paso para la elaboración de un archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. En qué consiste la tercera regla para la realizar el primer paso para la elaboración de un archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Define en qué consiste el segundo paso para la elaboración de un archivo por asunto. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la forma de separar los documentos, datos o papeles, dependiendo el tema que estos refieran y organizándolos en agrupaciones. 2. Se debe realizar una relación por asuntos, grupos, conceptos o ramos, dentro de la información. 3. dentro de los grupos cuando sea necesario se deberá solo cuando así se requiera subgrupos y estos a su vez serán igualmente divididos. 4. A medida que se crean grupos y subgrupos se ira complementado el cuadro clasificador. 5. En apuntar los datos previamente clasificados en tarjetas libros hojas, entre otras, tomando en cuenta el asunto único o principal.

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Sesión 18. El archivo Geográfico Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es un archivo geográfico así cómo sus características y uso dentro de la oficina. Analizaremos qué es un archivo geográfico, y para que nos puede servir. Consiste en acomodar o clasificar los papeles o documentos usando un orden geográfico para su mejor manejo y distribución. Este tipo de archivo es muy versátil, ya que nos permite hacer una clasificación muy exacta de la información, es muy utilizado en las organizaciones para controlar el entre otras cosas: el flujo de mercancías entre sus distintas ubicaciones, rutas de reparto y distribución de mercancías, así como nos permite tener una descripción de los lugares de trabajo de nuestros proveedores o simplemente para llevar un registro de direcciones de los miembros de la organización. Por ejemplo, una organización de beneficencia pública, debe llevar un archivo geográfico, de las áreas en donde vive la población de más bajos recursos. Lo mismo sirve para un grupo ecologista, el cual debe saber, la localización geográfica de las especies en peligro de extinción; y estos archivos pueden ser lo más detallados que se requieran. Como pueden ver es de suma importancia dentro de una organización. Usen la información de sus diez compañeros, la cual obtuvieron en lecciones pasadas, y ordénenla geográficamente, tomando como referencia la calle en la que viven. Anota su dirección completa. 1. _______________________________________________________________ 2. _______________________________________________________________ 3. _______________________________________________________________ 4. _______________________________________________________________ 5. _______________________________________________________________ 6. _______________________________________________________________

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7. _______________________________________________________________ 8. _______________________________________________________________ 9. _______________________________________________________________ 10. _______________________________________________________________

Consulten la página del INEGI en la Internet y obtengan los siguientes datos que también nos servirán para la siguiente sesión. 9 Número de habitantes que hay en tu municipio. __________________________________________________________________ 9 Número de habitantes en tu estado: __________________________________________________________________ 9 Número de personas mayores de 60 años en tu municipio. __________________________________________________________________ 9 Número de personas mayores de 60 años de Distrito Federal. __________________________________________________________________ 9 Número de personas menores de 18 años de tu municipio. __________________________________________________________________ 9 Número de personas menores de 18 años en tu Estado. __________________________________________________________________ Como se podrán dar cuenta, estos son ejemplos reales de este tipo de archivo y de cómo podemos utilizarlo dentro de una oficina.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. En qué consiste el archivo geográfico __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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2. Menciona algunos usos que este tipo de archivos tienen para las organizaciones. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Por qué se dice que el archivo geográfico es muy versátil? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. De acuerdo con la información que has obtenido de tus compañeros, ¿cuál de todos esos datos, crees que sería más útil si lo que deseamos es ubicar su domicilio en un mapa? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Define con tus propias palabras, el concepto de archivo geográfico? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Consiste en acomodar o clasificar la información usando un orden geográfico para su mejor manejo y distribución. 2. Se requiere este tipo de archivo para llevar un registro de sus clientes, proveedores, trabajadores etcétera, así será más fácil localizarlos dentro del territorio nacional. 3. Porque nos permite hacer una clasificación muy exacta de la información. 4. El dato qué más nos serviría seria el del municipio, ya que de esta manera, podremos ubicar más fácil, el domicilio de nuestros compañeros. 5. Es el tipo de archivo en el cual, se debe organizar la información utilizando como base la localización geográfica. Nota: Para la siguiente sesión, necesitaremos un mapa de la República Mexicana uno de tamaño pequeño con división política. Además de lápices para colorear, tres fichas de trabajo rayadas y un resistol.

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Sesión 19 Elaboración de un archivo geográfico Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos elaborarán un archivo geográfico de acuerdo a los lineamientos establecidos En la presente sesión, aprenderemos a elaborar un archivo geográfico, el cual podremos utilizar para organizar mejor nuestra información, revisemos de qué trata la elaboración de este archivo. Como en los tipos de archivo anteriores el archivo geográfico, debe cumplir con el mismo procedimiento para su correcta elaboración. Por lo que citaremos el primer paso que debemos tomar en cuenta, el cual es: a)

Clasificación: Esta se realiza tomando en cuenta un orden geográfico comenzando con: Continente, Nación, Estado, Ciudad, Pueblo, Distrito, Zona, Colonia, Manzana, Calle, entre otros, según la información que se requiera o necesite.

Para que este principio pueda llevarse acabo, debemos seguir la siguiente regla: Toma como base alguna de las unidades anteriores, y de ella deriva las de orden inmediatamente inferior. Esto quiere decir que, vamos a tomar como base, para su clasificación, alguno de los parámetros anteriores, como puede ser el del País o el del Estado, para iniciar la clasificación de la información, en sus derivados más inmediatos. Ejemplo:

Nación: Republica Mexicana Estado:

Coahuila Cuidad:

Saltillo, Torreón, Nueva rosita.

Utilizando el mapa que trajeron para esta sesión; remarquen de color azul, el estado donde viven y realicen la clasificación de dicho archivo. Al finalizar dóblenlo en cuatro y péguenlo en el recuadro de abajo y elaboren su Clasificación con los nombres de los Estados, según el color con que estén iluminados.

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b)

Registro: Consiste en escribir los nombres, datos, direcciones, números entre otros, previamente clasificados, en tarjetas, libros, hojas, expedientes, libretas, cajas, siguiendo el orden de la Geografía, y así consultarlo fácil y rápidamente.

Ejemplos de registros geográficos: Una lista de clientes, en orden alfabético de Estados, y dentro de cada Estado, por las ciudades de su residencia. Nota: Esto nos sirve, por ejemplo: para saber el número y el nombre de los clientes en cada región del país; y poder localizarlos fácilmente conforme su lugar de residencia. En el las tres fichas de trabajo, que trajeron para esta sesión, deberán hacer el registro de estados que tengan litorales con color azul, en rojo los que tengan bosque o selvas y amarillo los que tengan las tres ciudades mas importantes del país, al termino compárenlas con las de otros compañeros de clase.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuál es y cómo se hace el primer paso para la elaboración de un archivo geográfico? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Describe la regla que debe tomarse en cuenta para llevara cabo el primer paso para la elaboración de un archivo geográfico. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Describe con tus propias palabras dicha regla. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿En que consiste el segundo paso para la elaboración de un archivo geográfico? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Elabora un una secuencia de clasificatoria utilizando a tu estado y a varios municipios que conozcas. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación 1. Esta se realiza tomando en cuenta un orden geográfico comenzando con: Continente, Nación, Estado, Ciudad, Pueblo, Distrito, Zona, Colonia, Manzana, Calles Según la información que se requiera o se necesite. 2. Tomar como base alguna de las unidades anteriores, y de ella deriva las de orden inmediatamente inferior. 3. Seguir un orden establecido de mayor jerarquía a la menor un ejemplo es el de País y enseguida Estado. 4. Consiste en escribir los nombres, datos, direcciones, números, entre otros, previamente clasificados, en tarjetas, libros, hojas, expedientes, libretas, cajas, siguiendo el orden de la Geografía. Y así consultarlo fácil y rápidamente.

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5. México Estado de México Cuautitlan Izcalli Lomas del bosque Manzana 25 Lote 12

Sesión 20. El archivo electrónico Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es un archivo electrónico así cómo sus características y uso dentro de la oficina. En esta sesión analizaremos qué es el archivo electrónico y para qué nos sirve. Se podrán dar cuenta de su utilidad. Es el conjunto de datos almacenados en un formato determinado. El cual utiliza medios electrónicos de procesamiento; de ahí proviene su nombre. Puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad de memoria USB, etcétera.

Su función es la de almacenar la información que ha trabajado el encargado del archivo electrónico. Los programas informáticos son los que le permiten a la computadora atender a las solicitudes de este, como en el caso del sistema operativo o procesadores de texto, Internet, y paquetería en general etcétera, por mencionar solo algunos. En la actualidad, la informática, la tecnología, y el manejo de los recursos es de vital importancia, es por eso que este tipo de archivos, son una de las mejores alternativas si el problema fundamental es de eficiencia, de tiempo de respuesta, y la necesidad de emplear a mucha gente para el manejo de este archivo. Una computadora promedio, puede almacenar infinidad de archivos de forma virtual, logrando con ello, un flujo muy acelerado y preciso de la información dentro de la organización. Sin mencionar el ahorro de espacio físico que este nos brinda .De esta forma, en la actualidad esta es una de las mas usadas. 91

Ahora que revisamos lo importante que son los archivos electrónicos, resolvamos los siguientes ejercicios: 1.

Busquen en Internet el concepto de unidad de almacenamiento y los tipos de formato en los que se pueden almacenar la información, anótenlo la definición en las líneas de abajo. Coméntalo en clase con tus compañeros

_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2.

Busquen un texto corto en algún otro libro que tengan a la mano, el cual puedan transcribir en el recuadro de abajo, ya que les servirá para la sesión siguiente, en la que aprenderemos a hacer un archivo electrónico.

3.

Forma equipo con un compañero y ambos piensen las posibles aplicaciones de este tipo de archivo dentro de la oficina. Formulen cinco diferentes usos según sus conclusiones e intercámbienlas con otros compañeros. De este modo, podrán saber si asimilaron la información antes revisada.

1. ________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________ 3. ________________________________________________________________ 4. ________________________________________________________________ 5. ________________________________________________________________

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es el archivo electrónico? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Para que nos son útiles los archivos electrónicos? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Escribe tres ejemplos de unidades de almacenamiento para el archivo electrónico __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿Cuál es la función de archivo electrónico? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. De qué forma guarda una computadota los archivos. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación.

1. Es un conjunto de datos almacenados en un formato determinado, el cual utiliza medios electrónicos de procesamiento, de ahí proviene su nombre. 2. Para lograr un flujo muy acelerado y preciso de la información dentro de la oficina. 3. Disco Duro, Disco compacto (CD) y Disquete. 4. Es almacenar la información que ha trabajado el encargado del archivo electrónico y los programas informáticos que le permiten a la computadora atender a las solicitudes del este. 5. Virtualmente y en diferentes formatos según las necesidades del usuario.

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Sesión 21 Elaboración de un archivo electrónico Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos elaborarán un archivo electrónico de acuerdo a los lineamientos establecidos. Hay variadas formas para generar un archivo electrónico. Basta con ejecutar algún programa como un procesador de texto u hojas de cálculo, integrando nuestra información para después guardarla en alguna de las unidades de almacenamiento ya sean externas o en el disco duro de nuestra computadora. Otra manera muy común para generar un archivo electrónico, es la de hacer copias de algún otro, como por ejemplo: un archivo de fotografías, se copia en la memoria de nuestra computadora para que podamos ordenarlas tomando en cuenta nuestras necesidades, las cuales podrían ser: tema, numero secuencial, fecha, etcétera. La clave de todo, es como ya lo hemos mencionado, el formato de dichos archivos. Para dichas actividades requerimos el uso de una computadora pero si no tenemos una a nuestro alcance podemos hacerlo en sus cuadernos. Ejemplo: El Gerente de Autos Semi-nuevos de una Agencia automotriz, elabora un reporte de inventario de cinco unidades que entraron a la empresa el mes pasado. Dicho reporte debe ser enviado antes del medio día a la Dirección General y a la Gerencia de Ventas, mediante correo electrónico. Dicho gerente hace el siguiente: 1.- Ejecuta el programa de procesador de texto, el cual automáticamente le genera la opción de un archivo en blanco. 2.- El gerente redacta el texto que describe el motivo del reporte y se dispone a transcribir en la parte de abajo, los datos de las unidades que tienes en inventario. 3.- Una ves que ha terminado de capturar la información requerida para el reporte. Se despide y ejecuta el comando para guardar el archivo en el disco duro de su equipo de cómputo, para que posteriormente lo envíe a sus destinos pertinentes. Nota en caso que no se cuente con una PC. Sigan los pasos siguientes.

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1.- Realiza el reporte escrito de las cinco unidades que entraron a la empresa. 2.- Conforma un archivo en forma alfabética. 3.- Denota las características de cada unidad. Transcriban el texto que buscaron para la sesión pasada. Utilizando el procesador de texto, y guárdenlo en el disco duro del equipo de computo que hayan utilizado. Hecho esto, en las líneas de abajo describan detalladamente, los pasos que efectuaron para dicho fin: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuáles son las distintas formas de generar un archivo electrónico? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2. ¿Menciona dos de los programas más comunes para la elaboración de un archivo? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3. ¿Qué tipos de unidades de almacenamiento existen? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4. ¿Cuál es la clave para la elaboración de archivos electrónicos? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 5. ¿Escribe según tus palabras, el porqué este tipo de archivo es uno de los más utilizados? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación. 1. Una consiste en ejecutar cualquier programa y la otra es haciendo una copia de otros archivos ya existentes. 2. Procesadores de texto y los que usan hojas de calculo. 3. Existen internas y externas, las cuales están conformadas por los discos duros, discos compactos disquetes y memorias USB. 4. Se puede tomar como el formato del mismo, ya que éste obedecerá a nuestras necesidades, lo que nos permitirá manipular la información de manera más eficaz y sencilla para que obtengamos el mejor resultado. 5. Porqué ha venido a revolucionar el tratamiento de la información, ya que nos permite guardar mucha información en un lugar y tiempo muy pequeños lo que optimiza el nivel operativo de las organizaciones.

Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 1. Usos y Se pueden utilizar cualquiera características de los tipos de siguientes programas de televisión. Consulte la programación. Archivos

de

los

Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

1.1 ¿Que es un archivo?

Catalogo de muebles empresariales. Fotos de archiveros.

1.2 ¿Tipos de archivos?

Codificación según la empresa. Alfabético Numérico Geográfico Por asunto Electrónico Explorador de una PC.

1.3 ¿Lugares donde se ocupan los Distribución física de una oficina. archivos?

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Glosario

Archiveros: Lugar físico donde se conservan los documentos. Clasificador: Ordenar por clases. Conseguir una posición que permita continuar en un torneo deportivo. Expedientes: Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Formato: Tamaño. Flujo: Derrame abundante de un líquido o secreción orgánica. Jerarquía: Orden, gradación: Dignatario, autoridad. Procesamiento: En informática, tratamiento de la información. Secuencial: Relativo a una secuencia. Procesamiento o tratamiento secuencial, en informática, procesamiento en el que cada operación precede a otra y sigue a otra, sin que nunca dos de entre ellas sean simultáneas. Tangible: Que se puede tocar. Sensible, real. Virtual: Posible, que no tiene efecto actual. Que tiene existencia aparente pero no real: imagen, objeto virtual.

Bibliografía César Ramírez Cavaza, Administración para Secretarias Ejecutivas, Editorial Noriega Limusa, primera edición, 1987. José P. Cacho, Prácticas de Oficina. Editorial Ediciones ECA, 26ª edición, 1990. Manual del Conalep “Manejo de Sistemas de Archivo” 2002.

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Secuencia 2 de aprendizaje La imagen e higiene personal para un oficial administrativo Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, los alumnos identificarán que la higiene dentro de la oficina y afuera de ella es un elemento muy importante para nuestro desarrollo.

Temas Secuencia 2. La imagen e higiene personal para un oficial administrativo 2.1 La higiene para nuestra salud 2.2 La higiene dentro de la oficina 2.3 La higiene del oficial administrativo

Contenido Sesión 22 La importancia de la higiene personal dentro de la organización Propósito de la sesión Al finalizar la sesión los alumnos identificarán la higiene personal que comúnmente es necesaria dentro de la oficina. En la sesión hablaremos de un aspecto sumamente importante la higiene personal dentro de la oficina y la cual servirá para la vida diaria. Concepto de higiene: parte de la medicina que trata de las normas de conservación de la salud, estudiando las relaciones del ser humano con su medio ambiente a fin de mejorar las condiciones sanitarias.

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La higiene: Si no es buena en nuestra apariencia ante la sociedad, puede afectar de manera importante en nuestras actividades cotidianas y laborales, es por ello que debemos cuidar de ella sobre todo en nuestra área de trabajo, y el correcto uso de instrumentos, equipo o materiales dentro de la oficina. Esta afecta desde el aspecto mental hasta el material y la manera en que hacemos nuestro trabajo. Y es de suma importancia para que las personas sean aceptadas dentro de un grupo social. Es de suma importancia que cada elemento de un grupo de trabajo tenga el hábito de un buen aseo personal, para que todas las actividades dentro del mismo se hagan de manera agradable y cómoda. La pulcritud tanto en la persona, como en su lugar de trabajo son aspectos importantísimos, para el desempeño en el lugar de trabajo. Una persona bien aseada, vestida, y ordenada en el trabajo, es fácilmente aceptada por los demás y hace que el trato entre todos sea mucho más cordial y eficiente. Por otro lado, cabe mencionar, que actualmente en muchas empresas o en la mayoría de ellas, exigen al trabajador que cumpla con un estricto reglamento el cual nos indicara la forma correcta en la que debamos presentarnos a laborar y comportarnos dentro de ella. Esto con el objetivo de que todos los miembros de la organización, se manejen con los mismos lineamientos de higiene personal y conducta, para que de esta manera, se pueda dar una mejor imagen de la empresa y que su funcionamiento sea el adecuado.

Cuáles serán esos puntos o parámetros que debemos considerar para que nuestra higiene personal, vaya acorde con las expectativas de la empresa en general. Así que en las líneas de abajo, tendrán que escribir, lo que ustedes piensen que deben tomar en cuenta para este fin. Ejemplo: Vestir con ropa formal... _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Lean con atención cada una de las siguientes afirmaciones y contesten con una de las palabras que aparecen en el recuadro de abajo. 1.- Dentro de la oficina, la ___________________ es fundamental para que podamos relacionarnos más fácil con los demás miembros de la organización. 2.- En nuestro puesto de trabajo, es de vital importancia que ________________ de manera correcta, de acuerdo con nuestras funciones. 99

3.- Dentro de la oficina, por lo general estaremos regidos por un___________________el cual nos indicará la forma correcta en que debemos presentarnos al trabajo. 4.- Si dentro de la oficina, cada uno de sus miembros, cumple con los estándares de higiene requeridos para el lugar de trabajo, la __________________ dentro de la misma se llevará a cabo de manera más cordial y amena. 5.- Según nuestras funciones, nuestra ___________________ podría variar de acuerdo con el tipo de actividad que realicemos.

higiene

presentación convivencia

vistamos

reglamento

Enlisten algunos de los aspectos de higiene personal, que crean que son necesarios, dentro de su salón de clases (los necesitaremos para la siguiente sesión) ejemplo:

a)

Cabello corto o bien peinado

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

Nota: Para la siguiente sesión, deberán traer un par de revistas las cuales puedan recortar, tijeras, una hoja de color y lápiz adhesivo.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué puede afectarnos la higiene en nuestro trabajo? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Por qué es importante que cada elemento de un grupo de trabajo tenga el hábito de un buen aseo personal? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Qué importancia tiene la pulcritud en una persona? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ¿La empresa para que pide el cumplimiento del reglamento? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Qué finalidad tiene el reglamento? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Esta afecta desde el aspecto mental hasta el material y la manera en que hacemos nuestro trabajo. 2. Para que todas las actividades dentro del mismo se hagan de manera agradable y cómoda. 3. Es fácilmente aceptada por los demás y hace que el trato entre todos sea mucho más cordial y eficiente. 4. Para indicarnos la forma correcta en que debemos presentarnos a laborar y comportarnos dentro de ella. 5. De que todos los miembros de la organización se manejen con los mismos lineamientos de higiene personal y conducta.

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Sesión 23 Cuidados de higiene dentro de la oficina Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán la importancia de la higiene personal necesaria que comúnmente es utilizada dentro de la oficina. El oficial administrativo, debe seguir algunos cuidados de higiene dentro de su puesto de trabajo, dentro de estos aspectos destacan algunos como: 9 Higiene en Manos: Son una de las partes del cuerpo que están expuestas al contacto con los materiales de trabajo, lo cual las hace estar en constante contaminación. Dentro de las recomendaciones las uñas de ambas manos, en el caso de los varones, siempre deberán estar cortas y redondeadas. En el caso de las damas, el largo de las uñas, sea discreto y de preferencia, que usen esmalte de color. Además debe tener en cuenta lavarse las manos antes de comer y después del ir al baño. 9 Higiene en Cabello: Debe ser un asunto de suma importancia, ya que el buen aspecto de éste, nos habla de la higiene del trabajador. En el caso de los varones, éste debe ser, corto y bien delineado, con buen aspecto, sin resequedad o caspa y de preferencia, nunca debe ser teñido de otro color. En el caso de las damas, existe una gran variedad de de cortes, colores y peinados, aunque se les pide que siempre procuren usar el cabello bien arreglado. 9 Higiene en la vestimenta: es fundamental para la buena imagen de la persona así como de la empresa. Toda su indumentaria debe estar limpia, bien planchada y de preferencia bien combinada, y en todo momento debe tomar en cuenta el cuidado de la misma.

Busquen en las revistas, recortes que nos sirvan para ilustrar los tres puntos que conforman la buena higiene dentro de la oficina. Obtenidos los recortes pertinentes, elaboren en la parte de abajo de cada uno, una descripción de cada uno.

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Acudan a alguna de las oficinas de su institución educativa, y verifiquen de manera muy discreta, si las personas que conforman la administración cumplen con éstos principios. En la hoja de color elaboren un reporte para que sea revisado por su profesor.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. En ¿qué repercute la higiene del oficial administrativo dentro de su entorno laboral? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2. Menciona los tres puntos fundamentales que en oficial administrativo debe seguir para el buen desempeño de sus funciones. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3. Describe el primer punto que debe tomar en cuenta un oficial administrativo para su higiene fundamental. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4. Describe el segundo punto que debe tomar en cuenta un oficial administrativo para su higiene fundamental. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 5. Describe el tercer punto que debe tomar en cuenta un oficial administrativo para su higiene fundamental. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación 1. En su desempeño laboral y hará que la comunicación con los demás se lleve a cabo de forma más adecuada.

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2. La higiene en manos, en cabello y en vestimenta. 3. La higiene en manos del oficial administrativo es de suma importancia ya que es la parte del cuerpo que esta más expuesta al contacto con los materiales de trabajo lo cual las expone a contaminación, uñas cortas para barones y en las damas se recomienda largas y pintadas. 4. El cuidado del cabello nos habla del nivel de higiene de la persona, en caso de los varones debe ser corto y bien delineado sin rastro de resequedad o caspa y nunca debe ser teñido de otro color. En el caso de las damas, este rubro se extiende a una gama muy variada de cortes, colores y peinados que puedes usar dentro de la oficina. 5. La higiene en la vestimenta es fundamental, toda su indumentaria debe estar limpia, bien planchada y de preferencia bien combinada, y en todo momento debe tomar en cuenta el cuidado del mismo.

Sesión 24 La Higiene de la Postura Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán la importancia de la buena postura del cuerpo en la labor del oficial administrativo. Además de la higiene personal, el oficial administrativo, deberá tener cuidado con su postura corporal, ya que ésta describe perfectamente aspectos cómo estado de ánimo, así cómo los buenos modales, el buen comportamiento y el nivel de compromiso de éste ante la empresa. Una persona sentada de forma incorrecta fomenta una mala imagen para la oficina, pues denota en ella, flojera y falta de compromiso, por lo que ahora describiremos algunos puntos importantes que el oficial administrativo debe tomar en cuenta. 9 La forma de sentarse: La manera de sentarse para el oficial administrativo debe ser una cuestión prioritaria ya que es en buena medida, su carta de presentación ante los demás. La manera correcta de sentarse es con la espalda totalmente recta y recargada en el respaldo del sillón o silla según sea el caso. Las manos deberán libres para recibir cualquier objeto o documento y los pies de preferencia juntos. 9 La forma de pararse: La manera correcta en la que el oficial administrativo debe poner atención consiste simplemente en que los dos pies deben estar 104

bien plantados en el suelo, las manos deben de ir sueltas a los costados o haciendo los ademanes pertinentes si se sostiene una conversación. Formen equipo con otro compañero y escenifiquen los puntos que acabamos de ver. De las siguientes imágenes, localicen y marquen con una X la que sea incorrecta, tomando como base la información antes citada.

Nota: Para la siguiente sesión, necesitaremos unas revistas que puedan recortar, tijeras y lápiz adhesivo.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué debe tomar en cuenta la postura el oficial administrativo? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2. ¿Qué es lo que denota una persona mal sentada? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3. Menciona los dos puntos que un oficial administrativo debe tomar en cuenta para mejorar su postura dentro de la oficina. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4. ¿Cuál es el primer punto que debe tomar en cuenta el oficial administrativo para mejorar su postura? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 5. ¿Cuál es el segundo punto que un oficial administrativo debe tomar en cuenta para mejorar su postura? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Por que ésta describe aspectos cómo el estado de ánimo, los buenos modales, el buen comportamiento y el nivel de compromiso de éste ante la empresa. 2. Denota en ella, flojera y falta de compromiso. 3. Forma correcta de sentarse y de pararse. 4. La manera de sentarse debe ser una cuestión prioritaria ya que es en buena medida, su carta de presentación ante los demás. 5. La manera correcta es que los dos pies deben estar bien plantados en el suelo, las manos deben de ir sueltas a los costados o haciendo los ademanes pertinentes si se sostiene una conversación.

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Sesión 25. La imagen e higiene del oficial administrativo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán la imagen e higiene comúnmente requerida para la buena presentación del oficial administrativo. En lecciones anteriores, hemos hablado de los aspectos más importantes a cerca de su higiene personal y la postura que todo oficial administrativo debe seguir para su funcionamiento dentro de la oficina. Ahora efectuemos un balance de toda esa información. Todo oficial administrativo tiene el deber de cuidar aspectos de higiene en su persona. Tales como el de tener en perfecto estado su atuendo, que este siempre limpio, planchado y combinado, que su corte de cabello y peinado sean los adecuados para el lugar de trabajo en el que esta y por ultimo que sus manos siempre estén limpias y sus uñas recortadas en el caso de los hombres. Estos aspectos benefician directamente a la interacción que el oficial tiene con sus compañeros, pues la convivencia entre ellos siempre será necesaria. Con esto debe entenderse que todos estos puntos, forman parte del perfil que el oficial administrativo debe tener. Usando recortes sacados de tus revistas, elaboren un prospecto de imagen que debe tener el oficial administrativo. Reúnanse en parejas y redacten alguna situación en la que involucren la imagen siguiente, y luego piensen cómo sería si las personas de la foto no tuvieran la presentación que tienen.

Caso 1. _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ ___________________________________

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Caso 2. ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________

La imagen del oficial administrativo, nos puede decir muchas cosas, no sólo de la persona, si no de la organización en general, pues existe una gran diferencia entre un oficial bien presentado y uno que cuya vestimenta, cabello o manos no son los convenientes. Responde a la siguiente pregunta y usando los recortes de las revistas, ilustra lo que se te pide.

¿Se han preguntado cómo les gustaría que fuera su presentación como oficial administrativo? Si no lo han hecho, es momento para que lo hagan. Ilustren su idea con sus recortes en el ovalo de abajo.

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¿Cómo me gustaría ser en cuestión e imagen e higiene?

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuáles son los puntos en cuanto a higiene se refiere que el oficial debe tener en cuenta para su presentación? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2. ¿Cómo benefician dichos aspectos al desempeño del oficial administrativo? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3. ¿Qué nos dice la imagen del oficial administrativo? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4. Define con tus propias palabras las diferencias que provoca dentro de su ámbito laboral, un oficial administrativo bien presentable y otro que no. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 5. Escribe tu propio concepto de la que debería ser la presentación del oficial administrativo. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Perfecto estado su atuendo, bien limpio, planchado y bien combinado, corte de cabello y peinado sean los adecuados y que sus manos siempre estén limpias y uñas recortadas.. 2. Benefician directamente a la interacción con sus compañeros, pues la convivencia entre ellos siempre será necesaria. 3. nos dice bastante tanto de la organización como de la persona en general, pues existe una gran diferencia entre una persona bien alineada y otra que no. 4. Logra con mayor facilidad, relacionarse y entablar una mejor comunicación con los demás miembros de la oficina, lo que ocasiona un mejor funcionamiento de la misma; mientras que con un oficial que le pone poco interés a su presentación, da un mal aspecto y esto ocasiona que la comunicación con los demás no sea fluida. 5. Debe ser un conjunto de aspectos, tanto de higiene, como de buenas maneras de comportarse. Pues no sólo se nos cataloga por la manera de vestir, sino también por como nos comportamos.

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Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 2. La imagen e Se pueden utilizar cualquiera higiene personal para un oficial siguientes programas de televisión. Consulte la programación. administrativo

de

los

Telesecundaria. Serie Educación tecnológica. 2.1 La higiene salud.

para

2.2 La higiene oficina

dentro

2.3 La higiene administrativo

del

nuestra Reglamento federal de higiene.

de

la Documentos de higiene personal.

oficial "Manual de Etiqueta social"

Glosario Ademanes: Gesto, movimiento de alguna parte del cuerpo. Manifestación del estado de ánimo. Atuendo: Vestido, atavío. Denota: Indicar, revelar: lenguaje que denota cultura. Significar. Esmalte: Barniz vítreo que por medio de la fusión se adhiere a la porcelana, loza, metales, entre otros. Gama: Serie, sucesión de cosas. Escala, gradación

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Hábito: Costumbre. Higiene: Parte de la medicina que trata las normas de la conservación de la salud, estudiando las relaciones del ser humano con el medio ambiente a fin de mejorar las condiciones sanitarias. Indumentaria: Relativo al vestido. Interacción: Influencia recíproca: Parámetro: Variable que puede tomar un valor diferente cada ves que se ejecuta una subrutina en la que se utiliza tal variable. Postura: Posición, actitud, disposición de una persona, animal o cosa. Prioritaria: Preferencia, primacía, que tiene prioridad Pulcritud: Esmero en el aseo. Cuidado y delicadeza. Repercutir: Trascender, causar efecto una cosa en otra. Rubro: Sección de un comercio.

Bibliografía Flores de Gortari, Sergio y otros, Hacia una Comunicación Administrativa Integral, México, Editorial Trillas, 1996. Homs Quiroga, Ricardo, La Comunicación en la Empresa, México, Editorial Iberoamericana, 1990. Manual del Conalep “Comunicación Empresarial” 2000.

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Bloque 3 El Oficial administrativo, su actitud de trabajo dentro de la oficina

Secuencia 1 de aprendizaje Actitudes a demostrar de un administrativo, dentro de la oficina.

oficial

Propósito Al finalizar la secuencia, los alumnos identificarán los valores más importantes que se deben poner en práctica, dentro de una oficina.

Temas 1.1 Los valores un legado para toda la vida. 1.2 Valores esenciales para el trabajo en la oficina. 1.3 El oficial administrativo y los valores en el trabajo.

Contenido Sesión 27. Desempeño de valores del oficial administrativo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán las actitudes y valores necesarios para el desempeño del oficial administrativo. En la oficina el oficial administrativo debe exponer pleno conocimiento de las actitudes y valores, que llevará a cabo para poder tener un trabajo ejemplar dentro del recinto de trabajo.

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Hay una gran variedad de valores que poseen las personas. Se define como valor a las cuestiones que lleva al hombre a defender sus ideales y su convivencia entre los demás; para el oficial administrativo debe ser su propia actitud y su forma de comportamiento con el resto de los integrantes de la oficina. Dentro de la siguiente imagen se muestra a un oficial administrativo, identifica qué valores puede tener y cómo los utiliza dentro de la oficina. Oficial administrativo

Valores dentro de una oficina

Particularidades de los valores del ser humano. -

-

-

-

-

Emancipados: son aquellas particularidades de los valores que al ser humano lo hacen diferente a los demás, estos no están sujetos a cambios encaminados a su entorno social, solo el paso del tiempo puede ser factor de cambio sobre ellos, algunos ejemplos son la belleza, el amor a la caridad entre otros. Absolutos: esta particularidad del valor del ser humano son parte característica del individuo y de su comportamiento, no están sujetos a su entorno social, a un momento en el tiempo o al medio ambiente, un ejemplo claro es la bondad de cualquier persona hacia las demás. Perdurables: esta particularidad del valor es finita, es decir no tiene final, esta misma tiene un gran peso para cualquier persona pues es la que hace la convivencia aun mas placentera ejemplos de ellos son: la nobleza, la franqueza, la bondad, etcétera Imparciales: esta particularidad es obligatoria todo ser humano la posee, su importancia no es muy relevante por el hecho de que siempre esta presente, por ejemplo la supervivencia y la convivencia. Personales: este tipo de particularidad solo le pertenece a un ser humano y es el portador de la misma, un ejemplo claro es el amor así mismo.

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De acuerdo con lo analizado en el párrafo anterior, para un oficial administrativo cuáles serían las particularidades de los valores a representar en su persona y en la oficina.

Emancipados

Absolutos

Perdurables

Imparciales

Personales

Algunos valores relevantes para el oficial administrativo son: 9 9 9 9 9 9

El respeto La tolerancia La honestidad La humildad La lealtad La responsabilidad

Analiza en parejas los valores relevantes para el oficial administrativo y completa el siguiente cuadro. Valores del oficial administrativo

¿Cómo interactúa el oficial administrativo con ellos dentro de la oficina?

El respeto La tolerancia

La honestidad

La lealtad

La responsabilidad

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué entiendes por el término valor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Describe la particularidad de emancipado que tiene un valor. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué entiendes por particularidad perdurable? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué entiendes por particularidad personal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona cuáles son los valores más representativos, de un oficial administrativo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Son todos aquellos principios que rigen la conducta de una persona, y llevan al hombre a defender lo que piensa y cree. 2. No están sujetos a cambios, solo el paso de tiempo es factor de cambio como la belleza y el amor a la caridad. 3. Se puede entender como la cualidad de ser inagotable; un ejemplo claro es la nobleza. 4. Esta cualidad se da en el valor cuando éste solo le importa a una persona; no tiene relevancia para el medio ni para los demás individuos. 5. El respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, la responsabilidad.

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Sesión 28. La honestidad Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica la honestidad y los hábitos, que se requieren para ser un oficial administrativo. Para el oficial administrativo un valor muy importante es la honestidad. Se trata de una cualidad del ser humano y consiste en comportarse y expresarse con coherencia y sinceridad; también puede entenderse como el respeto a la verdad, a los hechos y al mundo. Es esencial para el trabajo diario; esto significa que no hay argumentos ni diferencias entre lo que se piensa, lo que se dice y lo que se hace. El propósito fundamental es ganar la confianza de los demás e inspirar seguridad en ellos. Dentro de una oficina, el oficial administrativo debe ser honesto en el trabajo que realiza, es una acción primordial, ya que con ello logrará el equilibrio entre lo que piensa, lo que dice y lo que hace; siempre será una persona de confianza para sus jefes y compañeros. Tomando en cuenta el párrafo anterior podemos citar un ejemplo: El encargado de limpieza encuentra una cartera en el escritorio de algún empleado; la recoge, la guarda y al día siguiente se la entrega a su dueño, sin haberle extraído nada... podemos decir que fue honesto. Comenten con sus compañeros la clase de acciones que pueda representar el oficial administrativo dentro de su área laboral, mostrando su honestidad. 1. ____________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________________ 4. ____________________________________________________________________ 5. ____________________________________________________________________

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Ejemplo: El jefe de personal le pide a su secretaria un reporte para el día siguiente; que incluya a los empleados con más de diez años de antigüedad; la secretaria responde: estará listo a primera hora; durante el día realiza otras actividades y olvida el reporte, al llegar a casa menciona “lo haré mañana temprano”; al siguiente día, el jefe pide el reporte a su secretaria la cual le responde que aún no está listo y empieza a narrar el porqué de dicho retraso. Conclusión: la secretaria no fue honesta con ella misma, ni con su trabajo, menos aun con su jefe, al cual prometió tener el reporte a primera hora del día. Si un oficial administrativo diariamente hace promesas de terminar a tiempo sus labores y no lo hace, cae en falsedad, y se entenderá que no es honesto. Como en el ejemplo anterior. Contéstate la siguiente pregunta. ¿Qué tan honesto soy? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Dentro de la oficina es lo mismo; hay que tener el valor de la honestidad para afrontar nuestros trabajos diarios, así como aceptar nuestros errores. Realicen una dinámica grupal; formen un círculo y tomando en cuenta sus propias experiencias dentro de su salón de clases, mencionen si son o no honestos con ustedes, con los demás y con su trabajo, así como propuestas para desarrollar plenamente este valor. Las particularidades del oficial administrativo para tener honestidad dentro de la oficina. • • •

• •

Tener un comportamiento admirable y estable dentro del lugar de trabajo, poseer el criterio suficiente para diferenciar lo que esta bien y lo que no. Hacer uso adecuado de los recursos de la oficina, (no gastar más de lo que se tiene). Nunca abusar del tiempo, talento o conocimiento de nuestros compañeros de trabajo, sino todo lo contrario sacarle el máximo provecho a las cualidades de las personas que nos rodean. Cuidar y hacer buen uso de los recursos que por nuestro buen comportamiento se nos han confiado. Comprometerse dentro de la oficina con el desarrollo de nuestro equipo de trabajo, así como cada día dar más de nosotros mismos para obtener progreso personal.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste la honestidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Dónde se debe aplicar? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué representa este valor para un trabajador? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Puede ayudar al mejor desempeño del oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Por qué debe existir dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. La honestidad es lograr en una persona, un balance perfecto entre lo que piensa, dice y hace. 2. En todas las actividades que realizamos y en nuestras relaciones interpersonales, ya sea en nuestro hogar o en nuestro lugar de trabajo. 3. Representa confianza para los demás, así como seguridad hacia su persona. 4. Por supuesto que sí, ya que es una herramienta muy poderosa que bien usada, puede marcar el rumbo de la carrera del oficial administrativo. 5. La honestidad es un elemento esencial debido a que en ella recae la confianza hacia los demás y en uno mismo; para afrontar el trabajo diario así como errores.

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Sesión 29. La responsabilidad Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de responsabilidad, en la tarea del oficial administrativo. Dentro de las funciones de una oficina, la responsabilidad es un complemento importante, debido a que sin ella, las actividades a realizar pueden o no salir en tiempo y forma. Consiste en hacer las cosas con un amplio compromiso de cumplir con lo que se nos pide; es realizar todo aquello que se nos confío o confiará y realizarlo de forma consciente, mostrando lo mejor de nosotros en cada actividad que se nos encomiende. Para el oficial administrativo es tener siempre en cuenta sus tareas y no descuidarlas por otras actividades que no son de carácter laboral; todo lo encomendado debe realizarse con integridad, oportunidad y énfasis. Contéstate la siguiente pregunta. Dentro de mis actividades diarias ¿Qué tan responsable soy? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Dentro de una oficina, este valor también tiene su contraparte y, aunque pareciera que las acciones a realizar se harán en tiempo y forma, la “irresponsabilidad” es el medio por el cual los trabajadores no cumplen con dichas tareas. Comenta en grupo cuáles serían para ti actos de irresponsabilidad, cuando se trata de trabajar o realizar actividades en equipo. 1.

4.

7.

2.

5.

8.

3.

6.

9.

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La responsabilidad no nada más se da en el trabajo, sino que también existe en el ámbito moral e incluso legal, pues siempre se debe cumplir con lo que se promete. Para el oficial administrativo la responsabilidad es tener confianza, seguridad y templanza en si mismo, es cumplir con las actividades diarias en tiempo y forma, además de ayudar a sus compañeros, esto genera en su jefe inmediato un síntoma de confianza. La responsabilidad muchas veces pareciera un estorbo (nadie la quiere ni nadie la necesita) ya que generalmente no hacer lo que se nos ha confiado genera problemas. Ejemplos de responsabilidad legal. • Pagar a tiempo las cuentas. • Cumplir con los acuerdos de un contrato. Ejemplos de responsabilidad moral. • Apadrinamiento de un menor. • Cuidado de los hermanos menores. Contesta la siguiente pregunta. ¿Por qué la responsabilidad debe ser un valor para el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Quien actúa con responsabilidad puede coexistir con el medio que le rodea, ya sea social o laboral. Realiza la siguiente actividad; marca con una “X” lo que consideres; recuerda que la responsabilidad va ligada al valor de honestidad. Eres responsable o irresponsable para.

Sí

No

Hacer la tarea. Cumplir con tus obligaciones dentro de casa. Entregar a tiempo tus trabajos de la escuela. Llegar a tiempo a clases. Levantarte diariamente a la hora convenida para realizar tus actividades. Al término del recreo llegar a tiempo a tus clases.

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Al finalizar, comenta la actividad con tus compañeros de grupo. ¿Qué puede hacer el oficial administrativo para ser más responsable? • • • • •

Entender todo lo que habrá de realizarse. Lo que no realicemos, tendrá secuelas. Decidir por nosotros mismos. Que nuestros actos correspondan a lo que prometimos. Enseñar a quienes nos rodean para ser responsables.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué dentro de la oficina, la responsabilidad es importante? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿En qué consiste este valor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿En qué afecta un acto de irresponsabilidad dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Da un ejemplo de acción responsable del oficial administrativo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona en qué ámbitos se muestra o existe la responsabilidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es de suma importancia, ya que sin ella las actividades pueden o no realizarse, hacerlas a tiempo o extemporáneamente. 2. Es el valor que permite realizar las cosas con compromiso; cumplir con todo lo que se nos solicita; realizar las funciones o tareas a tiempo y bien hechas.

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3. Afecta a todas las actividades de que se realizan en una oficina, debido a que los trabajadores, al ser irresponsables, no cumplirán con sus tareas. 4. Cumplir con los acuerdos de un contrato. 5. Puede existir en el área laboral, en forma moral e incluso en forma legal.

Sesión 30. La puntualidad Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de puntualidad, como tarea del oficial administrativo. ¿Qué es la puntualidad? Es la acción de estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones, una cita de trabajo, una reunión de amigos, un compromiso de la oficina, un trabajo pendiente por entregar o cumplir de principio a fin con nuestro horario de labores. Cuántas veces hemos escuchado: mañana hay examen a las 8 a.m.; sean puntuales. El horario de entrada a la oficina es a las 9:00 a.m. ¡hay que llegar a tiempo para que no te descuenten el día de trabajo! Para el oficial administrativo es vital la puntualidad ya que es síntoma de personalidad, carácter, orden y eficacia; cuando somos puntuales se pueden realizar más tareas y en algunas ocasiones, se tiene mejor desempeño laboral. Podemos decir que la puntualidad nace del interés por realizar una cosa o alguna actividad. La puntualidad es un valor de suma importancia cuando se trata de trabajar en una oficina; pero también podemos ubicar a su contraparte la “falta de puntualidad”; esta actitud demerita muchas veces al trabajo de un oficial administrativo, pues a pesar de que éste realice con excelencia su trabajo, el no ser puntual opaca su labor. Contesta la siguiente pregunta. ¿Qué tan importante resulta la puntualidad para el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Ejemplos de requerimiento de puntualidad.

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• •

Cuando se tiene una entrevista para solicitar empleo se debe llagar a tiempo. Cuando se tiene una reunión para cerrar un negocio se debe ser puntual.

Una acción importante de este valor, es poner empeño en la tarea que estamos realizando, manteniendo nuestro esmero para no equivocarnos y aprovechar mejor el tiempo. Contesten las siguientes preguntas. Para llegar siempre temprano a la escuela ¿qué hago? R: ____________________________________________________________________ Cuando tengo una cita de empleo antes que otra cosa suceda ¿qué realizo? R: ____________________________________________________________________ Mañana tengo una cita a las 5 p.m. ¿qué realizo para estar a tiempo? R: ____________________________________________________________________ Comenten en grupo la importancia de la puntualidad, en el puesto del oficial administrativo. Si en tu vida cotidiana sueles ser puntual, menciona algunos ejemplos de ello. 1.- ___________________________________________________________________ 2.- ___________________________________________________________________ 3.- ___________________________________________________________________ Algunos ejemplos en donde debes ser puntual: • • •

Acudir regularmente a la escuela, trabajo u otra actividad que genere riqueza ya sea económica o intelectual. Cuando se trate de algún evento, laboral o personal es importante llegar a tiempo pues eso dice muchas cosas buenas de nosotros. Cuando se trate de una cita medica ya que el tiempo de los demás es igual de importante que el de nosotros.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste el valor de puntualidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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2. Para el oficial administrativo, qué representa el ser puntual. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es la impuntualidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona algunos ejemplos en que es necesaria la puntualidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué debemos hacer, para lograr ser puntuales? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones, cualesquiera que éstas sean. 2. Es un síntoma de personalidad, carácter, orden y eficacia. 3. La impuntualidad es un reflejo de la inmadurez; además es la inconsistencia de llegar a tiempo a nuestros compromisos. 4. Cuando se acude a una cita, al médico o a un evento laboral o personal. 5. Sincronizar todas nuestras actividades; hacer un cronograma de trabajo; también llevar una agenda de trabajo.

Sesión 31. La humildad Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de humildad, necesario en la tarea del oficial administrativo. La humildad es un valor de suma importancia cuando se trabaja en una oficina, ya que mientras más se muestre nuestro lado humano, mayor será nuestro desarrollo y entendimiento con los demás trabajadores de la oficina. Humildad: concede a los seres humanos ecuanimidad y confianza para reconocer a los demás como personas valiosas. 125

Para el oficial administrativo, la humildad debe ser siempre su mejor carta de presentación; siendo humilde, conseguirá que los demás le acepten y por lo tanto, logrará crecer de la mejor manera, dentro de la organización. Además este valor eleva la autoestima y realza las múltiples relaciones que se tengan a lo largo de la vida, invitando a los compañeros de trabajo a tomarse un tiempo para ellos mismos y a mirar la vida desde una perspectiva diferente; de esta manera, se puede alcanzar la meta fijada por la organización. Cuando un oficial administrativo tiene el sentido de la humildad se da cuenta que los demás son piezas importantes para el desarrollo de la oficina, pues juegan papeles y roles trascendentes en cualquier función que desempeñen; así mismo podrá reconocer cuando los demás hacen bien su trabajo. Ejemplo: El jefe de mantenimiento logró reducir los costos de la remodelación del taller. En la fiesta de fin de año, el Gerente general, le llama y le hace un reconocimiento frente a todo el personal de la empresa; a lo cual él responde que dicho logro no es sólo de él, sino de todo el personal en general, que lo apoyó y aportó ideas para que se pudiera realizar dicha reducción de costos. Pregunten a cinco de sus compañeros sobre acciones realizadas que se puedan definir como humildad. 1. ____________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________________ 4. ____________________________________________________________________ 5. ____________________________________________________________________ El oficial administrativo, la humildad y la oficina. •

• •

•

El oficial administrativo debe tener la cualidad de adaptación, cada oficina, cada lugar de trabajo, cada empresa tiene diferentes formas de operar además el factor humano es relevante, mientras mejor sea la adaptación mejor será su desempeño. Hacer de su área laboral un lugar cómodo, adecuado, especial y propio para que el oficial administrativo se desenvuelva de forma excelente dentro de su trabajo. La forma de hablar, expresarse y comunicarse con los demás es de forma clara, adecuada y concreta además, sus modales son adecuados al expresarse con compañeros. Fomenta la confianza y tranquilidad de el y del equipo de trabajo.

