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ANEXO N° 8 FORMATO DE ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO En las instalaciones de la ……………………………………………………, ubicada en ………………………………….., Distrito de ………………………, Provincia de ……………………………..y Departamento Puno, siendo las…………………………horas del día………de……………..del 20…..; se reunieron los siguientes integrantes de la Sub Comisión de Inventario 20……, designada mediante Resolución N°…………, de fecha……..de………del 20….; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en la Directiva N° 001-2016-UGEL-C-ADM/CP, para dar inicio a las actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento al numeral 7.6.3.4.4 de dicha Directiva. -

………………………………………………….(Presidente) ………………………………………………….(Secretario) ………………………………………………….(Integrante) ………………………………………………….(Integrante) ………………………………………………….(Veedor)

Existiendo el quórum reglamentario el Presidente da por válidamente instalada la Sub Comisión de Inventario y luego de deliberar toman los siguientes acuerdos: ACUERDOS: (Indicar: las delegación de funciones, materiales a utilizarse, plazos para la entrega de la información, comunicación a los distintas ambientes (Dirección, aulas, centros de cómputo, etc.)).

No otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesión, siendo las…………….horas del mismo día, procediendo los participantes a suscribir la presente acta en señal de conformidad.

…………………………………………….. Presidente

……………………………………………. Secretario (a)

……………………………………

ANEXO N° 10 FORMATO DE ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO

ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO En las instalaciones de la ……………………………………………………, ubicada en ………………………………….., Distrito de ………………………, Provincia de ……………………………..y Departamento de la Libertad, siendo las…………………………horas del día………de……………..del 20…..; se reunieron los siguientes integrantes de la Sub Comisión de Inventario 20……, designada mediante Resolución N°…………, de fecha……..de………del 20….; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en la Directiva…………………………………………………………de fecha………………para dar inicio a las actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento al numeral 7.6.3.4.4 de dicha Directiva. -

………………………………………………….(Presidente) ………………………………………………….(Secretario) ………………………………………………….(Integrante) ………………………………………………….(Integrante) ………………………………………………….(Veedor)

ACUERDOS: (Indicar: locales o ambientes verificados, hechos producidos: etiquetado, dificultades, procesamiento de información, resultados: especificar la cantidad de los bienes sobrantes, faltantes y las acciones a seguir, otros).

No otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesión, siendo las…………….horas del mismo día, procediendo los participantes a suscribir la presente acta en señal de conformidad.

…………………………………………….. Presidente

……………………………………………. Secretario (a)

…………………………………… Integrante

ANEXO N° 12 FORMATO DE INFORME FINAL DE INVENTARIO Para las IIEE INFORME FINAL DE INVENTARIO N°…………………………….. Lugar y fecha:……………………………………….…… I.

ANTECEDENTES  Exponer la revisión de los inventarios anteriores;  Revisión de documentos fuentes;  Etc.

II.

BASE LEGAL  Ley N° 29151, “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”.  Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, que aprobó el Reglamento de la Ley N° 29151.  Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”.  Resolución N° 039-98/SBN, de fecha 24.03.98, que aprobó el “Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado”.  Resolución N° 158-97/SBN, de fecha 23.07.97, que aprobó el “Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado” y Directiva que norma su aplicación.

III.

PROCEDIMIENTOS Actividades desarrolladas:  Fase de Planificación : Formación de la Sub Comisión de Inventarios, capacitación realizada, condiciones previas adoptadas, cronograma de actividades, etc.  Fase de campo : Toma de inventario.- levantamiento de información, etiquetado, etc).  Fase de gabinete : Análisis de datos, digitación en los formatos, migración de información, etc.  Conciliación : Coordinación entre Patrimonio y Contabilidad, elaboración de Acta de Conciliación, etc.)  Otras actividades : Etiquetado, dificultades habidas, tiempo de ejecución, etc.

IV.

