Migracion Sin Retorno

Migración sin Retorno Abstract: Migración sin Retorno es un termino creado para mostrar como se pueden realizar procesos exitosos de migración desde cualquier plataforma comercial de SoftWare operativo y aplicativo hacia la nueva tendencia, que tiene como base del negocio el Open Source, en ambas áreas de cubrimiento. Es también un termino creado para mostrar procedimientos exitosos y debidamente probados en múltiples procesos de migración. También es una muestra detallada de los costos reales de propiedad TCO en un proceso de cambio e implementación de OpenOffice.org, mostrados de modo comparativo y con varíales idénticas a un proceso similar con Ms Office 2007. Finalmente y de manera especial se enfrentan los temores clásicos que el usuario final presenta de manera evidente ante procesos importantes de cambio y que podrían cambiar, reorientar o simplemente reemplazar los viejos paradigmas y procedimientos tradicionales. Abstract Migration without Return is I finish created to show like can be made successful processes of migration from any commercial platform of operative and aplicativo Software towards the new tendency, that it has as it bases of the business the Open Source, in both areas. It is also was created to show procedures successful and properly proven in multiple processes of migration. Also it is a detailed sample of the real costs of property TCO in a process of change and implementation of OpenOffice.org, shown of comparative way and identical variales a similar process with Ms Office 2007. Finaly and of special way the classic fears face that the end user presents/displays of evident way before important processes of change and that they could to change, to reorient or simply to replace the old paradigms and traditional procedures.

Plan general: 

Definición y conceptos básicos.



Migración, según la RAE es :  Acción y efecto de pasar de un país a otro para establecerse en él. Se usa hablando de las migraciones históricas que hicieron las razas o los pueblos enteros.  Viaje periódico de las aves, peces u otros animales migratorios.  Desplazamiento geográfico de individuos o grupos, generalmente por causas económicas o sociales.



Para nosotros Migración será de ahora en adelante:  Desplazamiento cibernético exitoso de individuos, compañías o grupos, a Open Source, por causas evidentemente ventajosas en los sectores económico y social, pero sobre todo por LIBERTAD.



Paradigma según la Rae es:  (Del lat. paradigma, y este del gr. παράδειγμα)..  Cada uno de los esquemas formales en que se organizan las palabras nominales y verbales para sus respectivas flexiones.  Conjunto cuyos elementos pueden aparecer alternativamente en algún contexto especificado.



Para nosotros Paradigma será de ahora en adelante:  Cada uno de los esquemas formales y/o tradicionales en que se organizan las entidades, organizaciones y que a la luz de los nuevos esquemas de servicio, relaciones usuario/soporte y mercadeo viral deben ser seriamente evaluadas, analizadas y de ser necesari reemplazadas por los nuevos formatos de Libertad.



Integración según la RAE es:  Acción y efecto de integrar o integrarse.  Global, total.  Dicho de cada una de las partes de un todo: Que entra en su composición sin serié esencial, de manera que el todo puede subsistir, aunque incompleto, sin ella.  Se dice del signo (∫) con que se indica la integración.  Resultado de integrar una expresión diferencial.



Para nosotros Integración será de ahora en adelante:  Acción y efecto de integrar o integrarse a los procesos y nuevos modelos comerciales de Open Source en complementaciòn, reemplazo o convivencia con los tradicionales modelos comerciales.



Pasión según la RAE es:  Lo contrario a la acción.  Inclinación o preferencia muy vivas de alguien hacia otra persona, afición, arte o cualquier competencia especifica..  Apetito o afición vehemente a algo.  Lo opuesto a: Tristeza, depresión, abatimiento, desconsuelo.



Para nosotros Pasión será de ahora en adelante:  Nuestra enorme inclinación o preferencia viva hacia las nuevas tendencias de Open Source y sus enormes posibilidades reales de éxito en la empresa y las organizaciones modernas. Complementada por nuestro enorme apetito y honesta afición espontanea hacia el Open Source.