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Contesta la siguiente pregunta. ¿Cómo refleja el oficial administrativo su humildad dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Realiza en equipo un mapa mental acerca del valor de la humildad dentro de la oficina; término coméntalo con tus compañeros.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste el valor de la humildad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué debe ser este valor para el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Por qué es importante dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cómo debe tomar el oficial administrativo este valor dentro de su lugar de trabajo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona dos características del oficial administrativo y la humildad dentro de la oficina. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Concede a los seres humanos la ecuanimidad y confianza para reconocer a los demás como personas valiosas. 2. Debe ser siempre su mejor carta de presentación, ya que siendo humilde podrá ser aceptado de mejor manera.

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3. Mientras se muestre nuestro lado humano, mayor será nuestro desarrollo. 4. Denota que los demás son importantes dentro del área de trabajo, ya que juegan un papel importante dentro de cada función que desempeñen. 5. Hacer de su área laboral un lugar cómodo, adecuado, especial y propio para que el oficial administrativo se desenvuelva de forma excelente dentro de su trabajo y la forma de hablar, expresarse y comunicarse con los demás es de forma clara, adecuada y concreta además, sus modales son adecuados expresándolos hacia sus compañeros.

Sesión 32. La tolerancia Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de tolerancia, necesario en la tarea del oficial administrativo. La Tolerancia: Es la capacidad que tiene una persona para aceptar que entre las sociedades y entre los individuos, existen múltiples diferencias y que debe de aprender a convivir pese a los problemas. Describan brevemente qué entienden sobre este valor. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Dentro del entorno laboral, el oficial administrativo debe convivir con los demás, es decir, coexistir: La coexistencia: Cuando se reconoce la individualidad y la diversidad de formas y pensamientos, acciones o funciones, así pues se puede convivir o coexistir entre los individuos de una sociedad. Brinda la oportunidad de descubrir y eliminar estereotipos y estigmas incorporados a individuos que se les considera diferentes debido al lugar de nacimiento, religión, raza o cultura. Para el oficial administrativo la tolerancia es darle buena cara a las inclemencias de su trabajo y hacerlo confortable para el y para quienes lo rodean Rasgos que debe presentar un oficial administrativo cuando es tolerante. • •

Respeta a cada una de las personas con las que convive, independientemente de cómo estas se comporten. Atrae a diferentes personas con el entendimiento y usando un criterio amplio. 128

• •

Acepta a los individuos que lo rodean. Fomenta las relaciones con otros individuos.

Comenten cos sus compañeros de grupo, algunos ejemplos de acciones de tolerancia. 1. ________________________________________ 2. ________________________________________ 3. ________________________________________ 4. ________________________________________ 5. ________________________________________

Realiza una lluvia de ideas acerca del término, como podrías usarlo dentro de tu salón de clase y en qué ayuda en nuestra vida cotidiana. Al término de esta actividad, comentarlo con tus compañeros de clase y obtengan conclusiones.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste la tolerancia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué entiendes por coexistencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona los rasgos del oficial administrativo para ser tolerante. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es la tolerancia para el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Cuando existe carencia de tolerancia ¿qué pasa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación. 1. El valor de la tolerancia es la virtud de entender y aceptar que entre los seres humanos, existen diferencias que nos hacen únicos, lo cual nos hace coexistir. 2. Cuando las personas logran vivir en paz, entendiendo y aceptando que siempre existirán diferencias entre ellos, pero no por eso no sean dignos de aceptación. 3. Respeta a cada una de las personas con las que convive, independientemente de cómo estas se comporten. - Atrae a diferentes personas con el entendimiento y usando un criterio amplio. - Acepta a los individuos que le rodean. - Fomenta las relaciones con otros individuos. 4. La tolerancia para el oficial administrativo debe ser la herramienta que le permita conducirse de la manera correcta en cualquier momento o situación que se le presente en su lugar de trabajo, logrando con esto, hacer más agradable su estancia en dicho lugar. 5. Cuando existe carencia de tolerancia los individuos no pueden vivir en sociedad.

Sesión 33. La perseverancia Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de perseverancia, que requiere la tarea del oficial administrativo. La perseverancia: consiste en alcanzar lo propuesto y buscar soluciones a las dificultades que puedan surgir. Dentro de una organización cada oficina tiene diferentes tareas, por ejemplo, la oficina de contabilidad lleva todos los registros contables de la empresa; la oficina de recursos humanos lleva lo relevante a las contrataciones de los empleados; la perseverancia aplicada a las funciones de cada departamento es primordial debido a que las actividades son complejas y en algún momento pueden fallar, entonces este valor ayuda a que los objetivos sean alcanzados correctamente. Es indispensable este valor para las tareas cotidianas del oficial administrativo porque en el recaen varias tareas importantes para alcanzar objetivos y tiene que realizar sus funciones con perseverancia, pues si no lo hace la vida laboral será complicada.

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Las características de la perseverancia dentro de la oficina son: • • •

El esfuerzo continuo y colectivo de las personas que integran la oficina. Es requerida para la obtención de resultados concretos. Se obtiene la fortaleza, dentro de la empresa.

Las herramientas de la perseverancia, aplicadas al trabajo de oficina. • • • •

Las habilidades: es la facilidad que tenemos para realizar los trabajos encomendados. Las posibilidades: son todos los medios utilizados para la obtención de un objetivo. Los conocimientos: son cualidades intelectuales que se requieren para realizar cualquier actividad. Pensar cómo aplicarlas: es la puesta en práctica de los conocimientos que a través de los años se han adquirido.

Escribe un concepto propio de perseverancia. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ La perseverancia analiza qué objetivos de la oficina pueden o no alcanzarse inmediatamente, pero se podrán alcanzar haciendo varios intentos considerando que la integración de este valor dentro de nuestras actividades diarias, brinda estabilidad, confianza. Dentro de un caso real, una empresa tiene como objetivo incrementar sus ventas en un 10% y tiene dentro de sus valores institucionales la perseverancia; diseñen una estrategia para elevar las ventas de la misma. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Algunas frases de este valor que pueden ayudar al trabajo dentro de la oficina: • • •

“El que persevera alcanza” “La fuerza de voluntad se adquiere por repetición de actos que requieren esfuerzo” “La perseverancia desarrolla todas nuestras virtudes ”

Leyes de la perseverancia dentro de la oficina.

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1. La perseverancia comienza con un conocimiento real del trabajo, así como sus actividades y problemas. 2. No hay calidad del trabajo, sin esfuerzo. 3. Dentro de un área laboral es una señal de seguridad. 4. No debemos confundir la perseverancia, con la rutina del trabajo. 5. EL principal problema es que no somos constantes en nuestras acciones. 6. Se debe superar cualquier obstáculo, perseverando en nuestro trabajo. 7. Se deben establecer metas reales y alcanzarlas. Escriban sus objetivos personales a corto y a mediano plazo. Ahora ¿cuántos de ellos han logrado alcanzar?

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué entiendes por perseverancia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona en qué consiste. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cómo utiliza este valor el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué son las herramientas de la perseverancia aplicadas al trabajo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son sus leyes en el trabajo de oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación.

1. Es el logro de los objetivos ya sea a corto, mediano o largo plazo, siempre con paso firme, así como buscar soluciones a las dificultades que puedan surgir.

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2. Es realizar todas las actividades y funciones que ayuden a alcanzar los objetivos trazados por la gerencia o el jefe del departamento. 3. Es poner en práctica sus conocimientos diariamente, para el alcance de metas trazadas con anterioridad. 4. Son modelos a seguir para alcanzar metas, éstas aplicadas al trabajo cotidiano, nos ayuda a conseguir objetivos. 5. Son lineamientos que se requieren poner en práctica para realizar el trabajo y alcanzar metas y objetivos.

Sesión 34. La cooperación Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de cooperación que requiere la tarea del oficial administrativo. Definición de cooperación: es la conjunción de dos personas o más para el logro de un objetivo en común. Dentro de la oficina se realizan infinidad de tareas, funciones, actividades algunas de ellas requieren el trabajo de una sola persona; pero cuando esta se transforma en un proceso delicado se necesita el trabajo de varias personas. A esa actividad la entenderemos por trabajo en equipo o un sinónimo “cooperación”. Para el oficial administrativo, la cooperación es una actividad de suma importancia debido a la delicadeza de muchas actividades; en ellas se requerirá trabajo en conjunto o colectivo, lo cual no implica que las actividades que se tengan que realizar siempre en equipo, ya que sus actividades por separado, también ayudan al alcance de objetivos. Dentro de una oficina el oficial administrativo pone en práctica el valor de la cooperación; describe cada una de las siguientes funciones y cómo pone en práctica dicha acción. ¿Cómo colabora un oficial administrativo en la realización de un evento laboral? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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¿En qué otro tipo de funciones se necesita su cooperación? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Dentro del desarrollo de una junta de trabajo ¿en qué puede cooperar el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ El objetivo de la cooperación dentro de la oficina. Es un beneficio mutuo entre los individuos que trabajan dentro de “la oficina” basada en el respeto. El encargado que logra que su equipo de trabajo, grupo o colaboradores cooperen aplicando el método adecuado, tendrá éxito y un apropiado desarrollo en el proyecto, así mismo las relaciones humanas serán excelentes entre ellos. La cooperación es responsabilidad de todos. Cooperar dentro de una oficina es responsabilidad de todos, aunque facilitar los procesos requiere valentía de los participantes para poder entender la importancia interna de ayudar a los demás. Realicen la siguiente actividad; describan cómo la cooperación beneficia a la sociedad en:

La electrificación de tu colonia. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

La cosecha anual del campo, dentro de una zona azucarera. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

El trabajo de un equipo, para la obtención de una presidencia municipal. 134

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

El acomodo de libros, dentro de la biblioteca de la escuela. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define el término cooperación. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cómo ayuda en la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Para el oficial administrativo ¿qué tan importante es? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona dentro de la escuela, dos ejemplos de labores que requieran de cooperación. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué tan importante es para ti, hacer uso de este valor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la reunión de nuestro esfuerzo con el de los demás, para alcanzar los objetivos y metas trazadas.

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2. Ayuda a realizar el trabajo colectivo, y conseguir los objetivos, bien sea en equipo en forma individual haciendo una mezcla de ellos. 3. Es de suma importancia porque al realizar el trabajo dentro de un núcleo laboral, se requiere trabajo en equipo para alcanzar las metas. 4. Cuando se hace la captura de calificaciones, en la realización de experimentos en la clase de química. 5. Es muy importante debido a que, dentro de la vida cotidiana, cooperar con los demás es un síntoma de mejora personal. Sesión 35. La sencillez Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cómo la sencillez ayuda para un mejor desempeño dentro de la empresa. Definición de sencillez: es el valor moral que induce a una persona a carecer de lujos o adornos en el hablar, en las actitudes y en la labor para incluirse dentro de una sociedad. En una oficina, los trabajos realizados, deben carecer de lujos u ostentar belleza; lo que busca cada empresa es que las funciones sean cumplidas de manera rápida, práctica y con sencillez. Define propiamente la palabra sencillez. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Para el oficial administrativo, la sencillez puede ser un arma muy importante debido a que no debe adornar el trabajo que hace, sino que éste debe ser concreto, con eficiencia y eficacia. Menciona cinco ejemplos de la sencillez dentro de tu salón de clase. 1. ___________________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________________ 3. ___________________________________________________________________

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4. ___________________________________________________________________ 5. ___________________________________________________________________

Realicen una lluvia de ideas acerca de ¿Cómo la sencillez ayudaría al oficial administrativo, dentro del sus actividades cotidianas? En la oficina, la sencillez es algo más que ofrecer el mejor trabajo, es dar lo mejor de sí y más cada día, al poner empeño. Esto se logra considerando los siguientes puntos: • • •

Paciencia: en la consecución de metas. Amistad: con todos y cada uno del los individuos. Apoyo: trabajo en equipo.

La ética de la sencillez es la precursora del desarrollo, dentro de la organización. • • •

Enseña a no malgastar los recursos con los que cuenta la oficina. Replantea los objetivos de una organización. Cuestiona si se nos induce a comprar productos innecesarios.

Efectos contrarios de la sencillez dentro de una organización. • •

Nunca se estimulará por cosas innecesarias pues llevan a un conflicto entre los integrantes de un grupo en el que se mezclan la avaricia, el miedo, la presión. Cuando se satisfacen las necesidades de la organización, el ser extremo y los excesos conducen al derroche y el desperdicio de los recursos.

Realicen un mapa conceptual acerca del valor de la sencillez dentro de la oficina, compárenlo con sus compañeros de grupo y lleguen a conclusiones.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define el término sencillez. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿De qué sirve la sencillez dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Para el oficial administrativo ¿Qué importancia tiene la sencillez en su vida cotidiana?

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______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Para que sirve la paciencia dentro de la sencillez? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué efectos contrarios acarrea la sencillez dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es el valor moral que implica que una persona carezca de lujos o adornos, para ser notado y aceptado por un círculo social. 2. Para realizar trabajos de calidad sin necesidad de ser ostentosos en ningún aspecto de su personalidad. 3. La sencillez puede ser un arma muy importante debido a que no debe adornar el trabajo que hace sino que debe ser concreto con eficiencia y eficacia. 4. Sirve para conseguir metas de cualquier actividad dentro de la oficina. 5. Efectos negativos que entorpecen el desarrollo y el alcance de las metas trazadas dentro de un departamento.

Sesión 36. La asertividad Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y pondrán en práctica el principio de asertividad para ejercitar la tarea del oficial administrativo. Definición de Asertividad: Proviene del latín assérere, assertum, que significa afirmar, así pues significa afirmación de la propia personalidad, confianza en sí mismo, alta autoestima, comunicación segura y eficiente. Dentro de una oficina, el ser asertivo implica pedir lo que necesito cuando lo necesito, decir lo que quiero decir, manifestar lo que siento cuando es preciso, teniendo como una cualidad hacer uso

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del derecho de expresar sus ideas o sentimientos respetando los derechos de los demás. Para el oficial administrativo la asertividad contribuye a mejorar las interacciones con otros, entrenar las habilidades de comunicación y sentirse más cómodo al expresar lo que quiere. Cómo manifiesta asertividad el oficial administrativo. • •

• • • •

Siente una gran libertad de manifestarse, para expresar lo que es, lo que piensa, lo que siente y lo que quiere. Es capaz de comunicarse con facilidad y libertad con cualquier persona, sea conocida o no y su comunicación se caracteriza por ser directa, abierta, franca y apropiada. En todas sus acciones y manifestaciones se respeta a sí mismo y acepta sus limitaciones. Desarrolla su autoestima, es decir que se aprecia y se quiere a sí mismo. Establece quienes van a ser sus amigos y quienes no. Se manifiesta emocionalmente libre para expresar sus sentimientos.

Cinco artes básicas de la aserción en la negociación. Disposición activa: es mediar con exactitud lo que queremos conseguir, hacía donde queremos llegar y cómo conseguirlo, así como utilizar la capacidad para llevarlas a cabo. Capacidad para llevar un arreglo: es necesario, en primer plano, tener los conocimientos necesarios para esa función en particular, pero también es primordial tener mando propio, poseer hábitos excelentes de trabajo, disciplina y concentración. Control de las angustias y miedos: las reacciones emocionales diferentes atrasan la consecución de objetivos. La tensión puede causar fatiga, irritabilidad y juicios erróneos. Buenas relaciones interpersonales: se debe tener la capacidad de relacionarse con los demás, saber presentar solicitudes y demandas, saber pedir favores, decir “no” cuando es pertinente. El negociar es un arte: requiere de un conocimiento de la sociedad laboral, que le permita al sujeto trabajar, conseguir sus metas particulares respetando a los otros. De acuerdo a lo analizado descríbete para saber si eres una persona asertiva. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Realiza un mapa mental acerca del oficial administrativo y la asertividad, al término realicen una lluvia de ideas y finalicen con conclusiones acerca del tema.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Menciona la definición de asertividad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué implica ser asertivo dentro de la oficina? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué tendencia tiene una persona asertiva? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Para el oficial administrativo ¿qué incluye la asertividad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona las cinco artes básicas de la aserción en la negociación. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación 1. Es tener confianza en sí mismo, alta autoestima así como una comunicación segura y eficiente. 2. Implica pedir lo que necesito cuando lo necesito; decir lo que quiero decir; manifestar lo que siento cuando es preciso. 3. Activa, analítica y creadora, permanentemente se cuestiona del porqué de las cosas, pero sin perder nunca sus ideales y sabiendo que puede modificar la realidad. 4. Contribuye a mejorar las interacciones con otros, entrenar nuestras habilidades de comunicación y sentirse más cómodo al expresar es que siempre quiere. 5. Orientación activa, capacidad para conducir una negociación, control de las ansiedades y temores, buenas relaciones interpersonales y el arte de negociar.

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Sesión 37. El respeto Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica el respeto necesario para ser un oficial administrativo. ¿Qué es el respeto? Valor que induce a tratar a alguien con diferencia. Actitud de no ir en contra de algo. Es el reconocimiento de la propiedad que tiene uno sobre un objeto o su propio intelecto, el respeto comienza con nosotros mismos, en casa y en la oficina donde todos los integrantes de la misma ponen empeño en tratar de conseguir y fomentar buenas relaciones con los demás. Existen varias formas de concebir el respeto. 9 Con nosotros mismos: son las acciones que realizamos para cuidarnos y querernos física y mentalmente. 9 Con los demás: son acciones de convivencia y de comportamiento con la gente que nos rodea. 9 Con la naturaleza o medio: es fomentar acciones de cuidado con el medio ambiente que nos rodea, y en que nos desenvolvemos. Para un oficial administrativo estos tres puntos son importantes para desenvolvimiento dentro de la oficina, ¿por qué? contesta las siguientes preguntas.

su

¿Cómo muestra la relación del oficial administrativo el respeto a sí mismo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Cómo entiendes la relación del oficial administrativo y el respeto hacia los demás? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Cómo entiendes la relación del oficial administrativo y el respeto hacia la naturaleza? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Dentro de la oficina, el oficial administrativo convive con demás trabajadores, todos ellos tienen formas distintas de pensar, actuar y creer; es aquí donde el valor del respeto tiene que entrar en función debido a que se tiene que respetar en la totalidad, a los compañeros de trabajo. Mencionen cinco ejemplos de respeto que el oficial administrativo ejerza dentro de la oficina. 1. ____________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________________ 4. ____________________________________________________________________ 5. ____________________________________________________________________ El respeto no sólo se presenta en la oficina, se debe dar en cualquier tipo de situación que vivamos ya sea en casa o en la calle, considerando que el respeto de nosotros mismos es el más importante y debe ser de práctica diaria. Dentro de la oficina, el oficial administrativo pone en práctica este valor de suma importancia, hacia el mismo como para los demás; sin él simplemente no podría haber interconexión ni buenas relaciones. Escriban en su cuaderno acciones de respeto que realizan dentro de su casa, con ustedes mismos, con los demás y con el medio que los rodea; al término coméntenlo entre compañeros de grupo y citen similitudes con otros valores así como diferencias.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Describe el concepto de respeto. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cómo debe manifestarse este valor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona tres formas de concebir el respeto. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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4. ¿Cómo toma el oficial administrativo este valor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Para qué sirve ejercerlo, dentro de la vida de cada individuo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación 1. Es dar lugar a las diferencias que existen entre los seres humanos, el cual nos permite coexistir. 2. Comienza respetándonos a nosotros mismos y a la vez a los demás. 3. Con nosotros mismos, con quienes nos rodean y con el medio amiente. 4. Como una herramienta que le permitirá coexistir y ganar la confianza de los demás. 5. Es de suma importancia ya que nos permite entablar relaciones interpersonales de manera más sencilla y duradera.

Sesión 38. El criterio que debe tener el oficial administrativo dentro de la oficina Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica el criterio necesario para ser un oficial administrativo. Dentro de una oficina la palabra que siempre se deberá buscar es “Éxito”, como trabajadores, como jefes, como departamento, como empresa y como personas. Aquellas personas u organizaciones que han conseguido el éxito a través de sus acciones, son aquellas que han salido adelante a pesar de los obstáculos que la vida les imponga. Para el oficial administrativo deben ser igual sus acciones, su forma de actuar, su conocimiento y la serie de valores que el exponga dentro de su área de trabajo será primordial para ser una persona de éxito.

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Características que debe tener el oficial administrativo para ser una persona de éxito. 9 La integración de conjuntos: se deberá concebir como la capacidad de relacionarse con los demás así como poder convivir en el entorno; todo ello para poder alcanzar lo planteado. 9 La forma de adaptación a diversas situaciones: es la forma en la cual el hombre enfrenta las adversidades que la vida le impone día con día. 9 Ser fragmento de cambio: ayudar a que las decisiones sean tomadas en forma adecuada valorando cada uno de los aspectos tanto positivos como negativos; esto nos llevará al cambio. 9 Sacarle provecho a la variedad: obtener el máximo provecho a las circunstancias y al medio que nos rodea; esto nos hace conseguir el éxito esperado. Para la obtención de la confianza de quienes le rodean el oficial administrativo debe tener conocimiento de lo que puede hacer, tener en cuenta la forma de pensar de los demás, así mismo estar activamente consciente de lo que se le ha encomendado. ¿Qué buscan actualmente los empresarios de sus futuros trabajadores? 9 La atención de escuchar a los demás, así como poder comunicarse de forma verbal. 9 Poderse adaptar a las situaciones que se le presenten; poder resolver situaciones especificas encomendadas. 9 Conocerse a sí mismo y sus capacidades; tener confianza y entusiasmo para trabajar en busca de los objetivos planteados; e ir hacia adelante. 9 Trabajo en equipo y de forma individual, enfocándose en la eficacia; cooperación para la obtención de metas. 9 Eficacia dentro del departamento donde se labore; vocación para trabajar en todas las actividades de la oficina. Estos son los elementos fundamentales que el oficial administrativo debe tener o desarrollar dentro de su entorno laboral, ya que de este modo, logrará cubrir las expectativas que se tengan de él. La inteligencia emocional, es una herramienta importante para el desarrollo del oficial administrativo ya que es una habilidad, que le dará la oportunidad de conocerse a sí mismo y manejar a su persona coherentemente; afrontar a los demás con pleno conocimiento de cómo se desenvuelven o no; sentirse satisfecho de las tareas realizadas en su trabajo; crear hábitos que favorezcan la productividad de la oficina.

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Toda persona que, labore dentro de una oficina, deberá tener en cuenta y sacarle provecho a la serie de valores que a través de las lecciones hemos analizado; si tú lo pones en práctica serás una persona de éxito. 9 La honestidad

9 La responsabilidad

9 La puntualidad

9 La humildad

9 La tolerancia

9 La perseverancia

9 La cooperación

9 La sencillez

9 La asertividad

9 El respeto

Realicen la siguiente actividad; reúnanse en binas y definan el perfil para ser un oficial administrativo de éxito; recuerden lo analizado en sesiones pasadas y escríbanlo en el recuadro de abajo.

El Oficial Administrativo de Éxito

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿A quién se le puede llamar persona de éxito? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona las dos características que debe tener el oficial administrativo, para tener éxito. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué habilidad debe tener el para alentar la confianza de los demás? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué buscan actualmente los empresarios en sus futuros trabajadores? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué es la inteligencia emocional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. Es aquella que brilla por sí misma; enfrenta cualquier situación y pasa los obstáculos que la vida le vaya poniendo. 2. La capacidad de relacionarse con los demás y la forma de adaptación a diversas situaciones. 3. Es conocerse a sí mismo y manejar su persona coherentemente; tratar de llevarse bien con los demás; conocerlos y aceptarlos; crear equipo de trabajo para el logro de objetivos. 4. Capacidad de escuchar y de comunicarse; poderse adaptar al medio; brindar rápida respuesta a las situaciones que se le presenten; manejarse en equipo. 5. Es la habilidad que le permite conocernos a nosotros mismos; manejarnos en forma coherente; conocer a los demás; estar a gusto con lo que se hace; así como crear propios hábitos de trabajo para alcanzar objetivos.

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Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 1. Actitudes a Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes demostrar de un, oficial programas de televisión. administrativo, dentro de la Consulte la programación. oficina. Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

1.1 Los valores, un legado para Libros de cívica y ética. toda la vida. Valores del ser humano emitidos por la ONU. Información acerca de relaciones laborales y 1.2 Valores esenciales para el relaciones públicas. trabajo en la oficina. Publicaciones emitidas por la Comisión Nacional de Derechos Humanos. 1.3 El oficial administrativo y los valores en el trabajo.

Glosario Delegar: Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación. Ecuanimidad: Igualdad y constancia de ánimo. Imparcialidad. Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Énfasis: Fuerza de expresión o entonación con que se requiere realzar la importancia de lo que se dice o se lee. Extemporáneo: Impropio del tiempo o momento en que se hace algo. Inoportuno inadecuado. Franqueza: Libertad, exención. Generosidad. Sinceridad. Confianza o familiaridad en el trato.

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Recinto: Espacio comprendido dentro de cierto límite.

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Bibliografía Magi Yánez, Rolando, Barriga Arceo, Frida, Madrigal Mexía, Concepción, Desarrollo Humano y Calidad, los Valores en la Vida Social y Profesional. 3era. Edición, México, Limusa, 2001. Manual “Valores” de Conalep 2000.

Secuencia 2 de aprendizaje La atención al público que debe mostrar el oficial administrativo. Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, analizarán la importancia de la atención al público dentro de la oficina.

Temas 2.1 2.2

Atención al público El lenguaje del oficial administrativo.

Contenido Sesión 39 La atención al público. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica principios de atención al público. En la presente sesión, aprenderemos las reglas básicas que debe seguir el oficial administrativo para dar un preferente trato al público. La atención al público es aquella función que brinda una persona dentro de la oficina a otra que acudió a pedir un informe de cualquier tipo, solicitar un servicio o realizar un trámite.

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Por supuesto que es una labor que el oficial administrativo realizará; ésta consiste en tener la habilidad para resolver problemas que se susciten dentro de la oficina; con ello queda en claro que tendrá que adiestrarse para responder y dar seguimiento a cualquier tipo de asuntos con personas internas y externas al área laboral. Para que el oficial administrativo pueda realizar tal función deberá llevar a la práctica las siguientes reglas básicas: 1. Anticiparse: - Deberás establecer un ambiente agradable de trabajo. - El saludo es la primera impresión. - La confianza es vital, para eso llama por su nombre a la persona que acudió a ti y proporciónale el tuyo. - El tono de voz y la sonrisa, hablan bien de ti. - Proporciona ayuda. - Si la conversación será por teléfono, deberás tener pensado lo que vas a decir y lo que podrías responder; si la cita es en persona, prepárate. 2. Capta: - Deberás escuchar atento y sin interrumpir. - Funciona muy bien ponerte en los zapatos de la persona que te pide ayuda, es decir ser empático. - Registra. - Nunca deberás contradecir hasta comprender todo el problema. 3. Explica: - Haz las preguntas necesarias para estar al tanto del asunto. - Aclara dudas. - Proporciona toda la información que tengas. 4. Ayuda: - Explica a la persona cuál es la solución a su problema de una manera clara y precisa. - Si no está en ti poder resolver el problema de manera inmediata, informa de esta situación y lo que vas a tener que hacer. - Pide la opinión acerca de tu servicio y las sugerencias para mejorarlo. 5. Pacifica: - Habrá ocasiones en que la solución no deja complacido al usuario; en este caso pide una disculpa. - Deberás calmar al usuario de su preocupación, tratando de empequeñecer la molestia. - Nuevamente ponte en sus zapatos. - Formula una serie de remedios creativos

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-

En ningún momento deberás tratar al usuario como si él hubiera sido el causante del problema. Tampoco se deberá culpar a otras personas del problema.

Una vez que hemos aprendido lo anterior, analicemos el siguiente caso a manera de ejemplo: El encargado de la oficina de servicios al derechohabiente de una clínica del Seguro Social, se dispone a brindar orientación a una persona que desea adquirir un seguro de atención médica. Y éste hace lo siguiente: -

-

-

-

Al ver entrar en la oficina a la persona, inmediatamente lo aborda, lo saluda cortésmente, se presenta brindándole una agradable sonrisa y usando un tono de voz suave, pero firme, le ofrece su ayuda. Esta persona le explica que desea adquirir un seguro médico, pero que no sabe cómo adquirirlo ni qué requisitos debe tener. En ese momento el oficial administrativo se limita a escucharlo con atención y no interrumpe en ningún momento. Habiendo escuchado, el encargado le da una serie de requisitos y le explica cómo debe llenar la solicitud; a la vez pregunta si tiene la carta y le explica cómo se debe llenar el sobre. Después le indica que debe llevar la solicitud y los documentos a la oficina correspondiente para que pueda realizarse el trámite. Por último, le indica el tiempo que deberá tardar la gestión a partir del momento en que se haya realizado el trámite, así como algún tip, teléfono o persona con quien pueda pedir información acerca de su trámite.

Como pueden darse cuenta, el encargado utiliza habitualmente las reglas para la atención al público. Hagan equipo con otro compañero y piensen en algún caso como el anterior. Describan lo que harían en tal situación y luego coméntenla con todo el grupo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es la atención al público? ______________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. ¿Qué entiendes por anticipación? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué entiendes por la regla capta? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona tres lugares donde se ofrezca este servicio. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cómo interviene el oficial administrativo dentro de esta función? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es aquella que da una persona dentro de la oficina a otra que acudió a pedir un informe de cualquier tipo, solicitar un servicio o realizar un trámite. 2. Es tomar la iniciativa y estar preparado dentro del proceso de atención al público. 3. Dentro de este proceso de atención al público se le debe poner atención a la conversación y, no interrumpir a quien nos está solicitando ayuda. 4. En el banco, en el supermercado y en tiendas comerciales. 5. Interviene realizando la función de atención al público, la cual es sumamente importante para la empresa y para quien lo solicita, brindando un buen servicio.

Sesión 40 Cómo realizar la toma de recados. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica el envío y recepción de recados. 152

Dentro de las múltiples funciones que tiene un oficial administrativo, se encuentra la de tomar recados. Esta labor es de suma importancia para poder mantener orden y eficiencia en la recepción de información; con esto se logrará tener un óptimo desempeño en la fluidez de la información recibida y la que con esta se genere. Para la correcta toma de recados, se necesita utilizar un formato, el cual sirve para dicha acción. Ejemplo de formato: FORMATO DE RECADOS Dirigido a:_____________________________

Fecha:___________

Asunto:____________________________________________

_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Atendió:

La configuración del formato puede variar, obedeciendo a las necesidades de la empresa en que se labore, sin embargo, las partes que integran el formato de recados son: -

-

Fecha: esta es de suma importancia, puesto que nos va a informar cuándo se recibió el mensaje; ésta nunca deberá faltar en un formato de recado. Dirigido a: esta opción es de suma importancia, pues nos informa a quién va dirigido el mensaje. Asunto: se describe la información del recado, es importante que el oficial administrativo pida completos los datos de quien lo envía, incluyendo el nombre, de dónde lo llama, los números de teléfono, dirección de correo electrónico y si llamara después o necesita que se le regrese la llamada. Atendió: esta nos indica quien tomó el mensaje. Esto es de mucha utilidad si queremos saber algunos detalles de la llamada.

Este formato es indispensable en cualquier organización y todos los miembros de ella deberán tener conocimiento de su estructura y de su empleo. Revisemos un ejemplo: Un oficial administrativo atiende una llamada; anota todo en el formato de recados. Escribe lo siguiente: 153

Dirigido a: Roberto Herrera.

Fecha: 21 de Abril

Asunto: Llamó el Sr. Juan Carlos Bermeo, de Aceros del Norte S.A. para avisar que llegará tarde a la cita que hicieron el día lunes. Llega una hora después. Que te comuniques con él a su número celular. Atendió: Lic. Araceli Olguín. Llena el formato de abajo con un mensaje que hayas tomado en tu hogar. Después piensa en algún otro ejemplo de formato y escríbelo también. Ejemplo No. 1. FORMATO DE RECADOS Dirigido a:_____________________________

Fecha:__________

Asunto:____________________________________________

_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Atendió:____________________________

Elaboren su propio formato de acuerdo a sus necesidades, con todos sus elementos y después, coméntenlo en grupo. FORMATO DE RECADOS

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué es importante que el oficial administrativo aprenda a tomar recados de una manera correcta y ordenada? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Por qué es importante tomar la fecha dentro de los recados? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿De qué nos sirve la opción Dirigido a? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Describe la opción Asunto. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define la última opción de nuestro formato de recados. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es de suma importancia para poder mantener el orden y eficiencia en la recepción de información; con esto se lograr tener un óptimo desempeño en la fluidez de la información recibida la que con ésta se genere. 2. Nos va a informar cuando se recibió el mensaje. 3. Nos informa a quién se le debe comunicar el mensaje. 4. Se anotará aquella información que se nos dio; el texto debe ser concreto y claro. 5. Es la de atención y nos indica quién tomó el mensaje. Esto es de mucha utilidad si queremos saber algunos detalles de la llamada.

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Sesión 41 La cordialidad. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán en qué consiste la cordialidad y para qué es necesaria. Podemos comenzar esta lección haciéndonos estas preguntas: ¿conoces personas que ocupen la cordialidad? ¿cómo la ponen en práctica?, ¿qué relación hay entre la cordialidad y ser amable? comencemos. La cordialidad es una parte de las relaciones humanas y estas a su vez son aquellos conocimientos que estudian las formas de convivencia entre individuos. La cordialidad siempre será valiosa para el ser humano y su sociedad debido a que es una herramienta de suma importancia para la convivencia diaria. La cordialidad es considerada como un conjunto de elementos y cualidades que convergen dentro de un individuo y que los muestra a los demás para ser agradable ante los ojos de la gente. Con lo anterior el oficial administrativo debe tener siempre una inmejorable actitud de trabajo, de manera que pueda inyectar ánimo a sus compañeros, brindar el mejor servicio y resultados logrando, con el fin de que la gente que trabaja a su alrededor se sienta cómoda y en un ambiente agradable. Mensajes usados con modo cordial. Las oraciones que se expresan en un tono amable mejoran la comunicación entre las personas, incluyendo las relaciones de trabajo. Es cierto que en nuestro lenguaje tenemos varias maneras de decir cosas de una manera u otra diferente utilizando las mismas palabras; cuando se utiliza un tono de voz suave, generalmente se obtiene más fácilmente lo que queremos; por eso es que debemos adoptar un lenguaje siempre culto y cordial. La franqueza. Es la capacidad de decir lo que se piensa, expresar una opinión con toda sinceridad sin importar la conveniencia o la opinión de los demás, la franqueza apoya directamente a la cordialidad, es de gran ayuda para la convivencia entre individuos. Una táctica para estimular la franqueza consiste en evidenciar los aspectos positivos y negativos del individuo, pero siempre distinguiendo lo positivo. 156

Un buen ambiente. A través del tiempo la sociedad se ha logrado consolidar gracias a las reglas y un ambiente cordial, todo esto para el beneficio de los integrantes de la misma, los dos grupos sociales más importantes para el ser humano son la familia y el trabajo, siendo la primera, la más importante por excelencia, con la cual uno generalmente tiene relación toda su vida. Cuando un individuo se encuentra solo en un ambiente, suele ser difícil que éste logre cambiarlo; pero si es estimulado puede lograr integrarse y hasta transformarlo. El oficial administrativo debe asimilar que la cordialidad y las partes que la integran son una de sus mayores herramientas de trabajo, si las sabe utilizar a diario en sus actividades laborales y sociales serán de lo más ventajoso para su vida. Una vez analizada esta información, pregúntense y respondan si las siguientes personas tienen un nivel de cordialidad y lo demuestran día con día. Personas

Sí

No

Padre Madre Hermanos Amigos Profesores Autoridades escolares Funcionarios públicos Tú mismo

Pregunten a sus padres y hermanos, si conocen el concepto de cordialidad y soliciten que les den su definición propia, de esta forma podrán comparar la información anterior con su forma de pensar. Papá: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Mamá: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Hermano: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es la cordialidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué mejora la amabilidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es la franqueza? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Por qué un ambiente cordial es de excelencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son los dos grupos más importantes para el ser humano? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. La cordialidad es una parte de las relaciones humanas y estas a su vez son aquellos conocimientos que estudian las formas de convivencia entre individuos. 2. Mejora la comunicación entre las personas como entre los compañeros de trabajo. 3. Es la capacidad de decir lo que se piensa, expresar una opinión con toda sinceridad sin importar la conveniencia o la opinión de los demás. 4. Porque a través del tiempo se ha logrado consolidar, teniendo reglas y un ambiente cordial todo esto para el beneficio de los integrantes de la sociedad. 5. Son la familia y el trabajo siendo la primera la más importante por excelencia.

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Sesión 42 La amabilidad. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán en qué consiste la amabilidad y por qué es necesaria en el trabajo eficiente de la oficina. Amabilidad: Se puede definir como la disposición que tiene una persona para auxiliar a sus semejantes. Es reconocida por una actitud seria, servicial y cordial, por eso es digna de ser recibida en cualquier lugar, sin embargo, la amabilidad la identificaremos como cualidad porque tiene un carácter estable, de apariencia firme en la persona. Los exponentes más claros de la amabilidad serán la nobleza y el conocimiento de virtudes gracias a las cuales la persona lograra tener la capacidad de poder integrarse y acercar a aquellos con quienes convive, sin embargo, está disposición solo se obtiene bajo ciertos medios y condiciones, el mejor ejemplo de esto, será la familia. Describan la forma de ser de sus compañeros tomando en cuenta quién es el más amable de ellos; al terminar, coméntenlo ante el grupo y obtengan conclusiones. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ En el siguiente espacio realicen un dibujo que represente los rasgos de amabilidad en una persona. Explíquenla a sus compañeros de grupo. Dibujo de amabilidad ¿Qué es para mí la amabilidad?

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Explicación de mi dibujo: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo se define la amabilidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿La amabilidad se puede considerar como un valor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cómo reconoces a alguien amable? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿De qué es exponente la amabilidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿En que climas se da la amabilidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Como la disposición que tiene una persona para auxiliar a sus semejantes. 2. Si, por tener el carácter concreto, de estilo de fisonomía firme de la persona. 3. Es reconocida por tener una actitud autentica servicial y cariñosa. 4. Conocimiento y nobleza. 5. Se da dentro de la familia y el trabajo.

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Sesión 43 El lenguaje telefónico. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica el uso adecuado del lenguaje telefónico. Cuando el oficial administrativo realice o reciba una llamada telefónica, deberá utilizar el lenguaje correcto ya que éste es una herramienta que le permitirá manejar la información de una manera eficaz, dentro de la oficina. Cuando se realice la llamada ésta deberá desarrollarse de una manera dinámica y atenta de manera que uno hable y otro escuche. La persona que contesta el teléfono será la que tenga la primera línea de atención de la oficina, dicha persona tiene una importante labor ya que generalmente tiene contacto con los clientes. Actitudes que no deben llevarse a cabo dentro del lenguaje telefónico. -

Tardar en levantar la bocina del teléfono. No presentarnos con la persona con quien hablamos. Tardarnos demasiado en transferir una llamada. No tener conciencia de que las llamadas de larga distancia son costosas. No realizar la llamada telefónica en el horario acordado. No cumplir con los compromisos acordados. No querer atender una llamada. No llegar a algún término en concreto. No dar solución al asunto de la llamada. Presentar falta de predisposición. No tener tacto al tratar con las personas. Carecer de ética profesional. Evitar en la medida posible el ruido mientras se realiza una llamada. No olvidar saludar. No ser tajante en la conversación telefónica. Evitar bromas y risas en exceso.

Es indispensable para la empresa saber que la atención a los clientes debe ser excelente, si se quiere formar y mantener una buena cartera de clientes. Lo que necesitamos para una comunicación exitosa es: -

Aprender a preguntar. Saber escuchar. Poder interpretar.

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Reglas del lenguaje telefónico Recuerde sonreír ligeramente para que la conversación adquiera un tono cordial y amable. Mientras realiza una llamada telefónica evite tener malos hábitos como, comer, fumar o carcajear, ya que perjudica la Articule: comunicación. Hable claro y despacio, para que se entienda la Hable despacio: conversación. Debe poner atención en todo momento cuando se esta Escuche: atendiendo una llamada. Evite distraerse. Tomar nota, es indispensable para no pasar por alto los Anote: datos de los mensajes y recados. Explique sus Si tiene que dejar esperando a la persona por cualquier situación, deberá explicarle el motivo de la espera. acciones: Recuerde que las reglas de cortesía, siempre serán la mejor Fórmulas de cortesía: carta para el éxito de una llamada. Procure ser puntual para realizar las llamadas acordadas en Gane tiempo: la hora y fecha fijada. Sonría:

Cuando se atiende una llamada telefónica es de suma importancia tomar en cuenta la manera y el tono en que se dicen las cosas. Observa las dos imágenes y llena las líneas con una pequeña conversación en donde utilices los parámetros antes mencionados: __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Cliente ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ Oficial Administrativo

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué características debe tener el lenguaje telefónico? 162

______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. ¿Qué es lo más importante que el oficial administrativo debe tener en cuenta a la hora de atender una llamada telefónica? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 3. Menciona dos acciones que no se deben realizar dentro del lenguaje telefónico ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cuáles son los tres factores para una comunicación exitosa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona cuatro reglas del lenguaje telefónico. ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. De una manera dinámica y atenta para que uno hable y otro escuche. 2. Deberá utilizar el lenguaje correcto, ya que ésta es una herramienta que le permitirá manejar la información de una manera eficaz, dentro de la oficina. 3. No querer atender una llamada y no dar solución al asunto propuesto en ella. 4. Aprender a preguntar, saber escuchar y poder interpretar. 5. Sonría, hable lentamente, escuche y anote.

Sesión 45 La interpretación y traslado de un mensaje. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica la interpretación y traslado de un mensaje, dentro de la oficina. El mensaje: es la información que una persona envía a otra a manera de recado; éste debe ser recibido de forma escrita o verbal; breve y claro, para evitar confusiones y sea entendible. Los mensajes tienen dos partes elementales y éstas son: a) La información: Son todos los datos que la persona envía a otra, con el propósito de que lleguen a quien se desea.

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b) Intención: es la forma en que la persona habla o redacta el mensaje, para obtener respuesta. El mensaje y los componentes que lo conforman: La interpretación: es la capacidad que tenemos para comprender y explicar un mensaje. Traslado de un mensaje: un mensaje puede llegar con facilidad por una gran variedad de medios; por excelencia, la manera verbal es la más usada pero además de manera escrita por medio de cartas, telegramas, memorándums, oficios, etcétera. En la actualidad nos comunicamos por medio de correos electrónicos. El oficial administrativo aprenderá a tener criterio cuando se encargue de recibir los mensajes que se generen en la empresa, e incluso los que lleguen del exterior para trasladarlos al lugar o a la persona indicada, de la manera más rápida posible. Ejemplos: Pensemos en una campaña publicitaria, la cual nos muestra únicamente la siguiente imagen. ¿qué es lo que nos dice? ¿cómo podemos interpretar el mensaje que estamos recibiendo?

Seguramente nos habla del día de San Valentín, o es posible que también nos pueda hablar de la importancia que representa la imagen para la sociedad. Lean con cuidado los siguientes casos; después de leerlos, describan la forma más adecuada de trasladar el mensaje así como la interpretación del mismo: La mamá dice a su hija que vaya a la casa de la vecina, la cual tiene un hijo en el mismo salón y le haga el favor de decir a la maestra que no podrá asistir a la escuela el día de hoy. Piensen en el mensaje, ¿qué deberá hacer la vecina con el mensaje? descríbanlo en las líneas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ -

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El maestro de la escuela le solicita a un alumno, que lleve a la academia los exámenes que realizó y le diga al jefe del departamento que se aplicaron correctamente. ¿Cuál debería ser el mensaje para el jefe? _________________________________________________________ _________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste un mensaje? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es la información contenida en un mensaje? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Describe cual intención debe contener un mensaje? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es interpretar un mensaje? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Describe la manera correcta de trasladar un mensaje. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la información que una persona envía a otra a manera de recado; éste debe ser recibido de forma escrita o verbal y será breve y claro, para que se entienda evitando así confusiones. 2. Son todos los datos que la persona envía, con la finalidad de que lleguen a la persona deseada. 3. La forma en que la persona habla o redacta el mensaje, para obtener respuesta con buen resultado.

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4. Es la capacidad que tenemos para comprender y explicar un mensaje. 5. Un mensaje puede llegar con facilidad por una gran variedad de medios, por excelencia, la manera verbal es la más usada la manera pero además escrita por medio de cartas, telegramas, memorándum, oficios, etcétera. En la actualidad nos comunicamos por medio de correos electrónicos. Sesión 46 La oportunidad, la claridad y la eficiencia en la emisión de mensajes. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán y pondrán en práctica la oportunidad, la claridad y eficiencia en la emisión de mensajes. La oportunidad: es el resultado de dos factores: Estos factores son el momento en que se suscita el evento y el lugar donde ocurre. Claridad: la mejor y más fácil forma de entender un mensaje. La eficiencia: se define como el mejor, más rápido manejo y distribución de un mensaje, en donde un emisor puede acceder, para que éste llegue a la persona indicada. Cuando un emisor envía un mensaje con éxito, es porque se han logrado juntar una serie de factores el que dan como resultado que el receptor lo capte y lo entienda. El lugar, el momento, el medio y la claridad dan la oportunidad de que el emisor logre su cometido. Ejemplo: El padre de familia, revisando los cuadernos escolares de su hija, se da cuenta de que ha bajado de promedio y rendimiento en el último mes, así que le llama y le pide hablar del asunto, en privado. Dentro de la conversación el padre trata de motivarla para que pueda elevar nuevamente su promedio. La conversación es la siguiente: Papá - Hija, quiero saber ¿Por qué es que has bajado tus calificaciones?Hija - Lo que pasa es que últimamente no he puesto mucha atención en clase y se me olvida apuntar la tarea completa.Papá - Yo se que tú eres una niña muy inteligente y que hay veces que no necesitas apuntar todo para recordar la tarea completa, pero sí es necesario que prestes toda la atención posible en el salón de clases para que aprendas tus lecciones diarias y las entiendas; además, nunca está por demás tomar todos tus apuntes, incluyendo la tarea, para que puedas estudiar y no faltar con el trabajo que te dejan para la casa.166

Hija - Tienes razón, papá; trataré de poner toda la atención en clases y apuntaré todo lo que nos dicte el profesor, incluyendo la tarea.En este caso, la intención que el papá tiene, es que su hija no baje de promedio en la escuela, lo cual logra teniendo una plática amable y sincera con ella acerca de su desempeño actual en la escuela; la claridad y honestidad en las palabras del papá hacen que su hija genere la respuesta deseada, pues le muestra sus cualidades. Esto se logró con un cúmulo de factores que trabajando en conjunto logran que el mensaje llegue con el éxito deseado. Observen la siguiente imagen y junto con otro compañero, piensen en cómo pueden usar los elementos que intervienen en la emisión de un mensaje. __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuáles son los tres factores que deben conjuntarse en la emisión de mensajes? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es la oportunidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es la claridad de un mensaje? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Escribe la definición de eficiencia de un mensaje. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cómo sabremos que el emisor tuvo éxito?