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS  Relación de alta de bienes muebles en forma mensual (a partir del 2017)  Relación de actualización de bienes patrimoniales al 31/12/2016  Relación de bienes de la institución que serán propuestos para baja.  Relación de bienes sobrantes al 31/12/2016  Consolidado de bienes muebles – Inventario físico al 31/12/2016 :  Relación detallada de bienes faltantes (perdidos, hurtados, robados, etc.)  Relación detallada de bienes dados de baja y en custodia  Relación de bienes que no se encuentran en uso por la institución  Relación de bienes prestados por otras entidades.  Relación de servidores responsables del inventario  Otros resultados no contemplados (códigos eliminados, modificaciones; Reportes: de locales, de ambientes por local, de trabajadores, etc.)

V.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

VI.

FIRMA DE TODOS LOS MIEMBROS DE LAS SUB COMISIONES DE INVENTARIO  Suscripción del Informe por todos los miembros de la Sub Comisión de Inventario.

…………………………………………….. Presidente

: ANEXO N° 4 : ANEXO N° 5 : APÉDICE A : ANEXO N° 6 ANEXO N° 11 : Anexo “a” : Anexo “b” : Anexo “c” : Anexo “d” : Anexo “e” : Anexo “f”

……………………………………………. Integrantes

EXPLICACIÓN DE LOS ANEXOS 2

RELACIÓN DE ALTA DE BIENES MUEBLES.- Son aquellos ingresados a la IE en forma mensual a partir del año 2016.

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RELACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES PARA ACTUALIZACIÓN.- Son aquellos reportados de las IIEE a la UGEL-C al 31/12/2016; por lo que deberán ser actualizados sus estados de condición en el SIGA – Módulo Patrimonio.

APÉNDICE A RELACIÓN DE BIENES DE LA INSTITUCIÓN QUE SERÁN PROPUESTOS PARA BAJA.- Son aquellos de propiedad de la Institución que se encuentran en sus depósitos, almacenes u oficinas, los mismos que no están siendo utilizados por estar obsoletos, su mantenimiento o reparación resulta onerosa o se encuentran en estado de excedencia, los mismos que deberán ser dados de baja de conformidad con la Directiva vigente. 5

RELACIÓN DE BIENES SOBRANTES.- Son aquellos bienes cuyo origen y presencia en la institución es desconocido o en todo caso no se cuenta con la documentación suficiente para darlos de alta. Estos bienes no deben figurar en el registro contable y patrimonial (SIGA – Módulo Patrimonio) hasta que se regularice su situación.

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CONSOLIDADO DE BIENES MUEBLES – INVENTARIO FÍSICO AL 31/12/2016.- Son aquellos bienes de propiedad de la Institución, que se encuentran descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, han sido adquiridos bajo cualquier modalidad y figuran en los registros contable y patrimonial (SIGA – Módulo Patrimonio).

“a” RELACIÓN DE BIENES FALTANTES.- Son aquellos que figuran en los registros contable y patrimonial (SIGA – Módulo Patrimonio) y que luego de culminado el proceso de inventario no fueron ubicados (aún no dados de baja por alguna de las causales indicadas en la presente directiva. Estos bienes deben continuar registrados hasta que se regularice su baja de conformidad con la normatividad vigente. “b” RELACIÓN DETALLADA DE BIENES DADOS DE BAJA Y EN CUSTODIA.- Son aquellos que han seguido un proceso de baja y cuentan con Resolución que aprueba la baja y aún no tienen actos de disposición o han quedado en la condición de desiertos o abandonados luego de un proceso de venta. “c” RELACIÓN DE BIENES QUE NO SE ENCUENTRAN EN USO POR LA INSTITUCIÓN. “d” RELACIÓN DE BIENES PRESTADOS POR OTRAS ENTIDADES. “e” RELACIÓN DE SERVIDORES RESPONSABLES DEL INVENTARIO.- Son las personas que participaron en el proceso de inventario (tanto de la Sub Comisión de Inventario, Equipos de Apoyo y los responsables). La información debe contener los datos básicos de nombres, apellidos y función o trabajo desarrollado). “f” OTROS RESULTADOS NO CONTEMPLADOS.- Son los reportes que la institución pueda obtener para los fines que le compete y de interés para complementar la información del inventario, tales como: modificaciones, reportes de locales, reportes por usuario, reporte de áreas por aulas, de trabajadores, etc.

