Notes For Freshers 2009

Notes for  Graduate Freshers

2008

Contents Section 1

Start of Term

Section 2

MCR

Section 3

Matriculation

Section 4

Libraries

Section 5

Photographs

Section 6

Entry for overseas students

Section 7

Accommodation & Meals

Section 8

Fees/Charges

Section 9

Examination Entry

Section 10

Medical Facilities

Section 11

Welfare

Section 12

Chapel

Section 13

Before you come up ­ Check List

Please note:  In this booklet you are asked to complete and return a number of forms to  the Academic Administrator.   It is hoped that you will be able to do this as one complete  package, preferably as soon as is convenient, but definitely no later than 22nd August.

One START OF TERM Michaelmas Full Term begins on Thursday 9th  October 2008.   However, graduates are  often asked by their Department to come up earlier than this; and formal inductions are  arranged in College from Monday 6th October; the Bursar usually makes graduate rooms  available from September 22nd onwards (see also section 7). Meetings to Note in 0th Week Event

Time and Location

Chaplain’s Teas College Library Induction I.T. Induction Welfare Meeting  O.U.S.U. Freshers’ Fair

4­5pm, Monday 6th – Friday 10th (Main Hall) 2pm Wed 8th October 3pm Monday 6th  (Baring Room) 5.30 pm Monday 6th (Baring Room) At allotted times (Examination Schools)

(This is organised by the O.U.S.U. in the Examination Schools.  Here various organisations will encourage  you   to   join   them.     It   is   usually   best   not   to   part   with   membership   fees   at   the   Fair   but   to   go   along   to  introductory meetings and decide then whether or not to join.)

Graduate Freshers’ Dinner Medical Registration Hertford’s Freshers’ Fair

th

Friday 24  October  Saturday 11th (in College) Saturday 11th  (in College)

1st Week It  is  essential  that all students new to Oxford attend the Matriculation Ceremony on  Saturday 18th October, at which you will formally become a member of the University.  Details will be placed in your College pigeonhole. A group photograph will be taken after  the ceremony. Term Dates The dates for residence for the academic year 2008/2009 will be as follows: Michaelmas Term

Thursday 9th October to Saturday 6th December 2008

Hilary Term

Thursday 15th January to Saturday 28th March 2009

Trinity Term

Thursday 23rd April to Saturday 20th June 2009

Please note that, due to the demands of research, these dates are for guidance only. 

Two THE MIDDLE COMMON ROOM (MCR)

All   graduates   are   members   of   the   MCR   and,   as   members,   are   welcome   to   use   the  facilities offered by the College. These consist of a computer room, a tea room with an  open fire and kitchen unit, bathroom, post room, and a reading room (the Octagon) which  was converted from a 15th century chapel. The MCR also provides magazines, daily  newspapers, complimentary tea and coffee, a wine cabinet, a large selection of films, and  a myriad of social activities (which are listed on the MCR Term Card).  The MCR is run  by the President and an elected Committee of 15 students. This Committee is intended as  a support structure for the MCR, and any Committee member would be willing to advise  you on questions you may have when settling into Oxford Life. As well as having access  to MCR facilities, graduates also have access to the JCR and associated facilities.

When you arrive, you should visit the Lodge, the Academic Administrator and the MCR  President.  The MCR President will be on hand to welcome you and, at arranged times,  will   show   you   around   the   College   and   the   Octagon   (the   MCR   quarters).   Post   for  members of the MCR is left, in the first instance, in the Lodge, and is then taken by one  of the MCR officers to the Octagon where it is distributed into pigeonholes.

Every   Graduate   is   allocated   a   ‘College   Advisor’;   a   member   of   the   Senior   Common  Room, who will be on hand to offer guidance. 

The Tutor for Graduates, Dr Christopher Tyerman, is responsible for graduates and he may  be contacted via the Academic Administrator. The Chaplain, Nurse and Junior Deans tend to  students’   welfare   needs,   and   the   MCR   also   has   its   own   Welfare   Officer,   who   may   be  contacted through the MCR President, Toby Murray, ([email protected]).