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______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. La oportunidad, la claridad y al eficiencia. 2. Es el resultado de dos factores el momento y el lugar que hacen que un evento ocurra. 3. Es la mejor y más fácil forma de entender un mensaje. 4. Es la mejor forma de rápido manejo y distribución de un mensaje. 5. En este caso, es cuando que el receptor tiene a tiempo la información, que la comprenda y que a su vez genere una respuesta.

Materiales de apoyo Temas Secuencia 2. La atención público que debe mostrar oficial administrativo.

Material sugerido al Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes el programas de televisión. Consulte la programación. Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

2.1 Atención al público. 2.2 El lenguaje administrativo.

del

Manuales operativos de cualquier empresa que haga énfasis a la atención al público. oficial Libros de comunicación o en su caso de español. Material didáctico alusivo al tema. 9 Imágenes 9 Dibujos 9 Diagramas

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Glosario Catalogada: De catalogar. (Registrar, clasificar libros, formando un catalogo con ellos.) Cúmulo: Junta o suma de muchas cosas. Emisor: Persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación. Fluidez: Movimiento. Dícese del estilo corriente y fácil. Optimo: Superlativo de bueno. Plasmar: Hacer o formar una cosa. Rasgos: Acción gallarda y notable en cualquier concepto. Receptor: En un acto de comunicación, persona que recibe el mensaje. Tip: Consejo o pista.

Bibliografía Flores de Gortari, Sergio y otros. Hacia una Comunicación Administrativa Integral, México, Trillas, 1996. González García, Carmen, La Comunicación Efectiva, México, ISEF, 1997. Homs Quiroga, Ricardo. La Comunicación en la Empresa, México, Iberoamericana, 1990. Rangel Hinojosa, Mónica. Comunicación Oral, México, Trillas, 1994.

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Secuencia 3 de aprendizaje El trabajo en equipo una acción muy importante para el buen desempeño del oficial administrativo Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, analizarán la importancia de trabajar en equipo dentro de la oficina, debido a que es el pilar fundamental para elevar la producción y eficiencia.

Temas 3.1 3.2

El trabajo en equipo dentro de la oficina. Características, ventajas y desventajas.

Contenido Sesión 47. En qué consiste el trabajo en equipo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán y practicarán el proceso de trabajo en equipo. Definan con sus propias palabras: ¿Qué es el trabajo en equipo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Las empresas de hoy basan su efectividad en el trabajo de equipo pero ¿qué es?, ¿cómo se cumple?, ¿en qué nos puede beneficiar?, lo explicamos enseguida. el trabajo en equipo en todo momento, el trabajo en equipo fomenta el desarrollo, cooperación y el impulso para que sus miembros cumplan con las metas fijadas de la manera más eficiente, tal como se realiza en las organizaciones deportivas, esto se logra por medio de actividades y ejercicios que están destinados a cumplir objetivos tales como la solución de conflictos, problemas, pero sobre todo el establecimiento de metas, al mismo tiempo establecer el apoyo de unos a otros y conocer los recursos con los que cuenta; el equipo los enseñará a trabajar en conjunto de una manera eficaz y productiva. Se puede decir que esta forma de trabajo es la más frecuente en las empresas, puesto que motiva al trabajador a que tenga mayor relación con sus compañeros y por consiguiente, se pueda dar con mayor facilidad la solidificación de equipos, para que a su vez, cumplan con mayor eficiencia las tareas que se les encomiendan. Si se logra unir trabajo, amistad y compromiso se tiene compañerismo considerando éste como el vínculo que se forma cuando hay armonía, voluntad de servicio y correspondencia entre compañeros. Para que un equipo de trabajo funcione, se deberán establecer reglas de comportamiento que todos se comprometerán a respetar. Así mismo el cumplimiento de objetivos y la solidaridad entre los miembros, son la fuerza que le dan a éste para funcionar de una manera óptima. Esta dinámica es sumamente beneficiosa tanto para una persona, como para todo el personal que se encuentra en el proyecto; creará un vínculo tal entre compañeros y proyecto que fomentará el buen trabajo, el respeto a las ideas de los demás y óptimos desempeños para desarrollar y alcanzar las metas que se persiguen. Sin embargo hay que considerar las cinco C’s del trabajo en equipo. Complementariedad: cada miembro del equipo deberá tener tareas exclusivas en razón del proyecto, con el fin de sacar el trabajo adelante. Comunicación: será de vital importancia para que el desarrollo del proyecto se cumpla. No habrá cabida a secretos o bien, ocultar información que sea benéfica para el trabajo. Confianza: se debe tener en cada miembro de equipo, la confianza lleva a los miembros a no dudar en señalar el éxito del proyecto. Compromiso: con esto se indica que todos los miembros del equipo utilizarán la ética, para que el trabajo se cumpla con la mayor calidad. 171

Coordinación: es la forma en que el equipo trabajará al mando de un líder y la disposición que deberán tener los miembros en las tareas, labores y funciones para cumplir con el proyecto. Factores que ayudan al trabajo en equipo: • • • • • • • • •

Liderazgo. Disposición del equipo para dedicar tiempo al proyecto. Adaptación. Buen ambiente de trabajo. Contribución. Tener misión, visión, miras, objetivos, y ambición para cumplir la meta impuesta. Saber que tanto se ha desarrollado el equipo. Contar con una bien establecida organización dentro del equipo. Experiencia.

Roles de personas en un equipo: •

El instructor aportará los datos y dará consultas.

•

El animador: aportará aliento y soporte al equipo.

•

El coordinador: recopilará y unirá los datos.

•

El pacificador: será el encargado de armonizar el ambiente y recordar el compromiso.

•

El vigilante: será el que mantenga la disciplina y el orden.

•

El monitor: se encargará de que en el equipo existan buenas relaciones de trabajo.

•

El pionero: tiene la tarea de realizar preguntas y de buscar e investigar datos.

•

El líder: representa y dirige al equipo.

•

El polemista: se encarga del debate de los datos recopilados.

•

El promotor: ayuda a los miembros del equipo.

•

El crítico: esta encargado del análisis y valoración de los datos obtenidos.

•

El revisor: se encarga de examinar, así como de corregir el material.

Recolecten revistas en desuso, y realicen un collage acerca del trabajo en equipo; al finalizar realicen un periódico mural con él. Dramaticen con tus compañeros una actividad cualquiera, donde tomen los roles anteriores e intercámbienlos continuamente; al término coméntenlo en grupo.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste el trabajo en equipo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cómo defines el compañerismo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Según las cinco C`s ¿qué es la complementariedad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona tres factores que facilitan el trabajo en equipo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Según los roles de personas del equipo ¿qué función tiene el polemista? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. En fomentar desarrollo, cooperación e impulso para que los miembros de un equipo cumplan con las metas fijadas, de la manera más eficiente. 2. Es cuando se logra un trabajo, amistad y compromiso. 3. En el equipo cada miembro deberá tener una función exclusiva en razón del proyecto con el fin de sacar el trabajo adelante. 4. Alianza, contribución y buen ambiente de trabajo. 5. Se encarga del debate de los datos recopilados.

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Sesión 49. La construcción de un equipo de trabajo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán la importancia que tiene construir un equipo de trabajo, dentro de la oficina. Una oficina debe poner especial énfasis en la conformación de un equipo de trabajo, ya que éste es el que responderá por la misma, logrando cumplir con los objetivos que se han trazado. Sin él las cosas simplemente no saldrían como se quiere, ya que es de tal importancia que en su tarea recaen todas las operaciones y funciones del área. Los miembros de un equipo La verdad es que la mayoría de nosotros pensamos que la forma más cómoda de trabajar es individualmente y que el trabajo en equipo es además de molesto, difícil, por que dentro de él uno tiene que convencer, motivar, complacer a los demás miembros o simplemente tener que, reunirse con los demás para poder trabajar. Nuestra sociedad es tan compleja que nos exige que trabajemos en esta forma para tener éxito en el trabajo; el problema llega cuando no hay la disposición de cooperación con los demás. Las personas se integran al equipo sin conocer las reglas ni el modo de trabajo, para que funcione. Ejemplo: En una sala de operaciones lo que realmente importa es que los cirujanos, ayudantes, enfermeras y anestesistas sepan trabajar juntos. Identifiquen dentro de su entorno, equipos de trabajo que hayan visto y observen cómo interactúan entre sí para el logro de sus objetivos. Un ejemplo es cuando se pavimentan las calles; existen equipos de trabajo (maestros albañiles, oficiales y ayudantes) que se auxilian para el logro de un objetivo, que es pavimentar la comunidad. Anoten diferentes ejemplos. 1. ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 174

2. ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Las motivaciones que un equipo de trabajo tiene son prestigio, estabilidad económica, sentir seguridad y reconocimiento dentro y fuera del grupo. Al constituirse un equipo de trabajo se deberá fomentar la cooperación y la exposición de ideas, así como el intercambio de puntos de vista y la libertad de opinión. Requisitos para la constitución de un equipo de trabajo. • • • • • • • •

Conocer a la gente con que se trabaja; el reconocimiento mutuo facilita el trabajo y la toma de decisiones es de forma más fácil y correcta. La valoración constante del equipo. La continuidad es de suma importancia, pues con ésta se logra que el grupo madure y se conforme con los integrantes adecuados. Observar y aprender de la conducta de cada miembro. Calificar al equipo desde afuera, para detectar las partes negativas del mismo y plantear la solución más adecuada. Los miembros del equipo deberán conocer perfectamente las metas que se han impuesto para poder proponer soluciones y desarrollar el trabajo. Nunca dejar de estar completamente comunicados con los demás integrantes Estar consciente y abierto para utilizar nuevos métodos y alternativas para optimizar los resultados en el trabajo en equipo.

Visiten una empresa de su localidad y visualicen a un equipo de trabajo; comenten acerca de sus labores entre ellos y cómo ayuda o afecta su trabajo, o la falta del mismo a los demás.

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DIFERENCIAS GRUPO DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

•

Cada integrante del grupo responde por su trabajo.

•

Todos son responsables del trabajo.

•

Las personas que están en el grupo, poseen capacitación similar; así efectúan el mismo tipo de trabajo.

•

Cada persona del equipo está especializada en un aspecto fijo; así sólo se encargará de efectuar una fracción bien establecida del proyecto.

•

Cada integrante del grupo tiene una forma exclusiva de trabajar.

•

Es de vital importancia que el equipo esté bien coordinado; por este motivo se establecen parámetros de desempeño.

•

En ningún caso se llega a dar la cohesión entre personas.

•

La cohesión que debe de existir en el equipo da como resultado la estrecha cooperación entre sí.

•

La estructuración de éste se da por niveles de jerarquía.

•

Las jerarquías que se encuentran en un equipo no son tan marcadas, pues el líder se une con una serie de colaboradores, que son distinguidos en función de sus aptitudes y desempeño.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué una oficina debe poner especial énfasis en la conformación de un equipo de trabajo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué beneficios aporta a una oficina la constitución o conformación de un equipo de trabajo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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3. Menciona dos lugares donde se puedan apreciar los grupos de trabajo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Por qué no es importante conocer a la gente dentro de un equipo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué es lo más importante dentro de un equipo de trabajo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Por que éste es el que responderá por la misma logrando cumplir con los objetivos que se ha trazado. 2. Porque sin éste las cosas simplemente no saldrían como se quiere, es decir, no se alcanzarán las metas establecidas. 3. En cualquier empresa y en mi propia familia. 4. Porque facilita el trabajo y la toma de decisiones de forma más fácil y correcta. 5. La cooperación, la exposición de ideas, así como el intercambio de puntos de vista y la libertad de opinión.

Sesión 50. ¿El equipo ideal? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán las características que debe contener el equipo ideal, para realizar un trabajo eficiente. Hoy en día las empresas están preocupadas por reclutar a la gente ideal para integrar sus equipos de trabajo, utilizando diferentes técnicas y métodos con el fin de escoger a los candidatos ideales, pero ¿acaso existe el equipo ideal? 1. Introducción En la mayoría de los casos, el trabajo en equipo es el más apropiado, sin embargo se encuentra en menos casos de lo que se piensa. Se ha idealizado, se ha luchado por conseguirlo, pero lo cierto es que no es la mejor solución para todas las situaciones. 177

Dentro de tu salón de clases identifica a cinco de tus compañeros con los que creas que siempre trabajas bien y podrás entender que, aunque mejor te lleves con ellos jamás podrás tener la excelencia de trabajo en equipo, sin embargo hacen lo posible para obtenerla. 2. No existe el equipo ideal El equipo de trabajo está conformado por un grupo de personas que tienen el objetivo de desarrollar un proyecto en función a sus cualidades. Si el proyecto es "salir en un desfile de modas, podemos elegir a un número de chicas que sean las "más guapas" y las "más famosas". Si el proyecto es sacar de la crisis financiera a una empresa, a lo mejor no son lo más adecuado. No existe un equipo ideal con exactitud, ya que poner a un grupo de personas que sean profesionales excelentes y encomendarles un proyecto, no garantiza que vaya a conformar un excelente equipo de trabajo lo cual resulta obvio porque las personas que son profesionales excelentes, lo son porque trabajan mejor solas que en equipo. 3. El equipo debe constituirse en función de los objetivos Todas las empresas persiguen distintos objetivos e incluso, compiten dentro de la misma buscando metas en común, estos equipos deben tener como recurso primordial para alcanzar las metas más rápido y eficientemente. Si fuéramos a construir un edificio debemos tener en el equipo gente del medio, como maestros albañiles y oficiales; por lo contrario no seria conveniente tener un chofer o un chef trabajando en el equipo. 4. Empezar por el responsable es lo mejor De esta manera podemos establecer que la primer persona que reclutaremos sea el director del equipo y a partir de ahí reclutar el resto considerando; que sean buenos profesionales, y que además sepan trabajar juntos con una meta en común, es así, como el de mayor experiencia o el mejor trabajador debe ser el líder. 5. Si el problema a resolver es muy específico, quizá lo mejor sea empezar por otro lado Cuando el principal problema esté centrado en una función especifica, deberemos enfocar a todo el equipo en ello para poder resolverlo de la mejor manera posible, y para ello podría ser lo más apropiado encargar ese aspecto a personas del equipo que estén guiadas por un líder que no sea el Director de la empresa, considerando que sea la persona más estudiada, pero eso en ningún caso garantizará que sea el que mejor dirija al equipo. 6. El líder no tiene por qué ser el Director 178

En la actualidad, las empresas construyen equipos de trabajo cada vez que se les presenta una tarea; esto es por obvias razones, ya que deben tener un líder que se considera la persona ideal para resolver el problema .El líder suele ser al mismo tiempo un miembro más o de otro equipo. Cuando un equipo de trabajo no tiene al líder que se necesita se puede considerar a un candidato dentro de la empresa, que no necesariamente sea del departamento. 7. Del trabajo en equipo se habla mucho Actualmente en las empresas está de moda formar y trabajar en equipos, lo que abre la puerta de la modernidad a las empresas; incluso lo pueden catalogar a manera de virtud para resolver todos los problemas. Hay situaciones donde el resultado de un buen trabajo no necesariamente fue gracias a todo el equipo, ya que algunos elementos no actúan con responsabilidad; aprovechándose del apoyo de otros compañeros para que realicen las tareas que a ellos les corresponden. Algunas ocasiones no acatan órdenes del líder y esto no es favorable. 8. No todos los trabajos son susceptibles de ser realizados por un equipo Algunas actividades no se pueden realizar en equipo, como lo son: la toma de decisiones, el asumir la responsabilidad de los resultados, el liderazgo en si, pues estas son algunas de las actividades que se deben realizar individualmente. 9. Complejidad de las tareas También en algunas ocasiones la naturaleza del trabajo restringe la actividad en solitario y es necesario que se realice entre dos o más personas. Investiguen dentro de una empresa, cómo se integra un equipo y si existe en ella un ideal, además de enlistar algunas de sus funciones.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. De acuerdo a lo analizado ¿existe el equipo ideal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Por qué se dice que el equipo debe constituirse en función de los objetivos?

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______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Por qué se dice que el líder no tiene porque ser el Director General? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Cuando existe complejidad en las tareas ¿Qué es necesario hacer? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Según tu percepción, ¿qué faltaría para que un equipo se convirtiera en el ideal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. No existe un equipo ideal con exactitud, ya que poner a un grupo de personas que sean profesionales excelentes y encomendarles un proyecto, no garantiza que vaya a ser un equipo excepcional. 2. El equipo ideal debe tener una oficina, al igual debe ser el más apropiado para alcanzar las metas más rápida y eficientemente. 3. Podría ser que el Director general sea la persona más estudiada, pero eso en ningún caso garantizara que sea el líder adecuado. 4. Es necesario que se realice entre dos o más personas el trabajo. 5. Una convivencia de mucho tiempo; además de conocerse a fondo; pero, aún así, siempre tendrían algún problema. Sesión 51. Ventajas del trabajo en equipo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son las ventajas del trabajo en equipo, hacia cualquier actividad. Ahora que sabemos cómo funciona un equipo y cómo está conformado, realizaremos el análisis y describiremos las ventajas de este tipo de trabajo. Dentro de tu aula muchas veces su profesor los pone a trabajar en equipo, saben ¿por qué? ¿acaso es un experimento?. A 180

continuación se te presentan algunas líneas y menciona ¿cuáles son las ventajas que has observado de trabajar en equipo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Ventajas del trabajo en equipo Estas son algunas de las ventajas que tiene este tipo de organización tanto para los individuos, como para las empresas. Los individuos. • • • • • • • • • •

Es un poco más relajado. Es responsabilidad de todos, buscar soluciones. Es más satisfactorio y placentero. Las primas económicas así como los reconocimientos que se ofrezcan, son compartidos y reconocidos por el equipo. La influencia que uno puede ejercer en sus compañeros será determinante para resolver problemas. Un trabajo bien hecho en equipo, da satisfacciones y seguridad en las actividades. Es más factible llegar a un acuerdo cuando, todos los miembros del equipo dieron su punto de vista. Se tiene a la mano mucha más información para realizar el trabajo que cuando se realiza aisladamente. Es más sencillo tomar decisiones; se hace un trabajo con calidad y se eliminan los fracasos. Se da la dinámica del intercambio y el respeto de opiniones.

En las empresas y organizaciones • • • • • • • •

En una empresa la toma de decisiones por consenso, aumenta la calidad y el desempeño. El espíritu colectivo y la responsabilidad del trabajo es fortalecida. El tiempo en que los proyectos se cumplen es menor. El dinero que aporta la empresa es menor. El enriquecimiento de información es acelerado. Los problemas son más fáciles de resolver. Las decisiones que se toman son comprendidas fácilmente. La diversidad que hay en los puntos de vista, es mucho más grande.

181

•

Las soluciones son fácilmente aceptadas.

Solución de problemas El trabajo en equipo es fundamental para el éxito de este, principalmente para buscar soluciones a los problemas que se presentan; con el fin de mejorar la capacidad del trabajo en conjunto. La mayoría de las veces se debe de centrar en la resolución de problemas específicos con respuestas especiales. Algunas veces es necesario realizar actividades que contemplen el trabajo con la naturaleza; algunas más con técnicas especiales. Dicha práctica se puede realizar también en lugares cerrados, como dentro de la empresa. Dichas actividades no sólo se podrían emplear para equipos de trabajo, también pueden realizarse en personas de todas la edades, en todas estas actividades el papel del facilitador es de suma importancia. Realicen un cuadro sinóptico acerca de las ventajas de este modelo de trabajo. Al finalizar, coméntenlo con su grupo.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Menciona qué entiendes por ventajas de trabajar en equipo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cuántos grupos de ventajas existen y cuáles son? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona por lo menos, dos ventajas para los individuos. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona por lo menos, dos ventajas para las empresas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué entiendes por solución de problemas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación. 1. Son aquellas acciones que ayudan a que el trabajo salga con la mayor eficiencia. 2. Son dos. Las de los individuos y la de las empresas. 3. El modo de trabajo es un poco más relajado si se realiza en equipo, es mucho más satisfactorio y gratificante. 4. Dar una respuesta apropiada para satisfacer las necesidades presentadas como problemas, y así aumentar la calidad y el desempeño del trabajo en equipo. 5. Trata de mejorar la capacidad de trabajar juntos.

Sesión 52. Desventajas del trabajo en equipo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán los factores que marcan las desventajas en el trabajo de equipo, en cualquier actividad. Todas las organizaciones que se acostumbran a este modo de trabajo, siempre están vigilando las desventajas que este les puede traer. Desventajas de la solución de problemas. Cualquier trabajo en equipo puede presentar una serie de desventajas que siempre hay que tener en cuenta, algunas de ellas, podrían ser las siguientes: • • • • •

Que la toma de decisiones sea apresurada. Que sólo exista el poderío de algún pequeño grupo de personas, o la dictadura de un líder. Perder tiempo valioso en juntas de trabajo para discutir soluciones y acciones, que sólo causan retrasos en el trabajo, así como fricciones. La existencia de algún tipo de presión ejercida con ayuda de las influencias de algunos miembros del equipo para votar sobre algún tema y aceptar soluciones. Evadir responsabilidades, porque se toma como pretexto la ignorancia de quien es el encargado.

Siempre debemos tomar en cuenta que no sólo hay que ver los aportes intelectuales que nos pueda brindar cada persona a la hora de formar un equipo de trabajo, es 183

también indispensable tener en cuenta el carácter y la conducta de estas para evitarnos futuros problemas internos. Algunas veces los equipos se forman con el fin de efectuar tareas concretas, otros para orientar y otros para tramitar. Cuando un equipo empieza a funcionar mal es indicativo de que tenemos que revisar su organización, funcionamiento y atender los conflictos internos. Algunos ejemplos de intervención disfuncional son: • •

• •

El comportamiento agresivo y doloso como el sarcasmo, el descrédito, el asedio laboral, la rivalidad y la apatía. La privación en cualquier término, como tomar actitudes negativas, censuras, la obstinación, la negación continua, la traba constante, la obstrucción a la lógica, la nula cooperación, el entorpecimiento para poder llegar a la culminación del trabajo y desviar la atención hacia otros temas irrelevantes. La deslealtad, al no presentarse físicamente ni con la disposición de trabajar, buscar el aislamiento y el pretexto para ausentarse. El buscar dividir al equipo, la presunción, buscar atención de más y volverse el simpático del equipo.

Realicen un mapa mental acerca de las desventajas del trabajo en equipo. La función que tienen los líderes, es fomentar el compañerismo para trabajar mejor, teniendo como función primordial llegar a acuerdos claros y alcanzar los objetivos; a su vez procurar que todos los integrantes se comprometan con ello. Fallos en tener perspectiva Todos deben estar conscientes de lo qué quieren obtener; del por qué y del saber perfectamente qué hacen y qué aportan con su trabajo, para el cumplimiento del proyecto. Liderazgo cercado Un líder nunca deberá aislarse del resto del equipo, puesto que al hacerlo pierde parte importante de la relación que tiene con él y deja de tener el apoyo de ellos además de la influencia que se requiere para cumplir con éxito el trabajo.

Carencia o imprecisión de definición de las metas El conocimiento de las metas es vital para que el equipo sepa en que situación está y hacia donde deben ser dirigidas sus actividades.

No certificar los objetivos

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Para que un equipo de trabajo exista como tal debe haber compromiso tanto con el jefe como con los integrantes. Para que no suceda lo contrario deben dedicar el tiempo necesario, así como la disposición de trabajar, en alcanzar las metas deseadas.

Poca información de lo que se quiere Cuando se forma un equipo, éste deberá estar consciente de lo que se está esperando de él, así como de las metas y el tiempo que tiene para llegar a ellas.

Inquietud Al trabajar de esta manera se deberá tener mucha paciencia, y estar conscientes de que en su mayoría las cosas no salen como se esperan o definitivamente no resultan. Cuando esto sucede es apropiado comenzar de nuevo.

Errores al identificar y celebrar resultados Para evitar que el equipo se desanime prontamente, se les debe comunicar cualquier logro o el cumplimiento de alguna meta, aun cuando esta sea muy pequeña.

No tome el camino más fácil El guiar al grupo por el camino fácil y aceptar tareas que no representen un reto disminuye el ánimo, y le resta credibilidad como líder. Es importante recordar que siempre es mejor demostrar toda la capacidad del equipo, y así demostrará la propia.

Autoevaluación Realiza lo que se te indica: 1. Define qué entiendes por desventajas del trabajo en equipo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona dos de sus desventajas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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3. Menciona dos características de la participación disfuncional. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona las fallas al identificar y celebrar resultados. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué entiendes por: la poca información acerca de lo que se debe obtener? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Son todos aquellos problemas que acarrea. 2. Que la toma de decisiones sea apresurada; y perder tiempo valioso en las juntas de trabajo para discutir soluciones y acciones, que sólo causan retrasos en el trabajo, así como fricciones. 3. El Comportamiento agresivo y doloso como lo es el sarcasmo, el descrédito, el asedio laboral, la rivalidad y la apatía; y la deslealtad, al no presentarse físicamente ni con la disposición de trabajar, buscar el aislamiento y el pretexto para ausentarse. 4. Para evitar que el equipo se desanime prontamente, debe comunicarles cualquier logro o cumplimiento de alguna meta, aun cuando ésta sea muy pequeña. 5. Cuando se forma un equipo éste deberá estar consciente de lo que se está esperando de él, así como de las metas y el tiempo que tiene para llegar a ellas.

Sesión 53. El líder del trabajo en equipo Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán a la persona que funge como líder y cuales son las características que se requieran para ello. Características del líder •

La misión del líder es la de moldear la estructura que tiene cada grupo. Dependiendo de su habilidad, puede formar verdaderos equipos de trabajo o sólo grupos de personas.

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•

Cuando el líder se basa en gobernar a su gente de manera eficaz con el lema de “divide y vencerás”, sólo producirá grupos de trabajo, no verdaderos equipos.

•

Cuando un líder tiene visión, desarrollará verdaderos equipos de trabajo, utilizando como herramientas la lealtad, la confianza reciproca y mucha motivación para que puedan funcionar correctamente.

La manera en que podemos diferenciar un grupo de personas y un equipo de trabajo, la determina la eficiencia con que funciona una oficina. Cuando una persona que está en un equipo de trabajo ha adquirido un sentimiento de pertenencia, ésta se mantiene en el por mucho tiempo, aun cuando ya no se pertenezca la lealtad sobrevive. Comenta con tu grupo acerca de las características que ustedes crean que debe tener el líder de un equipo de trabajo; al finalizar realiza un listado con todas aquellas connotaciones características, que hayan expuesto. Cuando en un equipo de trabajo se establecen reglas claras, se adoptará también una filosofía de lealtad y amistad entre el líder y el equipo. ¿Cómo ser un líder? ¿cómo llevar? ¿cómo regir? ¿cómo poder hacer que la empresa funcione de manera eficiente? Son algunos desafíos que tienen los dueños de las empresas, así como, los administradores de las mismas. Con su visión, del futuro motivan a sus seguidores; con las acciones que toman establecen el funcionar de los grupos; con la capacidad que tienen de hacer los cambios necesarios aun cuando no sean los más agradables se convierten en verdaderos empresarios. ¿Cuál es el mejor líder? Es muy fácil responder esta pregunta: "El que la gente elija" ya que así siempre contará con el apoyo incondicional de su equipo. Patrones de conducta de los líderes de equipo Un buen líder deberá ser una persona serena, madura y preocupada por su labor. Su comportamiento debe responder a las siguientes pautas: Aprendizaje: el líder es el pionero para adquirir, mejorar o desechar nuevas ideas, filosofías y prácticas así como conocimientos. Aptitud de socio: es aquél que se mezcla con el equipo, convive de cerca y negocia servicios o favores personales con sus miembros.

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Representación: el líder siempre defenderá a su equipo contra cualquier contingencia, ya sea dentro y fuera de la empresa; pone en primer plano los intereses colectivos y siempre actuará en pro de éste. Unificación: el líder regula el comportamiento de cada uno de los integrantes, incita un ambiente de trabajo agradable, procura que no haya conflictos. Organización: el líder es el encargado de dar la estructura del trabajo, así mismo organiza el de los otros miembros del equipo y promoviendo las relaciones entre ellos. Dominio: el líder regula cómo se deben comportar los miembros del equipo, toma las decisiones, asume la responsabilidad y expresa acuerdos. Comunicación: el líder provee y adquiere información que generan los miembros del equipo; además demuestra que tiene conocimientos de cualquier materia relevante para el trabajo asignado. Reconocimiento: el líder brinda su consentimiento o reprobación de la forma de actuar, de los miembros del equipo. Producción: el líder pone estándares que necesita con respecto al esfuerzo o desempeño de los miembros del equipo; también se encarga de brindar aliento a los miembros con respecto a su rendimiento. El trabajo en equipo en las organizaciones: 1.

En la actualidad las organizaciones se estructuran con base a equipos de trabajo.

2.

Las formas de trabajar en esta modalidad son nuevas y muchas están pensadas en las demandas actuales y futuras.

3.

Cuando se forman equipos, se desarrollan pensando en su eficiencia.

4.

La participación es mucho más fácil y dinámica.

5.

La dirección debe ser eficaz.

6.

Las formas de trabajo son diferentes unos de otros.

7.

El trabajo, así como su desarrollo organizacional esta especialmente diseñado.

Nuevas tecnologías para el trabajo en equipo: 1. El empleo de la tecnología y programas computacionales especial para el trabajo en grupo.

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2. El manejo y adecuación de medios audiovisuales como teléfonos celulares y aparatos de videoconferencia y su uso cotidiano a las comunicaciones múltiples. 3. El uso y aprovechamiento de la red informática. 4. Estudios y aplicación de las nuevas tecnologías. 5. El mejoramiento y manejo en la dinámica del desempeño de los equipos de trabajo usando las nuevas tecnologías. Con lo comentado en la secuencia de aprendizaje, realiza un resumen acerca del tema; recuerda tomar los puntos tratados con anterioridad.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuál es la misión del líder? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué tipo de líder es el mejor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es el patrón de un líder de equipo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es la iniciación? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué es el reconocimiento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la de moldear la estructura que tiene cada grupo. 2. El que la gente elija. 3. Debe ser una persona serena, madura, y preocupada por su labor.

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4. Es cuando el líder es el pionero en adquirir, mejorar o desechar las nuevas ideas, filosofías y prácticas. 5. Es cuando el líder brinda su consentimiento o reprobación de la conducta que adquieren los miembros del equipo.

Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 3. El trabajo en equipo; Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes una acción muy importante para programas de televisión. el buen desempeño del oficial Consulte la programación. administrativo Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

3.1 E l trabajo en equipo dentro de Libros de trabajo en equipo. la oficina, Libros de Técnicas grupales. 3.2 Características, ventajas y Libros de liderazgo. desventajas.

Glosario Ámbito: Contorno o perímetro de un espacio o lugar. Cohesión: Enlace, conexión intima de una cosa con otra. Concernir: Atañer, referirse. Facilitador: Persona que se desempeña como instructor u orientador en una actividad. Patrón: Persona dueña del negocio o encargado de vigilar la administración del mismo. Pionero: Primero, el que se adelanta a los demás en una exploración o en una empresa cualquiera. Preponderante: Que prevalece una cosa sobre otra. Reciproca: Igual en la correspondencia de uno a otro.

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Solidificación: Hacer sólido un fluido. Tanteo: Ensayo, prueba acción y efecto de tantear. Vínculo: Unión o atadura de una cosa a otra.

Bibliografía Lewicki, Desarrollo Organizacional, México, Limusa, 1993. Guizar Montúfar, Rafael., Desarrollo Organizacional: Principios y Aplicaciones, México, Segunda Edición, Edit. McGraw-Hill, 2004. Gordon, Judith R., Comportamiento Organizacional, México, Prentice Hall, 1997.

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Secuencia 4 de aprendizaje Los eventos que se realizan dentro de una oficina Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, analizará los diferentes eventos administrativos que se realizan dentro de una oficina, así como sus características y particularidades.

Temas 4.1 Eventos administrativos 4.2 Tipos de eventos 4.3 Servicios que se ofrecen en los eventos

Contenido Sesión 54. ¿Cómo se organiza un evento administrativo? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán la dinámica para organizar un evento administrativo. ¿Qué es un evento? Es un suceso que bien puede estar programado o no y en el cual se tratará de anunciar un acontecimiento importante, que será programado a través de puntos específicos. Dentro de una oficina existen varios tipos de eventos; una vez iniciado el tema, pasaremos a analizar cada uno de ellos.

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En el momento de emprender un evento, se deben determinar de forma precisa los puntos básicos como son: qué tipo de suceso se desea llevar a cabo; hacia qué sector de la población será encaminado; qué es lo que se pretende lograr con éste y el momento adecuado para su realización. Ya que se encuentra definido el prototipo del evento, iniciará su etapa de desarrollo, es decir todas las actividades a efectuar con anterioridad a su realización para que éste se lleve a cabo favorablemente. Es la etapa de mayor costo ya que en ésta se realizan diversas actividades se consideran: el número de cosas que serán utilizadas en el momento que se va a dar comienzo al acontecimiento, estas están ligadas directamente a las características que posea el evento; aunque se pueden enlistar las actividades que se realizan más a menudo y que suelen ser: -

El registro de asistentes: es un documento que señala a las personas que deseamos que asistan al evento.

-

Emitir los avisos a cada asistente: estos avisos se harán en hojas que lleven el logotipo o leyenda que distinga al acto, así como los datos del mismo.

-

Monitoreo y ratificación de los avisos: se trata de confirmar que el aviso fue entregado a la persona indicada y si ésta asistirá.

-

El alquiler del recinto; éste se pacta con el dueño del lugar designado para la realización del evento o si es posible, se podrá llevar a cabo usando un espacio dentro de la misma organización.

-

Contratación de algún grupo de ambientación musical: este tipo de requerimiento, se deberá de utilizar sólo en caso de que se desee festejar alguna fecha que sea de importancia para la organización.

-

El adornado del lugar: son todos aquellos elementos que se requieran para dar una mejor presentación al lugar donde se realizará la actividad.

-

Arrendamiento de equipo extra para transmisiones será efectuada en caso de que la empresa no cuente con el equipo necesario. • • •

Equipo de audio y un podio si se requiere efectuar un discurso. Equipo de Telefonía móvil o local. Lámparas o proyectores.

Adquisición de presentes para los asistentes: serán otorgados dichos presentes sólo si la gerencia o dirección de la empresa así lo desea o lo considera necesario. 193

-

Requerir de la presencia de alguna persona asistente o cantante: éste se considera como un punto extra y se realizará si es requerido en el acto.

Podemos darnos cuenta de que el número de actividades relacionadas con la organización, puede llegar a ser bastante larga, sin embargo podemos hacer uso de los cinco pasos a seguir para obtener el éxito esperado son: Con seguridad, muchos de ustedes han planeado algo de proporciones aceptables, como un acontecimiento de carácter familiar o personal. Cabe hacernos unas preguntas: ¿qué factores son los que se conjugan para hacer que dicho evento sea perdurable en nuestra memoria?, ¿cuál es la razón para sentirse especiales por haber asistido o en caso contrario, sentir que sólo perdimos el tiempo? La formulación de un evento resulta ser un instrumento en las Relaciones Públicas; esto se debe a que en el, todo está ligado a colaboración de los involucrados y por dicha razón se dice que: los organizadores están expuestos al criterio del público asistente. De a cuerdo con lo anterior, es de vital importancia que al proyectar un evento, se tome en cuenta los siguientes cinco pasos: 1. Debe existir un porqué para realizarlo. Un evento tendrá objeto si su realización está fundamentada sobre bases sólidas ¡su razón de ser sólo se lleva a cabo si los asistentes a éste se encuentran físicamente en el lugar! es de utilidad el uso del teléfono o el correo, ya sea tradicional o electrónico u otra forma de comunicación. 2. Una imagen apropiada que rodee al evento. La imagen elegida será la carta de presentación para nuestra organización. Dicha idea es sin duda la piedra angular para que llevemos a cabo el evento y en este poder mostrarles a los asistentes los principios y objetivos que deseemos transmitir de nuestra organización. Requerimos mostrarnos como una organización formal o lo contrario, abierta, sofisticada, con tradiciones y costumbres; o moderna y emprendedora, lo que ayudará a hacer evidente el carácter de nuestra organización. 3. La idea de ser un anfitrión del más alto nivel. Es una realidad que todos los asuntos que conllevan un evento, recaen en el anfitrión quien deberá llevar las riendas; pues es él quien decide y reparte los recursos. Un evento en las empresas no dista mucho de alguno que sea organizado de manera personal; el encargado llevará el control de las actividades y éste a su vez, será ayudado por un grupo de colaboradores.

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En todo evento, debe existir un anfitrión que se encargará de lograr una unión entre los asistentes. 4. Tomar en cuenta que nuestros invitados son personas, después de todo. La razón por la que elegimos a los asistentes obedece a que tienen algún valor para nosotros o para la organización. Si quien nos importa que asista no lo hace, el evento no habrá tenido razón de ser, si asiste y no se le atiende como es debido se marchará poco satisfecho, lo que quiere decir que actuamos de manera contraria a nuestros propios intereses. Hay que ser concientes de que todos nuestros invitados son igualmente importantes y si podemos conocer sus gustos, ofreceremos un trato personal con cada uno de ellos. 5. Un lugar conocido por todos. Por último, es esencial que escojamos un sitio en el que nos encontraremos con nuestros invitados, aunque éste no sea sólo un lugar de reunión. Debe ser acorde a nuestros planes, ser simbólico, majestuoso u orientado al esparcimiento, recordando que el sitio en el que se lleve a cabo el evento, hablará de sus organizadores. Organicen en equipo, un evento laboral; en forma simulada. Tomen en cuenta lo tratado en la sesión (papel y lápiz), tomando en cuenta las actividades aquí planteadas.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es un evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cómo se realiza el registro de posibles asistentes? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué actividades se realizan en el monitoreo o ratificación? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué equipo extra se requiere? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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5. ¿Cuáles son los cinco pasos a seguir para la organización de un evento con éxito? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es un suceso que puede estar programado o no, en el cual se tratará de anunciar un acontecimiento importante, y que será programado a través de puntos específicos. 2. Estos avisos se harán en hojas que lleven el logotipo o leyenda que distinga al evento, así como los datos del mismo. 3. Se trata de confirmar que el aviso fue entregado a la persona indicada y si ésta se presentará al evento. 4. Equipo de audio y un podio si se requiere efectuar un discurso; equipo de Telefonía móvil o local, lámparas o proyectores entre otros. 5. Debe existir un porqué para realizarlo, una imagen apropiada que rodee al evento, la idea de ser un anfitrión del más alto nivel, tomar en cuenta que nuestros invitados son personas después de todo y un lugar conocido por todos.

Sesión 55. Importancia de los eventos dentro de la oficina Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos valorarán la importancia de realizar un evento exitosamente. Todo evento laboral es único, ya que tiene particularidades tales como el sitio, las invitaciones, los asistentes a éste, siendo lo más esencial, la razón que tiene dicho acontecimiento. Por lo tanto cada evento tiene su peso propio, unos son para justificar el gasto de recursos; algunos otros para informar un suceso y otros se realizan por el simple hecho de compartir con las demás personas un momento importante.

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Imagínense que son oficiales administrativos del área de relaciones públicas de cualquier empresa y van a apoyar en la organización de un evento laboral, referente al día del trabajador. Definan cinco causas de importancia para realizar el evento. 1. ___________________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________________ 3. ___________________________________________________________________ 4. ___________________________________________________________________ 5. ___________________________________________________________________

Importancia de los eventos. Tenemos pues, nueve razones que nos dicen el por qué los eventos laborales se dirigen al personal y a las organizaciones que deseamos que estén con nosotros. 1. Dichos eventos encuentran a gente que los esperan. Son actos que se llevan a cabo, en un lugar ajeno a las instalaciones de la empresa; éstos pueden ser por ejemplo, centros de convenciones, con los gastos pagados quizá por la misma empresa. 2. El medio de comunicación es más personal. El sistema postal puede ser un instrumento que permite detallar según el destinatario, la información y el buscador de Internet, concede una oferta fiel a nuestras necesidades, sin embargo no existe nada mejor que la interacción de persona a persona, entre el organizador y los que prestan el servicio. 3. Se puede determinar el costo: Está contemplado dentro del presupuesto de cada empresa, en el área de relaciones públicas, la cual se encargará entre otras cosas de la realización del evento; es importante señalar que además posee un registro de acciones posteriores que se conoce como: lista de eventos a realizarse, además de una cantidad de recursos anuales para realizarlos; de esta manera es posible saber la cantidad de eventos que se pueden realizar y los recursos que se necesitan para cada uno.

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4. La asistencia a un evento está establecida. En todo momento debe considerarse a quién se invita y el número de sitios que se tienen libres para la realización Se debe siempre dar un espacio de veinte lugares extras, si en un determinado momento llegaran más invitados de los esperados. 5. Todo evento puede servir como plataforma de ventas. En el caso de un evento social, no se deberán ofrecer los productos de la empresa, pero si la razón de ser es para lanzar algún producto nuevo o marca de la empresa, se podrán ofertar algunos descuentos o promociones especiales a fin de que los asistentes puedan adquirir los productos de manera exclusiva. Hay que atender a factores como el precio o el volumen del producto adquirido, los asistentes no desearán cargar con él todo el evento, así que se les ofrecerá la oportunidad de enviárselos a sus domicilios o negocios, contando con un costo extra por el servicio. 6. Estas acciones hacen a las marcas, ya que se considera que, lo importante es la gente y no lo ofertado. Todas las compañías se preocupan por simpatizar con sus compradores y por hacer evidente su imagen institucional, así como también, hacer que sus clientes además de comprar sus productos, creen un vínculo directo con la misma. 7. Los eventos son exámenes que permiten variar ofertas, lemas o costo. Este paso es de gran importancia, podremos darnos cuenta de los avances que se han logrado con cada evento; no dirá si el resultado es el esperado o no, es un ciclo que se revierte, ya que siempre podremos aprender de los eventos anteriores y así, reparar lo que estuvo mal y seguir haciendo lo que estuvo bien. 8. Los eventos relacionan a algunas disciplinas como mercadotecnia, ventas, publicidad y relaciones públicas. Dentro de los eventos de tipo laboral, es posible calcular nuestras tácticas de mercadotecnia, hallar nuevos clientes, además de relacionarnos entre éstos con el objeto de que conozcan nuestra empresa. Lo anterior es relevante, pues es de suma importancia que “Todo evento sirva como plataforma de ventas”. 9. Tienen la pauta que permitirá a nuestra organización dirigirse en un sentido contrario a sus competidores. En todo momento es necesario estar delante de la competencia, y gran cantidad de organizaciones consideran que un evento laboral, que les permite ofertar sus productos es un gasto, pero la realidad es que debe considerarse como una inversión,

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Visiten una empresa de su localidad, específicamente el área de relaciones públicas y comenten acerca de la importancia que tiene para ellos la realización de un evento. Al finalizar, coméntenlo con su grupo.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué entiendes por importancia de un evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Para una empresa, qué sería importante destacar en la realización de un evento. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuántas razones se enlistan para hacer importante un evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué entiendes por “el medio de comunicación más personal”? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Por qué un evento es un examen? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es el grado de clase que tienen nuestros eventos, y depende del porqué de su realización. 2. Que nuestros invitados se sientan parte de esa empresa. 3. Son nueve, siendo la más importante el paso ocho que conlleva a disciplinas de mercadotecnia, ventas, publicidad y relaciones públicas en el lema (Todo evento puede servir como plataforma de ventas) 4. Que los asuntos que queramos tratar es mejor hacerlo de persona a persona. 5. Porque suele ayudar a realizar una evaluación de la forma en que se realiza nuestro trabajo, para realizar mejores posteriormente.

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Sesión 56. Características de los eventos Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán las características para realizar un evento, dentro de la oficina. Todos los eventos tienen características similares; en esta sesión analizaremos cada una de éstas, para después proceder a la elaboración de uno laboral. Dichas características estarán determinadas por el tamaño del evento; lo que significa que entre mayor sea el número de asistentes a éste, más grande será la complejidad del mismo. Organización. Antes de seguir, te preguntarás si el evento que deseas organizar es el más rápido, sencillo y barato; y si la realización de un evento es la forma más eficiente y personal que permitirá de transmitir a los beneficiarios tu mensaje. En estos tiempos modernos, hay maneras menos complicadas y costosas para alcanzar los mismos resultados, entre las que se cuentan el envío de propaganda a los sectores que nos son de interés o, usar los distintos medios de comunicación. Programación y Estructuración Lo que sigue es preguntarte si lo organizarás tú mismo, ya sea tú solo o como cabeza de un grupo de planeación; de no ser así hay que contemplar la contratación de los servicios de una empresa que se dedique a organizar eventos o a un experto en el tema. Si optas por elegir la segunda opción, cabe la posibilidad que el experto en cuestión sea un individuo que posea los conocimientos requeridos o bien, sea alguna de las muchas agencias, compañías y profesionales que se desenvuelven en los negocios. Debes tener en consideración que al contratar a una entidad externa a la empresa, puede existir un margen de error ya que, no todas éstas forman parte de una sociedad profesional. Cualquier opción que hayas elegido, seguramente satisfacerá tus expectativas siempre que los demás miembros de la empresa conozcan las actividades a realizar, si no es así tendrás tú que realizarlas, lo que puede causarte una visión errónea de economía, debido a los evidentes errores en los que caerás.

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Una de las primeras cosas que el comité organizador debe tener en cuenta, es si se realizará el evento utilizando los recursos propios o de alguien más y si usarán una parte o en su totalidad, sin perder de vista que según los fondos se requerirán un promedio de 250 horas o aproximadamente 6 semanas de actividades normales a esto; se sumarán dos o tres jornadas de 18 horas justamente antes de su ejecución, para realizar una conferencia de no más de dos o tres días de duración, para un quórum de doscientos participantes. Si te quedas con la primera opción, deberás señalar a los colaboradores que formen parte de la planeación (ya sea una sola persona hasta un grupo entero, que se ajuste a las dimensiones del evento), también deberás incluir a terceros, junto con las diferentes etapas del proceso de planeación en las que se involucrarán cada uno. Estructura Previo al comienzo de la organización del evento, existen algunos puntos, todos ligados entre si, que deberán estar bien definidos para todos los involucrados. Los eventos institucionales, congresos, cursos, viajes, conferencias, reuniones, lanzamientos, campañas publicitarias y ferias entre otras, son ejemplos de la estructura de un evento. Por otro lado, no se rompe ninguna regla que en los eventos multidisciplinarios, se mezclen dos o más dinámicas con el fin de abarcar a un sector más numeroso y de esta manera se reduzcan gastos y se obtengan mayores ganancias. Público beneficiario y asistencia prevista Si bien la mayoría de las disposiciones de mayor peso serán efectuadas por parte de la dirección, tiene que estar entendido por todos los involucrados en la planeación la estructura y tiempo del evento; así como también, la cantidad de asistentes y quienes serán éstos. Si no estas convencido del público al que te dirigirás o de la cantidad de gente que se presentarán, la organización será complicada. Presupuesto La actividad siguiente es la de los costos o fondos, que no será únicamente una hoja de cálculo, será un escrito que contendrá las acciones de planeación y trámite, además de una relación de los costos pronosticados, origen de las entradas de capital y de las ganancias esperadas.

