Manual Gp-untismultiuser 2007

GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS ESCOLARES

MultiUser

Autor: João Calca

ÍNDICE Pag. INTRODUÇÃO CARACTERISTICAS TÉCNICAS Sobreposição de Ficheiros Reorganizar a Base de Dados INSTALAÇÃO Servidor de Rede Terminais LOGIN Adicionar uma Escola Adicionar um Ano Lectivo Adicionar uma Versão Login BASE DE DADOS e FICHEIRO .gpn Transferir ficheiro .gpn para Base de Dados Transferir Dados para um Ficheiro .gpn Segurança da Base de Dados GESTÃO DE UTILIZADORES Gestão de Utilizadores Alterar a Password Direitos de Acesso dos Utilizadores Trabalho em Simultâneo TRABALHAR POR DEPARTAMENTOS Optimização de Horários para Departamentos Geração de Horários por Departamento SUBSTITUIÇÕES Preparação das Substituições PROTECÇÃO DE DADOS Proteger Acesso à Base de Dados Backup de Segurança dos Dados CONVERTER PARA VERSÃO 2008 MYSQL NOVOS DIREITOS DE UTILIZADORES EXPORTAR EM FICHEIRO *.GPN JUNTAR NA BASE DE DADOS GUARDAR NA BASE DE DADOS

Cardita Lda, 2007©

3 4 5 5 6 8 9 10 10 10 12 12 13 13 14 15 15 22 23 24 25 25 26 27 28 32 35 35 36

2

INTRODUÇÃO Em grandes estabelecimentos de ensino acontece frequentemente que são várias pessoas a fazerem ao mesmo tempo os horários ou as substituições: Por exemplo escolas profissionais ou instituições especificas com vários departamentos, em que cada departamento introduz os seus dados. O trabalho simultâneo de vários utilizadores até hoje ainda não era possível, apenas um utilizador de cada vez podia introduzir dados no ficheiro *.gpn o que implicava perdas de tempo, modificar os dados base (turmas, professores, salas, etc...) ou verificar os erros e as suas causas. Com o gp-Untis MultiUser, estes problemas fazem doravante parte do passado, uma vez que esta nova versão permite que vários utilizadores trabalhem simultaneamente sobre um mesmo ficheiro, o que é tecnicamente concretizado através da utilização de todos os elementos numa única base de dados. Daqui resultam um conjunto de vantagens:  Vários utilizadores poderão trabalhar em simultâneo sobre os mesmos dados (Aulas, Dados Base, etc..);  Determinadas informações dos Dados Base (por ex. email, nº de telemóvel dos professores, etc...) podem ser corrigidos ou inseridos ao mesmo tempo que outras pessoas possam estar a trabalhar nos horários propriamente ditos;  O gp-Untis MultiUser inclui um sistema de autorizações de utilização hierarquizadas: Os utilizadores da secretaria por ex., não serão autorizados a abrir e a aceder a determinadas janelas ou menus do programa, o que limita os erros de utilização. Será cada instituição que define quem são os utilizadores ou grupos de utilizadores e lhes confere os direitos de acesso.  As diferentes secções ou departamentos da escola realizar os seus horários em total independência, mesmo que os seus dados façam parte integrante do ficheiro global da escola;

Cardita Lda, 2007©

3

 O trabalho desenvolvido nas Substituições é agora mais flexível, uma vez que, por ex. a comunicação de uma ausência por parte de um professor, pode ser lançada no gp-Untis pela secretaria, independentemente da preparação das substituições, pois este trabalho pode prosseguir calmamente noutro local realizado por outra pessoa.

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

A versão 2007 do gp-Untis MultiUser utiliza uma base de dados Microsoft Access, ODBC (Open DataBase Connectivity) assegurando o acesso às tabelas. A actualização dos dados é feita de maneira assíncrona, o que significa que o gp-Untis verifica automaticamente, todos os 10 segundos, se os utilizadores fizeram alterações de modo a actualizar as informações, se for caso disso. Não será necessário instalar o MS-Access, um guia ODBC é suficiente para aceder à base de dados.

A utilização do gp-Untis MultiUser não exclui a possibilidade de transferir, ler ou gravar dados com ficheiro *.gpn, que estejam na base de dados.