Objetivos de un proceso exitoso de Migracion. (Caso OpenOffice.org) 













El Objetivo primario del proyecto es : “Crear una conciencia corporativa clara sobre OpenOffice.org , definiendo su alcance, nivel de uso en las tareas cotidianas, e incorporación en los sistemas de Información y/o misión critica de la organización”. Modificar sustancialmente la “aptitud paradigmática”, que el personal tiene sobre las capacidades y niveles operativos de OpenOffice.org, al compararlo con herramientas usadas previamente. Se debe demostrar con suficiencia que no solo es una excelente herramienta que llena totalmente sus necesidades y que protege todo el trabajo realizado con herramientas anteriores, sino que es en definitiva la herramienta del futuro en la Automatización de Oficina y en la Integración de todo tipo de flujos de Trabajo en la Corporación. Capacitar de manera suficiente y básica al usuario estándar de Microsoft Office y de Corel Office, demostrando de manera contundente que la curva de re entrenamiento prácticamente no existe, que el producto es bastante simple y que el usuario de manera intuitiva puede operarlo proeficientemente. ( se incluye articulo internacional reciente sobre este punto y que toca de manera especial el tema de la “...curva de aprendizaje...”). Capacitar suficientemente al personal Técnico de la entidad, para el soporte, Instalación y mantenimiento posterior del producto. Es importante hacer énfasis en el fortalecimiento del Help Desk, usando los recursos corporativos y los servicios implementados en la Intranet y la red local actual. Crear una Base de Conocimiento, sobre el uso y aprovechamiento productivo de herramientas modernas de automatización de oficina, lo que se fortalecerá con el tiempo, y que deberá ser mantenida y actualizada por el área de soporte técnico. Desarrollo integral de un proyecto de estandarización en el manejo de Formas, Plantillas y Protocolos de comunicación, creando una Cultura Institucional de protección y valoración interna y externa de la Imagen Corporativa de la institución. Empoderar a todo el personal de la Compañía, con las herramientas modernas de Automatización de Oficina, mostrando su real capacidad de integración con los procesos productivos y administrativos de la entidad.



Estrategias de Migración 











Las directivas de la Empresa publicaran de manera abierta, escrita y oficial a toda la comunidad la decisión tomada. Esto debe hacerse en la Intranet y la Web, en los periódicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta dirigida a cada una de las personas vinculadas al proceso Piloto de implementación, en las áreas administrativa, productiva y de control. Esto debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte de la decisión y sus grandes beneficios y que ademas “...invite cordialmente...” a hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de las cabezas de uno o dos de los grupos directivos mas notables ( Gerencia, Presidencia, Junta directiva, etc.). Seleccionar de un grupo piloto, máximo de quince personas, que sean claramente identificables como usuarios de alto potencial en el uso, divulgación y exploración de nuevas tecnologías. Este grupo deberá ser sometido a un proceso particular de Sensibilización y conocimiento detallado de la herramienta. Plan General de Sensibilización dirigido en su primera etapa al personal administrativo, productivo y de ventas, que se realiza en reuniones tipo “auditorio” para grupos numerosos de personas en las instalaciones de la institución y con una duración de dos horas. Para este evento pueden aprovecharse algunos espacios, que para capacitación y/o divulgación de diferentes temas son usados de manera frecuente por el área de Recursos Humanos. Plan general de divulgación y estatus del producto a nivel local, nacional e internacional , comunicando de manera periódica en la Web e Intranet y en las publicaciones institucionales las noticias mas importantes, que muestren de manera real el posicionamiento actualizado del Open Source y/o OpenOffice.org y sus productos relacionados. También se publicaran manuales, documentos, tips, plantillas, áreas de consulta y soporte públicos y en general todo tipo de información que ayude a profundizar y optimizar el uso de la herramienta. Plan general de capacitación Básica de usuarios en OpenOffice.org, este es un programa formal de entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en grupos de máximo 15 personas, les formara de manera suficiente, en el uso de la herramienta. Esta fase se desarrollara en las instalaciones de la empresa usando los recursos adecuados. El plan detallado de este seminario se incluye como parte de este documento. Plan de entrenamiento personal Técnico y de soporte, en este punto se deben formar de tres a cinco personas del área de Informática, que de