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El organizador será el único encargado de los fondos y de permitir desembolsos, desde la planeación hasta la suspensión de las cuentas; si existen varios involucrados, se dificultará la administración de los fondos y la rendición de cuentas del organizador a cerca de todo lo gastado. Programación Como norma habitual, el triunfo estará ligado a una buena programación, en donde es necesario tomar en cuenta un lapso de tiempo razonable, para planificar y ordenar todo. Es factible tener un fondo establecido, ayudará a obtener y contemplar plazos opcionales que permitan acceder a precios preferenciales en hospedaje, alimentación y sitios de esparcimiento. Localidad y plaza de realización. Tanto para el cálculo de los gastos como para distintas actividades, hay que especificar desde el inicio de la planeación, el nombre del lugar donde se llevará a cabo el evento. Cabe la posibilidad que dicha disposición sea tomada por la dirección o por el patrocinador, contemplando que no siempre es atinado; sin embargo todo espacio es idóneo si es interesante y no muy costoso. Se deberá contar con una plaza establecida para realizar el evento, o en su caso una sede alterna que cuente con las mismas características, para lo cual es apropiado visitar una agencia de viajes y preguntar acerca de los paquetes para realizar un evento; y cotejarlo con los compañeros y así obtener conclusiones. Elaboren en su cuaderno, un cuadro con las características que ustedes crean convenientes para el desarrollo de un evento, el cual dará a conocer una nueva línea de productos.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuáles son los aspectos para la organización de un evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Define una programación y la estructuración para realizar uno. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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3. Define qué es la estructura. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué entiendes por público beneficiario y asistencia previa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué es un presupuesto? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Serán todos aquellos aspectos que influirán en la realización del evento que lo harán único e inolvidable. 2. Acciones que deben ser realizadas con anterioridad a que se lleve a cabo el evento. Dichas acciones pueden ser ideadas por el organizador de la empresa o bien, por otra organización ajena a ésta. 3. Previo al comienzo de la organización del evento, existen algunos puntos, como sus características y formatos, todos ligados entre sí, que deberán estar bien definidos para todos los involucrados, y que constituirán el cuerpo del acto. 4. Serán todas aquellas personas asistentes al evento, las cuales buscan obtener algún beneficio del mismo. 5. Es una relación de los costos pronosticados; origen de las entradas de capital y de las ganancias esperadas con la realización de las actividades.

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Sesión 57. Funciones y apoyo del oficial administrativo en la organización de un evento Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos valorarán la importancia que tiene el oficial administrativo, brindando su apoyo para la organización y desarrollo de un evento. En la presente sesión analizaremos las funciones que realiza el oficial administrativo, para la organización de un evento laboral.

Funciones gerenciales de los organizadores de un evento. 1. Asegurar la proyección y preparación del evento. 2. Hacer y anunciar la invitación a este significativo acto y los avances que tenga. 3. Precisar y asegurar las fases que se deben seguir, en el orden que se necesite conforme a esta acción. Las fases dependen del éxito del evento a realizar, a continuación se presentan las precisiones para la realización de un evento en otro estado o localidad: • • • • •

Comidas. Hospedaje de los asistentes. Movilización. Preparación de los reconocimientos de los asistentes. Autorización de los documentos de acreditación de los asistentes.

4. Creación del programa de actividades: será planeado por el encargado del evento, en este punto se diseñará un documento donde se digan cada una de las actividades a realizar. 5. Creación y duplicado de todo el papeleo requerido, para el registro y manejo de la información. 6. Procesamiento y envío de la información que solicita la Dirección. 7. Programación y estructuración de las actividades de inauguración y cierre del evento. Labores para el oficial administrativo 1. Auxiliar al encargado del evento, en lo concerniente a la planeación de éste. 204

2. Preparar la lista de asistentes 3. Elaborar las invitaciones requeridas. 4. Conservar interacción necesaria con los asistentes y auxiliarlos en lo que requieran. 5. Comprobación de toda la documentación técnica que se dará a los asistentes. 6. Apoyar en la organización de los comestibles, si se encuentran previstos. 7. Organizar asuntos de hospedaje. 8. Gestionar asuntos de movilización interna, para los trabajadores de la empresa. 9. Garantizar los elementos de papelería requeridos (como papel, lápices, bolígrafos, carpetas, entre otros). 10. Auxiliar en el montaje del evento en caso de que se necesite. 11. Elaborar las credenciales y reconocimientos que se otorgarán a los asistentes. 12. Generar los registros de los asistentes, en base a sus categorías. 13. Recibir a los participantes, su documentación que contenga la información de inicio. 14. Revisar asuntos referentes al arreglo previo, inicio del evento, durante y, al finalizarlo. 15. Situar a los asistentes en el evento. 16. Pegar anuncios que dirijan a lo asistentes, con respecto al sitio en donde se realizarán las actividades. Son muchas las actividades que el oficial administrativo cumple en la realización de un evento, pero se les invita a que enumeren algunas otras que crean que pueden facilitar el desarrollo de esta actividad. Realicen una entrevista a un oficial administrativo y pregúntenle acerca de las funciones que realiza al respecto: Anota las respuestas en tu cuaderno y coméntalas en grupo.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué importancia tiene el oficial administrativo en la realización de un evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿El oficial administrativo auxilia en las funciones generales? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué son las funciones gerenciales? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué constituyan las labores para el oficial administrativo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona alguna labor del oficial administrativo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Su importancia se basa en las actividades que realiza, para que el evento se lleve a cabo en buen término; pueden ser muy variadas, según lo requiera éste. 2. En efecto, su participación será notable, no importando que su labor esté o no enfocada solamente a la planeación o estructuración del evento, ya que asistirá en todo momento al organizador. 3. Serán todas aquellas actividades que se desprenden del proceso organizacional del evento, cuya responsabilidad recaerá en el organizador del mismo. 4. Éstas son actividades muy variadas y aparentemente sencillas de realizar para que en conjunto, ayuden a llevar a cabo el evento. 5. Darle la bienvenida a los asistentes, dotarlos de la información inicial que necesitarán y ubicarlos en sus respectivos lugares.

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Sesión 58. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es una reunión y una asamblea? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán cuáles son las características y diferencias de una reunión y una asamblea, organizadas dentro de una oficina. ¿Qué es una reunión? Es aquel acto que congrega a cierto número de colaboradores para revisar determinados asuntos referentes a la empresa u organización. Existen distintas clases de reuniones, algunas son de carácter informativo y otras son participativas. En el primer caso, algún miembro presenta la información y los demás escuchan; en el otro caso, se necesita del intercambio de ideas por parte de todos. La reunión y sus objetivos El objetivo de llevar a cabo una reunión es que todos los asistentes solucionen un asunto, mediante una adecuada estructuración de la misma. Los objetivos particulares a desarrollar en la sesión son: •

Presentar en su totalidad los temas mencionados.

•

Pactar la serie de asuntos, entre los asistentes, previamente al inicio de la reunión.

Cabe mencionar que existen dos clases de asuntos a revisar en las reuniones: Los informes No causan dificultad alguna, puesto que aquél que comunica, organiza con anterioridad su charla y, de ahí en adelante, se generarán ideas y/o cuestionamientos de los demás asistentes. Durante el desarrollo de la reunión de la clase de informes es conveniente llevar a cabo los siguientes puntos: •

Los asuntos a solucionar.

Dichos asuntos se formarán como cuestionamientos, con la finalidad de que los asistentes organicen soluciones a éstos. •

Conseguir el más alto grado de interés.

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El interés es la consecuencia de dirigir las necesidades del participante, hacia uno o varios propósitos planteados. De lo anterior se desglosan dos normas de oro: Jamás desistir en mencionar alguna cuestión que considere significativa. No juzgar nunca antes el peso de un asunto que exponga alguien más. •

Llegar a disposiciones fáciles y específicas.

Ciertos asuntos son revisados con poca noción o sin comprenderlos totalmente, es de suma importancia que en ningún momento perdure el sentimiento de no comprenderlo, si se llega a dar el caso de la no comprensión aquí es conveniente solicitar que retomen de nuevo el asunto o demandar un intervalo de tiempo para razonarlo. •

Confirma la asistencia de los invitados.

Resulta incómodo a los asistentes puntuales, que otros lleguen retrasados a la reunión, teniendo como consecuencia la no comprensión de los asuntos que ya están siendo discutidos por los que llegaron anteriormente. Por lo anterior es adecuado cerciorarse de la confirmación de cada un de los asistentes acerca del horario y duración de la reunión. •

Funciones y objetos en las reuniones.

El organizador es el encargado de leer los asuntos a tratar y definir los espacios con que se disponga para cada uno. Siendo conciente de que no tiene toda la autoridad, únicamente es el encargado de regular las actividades y prever que éstas no se alejen del tema en cuestión. •

Relación de asuntos.

Dicha relación contiene el programa de actividades del día, en donde se puntualiza el título del tema y quién lo transmitirá al grupo. Cabe la posibilidad de que ésta contenga las disposiciones que vayan a ser tomadas en cuenta durante la reunión. ™ Sitio de la reunión Si dicha reunión se efectúa de manera presencial, se tendrá que especificar el sitio preciso, hora, fecha y la relación de asuntos a tratar. La Asamblea Es la fracción política dentro de una organización, que se encarga de la toma de decisiones, en algunas

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oportunidades toma la rienda del poder para decidir en mayor o menor proporción, según las necesidades. La asamblea se constituye por un gran número de individuos que forman parte de la organización; éstos se encuentran ligados a la misma y poseen la autoridad para asistir. Gran número de organizaciones usan la asamblea como el máximo medio para la toma de decisiones; por ejemplo los organismos sociales, sindicales, profesionales y aún más, los estados. Las asambleas más comunes son los parlamentos o congresos de los estados. En las ideas anarquistas llaman asambleas a las reuniones en donde los involucrados en una determinada cuestión o integrantes de una misma fracción tienen la facultad de emitir sus ideas o bien tomar decisiones sobre algún asunto, sin requerir de un representante (democracia directa); en esta clase de asamblea se prefiere llegar a los acuerdos admisibles para todos los involucrados y de ese modo se guardan las votaciones para la ocasiones en las que no se llegue a un acuerdo, sin embargo la asamblea es la reunión en la que generalmente se aprueban leyes. Realicen un cuadro comparativo acerca de lo que son las reuniones y las asambleas; en él destaquen las características propias de cada una y sus sugerencias.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es una reunión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es una asamblea? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Quiénes constituyen una asamblea? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona la primera regla de oro de una reunión. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son los dos tipos de temas a tratar en una reunión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación. 1. Aquel acto que reúne a cierto número de colaboradores para revisar determinados asuntos referentes a la empresa u organización. 2. Fracción política dentro de una organización que se encarga de la toma de decisiones y en algunas oportunidades toma la rienda del poder de decisión en mayor o menor proporción según las necesidades de la organización. 3. Se constituye por un gran número de individuos que forman parte de la organización, éstos se encuentran ligados a la misma y poseen la autorización para asistir. 4. Pactar la serie de asuntos, entre los asistentes, previamente al inicio de la reunión. 5. Los informes y los asuntos por solucionar.

Sesión 59. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es una conferencia y una ponencia? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son las características de una conferencia y de una ponencia. ¿Qué es una conferencia? Es un discurso destinado a un público, que posee algunas particularidades que la hacen diferente del discurso político o debate. En realidad la conferencia no es una exhibición en el sentido estricto, es alimentada por ella, ya que además da un mensaje no obstante, la información de la conferencia se completa usando materiales visuales como gráficos, estadísticas, fotografías, videos, etcétera. Elementos que integran la exposición de una conferencia. El encargado: es aquel individuo, que está facultado de autoridad, representatividad, conocimientos o principios sobre de los temas que interesan a todos los participantes. Propósito: intenta dar a conocer una idea o noción de asuntos y dificultades que son de interés en la vida de un grupo, actuando sobre éste, influenciándola para que entienda de lo que se trata. 210

Asunto o disciplina: retoma cuestiones trascendentales para el grupo, asignaturas pertenecientes al medio. Ambiente y situación de exposición: intervalo de seriedad en la comunicación, instrumentos de expresión y otros, obteniendo una proyección y eficiencia colectivas. Actividades importantes a desarrollar para brindar una conferencia. Si durante la presentación leemos, existe el peligro de fastidiar o aburrir a los asistentes, aunque éstos conozcan el asunto a tratar. El encargado de la conferencia tiene que adaptarse al tipo de audiencia a la que va orientada. Organizar una configuración parte por parte que ayudará en el proceso de la explicación. Al dar ejemplos se necesita contar con herramientas gráficas, como folletos y acetatos, que son auxiliares para que la audiencia lleve cada asunto con atención. Es vital el lograr que los asistentes comprendan su importancia. Para conseguirlo podemos usar la las siguientes dinámicas: • • • • • • • •

Cuidar el modo de expresarnos. Control del sitio de contacto visual. Establecer contacto visual hacia todos los involucrados. Expresión física y cortesía en el trato con la audiencia. A partir del inicio del mensaje, es necesario que controlemos nuestros gestos y ademanes. Mientras se lleva a cabo la conferencia, es muy importante que conservemos un acercamiento cortés con el auditorio. Tener dominio de la expresión física. Tener manejo delicado y educado con el auditorio.

¿Qué es una ponencia? Exposición acerca de un asunto en particular, que está sujeta a la evaluación y decisión de un consejo. El cuerpo de una ponencia. Introducción: su propósito primordial es el de provocar el interés de los asistentes y disponer la vía hacia la información central. El expositor se valdrá de la introducción para ganar la atención del público y con ello darles una idea sobre el asunto, de manera tal, que éste sea interesante. La Estructura interna: es la que contiene la información fundamental que se quiere dar a conocer al público. La falla más común en los exponentes con poca experiencia, es que, al exponer, éste intenta emitir todos sus conocimientos acerca del tema, lo que resulta... 211

Conclusión: resultado vital que consiste en mencionarle al público el momento en el que se ha llegado a la parte final, a la hora de haber iniciado con la conclusión. Se considerarán expresiones cortas y concisas que hagan un recuento de lo expresado, que hagan alusión de su importancia y posibles aplicaciones prácticas. Dichas conclusiones deberán pertenecer a los propósitos o cuestionamientos de la Introducción. Realicen la siguiente actividad, elaboren un cuadro sinóptico acerca de las diferencias o características de la ponencia y de la conferencia, destacando sus puntos clave.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es una conferencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es una ponencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Quién es el conferencista? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué elemento importante nunca debe olvidar el conferencista? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona los elementos que conforman el cuerpo de una ponencia. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es un discurso destinado a un público, que posee algunas particularidades que la hacen diferente de un discurso político o debate. 2. Es una exposición acerca de un asunto en particular, que está sujeta a la evaluación y decisión de un consejo. 3. Individuo que esta facultado de autoridad, representatividad, conocimientos o principios sobre de los temas que interesan a todos los participantes.

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4. El respeto y el trato adecuado hacia el público asistente al evento 5. La introducción, la estructura interna y la conclusión.

Sesión 60. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es una mesa redonda, un seminario y un simposio? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán cuáles son las características y las diferencias de una mesa redonda, un seminario y un simposio. La Mesa Redonda Se lleva a cabo cuando se quiere saber el punto de vista de ciertos individuos sobre un asunto en particular. En dicha práctica de grupo se ejerce una sucesión de actividades, que permiten un mejor resultado de ésta, y que son: 1. Elaboración • • • •

Se incentiva y establece puntualmente el asunto del que se quiere discutir. Cualquier integrante o cabeza de grupo está facultado para convocar a aquéllos que darán la ponencia. Arreglar el lugar utilizando carteles, fragmentos de publicaciones, etcétera, que se relacionen con el asunto a tratar. Reunir previamente al encargado y a los ponentes para revisar el proceso y definir quién inicia primero, especificar el asunto a tratar y sus complementos que resulten atractivos de manejar.

2. Proceso (responsable de la mesa redonda). • • • • • •

Realiza una corta presentación del asunto a tratar. Expone el proceso. Señala a los ponentes. Establece el turno de cada ponente. Informa al público que, al termino de todas las intervenciones de cada ponente, tienen la posibilidad de hacer cuestionamientos. Después otorga el turno al primero de los ponentes.

3. Los Ponentes

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Los ponentes exponen durante un lapso de tiempo determinado, durante el cual el moderador le indicará de manera adecuada cuando su turno se exceda. Cuando terminen las ponencias de todos, el moderador elabora un recuento de lo más importante y recalcará sus diferencias. 4. Propuestas Su duración no deberá de traspasar las dos horas, en las cuales formarán las propuestas acerca del asunto tratado; asimismo, en esta instancia el moderador deberá ser ecuánime y centrar en sus conclusiones. El seminario Su propósito es el indagar exhaustivamente un asunto en reuniones bien planeadas, ya que los participantes no obtienen la información desarrollada; en vez de eso investigan por su cuenta colaborando entre sí. Dicho grupo se conforma de por lo mínimo 5 y máximo 12. Propiedades. • • • • • •

Los participantes poseen un interés acerca del asunto, y un grado similar de conocimiento del mismo. Dicho asunto requiere de la exploración de distintos materiales, de algún libro que contenga información relacionada al asunto. El proceso de las actividades, así como la información que se usará es proyectada por los participantes, en la primera reunión de grupo. Aquello que resulte quedará a cargo de todos. Finaliza con una reunión en donde se recapitula y revisan las acciones ejecutadas. Cada reunión durará por lo general de dos a tres horas.

Organización. Se constituirá y vigilará por los organizadores, que generalmente fungirán como orientadores; en ocasiones la idea es generada por los mismos participantes, situación que resulta muy favorable. Proceso En la reunión deberán asistir todos los participantes quienes se dividirán en equipos. El coordinador, habiendo dicho sus primeras palabras, propondrá el programa que con anterioridad formuló, y que será comentado por todos.

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El Simposio Se basa en conjuntar a varios individuos instruidos acerca de un asunto, bien sean especialistas o conocedores, los cuales presentan a la audiencia sus nociones y su aprendizaje de manera continua, complementando de este modo la visión del asunto en cuestión. Proceso Ya que se tiene marcado el asunto a tratar, el coordinador elige a los ponentes más indicados que pueden ser 3 ó hasta 6, estando conscientes de que todos tienen que dirigir un rasgo distintivo que corresponda a su especialidad. Es de utilidad hacer una sesión anterior al comienzo de los trabajos con los participantes del simposio, para discutir sugerencias; impedir reincidencias en las ponencias; eliminar las opiniones parecidas; organizar el orden adecuado de las ponencias y definir los tiempos para cada uno de ellos. Aparte de esta sesión de planeación, los ponentes y el coordinador del simposio, deberán reunirse un poco antes del inicio, para revisar que esté bien entendido todo y afinar los últimos detalles del mismo. Desarrollo. •

El organizador abre el simposio; presenta visiblemente el tema que se abordará, así como su distribución; describe los pasos a realizar y presenta los ponentes a los asistentes.

•

Al término de la ponencia de cada uno, el moderador concede la palabra a los siguientes, según lo programado.

•

Ya terminadas las ponencias, el moderador puede hacer un pequeño recuento de los datos más significativos antes expuestos.

De acuerdo a lo analizado en la sesión realicen una técnica grupal; la que ustedes crean más adecuada o fácil; el tema relevante será “La educación de mi país, arma o carga”.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas.

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1. ¿Qué es una mesa redonda? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es el objetivo de un seminario? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es un simposio? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona tres características de un seminario. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuales son las propuestas dentro de la mesa redonda? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es aquel acto en el cual se quiere saber el punto de vista de ciertos individuos a sobre un asunto en particular. 2. Su propósito es el indagar exhaustivamente un asunto en reuniones bien planeadas, ya que los participantes no obtienen la información desarrollada, en vez de eso investigan por su cuenta colaborando entre si. 3. Se trata de conjuntar a varios individuos instruidos acerca de un asunto, bien sean especialistas o conocedores, los cuales presentan a la audiencia sus nociones y su aprendizaje de manera continua, complementando de este modo la visión del asunto en cuestión. 4. Los participantes poseen un interés acerca del asunto, y un grado similar de conocimiento del mismo, el proceso de las actividades, así como la información que se usará es proyectada por los participantes, en la primera reunión de grupo, dicho seminario durará el tiempo necesario, hasta el momento en que cumpla su cometido. 5. Son sugerencias que los asistentes proponen de cuerdo con el asunto tratado; asimismo en esta instancia, el moderador deberá ser ecuánime y centrado en sus conclusiones.

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Sesión 61. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es un debate y un taller? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son las características de un debate y de un taller. En la presente sesión analizaremos otros dos eventos que se organizan dentro de una oficina; el debate y el taller, así como las particularidades de cada uno de ellos. Debate Consiste en el intercambio de ideas entre varias personas acerca de un asunto, y su finalidad es la de tratar todos los aspectos de x tema, a través de la expresión de las ideas que poseen las personas de determinado grupo, acerca de algo. Para que sea de utilidad debe contener: • • •

Colaboración; todos los participantes deben respetarse mutuamente. Disciplina; todos los miembros esperan la oportunidad de hablar, favoreciendo la expresión de los demás. Deber; es preciso conducirse con franqueza y compromiso.

El debate se compone por: • •

• •

El organizador: individuo que inaugura la reunión, expone el asunto, lo domina y lo cierra. Un asistente: que registra a los individuos que se han expresado y la duración de cada intervención, esto con el objetivo de dar pauta a que todos los participantes se expresen. Los asistentes: son quienes deberán abordar el asunto a discutir. Un coordinador: persona que representa a cada fracción, el que planea el tema, cede la pauta a los demás; cuida que se discuta lo más relevante y que no se desvíe la atención hacia otro objetivo; despeja interrogantes, cierra las acciones con un recuento de las distintas ideas y formula las conclusiones, ayudado por los asistentes.

El taller Es un foro de actividades grupales, en el que se lleva a cabo el desarrollo no sólo de aprendizaje sino también de enseñanza, cuyo fin es encaminar al individuo, hacia alguna disciplina no importando cuál sea ésta.

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Particularidades de un taller. Propósitos generales: son aquellas puntualizaciones que se quiere alcanzar mediante el desarrollo e implementación del taller. Fines particulares: cuál es el objetivo al que deseamos llegar con el desarrollo del taller. Hay cuatro categorías que componen un taller: Primera: Precedentes. Exhortar a los asistentes al taller, para que reconozcan los procedimientos y prácticas del asunto, así obtendrán las destrezas que requieren para realizar las actividades no importando cuáles sean con respecto al tema elegido. Así mismo, será posible medir la habilidad de extracción y ponencia de cada uno. Segunda: Introducción Adiestrará a los asistentes para la proyección de un cuestionamiento, de posibles respuestas, establecimiento de propósitos y proposición de métodos de investigación para su resolución, existen ocasiones, en donde se discutirá un esquema experimental. Tercera: Razonamiento: Entrenar al asistente para el taller en el empleo de los métodos adecuados, recabar información y estudiar datos. Cuarto: Integración. Contendrá los datos más recientes sobre el tema, planteamiento del tema, actividades realizadas para la obtención de la información, y la revisión de éstos. Conclusiones Se obtendrán de casos prácticos con respecto a lo captado en el desarrollo del taller. En forma grupal, realicen un debate utilizando sus características; el tema propuesto será ¿México tiene el gobierno que se merece?

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En que consiste un debate? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es un taller? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona los elementos que debe contener un debate para tener éxito. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Por quién está dirigido un debate. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son los propósitos generales de un taller? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Consiste en el intercambio de ideas entre varias personas acerca de una asunto, y su finalidad es la de tratar todos los aspectos de un tema, a través de la expresión de las ideas acerca de algo 2. Es un foro de actividades grupales, en el que se lleva a cabo el desarrollo no sólo de aprendizaje, sino también de enseñanza cuyo fin es encaminar al individuo, hacia alguna disciplina, no importando cuál sea ésta. 3. Colaboración, disciplina y deber. 4. Por un coordinador 5. Aquel fin al que se quiere llegar mediante el desarrollo e implementación del taller.

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Sesión 62. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es un panel y un foro? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos distinguirán cuáles son las características de un panel y un foro. El Panel

Se distingue de la mesa redonda porque en éste no se discute un asunto; en cambio cada participante expresa una opinión o comentario acerca de él, rematando o aumentando si así se dispone, la opinión de cualquier otro. En éste evento, el número de participantes varía de 4 a 6 individuos, están capacitados en el rol que les atañe; además existe un moderador que lo dirige. Para que se establezca este método se llevan a cabo los siguientes pasos: La preparación 9 El grupo escoge el asunto a tratar. Se elige a los integrantes y al moderador. 9 Se lleva a cabo una sesión con los ponentes y el organizador, con el fin de: • •

Exponer el asunto que se desea tratar. Expresar la información que le toca a cada ponente.

Se prepara el foro con los materiales gráficos necesarios. Desarrollo Es el momento en el que el moderador menciona a los participantes y genera el primer cuestionamiento sobre el asunto a tratar, después de que cada uno de ellos ha expuesto, el moderador genera otros cuestionamientos acerca de puntos que aún no se hayan tratado. Después, al término de las ponencias se les pide por parte del moderador que hagan un recuento de sus argumentos para que, posteriormente, concluya dando lugar a los cuestionamientos que los miembros del público quieran realizar a los ponentes. Observaciones En este caso es conveniente tener una grabadora de voz, permitiendo realizar una pregunta, para poderla formular correctamente.

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El foro Es la actividad en la que un grupo de individuos tratan un determinado asunto, frente a un público; esta es una de las prácticas más frecuentes ya que posee algunas ventajas, entre las que destacan: • • • •

Aprueba el intercambio de ideas así como la colaboración. Admite la soberana expresión de las opiniones del grupo; dicho acto se lleva a cabo de manera formal y casi sin restricciones. Genera la ocasión de conocer los pensamientos del grupo acerca del asunto. El público también puede pensar sobre tal asunto.

Dentro de esta práctica, se hallan algunos miembros que tienen un rol importante, estos son: 1. El moderador: es el responsable de que el foro se desarrolle en buen término; sus funciones son las siguientes: • • • • • •

Administra las intervenciones de los ponentes. Define la duración de cada intervención. Marca el orden de las participaciones y concede la oportunidad de hablar. Alienta he intenta que no se pierda la atención sobre del asunto. Al finalizar, presenta una síntesis de lo expresado, las conclusiones, las coincidencias y diferencias que existan. Mientras se lleva a cabo la sesión, el moderador no expresará su opinión sobre el tema.

2. Los ponentes o expositores: son aquellas personas que se disponen a tratar un asunto; intentan que su ponencia sea simple y concreta. No deberán alejarse del tema y seguirán las disposiciones del moderador, sin embargo en el transcurso de la ponencia, éstos añadirán cualquier alusión personal. 3. El Asistente: persona que ayuda a los ponentes o expositores además de realizar labores administrativas para el evento. Cuando el grupo es reducido, no es necesario contar con un asistente, sus principales actividades serán: • •

Deberá cuidar el orden durante la sesión. Lleva una relación de todo lo tratado, así como los puntos más importantes.

En forma grupal realicen un panel de acuerdo con las características propias; el tema sugerido es “El hambre en el mundo”.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste un panel? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es un foro? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuántas personas integran un panel? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona dos ventajas del foro. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define las tareas del panel. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Consiste en que cada participante expresa una opinión o comentario acerca de un tema, rematando o aumentando si así se dispone, la opinión de cualquier otro miembro. 2. Es la práctica en la que un grupo de individuos tratan un determinado asunto, frente a un público. 3. En éste, el número de participantes varía de 4 a 6 individuos, todos entrenados en el rol que les atañe y además, existe un moderador que lo dirige. 4. Administra las intervenciones de los ponentes, y el público también puede pensar acerca del asunto. 5. Es aquel miembro dotado de autoridad para organizar las actividades dentro del evento.

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Sesión 63. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es un congreso y un phillips 66? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos señalarán cuáles son las características de un congreso y un phillips 66 Congreso Es una técnica grupal donde se exponen diferente información, una ventaja de utilizar esta técnica es que la afluencia de personas es basta y por lo mismo se puede utilizar para distintos fines dependiendo que queramos dar a conocer en dicho evento. “Preparación del congreso” La afluencia: es la cantidad de personas invitadas al evento y de ello dependerá el tamaño del lugar donde se llevara a cabo. Mobiliario: son los muebles a utilizar como bancas, mesas, sillas o bien si va hacer dentro de un espacio cerrado es necesario saber la cantidad de butacas a considerar así como su estado. Equipo técnico: es el equipo eléctrico o electrónico necesario para una conferencia por ejemplo proyectores, videos computadoras en general. Salones complementarios: son lugares extras para alojar a los ponentes o realizar juntas si hay algún cambio en la planeación del evento. Accesos y complementos: se debe contar con entradas o vías fáciles para el público, para entenderlo mejor que cuente con una excelente ubicación y todos los servicios propios para la realización de un evento. El grupo de personas y actividades esénciales para llevar acabo un congreso. Director de congreso: es la persona encargada del congreso y delega las funciones a los subalternos. Encargado de medios: es la persona responsable de citar a los medios de comunicación (radio, televisión y prensa) al evento. Encargado de relaciones humanas: es el encomendado de organizar al equipo de trabajo así como crear un ambiente de trabajo cordial.

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Expositor: es la persona facultada de conducir el congreso así como los debates que dentro de el sucedan. Promoción: área encargada de dar a conocer el evento utilizando material impreso, además de buscar a los patrocinadores. Economía: área responsable de hacer el balance del dinero de los gastos como entradas del congreso, además también de vigilar los gastos para que no excedan con lo planeado. Protocolo: es la imagen del evento, se debe cuidar hasta el más mínimo detalle y hacer todo lo que se planeo. Seguridad: es el personal que salvaguarda, el orden y seguridad de los asistentes, participantes y/o colaboradores del evento. El Phillips 66 Es una técnica grupal que esta conformada por 6 equipos, 6 participantes dentro de estos ellos se tomará un tema determinado durante un periodo de 6 minutos. Al término de esta actividad un integrante de cada equipo se reunirá con los otros 5 y discutirán nuevamente el tema durante 6 minutos, hasta llegar a un consenso entre todos. Esta práctica fomenta el análisis, ayuda a la convivencia y desarrollo de los participantes haciéndolos más responsables. Características del Phillips 66 a) Se debe elegir el tema a discutir por parte del maestro o alumno a cargo además dará la indicación de formar equipos de 6 integrantes. b) Se establecerá que cada equipo debe contar con un coordinador y un asistente. c) Se dará tiempo suficiente para la conclusión de las actividades que es de 6 minutos al final se debe realizar un resumen de la actividad. d) Cada integrante del equipo debe dar sus comentarios acerca del tema mientas que el asistente registra lo más importante. e) Al finalizar el encargado de la actividad pedirá a los asistentes que lean los resúmenes a que llegarán cada equipo anotándolos en un lugar visible para el resto de los equipos. Ya que conocen las particularidades de cada uno de ellos, realicen en grupo un Phillips 66. El tema propuesto es “El trabajo y la deserción escolar”.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es un congreso? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es un Phillips 66? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Dentro del congreso ¿Qué es la afluencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Dentro del congreso ¿Qué función realiza el expositor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Mencione una característica del Phillips 66. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es una técnica grupal donde se exponen diferente información, una ventaja de utilizar esta técnica es que la afluencia de personas es basta y por lo mismo se puede utilizar para distintos fines dependiendo que queramos dar a conocer en dicho evento. 2. Es una técnica grupal que esta conformada por 6 equipos, 6 participantes dentro de estos ellos se tomará un tema determinado durante un periodo de 6 minutos. Al término de esta actividad un integrante de cada equipo se reunirá con los otros 5 y discutirán nuevamente el tema durante 6 minutos, hasta llegar a un consenso entre todos. 3. Es la cantidad de personas invitadas al evento y de ello dependerá el tamaño del lugar donde se llevara a cabo. 4. Es la persona facultada de concluir al congreso así como los debates que en el sucedan, encargada de conducir el congreso así como los debates que dentro de el sucedan. 5. Se debe elegir el tema a discutir por parte del maestro o alumno a cargo además dará la indicación de formar equipos de 6 integrantes.

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Sesión 64. Diferentes eventos que se realizan dentro de la oficina. ¿Qué es una convención, una exposición y una feria? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos equipararán identificarán cuáles son las características y diferencias de una convención, una exposición y una feria. La convención Es un acto de carácter privado, el cual es casi siempre organizado por una empresa o institución, que dura máximo dos días y de al menos cincuenta personas. En las convenciones por lo general se hacen negocios y sólo asisten personas pertenecientes a la empresa u empresas organizadoras. Existen muchos motivos para realizar una convención, entre los que están: • • •

La presentación de algún producto, marca o imagen de la empresa. Difusión de los avances más recientes acerca de un asunto determinado Estimular a los trabajadores de la empresa.

Para la estructuración de una convención hay que tomar en cuenta los siguientes cuatro aspectos. Tomemos en cuenta cuatro elementos: •

• • •

Foro donde se llevará a cabo, que deberá ser de buen tamaño y acogedor para albergar confortablemente a los asistentes y que el acto se lleve a buen término. Además, deberá tener un sistema audiovisual, y un estrado en el que se sitúen los expositores y se hagan mesas redondas. El hospedaje, no podrá encontrarse a mucha distancia del sitio de reunión. Garantizar el traslado de los asistentes. Se deberá contar con un buen suministro de bebidas para los descansos, además de la disposición de las comidas y cenas para los asistentes, durante todo el evento.

La exposición Es un evento en donde lo principal es el acto en el que se difunde la obra de un artista o empresa, en el negocio de las exposiciones engloba una gran cantidad de compañías encargadas de la logística necesaria, dejando grandes ganancias por sus servicios.

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En el coordinador recae la gran responsabilidad de atraer a tipos de audiencia que el expositor requiere y en quienes recaen sus expectativas de vender su mercancía o servicio, sin embargo, lo primordial será definir el tipo de exposición que deseamos dirigir al público. Veamos algunos tipos de exposición: •

Especializada: es en la que el expositor representa a una compañía o fabricante en específico y la asistencia se encuentra reducida a los posibles compradores.

•

Pública: es la que se encuentra abierta al público en general siendo un trampolín publicitario para las compañías que se dirigen al consumidor. Los expositores, por lo general, son pequeños fabricantes intentando acercar su mercancía al consumidor.

•

Mixta: es aquélla que combina las exposiciones especializadas y de consumo, la cual se encuentra abierta para todos lo sectores por lo tanto los asistentes pueden ser revendedores o público en general como compañías fabricantes y distribuidores son los ponentes.

•

Internacionales: mejor conocidas como ferias especializadas, han sido históricamente el máximo foro para la mercadotecnia de las naciones exportadoras, desde el comienzo.

La feria Es una manifestación globalizada, donde se da una reunión bien estructurada de muchos exportadores, en un mismo lugar, durante algunos días y que se repite año con año en general. Es un evento que apoya el comercio; por esto han sido instituidas por los reyes y gobernadores. Existen todo tipo de exposiciones, desde las ganaderas hasta las taurinas. En nuestros tiempos además de tener un carácter comercial se han incluido festejos, ayudados de atracciones, que se sitúan en los alrededores de la localidad. Componentes de una Feria Sujeto a factores como el objeto de la feria, los asistentes a ésta, las costumbres de la localidad y su tamaño, así como a los patrocinadores, la feria podrá incluir algo de lo siguiente: Actividades que puede haber: • •

Talleres de diversa índole. Concursos y juegos de distintas clases. 227

•

Bailes.

Algunas atracciones que se puede encontrar: • • • • •

Bailes regionales y danza contemporánea Música regional. Representaciones teatrales y artísticas. Presentaciones de artistas callejeros y payasos. Pirotecnia y luces artificiales.

Investiga sobre las ferias más representativas de nuestro país y coméntalas ante tu grupo. Realicen individualmente un mapa conceptual acerca de una convención, una exposición y una feria.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Define una convención? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es una exposición? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cómo es una feria? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona algunas actividades que se pueden presentar en una feria. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son las razones por las que se organiza una convención? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación.

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1. Es un acto de carácter privado, el cual es casi siempre organizado por un grupo, que dura máximo dos días y de al menos cincuenta personas asistentes. 2. Acto en el que se difunde la obra de un artista o de una empresa. 3. Es una manifestación globalizada, en donde se da una reunión bien estructurada de muchos exportadores en un mismo lugar, durante algunos días y que se repite año con año. 4. Talleres de diversa índole, concursos y juegos de distintas clases, bailes. 5. La presentación de algún producto, marca e imagen de la empresa, difusión de los avances más recientes acerca de un asunto determinado, estimular a los trabajadores de la empresa.

Sesión 65. Características de las reuniones de asociaciones Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos registrarán cuáles son las características de las reuniones de asociaciones, dentro de la organización de un evento. Las reuniones se llevan a cabo en los ámbitos locales, regionales, estatales, nacionales e internacionales, en nuestro país, así como en otras naciones, las reuniones quedan divididas en dos: A) De asociaciones (de distinto orden como las de especialistas en alguna disciplina,

socios o comerciantes). B) Empresariales (de directores, ventas, socios, manufactura y distribución).

Realicen un listado acerca de reuniones o asociaciones que conozcan. Particularidades de las reuniones de asociaciones • • •

La participación de sus representantes es de carácter voluntario, en la mayoría de los casos. En cuestión de números, la participación a estas reuniones resulta mayor que las empresariales, aunque no dan garantía. Obtiene sus fondos mediante el cobro de registro, patrocinios de diferentes fuentes, contribuciones y a veces con préstamos. Los fondos suelen ser insuficientes, por ello, estas reuniones se realizan cada año.

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•

La organización básicamente tiene el fin de asegurar el éxito del evento y alcanzar los objetivos, por lo que la administración estará ligada a cada tipo de reunión que se realice.

Los elementos de ambos servicios serán: Para organizar un viaje, prácticamente todo mundo ha recurrido a las agencias especializadas para atender los siguientes aspectos: a) Hospedaje: reservación de habitaciones en el hotel sede y en hoteles alternos. b) Alimentos y bebidas: banquete, es la definición usada para describir el servicio especial realizado en un local; difiere del servicio ordinario y se encuentra en restaurantes ésta constituido por comidas, cócteles, cenas, etcétera. c) Transportación: es aérea cuando se usa en el caso de que la sede se encuentre lejos y terrestre que consiste en el alquiler de la cantidad necesaria de autobuses, trazando rutas, horarios de salida y llegada. d) Recepción: itinerario de actividades a realizar. e) Lista de grupo: la cantidad de participantes del evento f) Prerregistro: es la captura de datos que consiste en el llenado de los formatos de registro de los próximos visitantes, usando sus datos personales que son proporcionados por la empresa, de esta forma, cuando arriben los asistentes, sólo tendrán que firmar sus registros y el folio, ahorrándose las esperas. g) Planear tiempos de visita: calcular los fondos necesarios para llevar a cabo todas las actividades planeadas. h) Salones: se deberá tener en cuenta que los auditorios alquilados en un hotel o centro de convenciones, cumpla con los requerimientos de ventilación, iluminación y albergue del grupo. Visiten, con la asesoría de un profesor, una agencia de viajes y pregunten los servicios disponibles para estos dos eventos. Al finalizar, coméntenlo en clase.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuál es la división de las reuniones estudiadas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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2. ¿Qué entiendes por hospedaje? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cómo se divide la transportación? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Para qué es el prerregistro? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué servicios debe contener un salón para un evento tal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Asociaciones y empresariales. 2. Reservación de habitaciones en el hotel sede y en hoteles alternos. 3. Aérea y terrestre. 4. Consiste en el llenado de los formatos de registro de los próximos visitantes, usando sus datos personales que son proporcionados por la empresa, de esta forma, cuando arriben los asistentes, sólo tendrán que firmar sus registros y el folio, ahorrándose las esperas. 5. Se deberá tener en cuenta que los auditorios alquilados en un hotel o centro de convenciones, cumpla con los requerimientos de ventilación, iluminación y albergue del grupo.

Sesión 66. Características de las reuniones empresariales Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán cuáles son las características de las reuniones empresariales que se organizan dentro de la oficina. Las reuniones empresariales son acontecimientos plenamente planeados con anterioridad y son para algunas empresas de carácter obligatorio y su contratación puede depender por medio de una agencia de viajes.

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Primero que nada hay que saber si la empresa cuenta con los fondos suficientes para organizar dicho evento, después si tiene el capital humano que ayudará a la elaboración de dicha actividad. Hay que tener en cuanta los servicios y anexos, estos son elementos que por disposición interna de la compañía, influyen en la toma de decisiones acerca del evento. Todas aquellas limitantes en cuanto a recursos materiales y humanos, serán tratadas a su debido tiempo por el comité organizador del evento. Abajo se indican las razones que una compañía tiene para contratar los servicios de otra compañía a fin de realizar ciertas actividades de carácter específico: • • • •

Clase de evento: puede ser de carácter local, regional, nacional o internacional. Tema de la reunión: será deportivo, de ventas, científico, tecnológico o cultural. Tamaño del evento: cantidad de invitados, su origen, etcétera. Fondos económicos: la contratación de servicios para su ejecución dependerá de su amplitud.

Rasgos de las reuniones empresariales. 1) Coffe Break Es un servicio que se usa en las reuniones y puede ser permanente o por tiempo en los descansos, este tendrá un costo extra al alquiler del local, pero estará estipulado dentro del contrato de arrendamiento al igual que el servicio de refrigerios para los asistentes. 2) Conferencias, seminarios y proyecciones Es un tipo de evento en el que sólo existe un ponente o recurso audiovisual y la participación de los asistentes es muy escasa. Para este tipo de eventos se utilizará un auditorio en donde se dispondrá, una mesa de presidium con o sin micrófono, como en las juntas. En los casos que se requiera la utilización de este, se instalará un micrófono para que los participantes puedan formular preguntas, además de una cabina de transmisión simultánea. 3) Montaje del Auditorio El foro dispondrá de un presidium de una o más mesas, cada una de ellas con tres lugares. En el resto del local se formarán filas de sillas a lo largo y ancho dejando un pasillo en medio y al final. 4) Determinación del Aforo

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En función de las necesidades de los usuarios, las características de los salones se han venido modificando, un ejemplo puede ser si se destinarán mesas de trabajo o salones anexos para la realización de actividades. 5) Objetivo del evento La implantación de objetivos es determinada por las metas que se quieren alcanzar, con la realización del evento. De manera grupal realicen una lluvia de ideas acerca del tema y qué aportaciones extras propondrían.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué son las reuniones empresariales? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿De qué depende la realización de este evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Por qué ninguna actividad es totalmente autosuficiente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Describe el coffe break? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5. ¿Qué particularidad exhiben las Conferencias, seminarios y proyecciones? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. En todo acto de la compañía dirigido a sus integrantes, en el que se discutirán distintos asuntos de la misma. 2. Por principio se cuenta con los fondos económicos que espera la empresa del evento. 3. Algunas actividades por sus características, requiere de una capacitación específica.

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4. Es un servicio que se usa en las reuniones y puede ser permanente o por tiempo, en los descansos. Éste tendrá un costo extra al alquiler del local pero estará estipulado dentro del contrato de arrendamiento y contará del servicio de refrigerios para los asistentes. 5. Éstos son eventos en los que existe únicamente un ponente y el foro es un auditorio.

Sesión 67. Factores que influyen en la realización de un evento laboral Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son los factores que influyen en la realización de un evento laboral. En la presente sesión, analizaremos los factores a considerar para la realización de un evento; recordemos que ya hemos visto con anterioridad los tipos de eventos, sus particularidades y sus características. Estudiando los hechos del pasado, podemos hacernos una idea del futuro, puesto que ahí se encuentran muchos sucesos importantes que nos permitirán esperar cierto resultado; aún así, los sucesos del pasado nos ayudarán a identificar lo que pasará pues cada evento es diferente. En este momento se definen algunos rasgos característicos así como el estado del mismo complementado por lo aprendido de eventos pasados, se plantearán las mejores opciones para que se lleven a cabo en el nuevo evento. Las variables a revisar son: • •

Internas. Externas.

Internas: se integran por aquellas disposiciones tomadas internamente ya se por políticas o normas que tenga la organización, de lo que dependerá el desarrollo del evento a realizarse, los gustos que los asistentes han dejado ver en eventos pasados. Los elementos dependientes de una investigación son: • • •

Modificaciones en las políticas internas. Nueva normatividad. Cantidad de recursos y sus restricciones.

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La definición de objetivos en general y en lo particular Se refiere al prototipo de esquemas que la organización desea implementar en éstos, la forma de llegar a ellos; invitados al evento y nuevas disposiciones en lo que se refiere a eventos de cualquier índole. Externas: se componen por todos aquellos factores externos, que escapan del control interior de la organización, mismos que influenciarán el desarrollo del mismo. Para conseguir las condiciones adecuadas que marcarán los pasos a realizar en las fases de proyección y desarrollo del evento, se requiere conocer lo siguiente: 9 9 9 9 9 9

Lugar de realización. Alojamiento. Vías de comunicación. Pronóstico climatológico. Instalaciones turísticas y complementarias. Calendarización del evento.

Analizando las actividades de exploración de los agentes externos, resulta imperioso subrayar aquéllos que definirán el lugar adecuado para realizar el evento cuando ya esta definido el lugar de realización, cubriendo los requerimientos de la compañía, señalará los requisitos de cada tipo de reunión, tomando en cuenta factores como: los fines de ésta, las actividades a desarrollar, el volumen y clase de asistencia que se demanden. La diversidad que existe en cuanto a reuniones se refiere, ocasiona que el foro ideal para cada una sea diferente, es así como ciertas compañías poseen algunos materiales que le sirven para llevar a cabo sus eventos, pero en la gran mayoría de ellas, resulta ser una necesidad el contratar algunos servicios para este fin, por lo que mencionamos los siguientes: 9 Casetas y equipo para transmisiones simultáneas: esta clase de equipo se solicita cuando en el evento existen ponentes cuya lengua es diferente a la local o el evento es de carácter internacional. 9 Micrófonos y cabinas de control: equipo usado normalmente en congresos o convenciones internacionales. 9 Equipo audiovisual: este equipo forma parte casi de todo evento, y su requerimiento se debe señalar desde el principio. 9 Organizador artístico: se contratará si está considerado en el programa que llevará el evento. 9 Diseñadores gráficos, señalización y ambientación: si el evento requiere del montaje de escenarios y ambientación, se contratarán sus servicios. 9 Servicios complementarios: se tomarán en cuenta algunos otros servicios ya sea de seguridad o apoyo que se cubrirán por la misma compañía.

