Materi Tambahan Semester 2 (mail Merge)

BAHAN AJAR T.I.K. SMAN 1 CILEUNGSI KELAS X SEMESTER 2 TAHUN AJARAN 208-2009 MAIL MERGE Pada dasarnya istilah mail merge adalah sebuah dokumen yang dibuat dengan menggabungkan dua buah file. File-file itu terdiri atas dokumen utama dan dokumen data. Yang dimaksud dengan dokumen utama yaitu dokumen inti yang berisi text atau grafik yang sama untuk setiap halaman dalam mail merge. Contohnya dokumen tersebut berisi alamat pengirim atau isi dari suatu surat yang akan dikirim. Dokumen data dalam mail merge, adalah dokumen yang berisi informasi yang akan digabungkan dalam mail merge. Contohnya adalah nama-nama dari penerima surat. Dalam membuat mail merge, dokumen utama yang sudah dibuat disisipkan fieldfield dari dokumen data. Sebagai contoh, didalam dokumen data yang dibua terdapat tabel yang dengan jumlah field dua yang berlabel nama dan tempat NAMA

TEMPAT

Andhika SMP 3 Bogor Dana SMPN 1 Cibinong Rika SMPN 1 Jakarta Selatan Kolom nama dan tempat dalam tabel tersebut adalah field-field dari dokumen data yang akan disisipkan pada dokumen utama, sedangkan ANDHIKA, DANA, RIKA beserta nama sekolahnya, adalah data-data yang akan digabungkan secara otomatis oleh Ms.Word dalam sebuah dokumen baru yang disebut dengan merge document dengan jumlah halaman sama dengan jumlah data pada dokumen data. Untuk contoh diatas, akan terbentuk sebuah merge dokumen dengan tiga halaman. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat mail merge. 1. Buat dan simpanlah sebuah dokumen inti seperti biasanya 2. Kemudian dari menu Tools, pilih Letters and Mailings, Mail Merge

sehingga muncul taskpane mail merge seperti gambar dibawah ini

3. Pada pilihan Select document type, pilih Letters, kemudian klik Next: Starting document

4. Pada tampilan taks pane berikutnya, pilih Use the current document kemudian klik Next: Select recipients 5. Tampilan berikutnya, pilih Type a new list kemudian klik Create untuk membuat dokumen data baru. Lihat gambar dibawah ini

6. Pada kotak dialog yang muncul klik customize untuk membuat field baru

7. Pada tampilan dialog berikutnya, klik tombol Delete untuk menghapus field-field yang ada, kemudian klik tombol Add untuk membuat atau menambahkan field baru.

8. Setelah semua field yang ada dihapus dan tombol Add diklik, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Ketikan nama field yang dibuat kemudian klik tombol ok. Ulangi sesuai dengan jumlah field yang akan dibuat. Dalam contoh ini akan dibuat dua field, yaitu nama dan tempat. Bila benar, maka tampilan berikutnya akan tampak seperti dibawah ini. Kemudian klik tombol OK

9. Pada tampilan berikutnya, isikan data sesuai dengan nama field yang dibuat kemudian klik New Entry untuk menambahkan data dan Close bila selesai. simpan dengan nama data kemudian

10. Setelah disimpan akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Selanjutnya klik tombol OK.

Setelah tombol ok diklik, akan muncul Mail Merge Toolbar yang nantinya akan kita gunakan untuk menyisipkan field-field dari dokumen data. Klik icon seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini untuk mulai menyisipkan field

11. Pada tampilan dialog berikutnya, pilih field yang akan di sisipkan kemudian klik tombol Insert. Bila benar akan muncul nama field dalam kurung siku pada dokumen inti seperti terlihat pada contoh dibawah ini

12. Setelah selesai, klik icon Merge to New Document pada Mail Merge Toolbar untuk mulai menggabungkan dokumen. Pada tampilan berikutnya

Pilih All untuk menggabungkan seluruh data yang pada dokumen data ke dokumen inti kemudian klik tombol OK. Bila benar, maka akan terbentuk sebuah dokumen baru dengan jumlah halaman yang sama dengan jumlah data pada dokumen data

>> SELAMAT MENCOBA <<