Cardita Lda, 2007©

4

SOBREPOSIÇÃO DE FICHEIROS

O gp-Untis MultiUser tem capacidade para acumular dados de várias escolas numa única base de dados, e por cada escola, vários anos lectivos, e por cada ano lectivo, cerca de 255 versões diferentes de horários. Uma versão de horários de uma determinada escola num determinado ano lectivo, corresponde a um ficheiro .gpn utilizado anteriormente.

REORGANIZAR A BASE DE DADOS

Caso a velocidade de execução do gp-Untis MultiUser não seja a desejada, ou se o tamanho do ficheiro .mdb for alterado (extensão dos ficheiro de Access), é importante, e nós recomendamos, que reorganize a sua base de dados e, para isso é necessário que tenha instalado no computador o software MS-Access®. No MS-Access® abra o ficheiro gpUntis.mdb e clique na barra

de

menus

principal

em

FERRAMENTAS

\UTILITÁRIOS DE BASE DE DADOS \ COMPACTAR E REPARAR A BASE DE DADOS.

Cardita Lda, 2007©

5

INSTALAÇÃO Podemos

instalar

o

gp-Untis

MultiUser

quer

em

Monoposto, quer num Servidor de Rede. Contudo iremos indicar os procedimentos a realizar para uma instalação em Rede, uma vez que a instalação em Monoposto é igual à instalação no Servidor.

SERVIDOR DE REDE Siga os passos que a seguir lhe apresentamos para instalar o gp-Untis MultiUser. Os primeiros passos  e

 apenas deveram ser realizados uma vez, no servidor, e os seguintes no SERVIDOR e em cada PC.

 Crie no seu servidor uma pasta acessível a todos (partilhada)

e

copie

para

essa

pasta

o

ficheiro

gpUntis.mdb que se encontra no CD de instalação do gpUntis MultiUser. O nome de utilizador ADMINISTRATOR faz parte do grupo de utilizadores com o mesmo nome e, já está integrado

automaticamente

neste

ficheiro,

(sem

passeword definida) beneficia de todos os direitos de acesso e de utilização.

 Instale o gp-Untis no servidor a partir do CD de Instalação do gp-Untis;

Cardita Lda, 2007©

6

 Clique em INICIAR e depois em PAINEL DE CONTROLO,

duplo

clic

em

FERRAMENTAS

ADMINISTRATIVAS;

 -Duplo clic no ícone Origem de Dados (ODBC)



Poderá

ver

na

janela

de

Administrador da Origem de Dados ODBC, algumas fontes de dados já criadas, nós queremos acrescentar uma origem de dados para o gp-Untis. Para

isso,

clique

no

botão

[ADICIONAR]; Se não quiser ADICIONAR a ligação ODBC,

conforme

referido

anteriormente no separador origem de Dados Utilizador, conforme indicado na imagem à direita, deverá então, utilizar o separador de DADOS DO SISTEMA para ADICIONAR a base de dados e disponibiliza-la a todos os utilizadores.

Cardita Lda, 2007©

7

 Depois de clicar em [ADICIONAR..] escolha na lista de opções apresentada, Microsoft Access Driver (*.mdb), e depois duplo clic. Caso esta opção não apareça na sua lista de opções, poderá fazer o download

directamente

da

Microsoft,

fazendo procurar “MDAC”.

 Nesta nova janela, deverá indicar o nome da BASE DE DADOS que deverá ser associada. Escreva “gpUntis” e, de seguida,

carregue

no

botão

[SELECIONAR] e indique o caminho até ao ficheiro gpUntis.mdb que copiou inicialmente do CD para uma pasta partilhada.

 Clique em [OK] para validar as suas escolhas e feche todas as janelas.

Cardita Lda, 2007©

8

TERMINAIS Após instalar o gp-untis no servidor de rede proceda da mesma forma descrita anteriormente, em cada posto, com excepão dos passos 1 e 2. Deste modo, todas as indicações necessárias serão registadas no windows e, cada utilizador terá acesso ao gp-Untis no seu computador. Deve igualmente configurar a ligação ODBC em cada computador, tal como foi referido nas páginas anteriores.

 Em INICIAR \ MEUS LOCAIS DE REDE escolha “VER WORKGROUP COMPUTERS”. Depois de ver o seu servidor de rede, clique sobre ele e no menu FERRAMENTAS escolha “MAP NETWORK DRIVE” e escolha uma letra qualquer que esteja livre. No campo seguinte, PROCURE a pasta partilhada onde está o ficheiro mdb e faça OK.