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Fin del evento La duración del evento estará sujeta al fin objetivo de su realización; por ejemplo un evento social durará unas pocas horas y una convención se podrá extender a semanas; esto indica la importancia de cada una, aunque una conferencia sólo dura un par de horas, también requiere trabajo y organización. Realicen un mapa conceptual acerca de los factores internos y externos, para la realización de un evento laboral.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué es importante tomar en cuenta el pasado? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué son las variables internas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué son las variables externas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Define la variable externa “Casetas y equipo para transmisiones simultáneas”. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define la variable externa “Diseñadores gráficos, señalización y ambientación”. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Para hacernos una idea del futuro, puesto que ahí se encuentran muchos sucesos importantes que nos permitirán esperar cierto resultado, nos ayudará a identificar lo que pasará pues cada evento es diferente. 2. Se integran por aquellas disposiciones tomadas internamente ya sea por políticas o normas que tenga la organización, de la que dependerá el desarrollo del evento a realizarse.

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3. Se componen por todos aquellos factores externos que escapan al control interior de la organización, mismos que influenciarán el desarrollo del mismo. 4. Se solicita cuando en el evento existen ponentes cuya lengua es diferente a la local o el evento es de carácter internacional. 5. Cando se contratan servicios de montaje de escenarios y ambientación.

Sesión 68. Reglas, políticas y procedimientos para un evento laboral Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son las reglas, políticas y procedimientos establecidos para la creación de un evento. Las reglas, políticas y procedimientos se consideran como variables extras que deben ser tomadas en cuenta en la realización de un evento laboral. En la etapa de planeación se han dispuesto los fines generales y específicos, así como los organizadores y los intereses de la compañía por otro lado, la dirección de la compañía será la encargada de disponer de las reglas que considere necesarias para su realización, en función a las condiciones en las que se encuentre la compañía. 9 Reglas Se definen como todas aquellas decisiones dispuestas, mismas que no podrán ser cambiadas o alteradas, como las siguientes: • • •

Los familiares de los asistentes podrán quedar fuera o no, de las actividades realizadas en el evento. Si se convocará o no a la prensa, para cubrir el evento. Si los recursos destinados para eventos sociales dentro de la reunión, serán cubiertos con la venta de entradas a los representantes de los asistentes.

9 Políticas Puede decirse que se refieren a aquellos principios institucionales que regirán la reunión; también en la creación, interpretación y en su caso, la sustitución de normas específicas, son la finalidad de sus acciones.

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Una de las formas básicas para la distribución de la autoridad en la compañía, son las políticas. Para el cumplimiento de estas de una manera adecuada, a continuación se enlistan una serie de recomendaciones: • • • •

Preferentemente, se deberán establecer por escrito. Según su campo de acción, deberán ser difundidas. Su interpretación y organización deberán ser las adecuadas. Su revisión y posible modificación, se deberán realizar periódicamente.

Imaginen que son los anfitriones de un evento laboral “una reunión empresarial” y antes que otra cosa suceda, van a presentar las reglas a seguir. Enlisten tres reglas y tres políticas para los integrantes del grupo. Ejemplo regla es que todos los integrantes deben llegar a las 6:30 am para comenzar a laborar. Ejemplo de política es que ningún invitado debe quedarse con dudas acerca de nuestros servicios. Reglas 1. _________________________________________________________________ 2. _________________________________________________________________ 3. _________________________________________________________________ Políticas 1. _________________________________________________________________ 2. _________________________________________________________________ 3. _________________________________________________________________ 9 Procedimientos Significan la serie progresiva de acciones de mayor efectividad para alcanzar excelentes resultados en cada labor específica; esto se refiere a las funciones de cada una de la partes de las actividades a realizar; para que esto se lleve a cabo, se recomienda lo siguiente: • • •

Todos los procedimientos tendrán que establecerse por escrito o de manera gráfica. La revisión de los mismos deberá ser periódica, evitando con ello errores o excesos. No deberá haber duplicidad en los procesos.

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•

Los objetivos, la serie de pasos y los tiempos de realización, se establecen mediante programas.

El programa de actividades será responsabilidad del organizador del evento se invita a que se acerque a sus más cercanos colaboradores para pedir su consejo, además de esto se deberá recurrir a un borrador en el que se plasmen todos los factores que puedan influir en la organización del evento. Dentro de estas actividades mencionen qué funciones creen que pueda realizar el oficial administrativo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Da el concepto de regla. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es una política? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es un procedimiento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona dos lineamientos de las reglas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona dos lineamientos de las políticas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación. 1. Se definen como todas aquellas decisiones dispuestas, mismas que no podrán ser cambiadas o alteradas. 2. Se refiere a aquellos principios institucionales que regirán la reunión; también filien en la creación, interpretación y en su caso, la sustitución de normas específicas. 3. Significa la serie progresiva de acciones de mayor efectividad para alcanzar excelentes resultados en cada labor específica y esto se refiere a las funciones de cada una de la partes de las actividades a realizar. 4. Los familiares de los asistentes podrán quedar fuera o no, de las actividades realizadas en el evento, si se convocará o no a la prensa, para cubrir el evento. 5. Preferentemente, se deberán establecer por escrito, su revisión y posible modificación se deberá, realizar periódicamente.

Sesión 69. Los presupuestos para la elaboración de un evento Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán los tipos de presupuestos que son asignados para la realización de un evento. Existen elementos dentro de la organización de un evento, que debemos tomar en cuenta para la realización del mismo. Dicho elemento deberá de ser tratado con cierta consideración, ya que de éste dependerá que nuestra acción se realice en los mejores términos posibles lo que será reflejado a corto o mediano plazo, en el programa de actividades y su distribución cronológica. Presupuesto: se define como aquel cálculo de dinero que será gastado en un tiempo determinado; esto se dará en función del futuro; también podemos verlo como el capital o la inversión para realizarlo y su recuperación. En éste se incluirán los gastos de organización. Vinculado directamente con el plan general de trabajo, estará el presupuesto como una herramienta de planeación y contará con todas aquellas actividades que resulten de manera directa o no, tangible o intangiblemente, visiblemente, en las valoraciones contables.

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Pueden ser: -

-

-

De egresos e ingresos: este tipo de presupuesto nos ayuda a saber la cantidad de dinero que será gastado para la realización del evento, así como también la cantidad específica de ganancias que generará el mismo. De tiempo, espacio y de gasto de capital: éste nos permite saber el tiempo y el espacio requerido para realizar el evento, así como también describe el capital humano y material requerido. De efectivo: describe la cantidad de dinero en efectivo que se requiere.

Todos ellos, nos servirán para tomar la decisión más adecuada. Piensa en todo lo que necesitarías para la elaboración de un evento en el que involucres a tu grupo. Piensen en todos los detalles y elaboren una lista; después elijan alguno de los tipos de presupuesto que vimos y redacten su propuesta en la parte de abajo. Propuesta de Presupuesto: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Contratación de un evento de Negocios, Social o Cultural. Para realizar un evento, acuerdo y negociación, en un principio se pueden realizar manera verbal, pero después deberán ser respaldados con un documento en el que se estipule la contratación de los servicios solicitados, los tiempos, formas de entrega, etcétera; dicho documento llevará el nombre de contrato. Existen varios tipos de contrato a los que podemos recurrir: -

El contrato a tiempo parcial: como su nombre lo dice solamente sobre un tiempo determinado. 241

-

Los contratos formativos: para cubrir una plaza de manera indefinida.. El contrato de interinidad: para cubrir una plaza por un tiempo determinado ejemplo unas vacaciones. El contrato de obra o servicio determinado: por una actividad citada. El contrato eventual por circunstancias de la producción: para cubrir una cantidad especifica de producción.. El contrato indefinido ordinario: es por un tiempo largo y no esta sujeto a cambio..

Formulación del contrato: éste deberá llevarse a cabo por escrito e indicará la forma en que se realizarán las actividades o servicios solicitados, las obligaciones y derechos se otorgan en función al tipo de contrato pactado.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es un presupuesto? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 2. ¿Cómo se elabora un presupuesto? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuáles son los tres tipos de presupuestos que podemos usar para la organización de un evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿De qué forma podemos respaldar la contratación de algún servicio para nuestro evento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona los tipos de contratos que podemos usar. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es el cálculo del dinero que será gastado en un tiempo determinado; esto se dará en función del futuro. 2. Vinculado directamente con el plan general de trabajo.

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3. Presupuestos de egresos e ingresos; de tiempo, espacio y de gasto de capital y de efectivo. 4. Con un documento en el que se estipulen la contratación de los servicios solicitados, los tiempos, formas de entrega. 5. Contrato de tiempo parcial, formativos, interinidad, obra o servicio determinado, eventual por circunstancias de la producción, indefinido ordinario y fomento de la contratación indefinida.

Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 4. Los eventos que Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes programas de televisión. realizan dentro de una oficina. Consulte la programación. Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

4.1 Eventos administrativos. 4.2 Tipos de eventos. 4.3 Servicios que se ofrecen en los eventos.

Información de agencias de viajes. Políticas del área de relaciones públicas. Presupuestos de un evento. Manual operativo del área de relaciones públicas Técnicas de trabajo grupales.

Glosario Admisibles: Que puede ser admitido dentro de una situación especifica. Anarquista: Persona que profesa el anarquismo, desea o promueve la anarquía. Auspicioso De buen auspicio o agüero, favorable. Cognoscitiva: Que es capaz de conocer. Se refiere al conocimiento. Colectivo: Perteneciente o relativo a una agrupación de individuos. Concepción: Acción y efecto de concebir.

243

Ecuánime: Que tiene principios de justicia, razón, verdad. Foráneo: Forastero, extraño. Jaripeos: deporte que consiste en montar a pelo potros o reses. Orientativa: Que sirve o ayuda para llegar algún punto establecido, que es de carácter orientado. Palpable: Que puede tocarse con las manos. Presidium: En algunos partidos u organizaciones políticas de ideología marxista, comité de dirección. Test: Prueba destinada a evaluar conocimientos o aptitudes, en la cual hay que elegir la respuesta correcta entre varias opciones previamente fijadas. Verter: Derramar o vaciar líquidos, y también cosas menudas, como sal, harina.

Bibliografía Buendía, Juan Manuel. Organización de Reuniones, Convenciones, Congresos, Seminarios, México, Trillas, 1996. Fleitman, Jack. Eventos y exposiciones: Una organización exitosa, México, McGraw Hill, 1997.

244

Bloque 4 Actividades de valor necesarias desarrollo del oficial administrativo.

para

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Secuencia 1 de aprendizaje Sistemas de información una herramienta importante para el desarrollo de la oficina. Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, los alumnos identificarán herramientas administrativas de gran valor para el desarrollo de funciones dentro de la oficina.

Temas 1.1 1.2 1.3

La información dentro de la oficina. Los departamentos y su información. El gerente y el manejo de la información.

Contenido Sesión 70. Las fuentes de información Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son las fuentes de información utilizadas para el desarrollo de objetivos. ¿Conocen qué son las fuentes de información?, ¿qué son?, ¿para qué sirven?, enseguida lo descubriremos.

245

Dentro de una oficina se manejan tres tipos de información que son: Interna: es la información que se produce y se obtiene dentro de una empresa, tiene la función de ser utilizada por todos sus departamentos, con la finalidad de que todos los departamentos se puedan beneficiar al máximo. Externa: a diferencia de la anterior, se genera fuera de la empresa tomando en cuenta el entorno en el que se desarrolla, se pueden considerar dos tipos de entorno: •

El entorno directo.- Está conformado por proveedores, consumidores, repartidores, contendientes, financiadores y moderadores que son vistos por la empresa como activos por tener un trato constante con ellos.

•

El entorno remoto.- Se forma por situaciones que una empresa toma en cuenta como lo es la información política, sociedad, innovaciones tecnológicas y economía, todo esto con la finalidad de controlar su entorno.

Mixta: es información emitida de manera conveniente por la empresa para permitirle manipular sus medios y sus resultados. Actividad: coloquen el tipo información en el cuadro correspondiente al finalizar comenten los resultados a su grupo. - Circular

- Campaña publicitaria

- Propaganda de productos

- Convocatoria

- Memorándum

- Pedido de materia prima

- Comunicado social

- Balance general

- Informe de ventas

Información Interna

Información Externa

Información Mixta

246

Fuentes de Información: individuo, documento o actividad de donde proviene la información o los datos que sirven como base de alguna evaluación. •

Primarias

También se les puede nombrar como medios directos de investigación, puesto que se obtienen directamente por la persona que la realiza, esta también puede documentarse con información escrita ya sea en libros, artículos, monografías, tesis, revistas, etcétera. •

De Observación

También se le conoce como método empírico, esto quiere decir que esta basado en la contemplación de un fenómeno para poder darle explicación y subsecuentemente una solución. •

De Encuesta

Se lleva a cabo realizando una serie de preguntas a un grupo de personas, obteniendo con ello la información y datos deseados, es la recopilación de información específica obtenida en base a realizar preguntas. •

Secundarias

Es la recabación de los datos obtenidos de las fuentes primarias, dicha información ya esta encauzada a un tema específico. Es recomendable para inexpertos que comienzan una investigación, iniciar recopilando datos de fuentes secundarias, de lo contrario se arriesga al fracaso por la falta de experiencia. El recurrir a fuentes primarias par realizar una investigación sin haber hecho una con anterioridad solo consumirá tiempo valioso. Lo correcto sería preguntar a expertos, posteriormente acudir a fuentes secundarias y al final a fuentes primarias. •

De la Empresa

El investigador pide directamente la información a la organización para cumplir con sus metas y objetivos. •

Del Gobierno

Esta información se obtiene directamente de las dependencias del gobierno con el fin de alcanzar los resultados deseados, un ejemplo son las estadísticas, censos de un fenómeno en particular.

247

Después de reflexionar sobre lo anterior, creen un concepto de fuentes de información. Al finalizar coméntalo ante tu grupo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Realiza un listado de diferentes tipos de información, al finalizar comenta tus resultados al grupo.

Primarias

De Observación

De Encuesta

Secundaria

De la Empresa

Del Gobierno

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Autoevaluación Anota las siguientes definiciones: 1. Información interna. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Información mixta. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Encuesta. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. La fuente de información primaria. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. La fuente de información secundaria. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la información que se produce y se obtiene dentro de una empresa, tiene la función de ser utilizada por todos sus departamentos. 2. Es información emitida de manera conveniente por la empresa para permitirle manipular sus medios y sus resultados. 3. Es la recopilación de información específica obtenida en base a realizar preguntas a un grupo de personas. 4. Es la que se obtiene directamente por la persona que la realiza; ésta también puede documentarse con información escrita ya sea en libros, artículos, monografías, tesis, revistas, etcétera. 5. Es la recabación de datos obtenidos de las fuentes primarias, dicha información ya esta encauzada a un tema en específico.

249

Sesión 71. Atributos de la Información Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán los atributos que tiene la información entre sí para su uso dentro de la oficina. Llamamos atributo a las cualidades que debe tener toda información. En una oficina se maneja la información que se genera dentro de la empresa y en las diferentes áreas que la conforman y tiene características o cualidades propias. •

Exactitud

Es la estimación de la información, se puede medir en números y nos indica el verdadero valor al obtenerla. La evaluación constante de la información es primordial para conocer su costo. Existen características variadas para dar valor a la información éstas son: rapidez, constancia y la seguridad de la fuente que determina su validez. •

Forma

El ser humano tiene distintas maneras de comunicarse, así algunos medios utilizan documentos escritos o verbales. El actual empleo de maquinas nos puede dar la información en forma escrita gracias a los patrones de energía, cintas y tarjetas. •

Frecuencia

Esta la identificaremos como el ritmo con el que se recibe o envía la información. Cuando esta tiene frecuencia excesiva produce algunos problemas como obstrucción, ruido o distracción. Como medida de seguridad para algunas empresas tienen contemplado el exceso de información para así evitar errores en la comunicación. •

Extensión

Es el contenido de información que puede tener un informe o mensaje. Cuando estos son largos tiene poca consistencia, en cambio el utilizar gráficos y tablas nos ayuda a tener mayor cantidad y control de información en forma concentrada.

250

•

Origen

Se debe tener un propósito en el momento de transmitir información. Dentro de los cuales están el informar, valorar, persuadir y establecer la información. Cuando existe un sólo valor en la información esta es determinística. En cambio cuando existen varias probabilidades esta información se determina como probabilística. •

Temporalidad

Indica el tiempo en que se obtuvo la información. De la rapidez en que obtengamos la información dependerá del tiempo en que podamos solucionar el problema. •

Relevancia

Debe existir una intención cuando la información sea transmitida. El propósito principal es evaluar, convencer u organizarla. Otras características que se pueden encontrar en ella son: forma, rapidez, constancia, ritmo, características determinísticas, seguridad y validez. No debemos olvidar la densidad o el volumen de la información presente en informes o mensajes; la poca densidad de información se encuentra en informes largos, el empleo de tablas y gráficos contiene mayor cantidad de información en forma más condensada. •

Oportunidad

Establece medidas de seguridad en contra de errores durante el proceso de la comunicación. Contesta el siguiente cuestionario buscando la respuesta dentro de la siguiente sopa de letras. 1. Es la sobra de información que será ocupada en circunstancias dadas. ______________________________________________________________________ 2. Este atributo menciona la periodicidad para recibir o enviar la información. ______________________________________________________________________ 3. Es el lugar de donde emana la información. ______________________________________________________________________ 4. Con este atributo se mide la fidelidad de la información. ______________________________________________________________________

251

5. Este atributo menciona la prolongación de la información; además se pueden utilizar gráficas o tablas ya que en ellas la información se expresa en forma más concentrada. ______________________________________________________________________ 6. El propósito básico de este atributo es evaluar, convencer u organizar la información. ______________________________________________________________________ 7. Este atributo trata de recibir información en forma sensorial y las máquinas la reciben en forma de patrones, energía o cintas. ______________________________________________________________________ 8. En este atributo se menciona el tiempo en que se obtuvo la información. ______________________________________________________________________

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Autoevaluación Anota las siguientes definiciones: 1. El atributo de exactitud. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. El atributo de frecuencia. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. El atributo origen. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. El atributo de relevancia. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. El atributo de temporalidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1.

Es la estimación de la información; se puede medir en números y nos indica el verdadero valor al obtenerla. La evaluación constante de la información es primordial para saber su costo.

2.

Esta la identificaremos como el ritmo con el que se recibe o envía la información. Cuando ésta tiene frecuencia excesiva, produce algunos problemas como obstrucción, ruido o distracción.

3.

Se debe tener un propósito en el momento de transmitir información. Este es informar, valorar, persuadir y establecer la información.

4.

Debe existir una intención cuando se envíe información. De la información debe tener una intención en el momento de ser transmitida. El propósito principal es evaluar, convencer u organizarla.

5.

Indica el tiempo en que se obtuvo la información. La rapidez en que obtengamos la información dependerá el tiempo en que podamos solucionar el problema.

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Sesión 72. La información administrativa Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán la información administrativa para su mejor uso. Información administrativa. Es toda la documentación que se lleva a cabo dentro de una oficina, ésta ayuda al óptimo funcionamiento en las labores diarias de los trabajadores. Características: •

De Apoyo

Se utiliza exclusivamente como complemento de un documento. •

De Volúmenes

Está relacionada directamente con las ventas que tiene una empresa, en un periodo fijado; generalmente es durante un día. •

De Porcentajes

La manera en que se representa esta información es en porcentaje, y la presentan sólo algunos departamentos de la empresa. •

De Situación o Avance

Debe contener medidas de precaución, puesto que indica la situación actual de la empresa. •

De Aviso o Advertencia

Como su nombre lo dice, da una noticia o advierte de una falta de información requerida o situación que afecte a la empresa. •

De Planeación

Es la acción que tiene la empresa al prever qué actividades, cómo hacerlas, cuándo y quién lo realizará. Todo el éxito de una buena planeación es el lograr lo que queremos, para el futuro.

254

•

De Operaciones Internas

Es la regulación de las funciones que se llevan dentro de la organización; para esto deberá contar con un adecuado control interno a cualquier nivel. Para evitar dañar el sistema es recomendable que siempre sea vigilado por dos personas distintas. •

De Rendimiento

Con esta información podemos verificar el beneficio de la realización de las actividades, que realicen los trabajadores en la empresa. Con éste podemos saber si el trabajador cumple con todas sus metas y, por consiguiente, si llena las expectativas de trabajo. •

De Participación porcentual

Esta va a indicar el porcentaje de utilidades que merece cada trabajador de acuerdo a su desempeño y nivel de responsabilidad. •

Confidencial

Esta información es clasificada, solamente pocos empleados pueden conocerla, generalmente son aquellos que tienen un nivel jerárquico más alto, como los dueños y accionistas. •

Difusión externa.

Ésta informa a la comunidad de las acciones y las actividades que tomará una empresa y por consiguiente, los beneficios que esto aportara a la sociedad. Realicen la siguiente actividad: investiguen en equipo acerca de la información administrativa; realicen un reporte de lo investigado, posteriormente comparen su investigación con los demás equipos y comenten conclusiones. Visiten una empresa de su localidad y observen la existencia de dicha información; realicen un reporte y den su punto de vista sobre lo observado en la visita.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas.

1. ¿Qué es la información administrativa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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2. A qué se refiere la característica de apoyo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué finalidad tiene los avisos de advertencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cómo se entiende el factor de rendimiento? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué significa difusión externa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1.

Es toda la documentación que se lleva a cabo dentro de una oficina; esta información ayuda al óptimo funcionamiento en las labores diarias de los trabajadores.

2.

Se utiliza exclusivamente como apoyo o complemento de un documento.

3.

Como su nombre lo dice, da una noticia o advierte de una falta de información requerida o situación que afecte a la empresa.

4.

Con esta información podemos verificar el beneficio de la realización de actividades que realicen todos de los trabajadores de la empresa. Así podemos saber si el trabajador cumple con todas sus metas y por consiguiente, si llena las expectativas de trabajo.

5.

Informa a la comunidad de las acciones y las actividades que tomará una empresa; por consiguiente, los beneficios que esto aportara a la sociedad.

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Sesión 72. La información contable Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán la información contable, sus usos y dónde es utilizada dentro de la organización. La información contable Nos informa de la situación económica que tiene la empresa; expresado de otro modo, esta información nos indicará si la empresa puede o no afrontar gastos. Características de un sistema de información contable. •

Cuando los sistemas de información están bien diseñados, ofrecen diversos beneficios los cuales son: vigilancia, entendimiento, maleabilidad y una buena relación de costo/beneficio.

•

Vigilancia, se refiere a los métodos y procedimientos que son utilizados en una empresa para permitir las operaciones, resguardar sus activos y asegurar la veracidad de sus registros contables.

•

Entendimiento, se refiere a cuando el sistema maniobra sin problemas con la organización, el personal y las características particulares de una empresa.

•

Objetivos de la información contable, se refiere a dar a conocer la situación financiera de la empresa.

La información contable sirve para: Estar al tanto e indicar todos los recursos que son controlados por una unidad económica, las transacciones entre otras y los cambios ocurridos al realizarse éstas. • • • • • • • •

Pronosticar flujos de dinero. Auxiliar a la administración con respecto a los planes, organización y dirección de empresas. Facilitar la toma de decisiones en cuanto a crédito o inversión se refiere. Valorar el mandato de los jefes de la empresa. Controlar las operaciones de la empresa. Establecer los medios para la determinación de precios, tarifas y pago de impuestos. Establecer la conformación e información estadística nacional. Evaluar el futuro beneficio que la actividad económica de la empresa representará a la sociedad, así como su impacto social.

257

La información contable cuenta con tres elementos fundamentales que son: 1. Activos: es el valor total de una empresa incluyendo sus bienes de ésta. Se clasifican en: •

Activo circulante: está formado por los bienes y derechos de la empresa que están en constante movimiento y la principal característica que tiene es que se puede cambiar por dinero fácilmente.

•

Activo Fijo: en este se encuentran los bienes y derechos que son propiedad de la empresa, estos son adquiridos con el propósito de no venderlos sino para volver más valiosa la empresa.

•

Activo diferido: en éstos se encuentran todas las deudas, servicios y gastos generados que se han pagado por anticipado.

2. Pasivos: es la suma total de las deudas que tiene una empresa o persona, el cual simboliza todos los compromisos y obligaciones que tiene a cargo. Se clasifican en: •

Pasivo circulante: son todas las deudas y obligaciones que tienen vencimiento en un plazo menor de un año.

•

Pasivo fijo: son todas las deudas y obligaciones que tienen vencimiento en un plazo mayor de un año.

•

Pasivo diferido: son todas las deudas cobradas por anticipado, por las que se proporciona un servicio en el mismo año o posterior.

3. El capital: éste es en especifico el dinero y los bienes que una empresa posee. Se clasifican en: •

Capital económico. se encuentra relacionado con la producción y se expresa por el conjunto de bienes que se necesitan para producir riqueza; por ejemplo, en el caso de un mecánico, su taller y herramientas de trabajo constituyen su capital.

•

Capital financiero. Consta de la inversión que se hace en dinero para la producción, una renta o servicio; por ejemplo, cuando un inversionista adquiere acciones de una empresa especifica, para obtener utilidades.

•

Capital contable. Es el poder que tienen los dueños sobre los activos de la empresa.

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Realicen la siguiente actividad: investiguen por equipo los elementos que integran a la clasificación de los activos, pasivos y capital; compárenlos con los de sus compañeros y lleguen a una conclusión grupal. Ya que sabemos como esta constituida en su totalidad la información financiera, realicen la siguiente actividad, elaboren un periódico mural donde muestren los elementos que la conforman, pueden utilizar imágenes de revistas y auxiliarse de la actividad anterior.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas.

1. ¿En qué consiste la información contable? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona dos características de la información contable. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué indica el término activo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cuál es el término pasivo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define el término capital. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Nos informa de la situación económica que tiene la empresa; expresado de otro modo, esta información nos indicara si la empresa puede o no afrontar gastos. 2. Vigilancia y entendimiento. 3. Es el valor total de una empresa, incluyendo sus bienes.

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4. Es la suma total de las deudas que tiene una empresa o persona; el pasivo simboliza todos los compromisos y obligaciones que tiene a cargo. 5. Este es en específico, el dinero y los bienes que una empresa posee.

Sesión 73. La información financiera Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán la información financiera, además de su uso y valor para la empresa. En cualquier empresa u organización es indispensable contar con información financiera, ya que ésta es la que indica la cantidad de dinero que posee, los gastos y beneficios que tiene. Para conseguirlo requiere de instrumentos indispensables que mencionaremos a continuación. La definición de finanzas: este sistema se utiliza para el óptimo manejo del dinero a planes futuros para la empresa o institución. El departamento de finanzas de una empresa: se encarga de manejar todo lo relacionado a la contabilidad y asuntos financieros de la empresa, como son: la revisión y vigilancia de los presupuestos anuales, inspección y seguimiento de la recaudación de tarifas por prestaciones y servicios que brinde. Existen algunos documentos importantes en esta área y son los siguientes: 9 9 9 9 9 9

Balance general. Estado de resultados. Estado de flujo de efectivo. Presupuesto. Libro diario. Libro mayor.

Balance general: documento que muestra a detalle la situación financiera de una empresa u organización y se realiza por periodos determinados, pone por escrito la situación financiera de una empresa u organización, en el se muestra de forma clara y veraz el valor de las propiedades y obligaciones, así como el monto del capital. Estado de resultados: como su nombre lo dice, muestra el resultado del ejercicio, ya sean pérdidas o utilidades y cómo se han obtenido.

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Estado de flujos de efectivo: muestra cuánto dinero se ha utilizado y generado en la operación diaria, inversión y financiamiento. Entre muchas cosas muestra la salida y entrada de dinero en la empresa. Presupuesto: es el dinero que la empresa destina a futuro en algún proyecto. La experiencia que se tenga en la planeación se refleja en la culminación de un buen presupuesto; es indispensable para que se logren los objetivos y se asegure el futuro de la empresa. Libro diario: documento que lleva una numeración con el fin de registrar en forma cronológica todos los movimientos hechos por la empresa, sin olvidar que es la herramienta fundamental en un sistema financiero. Documento donde se llevan todos los movimientos efectuados por la empresa, como: ingresos y egresos, de acuerdo a la fecha en que se realicen. (Compras, ventas, pagos, cobros, gastos, etcétera). El libro mayor: en éste se registran todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la empresa; aquí se integran de manera resumida todos los movimientos que se registran en el libro diario, esto con el fin de vigilar los movimientos y saldo en forma particular. Herramientas del sistema de finanzas. 9 9 9 9

El plan de trabajo Movimientos del flujo de efectivo. Controles para la administración de los fondos. Análisis comparativos.

Elabora una sencilla definición del sistema de finanzas y del área de finanzas. Sistema de finanzas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Área de finanzas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Realicen un mapa conceptual sobre el sistema de información financiera; al finalizar coméntelo con su grupo.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define la palabra finanzas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué funciones realiza el área de finanzas de una empresa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿En qué consiste un balance general? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cuál es el estado de flujo de efectivo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Que es el libro mayor? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Este sistema se utiliza para el óptimo manejo del dinero a planes futuros, para la empresa o institución. 2. Se encarga de manejar todo lo relacionado a la contabilidad y asuntos financieros de la empresa, como son: la revisión y vigilancia de los presupuestos anuales, inspección y seguimiento de la recaudación de tarifas por prestaciones y servicios que brinde la empresa. 3. Es el documento que mostrar a detalle la situación financiera de una empresa u organización y se realiza por periodos determinados. 4. Muestra cuánto dinero se ha utilizado y generado en la operación diaria, inversión y financiamiento. Entre muchas cosas, muestra la salida y entrada de dinero en la empresa.

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5. Es en el que se registran todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la empresa; en éste se integran de manera resumida todos los movimientos que se registran en el libro diario, con el fin de vigilar los movimientos y el saldo en forma particular.

Sesión 74. El sistema de información gerencial Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es el sistema de información gerencial y cuáles son sus funciones dentro de la oficina. Los sistemas de información gerencial: Es la recopilación de datos que, trabajando en conjunto, proporcionan información para la operación y administración de la empresa. Esta información tiene la función de reunir y coordinar los datos en formas variadas para el aprovechamiento de los diferentes departamentos de la empresa, con la finalidad de que su productividad sea mejorada de acuerdo con las diferentes características de los directivos. Después de analizar lo anterior, realicen una definición propia de sistema de información gerencial. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Actividades principales •

Recopilan datos, los encauzan por medio de cálculos y ordenan elementos de los mismos.

•

Toda su información la dan en manuales.

El sistema proporcionara información valiosa; pero para que ésta se considere como tal, y deberá cumplir con los siguientes supuestos básicos: Calidad: para los dueños es vital que los resultados plasmados sean un fiel reflejo de la realidad prevista. Oportunidad: se aplica con el fin de tener un control eficaz, son disposiciones correctivas que sólo se utilizan en caso de ser precisas; deben usarse a tiempo, antes

263

de que se detecte una gran desviación que afecte los objetivos planeados de la empresa. Cantidad: es muy común que los gerentes no tomen decisiones acertadas y oportunas cuando no tienen información suficiente; al contrario tampoco es recomendable que sean desbordados por información inútil, ya que igualmente se pueden tomar decisiones no acertadas. Relevancia: cualquier información que se le proporcione al gerente, debe estar relacionada con sus labores y responsabilidades. La información gerencial como recurso tangible o intangible •

Los tangibles: indican técnicos.

•

Los intangibles: se refieren a la imagen de la marca, la investigación, los pasos de interacción con los consumidores.

los recursos financieros, los recursos materiales y

En general se consideran cuatro funciones básicas para el manejo de las organizaciones, estas son: planeación, organización, ejecución y control. La planeación La comisión establece los objetivos de la organización y determina las tácticas apropiadas para el logro de dichos objetivos. La organización Tiene la función de ordenar y poner en práctica los recursos previstos en la planificación, todo esto con el fin de conseguir los objetivos. En este proceso se estructura y se forman los recursos humanos y físicos, con la finalidad de lograr los objetivos impuestos, incluyendo la estructura organizativa, la segmentación de puestos de trabajo, la función que cada uno de ellos tiene, los organigramas que se originan y el logro de las metas. La dirección También se conoce como la ejecución en donde debe tener un líder capaz de articular al grupo de elementos que, forman la estructura de la organización. El control Procedimiento destinado a la evaluación del rendimiento real, se consigue comparando este rendimiento con los objetivos fijados; también se utiliza para corregir las discrepancias entre los resultados y las metas, esta etapa es esencial, ya que si no 264

existiera no podríamos saber si lo que planificamos, organizamos o ejecutamos, fue realizado correctamente. Realiza la siguiente actividad: investiga en la biblioteca de tu plantel los siguientes conceptos: exponlos en clase y compáralos con los de tus compañeros.

Planeación: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Organización: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Ejecución: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Control: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Elaboren un mapa conceptual acerca de las funciones que realiza el gerente: “planeación, organización, ejecución y control”

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Autoevaluación Escribe lo que se te indica. 1. ¿Qué es el sistema de información gerencial? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona las dos actividades del sistema de información gerencial. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona el supuesto básico de oportunidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Define la función gerencial de planeación. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define la función gerencial de dirección. ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la recopilación de datos que trabajando en conjunto proporcionan información para la operación y administración de la empresa. 2. Recopilan datos, los encauzan por medio de cálculos y ordenan elementos de los mismos y toda su información la dan en manuales. 3. Se aplica con el fin de tener un control eficaz: son disposiciones correctivas que sólo se utilizan en caso de ser precisas; deben usarse a tiempo, antes de que se detecte una gran desviación que afecte los objetivos planeados de la empresa. 4. Es la función de comisión que establece los objetivos de la organización y determina las tácticas apropiadas para el resultado de dichos objetivos. 5. También se conoce como la ejecución, donde se debe tener un líder capaz de articular al grupo de elementos, que forman la estructura de la organización.

266

Sesión 75. El gerente y los tipos de información Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué información es utilizada por el gerente del área, así como su finalidad. El gerente es la persona que tiene la capacidad de autorizar las actividades de la empresa así como la de todos los miembros de la misma, teniendo así la necesidad de analizar la información que le hagan llegar de las áreas, al igual que la información confidencial de carácter gerencial. Información operativa Es la asignación precedente de las labores específicas que deben cumplir las personas en cada uno de sus módulos de operación. Las características más sobresalientes de la información operacional son: • •

Se utiliza en los lineamientos indicados por la información estratégica y táctica. Los jefes de menor rango son los encargados de ejecutarla.

El objetivo es programar actividades de manera normal. • • •

Deberá manejarse mediante procedimientos y reglas definidas con precisión. Se emplea en periodos cortos. La eficiencia de ésta es el mejor parámetro de su funcionalidad.

Formen parejas y mencionen 5 ejemplos de información operativa. 1.- _________________________________________________ 2.- _________________________________________________ 3.- _________________________________________________ 4.- _________________________________________________ 5.- _________________________________________________

267

Nota: Recuerda que en anteriores lecciones ya hemos visto ejemplos de dicha información. Información táctica Como su nombre lo dice, se refiere a las tácticas que una empresa utiliza en cada una de sus áreas para aprovechar efectivamente todos los recursos que se aplican con el fin de alcanzar una meta. Esta información posee de las siguientes características: • • • • • •

Se encuentra por las orientaciones reflejadas en la información estratégica Se ejecuta solo por los jerarcas de nivel medio. Tiene un lugar específico de ejecución, para las actividades de la empresa. La información que se maneja dentro de ella se obtiene de manera interna y externa. Su misión es la de coordinar los recursos. Los parámetros con los que la identificamos son efectividad y eficiencia.

Busquen las siguientes definiciones dentro de un diccionario de administración, o bien pueden utilizar alguna página Web. Procedan a analizarlas y coméntenlas en equipos de trabajo. Manual de funciones. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Plan operativo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Información Estratégica El objetivo principal es proyectar los logros de la empresa, en el cual es básico establecer guías para lograr los objetivos. Se identifica como un proceso que consiste en decidir sobre los objetivos, los recursos y las políticas generales de la empresa, considerándola como una entidad total.

268

Sus características de la información estratégica: • • • • • • •

Es única, porque constituye la fuente u origen que la empresa requiere para conseguir los planes específicos subsecuentes Los niveles jerárquicos más altos son los encargados de llevarla a cabo. Con esto se establecen las bases y referencias generales para toda organización. La información que se maneja es de origen externo principalmente. La incertidumbre que se crea con esta información es mayor. Regularmente los periodos en que se utiliza, son largos. No existe un lineamiento específico.

Realicen la siguiente actividad: formen equipos e imaginen que son los gerentes de una empresa; elaboren la visión de la misma y propongan cuatro objetivos que pretenden alcanzar este año. Definan cómo lo harían.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define la función del gerente. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es la información operativa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es la información táctica? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿En qué consiste la información estratégica? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona cuatro características de la información operativa ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. El gerente es la persona que tiene la capacidad de autorizar las actividades de la empresa así como la de todos los miembros de la misma, teniendo así la necesidad

269

de analizar la información que le hagan llegar de las áreas, al igual que la información confidencial de carácter gerencial. 2. Es la asignación precedente de las labores específicas que deben cumplir las personas en cada uno de sus módulos de operación. 3. Como su nombre lo dice, se refiere a las tácticas que una empresa utiliza en cada una de sus áreas para aprovechar efectivamente todos los recursos que se aplican con el fin de alcanzar una meta. 4. Su objetivo principal es proyectar los logros de la empresa, el cual es básico es establecer guías para lograr los objetivos. 5. Su función es programar actividades de manera normal, deberá manejarse mediante procedimientos y reglas definidas con precisión; se emplea en periodos cortos, la eficiencia de ésta es el mejor parámetro de su funcionalidad.

Sesión 76. Sistemas de información del área de compras Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué tipo de información es utilizada por el departamento de compras, así como su finalidad. Al interior de las compañías se hallan algunos departamentos como son: ventas, compras, recursos humanos y otros; todos cuentan con particularidades propias y es el tipo de información que se emplea al interior de cada uno, lo que les define. Por ejemplo podemos citar la bitácora de entradas y salidas de materiales, que únicamente le conciernen a la sección del almacén o bien, las pólizas de entrada y salida que atañen al departamento de contabilidad. Menciona 5 ejemplos de información que sólo corresponda a un área o departamento; toma en cuenta los dos ejemplos anteriores. 1.- __________________________________________________________________________ 2.- __________________________________________________________________________ 3.- __________________________________________________________________________ 4.- __________________________________________________________________________ 5.- __________________________________________________________________________

270

En esta sesión trataremos la información del departamento de compras, y en posteriores ocasiones veremos las demás áreas de la empresa. Investiguen las funciones del área de compras, su objetivo o características. Posteriormente compárenlo con lo de sus demás compañeros y obtengan conclusiones. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Ya que investigaron dichas funciones de este departamento, veamos lo que en la práctica se pude observar. El área de compras tiene como objetivo la correcta adquisición de los diversos materiales que producción requiere, o de bienes para su venta. Funciones especificas: •

•

•

Contará con una lista apropiada de distribuidores (seleccionar los mejores precios, promociones, formas de pago y la más alta calidad) al mismo tiempo deberá de obtener como mínimo tres presupuestos antes de adquirir los productos. Revisará las cualidades y el número de piezas determinado por el área que los requiere; efectuará el conteo de las piezas y comprobará que lo recibido es lo solicitado por las otras áreas. Mantendrá un registro de los pedidos a partir de su requisición, y hasta que se reciba la mercancía.

La documentación que se usa en el departamento de compras es específica y exclusiva. Ésta es: Requisiciones de compra Es una forma utilizada también por el almacén y detalla el producto que se requiere además de sus características. Para enviarlo, es necesario conocer el volumen de existencia de dicho material; si la cantidad de éste es pequeña indica que es la ocasión idónea para su adquisición; debe ir firmado. Control de pedidos El departamento de compra se encarga de dicho control y éste conjunta aquellos pedidos salidos de órdenes de compra, en este control se lleva el registro de la actividad, con la finalidad de anotar las entradas de productos.

271

Documento de recepción Gestiona las entradas de mercancía, revisa que se haya cumplido con los requerido en la orden de compra, su calidad, dicha entrada deberá efectuarse rápidamente, cubriendo con ello las exigencias de los otros departamentos y así cumplir los tiempos que requieren los pedidos de sus clientes. Control de Pagos Formato que permite llevar la relación de los pagos a los proveedores, los cuales se archivarán de acuerdo al nombre de cada uno de ellos, para que después se pueda registrar. La requisición. La requisición es por lo general la forma más usada, muchas compañías tienen un formato propio, aunque todos ellos contienen los mismos datos, un ejemplo sería: Requisición de compras Fecha:

1

18

Junio

2009

DIA

MES

AÑO

No. de requisición: _____0987654______________________

No. Consecutivo

Cantidad

Unidad de medida

Descripción

00124

30 20

Kilogramos Unidades

Clavos de acero de ½ pulgada Cajas de registro de luz

3

1

4

5

6

2

Observaciones

Para concreto. Acero inoxidable 7

Elaboro:

NOMBRE:

Alberto Licona Anaya

CARGO:

Oficial Administrativo: área de mantenimiento

FIRMA:

8

TÄuxÜàÉ _|vÉÇt TÇtçt

272

Indicaciones de llenado. 1.- La fecha de cuando se elabora el documento. 2.- Este número es el consecutivo, del departamento donde se elabora la requisición. 3.- El número consecutivo del documento, dentro del departamento de compras. 4.- Número total de materiales que se requieren. 5.- Unidad de medida ejemplo, kilos, litros, unidades, etcétera. 6.- Descripción del material que se solicita. 7.- Son cualidades que se enlistan si es que el bien que se adquiera es común. 8.- En esta parte se pondrá el nombre de quien solicita el bien, su cargo y su firma. Caso práctico. Imagínate que estás laborando dentro de una oficina; eres el oficial administrativo del área de mercadotecnia, se requiere hacer 10,000 trípticos y la materia prima para hacerlos es muy escasa, tu jefe te manda al área de compras para requerir lo necesario. a)

Necesitas hojas blancas tamaño carta, un total de 10,000; cada paquete contiene 500 y la caja contiene 10 paquetes, ¿cuántas cajas necesito solicitar?

b)

Necesitas tinta; los cartuchos que solicitas son para un total de 3000 impresiones cada uno ¿cuántos cartuchos necesito voy si van a imprimir por ambos lados? el restante de impresiones o tinta se ocupará posteriormente.

c)

Se obsequiará un bolígrafo por cada tríptico; la caja contiene 20 unidades, ¿cuántas cajas debes solicitar?

d)

Realiza las operaciones en tu cuaderno y al término realiza tu propia requisición de compra que a continuación se te presenta.

273

Requisición de compras Fecha: DIA

MES

AÑO

No. de requisición: _____________________________________

No. Consecutivo

Cantidad

Unidad de medida

Descripción

Observaciones

Elaboró:

Nombre: Cargo: Firma:

274

Autoevaluación Contesta lo siguiente: 1. Define el sistema de información del área de compras. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona dos funciones específicas del área de compras. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es una requisición de compra? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es el control de pedidos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué es el control de pagos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación.

1. En sistema de información dentro de todas las organizaciones cuentan con particularidades propias y el tipo de información datos que se emplea al interior de sus departamentos es su característica principal 2. Contará con una lista apropiada de distribuidores (seleccionar los mejores precios, promociones, formas de pago y la más alta calidad); al mismo tiempo deberá de obtener como mínimo tres presupuestos antes de adquirir los productos y mantener un registro de los pedidos a partir de su requisición, y hasta que se recibe la mercancía. 3. Es una forma utilizada también por el almacén y detalla el producto que se requiere además de sus características; para enviarlo, es necesario conocer el volumen de existencia de dicho material; si la cantidad de éste es pequeña indica que es la ocasión idónea para su adquisición. Debe ir firmado. 4. El departamento de compra se encarga de dicho control y éste conjunta aquellos pedidos salidos de ordenes de compra, en este control se lleva el registro de esta actividad, con la finalidad de anotar las entradas de productos.

275

5. Formato que permite llevar la relación de los pagos a los proveedores, los cuales se archivarán de acuerdo al nombre de cada uno de ellos, para que después se pueda registrar.

Sesión 78. Sistemas de información del área de inventarios Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué tipo de información es utilizada por el área de inventarios, así como su finalidad. ¿Qué son los inventarios?, ¿dónde se ocupan?, ¿para qué sirven?, ¿has oído hablar de ellos?, enseguida te lo explicamos. Inventario: se define como la cantidad de mercancías que la compañía tiene en su poder, para mercadear con ellos, permitiendo la producción, adquisición o venta de nuevos artículos a partir de éstos, en un determinado periodo económico. Dichos inventarios son recursos reales que la compañía tiene para su venta en la operación del negocio o para su consumo en la fabricación de productos o servicios que posteriormente se comerciarán. Los inventarios, además de las materias primas, contienen los productos en proceso de fabricación y los terminados, así como otros insumos que se usan en su fabricación o en la prestación de un servicio, además de envolturas, recipientes y los bienes en tránsito. Meta: repartir eficazmente los insumos requeridos a la compañía, teniéndolos disponibles en cualquier momento, evitando con ello alzas de precios o pérdidas de éstos, satisfaciendo los requerimientos específicos de la compañía, a los que se adecuará constantemente. Escribe tu propio concepto de inventario. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

276

Recepción de Materiales Se dedica a resguardar la mercancía, proceso que deberá llevarse a cabo de forma rápida, cubriendo con ello los pedidos de los clientes o lo que producción pida. Así mismo, una vez recibida, el encargado deberá presentar un informe de lo efectuado. Control de entrada y salidas de materiales

Ya que en el almacén es muy común que la cantidad de trabajo sea excesivo, la adecuada revisión de las entradas y salidas de mercancías no se lleva a cabo correctamente, provoca que en el inventario ya sea mensual o anual existan faltantes. Por lo que en todas las compañías es posible que se haga un conteo doble a la hora en que salen o entran los artículos al almacén. Resulta de vital importancia que el encargado del almacén se encuentre presente en dicho conteo físico de la entrada o salida de mercancía, no importando que ya se cuente con el personal para esta tarea. Control de existencias

Se realiza por medio de la revisión física para comprobar la cantidad de materiales, a esta actividad se le conoce como la toma de inventarios y se comprueba usando los siguientes documentos: 9

Orden de compra: solicitud comercial de insumos o servicios, a cambio de una remuneración.

9

Remisión de materiales: formato que comprueba la entrega de la mercancía o materiales comprados.

9

Devolución de almacén de producción: formato donde se especifica la mercancía que es devuelta al almacén.

9

Autorización por diferencias de inventarios: en este documento se puntualizará si se ha pasado por alto alguna característica de la materia prima en la orden de compra de la misma.

9

Informe de recepción: forma en la que se hace legal la entrada de alguna mercancía a la compañía.