Three UNIVERSITY CARD & MATRICULATION

On arriving at College you should go to the College Office to collect your University  Card   which   will   give   you   access   to   Libraries   and   Departments.   On   the   morning   of  Saturday   18th  you   will   be   required   to   attend   the   Matriculation   Ceremony   in   the  Sheldonian Theatre. 'Sub fusc' must be worn (i.e. for men ­ dark grey or black suit, white  shirt, white bow tie, dark shoes; for women ­ black skirt or trousers, white shirt, black tie,  black tights & shoes. Gowns & caps are also worn.) New or second hand gowns may be  obtained from shops in the town:  Castell & Son, 13 Broad Street (tel. 01865 244000);  Shepherd & Woodward, 109 High Street (tel. 01865 249491); or Walters & Co., 10 The  Turl (tel. 01865 241848). Details of Matriculation will be given to you in 0th Week.

Four LIBRARIES  i)

Bodleian Library

This is the University Library, it is a copyright deposit library and as such does not lend  books. Admission is by means of your University (‘Bodleian’) Card.  ii)

College Library

 Access to the Library is by wicket key, issued by the Lodge to students on arrival. There  is a computer room in the library basement, and all desks have computer points. There  will be an introductory tour of the College Library before the start of term, at which  copies of the Library Information booklet will be available. 

iii)

Faculty Libraries

Each   faculty   or   division   maintains   its   own   Library.   The   details   of   registration   and  admittance to those Libraries are distributed by each department.

Five   PHOTOGRAPHS   In addition to the photograph for the University Card, you are also required to submit as  soon   as   possible   to   the   Academic   Administrator  four  passport­size   photographs   of  yourself, with your name written on the back.  These are essential for College records.  

Six OVERSEAS STUDENTS Please   refer   to   the   Oxford’s   International   Student   Advisory   Service:  www.admin.ox.ac.uk/io/  See   the   Government   website   for   further   details:    www.ukvisas.gov.uk   .  

Seven ACCOMMODATION AND MEALS Meals are served in Hall at the following times: Breakfast 8.15 ­ 9am        Monday­Friday Brunch 11am ­ 12.30pm     Saturday & Sunday during term Lunch 12.15 ­ 1.30pm       Monday­Friday Dinner 6 ­ 6.45pm        Monday­Friday. Formal Hall 7.15pm        Wednesdays & Sundays (only in term) College Guest Night 7.15pm        Fridays of 4th and 8th weeks (Dinner is not served on Saturdays) Meals are purchased by swiping your University card, and the cost is added to your battels  bill the following term.

Accommodation It is hoped to allocate rooms in College accommodation for almost all Fresher Graduates  during their first year, and an application form for this will already have been sent to you  unless you were informed otherwise.   You should collect your keys from the College  Lodge on arrival.   N.B. you will be required to sign a Licence to Occupy College  Accommodation;   a  refundable   deposit   of   £75  will   be   added   to   your   first   term’s  battels bill  Parking is heavily penalised and only 20 mins are allowed for unloading.  Please note that, because of the difficulties of parking in Oxford, graduates are strongly  advised NOT to bring cars to Oxford.  Basic furniture and heating will be provided as  will pillows, duvet, duvet cover with matching pillowcase, white pillowcase and white  sheet, but you should bring your own towels and such items of crockery and cutlery as  you may need. All graduate rooms have telephone connection points provided via the  NTL cable network; phone cards can be purchased from the Lodge. All internal calls are  free.  In all college accommodation internet access is available directly via the University  ethernet system.

