Metodologia De Los Sistemas Suaves

UNIDAD 7:

METODOLOGÍA DE LOS SISTEMAS SUAVES Introducción En las unidades anteriores, Ud. ha estudiado la aplicación del enfoque de sistemas en situaciones en las que se identifica claramente una necesidad precisa, por lo que se pueden establecer objetivos claros, para dar respuesta a esa necesidad. Esto es, el analista de sistemas puede expresar el problema en función de alcanzar unas metas claramente definidas. Las situaciones a que nos referimos en el párrafo anterior se han denominado sistemas “duros”. En la presente unidad estudiaremos una manera en la que un analista puede enfrentar situaciones problemáticas, en las que no se puede establecer metas claras para su resolución, por tratarse de situaciones rodeadas de circunstancias borrosas y en donde seguramente existen percepciones diferentes, a veces contradictorias, por parte de las personas involucradas. A este tipo de situaciones, en las que se encuentra un alto componente social, político y humano, se les conoce como sistemas “suaves” o de “actividad humana”. A partir de las consideraciones de Peter Checkland, quien realizó una investigación sobre la aplicación del pensamiento de sistemas duros a sistemas de tipo administrativo y social, surgió la Metodología de Sistemas Suaves (conocida también como SSM por ser sus siglas en inglés: Soft System Metodology). Esta metodología está basada en el paradigma del aprendizaje y asume la realidad como constantemente reconstruida en un proceso social de negociación, partiendo del hecho de que una organización no existe como un ente independiente, sino que es parte del sentido desarrollado por un grupo de personas comprometidas en un diálogo. La Metodología de Sistemas Suaves busca trabajar con las diferentes percepciones de una situación, definiendo un proceso sistémico de aprendizaje, en el cual diferentes puntos de vista son discutidos y examinados a objeto de definir acciones orientadas a su mejoramiento. En la presente unidad se pretende que el estudiante utilice la SSM en situaciones en las que se hace difícil identificar el sistema. Es por ello que el énfasis que se hará, será en que el estudiante obtenga una “definición raíz” es decir, describir el sistema dada una situación. Objetivo: Analizar una situación del mundo real, utilizando la metodología de sistemas suaves.

Sinopsis: El contenido de la unidad contempla el estudio de los siguientes puntos: Desarrollo del pensamiento de sistemas suaves. La metodología de sistemas para enfrentar problemas no estructurados. Instrucciones y Recomendaciones para el estudio del contenido de la unidad 7. 7.1.- En el Material Instruccional de Apoyo estudie la siguiente lectura: − Lectura N°7.1 “El desarrollo del pensamiento de los sistemas suaves”

Para recordar

7.1.a. El análisis, cuando aplicamos la Metodología de Sistemas Suaves, debe consistir en la construcción de una imagen lo más rica posible, de la situación problema. 7.1.b. Podemos identificar siete etapas o pasos en la Metodología de Sistemas Suaves: 1) Investigación del área del problema, tratando de identificar ¿quiénes son

los actores claves? ¿cómo funciona actualmente?, etc. 2) Representar la situación problema mediante diagramas “visiones

enriquecidas”, donde se muestren: - Estructura - Procesos - Hechos de la organización que puedan ser relevantes para la definición del problema - Clima de la situación: relación entre estructura y proceso. 3) Producir una definición raíz o todas las que puedan ser útiles para el

análisis, cada una correspondiente a una visión de la situación. En la definición raíz se expresa una función central de un sistema de actividad humana. Una definición raíz viene a ser una hipótesis, según la cual, la situación problema puede ser mejorada mediante una propuesta de cambios que tanto el analista como el propietario del sistema, han determinado como viables y deseables. 4) Por cada definición raíz obtenida en el paso anterior se construirá el

modelo conceptual correspondiente, que permitirá llevar a cabo el sistema de actividad, especificado en la definición raíz. O sea, se describen las

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actividades que el sistema debe hacer, para convertirse en el sistema descrito en la definición raíz. Este es el paso más riguroso de toda la metodología. La técnica para realizar un modelo conceptual de un sistema de actividad humana es: 4.1) Ensamblar una lista mínima de verbos que describan las actividades principales implicadas en la definición raíz. (Los verbos seleccionados son relativos a las acciones que se deben realizar en el sistema de actividad humana que se analiza). 4.2) Ordenar lógicamente los verbos, de manera que se sucedan en un orden secuencial lógico de acciones. 4.3) Para cada acción, determinar la entrada requerida (información). Se debe verificar que el modelo conceptual no sea deficiente, comparándolo con un modelo de “sistema formal” o con cualquier sistema de pensamiento válido conocido por el analista. Se comparan los modelos conceptuales con el mundo real, esto es, el modelo construido en el paso 2) se compara con los construido en el paso 4). Esta comparación debe realizarse con la participación de los interesados en la situación problema, a objeto de generar debates acerca de los posibles cambios que pueden aliviar la condición del problema. Preguntas estratégicas que pueden hacerse en este paso son: ¿Por qué hacer esto, en lugar de hacer esto otro?, comparando la realidad actual con el modelo conceptual.