Nota: esta documentación varía de acuerdo a la empresa de la que provenga. 277

El formato más comúnmente usado es el de reporte de inventarios, aunque cada organización maneja su propia forma, pero todas contienen la misma información, por ejemplo: Reporte de inventarios Fecha:

1

18

06

2008

Día

Mes

Año

2

No. de Reporte: _______098765_________ Cantidad

Unidad

Descripción

20 30 7 4

piezas litros kilos piezas

Lijas de agua no. 2 Pintura vinilica color blanco Estopa Brochas ½

3

4

5

Precio Por Unidad .80 18.00 5 20

Importe

16.00 540.00 35.00 80.00

6

7

TOTAL

671.00

Observaciones: La materia prima se entrego en cantidad correcta y en tiempo estimado._________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Elaboró: 8 Nombre:

Alberto Licona Anaya

Cargo:

Oficial administrativo del taller de mantenimiento

9

Alberto Licona Anaya Firma:

1.- Contiene la fecha del día que se elabora el reporte. 2.- Es el número consecutivo del reporte. 3.- Es el número de materiales que se van a utilizar. 4.- Se expresa la unidad de medida ejemplo, kilos, litros, unidades, etcétera. 5.- Se describe el bien que se solicita. 6.- Es el costo del bien por unidad. 7.- Es la cantidad total de dinero que se tendrá que gastar por requerir alimentos. 8.- Son todas aquellas cualidades especiales que tiene nuestras mercancías.

278

9.- En esta parte se pondrá el nombre de quien solicita la mercancía, su cargo y su firma. Caso practico. Imagínate que eres un oficial administrativo que trabajas en el área de almacén; necesitas sacar la cotización de varias mercancías que se llevo un compañero tuyo, debes de llenar el formato con la información siguiente, realiza las operaciones matemáticas correspondientes, en tu cuaderno. a) b) c) d) e)

20 Cd´s; la caja contiene 25 y cuesta $150 75 fólder; el paquete contiene 50 y tiene un costo de $100 Un paquete de 500 hojas; la caja tiene 10 paquetes y cuesta $350 42 bolígrafos; el paquete tiene 25 y tiene un costo de $24 c/u Un kilogramo de azúcar; el costal tiene 50 kilos y cuesta $475 Reporte de inventarios Fecha: Día

Mes

Año

No. de Reporte: ____________________ Cantidad

Unidad

Descripción

Precio Por Unidad

Importe

TOTAL Observaciones: _______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Elaboró:

Nombre: Cargo: Firma:

279

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es un inventario? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es el control de existencias? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona el objetivo de llevar inventarios. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es la recepción de materiales? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué es la orden de compra? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la cantidad de mercancías que la compañía tiene en su poder para mercadear con ellos, permitiendo la producción, adquisición o venta de nuevos artículos a partir de éstos, en un determinado periodo económico. 2. La revisión física que se realiza para comprobar la cantidad de materiales existentes en el almacén. 3. Repartir eficazmente los insumos requeridos a la compañía, teniéndolos disponibles en cualquier momento, evitando con ello alzas de precios o perdidas de éstos, satisfaciendo los requerimientos específicos de la compañía, a los que se adecuará constantemente. 4. Se dedica al resguardo de la mercancía, proceso que deberá llevarse a cabo de forma rápida, cubriendo con ello los pedidos de los clientes o lo que producción pida. Así mismo, una vez recibida, el encargado deberá presentar un informe de lo efectuado. 5. Solicitud comercial de insumos o servicios, a cambio de una remuneración.

280

Sesión 79. Sistemas de información del área de producción Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué tipo de información es utilizada por el área de producción, para qué sirve y su correlación con las distintas áreas de la empresa. El sistema de información del área de producción es aquella actividad en la que la materia prima es transformada en un producto terminado, para su consumo, así como los procesos involucrados en dicha acción. Es un proceso de transformación; los materiales que entran en la línea de producción se mezclan con otros y se transforman en un producto listo para su consumo. El área de producción: es la sección encargada de transformar las materias primas, a través de un proceso, en productos terminados, listos para su consumo. Realicen esta actividad, con las siguientes materias primas; imagina un proceso productivo y propón qué articulo podríamos obtener. Materia prima

Articulo terminado

1. Carbón 2. Botellas de plástico 3. Madera 4. Acero 5. Aluminio 6. Cobre 7. Petróleo 8. Fresas 9. Algodón 10. Hule

281

Comenta en grupo que materias primas puedes encontrar en tu localidad y que artículos terminados se realizan con las mismas, obtén conclusiones y concentren los datos obtenidos. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ La información del área de producción. Programa de producción Se cuenta con un cálculo de la cantidad de materia prima que se deberá usar en la elaboración de un producto terminado además de la cantidad que se debe invertir para obtener la mayor ganancia posible. Programa de materiales Es necesario que se definan los materiales que se usarán en la producción y verificar que se usen de manera inmediata en el mismo día en que se pidieron al almacén. Manufactura Son aquellos procesos relacionados con la producción de artículos o servicios valiéndose de la transformación de diferentes materiales. Control de calidad Se encarga de verificar que tanto las materias primas como los productos terminados cuenten con niveles adecuados de calidad, así como sus variaciones en cuanto a acabado se refiere. Realiza un listado de cinco empresas de tu localidad donde se realicen procesos de transformación. Al término coméntalos ante tu grupo. Empresa

Articulo terminado

1. 2. 3. 4. 5.

282

Autoevaluación Contesta lo que se te indica: 1. Define el término de producción. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. De quien depende el área de producción para, realizar sus procesos. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es un programa de materiales? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es la manufactura? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define el término control de calidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es un proceso de transformación, los materiales que entran en la línea de producción se mezclan con otros y se transforman en un producto listo para su consumo. 2. De los departamentos de compras y almacén. 3. Es cuando se definen los materiales que se usarán en la producción y verificar que se usen de manera inmediata en el mismo día en que se pidieron al almacén. 4. Aquellos procesos relacionados con la producción de artículos o servicios, valiéndose de la transformación de diferentes materiales. 5. Se encarga de verificar que tanto las materias primas como los productos terminados, cuenten con niveles adecuados de calidad, así como sus variaciones en cuanto a acabado se refiere.

283

Sesión 80. Sistemas de información del área de ventas Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué tipo de información es utilizada por el área de ventas, su relación con otras áreas y su finalidad.

Todos hemos escuchado el término de “vender”, algunas veces son actividades directas, otras por catálogo, por cantidad, por volumen, entre otras. En las empresas u organizaciones este término se refiere al cambio de mercancías por dinero; el siguiente diagrama lo muestra mejor.

Compra de materias primas por parte de la empresa.

Artículos terminados directo al almacén.

Venta de mercancías.

las

Trasformación de las materias primas por el área de producción.

Vayamos a la definición de ventas dentro de una empresa. Departamento de ventas: se encarga de llevar el registro de todas aquellas ventas que la compañía haya efectuado en un periodo de tiempo determinado. Visto de otro modo, es aquel departamento encargado de suministrarle ciertos productos a otras entidades a cambio de dinero; así mismo existen empresas que venden productos intangibles como las pólizas de seguros o venta de tiempo aire para celular, etcétera. Visiten un centro comercial de tu localidad, e investiguen comercios que se dediquen a la venta de bienes o servicios; enlista por lo menos cinco de cada uno y comenta la variedad de los mismos dentro del aula. La información dentro del área de ventas

284

Proceso de pedidos Ya que se cuenta con el pedido por parte del cliente, se dispone a su elaboración y envío. Esta acción es realizada por el personal de la compañía, llevando la responsabilidad de que debe estar en buen estado y si se requiere, se le entregará al cliente cobrando por el servicio; el pedido concluye cuando el cliente ha verificado que la mercancía esta completa. Proceso de crédito Ya que se efectuó la venta, el departamento de contabilidad deberá dar facilidades al cliente para que efectúe el pago correspondiente, siguiendo las políticas de la compañía; por último el pedido se archiva en el expediente correspondiente al cliente en cuestión. Cuando un cliente hace un abono a su cuenta, ésta disminuye en automático, y al liquidar su adeudo se le entregará la factura correspondiente. Proceso de facturación Es aquel formato en el cual se especifica que el adeudo de algún cliente ha sido cubierto en su totalidad; así mismo las facturas son documentos impresos exclusivos de cada empresa y en éstos se puede hacer constar el cobro de transportación de las mercancías vendidas. Proceso de cobranzas Es el área que se encarga de llevar el registro de los abonos que los clientes efectúen en tiempo y forma; de no ser así, estarán facultados de hacer efectivas las sanciones que la compañía disponga. Hoy en día las compañías están preocupadas por vender cada vez más, por lo que además de atender el área de ventas, se encargará de seleccionar a sus vendedores. Para esto existe el siguiente perfil: Cualidades para ser un buen vendedor El llegar a ser un excelente vendedor requiere cultivar algunas habilidades y requisitos personales entre los que destacan: •

Seguridad: confiar en nuestras habilidades y ser decidido a la hora de actuar.

•

Simpatía: crear un ambiente de confianza en el que el cliente y el vendedor puedan comunicarse de manera sencilla y clara.

285

•

Capacidad de observación: cultivar la habilidad de abstraer las cualidades de las personas, para así poder darles el trato adecuado.

•

Empatía: consiste en ponerse en los zapatos del otro y así conocer las necesidades específicas de la persona para darle el mejor servicio posible.

•

Determinación: ser fiel a los objetivos trazados.

•

Facilidad de palabra: habilidad para expresarse de manera fluida y correcta en todo momento.

•

Poder de persuasión: es el poder de convencimiento.

•

Coraje: tener temple ante la adversidad y seguir adelante con lo que sigue.

•

Iniciativa: es la virtud de adelantarse a los hechos y realizar actividades aun si no se le pide.

•

Creatividad: es la capacidad de idear soluciones prácticas en los momentos justos.

•

Serenidad: mantenerse calmado y con la cabeza fría en cualquier situación.

•

Sinceridad: el vendedor se manejará con la verdad ante el cliente, en todo momento.

•

Responsabilidad: la virtud de cumplir en tiempo y forma con las disposiciones de un evento en particular.

•

Tacto: es usar su habilidad para tratar a las personas con la debida delicadeza.

•

Cortesía: hacer gala de sus mejores modales delante del cliente.

•

Imaginación: ser apto para anticipar algunas situaciones que puedan acontecer.

•

Ética profesional: deberá ser fiel tanto a sus ideales como a los de la empresa y seguir adecuadamente todos lineamientos morales y profesionales.

•

Ambición: es aquel deseo de superación que impulsa día a día al vendedor.

Formen parejas, apliquen las cualidades del vendedor. Dramaticen una acción de venta de cualquier producto, tomen el rol de vendedor y de posible comprador, expongan las características de su producto y logren una venta, al finalizar la actividad comenten su experiencia.

286

Autoevaluación Contesta lo siguiente: 1. Define el término “ventas”. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Define qué realiza el área de ventas de una empresa. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es el proceso de crédito? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Cuál es el proceso de cobranza? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona cuatro cualidades de un buen vendedor y su definición. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es aquella acción en la que se intercambian bienes o servicios por dinero. 2. Se encarga de llevar el registro de todas aquellas ventas que la compañía haya efectuado, en un periodo de tiempo determinado. 3. Ya que se efectuó la venta, el departamento de contabilidad deberá dar facilidades al cliente para que efectúe el pago correspondiente, siguiendo las políticas de la compañía; por último el pedido se archiva en el expediente correspondiente al cliente en cuestión. 4. Se realiza en el área que se encarga de llevar el registro de los abonos que los clientes efectúen en tiempo y forma; de no ser así, estarán facultados de hacer efectivas las sanciones que la compañía disponga. 5. Seguridad: confiar en nuestras habilidades y ser decidido a la hora de actuar; simpatía: crear un ambiente de confianza en el que el cliente y el vendedor puedan comunicarse de manera sencilla y clara; creatividad: es la capacidad de idear soluciones prácticas en los momentos justos; serenidad: mantenerse calmado y con la cabeza fría en cualquier situación, el vendedor es aquella persona que la empresa contrata para ofrecer sus productos a distintos públicos con el propósito de obtener dinero.

287

Sesión 81. Sistemas de información del área de distribución Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué tipo de información es utilizada por el área de distribución, cuál es su finalidad y en qué favorece a la organización. La mayoría de las empresas que se dedican a la manufactura de productos también brindan otros servicios y en esta sesión aprenderemos lo que es el sistema de información de distribución. Realicen una lluvia de ideas acerca del término distribución partiendo de una definición propia. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Definición de distribución: Consiste en el reparto de mercancías a los distintos clientes, una vez que se han liquidado en su totalidad. Siendo más precisos, es el hecho de llevar las mercancías al local del comprador. Hay compañías que no sólo se dedican a la venta de sus productos, sino que también se encargan de su distribución, por ejemplo: las gaseras, refresqueras, panificadoras, etcétera. Escriban ejemplos de empresas que aparte de fabricar productos, también los distribuyan entre sus clientes. Empresas 1.

5.

9.

2.

6.

10.

3.

7.

11.

4.

8.

12.

Vayamos ahora a la definición de distribución en una empresa. Será el área encargada de surtir los distintos materiales en los locales cercanos o foráneos, pertenecientes a la compañía.

288

Gerencia General

Gerencia de Finanzas

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia de Producción

Departamento de Producción

Almacén

Área de Distribución Revisando el cuadro organizacional de una compañía, se puede ubicar al área de distribución en la gerencia de producción, aunque su ubicación puede cambiar con respecto a la organización de cada empresa. La información dentro del área de distribución. Programación de embarques Es la actividad centrada en gestionar los pedimentos de exportación con el fin de enviar los pedidos ya sea por mar, aire o tierra y además deberá contar con un programa de estas actividades. Envío de materiales Consiste en trasladar la mercancía de las instalaciones de la compañía hasta el puerto marítimo, aéreo, o por tierra. • • •

Envío terrestre: por lo regular este tipo de transporte se efectúa usando trailers que corren por la red carretera o bien, si el embarque es muy grande se usará el tren. Envío aéreo: el traslado se realiza usando aviones nacionales o extranjeros, para su tal fin. Envió marítimo: se utilizan barcos que transportan la mercancía a través de los mares o ríos.

289

Se deberán tomar en cuenta los siguientes dos factores relevantes, dentro de la distribución de mercancía. • •

Mayorista. es aquel individuo u organización dedicada a la compra-venta de mercancías en grandes volúmenes. Minorista: es aquella persona que maneja un volumen pequeño de mercancía.

Por último tenemos los canales de distribución. •

Productores-Consumidores: es aquel sistema en el que el productor de la mercancía y el consumidor de la misma se encuentran frente a frente sin intermediarios, por ejemplo las ventas de puerta en puerta.

•

Productores–minoristas–consumidores: éste es el sistema más claro para el consumidor ya que entre el productor y el consumidor existe un intermediario pequeño que es quien se encarga de la distribución del producto.

•

Productores–mayoristas–minoristas o detallistas: es un sistema usado en los casos en los que el productor no es capaz de distribuir su mercancía, así que un segundo las reparte a terceros en un volumen pequeño y así llega al consumidor final.

•

Productores–intermediarios–mayoristas–consumidores: se dice que es el sistema más largo, ya que los productores crean diversos lazos con los intermediarios, que pueden hacer llegar el producto a su destino final.

Identifiquen dentro de su localidad estos canales de distribución y, de cada uno de ellos, describe cinco ejemplos.

Autoevaluación Contesta lo siguiente: 1. Define el concepto de distribución. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. De que labores se encarga el área o departamento de distribución de una empresa. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué expresa la información de programación de embarques? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

290

4. ¿Qué es un mayorista? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona cómo se realiza el canal de distribución “Productores – Consumidores” ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Consiste en el reparto de mercancías a los distintos clientes una vez que se han liquidado en su totalidad. Siendo más precisos, es el hecho de llevar las mercancías al local del comprador. 2. De la distribución y reparto de los productos entre sus clientes. 3. A gestionar los pedimentos de exportación con el fin de enviar los pedidos ya sea por mar, aire o tierra y además deberá contar con un programa de estas actividades. 4. Es aquel individuo u organización dedicada a la compra-venta de mercancías en grandes volúmenes. 5. Es aquel sistema en el que el productor de la mercancía y el consumidor de la misma se encuentran frente a frente, sin intermediarios.

Sesión 82. Sistemas de información del área de personal Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué tipo de información es utilizada por el área de personal, para qué se utiliza y los beneficios de llevar un control. En diferentes sesiones hemos visto información de los departamentos más importantes de una cadena productiva; hoy veremos el último departamento; el más importante dentro de cualquier organización y nos referimos a los recursos humanos. Para cualquier compañía el personal es el recurso más importante ya que es él, quien lleva a cabo toda la actividad en ésta, además de buscar su éxito.

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La definición de personal: Son aquellos individuos que contando con la mayoría de edad, están dispuestos a trabajar en la compañía a cambio de un salario. Dichos servicios pueden ser prestados dentro de la empresa y ser supervisados por un coordinador, un empleador o bien como externo, siendo su propio jefe. Por qué creen ustedes que los trabajadores sean la parte fundamental dentro de una organización. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Bien, ya conocemos qué es el personal; pero veamos al departamento de recursos humanos, éste se encarga de asuntos concernientes a empleados tales como contratación, capacitación, adiestramiento, entre otros.

El departamento de recursos humanos: Este departamento es un de los más importantes dentro de la organización ya que sus funciones son fundamentales para brindar la satisfacción laboral de los empleados. Sus funciones a realizar son el reclutamiento y selección, compensaciones y beneficios, capacitación y desarrollo de operaciones; también se ocupa de desarrollar y administrar políticas, programas y procedimientos para proveer empleados capaces, trato equitativo, oportunidades de progreso. Dentro del departamento de personal existe información importante como: Inventario de personal Consiste en llevar el registro de las faltas y asistencias de los empleados. Esto se lleva a cabo en una carpeta especial que la compañía elabora. Control de incidencias Es aquel registro en el que se anotarán las faltas y sus respectivas sanciones, impuestas a los empleados durante su estancia en la compañía.

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Adiestramiento, capacitación y desarrollo Ésta es una de las actividades más importantes dentro de la compañía pues dota a sus trabajadores de habilidades para desempeñar su trabajo de forma correcta con la idea de mejora continúa. La información del personal Consta de la información personal de cada empleado de la compañía, cuyo objeto es la gestión de volúmenes de datos, rapidez y toma de decisiones. Fuentes de datos, elementos suministrados por: • • • • • • • • •

Bases de datos de Recursos Humanos. Reclutamiento y selección de personal. Capacitación de personal. Evaluación del desempeño. Administración de salarios. Registros y controles de personal respecto a fallas, atrasos, disciplina, etcétera. Estadísticas de personal. Higiene y seguridad. Respectivas jefaturas.

Las ventajas que podemos observar en un sistema de información del departamento de personal son que permite: • • • • • •

Automatizar la administración de los datos. Gestionar información vital para la toma de decisiones. Tener el mejor personal. Disminuir errores, tiempo y recursos. Comparar resultados alcanzados con los objetivos programados. Detectar problemas y dar soluciones.

Existen algunas desventajas en el sistema de información de recursos humanos y son: • • • • • •

Problemas de seguridad. Los sistemas están incompletos, debido a que cada área tiene requerimientos diferentes (operativos, y mandos medios). Los sistemas no están integrados, no se comunican con los demás sistemas de la empresa. Integrar la información requiere tiempo. Los sistemas son poco flexibles. Implica inversión que visualiza como gasto.

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Imaginen que son trabajadores de una empresa y van a participar en una investigación sobre el departamento de recursos humanos. Tomen en cuenta lo siguiente: • • • • •

Diseñen un cuestionario con diez preguntas, relacionadas al tema de recursos humanos, pueden incluir capacitación, desarrollo, inasistencias entre otras. Aplícalo entre tus distintos compañeros. Recolecta tus cuestionarios. Identifica conforme a las respuestas, posibles problemas dentro del área. Por último, realiza un informe y coméntalo ante tu grupo.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define el recurso llamado palabra “Personal” ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cual es la función del departamento de personal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es un inventario de personal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es un control de incidencias? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. De qué trata el punto adiestramiento, capacitación y desarrollo ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Son aquellos individuos que contando con la mayoría de edad, están dispuestos a trabajar en la compañía, por un salario. Dichos servicios pueden ser prestados dentro de la empresa y ser supervisados por un coordinador, empleador o como externo, siendo su propio jefe.

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2. Sus funciones son importantísimas para brindar la satisfacción laboral de los empleados. Sus funciones a realizar son el reclutamiento y selección, compensaciones y beneficios, capacitación, desarrollo y operaciones, también se ocupa de en desarrollar y administrar políticas, programas y procedimientos para proveer empleados capaces, trato equitativo y oportunidades de progreso. 3. Consiste en llevar el registro de las faltas y asistencias de los empleados, y esto se lleva a cabo en una carpeta especial que la compañía elabora. 4. Es aquel registro en el que se anotarán las faltas y sus respectivas sanciones, impuestas a los empleados durante su estancia en la compañía. 5. Ésta es una de las actividades más importantes dentro de la compañía, pues dota a sus trabajadores de habilidades para desempeñar su trabajo de forma correcta, con la idea de mejora continúa.

Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 1. Sistemas de Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes información; una herramienta programas de televisión. importante para el desarrollo de la Consulte la programación. oficina. Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

1.1

La información dentro de la oficina.

Organigrama de una empresa. Manual de funciones de los departamentos de una empresa.

1.2

Los departamentos y su información.

Documentos de las áreas de trabajo. Hojas verdes. Orden de compra. Balance general Estado de resultados. Presupuestos.

1.3

El gerente y el manejo de la información.

Perfil del gerente general o administrador.

295

Glosario Abstraer: Separar por medio de una operación intelectual las cualidades de un objeto para considerarlas aisladamente o para considerar el mismo objeto en su pura esencia o noción. Accionista: Dueño de una o varias acciones en una compañía comercial, industrial o de otra índole. Ámbito: Espacio ideal configurado por las cuestiones y los problemas de una o varias actividades o disciplinas relacionadas entre sí. Consulta: Parecer o dictamen que por escrito o de palabra se pide; o se da acerca de algo. Condensar: Espesar, unir o apretar unas cosas con otras haciéndolas más cerradas o tupidas. Compatibilidad: Que tiene aptitud o proporción para unirse o concurrir en un mismo lugar o sujeto. Cronología: Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas. Comercialización: Dar a un producto condiciones y vías de distribución para su venta. Discrepancia: Diferencia que resulta al comparar las cosas entre sí. Emanar: Proceder, derivar, traer origen y principio de algo de cuya sustancia se participa. Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Incertidumbre: que no se conoce lo que podrá suceder dentro de un acontecimiento. Intangible: Que no debe o no puede tocarse. Interés: El de un capital al que se van acumulando sus réditos, para que produzcan otros. Insumos: Materia prima necesaria para la trasformación de un bien consumible. Jerarquía: Orden o grado de las distintas personas que conforman una sociedad. Maleabilidad: que pose la cualidad de ser maleable, que puede cambiar su forma.

296

Monografía: Descripción y tratado especial de determinada parte de una ciencia, o de algún asunto en particular. Pedimento: Documento de carácter internacional, el cual sirve para la importación o exportación de mercancías. Póliza: Documento justificativo del contrato de seguros, fletamentos, operaciones de bolsa y otras negociaciones comerciales. Precautorias: Que precave o sirve de precaución dicha actividad define tener cuidado al realizar alguna función. Pronosticar: Conocer por algunos indicios lo futuro Redundancia: Cierta repetición de la información contenida en un mensaje, que permite, a pesar de la pérdida de una parte de este, reconstruir su contenido. Repercutir: Rechazar, repeler, hacer que un líquido corporal retroceda o refluya hacia atrás. Tangible: Que se puede tocar. Tesis: Disertación escrita que presenta a la universidad el aspirante al título de doctor en una facultad. Trípticos: Tabla para escribir dividida en tres hojas, de las cuales las laterales se doblan sobre la del centro. Proposición que se apoya con razonamiento.

Bibliografía Chiavenato, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. México, Mc. Graw Hill, 5ª, Edición, 1995. Murdick, G. Robert y otros. Sistemas de Información Administrativa, México, Prentice Hall, 3ra edición, 1988. Lambin, J. J. - "Marketing Estratégico", editorial MC. Graw Hill, Madrid, 3º Edición, 1995.

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Secuencia 2 de aprendizaje El control de gestión en la oficina. Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, los alumnos identificarán al control de gestión como una herramienta administrativa para la agilización de recursos y la toma de decisiones.

Temas 2.1 2.2 2.3

El control de gestión. Vínculos con la organización. El mando dentro de la empresa.

Contenido Sesión 88. Qué es el control de gestión Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es el control de gestión y qué beneficios aporta a la organización. En anteriores sesiones hemos aprendido cómo los distintos departamentos de la empresa utilizan información variada para poder realizar sus procesos productivos y hacerlos más eficientes; hoy veremos otro instrumento muy utilizado en las empresas para su desarrollo y nos referimos al control de gestión ¿han escuchado de él? ¿saben para qué sirve?, es muy sencillo, enseguida les explicamos. Primero que nada hay que definir la palabra gestión; este término se refiere a realizar actividades para lograr un negocio o empresa, pero dentro de una organización la tomaremos como sigue, es la actividad encargada de verificar que los procesos de la organización, se lleven adecuadamente en tiempo y forma.

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El Control de gestión es un método que ayuda a guiar a la empresa hacia los objetivos y las metas que se esperan obtener, a su vez las evalúa ya que es conocido como sistema de control de gestión y cuenta con un diagnóstico o análisis, para entender el porqué del comportamiento de una organización. Se concentra en la planificación y en el control, también de precisa una orientación de estrategia como el plan de operación. Su función esencial es que cada una de las empresas debe llevar un control de sus actividades y funciones; proponer a la alta gerencia un plan de organización, normalización y procedimientos; esta deberá permitir la dirección en el ejercicio de la gestión, solo con el objetivo de alcanzar sus metas. En general el control de calidad es un sistema comprende actividades de planeación, control y diagnóstico, para que las reglas que la gerencia ha emitido se concreten. El control de gestión sólo responde a una pregunta elemental ¿cómo evaluar de forma objetiva y de forma constructiva el desempeño de ella misma? Al implantar un sistema de control de gestión se espera: 9 Incremento de la productividad; lo que no se evalúa no se puede perfeccionar. 9 Facilita cotejos interna y externamente. 9 Permite la evaluación de los objetivos y de las políticas que se han emitido con anterioridad. 9 Incorpora la solución. Cualquier directivo debe realizar lo siguiente para la implantación del control de gestión: Planificar: saber qué se tiene que hacer, así como tomar decisiones que incluyen el entendimiento de objetivos, implementación de políticas, implementación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos. Organizar: considerar qué actividades son necesarias para el trabajo, dentro de la organización. Coordinar los recursos: obtenerlos para su posterior uso e implementarlos en programas establecidos. Dirigir: expresar disposiciones, incluye asignar los proyectos a los responsables, para que los realicen. Controlar: verificar si los resultados obtenidos son los esperados.

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Los sistemas de control deben cumplir los siguientes requisitos: Que se entiendan: tienen que ser fáciles de comprender para, cualquier individuo o departamento. La forma de organización: entender el proceso que está establecido, además de estar bien planeado. Rápidos: que se implanten lo más brevemente. Flexibles: ser moldeables, que puedan acomodarse al contexto de cada área que integra la empresa. Económicos: sean baratos en la implantación y operación. Realicen una investigación y elaboren un trabajo escrito acerca del control de gestión; al finalizar entréguenlo a su profesor y comenten lo investigado.

Autoevaluación Contesta lo siguiente: 1. Define qué es el control de gestión. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona la forma en que también se le conoce al control de gestión. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es la función del control de gestión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué se espera cuando se implanta un sistema de control de gestión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona tres funciones que debe realizar un directivo para implementar el sistema de control de gestión. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación. 1. Es un método que ayuda a guiar a la empresa hacia los objetivos y las metas que se espera; además es una herramienta para evaluarla 2. Sistema de control de gestión. 3. Cada una de las empresas debe llevar un control de sus actividades y funciones; para proponer a la alta gerencia un plan de organización, normalización y procedimientos; éste deberá permitir la dirección en el ejercicio de la gestión, sólo con el objetivo de que la empresa alcance sus metas. 4. Incremento de la productividad, lo que no se evalúa no se puede perfeccionar; facilita cotejos interna y externamente; permite la evaluación de los objetivos y de las políticas que se han emitido con anterioridad; incorpora la solución. 5. Organizar, planear, coordinar.

Sesión 90. Los sistemas de control de gestión, su estructura y funcionamiento Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cómo se estructura el control de gestión dentro de la oficina, así como sus funciones. En la actualidad, las empresas, se preocupan por establecer políticas que empaten con el medio ambiente, así como aprovechar al máximo las oportunidades que le brinde su entorno; además de mantener su competitividad y para ello, se estructuran y coordinan sus elementos de alguna forma determinada. Las empresas que optan por un control de gestión, proponen estrategias de convivencia con el entorno donde accionan, algunos ejemplos son los beneficios que brindan a la comunidad por el simple hecho de estar ahí teniendo los más claros componentes a jardines de niños, parques, áreas verdes, con la única finalidad de estar a otro nivel diferente al de sus competidores. Enlisten diez empresas de su localidad o estatales que brinden este tipo de vínculos con la sociedad; además de proporcionar beneficios a la comunidad.

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Empresa

Beneficio

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Para lograr una comunión con su entorno, las empresas definen a la estrategia como una forma de pensar a futuro, ya que complementa la toma de decisión, poniendo en forma los resultados y articulándolos dentro de un programa, en general el término estrategia se define como el arte de dirigir un asunto. Partes que debe incluir una estrategia. 9 9 9

Dónde: se impone un sitio físico Cuándo: el tiempo que nos vamos a tomar para la consecución de metas. Cómo: qué es lo que se tiene que hacer.

Las estrategias son para grandes y pequeños negocios, pero una estrategia jamás será un síntoma de éxito, además la empresa debe identificar y saber con quién va a realizar sus negociaciones. Dando un significado que requiere de componentes extras, que conviertan a la estrategia en algo eficaz para evitar las perdidas, provocando la vejez de la tecnología.

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Hay una relación muy fijada entre la estrategia y la estructura, la cual se da por una dependencia de ambas, en el caso de que esto no se dé se deberá diseñar una nueva. La estructura será tomada según la forma en que la empresa está constituida, algunos ejemplos son los departamentos, áreas, gerencias, etcétera. Los sistemas de control de gestión que se diseñen, deben responder a la estrategia que se proponga, a la estructura que presente la empresa y a los aspectos no formales que estén allegados a la dirección para que estos faciliten la toma de decisiones.

El tipo de estrategia (liderazgo, costos, etcétera) y de estructura (centralizada o descentralizada, funcional) que tiene una organización, condiciona las características de un sistema de control. Caso práctico. Imagínense que están dentro de una organización cualquiera que sea y ya sabemos que el primer paso para la implantación de un sistema de control de gestión es diseñar una estrategia, diseñémosla tomando en cuenta los siguientes criterios: a) La estrategia será enfocada a la optimización de los recursos dentro de la empresa. b) Debe contar con las tres partes que integran una estrategia. c) Se realiza el organigrama de la empresa. d) Recuerda que estamos hablando de recursos materiales. e) Comenta tu estrategia con tus compañeros y si es necesario, toma puntos de vista distintos para complementarla.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿A qué llamamos estrategia? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. ¿Cómo defines el término estructura? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 3. ¿Cuáles son las partes que integran una estrategia? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

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4. ¿Cuáles son las partes que comprenden una estrategia? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 5. Para que un sistema de control de gestión funcione, debe estar en sintonía con: ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es una forma de pensar a futuro, integrada al proceso de toma de decisión; un proceso formalizado y articulador de los resultados, una forma de programación 2. Forma en que está integrada la empresa: departamentos, áreas, funciones, entre otras. 3. De un dónde se impone un sitio físico; cuándo el tiempo que nos vamos a tomar para la consecución de metas y cómo, qué es lo que se tiene que hacer. 4. Las estrategias son para grandes y pequeños negocios, pero una estrategia jamás será un síntoma de éxito. 5. La estrategia y la estructura.

Sesión 91. Vínculos del sistema de control con la estructura de la organización Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué relación hace posible el control de gestión, con las diferentes áreas de la organización. En esta sesión analizaremos los lazos que se dan entre el sistema de control de gestión y la estructura. La claridad con que está definida la estructura de la empresa es fundamental para poder elaborar un sistema de control de gestión; se debe tomar en cuenta el grado de seriedad de este factor, ya que ello se interpone con las características del sistema. Característica No. 1: a medida que el desconocimiento de las funciones se engrandezcan mayor será la dificultad para establecer los procedimientos, dicho con otras palabras entre más complejas son las funciones del área, mayor dificultad existe en la implantación del sistema.

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Con ello se necesitará una mayor inspección de las actividades y funciones pues de no ser así caerán en la monotonía; los sistemas de gestión serán escasos; así mismo se valorará en mayor medida la información contable ya que de ella derivará el desempeño de la empresa. Característica No. 2; cuanto más esté desagregada la empresa, más dinero se tendrá que invertir; además será más complicado ejercer el control, lo cual indica que entre más amplia sea la estructura de la organización, más difícil será implantar un sistema. Existen empresas enormes y el establecimiento del sistema es más complicado por la distancia, lo grande de la misma e incurrirá en muchos más gastos. Característica No. 3; el tipo de estructura será determinante para la implementación del sistema de control, según el tipo de organización que se emplee; bien sea funcional, divisional, matricial, etcétera. Característica No. 4; el poder de decisión debe estar claramente definido ya que éste será trasferido a cada jefe de sección, imponiendo dicha decisión a cada responsable de cada área. Para la implantación de un sistema de control de gestión es necesario atender a su estructura y factores de decisión: Producción: fluctuación en el aprovechamiento de los recursos, ya sea materia prima, mano de obra, costos de fabricación o gastos extras. Mercado: fluctuación en las ventas, modificación en los canales de distribución, lo nuevo de la competencia, la nula reacción de los clientes en cuanto a políticas de descuentos, tipo de cambio, variación en el poder adquisitivo, entre muchos otros. Finanzas: fluctuación en los estándares económicos, restricciones bancarias para la obtención de créditos, plazos de cobro y pago; nuevas políticas fiscales; movimiento en el sistema económico financiero mundial, entre otras. Personal: destituciones o renuncias; quejas y falta de ganas del personal; aumento y disminución de tiempos extras, oferta laboral de mano de obra calificada, cambio en los contratos colectivos; nuevas modalidades para contratar, así como la capacitación del personal.

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Realicen la siguiente actividad, elaboren el organigrama de una empresa tomando en cuenta lo siguiente: a) Contener mínimo 5 subgerencias además de una gerencia general. b) Contener un nombre de la empresa, así como sus funciones generales. c) Mencionar mínimo dos estrategias, para cada departamento operativo.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué característica refleja lo siguiente: “entre más compleja son las funciones del área mayor dificultad existe en la implantación del sistema”? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Menciona el factor producción. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué característica refleja lo siguiente: entre más dilatada este la organización más difícil será implantar un sistema? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona el factor mercado. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona el factor finanzas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. La característica No 1. 2. Fluctuación en el aprovechamiento de los recursos, ya sea materia prima, mano de obra, costos de fabricación y gastos extras. 3. La característica No. 2. 4. Fluctuación en las ventas, modificación en los canales de distribución, lo nuevo de la competencia, la nula reacción de los clientes en cuanto a políticas de descuentos, tipo de cambio; variación en el poder adquisitivo, entre muchos otros. 5. Fluctuación en los estándares económicos, restricciones bancarias para la obtención de créditos, plazos de cobro y pago, nuevas políticas fiscales; movimiento en el sistema económico financiero mundial, entre otras.

307

Sesión 92. Indicadores y centros de responsabilidad Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son los indicadores que establece el control de gestión dentro de la oficina. En anteriores sesiones hemos visto qué es el control de gestión, qué es una estrategia y también la estructura de una empresa; recordemos estos conceptos anotando una sencilla definición de cada uno de ellos. Control de gestión ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Estrategia ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Estructura ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Ahora veamos el complemento siguiente para la implementación de un sistema de gestión; nos referimos a los indicadores y áreas de responsabilidad. La conjunción de la estrategia y la estructura permiten fijar los objetivos para cada una de las áreas de la empresa, en cambio la descentralización permite a la empresa dividirse en muchas secciones, además de otorgar responsabilidades y privilegios a los encargados de cada área o unidad. Al igual permite que la gerencia delegue día con día las tareas que son determinantes para el logro de objetivos. Para cada organización es necesario identificar las características de cada uno de sus componentes (funciones, responsabilidades, relación con otras unidades, etcétera). Para realizar su control éste deberá estar acorde con su grado de responsabilidad.

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Cuando mayor es el grado de responsabilidad mayor será el empeño de implantar un sistema de gestión. Indicadores de control de gestión y las áreas de la empresa. 9

Facilitan la comunicación y la obtención de metas.

9

Hacen mas claras las responsabilidades de cada departamento, para la toma de decisiones.

9

Incitan la motivación e iniciativa.

9

Evalúan a cada persona responsable de las áreas y la tipificación de contingencias.

Las áreas operativas y los indicadores. 9

Implementan objetivos en cada área de la empresa.

9

Evaluar la forma de actuar y el grado de compromiso de cada área en cuanto a las actividades que realiza cada centro de trabajo.

9

Implantar un sistema de información que ayude a la toma de decisiones y el control.

9

Ayudar a la definición de las metas, al concentrarse en los indicadores.

9

Que tanto se compromete cada área, de acuerdo al resultado.

9

Evaluar a cada trabajador y a los responsables.

Todo lo descrito se realizará a través de identificar las variables claves de cada centro y su organización. Las variables clave, son aspectos muy importantes para el trabajo interno y externo de cualquier empresa, por lo tanto son aquellas actividades que cuando se realizan con aplomo ofrecen el éxito del departamento y con ello logran la obtención de los objetivos. Un ejemplo claro serían: los precios con los que se venden los productos; el servicio y los atributos de los productos. Supongan que están dentro de una organización y dentro de ella se implanta un sistema de control de gestión; cuales serian las variables clave para el desarrollo integral de la organización. Define los objetivos de ésta, tal actividad la pueden realizar en equipo. Los gerentes y jefes de área deben hacerse preguntas para identificar las variables calve:¿Qué procedimiento manifestará mejor las metas de mi área?, ¿qué obtendré cuando no se consigan las metas?, ¿qué factor medirá mejor las desviaciones del departamento?, ¿quién será el responsable del fracaso?, ¿qué procesos serán más económicos?

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La identificación y diseño de variables clave, facilitan la obtención de indicadores de control y medición.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué características es necesario identificar en cada área? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué significado tiene la siguiente frase “Cuando mayor es el grado de responsabilidad, mayor será el empeño de implantar un sistema de gestión”? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona dos indicadores que se puedan establecer dentro de las áreas operativas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué son las variables clave? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona tres preguntas que los gerentes o jefes de área se hacen durante la implantación de un control de gestión. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Funciones, responsabilidades, relación con otras unidades 2. Se refiere a que entre más peso tenga dicha área se tendrá que poner mayor empeño en la implantación del sistema. 3. Hacen mas claras las responsabilidades de cada departamento para la toma de decisiones, incitan la motivación e iniciativa.

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4. Actividades que ofrecen el éxito del departamento con el fin de alcanzar los objetivos. 5. ¿Qué obtendré cuando no se consigan las metas?, ¿qué medirá mejor las desviaciones del departamento?, ¿quién será el responsable del fracaso?

Sesión 93. Los sistemas de control para una gestión estratégica, eficiente y eficaz Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán la eficiencia y eficacia que ofrece poner en práctica un control de gestión. En esta sesión veremos la eficiencia y eficacia; ¿han escuchado hablar de este tema? ¿dónde se encuentra? ¿para qué sirve? Bien, si respondiste negativamente, no te preocupes porque enseguida te explico: Definición de eficiencia. Es la virtud y facultad para lograr un efecto determinado; utilización racional de los recursos productivos adecuándolos con la tecnología existente. Por ejemplo, hacer bien el trabajo dentro de una oficina; tener siempre a tiempo los documentos o información solicitada. Comenta con tus compañeros diferentes acciones de eficiencia en tu salón o en tu casa; al término enlístalas. Definición de eficacia: Es la virtud y facultad para poder realizar bien las cosas. Dentro de una organización se suscitan casos de atención; por ejemplo, que una maquina se haya descompuesto, la eficacia radicaría en encontrar el daño y repararlo, pero si este es mayor, encontrar una solución rápida. Dentro del control de gestión también se dan estos dos parámetros ya que el personal tiene que ser eficiente y eficaz pues sin estos dos elementos simplemente el sistema no trabajaría correctamente. La implantación de un sistema de control de gestión afilia la eficiencia a los recursos que se asignan y los resultados obtenidos (entre mayor sean mis recursos mayor provecho tengo que obtener). También la eficacia a la obtención de los resultados obtenidos y resultados deseados (qué objetivos se propusieron y cuál fue el resultado para posteriormente poderlos evaluar). 311

Si se han ajustado estas observaciones al sistema, hay que centrarse en el modo de lograr eficiencia y eficacia dentro de la implantación y desarrollo del control de esa gestión. Ya que se han establecido los objetivos y las metas, el sistema de control de gestión tendrá su base en la estructura de la organización, para ello se ha de tener en cuenta lo siguiente: 9

Tener las funciones de cada departamento agrupadas, que sean similares y que dichas funciones colaboren con la obtención de los objetivos. 9 Juntar o separar dependiendo el caso, a los departamentos auxiliares (se entiende que servirán de apoyo a los otros) para la obtención de los objetivos. 9 Áreas definidas que ayuden a las actividades para la obtención de objetivos generales; estos ayudarán o no a la actividad fundamental (la implantación del sistema de control de gestión). Identifiquen y relacionen las siguientes columnas: Criterio

Acción Atender al público a pesar que no es nuestra función. Buscar solución a diferentes problemas. Entrega de tareas.

Eficiencia Implementación de tareas extras. Ayuda a los demás. Ayudar a otros departamentos para el logro de objetivos. Implementación de nuevas ideas para el logro de objetivos.

Eficacia

Conclusión de las tareas en tiempo y forma. Si un trabajo no esta completo ayudas a concluirlo. Búsqueda de información incorporarla a un documento.

extra

para

Elaboración en tiempo y forma de escritos.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo defines la eficiencia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es la eficacia? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Como ayudan estas características al sistema de control de gestión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona una acción de eficiencia dentro de una empresa. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona un ejemplo de eficacia dentro de una empresa ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado, utilización racional de los recursos productivos adecuándolos con la tecnología existente. 2. Virtud y facultad para poder realizar bien las cosas. 3. La implantación de un sistema de control de gestión afilia la eficiencia a los recursos que se asignan y resultados obtenidos (entre mayor sean mis recursos mayor provecho tengo que obtener) y la eficacia a la obtención de los resultados obtenidos y resultados deseados (qué objetivos se propusieron y cuál fue el resultado para posteriormente poderlos evaluar). 4. Realizar en tiempo y forma las actividades. 5. Implementar nuevas soluciones dentro de una actividad o problema contemplado.

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Sesión 94. Aspectos no formales del control de gestión Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán cuáles son los aspectos no formales que propone el control de gestión para el desarrollo integral de la oficina. En anteriores sesiones hemos trabajado con elementos que integran al control de gestión; en esta ocasión le toca el turno a los aspectos no formales. Al haber definido los objetivos de cada área y los objetivos globales de la organización, el proceso estará enfocándose ahora hacia el control de la actividad individual de cada departamento y cómo está influyendo en ello los objetivos globales de la organización ya definidos los objetivos de cada departamento, éstos tienen la libertad de programarse su propio sistema de control, adaptado al sistema central. Realicemos una sencilla actividad, imagínense que están dentro de una organización cualquiera que ésta sea; el objetivo central de la misma es ganar un 10% mas de lo obtenido el año pasado; así que tienes que definir los objetivos de las siguientes áreas para lograr tal cometido. Un objetivo es la meta que perseguimos, especificando un cuándo, cómo y para qué lo vamos a realizar, entre ello se pueden encontrar estrategias a seguir para obtener lo que deseamos. Ventas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Producción: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Recursos humanos: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Finanzas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Un aspecto no formal importante para la implementación del control de gestión, son todos aquellos objetivos de cada departamento, los más utilizados son: Los incentivos: serán relacionados y asociados a los resultados de la empresa, ya sean buenos o malos. Los trabajadores entre mejor estén motivados y pagados, reaccionarán positivamente al cambio. El comportamiento individual: son aquellas situaciones particulares que pueden afectar la implantación del sistema; si el trabajador se siente incómodo con el sistema lo observa como un enemigo y propicia que no se trabaje correctamente; por ello los sistemas deben ser suficientemente flexibles. Ya implementados los puntos esenciales del sistema se pensará en un dispositivo que ayude a medir dicho proceso, para que éste proporcione datos fieles y así tomar decisiones. El método OVAR, por ejemplo, permite actuar e interactuar sobre los sistemas de información de gestión así mismo podrá cotejar los resultados obtenidos por la empresa, al igual que permiten analizar aspectos esenciales que necesitan ser atendidos; se centran en funciones productivas que generan utilidad para la empresa, pero no solo esta actividad es exclusiva, también puede acceder a otras áreas de la empresa. Enlisten que otros factores puedan afectar en la implementación del sistema. 1.- _____________________________________ 2.- _____________________________________ 3.- _____________________________________ 4.- _____________________________________ 5.- _____________________________________ 6.- _____________________________________ Investiguen individualmente cuáles herramientas administrativas pueden ayudar al tratamiento de los aspectos formales, dentro de una organización.

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Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿A qué llamamos un aspecto no formal de control de gestión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué son los incentivos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es el comportamiento individual? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué función tiene el método OVAR? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué entiendes por objetivo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Son todos aquellos objetivos de cada departamento, entre otros más. 2. Son gratificaciones que están asociados a un buen o mal resultado. Los trabajadores entre mejor estén motivados y pagados, reaccionarán positivamente al cambio. 3. Son aquellas situaciones particulares que pueden afectar la implantación del sistema; si el trabajador se siente incómodo con el sistema lo observa como un enemigo y propicia que no se trabaje correctamente; por ello los sistemas deben ser suficientemente flexibles. 4. Permite actuar e interactuar sobre los sistemas de información de gestión, así mismo podrá cotejar los resultados obtenidos por la empresa. 5. Es la meta que perseguimos, especificando un cuándo, cómo y para qué lo vamos a realizar, entre ello se pueden encontrar estrategias a seguir para obtener lo que deseamos.

316

Sesión 95. Los cuadros de mando Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué son los cuadros de mando, para qué sirven y cómo ayudan al trabajo en la oficina. Otra parte fundamental para el desarrollo óptimo de un control de gestión es el Cuadro de Mando o Tablero de Comando; es un método de obtención y clasificación de información que generan los sistemas de control de gestión. Se desarrolla desde el nivel mas bajo hasta la gerencia, todos los departamentos contribuyen en el comportamiento de sus indicadores. El propósito del cuadro de mando, es concentrarse en una jerarquía de la empresa que será el análisis del siguiente diagrama.