For those who have not been allocated rooms or who wish to live in private lodgings, the  University Accommodation Officer, Ewert House, Ewert Place, Summertown, Oxford  OX2   7BZ   [tel.   01865­278286   (single)   or   01865­278287   (married)   email:  [email protected]] will supply a list of lodgings which you  may find helpful.  You must live within 25 miles of the centre of Oxford or seek special  dispensation from this limit. Please let the Lodge and the College Office have your address as soon as you have  found accommodation.  If you change your address, please let us know. Graduates often request to come up early and may do so any time after September 22 nd,  however, you do have to pay extra for any College accommodation before Thursday 9 th  October at the vacation rate of £13.66 per night.  Please use the Lodge Slip to advise us  when you plan to arrive.

Electoral Roll  The College can register only those people who are actually living in  College property and who are eligible to vote.  Notices will be posted about this.  It is  advisable for UK graduates to ensure that they are on the electoral roll of their home  district so that they can apply for a postal vote there in the event of an election.  You will  usually   be   eligible   to   vote   in   either   place.   EU   graduates   may   apply   for   a   form   to  participate if they wish to do so and a notice to this effect will be posted in College in  October.

Bicycle Registration All students are required to register their bicycles.  Registration  transfers are available free of charge from the Lodge, which keeps a record of all  numbers and will advise you on how to attach them. You may also borrow the UV  marker to mark your property with the same number as your bicycles.  Other items to note •

There are strict regulations in the College regarding  noise.   You might find it  helpful to bring headphones for radio, hi­fi, TV. etc.

•

You should ensure that all of your personal possessions are covered by insurance  against theft and fire.  The College can accept no responsibility for your personal  possessions.

•

Each individual television requires a licence; it is not covered by the College's  own TV licence

Eight FEES AND CHARGES  A statement of fees and College charges payable during the academic year 2008/9 will be  detailed in the new version of the booklet "Information for Members", which will be  available to view on the College website from the end of August, and a hard copy will  await   your  arrival.  Please  read  it  carefully  as  it   is   the  official   College  rulebook  and  contains important information on academic and domestic procedures at Hertford. 

Please note that College fees are due at the beginning of the year unless the permission of  the Bursar has been received for you to pay termly; the bill will be sent to YOU unless  you notify us otherwise.  If you are a Graduate who is not funded by any public body you  must   provide a  written  statement  (Financial  Guarantee)  that  you   understand  the  level of expenditure involved and can meet it and that another person has agreed to  pay it if you fail to do so yourself.  Any maintenance grant is normally sent direct to the College for you to collect at the  beginning of each term. Battels (i.e. College bills for room, meals, etc.) are also payable  at the beginning of each term.  Interest is charged on battels still outstanding by the end  of 5th Week. Bank accounts  You will be required to pay your College Battels (charges for rent and  food). To pay by card or cheque you will need to have a UK Bank Account.  As proof of  your student status, banks will ask you to produce (i) your 'offer of a place' letter and (ii)  your University Card (which you will receive on arrival here).   Following legislation  placed upon banks by the Regulator, Financial Services Authority, the banks have  been required to request further information, especially from those students visiting  from   overseas.   The   following   additional   information   will   be   required:   proof   of  identification, passport, confirmation of your address while living in the UK and, if  appropriate, your home address overseas, using separate documentation for both  which   must   be   in   some   form   of   official   documentation.     If   an   overseas   student  already holds a bank account in their home country an up to date statement would  be of assistance.  

Students from Overseas 

Please   note   that   if   you   believe   you   satisfy   the   Oxford 

University   regulations   to   pay   fees   at   the   UK/EU   rate   then   you   should   contact   the  Academic Administrator immediately who will then advise on the documentary evidence  required. 

Nine

EXAMINATION ENTRIES & DICTIONARIES For some courses, examination entry forms may have to be submitted within the first few  weeks of your arrival at Oxford. As there is a penalty charge for late submission, you are  advised to watch your pigeonhole and email for notification. If English is not your first  language and you wish to request permission to use a bilingual dictionary in an exam,  you must tell the College Office as soon as possible.