ANEXO N° 14

MODELO DE RESOLUCIÓN DE SUB COMISIÓN DE INVENTARIO

Resolución Directoral Institucional N°……………I.E. N°……………..………… Lugar y fecha,………………………… Visto la Directiva N°………”Normas y Procedimientos para la toma y presentación de inventarios físico de bienes muebles y otros por la Sede Central, IIEE y Programas Educativos de la UGEL-C” que establece conformar la Sub Comisiones de Inventario de bienes patrimoniales que se hallen en la IE de acuerdo a las normas legales vigentes;

CONSIDERANDO: Que, mediante Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”, establece constituir la Comisión de Inventario que tendrá a su cargo el procedimiento de toma de inventario de la entidad; Que, mediante Directiva N° 001-2015-UGEL-C-ADM/CP “Normas y Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles de la Sede, Instituciones Educativas y Programas Educativos de la UGEL - Carabaya”, establece la conformación de las Sub Comisiones de Inventario en cada una de las Instituciones Educativas; De conformidad con la Ley N° 28044 – Ley General de Educación; Ley N° 27444; Ley N° 29151 – Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales;

SE RESUELVE: Artículo Primero.- CONFORMAR LA SUB COMISIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES PATRIMONIALES de la Institución Educativa N°…………………….Lugar…………………………..; Distrito………………………………; Provincia………………………., para el año 2017 el mismo estará conformado por: Presidente Director Secretario Administrativo Integrante Docente conei Veedor Presidente APAFA

Artículo Segundo.- DISPONER, la notificación a los interesados.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.

________________________________ DIRECTOR DE I.E.

ANEXO N° 15 MODELO DE RESOLUCIÓN DE ALTA

Resolución Directoral Institucional N°……………I.E. N°……………..………… Lugar y fecha,………………………… Visto el Informe Técnico N°……………………, de fecha…….de ……….del 20….; donde la Institución Educativa N°.:…………………….mediante sustento, recomienda a la Oficina de Control Patrimonial de la UGELC proceder el Alta de bienes muebles al patrimonio de esta institución, aprobando el Alta de siete (7) bienes muebles, siendo un total de cuatro (4) folios útiles;

CONSIDERANDO: Que, mediante Ley N° 29151 se aprobó la Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales, el mismo que está reglamentado por el Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA; Que, mediante la Resolución N° 046-2015/SBN se aprobó la Directiva N° 001-2015/SBN, que regula los “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”; Que, mediante la Resolución Directoral Directiva N° 001-2015-UGEL-C-ADM/CP “Normas y Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles de la Sede, Instituciones Educativas y Programas Educativos de la UGEL - Carabaya”; Por lo que, en esta oportunidad la Municipalidad Distrital de ollachea, en calidad de “Donación” hace la entrega de 6 (seis) Computadora Personal Portátil y un (1) impresora láser, en beneficio de la calidad educativa; Que, mediante el Informe Técnico N°…………….., de fecha …..de ……… del 20……., la Institución Educativa N°…………….mediante sustento, recomienda a la Oficina de Control Patrimonial de la UGEL-C el Alta de ………. bienes muebles, por el Acto de Adquisición de……………….…………………………., conforme a lo regulado en el numeral 7.1.2 de la Directiva N° …………………………………….; Que, la Oficina de Control Patrimonial de la UGEL-C ha revisado los documentos sustentatorios de la Alta, encontrándolos conformes y procediendo aprobarlos; De conformidad a lo dispuesto por la Ley N° 29151, el Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, Directiva N° 001-2015/SBN, y las disposiciones de la Directiva N° 001-2016-UGEL-SC-ADM/CP, respectivamente;

SE RESUELVE: Artículo Primero.- ACEPTAR la donación de siete (7) bienes muebles nuevos a favor de la Institución Educativa N°………………………………………….., por el Acto de Adquisición de “Aceptación de donación de bienes”, con un valor de tasación de S/. 15,480.00 (Quince mil cuatrocientos ochenta con 00/100 Nuevos Soles), cuyas características se detallan en el ANEXO N° 4 “Alta de Bienes Muebles en forma Mensual” que forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo Segundo.- APROBAR el Alta de los bienes muebles al registro patrimonial y contable de la Institución, conforme a la normatividad del Sistema Nacional de Contabilidad.