manera eficiente sean el soporte posterior para el mantenimiento, instalación y distribución del producto. Este punto se realiza en un seminario especializado de 16 horas y cuyo programa detallado se incluye al final de este documento. Publicación periódica en la Web e Intranet de la institución, de Tips y/o procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten sobre características notables y/o avanzadas del producto. Esta será una función realizada semanalmente por el grupo de soporte Técnico entrenado en el punto anterior. En este punto se iniciara la creación de una base de Conocimientos que sirva para el fortalecimiento y posterior difusión del nuevo modelo de Open Source. Formación avanzada en diferentes áreas de OpenOffice.org, dirigidas a usuarios de áreas especificas que desarrollen con la herramienta aplicaciones, formularios, diálogos y/o procesos interactivos integrados a las aplicaciones corporativas de la entidad. También aquí se incluyen usuarios avanzados en la creación y publicación de documentos profesionales de texto, desarrolladores avanzados de Ideas Creativas con herramientas de dibujo y presentación. En este documento se incluye una descripción detallada de temas y contenidos avanzados del producto. Elaboración de un plan detallado para el proyecto “Estandarización de Formas y Protocolos de comunicación Corporativa”, que doten a la entidad de una herramienta estándar y general para ser usada como elemento único de comunicación corporativa, dentro y fuera de ella.

Análisis de costo de Propiedad TCO. En este punto es imperativo determinar de manera exacta los elementos y variables integrales que deben ser tomados en cuenta para desarrollar un modelo de TCO (Costo de Propiedad de un Producto), pertinente comparativo, que muestre en el tiempo (por lo menos a tres años) su flujo de real de fondos.

Coorporacion ABC S. A. Administración de Variables (Se asum e re entrenam iento para los nuevos usuarios de M s Office 2007) Numero Total de Estaciones Tipo A Tipo B Tipo C

500 95,00% 5,00% 0,00%

475 25 0

Nro. de Equipos/Tipo Kernell Win 95 Win98 W2000 Win Xp

0,00% 3,00% 0,00% 97,00%

0 15 0 485

Nro. de usuarios Tipo A Tipo B Tipo C

350 80,00% 17,00% 3,00%

280 59,5 10,5

3,00% 0,00% 0,00%

10,5 0 0

Crecimiento Tipo A Tipo B Tipo C

Usuarios nuevos por año

Costo Licencia Típica ( u$) Office 12 Std (versión 2007) Office 12 adiciones (versión 2007) OpenOffice.org OpenOffice.org Adiciones Windows xp/Vista

Costos Entrenamiento

Nueva Actualiz ar $ 412 $ 280 $ 580 $ 310 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 255 $ 140

(u$/hora)

Externos (Incluye costos totales para capacitar grupos de 10 personas) Tipo A Tipo B Tipo C Requerimientos Locativos Se requiere Aula Se requieren Viáticos

$25 $25 $40 No 0 0

Internos ( u$) Mes Salarios A Salarios B Salarios C Costos de Productividad Usuarios Tipo A Tipo B Tipo C Total

Hora $ 290 $ 450 $ 890

Horas 12 24 48

$ 1 $ 2 $ 4 Valor u$ $ 4.060 $ 2.678 $ 1.869 $ 8.607

En el anterior modelo se hace una efectiva comparación de Tco en la Corporación ABC S. A., entre OpenOffice.org versión 2.3 y Ms Office versión 2007, se muestran sus respectivos flujo de fondos a tres años vista.. En el siguiente modelo, se muestra el resumen final de costos y su relación grafica en costos unitarios.

Corporacion ABC S.A.

Resumen General de Gastos y Desembolsos 2008-2010

OpenOffice.org 2.3 31.07.08

31.07.09

31.07.10

$0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0

$65.530 $0 $47.500 $0

$0 $59.740 $0 $0

$0 $59.740 $0 $0

$13.115

$2.100

$2.100

$13.115

$2.200

$2.200

Costo aula (máximo 15 usuarios)

$0

$0

$0

$0

$0

$0

Costo viáticos Instructor

$0

$0

$0

$0

$0

$0

$8.607 $4.500

$0 $4.500

$0 $4.500

$8.607 $6.500

$0 $6.500

$0 $6.500

$5.500

$5.500

$5.500

$2.420

$2.420

$2.420

$31.722

$12.100

$12.100

$143.672

$70.860

$70.860

Ítem Licencia Inicial(versión Actual, Julio 31/2008) SA (Agosto 1 de 2008) Productos Complementarios Adecuación Equipos (clase C) Entrenamiento y Reaprendizaje ( Incluye costo Personal)

Costo Reducción Productividad Control de Virus Administración del Conocimiento Totales Generales