 Repita todo o processo explicado em  escolhendo uma outra letra diferente para a DRIVE e, no campo seguinte, PROCURE a pasta onde está o ficheiro Untis.exe e faça OK.

Cardita Lda, 2007©

9

Deste modo terá ligações directas ao seu servidor de rede, não sendo necessário instalar o gp-Untis em cada posto, o que lhe vai poupar tempo sempre que pretender ACTUALIZAR o gp-Untis, pois basta fazê-lo no servidor e não em todos os postos.

LOGIN Após entrar no gp-Untis, clique em Módulos \ MultiUser \ Login, para fazer o Login. Logo que a janela de Login abra, verá que tem um aspecto igual à que apresentamos, mas, ainda em branco. Como o Login (procedimento para entrar) não é possível sem uma escola, um ano lectivo e uma versão devem ser, de antemão definidos. Assim a primeira etapa consiste em definir estes 3 dados.

ADICIONAR O CÓDIGO DA ESCOLA Carregue no botão [NOVO] do campo Código da Escola, para acrescentar uma nova escola. O número de Escola inserido na Base de Dados, deve ser único. Caso a sua instituição inclua 2 escolas, por ex., este número deverá ser diferente. Poderá também escrever um texto, no campo nº de escola, com o máximo de 20 caracteres (por ex, Escola 1). No campo seguinte TEXTO, poderá escrever um texto à sua escolha até 50 caracteres.

Cardita Lda, 2007©

10

ADICIONAR ANO LECTIVO Tem a possibilidade de indicar para cada escola o ano lectivo, tantos quantos os desejados. Clique no botão [NOVO] para adicionar um novo ano lectivo. Se um ficheiro .gpn foi alterado, o gp-Untis propõe-lhe o ano lectivo que figura nesse ficheiro, podendo adoptá-lo ou modificá-lo, caso não tenha sido realizada qualquer alteração no ficheiro .gpn, a data proposta será a data do sistema.

ADICIONAR VERSÃO Poderemos adicionar até 255 versões diferentes de horários por ano lectivo na base de dados, cada versão corresponde a um ficheiro .gpn. Clique em [NOVO] e indique um número para cada versão,

(por

ex

1)

e

eventualmente

um

texto

complementar.

LOGIN Logo que o código da escola, ano lectivo e a versão sejam definidos, poderemos aceder à base de dados: a que foi preparada pela Cardita, ainda vazio, mas que inclui já o utilizador ADMINISTRATOR, cuja palavra passe não foi ainda definida. Este utilizador tem todos os direitos de acesso e não pode ser apagado.

Cardita Lda, 2007©

11

Assim, com o primeiro Login numa escola nova, a janela de DADOS DE LICENÇA aparece após carregar no botão [ok] da janela de Login. Caso os dados da licença já estejam indicados correctamente, deve apenas carregar no botão [ok] para fechar a janela e continuar, como habitualmente no seu ficheiro gp-untis. Para saber como transferir os dados de um ficheiro gpuntis existente na base de dados, leia o capítulo seguinte.

Cardita Lda, 2007©

12

BASE DE DADOS E FICHEIRO .GPN TRANFERIR FICHEIRO .gpn PARA BASE DADOS Podemos facilmente passar os dados de um ficheiro .gpn para a base de dados ou passar os dados introduzidos na base de dados para um ficheiro .gpn. Para transferir um ficheiro .gpn já existente para a Base

de

Dados,

comece

por

inserir

em

CONFIGURAÇÕES \ DADOS DA LICENÇA, os dados da licença que permitirá activar o gp-Untis MultiUser. Depois de registado proceda da seguinte forma:

 No ficheiro que acabou de registar, clique no menu MÓDULOS\ MULTIUSER \ SUBSTITUIR DADOS DA ESCOLA.

 Indique o número da escola, o ano lectivo e a versão para as quais a transferência deve ser feita. Poderá também adicionar uma nova versão (proceda como indicado anteriormente). Caso utilize a mesma

versão, os dados

anteriores serão substituídos por estes.

 Escolha qual o Utilizador e a Palavra Passe e depois clique em [OK]: Deste modo, estará a funcionar com o seu ficheiro na Base de Dados .mdb, no gp-Untis MultiUser com o Login indicado.

Cardita Lda, 2007©

13

NOTA: No que foi referido anteriormente sobre a base de dados ficar em memória, caso pretenda realizar uma cópia de segurança, basta entrar (Login) na versão pretendida e gravar com o nº de outra versão e prosseguir o trabalho.