Del nivel superior al nivel inferior.

Nivel jerarquía superior inferior.

de a

De la Gerencia Cuadro de mando

A los niveles inferiores.

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La gerencia general con las subgerencias, como las áreas más importantes, tendrán en sus manos la función de la planeación. Las etapas de Ejecución y Control, serán impuestas en un tiempo no mayor a un año, y serán operadas por las áreas de menor jerarquía dentro del organigrama, en cambio cuando un cuadro de mando se piensa a largo plazo, está destinado para los niveles directivos. Ventajas del cuadro de mando: 9 9

Facilita la toma de decisiones. Constituye una herramienta de acción a corto y largo plazo, además es fácil de implantar. 9 Incluye variables cuantitativas y cualitativas, monetarias y no monetarias. 9 Realiza la orientación de la operatividad y de administración. 9 Brinda información basada en normas y sistemas, en tiempo justo y tiempos establecidos. Dificultades del cuadro de mando: 9 9

Se necesita capacitación de los encargados de la entrada de información. Requiere redes informáticas y acceso a la Web, para el envío de la información a los niveles jerárquicos mayores.

Cuando se resuelven estas limitaciones se garantiza que toda la información llegue a la dirección y, en caso de que eso no ocurra, se actúa de forma inmediata.

Las tres características fundamentales de los cuadros de mando son: 9 9

La naturaleza de la información que viene contenida dentro de sí. La rapidez con la que la información sube entre los niveles jerárquicos de la organización. 9 La selección de los indicadores para la toma de decisiones. Las cinco áreas donde se especializan los cuadros de mando. 1. 2. 3. 4. 5.

El sustento constante en el proceso de toma de decisiones. Claridad y eficiencia al momento de imponerlo y utilizarlo. Adaptación dentro del entorno. Amplia posibilidad al tener variables de corte cualitativo. Estimula constantemente a todos los niveles.

Con las características y las áreas especialistas de los cuadros de mando la organización se ve obligada a adaptarse a las diversas situaciones que se le presentan, así mismo las herramientas con las que puede contar. 318

Realicen una investigación acerca de los cuadros de mando que existen y elaboren un ejemplo del mismo.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es un cuadro de mando? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es el propósito de los cuadros de mando? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cuánto tiempo podrán ejercerse las etapas de ejecución y control, por los niveles inferiores? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona tres ventajas que ofrecen los cuadros de mando. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona dos características del cuadro de mando. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es un método de obtención y clasificación de información, que generan los sistemas de control de gestión. 2. Centrarse en una jerarquía organizacional. 3. Menor a un año. 4. Facilitar la toma de decisiones, herramienta de acción a corto y largo plazo, además es fácil de implantar, incluye variables cuantitativas y cualitativas, monetarias y no monetarias. 5. La rapidez con la que la información sube entre los niveles jerárquicos de la organización y la selección de los indicadores para la toma de decisiones.

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Sesión 96. Fases del control de gestión Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán cada fase del control de gestión y cómo ayuda al desarrollo de la s actividades en la oficina. En anteriores sesiones, hemos analizado aspectos fundamentales para la implementación de un sistema de control de gestión y hoy, analizaremos los puntos clave para echar en marcha al mismo. Define qué entiendes por control de gestión. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Las fases del control de gestión: Fase 0: Escenario inicial. La documentación contable, retrasos de medio año desde el cierre del ejercicio, así como información de gestión; que esté en el momento preciso: 9 9 9 9

Lo que solicitan los clientes. Cuánto se ha vendido. Manejo de dinero a corto plazo. La evaluación a sistemas estáticos e informales.

Fase 1: Acciones sincronizadas. 9 9 9

Se debe mejorar lo que ya existe. Adaptación de un cuadro de mando, basado en indicadores financieros La contabilidad debe estar en contacto con la gestión, así como citar cada cuando se recogerán resultados. 9 Al poner en marcha este punto nos ponemos a otro nivel. Fase 2: Acciones simultáneas. Instauración y puesta en marcha de una contabilidad analítica, lo que pone en marcha la formalización de áreas de responsabilidad. 9 9 9 9

Beneficio en la instauración del cuadro de mando. Información contable de calidad. Derivaciones analíticas. Indicadores que no son financieros, como áreas de responsabilidad. 320

Fase 3: inicia la instauración de perspectivas a corto plazo. 9 9 9 9

Presupuestos que estén definidos en forma anual y mensual. Manejo de información financiera, como estados financieros anuales. Integración en el cuadro de mandos, para detectar posibles desviaciones. Presupuestos más específicos.

Fase 4: Acciones sincronizadas. 9

Creación de un plan estratégico que se enfoque en las finanzas, visto por las áreas de responsabilidad. 9 Integración del presupuesto al plan estratégico. 9 Reunión de corto y mediano plazo, para hacerlo más amplio. Fase 5: Extensión del proceso de presupuesto a más de dos años. 9 9

Que el plan esté estipulado entre un año y tres. Planes de acción en términos financieros.

Fase 6: Relación en el tiempo de los elementos siguientes. 9 9 9 9 9

Plan estratégico mayor a cinco años. Plan operativo entre uno y tres años. Presupuesto anual. Seguimiento de los resultados, presupuestados como proceso de aprendizaje. Flexibilidad en las fechas de elaboración de los planes.

Fase 7: Composición formal. 9

Integración de los resultados y definición de planeación a corto, mediano y largo plazo. 9 Afirmación de las áreas de responsabilidad. Fase 8: Delegación de responsabilidad. 9 9 9 9

Delegación de responsabilidades dentro de la gestión. Cambio orientado a la obtención de resultados. No es necesario cubrir todas las fases del sistema. Determinar los grados de necesidades para la integración del sistema.

Esta clasificación posee una metodología y permitirá organizar el trabajo a la hora de hacer un diagnóstico. En equipos, realicen una investigación sobre el tema de control de gestión, destacando lo siguiente:

321

•

Importancia.

•

Características.

•

Método de implantación.

•

Elementos.

•

Cuadro de mando.

•

Conclusiones.

Al finalizar, comenten en grupo lo aprendido en la sesión.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cuántas fases son las que contempla el control de gestión? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué indica la fase cero? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona las características de la fase cuatro: Acciones sincronizadas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona las características de la fase dos: Acciones simultáneas. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona las características de la fase cinco: Extensión del proceso del presupuesto a más de dos años. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Son nueve. 2. El Escenario inicial.

322

3. Creación de un plan estratégico que se enfoque en las finanzas, visto por las áreas de responsabilidad, integración del presupuesto al plan estratégico, reunión del corto y mediano plazo para hacerlo más amplio. 4. Beneficio en la instauración del cuadro de mando; se tiene información contable de calidad, derivaciones analíticas, indicadores que no son financieros como áreas de responsabilidad. 5. Que el plan esté estipulado entre un año y tres, planes de acción en términos financieros.

Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 2. Sistemas de Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes información; una herramienta programas de televisión. importante para el desarrollo de la Consulte la programación. oficina. Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

2.1 El control de gestión.

Objetivos de una empresa. Definición de control de gestión.

2.2 Vínculos con la organización.

Libros especializados. Manuales operativos.

2.3 El mando empresa.

dentro

de

la Organigrama de una empresa. Funciones gerenciales. Perfil del gerente.

Glosario Analítica: Que procede descomponiendo, o que pasa del todo a las partes. Axial: Creciente perteneciente a un eje. Condicionar: Depender de una cosa con otra, o someter a condiciones. Contingencias: Posibilidad de que algo suceda o no suceda. 323

Cotejo: Prueba pericial que se practica cuando no se reconoce o niega la autenticidad de un documento privado presentado en juicio Cuantitativa: Perteneciente o relativo a la cantidad. Cualitativo: Relativo a la cualidad, carácter que distingue a las personas, cosas o hechos. Delegación: Dicho de una persona: dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que reparta trabajo a los demás confiándole su representación. Estándar: Tipo, modelo, patrón o nivel. Incertidumbre: Falta de certidumbre Indicador: Nombre genérico de los aparatos destinados a medir una presión, velocidad o fuerza. Insumos: Conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes. Instrumento: Aparato que sirve para una acción, trabajo u operación. Jerarquía: Orden o grado de las distintas cosas o personas, dentro de un conjunto. Lucrativo: actividad relacionada a la ganancia de una cosa o función. Matricial: Relacionado al cálculo con matrices. Noción: Conocimiento o idea que se tiene de una cosa. Monotonía: Falta de variedad en cualquier cosa.

Bibliografía Chiavenato, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. México, Mc. Graw Hill, 5ª, 1999. Amat, joan Ma. El Control de Gestión: Una perspectiva de Dirección, Barcelona, Ediciones Gestión 2000. Blanco Felipe, El Control Integrado de Gestión, México, MC. Graw Hill 3º Edición. 1995. Murdick, G. Robert y otros. Sistemas de Información Administrativa, México, Prentice Hall, 2ª edición, *revisar fecha ok

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Secuencia 3 de aprendizaje El clima, la organizacional, cambio

cultura y el desarrollo herramienta básica para el

Propósito Al finalizar la secuencia de aprendizaje, los alumnos identificarán al clima organizacional como un elemento importante dentro del desarrollo y cambio en una empresa.

Temas 3.1 3.2 3.3

El desarrollo dentro de la organización. El clima dentro de la organización. Los mandos y el desarrollo organizacional.

Contenido Sesión 97. El clima organizacional Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué es el clima y el desarrollo organizacional y cómo estos benefician o afectan a los individuos dentro de una empresa. En esta sesión veremos un elemento de suma importancia para la gente que trabaja en una oficina y se trata del clima organizacional. ¿han escuchado alguna vez este término? ¿saben cómo se identifica? si algunas empresas lo toman en cuenta. Enseguida les explicamos.

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¿Qué es el clima organizacional? Son las condiciones, los contextos y la forma de actuar que se originan dentro de una organización; independientemente de que sea bueno o malo todo ello interviene en el crecimiento, forma de trabajo y desarrollo de los trabajadores. Todos estos elementos hacen que el trabajador se sienta, a gusto en la empresa. El clima es el estado de duración que tiene un ambiente interno de la organización y el cual es ejercido por los integrantes de ésta; contemplando también el comportamiento de las autoridades de grupo. También el clima tiene la tarea de ejercer que los trabajadores tengan derechos y responsabilidades, tanto individuales y colectivos. Es necesario tener un lugar cómodo para realizarse como personas y esto a su vez implicará que la empresa se desarrolle en su entorno. El clima organizacional debe ser un ambiente ideal para que un trabajador se sienta cómodo en la empresa y alcance metas que se plantearon con anterioridad, además de ponerse la camiseta de la institución. Realicen la siguiente actividad; definan características esenciales para que ustedes puedan sentirse bien laborando en una empresa y rendir el máximo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Un clima organizacional excelente esta más allá de las buenas instalaciones en el sitio de trabajo; pues comprende aspectos emocionales, anímicos y honestos. Causas para que no se dé el clima organizacional dentro del área de trabajo. 9 No existe clima organizacional, si el personal está enfermo anímicamente; si la persona es apartada de los demás por ser enteramente diferente al grupo. 9 No existe clima organizacional cuando el trabajador es afectado en sus creencias religiosas; esto afectara en gran medida su desempeño laboral. 9 No existe clima organizacional cuando el individuo que trabaja dentro de una organización, no obtiene sus expectativas; como ejemplo, un buen sueldo.

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Qué aspectos creen ustedes que les afectarían para que el clima organizacional no se lleve a cabo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Factores que integran el Clima Organizacional 1. Disolución Relata un equipo que actúa de forma monótona, “esta disuelto” no pone empeño en sus labores. 2 Limitación Denota los trabajos inútiles que realizan los individuos y su disgusto por no poder cambiarlos; esto no ayuda en las labores cotidianas. 3 Aliento Es el espíritu de los trabajadores, las necesidades de los mismos que deberán ser cubiertas, lo cual será el sentimiento de compromiso de los integrantes del grupo. 4. Confianza Tener relaciones sociales plenas con los demás miembros del grupo, esto satisface a los trabajadores. 5. Separación Se entiende por la distancia que se observa entre los subordinados y los jefes. 6. Afectación en la producción Se entiende por la falta de compromiso de los trabajadores y jefes en la producción de algún producto. 7. Empuje Se entiende por la administración de la empresa que se empeña en hacer lo necesario para mover a la empresa. 8. Consideración Es tratar a los trabajadores como seres humanos y no como máquinas. 9. Estructura Se deberá entender por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos que la empresa impone a sus trabajadores.

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10. Responsabilidad Es identificar las labores y funciones que le toca a cada uno de los integrantes del equipo. 11. Recompensa Son reconocimientos morales o económicos por cumplir bien con las labores. 12. Riesgo Es tomar la iniciativa en cualquier proyecto, sea cual sea. 13. Cordialidad Es la camaradería que prevalece en el área de trabajo. 14. Apoyo Es la ayuda que los trabajadores se brindan entre ellos. 15. Normas La importancia que tienen las metas establecidas y cumplirlas a través de reglas de desempeño. 16. Conflicto Que los problemas que surjan dentro del área de trabajo puedan llegar a una solución pronta, antes que afecte a las demás áreas. 17. Identidad Los individuos pertenecen a la empresa, es ponerse la camiseta. 18. Conflicto e inconsecuencia La aplicación de forma incorrecta de las normas y políticas de la empresa. 19. Formalización Es el grado de puntualidad de los procedimientos en las áreas de trabajo. 20. Adecuación de la planeación Es el proyecto de las acciones a seguir para conseguir metas. 21. Selección basada en capacidad y desempeño Es la capacidad intelectual y de capacitación que tiene los empleados. 22. Tolerancia a los errores Los errores son una forma de aprender del pasado.

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Mencionen con cuántos y cuáles de estos factores se identifican y por qué. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo defines el clima organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué función tiene el clima organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona dos causas por las cuáles no se da el desarrollo organizacional. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Define al factor de disolución. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Define al facto de cordialidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Son las condiciones, la forma de actuar, los contextos que se originan dentro del área de trabajo. 2. Debe facilitar el crecimiento de los empleados, todo ello a través de derechos y responsabilidades. 3. No existe clima organizacional, si el personal está enfermo anímicamente; si la persona es apartada de los demás por ser enteramente diferente al grupo y cuando el trabajador es afectado en sus creencias religiosas, esto será de muy poco aporte dentro de la oficina. 329

4. Relata las características de un equipo que actúa de forma monótona, “está disuelto”, no pone empeño en sus labores. 5. Es la camaradería que prevalece en el área de trabajo.

Sesión 98. La cultura organizacional Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos reconocerán qué es la cultura organizacional dentro de la oficina. En la sesión pasada, se definió lo que es el clima organizacional, ahora podemos entenderlo como los elementos que hacen que el ser humano se sienta a gusto con su ambiente, para complementar el clima organizacional hay que considerar a la cultura organizacional. La definición de cultura organizacional: Es la forma de pensar y de hacer las cosas, compartida entre todos los individuos de la empresa o área de trabajo y que todos los futuros integrantes del núcleo, tendrán que aprender, además de la aceptación mutua. Un ejemplo muy sencillo lo vemos dentro de nuestros salones de clases; ustedes como seres pensantes tienen formas particulares de hacer las cosas y tienen interacción con otros individuos; estos últimos tienen que aprender a aceptarlos, para poder ser también aceptados, es decir, cultura se define como la creencia que tienen las personas de ver al mundo; se determina a través de seis puntos. La mitología: es lo que los individuos insisten en ser pero sin poderlo comprobar. Entre ellos figuran mitos sociales, religiosos, nacionales, regionales. La forma de hablar: como una persona se expresa dice mucho de la misma; la forma de hablar de las personas dice de dónde provienen. La comida: la persona es lo que come y como lo hace; eso establece costumbres. Vestuario: puede ser conservador o liberal; eso dice mucho de la persona, en términos de conducta y comportamiento. Hogar: lugar donde vive la persona.

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Sociabilización que tienen las personas: es la forma de comunicación de cada individuo y su interacción con el medio donde vive. Formen parejas y definan a sus compañeros a través de los seis puntos tratados. Al término coméntenlo con sus compañeros de grupo. La cultura se entiende desde dos aspectos: Cultura objetiva: son los antecedentes de la empresa, sus fundadores, monumentos y proezas, ritos, ceremonias, artefactos, colores, símbolos, arquitectura, señales, instituciones que la comprenden. Cultura Subjetiva: 9 9 9 9 9

Falsos compartidos: cómo pensamos aquí. Valores compartidos: en lo que creemos. Significados compartidos: cómo entendemos las cosas. Entendidos compartidos: cómo hacen las cosas. Imagen corporativa: cómo nos ven.

Realicen una dinámica grupal donde definan su cultura subjetiva. Recuerden que, es muy importante tomar en cuenta los puntos anteriores. Pero ¿qué son las creencias? son todas aquellas proposiciones o ideas impuestas como ciertas, por los integrantes de un sistema. Los valores: son la forma de actuar de la gente que nos rodea; esto proporciona modos y medidas de cómo actuar, estas pueden ser premiadas o, en su caso, rechazadas. Las expresiones culturales son: aquellas conductas que reflejan las creencias y los valores primordiales de los integrantes del equipo. Clasificación de las manifestaciones culturales: •

Conceptuales simbólicas: son todas aquellas cosas que el hombre pretende explicar son subjetivas u objetivas.

•

Conductuales: es la forma de comportamiento de los individuos en un equipo de trabajo.

•

Estructurales: son aquéllas que se expresan en forma directa y pretenden dar cumplimento a lo pactado.

•

Materiales: son los recursos materiales, físicos y tecnológicos, necesarios para producir bienes; esto asegurará el bienestar de los miembros del sistema cultural.

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En una organización es importante el fortalecimiento de la cultura interna, sobre todo lo referente a lo académico; esto permite la convivencia entre los individuos, así como la solución pronta de los problemas de la empresa. Realicen un concepto propio de cultura organizacional. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo defines la cultura organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Define mitología. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Define vestuario. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿A qué llamamos cultura objetiva? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Menciona dos manifestaciones culturales. ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la forma de pensar y hacer las cosas que todos los integrantes de la empresa están sujetos a compartir como tareas y responsabilidades.

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2. Es lo que los individuos insisten en ser, pero sin poderlo comprobar. 3. Puede ser conservador o liberal; eso dice mucho de la persona, en términos de conducta y comportamiento. 4. Son los antecedentes de la empresa, sus fundadores, monumentos y proezas, ritos, ceremonias, artefactos, colores, símbolos; arquitectura, señales, instituciones que la comprenden. 5. Estructurales y materiales Sesión 99. ¿Qué es el desarrollo organizacional? Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán en qué consiste el desarrollo organizacional y cómo ayuda a las organizaciones para su crecimiento. Definición de desarrollo organizacional: Es el esfuerzo que la gerencia hace al valerse de todos los recursos con los que cuenta y están a su alcance, con el fin de hacer funcionar a la empresa. Finalidad de un programa de desarrollo organizacional Es hacer que la empresa aprenda como un sistema completo, así mismo pueda tener un sello característico de sus procesos con excelencia, tratando de hacer un mejoramiento continuo, para responder al cambio. El punto de partida del desarrollo organizacional Es la credibilidad de una organización hacia su medio, hacer procesos productivos que son creíbles, así como productos y servicios, creíbles para sus clientes. El desarrollo organizacional debe ser: 9 Un proceso eficiente, lógico y permanente. 9 De cambios proyectados a partir de dictámenes objetivos. 9 Manejar estrategias, métodos e instrumentos que pretendan mejorar la convivencia entre individuos y grupos. 9 El desarrollo constante e innovación de sistemas dentro de la empresa ya sean técnicos, económicos y administrativos. 9 Mientras más sea la eficacia y vigor de la organización, así se asegurará la supervivencia de la empresa y de sus empleados.

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¿Qué requiere el desarrollo organizacional? 9 9 9 9 9

Visión integral de la compañía. Perspectiva de sistema abierto. Ser compatible con el medio ambiente. Trato prudente y responsable de los jefes. Progreso de actitudes y aptitudes de las personas, grupos, subsistemas y sus relaciones con el medio que las rodea. 9 Implantación de procesos y soporte de los cambios. ¿Qué implica el desarrollo organizacional? 9 Valores enfocados a los individuos que lo rodean. 9 Acomodo, progreso y/o transformación. 9 Renovación tecnológica, cambios económicos, administrativos o estructurales, envolverán un último estudio, innovaciones de hábitos o comportamiento. ¿Qué no debe ser el desarrollo organizacional? 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Un curso o capacitación. Una solución rápida para la crisis. Sondeo o investigación de opiniones, exclusivamente para información. Poca intervención de la gerencia. Empuje intermitente por parte de la gerencia. Esfuerzo de los trabajadores especializados pero con un incumplimiento entre las actividades de los responsables. Dictadura de un ejecutivo valiéndose de cualquier medio. Medio para castigar, manipular o perjudicar a los integrantes de un equipo. Un proceso para que todos los integrantes del grupo queden satisfechos. Medio para tener un final feliz.

Objetivos básicos que pueden no ser aplicados dentro en la implantación del desarrollo organizacional. 9 Conseguir o crear información objetiva y subjetiva, valida y pertinente, sobre la realidad de la compañía. 9 Crear un clima de semejanza entre todas las áreas de la empresa. 9 Determinar dificultades y contextos insatisfactorios. 9 Formar un clima de amistad, respeto y que no exista manipulación entre los mandos superiores, iguales o inferiores. 9 Desarrollar a los individuos en distintas áreas tanto técnicas, como administrativas e interpersonales. 9 Colaboración entre integrantes del mismo equipo e individuos. 9 Provocar las emociones y sentimientos de los integrantes del grupo.

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9 9 9 9 9

Exponer los conflictos cuando se generen y tratar de llegar a un arreglo. Exponer la responsabilidad de las áreas y su toma de decisión. Desarrollar a la empresa a través de sus integrantes. Conciliar metas, recursos, estructuras, procedimientos dentro del área. Perfeccionar el sistema de información y de comunicación de la empresa.

De acuerdo a lo mostrado en la sesión, investiguen si su escuela cuenta con un desarrollo organizacional, de no contarse con él, identifiquen los puntos clave para realizar dicha actividad.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es el desarrollo organizacional? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es su finalidad? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 3. Menciona el punto de partida de este desarrollo. ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 4. ¿Qué debe ser el desarrollo organizacional? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 5. ¿Qué implica el desarrollo organizacional? ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación. 1. Es el esfuerzo que la gerencia hace al valerse de todos los recursos con los que cuenta y están a su alcance, con el fin de hacer funcionar a la empresa. 2. Es hacer que la empresa aprenda como un sistema completo; así mismo pueda tener un sello característico de sus procesos con excelencia, tratando de hacer un mejoramiento continuo, para responder al cambio. 3. Es la credibilidad de una organización hacia su medio, hacer procesos productivos que son creíbles, así como productos y servicios, para sus clientes.

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4. Un proceso eficiente, lógico y permanente, de cambios proyectados a partir de dictámenes objetivos, manejar estrategias, métodos e instrumentos que pretendan mejorar la convivencia entre individuos y grupos, el desarrollo constante e innovación de sistemas dentro de la empresa, ya sean técnicos, económicos y administrativos, mientras más sea la eficacia y vigor de la organización así se asegurara la supervivencia de la empresa y de sus empleados. 5. Valores enfocados a los individuos que lo rodean, acomodo, progreso y/o transformación, renovación tecnológica, cambios económicos, administrativos o estructurales, envolverán un último estudio; para llevar acabo innovaciones de hábitos o comportamiento.

Sesión 100. Importancia y necesidad del desarrollo organizacional Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos diferenciarán la importancia y la necesidad del proceso de desarrollo organizacional. La función del desarrollo organizacional mezcla una importancia ya establecida para la organización, ya que de ello depende el crecimiento de la misma así como su desarrollo en el medio donde se encuentre; esto nos lleva a hacer una afirmación “el empleado feliz es un empleado productivo”. Su importancia se deriva de la gente, de los recursos humanos con los que cuente la empresa, ello es parte fundamental para el éxito o fracaso de la organización. ¿Por qué crees que el recurso humano sea el más importante dentro de la organización? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Lo primero que se debe hacer es empezar por la estructura de la organización; (organigrama), después por los grupos de trabajo (equipos); por ultimo el desarrollo de las relaciones humanas que permitan hacer nulos los conflictos y si éstos van a ayudar a resolverlos de forma rápida y oportuna. ¿Qué son las relaciones humanas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 336

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ El desarrollo organizacional se enfocará especialmente a; la comunicación; para ello es muy importante el siguiente esquema.

Fuente de información

Transmisor

Mensaje

Canal

Receptor

Señal recibida

Señal emitida

Destino

Mensaje

Ruido

Los problemas entre equipos: son factores predominantes entre la eficiencia y la ineficiencia, ya que, si en los equipos de trabajo se presentan conflictos, las relaciones entre ellos se darán en forma muy complicada y el rendimiento de los departamentos será mínimo. Mencionen cinco conflictos que pueden presentarse en las áreas operativas. 1. _____________________________________ 2. _____________________________________ 3. _____________________________________ 4. _____________________________________ 5. _____________________________________ Los asuntos de la dirección y jefaturas: son cuestiones de liderazgo y mando, pero también pueden tomarse las decisiones inadecuadas que lleven al fracaso de la empresa. Asuntos de identidad: reconoce asuntos básicos de quién es cada quién, qué queremos y cómo nos perciben los demás. Realicen una investigación acerca de la misión y visión de una empresa; pueden utilizar la Internet y basarse en distintas páginas de corporaciones; al finalizar comenten la relación de las mismas con la identificación. Asuntos de destino de la empresa: cuál es el destino a donde queremos ir; es importante trazar primero los objetivos del departamento y que éstos sean alcanzables. Asuntos de satisfacción del personal: hacer sentir bien al personal, que los trabajadores se pongan la camiseta de la empresa.

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Asuntos de eficiencia organizacional: qué procesos necesito para hacer mejor mi trabajo, ser más productivo y hacer un trabajo de calidad. Después de analizar lo anterior podemos decir que, es necesario tener en consideración cómo podemos cambiar a la organización.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué implica la función del desarrollo organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Desde el punto de vista del desarrollo organizacional qué elemento es el más importante. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué implican los conflictos entre grupos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Define asuntos de identidad. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué son los asuntos de eficiencia organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Implica una importancia increíble para la empresa, ya que de él depende el gran éxito, cómo crezca y se desarrolle dentro de su entorno; acordémonos que un empleado feliz es un empleado productivo. 2. El factor humano es el más importante. 3. Son un factor determinante entre ser eficientes y no serlo. 4. Reconoce a asuntos básicos de quién es cada quién, qué queremos y cómo nos perciben los demás.

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5. Son los procesos que necesito para hacer mejor mi trabajo, ser más productivo y hacer un trabajo de calidad.

Sesión 101. El comportamiento organizacional Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán al comportamiento organizacional de las diferentes actividades de la oficina. ¿Qué significa el desarrollo organizacional? Ya hemos analizado cómo se estructura el clima con desarrollo y algunas características ahora analizaremos un tema de suma importancia que es el comportamiento organizacional. El comportamiento organizacional: es la acción que investiga el impacto de los individuos, los grupos y la estructura, que tienen sobre cómo se comportan en las organizaciones; todo ello aplica en el progreso de la empresa. También se entiende por la actividad que se busca establecer cómo se afectan los individuos, los equipos dentro de una organización siempre en búsqueda de la eficiencia y eficacia de las actividades que la empresa realiza. Tomemos en cuenta que el comportamiento organizacional es un método que consigue agrupar contribuciones de otras disciplinas, como son la psicología, la antropología, la sociología, la ciencia política entre otras. Las variables dependientes e independientes del comportamiento organizacional son las siguientes: Dependientes: Fabricación: para que la empresa sea productiva se ha de tener eficacia (logro de metas) y ser eficiente (que sean menores los costos) al mismo tiempo. Ausentismo: mantener en forma mínima las ausencias de su personal, porque este factor modifica los costos de la empresa. Satisfacción en el trabajo: son las recompensas que el trabajador recibe por lograr su trabajo en tiempo y forma. Investiguen en una empresa de su comunidad las prestaciones y beneficios, de un trabajador por brindar sus servicios, al terminar coméntenlo en grupo. 339

Independientes: De nivel individual: son las que posee una persona y que las tiene desde el día que nació como son sus valores, actitudes, personalidad, las habilidades que posee, podrán ser en gran medida modificadas por la empresa y el comportamiento de los individuos que lo rodeen. De nivel de grupo: el comportamiento propio de cada individuo podrá ser modificado en gran medida cuando esté en contacto con demás personas. Definan eficacia: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Definan eficiencia: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Comenten con sus compañeros algunas variables dependientes e independientes. Dependiente

Independiente

Los modelos del Comportamiento Organizacional. Autocrático: es el poder que tiene la gerencia para saber que es lo mas apropiado además de que cree en la obligación de los empleados para cumplir sus órdenes; usa el poder para despedir y contratar, así como resolver lo que cree que es mejor.

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De custodia: hace pensar que los trabajadores no dependen de sus jefes, pero sí de la empresa; ésta le ofrecerá una estabilidad económica además de prestaciones. Este modelo obedece al uso del dinero y esta orientado a las satisfacciones de necesidades. De apoyo: no tiene relevancia el dinero sino el apoyo del líder para sus subordinados. Este modelo se basa en el liderazgo, el jefe depende de cierta manera del trabajo de sus colaboradores lo que implica la mejora continua. Colegial: todas las personas deben tener compañerismo entre sí, este modelo se determina por la subordinación de la sociedad dentro de una empresa, aplicado el nivel educativo. Realicen en equipo un mapa conceptual acerca de los modelos de comportamiento organizacional.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué significa comportamiento organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Define la variable fabricación. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Qué es el ausentismo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Qué es el modelo autocrático? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Qué son las variables de nivel de grupo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Es la acción que investiga el impacto de los individuos, los grupos y la estructura, que tienen sobre cómo se comporta en las organizaciones, todo ello aplica en el progreso de la empresa.

341

2. Para que la empresa sea productiva se ha de tener eficacia (logro de metas) y ser eficiente (que sean menores los costos) al mismo tiempo. 3. Mantener en forma mínima las ausencias de su personal porque este factor modifica los costos de la empresa. 4. Poder que tiene la gerencia para saber que es lo más apropiado además de que cree en la obligación de los empleados para cumplir sus órdenes. Usa el poder para despedir y contratar así como resolver lo que cree que es mejor. 5. El comportamiento propio de cada individuo podrá ser modificado en gran medida cuando éste en contacto con demás personas.

Sesión 102. El gerente en el desarrollo organizacional Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos identificarán qué papel juega el gerente en la implantación del desarrollo organizacional, dentro de las áreas operativas. En sesiones anteriores hemos analizado qué es el desarrollo organizacional, sus componentes y como se relacionan con los trabajadores, pero hay una persona tan importante para dar marcha a dicho proceso y nos referimos al gerente. Definición de gerente: persona que dirige los negocios o actividades, de una empresa o sociedad, se encarga de velar por los intereses de la empresa, crecer las labores y mediar conflictos con el entorno. Es la persona indicada para instituir un desarrollo organizacional dentro de la compañía, ¿por qué? el conoce los rumbos de la institución, los dineros, los empleados y procesos, además de tener funciones administrativas que su puesto le otorga. El gerente de desarrollo organizacional Es un profesional que conoce a la perfección la empresa, puede ver lo que ocurrirá en el futuro; tiene un gran entusiasmo de aprender, cuenta con la capacidad de ser líder en los procesos; educar a los que lo rodean y una facultad extraordinaria para la integración de los individuos. Todo lo mencionado con anterioridad tiene la finalidad de obtener la excelencia continúa que le permita responder a los cambios que el entorno y sus competidores le marquen. Funciones del gerente de desarrollo organizacional: 342

9 9 9 9 9 9 9 9

Coordinar las acciones. Crear procesos novedosos. Imponer acciones que garanticen que la empresa llegue a buen término. Progresar. Ser competitivo. Tener visión y planear sus labores. Poner en marcha procesos. Efectuar la puesta en marcha del desarrollo organizacional, en la empresa.

El desarrollo organizacional no deberá ser impuesto ni manejado por un staff o consultores externos; debe estar siempre al pendiente de la alta gerencia para dirigir los rumbos de la empresa. Fases del Desarrollo Organizacional La aplicación de un modelo de desarrollo organizacional varía según la empresa además de las situaciones que en el momento estén imperando; las fases del desarrollo organizacional se muestran en el siguiente diagrama: Diagrama de la implantación del desarrollo organizacional dentro de la empresa. Diagnóstico inicial Determinar el nivel de trabajo Expulsión de las barreras Establecer el Plan de Acción Organización Educar Funcionamiento Ejecución

Manutención Evaluación

343

Este diagrama se presenta como un proceso de mejora continua. Las estrategias del desarrollo organizacional. 9 Constituir eficazmente los equipos de trabajo. 9 Implementar las relaciones humanas dentro de la organización. 9 Identificación plena con la empresa. 9 El liderazgo de los jefes. 9 La implementación y creación de programas de capacitación. 9 El manejo eficaz de la información. 9 La contribución personal efectiva. En toda labor de implantación de desarrollo organizacional, es necesaria la colaboración de todos los integrantes de la empresa. Los tres elementos que influyen para la implantación del desarrollo organizacional: 1. 2. 3.

Los requerimientos de la empresa, para salir adelante en condiciones difíciles. Los requerimientos del medio donde está situada la empresa. Los requerimientos de los recursos humanos, para conformar equipos de trabajo.

Cuáles son los factores que dan la satisfacción en el trabajo o en la empresa: 9 El desafío del trabajo. 9 Los premios para los trabajadores. 9 Ambiente de trabajo favorable. 9 Apoyo de los miembros, hacia el resto del personal. También deberíamos agregar: 9 Excelente personalidad. 9 La coincidencia con el trabajo de los demás. 9 Disposición de los trabajadores. 9 Un grado académico superior, para un trabajo complicado. 9 Prestaciones y recompensas adecuadas. 9 Contexto adecuado para el trabajo. 9 Miembros del equipo que nos apoyen. 9 Coincidencia entre personas y puestos. 344

Actividad: Realicen un trabajo de investigación acerca del desarrollo organizacional, los factores que lo integran, así como el medio de acción de éste; coméntenlo ante su grupo y obtengan conclusiones.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. Define la función del gerente. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Qué es el gerente de desarrollo organizacional? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Menciona tres funciones del gerente de desarrollo organizacional. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Menciona tres estrategias del desarrollo organizacional. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Qué factores determinan la satisfacción en el trabajo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Respuestas de la autoevaluación. 1. Persona que dirige los negocios o actividades de una empresa o sociedad. 2. Es un profesional que conoce la filosofía de la empresa, tiene visión de futuro y pasión por el aprendizaje. 3. Crear procesos novedosos, imponer acciones que garanticen que la empresa llegue a buen término, progresar y ser competitivo. 4. Las relaciones humanas dentro de la organización; los trabajadores deben tener puesta bien la camiseta, el liderazgo de los jefes.

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5. El desafío del trabajo; los premios para los trabajadores; ambiente de trabajo favorable; miembros que les guste apoyar a los demás.

Materiales de apoyo Temas Material sugerido Secuencia 3.El clima, la cultura y Se pueden utilizar cualquiera de los siguientes el desarrollo organizacional, programas de televisión. herramienta básica para el Consulte la programación. cambio Telesecundaria. Serie Educación tecnológica.

3.1 El desarrollo organización.

dentro

3.2 El clima dentro organización.

de

de

la Estructura de una empresa. Objetivos de una empresa. Definición de Desarrollo organizacional.

la Valores institucionales. Áreas funcionales de la organización. Libros de administración y de Desarrollo Organizacional.

3.3 Los mandos y el desarrollo Organigrama de una empresa. Funciones gerenciales. organizacional. Perfil del gerente.

Glosario Aislar: Separar un elemento o un cuerpo de una combinación, o del medio en que se halla, generalmente para identificarlo o analizarlo Anímicos: Perteneciente o relativo a las funciones y contenidos psicológicos. Colectiva: Perteneciente o relativo a una agrupación de individuos. Contextos: Entorno físico o situación, ya sea político, histórico, cultural o de cualquier otra índole, en el cual se considera un hecho.

346

Constructivo: Que construye o sirve para construir, por oposición a lo que destruye. Dependientes: variable que sirve a otra o es subalterna de una autoridad. Dialéctica: En la doctrina platónica, proceso intelectual que permite llegar, a través del significado de las palabras, a las realidades trascendentales o ideas del mundo inteligible. Dictámenes: Opinión y juicio que se forma o emite sobre algo. Direccional: Que está situado o se orienta en una dirección. Independientes: variable que sostiene sus derechos u opiniones sin admitir intervención ajena. Mitología: Conjunto de mitos de un pueblo o de una cultura, especialmente de la griega y romana. Monótona: Que adolece de monotonía, que es repetitivo y cansado. Proezas: Hazaña, valentía o acción valerosa. Racional: Perteneciente o relativo a la razón. Receptividad: Capacidad de una persona para recibir estímulos exteriores. Sociabilización: Acción y efecto de sociabilizar, es decir, conjunto de individuos que se comunican y realizan actividades para un fin en común. Staff: Grupo de personas que ayudan a la toma de decisiones dentro de una organización.

Bibliografía Lewicki, Desarrollo Organizacional, México, Limusa, 1994. Guizar Montúfar, Rafael., Desarrollo Organizacional: Principios y Aplicaciones, México, McGraw-Hill, 2004. Gordon, Judith R., Comportamiento Organizacional, México, Prentice Hall, México 1997.

347

llaE

Bloque

5

Sustentabilidad de los proyectos productivos Al inicio del curso de Tecnología II, repasamos los elementos que se requieren para elegir y planear un proyecto productivo que resuelva alguna necesidad detectada en su comunidad. Analizamos después la relación de la tecnología con el desarrollo humano, así como sus consecuencias en lo ambiental, lo social y lo económico. Vimos cómo el ser humano depende de los recursos naturales y de la tecnología para satisfacer sus necesidades. También revisamos los efectos que las actividades humanas tienen sobre el ambiente, que es la fuente de los insumos para generar satisfactores. La dimensión de dichos efectos depende de los patrones de consumo que tienen las personas que conforman las comunidades. Posteriormente, dedicaron la mayor parte del curso al desarrollo de sus proyectos productivos. En este bloque, les daremos elementos y sugerencias para que puedan evaluar la sustentabilidad de sus estilos de vida, de sus comunidades y de los proyectos que realizaron.

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Secuencia de aprendizaje

1

Evaluar la sustentabilidad Propósito Al finalizar la secuencia, los alumnos aplicarán diferentes métodos de análisis para evaluar la sustentabilidad de sus comunidades y de los proyectos productivos realizados durante el curso.

Temas Secuencia 1. Evaluar la sustentabilidad 1.1. ¿Cuánto se consume? 1.2. ¿Es sustentable nuestro desarrollo?

Contenido Sesión 102. La huella ecológica Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos calcularán la magnitud de su huella ecológica, de acuerdo con sus hábitos de consumo. Sugerencia didáctica Docente: Dedique la sesión para que los alumnos evalúen las implicaciones de su consumo a través del cuestionario propuesto. Utilice el resto de la clase para que discutan acerca de los resultados obtenidos. Debido al tipo de actividad, no habrá autoevaluación . Para satisfacer nuestras necesidades, consumimos una serie de productos, los cuales requieren de una cierta cantidad de recursos naturales para ser elaborados. De esa manera, de acuerdo a lo que consumimos, se puede calcular la cantidad de recursos que extraemos de la naturaleza. Se han hecho estimaciones de cuánta superficie del planeta se ve afectada de acuerdo con los patrones de consumo que tenemos las personas. La huella ecológica se refiere al cálculo del área natural que se requiere para cubrir las necesidades y absorber los desperdicios, asociados a ese consumo. 1.1. ¿Cuánto se consume?

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Para conocer cuál es el impacto aproximado que cada uno de ustedes produce en el planeta, contesten de manera individual el siguiente cuestionario. Mi huella ecológica Seleccionen una sola respuesta por pregunta, de acuerdo con las costumbres de consumo que tengan, anotando los puntos correspondientes en su cuaderno. Al final del cuestionario se presentan las respuestas con una estimación de la superficie del planeta que se requiere para mantener su estilo de vida. Alimentación ¿Consumes frutas y verduras producidas en tu comunidad? • Sí, consumo aquellos que vienen sin envasar.-------------------------------------------- 2 • Sí, aunque a veces suelo comprarlos envasados---------------------------------------- 5 • No, compro productos de otras regiones que casi siempre están envasados-- 10 ¿Qué haces con los restos de comida que sobran? • Los tiro directamente a la basura o al drenaje.----------------------------------------- 150 • Procuro aprovecharlos.------------------------------------------------------------------------- 50 • Separo los restos dependiendo su reciclabilidad.------------------------------------- 130 Transporte ¿Qué transporte utilizas para tus actividades diarias? • Transporte público. ----------------------------------------------------------------------------- 5 • Camino, en bicicleta o motoneta.------------------------------------------------------------ 3 • Voy en coche.------------------------------------------------------------------------------------ 70 Electricidad ¿Cuándo usan la lavadora en su casa? • Esperan a que esté llena para ponerla en funcionamiento sin importarme su consumo. ----------------------------------------------------------------------------------------- 85 • La utilizan en cualquier momento sin importar la cantidad de ropa que hay en el interior, ni de sus consumos.--------------------------------------------------------------- 100 • Se pone en funcionamiento sólo cuando está llena.--------------------------------- 40 • No la utilizamos.----------------------------------------------------------------------------------3 ¿Qué tipo de energía utilizan en su hogar? • Energía eléctrica y gas.---------------------------------------------------------------------- 45 • Algún tipo de energía renovable (solar, leña, etcétera).------------------------------- 5 Clima artificial ¿Cómo usas el aire acondicionado o el calefactor? • A su máxima potencia cuando es necesario.------------------------------------------ 15 • Siempre está encendido.-------------------------------------------------------------------- 40 • De forma moderada y ahorrando dependiendo de la temperatura.----------------- 5

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Residuos ¿Qué haces con los residuos que produces en su hogar? • Los echo a una única bolsa de basura para tirarlos a un contenedor convencional------------------------------------------------------------------------------------- 70 • Intento reutilizar lo posible y el resto lo separo de manera que cada tipo de residuo va a su contenedor determinado.------------------------------------------------ 55 Agua ¿Mantienes la llave abierta cuando te lavas los dientes? • No, porque utilizo un vaso con agua para enjuagarme, o lo abro solo lo necesario.------------------------------------------------------------------------------------------- 5 • Sólo tardo unos minutos en lavarme los dientes por lo que dejo que corra el agua.-----------------------------------------------------------------------------------------------15 ¿Ducha o baño? • Por supuesto que baño porque sienta mejor.--------------------------------------------15 • Prefiero ducharme porque consumo menos agua.-------------------------------------- 5 Ahora, sumen la puntuación de todas sus respuestas y a continuación lean para saber cuánto impactan al ambiente. •

Si su puntuación es menor a 200 puntos, ¡enhorabuena! Te adaptas perfectamente a la capacidad de carga del planeta y no provocas déficit ecológico. Eres un buen ejemplo a seguir.

•

Si su puntuación se encuentra entre 200 y 400 puntos significa que te apropias de recursos que no te pertenecen. Si todas las personas llevasen un ritmo de consumo parecido al tuyo, serían necesarias más de dos Tierras

•

Si su puntuación es superior a 400 puntos significa que su ritmo de vida es completamente insustentable, su huella ecológica es muy grande. Si todo el mundo consumiera los mismos recursos que consumes tú, serían necesarias más de tres Tierras para mantener toda la población.

Comparen entre todos sus resultados y discutan sobre el significado de ellos. ¿Qué deberán hacer para disminuir el tamaño de su huella ecológica? Compartan con otros miembros de la comunidad el cuestionario. ¿En qué categoría se ubica la mayoría de las personas de la comunidad? ¿Qué significado tiene?

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Sesión 103. Comunidades sustentables Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos evaluarán la sustentabilidad de su comunidad. Sugerencia didáctica Docente: Solicite a los alumnos que realicen las actividades sugeridas en el desarrollo del contenido. Imaginen que su comunidad se encuentra en un lugar donde existen animales y plantas silvestres en abundancia, aire puro, agua limpia y suficiente y se producen alimentos saludables para todos. 1.2. ¿Es sustentable nuestro desarrollo? Imaginen también que los ciudadanos sienten orgullo de pertenecer a esa comunidad, se interesan en su futuro, por lo que vigilan atenta-mente su crecimiento y participan activamente en la planeación, la toma de decisiones y en las acciones necesarias para mejorar la calidad de vida de todos los habitantes. Hay un sistema de transporte eficiente que reduce la contaminación y facilita la movilización de las personas. Los miembros de la comunidad ganan sueldos Figura 1.1. El desarrollo sustentable justos. Hay un gran interés en la educación para requiere de la participación de toda la todos; en la promoción de una alta calidad de vida y comunidad. la generación de oportunidades para la juventud. Discutan en grupo ¿qué acciones se deben llevar a cabo para que su comunidad tome ese sentido? ___________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Una comunidad sustentable debe funcionar sobre tres ejes fundamentales, que se relacionan con los pilares del desarrollo sustentable: • Proteger el Ambiente. Reduciendo los impactos del crecimiento poblacional y del desarrollo económico, en los recursos naturales y el ambiente. • Ser económicamente productiva. Los miembros de la comunidad invierten su capital local para sostener los recursos humanos y naturales, obteniendo el retorno de sus inversiones.

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• Promover la justicia social. El acceso equitativo a los recursos y al proceso de la toma de decisiones, estimula la distribución de bienes por todos los sectores de la comunidad. En todo el mundo, muchas comunidades han optado por promover el desarrollo integral de sus habitantes. Reconocen el potencial humano de cada persona, el cual debe desarrollarse a través de una educación comunitaria para personas de todas las edades y lugares, que favorezca una visión crítica del mundo que nos rodea, valore al individuo como fuente primaria de conocimiento y como motor del cambio social.