MS Office 12 (Office 2007) 31.07.08 31.07.09

$55.922

Comparativo

$285.392

Resumen General

31.07.08 31.07.09 31.07.10

Openoffice.org 2.0.3 $27.722 $8.100 $8.100

Ms Office 12 $85.823 $44.364 $44.364

Costos de Propiedad (TCO) $100.000

$85.823 $80.000

$60.000

$44.364 $40.000

$44.364

$27.722

$20.000

$8.100

$8.100

$0 31.07.08

31.07.09 Openoffice.org 2.0.3

Costo por equipo OO.org 2.3

$160

31.07.10

Ms Office 12

Costo por equipo Ms Office 12

31.07.10

$815

A modo de Ejemplo. Novell Corporation es sin lugar a dudas el mejor y mas contundente ejemplo de Migración y que a modo de ejemplar procedimiento describiremos a continuación: 

Introducción: Durante los últimos cinco años, la aceptación e implementación de nuevas herramientas de oficina ha estado seriamente limitada por ...la real posibilidad de éxito ...., en entidades medias y grandes corporaciones que tengan mil o más puestos de trabajo. ■ Esta nota describirá las partes mas importantes del proceso de migración hacia Open Source (Linux Desktop y OpenOffice.org) de Novell Corporation, tomando como base los artículos publicados en los últimos seis meses por Bill Dunford en la pagina Web de la entidad. Según Debra Anderson CIO de Novell, ... a las empresas que están pensando lanzarse a las aguas de Linux y Open Source, creyendo caer en la oscuridad de lo desconocido, Novell les tiene un simple mensaje: háganlo, el agua esta deliciosa, y continúa afirmando ...hemos probado de manera contundente que las grandes empresas y corporaciones pueden romper exitosamente el paradigma del licenciamiento de software propietario y aún conducir competitivamente sus negocios, obteniendo de paso sustanciales economías corporativas. ■ En Marzo de 2004, la corporación Novell decidió iniciar un proceso global para migrar totalmente a sus 6000 usuarios desde MS Office a OpenOffice.org, actividad que debía ser terminada en Julio del mismo año; simultáneamente el 50% de ellos deberían usar Linux Desktop como cliente de escritorio. Éste no sólo ha sido un exitoso proyecto, lleno de enseñanzas, sino que de manera definitiva eliminó los tabúes y limitaciones que sin razón alguna existían para alcanzar este escéptico y sensible sector de mercado. ■ Antecedentes: Novell ha sido durante los últimos veinte años el más importante productor de Software en las áreas de administración, implementación y control de LAN´s; de hecho su producto Netware fue hasta hace unos cinco años el líder indiscutible del mercado y tenía sin lugar a dudas el más estable y robusto sistema multiplataforma para el montaje y mantenimiento de IntranetWare y LAN´s. ■

Para Novell este panorama cambió radicalmente en el año 2003, cuando en dos inteligentes medidas corporativas se hizo con el control de Suse y Ximian, dos grandes compañías con fuertes raíces en Open Source y en la creación de productos para el

■

■

kernel de Linux en sus diferentes distribuciones. El planteamiento más importante de Open Source, no es, por supuesto, su disponibilidad y uso gratuito, sino el hecho de que es abierto a todo usuario, para estudiarlo, usarlo como se quiera, modificarlo y aún mejorarlo para beneficio de toda la Comunidad. El proyecto fue denominado Open DeskTop Initiative y fue propuesto por Debra Anderson, CIO de la corporación, quién de manera inmediata y directa encargó del liderazgo a su Departamento de Tecnología de Información (IT), con una premisa vital ... la primera fase del proyecto seria cautelosamente desarrollada, procurando tener la menor alteración posible en las labores cotidianas . El primer paso dado por Novell, fue realizar un detallado inventario de licencias de Software en sus instalaciones, con el fin de determinar claramente el número de ellas y además inventariar simultáneamente software superfluo de escaso o ningún uso, con un fin evidente de ...reducir analíticamente ambos rubros. Durante el proyecto y en su fase inicial de montaje e instalación, la corporación descubrió con beneplácito que .., debido a la gran similitud operativa de MS Office y OpenOffice, una gran cantidad de usuarios reportaron una gran empatía con OOo, después de unas pocas horas de uso y sólo fue necesario un pequeño entrenamiento adicional de cuatro horas, para que ellos usaran algunas características en la cuales OOo, supera de manera notable a MS Office... . Lecciones Contundentes: 

Toda la estructura y planeación del proyecto fue enfocada teniendo como eje central al Usuario, creando una solida pirámide de comunicación que involucraba y comprometía de manera directa todos los niveles de dirección y ejecución de la corporación. Todos los avances, dificultades y tropiezos, logros y metas alcanzadas fueron inmediatamente comunicadas a los Usuarios, retroalimentadas por estos últimos y de nuevo recicladas a la Comunidad.