5)

Se identifican los cambios factibles y deseables. Por tratarse de sistemas suaves, pocas veces los cambios a realizar consistirán en la creación y habilitación de un sistema. En lugar de ello, los posibles cambios serán de tres tipos:

6)

-

En estructura En procedimiento En “actitudes”.

Sin embargo, la aplicación básica de la SSM en cuanto a la obtención de una definición raíz, puede resultar muy útil para identificar un sistema en situaciones en las que no es obvio cuál es el sistema que se debe analizar, esto es, no se puede identificar las entradas, salidas y objetivos del sistema. 7) Se definen las acciones, para llevar a cabo los cambios identificados en

la etapa 6).

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Elementos para evaluar la validez de una definición raíz Obtener las definiciones raíz de un sistema, o lo que es equivalente, identificar un sistema, es un punto crucial dentro de la elaboración del modelo del sistema que se analiza. Una definición raíz expresa el propósito núcleo de un sistema de actividad con propósito definido, dicho propósito núcleo siempre se expresa como un proceso de transformación en el cual la entidad de “entrada” se transforma en una forma nueva , la entidad “salida”. Según Checkland , para que una definición raíz esté bien formulada, es preciso considerar los elementos que se describen a continuación y como se observa, forman la palabra CATWOE. Este mnemónico es el modelo emblemático de actividad con propósito definido. C A T W O E

“consumidores” víctimas o beneficiarios de Transformación “actores” aquellos que harán la Transformación “transformación” es el proceso mediante el cual la entrada se convierte en salida “weltanschauung” la visión que da sentido a la transformación T “owners” propietario(s) del sistema “environment” medio ambiente: interacción y/o restricciones o imposiciones ambientales

Los elementos especificados conforman una lista de verificación útil para probar que se tiene una definición raíz válida correspondiente a una situación planteada. A excepción de los elementos identificados con las siglas T y W, los cuales no pueden ser omitidos en ningún caso, no es preciso que cada uno de los elementos de la lista se encuentre presente en la definición raíz, pero sí es necesario que si se ha omitido alguno, se haya hecho en forma consciente.

Ejemplo de Aplicación de la Metodología de Sistemas Suaves

Como ejemplo tomaremos el caso presentado por Peter Checkland y Jim Scholes1, en el que se hace un estudio de la Agencia Central de Computación y

1

Checland P; Scholes J. (1994).La Metodología de los Sistemas Suaves de Acción. Edit. Megabyte. Noriega Editores

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Telecomunicaciones (ACCT), la cual forma parte Administración Pública Civil de Londres Inglaterra.

del Departamento de

La Agencia fue establecida en el año 1972, época en que había pocas computadoras en el gobierno central y en general, los departamentos carecían de experiencia sobre el uso de éstas. Su objetivo, según un manual distribuido a los departamentos, era: “La ACCT es responsable de la promoción de la computadora en la administración gubernamental; tiene por objetivo el mejorar la eficiencia y ampliar las selecciones de política. Proporciona consejo sobre el desarrollo e implementación de computadoras y sistemas de telecomunicación, incluidas todas las materias técnicas, es responsable de todos los aspectos de la obtención y proporciona consejo sobre posibles aplicaciones computacionales y de telecomunicaciones”

El estudio se centró en el desempeño de los Oficiales de Enlace Departamental (OED), quienes se encargaban principalmente de evaluar los proyectos computacionales y de aprobar (o no aprobar) el costo financiero que implicaban. Los OED estaban adscritos a la División de Proyectos de la Agencia y normalmente eran el primer punto de contacto entre la agencia y un departamento, resultando ser una función difícil y compleja, sobre todo en la medida que fue cambiando la tecnología y los departamentos habían adquirido experiencia y por ende, grado de autoridad delegada. En una revisión de los procedimientos de la ACCT en 1981, se concluyó que el rol de los OED se había vuelto muy difícil de desempeñar y se recomendó que fuera revisado. Dado que el director de la agencia tenía conocimiento de que la Metodología de Sistemas Suaves (MSS) era un enfoque para analizar problemas mal estructurados, comenzó un estudio de sistemas sobre el problema detectado, para lo cual conformó un equipo de trabajo en el que participarían Peter Checkland y Ron Anderson del Departamento de Sistemas en Lancaster. La información inicial de la que partió el equipo fue la siguiente: “Los OED en la división de proyectos de la ACCT tienen responsabilidades entre las que se incluyen el consejo sobre la evaluación de proyectos computacionales, de telecomunicaciones y máquinas de oficina. Algunos departamentos ahora les han delegado a ellos la autoridad de aprobar proyectos dentro de distintos límites financieros. A la luz de esto y otros cambios, el equipo debía llevar a cabo una revisión del papel del OED, sin omitir: 1. El rango de las responsabilidades de los OED. 2. Las relaciones con las partes de la ACCT. 3. Las relaciones con los departamentos.