Figura 1.2. La sustentabilidad reconoce el

¿En su comunidad se valora e integra a las valor de cada persona. personas, de manera que todos participen en los eventos importantes que ocurren en ella? Describan un ejemplo: _________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ La perspectiva holística ve al mundo como un sistema de componentes inseparables, interrelacionados y en constante movimiento, que sólo se puede comprender partiendo de una mirada global. Es una visión que involucra todos los diferentes tipos de conocimiento, incluyendo la intuición. Es necesario que los miembros de una comunidad acepten y adopten una nueva manera de percibir el mundo, que no sea aislada y fragmentada. El contacto profundo con la naturaleza favorece el sentido de ser parte de una totalidad en armonía y sin límites artificiales entre el hombre y el medio ambiente. Una comunidad es sustentable cuando mejora la calidad de vida de todos sus integrantes, especialmente la de los más empobrecidos. El desafío es conservar los recursos del ecosistema y del hábitat social. La calidad de vida tiene que ver con equidad, es decir, que se brinden a cada Figura 1.3. La sustentabilidad brinda las mismas persona, las oportunidades para oportunidades de participación a hombres y mujeres. satisfacer sus necesidades de manera digna. Describan las acciones que hay en su comunidad para promover la interacción respetuosa de mujeres y hombres de todas las edades, sin importar su edad o condición social: _____________________________________________________

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___________________________________________________________________ Mientras se distribuyan mejor los satisfactores y haya mayores oportunidades sociales, más habitantes alcanzarán una calidad de vida sustentable. Para ello, la comunidad debe ofrecer condiciones de educación y salud que les permitan desarrollar sus capacidades, habilidades y destrezas para participar en procesos de crecimiento personal en condiciones de igualdad. Por otro lado, no habrá una buena calidad de vida si se destruyen los recursos naturales. La pobreza no es un fenómeno generalizado en todas las regiones del planeta, pero los cambios climáticos sí lo son, al igual que la constante pérdida de la capa de ozono y los efectos de la contaminación ambiental en la salud. El estudio holístico de los fenómenos nos señala que los problemas ambientales están relacionados con la pobreza. Es importante que se promueva la protección y el uso racional de los sistemas naturales que sustentan a la vida, además de una identidad comunitaria que destaque valores como la autorrealización, la autoestima, el afecto y la convivencia entre las personas. Las comunidades organizadas y con relaciones sociales e interpersonales en las que el interés y afecto mutuo están presentes, consiguen resultados notables y duraderos. La participación ciudadana organizada debe partir del reconocimiento de las capacidades de las personas en las diferentes etapas de sus vidas. Es importante que las comunidades reconozcan y valoren: 1) La redefinición y articulación de "lo femenino" y "lo masculino". 2) La prolongación de la infancia y de la juventud como un mecanismo para ampliar el entendimiento. 3) La recuperación de la experiencia de los ancianos como fuente de sabiduría. ¿Qué aportaciones podrían hacer niños, jóvenes y ancianos a un proyecto de mejora comunitaria?

Figura 1.4. La experiencia de las personas mayores es muy valiosa.

____________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Otro elemento importante que promueve la sustentabilidad es la colaboración para comprender y solucionar los problemas que nos afectan a todos. Finalmente, para que en una comunidad se dé el cambio social que se requiere para iniciar un proceso de desarrollo sustentable, se debe empezar con la transformación de las relaciones en el pequeño mundo de la familia y de la escuela,

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con el enriquecimiento de las potencialidades humanas.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Por qué es necesaria una visión holística para establecer el desarrollo sustentable?_______________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2. ¿Para qué sirve tener una visión a futuro de la comunidad consensuada entre todos los miembros de la misma?_______________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 3. Describe brevemente cuáles son para ti las características principales de un plan que promueva la sustentabilidad: ___________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4. ¿Por qué es importante que exista consenso durante todo el proceso de desarrollo sustentable?_______________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5. ¿Qué elementos debe considerar la participación organizada de una comunidad? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Respuestas a la autoevaluación 1. Los problemas comunitarios frecuentemente tienen causas ambientales, sociales y culturales. Comprender las interrelaciones que existen entre ellas permite resolverlos de manera más eficiente y perdurable. 2. Una visión a futuro establecida en común motivará a los integrantes de la comunidad a participar conjuntamente en lo que sea necesario, pues habrá un fuerte sentimiento de pertenencia. 3. Deberá quedar claro que un plan de sustentabilidad debe considerar las interrelaciones entre los tres ámbitos del desarrollo sustentable. 4. El consenso promueve la participación de todos los involucrados, reduce los

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conflictos y asegura la permanencia del proceso y sus resultados. 5. La organización de una comunidad debe partir del reconocimiento de las capacidades de las personas en las diferentes etapas de sus vidas. Es importante que las comunidades reconozcan y valoren: 1) La redefinición y articulación de "lo femenino" y "lo masculino". 2) La prolongación de la infancia y de la juventud como un mecanismo para ampliar el entendimiento. 3) La recuperación de la experiencia de los ancianos como fuente de sabiduría. Sesión 104. Proyecto: Feria Escolar. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos mostrarán la calidad de su trabajo a la comunidad. Para esta actividad les proponemos que organicen una muestra, con diferentes productos elaborados por ustedes con las técnicas que han aprendido en el curso. Inviten a sus compañeros de otros grupos para que también traigan sus productos. Preparen números artísticos y juegos para que participen otros miembros de la comunidad, tomando en cuenta los contenidos de la asignatura. Sesión 105. Proyectos sustentables. Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos aplicarán los criterios para evaluar la sustentabilidad de los proyectos productivos realizados durante el curso. Sugerencia didáctica Docente: Durante esta sesión los alumnos evaluarán sus proyectos. Disponga del tiempo como considere necesario. En caso necesario, decida si se ocupará otra sesión o se concluya como una actividad extraescolar. Por sus características, esta sesión no cuenta con autoevaluación. El seguimiento y la evaluación de cualquier proyecto permiten determinar si se han logrado las metas y los objetivos establecidos. Una evaluación efectiva provee resultados comprensibles para todos los miembros de la comunidad, que se pueden incorporar fácilmente en la retroalimentación de información. Para estimar la sustentabilidad de un proyecto se han propuesto algunos principios útiles: 1. Visión común y metas. ¿Son claras la visión a futuro determinado por la comunidad y las metas establecidas para realizarla? 2. Perspectiva amplia. ¿El proceso toma en consideración todo el sistema comunitario incluyendo sus componentes sociales, ecológicos y culturales?

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3. Elementos esenciales. ¿Se toma en cuenta la equidad en la población actual y entre la generación actual y las futuras? ¿Se consideran los componentes ecológicos esenciales para toda la vida? ¿Se incluye el bienestar social de la población? 4. Ámbito adecuado. ¿Se evalúan los efectos a largo plazo para tomar en cuenta tanto la escala temporal humana, como aquella del ecosistema? ¿Se reflejan las necesidades de la generación actual y de las futuras? ¿La escala espacial de planificación toma en cuenta la sustentabilidad local y global? 5. Enfoque. ¿Se han identificado un número limitado de factores claves y se han establecido indicadores que permitan comparaciones lógicas entre ellos? 6. Franqueza. ¿Los datos, métodos, prácticas y la interpretación de los resultados son públicos y de fácil acceso? 7. Comunicación efectiva. ¿Se enfatiza la comunicación clara y sencilla? 8. Participación amplia. ¿Se incluyeron todos los grupos de la comunidad en el diseño e implementación del proyecto: niños, jóvenes, hombres y mujeres? 9. Evaluación Continua. ¿Se ajustan las metas, las prácticas y los indicadores conforme transcurre el tiempo a los cambios y la nueva información disponible? 10. Capacidad institucional. ¿Existe la capacidad institucional local para mantener la continuidad del progreso hacia las metas del desarrollo sustentable? Para evaluar si su proyecto es viable a largo plazo o sustentable, apliquen el siguiente cuestionario. Reúnanse con el equipo que realizó el proyecto. Señalen el cuadro de la respuesta correspondiente. Marquen No aplica cuando su proyecto no involucre el rubro señalado. Al concluir sumen cuántas respuestas afirmativas y negativas obtuvieron. Mientras más respuestas positivas obtengan, mayor es el grado de sostenibilidad de su proyecto. Cuidado del medio ambiente Objetivo: Distinguir la situación del ambiente y su cuidado Indicador 1. La calidad del ambiente de su comunidad es excelente 2. Se procuró evitar cualquier tipo de contaminación 3. Se estableció algún tipo de cuidado del ambiente 4. Se planeó la conservación de los recursos naturales en beneficio de las generaciones futuras

Sí

No

No li

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Disponibilidad de recursos y producción de satisfactores Objetivo: Identificar la disponibilidad de recursos y la producción durante el proyecto Indicador Sí No No aplica 1. Los productos satisfacen las necesidades locales con buena calidad 2. La obtención de recursos y la producción es a través de sistemas tradicionales 3. En la producción se evitó el empleo de productos químicos 4. Se produjeron excedentes Los excedentes de producción que no son consumidos se intercambiaron por otros productos Los sobrantes se almacenan para posterior uso por la comunidad Los insumos del proyecto son producidos en la comunidad Infraestructura física Objetivo. Describir la infraestructura física del proyecto Indicador 1. Los materiales que se utilizaron en el proyecto son de reuso 2. Las infraestructura se realizó con materiales locales o de comunidades cercanas 3. Las instalaciones están orientadas para aprovechar la iluminación natural y la temperatura 4. Los espacios son limitados con materiales aislantes 5. Sel usaron diseños y colores que se integran armónicamente con el medio ambiente 6. Se procuró no alterar el ambiente natural 7. Los miembros del equipo deben desplazarse a grandes distancias para cubrir las necesidades del proyecto 8. Para trasladarse los participantes caminan, usan bicicletas o animales de carga 9. Para moverse fuera de la comunidad, comparten vehículos, o sólo lo comparten con su familia

Sí

No

No aplica

Manejo de residuos sólidos Objetivo. Identificar el manejo de los residuos sólidos generados en el proyecto Indicador Sí No No aplica 1. Establecieron mecanismos para reducir el consumo de recursos que puedan convertirse en basura (compartir recursos, recursos de fácil descomposición, entre otros) 2. Se compartieron espacios y/o equipos para reducir el consumo de recursos (almacenes, oficinas, entre otros) 3. Se contó con sitios adecuados para el depósito de los residuos

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sólidos 4. Se estableció un sistema de recolección de basura 5. Los participantes conocen los métodos de manejo de la basura generada 6. Se practicó el reciclaje de materiales sólidos (vidrio, plástico, papel, metal) Agua: fuentes, calidad y patrones de uso Objetivo. Identificarás el abasto de agua durante el proyecto Indicador Se procuró proteger las fuentes de abasto de agua Las fuentes de abastecimiento de agua (manantiales, ríos, pozos, entre otros) son locales o cercanas a la comunidad La fuente de agua fue abundante durante todo el año 1. La calidad del agua es tal que no requiere tratamiento para su consumo 2. Se contó con depósitos para almacenar el agua y se requiere de poca energía de bombeo para distribuirla 3. Las aguas están libres de contaminación por el uso durante el proyecto 4. Se promovió el cuidado del agua 5. Existe infraestructura para el ahorro y tratamiento del agua para su reutilización 6. La calidad del agua tratada permite su uso posterior (riego, humedales artificiales, etcétera) 7. Se dio mantenimiento frecuente al sistema de distribución del

Sí

No

No aplica

Fuentes y uso de energía Objetivo. Identificar las fuentes que se usaron para generar energía durante el proyecto Indicador Sí No No aplica Renovables (viento, solar, La electricidad que se consumió se hidroeléctrica, etcétera) produce a partir de fuentes Nucleares o fósiles (carbón o petróleo) Los participantes conocen que se puede generar energía de fuentes renovables como solar o el viento Se considera que se ahorró energía durante el proyecto Se estableció un programa de ahorro de energía y se llevó a cabo Las necesidades de energía, los Aparatos no eléctricos habitantes se cubrieron por medio Aparatos eléctricos de La energía usada proviene de Luz solar

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Gas natural Madera o carbón Electricidad

8. Si se empleó madera como combustible, se reabastece por

9. La refrigeración es provista por

Reforestación Recolección leña Adquisición en comunidades cercanas Fresqueras, cuartos fríos o sótanos Electricidad generada por el sol o fuente renovable Gas natural Electricidad de fuente no renovable

Espacio y seguridad Objetivo. Analizar los espacios de convivencia y el sistema de seguridad durante el proyecto Indicador Sí No No aplica 1. Se contó con sistemas de seguridad para los participantes Mujeres 2. El lugar fue seguro para Niños Adultos mayores 3. Los participantes se organizaron para garantizar su id d Raros 4. Los problemas de seguridad Ocasionales fueron Frecuentes Constantes 5. Se generó un sistema de resolución de conflictos basado en los usos y costumbres 6. Existieron espacios para encuentros y actividades comunes (parques, jardines, centros deportivos, auditorios, etcétera) 7. Los participantes se reunieron con frecuencia Flujo de ideas y comunicación Objetivo. Identificar los sistemas de comunicación durante el proyecto Indicador Sí No 1. Hubo sistemas para información, intercambio de ideas y anuncios entre los participantes (periódicos murales, carteles, reuniones, etcétera) 2. Los sistemas de información funcionan para anunciar eventos sociales, de trabajo grupal, fomentar decisiones, entre otras

No aplica

360

3. Existen servicios para que los participantes se comuniquen (correo, teléfono, fax, mensajería, Internet, etcétera) 4. La información del proyecto está disponible para el público en general 5. Existen programas, servicios, tecnologías, empresas o negocios que promuevan el desarrollo sustentable en la comunidad 6. Se promovieron programas de asistencia y apoyo para el desarrollo de los participantes 7. Se participó en proyectos de desarrollo regional 8. Los participantes se relacionan e intercambian información y recursos con otros equipos Sustentabilidad social (diversidad, tolerancia y resolución de problemas) Objetivo. Identificar el sistema de organización del proyecto Indicador 1. Se implementaron mecanismos para autogobernarse 2. Se cuenta con órganos de dirección para la toma de decisiones y son consensuadas con los participantes 3. Se informó a los participantes sobre la resolución de problemas comunes 4. Se establecieron mecanismos para que todos los participantes formen parte de los órganos de dirección. 5. Para la toma de decisiones importantes y dirección del proyecto se utiliza un método no discriminatorio 6. El sistema para toma de decisiones fue transparente 7. La información de los temas de discusión estuvo disponible para todos 8. Cualquier participante podía asistir al proceso de toma de decisiones 9. Hay un sistema por el cual cualquier participante tuviera voz, en el proceso de toma de decisiones 10. Los conflictos se resolvieron exitosamente gracias a un sistema de acuerdos de apoyo, que no se basa en castigos 11. Los participantes accedieron fácilmente al sistema de apoyo para la solución de conflictos 12. Existió capacitación en la resolución de conflictos de forma no violenta 13. Se promovió la igualdad y justicia social 14. Se valoró la diversidad y se practicó la tolerancia

Sí

No

No aplica

Educación Objetivo. Identificar el sistema educativo durante el proyecto

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Indicador

Sí

No

No li

No

No aplica

1. Fueron frecuentes eventos académicos como conferencias, cursos, asesorías, coloquios, etcétera Adultos 2. Se incluyó en el proyecto información para

Personas con capacidades diferentes Educación indígena

3. Se promovió el respeto a las diferencias individuales 4. Se promovió el desarrollo de capacidades, talentos, aptitudes, intereses, límites, etcétera 5. Se aprovechó la experiencia de personas adultas 6. Los padres se involucraron en el proceso

Economía sustentable Objetivo. Identificar el sistema económico del proyecto Indicador Sí 1. Se fomentó la creación de negocios que no generen contaminación, ni sobreexploten recursos humanos y naturales 2. Existieron el apoyo de instituciones bancarias y no bancarias (cooperativas, cajas de ahorro, financiadoras) que apoyan a proyectos sustentables 3. Se dieron facilidades para que los participantes cubran sus necesidades básicas (refugio, comida, abrigo, etcétera) Autosuficiente para cubrir las necesidades básicas No contaminante 4. El diseño del proyecto Pequeño negocio permitió que éste fuera sustentable Sistema de intercambio y trueque 5. Los integrantes participaron activamente con cooperación ó i 6.El proyecto cumple con las expectativas económicas de los participantes Sustentabilidad cultural Objetivo. Identificar cómo se preservó la identidad cultural durante el proyecto Indicador Sí No No aplica 1. Se preservó la herencia cultural y Transmisión oral o cuentos étnica por medio de Archivos Historiadores o cronistas Artesanías, productos folclóricos, etcétera) Ceremonias y

362

Arte (fotografía, murales, canciones) 2. Se ofrecieron programas culturales, festivales y celebraciones durante el desarrollo del proyecto Artes y ocio Objetivo. Identificar los espacios existentes para el desarrollo de talentos durante el proyecto Indicador Sí No No aplica 1. Hubo oportunidades disponibles para desarrollar talentos artísticos (clases, aprendizajes y ayudas en iniciativas artísticas individuales) Pintura

2. Esas oportunidades incluyeron

Música Escritura creativa Danza Textiles Cerámica/escultura Artesanías folclóricas

Teatro/actuación Fotografía 3. Se contó con espacios para fomentar el desarrollo de entretenimientos locales (deportes, pasatiempos, relajación, Sustentabilidad cultural/rituales y celebraciones Objetivo. Identificar la identidad cultural de los participantes del proyecto Indicador Sí No 1.Los participantes libres de elegir el culto religioso que 2.La fiespiritualidad o desarrollo Individual interior de los participantes se Grupal realiza de manera 3.Los temas y prácticas religiosos de los participantes se hacen en armonía y contribuyen al bien común Meditación Prácticas de grupo para conexión 4.Las prácticas religiosas de Danzas sagradas grupo incluyen Bendición de alimentos Oraciones Canciones o cantos devotos 5.Los miembros que quieren consagrarse a una vida espiritual y de servicio son apoyados para hacerlo 6.La sabiduría y experiencia espiritual de los miembros más viejos se usan como una guía 7.Existe diversidad de creencias religiosas entre los

No aplica

363

Cohesión comunitaria Objetivo. Identificar las relaciones de convivencia entre los participantes del proyecto Indicador Sí No No aplica 1. Los participantes comparten creencias, valores y experiencias 2. El respeto a sí mismo y a los otros, la responsabilidad personal y la integridad personal son parte de la filosofía y actividades de los participantes del proyecto 3. Existe una visión o propósito común entre los participantes del proyecto 4. La relación entre los diferentes participantes (hombres, mujeres, niños, ancianos) es buena y permite su convivencia Resiliencia comunitaria Objetivo. Identificar la capacidad de recuperación del equipo, ante situaciones de Indicador Sí No No aplica 1. Los participantes pudieron responder favorablemente a las situaciones de crisis 2.Los participantes pueden entender cuando necesitan de ayuda externa para resolver una crisis 3. Los participantes fueron capaces de transformar situaciones de crisis en oportunidades para el crecimiento interno 4. Los participantes apoyan a otros miembros marginados (pobres, enfermos, con problemas, inválidos, mayores, Un nuevo concepto holístico del mundo Objetivo. Analizar como se relaciona el equipo con el resto del mundo Indicador Sí No No aplica 1. Los integrantes valoran la responsabilidad personal, el crecimiento personal y el cuidado e interacción con otros 2. La diversidad humana (diferencia racial, diferencias religiosas, etcétera) se valora y se fomenta como elemento importante para el éxito del proyecto 3. Los participantes tienen un sentido compartido de su contribución con otras comunidades, municipio y el país 4. El concepto de sustentabilidad es comprendido y aplicado al desarrollo de la comunidad 5. Existe un compromiso compartido con un propósito mayor (estamos haciendo esto para algo mayor que nosotros), para el bienestar de todos

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Paz y conciencia global Objetivo. Analizar si durante el proyecto se fomentó la colaboración y el respeto. Indicador Sí No No aplica 1. Se utilizó la creatividad generada de las diferencias entre las personas en beneficio del proyecto 2. Se realizaron actividades para que los participantes se sientan como parte de la humanidad 3. En la toma de decisiones, se realizaron actividades para comprender las interrelaciones causa-efecto 4. Los participantes son conscientes y asumen su responsabilidad de los efectos de su actitud personal en el 5. Los participantes se ofrecen en servicio para resolver problemas comunes Una vez que concluyan con la evaluación de sus proyectos, elaboren un informe de los resultados, con propuestas para mejorar en las áreas poco sustentables. Presenten el informe ante su grupo y después a la comunidad, ya sea en una asamblea o a través de un periódico mural. Sesión 106. Evaluación de los aprendizajes Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos descubrirán sus conocimientos a través de los ejercicios propuestos. A partir de las exposiciones de la sesión anterior, el grupo deberá otorgar una calificación al desarrollo y desempeño de sus integrantes en los diferentes proyectos. Sugerencia didáctica Docente: Estime la pertinencia de tomar en cuenta las evaluaciones hechas por los alumnos, a los diferentes proyectos en la evaluación formal del curso.

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Actividades sugeridas

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Temas

Actividades

Secuencia 1. Evaluar la Actividad 1. Integración grupal. El motor sustentabilidad del cambio. 1.1. ¿Cuánto se consume? 1.2. ¿Es sustentable nuestro desarrollo? Reúnanse en grupo y discutan cómo harían para involucrar al resto de la comunidad en el establecimiento de un proceso de desarrollo sustentable como el descrito en esta secuencia. Consideren las siguientes preguntas en su discusión: • ¿A quién corresponde motivar la acción comunitaria para beneficio de todos? • ¿Qué importancia tiene que sean ustedes, los jóvenes, quienes asuman la iniciativa para echar a andar un proceso tan importante? • ¿Qué miembros de la comunidad serían los más difíciles de convencer? ¿Cómo motivarían al resto de la comunidad para formar parte del proceso de transformación hacia el desarrollo sustentable?

Material de apoyo Academia Nacional de Educación Ambiental A.C.: http://www.anea.org.mx/ Centro de Educación y Capacitación para el Desarrollo Sustentable: http://www.semarnat.gob.mx/educacionambiental/Pages/inicio.aspx http://cuentame.inegi.gob.mx/ www.ecopibes.com www.fansdelplaneta.gob.mx http://sepiensa.org.mx/

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Glosario Cohesión. Acción y efecto de reunir o adherir las cosas entre sí. Enlace. Unión entre las moléculas de un cuerpo. Fuerza de atracción que las mantiene unidas. Estatus. Es la situación o estado relativo de un objeto o evento dentro de un conjunto. Resiliencia. Capacidad de un sistema, comunidad o sociedad expuestos a desastres, de adaptarse mediante la resistencia o cambiando el orden, para alcanzar o mantener un nivel aceptable de funcionamiento y de estructura. Resiliente. Se dice de un objeto, persona o comunidad que ha recuperado sus características después de una perturbación.

Bibliografía Antequera, I.B.J. y E. Carrera G., Indicadores de sostenibilidad, Catedra UNESCO de Sostenibilidad, Universitad Politécnica de Cataluya, en: http://portalsostenibilidad.upc.edu/detall_01.php?numapartat=6&id=75 Busquets, R.P. y E. Carrera G. Huella ecológica, Catedra UNESCO de Sostenibilidad, Universitad Politécnica de Cataluya, en: http://portalsostenibilidad.upc.edu/detall_01.php?numapartat=2&id=41 Fürst, E., El debate actual sobre indicadores de sostenibilidad, promoviendo un cambio de actitud hacia el Desarrollo sostenible, Proyecto de Apoyo al Sistema Nacional para el Desarrollo sostenible, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Banco Interamericano de Desarrollo, 1998. Red global de ecoaldeas, Evaluación de la Sostenibilidad Comunitaria (ESC), Red de Ecoaldeas de las Américas en: http://gen.ecovillage.org/activities/csa/pdf/CSA-Espanol.pdf

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Secuencia de aprendizaje

2

Tecnología para la sustentabilidad Propósito Al finalizar la secuencia, los alumnos reconocerán las características de las tecnologías ecológicamente racionales, que permitan hacer un buen uso de los recursos naturales.

Temas Secuencia 2. Tecnología para la sustentabilidad 2.1. Sustentabilidad

Contenido Sesión 107. Proyecto: Muestra pedagógica Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos demostrarán las capacidades adquiridas en el aula para desarrollar actividades tecnológicas. Para esta sesión, les sugerimos que preparen una exposición con un resumen de los proyectos productivos, que realizaron durante el curso. La exposición debe explicar los motivos que tuvieron para elegir el proyecto; qué problema, necesidad o interés atiende, un resumen de la planeación, una muestra de las técnicas que utilizaron, los resultados que obtuvieron, a quién beneficia y cómo y sus propuestas de mejora continua. Es importante que atiendan las exposiciones de sus compañeros. Sesión 108. Manejo sustentable de recursos Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos propondrán acciones para aprovechar los recursos de manera sustentable. Como hemos visto a lo largo del curso, de continuar con los modos de producción y consumo actuales, ponemos en riesgo la satisfacción de nuestras necesidades básicas. Esto es, por el consumo excesivo de recursos naturales sin tomar

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medidas que garanticen su renovación o racionamiento para que perduren por mucho tiempo. Al tiempo, la elección de procesos tecnológicos que generan residuos y subproductos contaminantes, deterioran el ambiente y destruyen ecosistemas. ¿Qué consecuencias puede tener esta situación en el desarrollo de las comunidades humanas?______________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2.1. Sustentabilidad Aunque la existencia de recursos naturales es condición necesaria, no es suficiente para el desarrollo de una comunidad. A lo largo de la historia se pueden reconocer los adelantos técnicos realizados por el hombre, en la producción de sus medios de subsistencia. Su dominio sobre la naturaleza lo logra produciendo aquello que le sirve para la satisfacción de sus necesidades. Las formas de producción dependen de las condiciones geográficas, de la naturaleza del suelo, de la vegetación y de la fauna. Al tratar de reproducir estos recursos, el hombre les impone una forma peculiar de desarrollo en la cuál se expresan sus necesidades. Entonces, las posibilidades que ofrece el ambiente resultan de la acción recíproca entre la naturaleza del medio y las técnicas que el hombre inventa y perfecciona para aprovecharlo. Así, por ejemplo, el abasto de alimento no está determinado solamente por el suelo y el clima, sino también por las clases de plantas cultivadas y por los métodos agrícolas practicados. El sistema de roza, tumba y quema consiste en talar una sección de bosque, en una época propicia para que los troncones se sequen y puedan ser quemados. Después se siembra por medio de la coa o estaca plantadora y se efectúan escardas periódicamente. Pero, en el transcurso de un lapso relativamente breve, el suelo se agota y el rendimiento disminuye. Entonces se abandona el terreno para permitir la regeneración del suelo y del bosque, y se tala una nueva sección

Figura 2.1. El sistema de roza, tumba y quema promueve el desgaste, erosión del suelo y la deforestación.

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para continuar el cultivo. Es un sistema típico de los bosques tropicales, que funcionan bien mientras se respeta el ciclo y hay suficiente tierra disponible. Con su utilización fue posible un aumento de la población, pero sin exceder los límites de una comunidad pequeña. ¿Cuál es el riesgo de aplicar esta técnica a una escala mayor?________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ La elección de tecnología es una de las medidas más decisivas a las que se enfrenta cualquier comunidad, grande o pequeña, rica o pobre, pues tiene consecuencias generalizadas: determina qué, cómo y dónde se produce, quién trabaja y la calidad de la vida laboral; qué recursos se usan, qué sistemas de apoyo se requieren (finanzas, educación, transporte), dónde vive la gente y, dependiendo de la administración de los recursos naturales y su impacto ambiental, determina también si el sistema económico que ha conformado es sustentable o no. ¿Cómo evaluarían si el sistema de su comunidad es sustentable?_______________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Recuerden que la sustentabilidad consiste en que el desarrollo social y económico de la sociedad implica la protección del territorio y del ambiente que lo sustenta. Por ello, deben practicarse ciertos principios: • Los recursos deben utilizarse de manera eficiente, sin superar su ritmo de renovación. • El funcionamiento de la comunidad no debe poner en peligro la salud de las personas, ni superar la capacidad de carga del medio ambiente. • La biodiversidad debe ser valorada y protegida. • La economía debe ser diversificada y la dependencia del exterior reducida. • Todos deben acceder a los bienes y servicios básicos: vivienda, salud, educación y seguridad. • Se debe preservar la mezcla de funciones, fomentando la proximidad y la vida en común para proteger el medio ambiente. • Se debe incrementar la igualdad en las formas de vida de las mujeres y los hombres. • Todos deben acceder a un trabajo remunerado, con un salario y una contratación estables. • El trabajo social y el tiempo libre deben distribuirse de forma equitativa, entre mujeres y hombres. • Debe fomentarse el establecimiento de una alianza global con otras comunidades y pueblos, para preservar los sistemas naturales comunes de la

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Tierra, con el fin de eliminar la pobreza. Entre los requerimientos más importantes para cuidar y aprovechar mejor los recursos naturales, se encuentra la necesidad de desarrollar aplicaciones tecnológicas en los temas de nuevas fuentes de energía; incremento de la eficacia en la obtención de alimentos; prevención de enfermedades y catástrofes; el logro de una maternidad y paternidad responsables, disminución y tratamiento de residuos, entre otros. En la siguiente sesión hablaremos de las características que debe tener la tecnología compatible con la sustentabilidad.

Autoevaluación Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿A qué se debe que exista el riesgo de carecer de los recursos naturales necesarios para satisfacer nuestras necesidades? ________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿De qué dependen las formas de producción?___________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ¿Cuáles son, de manera general las consecuencias de la elección del tipo de tecnología?________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Menciona al menos tres principios para la protección del ambiente y así garantizar el desarrollo social y económico de una sociedad__________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son las necesidades tecnológicas para cuidar y aprovechar mejor los recursos naturales?__________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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Respuestas de la autoevaluación 1. Los modos de producción y consumo actuales, ponen en riesgo la satisfacción de nuestras necesidades básicas. Esto es, por el consumo excesivo de recursos naturales sin tomar medidas que garanticen su renovación o racionamiento para garantizar que perduren por mucho tiempo. Al tiempo, la elección de procesos tecnológicos que generan residuos y subproductos contaminantes que deterioran el ambiente y destruyen ecosistemas. 2. Las formas de producción dependen de las condiciones geográficas, de la naturaleza del suelo, de la vegetación y de la fauna. 3. La elección de la tecnología que permite aprovechar los recursos naturales determina qué, cómo y dónde se produce, quién trabaja y la calidad de la vida laboral; qué recursos se usan, qué sistemas de apoyo se requieren (finanzas, educación, transporte), dónde vive la gente y, dependiendo de la administración de los recursos naturales y su impacto ambiental, determina si el sistema económico que ha conformado es sustentable o no. 4. Los principios que deben considerarse para proteger el ambiente y garantizar el desarrollo de una comunidad son los siguientes: • Los recursos deben utilizarse de manera eficiente, sin superar su ritmo de renovación. • El funcionamiento de la comunidad no debe poner en peligro la salud de las personas, ni superar la capacidad de carga del medio ambiente. • La biodiversidad debe ser valorada y protegida. • La economía debe ser diversificada y la dependencia del exterior reducida. • Todos deben acceder a los bienes y servicios básicos: vivienda, salud, educación y seguridad. • Se debe preservar la mezcla de funciones, fomentando la proximidad y la vida en común para proteger el medio ambiente. • Se debe incrementar la igualdad en las formas de vida de las mujeres y los hombres. • Todos deben acceder a un trabajo remunerado, con un salario y una contratación estables. • El trabajo social y el tiempo libre deben distribuirse de forma equitativa, entre mujeres y hombres. • Debe fomentarse el establecimiento de una alianza global con otras comunidades y pueblos, para preservar los sistemas naturales comunes de la Tierra, con el fin de eliminar la pobreza. 5. Para alcanzar la sustentabilidad cuidando de los recursos naturales, se necesitan nuevas tecnologías en las áreas de fuentes de energía alternativas, incremento de la eficacia en la obtención de alimentos, prevención de enfermedades y catástrofes, el logro de una maternidad y paternidad responsables, disminución y tratamiento de residuos, entre otros.

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Sesión 109. Tecnología ecológicamente racional Propósito de la sesión Al finalizar la sesión, los alumnos describirán las características de las técnicas ecológicamente racionales. Los seres humanos hemos ideado y aplicado medios técnicos para obligar al medio a ajustarse a nuestros intereses; se invierten grandes sumas de energía, dinero y esfuerzo para efectuar modificaciones al ambiente así como establecer la infraestructura y los modos de producción que nos convienen. Hoy, nos damos cuenta que los costos ecológicos serán muy altos y estamos obligados a modificar la forma de relacionarnos con el mundo, si queremos continuar viviendo en él. Las señales son muy claras: cometimos errores muy graves, pero tenemos la oportunidad de corregirlos. ¿Qué acciones se pueden llevar a cabo en su comunidad ateniéndose a los principios de sustentabilidad? __________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Figura 2.2. En el establecimiento de nuestras comunidades, hemos transformado el ambiente con consecuencias que pueden ser peligrosas.

Entre las decisiones que se tomaron en las reuniones internacionales para corregir esos errores, se incluyen muchas acciones que se deben realizar, destacando el fomento del desarrollo sustentable de los asentamientos humanos. Para ello es necesario brindar un abasto y una infraestructura digna y suficiente para todos los habitantes. Se acordó también la transferencia de tecnología ecológicamente racional, la cooperación y aumento de la capacidad productiva para garantizar el abasto de satisfactores a la población actual y la del futuro.

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Las tecnologías ecológicamente racionales protegen al medio ambiente, son menos contaminantes, utilizan todos los recursos en forma más sustentable, reciclan una mayor porción de sus desechos y productos, y tratan los desechos residuales en forma más aceptable que las tecnologías que han venido a sustituir. Para la transferencia de tecnología ecológicamente racional se requiere de la cooperación entre países. Estas tecnologías son sistemas totales que incluyen conocimientos técnicos, procedimientos, bienes, servicios y equipo, al igual que procedimientos de organización y gestión. ¿En qué creen que consisten las tecnologías ecológicamente racionales? ______ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Estas tecnologías protegen al medio ambiente, son menos contaminantes, utilizan todos los recursos en forma más sustentable, reciclan una mayor porción de sus desechos y productos y tratan los residuos de mejor manera y en forma más aceptable que las tecnologías que han venido a sustituir. ¿Cuáles de las técnicas que aplicaron durante sus proyectos cumplió con estos requisitos?_________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Para atender el problema de la contaminación, se requieren procesos y productos que no generen desechos, que generen pocos o que la remedien (después de que ésta se ha producido). La transferencia de tecnologías debe ocuparse del desarrollo de las personas y del aumento de la capacidad local, así como reconocer los intereses propios de hombres y mujeres. Además, deberán ser compatibles con las prioridades socioeconómicas, culturales y ambientales que se determinen en los ámbitos regional y nacional. Hay un compromiso internacional para que la transferencia se dé en condiciones favorables mediante medidas de apoyo y fomento de la capacidad económica, técnica y administrativa para el empleo eficiente de los recursos. Se ha considerado que las acciones tecnológicas tendientes a generar el desarrollo sustentable cumplan con los siguientes principios: • Las cantidades de recursos naturales que se extraigan no deben ser mayores a las de regeneración (o, en el caso de recursos no renovables, de la creación de sustitutos renovables). • La emisión de residuos debe ser menor a la capacidad de asimilación de los ecosistemas en que se vierten.

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• Se debe dar prioridad a tecnologías que aumenten la productividad de los recursos, más que incrementar la extracción de recursos. • Dar prioridad a tecnologías que satisfagan necesidades básicas y que contribuyan a la reducción de las desigualdades. • Diseñar y utilizar instrumentos que garanticen el seguimiento de estos criterios, como la Evaluación del Impacto Ambiental, para analizar y prevenir los posibles efectos negativos de las tecnologías y facilitar la toma de decisiones en cada caso. De acuerdo con los lineamientos acordados en las reuniones internacionales, dos de los campos tecnológicos más urgentes de atender son el de la infraestructura y el de la alimentación. En este sentido, la infraestructura ecológica o ambiental es aquella que brinda los bienes y servicios ecológicos que los sistemas naturales ya no son capaces de ofrecer porque han sido destruidos, transformados o han visto rebasadas sus capacidades de carga, dilución y asimilación. Esto se hace al sustituir los sistemas naturales dañados, por otros hechos por el hombre. Esto es necesario para prevenir problemas de salud pública, contaminación de suelos y cuerpos de agua, de afectación severa de ecosistemas terrestres y acuáticos, alteraciones hidrológicas y climáticas, pérdida de recursos naturales y riesgos por accidentes o contingencias. La infraestructura ambiental debe ser un sistema con funciones en distintos medios naturales (aire, agua, suelos y biodiversidad); funcionar a partir del conocimiento y comprensión de los efectos negativos que las actividades humanas han tenido sobre el ambiente, como la interrelación de los procesos productivos, la emisión de residuos contaminantes y lo que ocurre con ellos una vez liberados en el ambiente, incluyendo sus efectos en los ecosistemas. Los componentes más destacados de la infraestructura ambiental incluyen a dos tipos de acervos o sistemas: • Infraestructura física: Hecha por el hombre; se caracteriza por ofrecer servicios de abasto de materias primas, y depuración, dilución, asimilación o destrucción de materia y energía potencialmente contaminante, que incluyen: a) Abastecimiento, drenaje y tratamiento de aguas residuales, tanto de origen urbano como industrial. b) Acopio, transporte, reciclaje, recuperación energética, relleno sanitario o confinamiento de residuos municipales, hospitalarios o biológicoinfecciosos e industriales, que requieren un manejo especial por presentar características tóxicas, reactivas, corrosivas, inflamables o explosivas. c) Prevención y control de la contaminación atmosférica por gases y partículas suspendidas. d) Oferta de energías renovables. e) Monitoreo, análisis, verificación y certificación (laboratorios de prueba).

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• Infraestructura natural: Ecológica, cumple funciones importantes en materia hidrológica, climática, de conservación de la biodiversidad y de suelos, prevención de desastres, protección de cuencas, valores escénicos, paisajísticos y recreativos. Consiste en: a) Áreas Naturales Protegidas: ecosistemas terrestres y marinos, bajo protección jurídica y manejo institucional explícito. La infraestructura ecológica se centra en realizar obras para satisfacer las necesidades de: a) Suministro de vivienda adecuada para todos. b) Mejoramiento de la administración de los asentamientos humanos. c) Promoción de la planificación y la ordenación sustentable del uso de la tierra. d) Promoción de la integración de la infraestructura ambiental: agua, saneamiento, avenamiento y manejo de desechos sólidos. e) Promoción de sistemas sustentables de energía y transporte en los asentamientos humanos. f) Promoción de la planificación y gestión de los asentamientos humanos en las regiones propensas a los desastres. g) Promoción de actividades sustentables en la industria de la construcción. h) Promoción del desarrollo de los recursos humanos y el aumento de la capacidad para el adelanto de los asentamientos humanos. Por otra parte, la fuente principal de alimentos es la agricultura. La alternativa sustentable se conoce como agricultura ecológica, que se centra en producir alimentos sanos, de la máxima calidad y en cantidad suficiente, respetando al ambiente. Utiliza como modelo a la misma naturaleza, extrayendo de ella toda la información posible, aunada con los conocimientos técnicos tradicionales y científicos. Se caracteriza por: • El respeto a los ciclos naturales de los cultivos, evitando la degradación y contaminación de los ecosistemas. Favorece la biodiversidad y el equilibrio ecológico a través de diferentes prácticas: rotaciones, asociaciones, abonos verdes, setos, ganadería extensiva, etcétera. • Potenciar la fertilidad natural de los suelos y la capacidad productiva del sistema agrario. Recicla los nutrientes incorporándolos de nuevo al suelo como la composta o los abonos orgánicos. • Utilizar los recursos naturales de manera óptima, favoreciendo el flujo de energía en el que las plantas verdes captan la energía del sol, moviendo todo el ecosistema. • No incorporan sustancias perjudiciales para la salud o que disminuyan la calidad alimenticia de los productos. • Aporta a los animales condiciones de vida adecuadas. No los manipula artificialmente o de manera intensiva, para conseguir una mayor producción. • Favorece a las variedades autóctonas, mejor adaptadas a las condiciones locales.

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Durante la evolución de la agricultura se desarrollaron técnicas perfectamente adaptadas a los suelos, clima y cultura de cada zona, y que en muchos casos aún son válidas. La agricultura ecológica las recupera y las mejora con los avances técnicos modernos; revalora la cultura agrícola y campesina, manteniendo su identidad, conserva y recupera las variedades y razas autóctonas, apropiadas a las condiciones de cada zona. Se estudian y adaptan los ciclos de cultivo determinados por el clima y el suelo de cada lugar. Se aprovechan las nuevas herramientas, pero haciendo un buen uso de ellas, sin desestabilizar el sistema. La cultura tradicional agraria es la integración del saber hacer en la tierra, con las necesidades y recursos de la zona; el perfecto conocimiento de las particularidades locales y la cuidadosa selección de las interacciones entre animales y vegetales, tanto domésticos como silvestres, las personas y el medio. Es, en definitiva, la cultura popular acumulada generación tras generación, cultura que, como cualquier otra, tiene un importante valor en sí misma. La Agricultura Urbana (AU) refiere la actividad agropecuaria que se realiza dentro (intra-urbana) o en la periferia (peri-urbana) de un pueblo o ciudad. Incluye prácticas de cultivo o cría de animales, reciclaje de residuos y aguas residuales con fines productivos; transformación, procesamiento y distribución de una diversidad de productos tanto alimentarios como no alimentarios, utilizando recursos humanos y materiales, productos y servicios que se encuentran en y alrededor del área de producción.

Autoevaluación 1. Explica brevemente qué requiere una tecnología para ser considerada como ecológicamente racional ______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ¿Qué se debe tomar en cuenta para la transferencia de tecnología ecológicamente racional? ____________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Menciona tres principios que deben regir a las tecnologías que generen un desarrollo sustentable: _______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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4. ¿Qué es la infraestructura ecológica?__________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son los objetivos de la agricultura ecológica? ____________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Respuestas de la autoevaluación 1. La tecnología ecológicamente racional protege al medio ambiente y no contamina o lo hace menos que otras tecnologías; utiliza los recursos en forma más sostenible, recicla una mayor porción de sus desechos y productos y tratarlos residuos en forma más aceptable que las tecnologías a las que sustituye. 2. Para la transferencia de tecnología ecológicamente racional se requiere de la cooperación entre países incluyendo conocimientos técnicos, procedimientos, bienes, servicios y equipo, al igual que procedimientos de organización y gestión. Debe ocuparse del desarrollo de las personas y del aumento de la capacidad local, así como reconocer los intereses propios de hombres y mujeres. Además, deberá ser compatible con las prioridades socioeconómicas, culturales y ambientales que se determinen, en los ámbitos regional y nacional. 3. Las tecnologías para el desarrollo sustentable atienden los siguientes principios: • Las cantidades de recursos naturales que se extraigan deben ser menores a las de regeneración o creación de sustitutos renovables. • La emisión de residuos debe ser menor a la capacidad de asimilación de los ecosistemas en que se vierten. • Se debe dar prioridad a tecnologías que aumenten la productividad de los recursos, más que incrementar la extracción de recursos. • Dar prioridad a tecnologías que satisfagan necesidades básicas y que contribuyan a la reducción de las desigualdades. • Diseñar y utilizar instrumentos que garanticen el seguimiento de estos criterios, como la Evaluación del Impacto Ambiental, para analizar y prevenir los posibles efectos negativos de las tecnologías y facilitar la toma de decisiones en cada caso. 4. La infraestructura ecológica es aquélla que brinda los bienes y servicios ecológicos que los sistemas naturales ya no son capaces de ofrecer porque han sido destruidos, transformados, o han visto rebasadas sus capacidades de carga, dilución y asimilación

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5. La agricultura ecológica se centra en producir alimentos sanos, de la máxima calidad y en cantidad suficiente, respetando al ambiente. Utiliza como modelo a la misma naturaleza, extrayendo de ella toda la información posible, aunada con los conocimientos técnicos tradicionales y científicos.

Actividades sugeridas

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Temas

Actividades

Secuencia 2. Tecnología para la Actividad 1. Integración grupal. sustentabilidad Participación comunitaria. Los pilares del 2.1. Sustentabilidad desarrollo sostenible. En esta actividad deberán planear entre todos, una estrategia para explicar a otras personas lo que han analizado sobre el desarrollo sostenible y cómo podría beneficiar a su comunidad. Pueden realizar un periódico mural, reuniones informativas, folletos y carteles, una serie de conferencias, una obra de teatro, o cualquier otra actividad que se les ocurra. En cualquier caso, planeen sus acciones y prevean los recursos necesarios. Quizá requieran profundizar en la información y conocer cómo se hace en otros lugares. Para ello consulten libros, revistas, Internet, etcétera. No olviden abrir la oportunidad de conocer las opiniones y comentarios de otras personas a través de una libreta, un buzón, en discusiones abiertas, entre otros medios, etcétera.

Material de apoyo Centro de Educación y Capacitación para el Desarrollo Sustentable: http://www.semarnat.gob.mx/educacionambiental/Pages/inicio.aspx Instituto Nacional de Ecología:

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http://www.ine.gob.mx http://cuentame.inegi.gob.mx/ www.fansdelplaneta.gob.mx www.ecopibes.com http://www.ambiente.gov.ar/faunactiva/

Glosario Avenamiento: Drenar, desaguar.

Bibliografía Antequera I.B.J. y E. Carrera G., Indicadores de sustentabilidad, Catedra UNESCO de Sustentabilidad, Universitat Politécnica de Catalunya, en: http://portalsustentabilidad.upc.edu/detall_01.php?numapartat=6&id=75 Busquets R.P. y E. Carrera G. Huella ecológica, Catedra UNESCO de Sustentabilidad, Universitat POLITÉCNICA de Catalunya, en: http://portalsustentabilidad.upc.edu/detall_01.php?numapartat=2&id=41 Cano M., I. Cruz y A. Canadell, La sustentabilidad en 5 minutos, Catedra UNESCO de Sustentabilidad, en: http://portalsustentabilidad.upc.edu/so.php?menutop=2 FAO y Asociados, Alimentar la Mente para Combatir el Hambre, Martí, N., Alimentación I: necesidad y sistema, Cátedra UNESCO de sostenibilitat, Universidad Politécnica de Catalunya, en: http://portalsostenibilitat.upc.edu/llistat_apartat.php?numapartat=0&id=186 Fürst E., El debate actual sobre indicadores de sustentabilidad, promoviendo un cambio de ACTITUD hacia el Desarrollo Sustentable, Proyecto de Apoyo al Sistema Nacional para el Desarrollo Sustentable, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Banco Interamericano de Desarrollo, 1998. Estrategias locales para acelerar la sustentabilidad, estudios de caso de éxitos de gobiernos LOCALES, en: http: //www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC_ ESTRATEGIAS_locales_para_acelerar_la_sostenib McKeown, Rosalyn, Manual de Educación para el Desarrollo Sostenible Versión 2, Centro de Energía, Medio Ambiente y Recursos Universidad de Tennessee, EUA, 2002, pp. 94-98. Rath, A, “Tecnologías no contaminantes y Cooperación hemisférica”, en: REDES REVISTA de Estudios Sociales de la Ciencia, Buenos Aires, Universidad Nacional de Quilmes, edición bilingüe, marzo de 1998, pp: 83-106.

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CONSEJO COORDINADOR EMPRESARIAL: HTTP://WWW.CCE.ORG.MX/CESPEDES/PUBLICACIONES/OTRAS/INFRAESTRUCTURA_AMB/C AP_1-INFRA.PDF HTTP://WWW.ELOCAL.GOB.MX/WB2/ELOCAL/ELOC_INDICADORES_DE_SOSTENIBILIDAD_ FORUM_CIVICO_PA HTTP://WWW.OBJETIVOSDELMILENIO.ORG.MX/ WWW.UNESCOEH.ORG/EXT/MANUAL/HTML/POBLACION2.HTML

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