Se creó un sitio central llamado OpenZone, donde se consolidó toda la información disponible para autoformación, soporte personal, consulta, investigación, documentación y servicios en línea. Según Don Morrison, director de los servicios de Información y soporte ...fue gratamente recibido el hecho de encontrar una gran cantidad y calidad de fuentes e información externas que iban desde excelentes libros, hasta cursos de aprendizaje

asistidos por computador. Una razón evidente de este hecho es mostrado de manera contundente cuando en Google se buscan las fuentes, artículos, temas y documentos que contengan la palabra OpenOffice y se obtienen algo mas de siete millones de fuentes de consulta. 

La Alta Dirección ... nunca se alejó del detalle de proyecto y cuando fue necesario aplicar algún tipo de presión administrativa simplemente lo hizo.... Esto se deduce fácilmente de la política oficialmente publicada por la organización que claramente expresaba ... la alta dirección y los gerentes regionales sólo enviarán documentos en formato nativo OpenOffice.org... y de manera única definieron claramente fechas a partir de las cuales, ...no aceptarían ningún documento interno, que estuviera en formato diferente a los formatos nativos OpenOffice.org .... Los Postulados de Oro,: que definitivamente facilitaron en gran manera el proceso exitoso de migración fueron:  Las plantillas, formatos y documentos de trabajo cotidiano deben convertirse y publicarse de manera inmediata en formatos nativos de OpenOffice y además se deben crear políticas claras para su uso y publicación oficial.  ...nunca convierta repetitivamente un documento desde MS Office y/o hacia OpenOffice.org, pues convertir de OpenOffice.org a MS Office es un proceso bastante seguro y confiable y se realiza sin incidentes, pero realizar el proceso inverso durante varias veces, genera documentos sucios que habitualmente requieren un proceso manual de ajuste y/o limpieza...  ...durante el proceso de conversión de archivos es mucho más importante obtener o reproducir la misma funcionalidad en lugar de hacer que el nuevo proceso luzca exactamente igual al enfoque original...  La política general para la creación, publicación y administración de documentos fue: ... si usted está enviando un documento a alguien dentro de la organización, use sólo los formatos nativos OpenOffice.org, 



El grupo de apoyo y soporte de usuario o Help Desk estuvo disponible las veinticuatro horas del día siete días a la semana y podían ser contactados vía telefónica, correo electrónico o mensajero instantáneo. Todos los requerimientos de los usuarios y sus correspondientes soluciones fueron registrados y publicados en OpenZone, creando una base de datos pública de Conocimiento.

si su destinatario se encuentra fuera de la organización y sólo requiere ser leído use el formato PDF. Si su destinatario necesita editar el archivo y no tiene acceso a la suite de OOo/St, haga uso de la excelente habilidad que tiene OpenOffice para crear archivos en formato MS Office.



■

Gestión efectiva y exitosa de los temores clásicos del “ Usuario” 

La temida curva de aprendizaje, tomada como “ .... caballo de batalla...” por la competencia, demostrando que no solo es prácticamente inexistente, sino que su re aprendizaje esta apoyado por excelentes herramientas cognitivas incorporadas en los productos.



El poderoso concepto de Integración de la herramienta.



La protección del trabajo desarrollado en sus actividades y que atrávez de los años, se ha convertido en su “ ... baúl de herramientas ..”. Esto se muestra con las excelentes herramientas de conversión automática del producto.



Y finalmente su preocupación por la estabilidad, estructura, soporte, disponibilidad, continuidad y valor real de los productos.

No estamos solos: ■ ■ ■ ■ ■

■

■

El estándar ODF. El movimiento ISO/SEC y su ultima acción, septiembre 2. Código abierto a desarrolladores y sus extensiones oxt. Conversión de Código VBA a StarBasic. Los servicios y extensiones Google. Google es hoy la MARCA mas valiosa en el mundo de los negocios, mas importante aun que Microsoft y CocaCola (cuadro de las cinco marcas mas importantes en el mundo de hoy). La nueva versión OO.org 2.3

Casos reales de éxito en todo el globo. ■ En entidades privadas y publicas. ■ Europa. ■ América ■ Asia ■ Oceanía. ■ Gobiernos con la etiqueta “Open Source”. ■ América ■ Europa ■ Oceanía ■ Asia ■ Casos reales Colombia y Ecuador.