5

4. Las relaciones con la industria computacional. 5. Las necesidades de inducción y entrenamiento. 6. La experiencia y características necesarias para desempeñar las tareas. El equipo debía tener como objetivo el completar la revisión en cuatro meses y también el presentar un reporte al comité directivo, donde estableciera las recomendaciones del equipo al mismo.”

Basado en la (MSS), el equipo propuso el plan metodológico mostrado en la figura 7.1.

Debatir los resultados de 6a. Llevar a cabo las entrevistas. 6b.

Definir el campo de estudio y los aspectos dados. 1

Construir la imagen de la situación problema Documentos de estudio

2

Llevar a cabo entrevistas.

Nombrar sistemas pertinentes. 3.

Si es necesario

Preparar el reporte. 6c

A partir de los CM y la comparación, concentrarse en las interacciones ACCT-departamento y definir los papeles. 6a

5 Comparación de modelos Si es necesario conceptuales con las percepciones del mundo real.

Construir modelos conceptuales(CM) de “n” sistemas pertinentes 4

Figura 7.1

De acuerdo al plan metodológico, se acordó que se entrevistarían personas tanto pertenecientes a la ACCT como no pertenecientes a ella, de esta manera las entrevistas podrían incluir los intereses de cada una de las divisiones de la agencia, los departamentos de “consumidor” ,departamentos de suministro en el centro del servicio gubernamental y los proveedores de computadoras. La lista de

6

entrevistados, entre personas y organizaciones contactadas dio un total de 106 personas.

Los parámetros que se consideraron para las entrevistas, se muestran en la figura 7.2.

Otros departamentos centrales por ejemplo la tesorería

F A C T O R E S

OED ACCT

Departamento “consumidor”

Cantidad de experiencia Naturaleza de la experiencia Antecedentes Entrenamiento del empleo del OED

* Extensión del involucramiento con el trabajo de EOD *Naturaleza del involucramiento con el trabajo de EOD * Experiencia como diputación de alto nivel EOD

Grande Competente Sofisticado Mucha delegación

Proyectos departamentales

- Pequeño - Incompetente - Ingenuo - Sin delegación

Tipo: Computacional Telecomunicaciones Tecnología de oficina Muchos proyectos -Pocos proyectos de Innovación de rutina rutina

Figura 7.2

Con el producto de las entrevistas, se llevaron a cabo las dos primeras etapas del plan metodológico, identificándose algunos temas del problema, como fueron: -

El trabajo en la política de tecnología de información en un nivel estratégico se percibía que era reactivo, en lugar de promover tecnología nueva, técnicas nuevas y estándares nuevos, que era el propósito pretendido de la agencia.

-

La necesidad de que la ACCT mejorara la habilidad para obtener información continuamente actualizada sobre proyectos computacionales.

-

Se aceptó que la ayuda y orientación que suministraba la ACCT era generalmente ad hoc, dependiente de la experiencia y conocimiento de individuos particulares y que no se proporcionaba corporativamente, bajo la forma de política, pautas, estándares, etc.

El resultado de las dos primeras etapas fue discutido en dos reuniones del equipo y a partir de esas discusiones, emergieron muchas ideas para sistemas pertinentes de actividad humana y que sirvieron de base para obtener definiciones 7

raíz, con lo cual se llevarían a cabo las etapas 3 y 4 del plan metodológico. Las ideas fueron las siguientes: 1) Un sistema para promover la computación en la administración

gubernamental. (En este caso se tomó la descripción de la declaración oficial de objetivo como definición raíz). 2) Un sistema de proyecto de administración. 3) Un

sistema con capacidad para departamentales (un subsistema de 2).