TRANSFERÊNCIA DE DADOS PARA UM FICHEIRO .gpn Poderá gravar, sobre a forma de ficheiro .gpn, os dados da versão em que está ligado (log on), clicando em FICHEIRO \ GRAVAR COMO. Desta forma, poderá continuar o seu trabalho noutro computador, sem estar em rede, e depois voltar a colocar o seu ficheiro na base de dados, da forma como já foi referido.

SEGURANÇA DA BASE DE DADOS Deverá garantir, sempre, que ninguém pode aceder à base de Dados enquanto trabalha no ficheiro .gpn, a não ser que, não pretenda, depois, voltar a colocar as alterações efectuadas no ficheiro .gpn na Base de Dados. Ao colocar a nova versão na Base de Dados, todas as alterações efectuadas pelos Utilizadores serão perdidas. Para evitar esta situação poderá temporariamente renomear o ficheiro gpUntis.mdb, (para por ex. gpuntis1.mdb), de modo a garantir que nenhum utilizador consegue aceder à Base de Dados.

Cardita Lda, 2007©

14

GESTÃO DE UTILIZADORES O gpUntis MultiUser propõe uma gestão de utilizadores hierarquizada, constituída da seguinte forma:  Grupos de Utilizadores Cada grupo de utilizadores tem direitos claramente definidos e podem atribuir-se tantos utilizadores quantos desejar.  Utilizadores Cada Utilizador só poderá ser definido para um único grupo de utilizadores. Quando entramos pela primeira vez no gp-Untis

em

modo de Base de

Dados,

o

programa cria, de

forma

automática, um grupo

de

utilizadores chamado “Administrador” o qual dispões de todos os direitos de acesso. O gpUntis

cria

ao,

mesmo

tempo,

o

utilizador

“Administrador” pertencente ao grupo de utilizadores

Cardita Lda, 2007©

15

referido anteriormente. Nunca podemos modificar ou apagar este utilizador ou este grupo de utilizadores.

O Utilizador criado automaticamente pelo programa, não tem qualquer passeword definida, pelo que deverá depois ser atribuída por si.

ALTERAR AS PASSWORDS Se

clicar

em

Alterar

PassWord na janela de LOGIN

do

MÓDULOS

\

MULTIUSER, alterar

a

password

definida

para

menu

o

poderá utilizador

actualmente seleccionado. Indique a password antiga (caso não haja pode ficar em branco) e indique a nova password nos dois campos seguintes. Clique no botão [OK]

DIREITOS ACESSO

DE DOS

UTILIZADORES

Cardita Lda, 2007©

16

Para indicar os grupos de utilizadores e os respectivos direitos de acessos que cada um irá beneficiar, clique no menu Módulos \ MultiUser \ User Administration \ User Groups.

Os utilizadores que não têm permissão de acesso à opção User Groups podem, contudo, aceder a esta opção para consultar o seu próprio grupo e os respectivos direitos de acesso.

Existem 3 níveis de autorizações:  Sem Direitos Significa que não está autorizado a utilizar funções ou a ter acesso a determinadas opções dentro dos menus ou fazer qualquer alteração: O utilizador que não tem direitos, apenas pode ver, pois irá encontrar a maioria dos menus em cinzento, ou seja inactivos, caso tente alterar, aparecerá uma mensagem de erro, avisando que não tem permissão.  Consultar Significa que o utilizador pode entrar em todos os menus e abrir todas as opções, horários, etc, mas apenas para consultar, não poderá modificar.  Alterar Cardita Lda, 2007©

17

O utilizador poderá modificar todos os dados e informações onde aceder.

Existe um grupo de utilizadores “Administrador” não alterável e, outros grupos de utilizadores para os quais configurámos permissões de acesso.  Adicionar escola\ Adicionar ano lectivo\ Adicionar versão Estas 3 opções permitem ao grupo de utilizadores que as tiver, a possibilidade de carregar novos ficheiros de dados na janela de Login.  Gestão de utilizadores Com esta permissão poderá adicionar ou alterar os direitos dos diversos grupos de utilizadores e, consequentemente dos seus utilizadores. Contudo, quem tiver o direito de Gestão de utilizadores não pode atribuir as seguintes autorizações: Administrador, Adicionar escola, Adicionar ano lectivo e Adicionar versão.  Administrador O grupo de utilizadores que beneficie dos direitos de Administrador tem, automaticamente também, o direito de Gestão de utilizadores, contudo não é necessário que cada Cardita Lda, 2007©

18

grupo que tenha direitos de gestão de utilizadores tenha também direitos de Administrador.