Artículo Tercero.- COMUNICAR la presente Resolución y su respectivo anexo a la UGEL – Carabaya – Control Patrimonial, dentro del plazo de 10 días de suscrita la presente, para su posterior envío a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN). REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.

_______________________________ DIRECTOR DE I.E.

ANEXO N° 16 MODELO DE RESOLUCIÓN DE BAJA

Resolución Directoral Institucional N°……………I.E. N°……………..………… Lugar y fecha,………………………… Visto el Informe Técnico N°……………………, de fecha…….de ……….del 20….; donde la Institución Educativa N°.:…………………….mediante sustento, recomienda a la Oficina de Control Patrimonial de la UGELC proceder la Baja de bienes muebles del patrimonio de esta institución, resultando aprobados la baja de ochenta (80) bienes muebles, siendo un total de seis (6) folios útiles;

CONSIDERANDO: Que, mediante Ley N° 29151 se aprobó la Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales, el mismo que está reglamentado por el Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA; Que, mediante la Resolución N° 046-2015/SBN se aprobó la Directiva N° 001-2015/SBN, que regula los “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”; Que, mediante la Resolución Directoral Directiva N° 001-2015-UGEL-SC-ADM/CP “Normas y Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles de la Sede, Instituciones Educativas y Programas Educativos de la UGEL - Carabaya”; Que, mediante el Informe Técnico N°…………….., de fecha …..de ……… del 20……., la Institución Educativa N°…………….mediante sustento, recomienda a la Oficina de Control Patrimonial de la UGEL-C la Baja de ………. bienes muebles, por las causales de ……………….,…………………………., conforme a lo regulado en la Directiva N° 001-2015/SBN; Que, la Oficina de Control Patrimonial de la UGEL-C ha revisado los documentos sustentatorios de la Baja, encontrándolos conformes y procediendo aprobarlos; De conformidad a lo dispuesto por la Ley N° 29151, el Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, Directiva N° 001-2015/SBN, y las disposiciones de la Directiva N° 001-2016-UGEL-SC-ADM/CP, respectivamente;

SE RESUELVE: Artículo Primero.- APROBAR LA BAJA definitiva de ochenta (80) bienes muebles correspondientes de la Institución Educativa N°………………………………………….., por las causales de “Obsolescencia Técnica”, “Mantenimiento o Reparación Onerosa” y “Hurto”, con un valor en libros total de S/. 4,055.70 (Cuatro Mil Cincuenta y Cinco con 70/100 Nuevos Soles), cuyas características se detallan en el APÉNDICE A “Baja de Bienes Muebles” que forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo Segundo.- AUTORIZAR la cancelación de la anotación en el registro patrimonial y la extracción contable de los bienes descritos del patrimonio de la institución

Artículo Tercero.- COMUNICAR la presente Resolución y su respectivo anexo a la UGEL – Carabaya – Control Patrimonial, dentro del plazo de 10 días de suscrita la presente, para su posterior envío a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN). REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.

________________________________ DIRECTOR DE I.E.

ANEXO N° 17 FORMATO DE ACTA DE SUPERVISIÓN

ACTA DE SUPERIVISIÓN

En las instalaciones de (nombre de la Institución Educativa), ubicada en (anotar la dirección exacta), del Distrito de…………………………., Provincia de………………………………..y Departamento de…………………………………., siendo las………………horas del día…….de……………………..de 20…….., se reunieron las siguientes personas: 1. (Nombre del Director) identificado con DNI N°………………..(Representante IE………………………………). 2. (Nombre del Supervisor) identificado con DNI N°………………..(Supervisor de la UGEL-C).

de

la

La reunión tuvo por finalidad proceder con la supervisión que comprende la verificación física y el estado de conservación de los bienes muebles, así como la verificación de los procedimientos y la garantía de la aplicación de las normas vigentes. Habiéndose realizado la presente supervisión se concluye lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

-------------------------------------Director (a) de I.E.

----------------------------------Supervisor de la UGEL-C