Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran.pdf

PEMANFAATAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM MANAJEMEN Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alatalat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain. Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat

penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor. A. Teknologi Informasi Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 1

angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi

antara

perhitungan

(computing)

dan

komunikasi

jarak

pada

lalu

penanganan

jauh

(telecomunications)”. Perlu

diketahui

apabila

masa

infoemasi

mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. 1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. 2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit. 3. Telekomunikasi

adalah

transmisi

informasi

melalui

kabel

atau

gelombang radio.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 2

B. Peranan Teknologi Informasi Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi

informasi

dapat

membantu

masing-masing

pekerjaan

kantor.

Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan, Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.Ada tiga jenis dasar word processor : a. Word-processor yang

berperan

sendiri

dalam

hal

ini

sifat

penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan

teks,

terdiri

atas keyboard , processor,

memory,layar,dan printer. b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu

sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan. c.

Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program

pengolahan

kata (a

word-processing

program).Terdapat

beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan word-processor : (1) Adapun keuntungan dari penggunaan word-processor adalah:

(a) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya. (b) Menambah kepuasan kerja (c) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output) (d) Menghemat tenaga (e) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat (f)

Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan

(g) Kemampuan

untuk

mengintegrasikan wordprocessor dengan

komputer-komputer lainnya. (2) Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor. (a) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur

kerja yang ada (b) Memerlukan pelatihan yang memadai

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 3

(c) Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di

muka layar (d) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

C. Komunikasi Perkantoran Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua. Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. 1. Pengiriman Surat Setelah

berkembangnya

teknologi

informasi

yang

diterapkan

pada

telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 4

2. Tata laksana Arsip/Filing Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disketdisket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. D. Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran Dalam

memperkirakan

pengaruh

teknologi

informasi

terhadap

perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: 1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya) a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan

seperti

kebosanan,

keterampilan

berulang-ulang

yang

digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja. b. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan. c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. e. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. f. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. 2. Implikasi terhadap karyawan kantor a. Keuntungan: 1) Mendorong untuk belajar keterampilan baru. 2) Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesinmesin. 3) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi. 4) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. 5) Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software . 6) Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu. 7) Lebih sedikit pekerjaan

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 5

b. Kerugian: 1) Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”. 2) Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya. 3) Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. 4) Implikasi terhadap pemberi kerja. 5) Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. 6) Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. 7) Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan. Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah : 1) Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang

dibutuhkan. 2) Harga teknologi baru ini relatif murah. 3) Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data

di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet . 4) Untuk

pengambilan keputusan,

data dapat

diperoleh,

diproses,

disimpan, dan dicari secara cepat. 5) Produktivitas meningkat secara cepat. 6) Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan

untuk berbagai keperluan. 7) Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari

kantornya. E. Otomatisasi Kantor Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 6

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. 1. Para pengguna OA : a. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan, terutama SDM. b. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka

dengan sekertaris dan pegawai administrasi. c. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai

tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. d. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti

mengoperasikan

mesin

fotokopi,

menyusun

dokumen,

menyimpan

dokumen, dll. 2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor a. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. b. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. c. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran

Page 7