Ten MEDICAL FACILITIES It is a requirement that every student must register with an Oxford doctor.  The College  Doctors are Dr John Sichel and Dr Diana Ferguson; you should complete the enclosed  questionnaire and return it direct to Dr Sichel in the envelope provided by 22 August.  The doctors will meet all Freshers in College on the morning of Saturday 11th October.  Please bring your NHS medical card, if you have one to this meeting. You can, if you  wish, register with a different doctor, in which case, the name and address of your doctor  should be notified to the Academic Administrator and the Lodge. Graduate students are offered reduced rates by the Dentist, Mr David Beardmore. His  surgery details are: 130 High Street, Oxford. Tel: 01865 249492. The College Nurse holds a surgery every weekday from 0th to 9th Week in the medical  room in OB1 Basement.  She is able to deal with minor illnesses and refer students to the  doctors.  She will visit students in their rooms if they are too unwell to attend surgery.  She will provide confidential advice and/or referral on health matters, vaccination or  welfare problems. The Nurse’s hours are displayed on the outside of the Surgery door  and on the Hertford College web pages.  The doctors hold a weekly surgery in College in  the medical room during term. Overseas  students   are  normally  eligible   for  free   NHS   treatment.    However,  overseas  students   undertaking  clinical   medical  work   or   work   involving   contact   with   hospital 

patients here must bring with them a satisfactory X­ray film taken during the previous 12  months and submit this to the Academic Administrator on arrival.  Failure to produce this  will mean that an X­ray examination will have to be arranged during your first term in  Oxford.  Evidence of Hepatitis B vaccination is also required.

Eleven

WELFARE The Chaplain, Leanne Roberts; the Dean, Professor Devenish; and the Nurse, Yo Davies,  are responsible for the pastoral care of all the students. The Welfare team (which also  includes the Junior Deans, MCR Welfare Officers, and Peer Supporters), is here to help  make your time in Oxford as happy as possible.   The Chaplain lives in College and is  always   pleased   to   speak   in   confidence   with   any   member   of   College,   irrespective   of  religious affiliation, regarding any matter. She is usually available in her room (NB2/8) –  just call in or email to make an appointment ([email protected]). The College  Nurse is a mental health professional, trained in problem­solving methods.

Twelve

THE CHAPEL The Chapel, located in OB Quad is open to all students irrespective of belief. The College  Chaplain is the Reverend Leanne Roberts, who is supported by a team of Wardens and the  Organ Scholar. Hertford also has an active Roman Catholic community and Christian  Union.  Although the Chapel is a place of Christian worship, Leanne is available for all students,  regardless of faith, and will be very happy to point those of other faiths in the appropriate  direction. There is much university provision for all denominations and religions; please  see the links on the Hertford Chapel website.  The first Chapel service of term will be 5.45pm Choral Evensong on Sunday 12th October  to which all are welcome. The Chaplain hosts tea and cake in Hall every afternoon of  Freshers’ Week: a good chance to get to know people.

Thirteen BEFORE YOU COME UP­ CHECK LIST The following items should all be returned, preferably as one batch, and no      later      than 22      August 2008, addressed to the ACADEMIC ADMINISTRATOR

q

Next of Kin form

q

Medical Questionnaire, and Medical Registration form (please return to Dr 

q

Send 4 further passport­sized photographs (with your name written on the back 

Sichel in the envelope provided.)

of each).  

q

If you have not already done so, please send written proof in respect of financial 

q

Electrical Equipment Safety form.  

q

Lodge slip 

q

If you intend to study for a 2nd undergraduate degree, you will probably need to 

provision for your course.

qualify for Senior Status and for this you will have to submit either your original  degree certificate or an original transcript (a photocopy is not sufficient), plus a  written statement from your university confirming your three years' residence  there.  Please bring these documents with you and give them to the Academic  Administrator on arrival.

College Office Contact Details The Academic Administrator, Hertford College, Oxford OX1 3BW Tel: 01865 279423 Fax: 01865 279466 Email: [email protected]