monitorear

proyectos

4) Un sistema para “trabajar el sistema ACCT” (por ejemplo, ayudar a

los departamentos a fin de que la ACCT “retire la responsabilidad o la conexión” a los proyectos de éstos). 5) Un sistema de interacción agencia-departamento que ayuda a que

los departamentos se vuelvan menos dependientes de la agencia. 6) Un sistema de interacción agencia-departamento que monitorea la

formulación de políticas computacionales de alto nivel. 7) Un sistema de interacción agencia-departamento que controla las

actividades computacionales en el gobierno. 8) Un sistema que balancea las demandas que la agencia y los

departamentos hacen al OED. (Los OED estuvieron conscientes de su necesidad continua de hacer esto.) 9) Un sistema para promocionar recursos que permitan que el trabajo

de la ACCT se lleve a cabo (reclutamiento y entrenamiento). 10) Un sistema para facilitar la comunicación. 11) Un sistema de generación de pautas de procedimientos para la

aplicación eficiente y efectiva de la tecnología computacional y de telecomunicaciones en el gobierno. 12) Un sistema para decidir la naturaleza del involucramiento agencia-

departamento en proyectos específicos.

En las figura 7.3 puede observar el modelo de la definición raíz correspondiente a la idea N° 1, esto es, tomar la declaración de objetivos de la ACCT como raíz.

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C A T W O E

Administración gubernamental Profesionales ACCT Administración Æ Mejor Administración Gubernamental Gubernamental mediante la promoción de la computación. La Tecnología Computacional, etc., puede mejorar la eficiencia Alto nivel de Gobierno Normas de Administración Pública Civil; tecnología

Evaluar la naturaleza de la administración gubernamental sus formas y procesos. 1

Evaluar la tecnología en curso y potencial de la computadora y las telecomunicaciones. 2.a

Buscar en la administración del gobierno oportunidades para mejorar la eficiencia y ampliar las selecciones de política mediante la tecnología computacional y de telecomunicaciones.

Evaluar las aplicaciones en curso y potenciales de la computadora y las telecomunicaciones. 2.b

2

Seleccionar oportunidades.

Aceptar peticiones de consejo.

3

4.a Llevar a cabo acción de control. 9

Difundir las posibilidades y requerimientos. Monitorear pasos 1-7. 8

4 Consejo sobre implementación. Lograr un acuerdo.

5

Definir las medidas de desempeño para la efectividad del sistema, visto como un todo. 10

Obtener hardware.

7

6

Monitorear la actividad del sistema. 11

Llevar a cabo acción de control relativa al sistema, visto como un todo. 12

Figura 7.3

9

En el diagrama mostrado los pasos 1 al 9 corresponden al modelo descrito en la definición raíz. Luego, los pasos 10 al 12, corresponden al monitoreo del funcionamiento del modelo, evaluando el funcionamiento de la tecnología y las aplicaciones que se han adoptado, a objeto de realizar cambios si fueren necesarios. En las figura 7.4 se presenta una definición raíz que engloba las ideas N° 5, 6 y 7. Definición raíz: Un sistema del cual la ACCT es propietaria y operadora mediante el cual se podrá decidir la naturaleza de la relación agencia-dpto. (Extensión del involucramiento de la agencia en proyectos departamentales con computadoras y telecomunicaciones) cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de la administración gubernamental. C A T

W O E

Departamento y agencia, por ende administración gubernamental Profesionales de ACCT Necesidad para decidir la relación agencia-dpto. en el Æ Necesidad satisfecha proyecto propuesto. Se pueden identificar y clasificar diferentes tipos de proyectos computadora – telecomunicación; esto es útil y viable ACCT Normas de la Administración Pública Civil; tecnología

CONCLUSIÓN

Con el estudio de esta unidad, Ud. ha conocido una metodología basada en el enfoque de sistemas, la cual es útil en situaciones problemáticas, en las que se dificulta la identificación de un sistema para su análisis y el consecuente diseño de una solución para el problema que se desea solucionar. Como hemos visto, la Metodología de Sistemas Suaves fue desarrollada para ser aplicada en estas situaciones, siendo la obtención de la(s) definición(es) raíz, o lo que es lo mismo, la identificación de un sistema pertinente con un propósito definido, el punto crucial de la metodología.

10

El mnemónico CATWOE es un recordatorio de los elementos que deben ser considerados para validar una definición raíz: consumidores, actores, transformación, Weltanschauung, propietario y medio ambiente. De los elementos mencionados, solamente la “T” y la “W” son imprescindibles para considerar válida una definición raíz. El resto de los elementos pueden ser omitidos, pero no por descuido, sino con el debido conocimiento de causa. Una vez que se ha obtenido una definición raíz válida, entonces puede realizarse el modelado de lo que sería el sistema deseado (Modelo Conceptual).

FIN DE LA UNIDAD 7

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