Direitos e Permissões do grupo Administrador:  Atribuir autorização de Administrador a outro utilizador  Atribuir autorização de Adicionar Escola, Adicionar Ano lectivo e Adicionar versão. Estas autorizações são atribuidas automaticamente quando se atribui direitos de Administrador, todavia, poderá altera-las uma a uma.  Tratar os Dados da Licença  Gravar num ficheiro os dados da versão em que está Ligado 

Realizar

Importações\Exportações

no

menu

FICHEIRO \ IMPORT.\ EXPORT  Importar ou Exportar Divisões

 Optimização Esta autorização dará acesso às seguintes opções ou funções:  Optimização de horários

Cardita Lda, 2007©

19

 Optimização de horários por períodos (para isto será necessários

que

tenha

autorizações

para

os

determinados períodos).  Optimização de Salas  Regras de Ponderação  Diagnóstico

 Diagnóstico +  Análise CCC  Apagar Horário

 Impressão Caso esta opção esteja assinalada, o utilizador tem a possibilidade

de

imprimir,

horários,

Estatísticas

ou

Relatórios.

 Horário Consultar

Alterar

 Abrir Horários  Diagnóstico  Análise CCC  Diagnóstico +

 Alterar Horários  Interactivo  Interactivo II  Apagar Horário

Cardita Lda, 2007©

20

 Dados Base Consultar

Alterar

 Abrir as opções do menu  Alterar os Dados Base Dados base  Ficheiro\Funções Ajuda

 Funções de Ajuda Grupo de discp. p/ alias (Ficheiro\ Funções de Ajuda).



Numerar

(Ficheiro

\

Professores Funções

de

Ajuda).

 Dados Especiais Esta autorização dará ao utilizador acesso às seguintes opções:  Grupos/Departamentos  Férias

Cardita Lda, 2007©

21

 As diferentes informações do menu Configurações. Existem

diferentes

informações

no

menu

CONFIGURAÇÕES\ DIVERSOS que não são registadas na Base de Dados, mas sim no disco local do computador onde trabalha, no ficheiro untis.ini (por ex. o caminho de acesso aos ficheiros de Auto-segurança, save1, save2, save3, etc...).

 Horário-Info  Reduções e Motivos de Reduções  Grupos de Janelas  As diferentes possibilidades de abrir as janelas de Dados Base, Aulas ou Horários precisa pelo menos que tenha autorização para consultar as opções referidas:

Cardita Lda, 2007©

22

 Aulas Consultar  Abrir as janelas de aulas

Alterar O direito de acesso a este menu inclui todas as opções do Módulo Aulas, tais como:

 Dificuldades nas Disciplina  Distrib. Serv. Professores  Curso/Plano Estudos

Optimização de Acasalamentos

 Sequências das Aulas

Criar as Aulas a partir dos currículos

 Grupos (Aulas)

(Curso/Plano

Estudos)

Assim como as funções de Ajuda  Acasal. Na Seq. Aulas  Nº de alunos nas aulas  Dividir aulas em h. Simples

 Períodos Esta autorização permite ao seu utilizador criar, alterar ou consultar períodos (caso tenha licença para o Módulo Horários por Período).  Horários por Período

Cardita Lda, 2007©

23

 Planeamento de Substituições Esta autorização permite consultar ou alterar as Substituições, mas não as ausências ou faltas (caso tenha o Módulo Subst.).

 Ausências\Faltas Esta autorização permite consultar ou alterar as Ausências Faltas

Limitar os Direitos de Acesso A parte inferior da janela de Direitos de Utilizadores, permite limitar os direitos de acesso atribuídos para cada grupo de utilizadores quanto a que Escola, que Ano Lectivo, que versão, que Períodos ou a que Departamentos (Áreas) poderão aceder. Deverá

começar

pelo

1º

campo

à

esquerda, Escola e depois continuar para a direita, não podemos limitar o acesso no Ano Lectivo sem limitar 1º a Escola.

Cardita Lda, 2007©

24

TRABALHO EM SIMULTÂNEO Este capítulo não se refere aos utilizadores que estão ligados (Login) num mesmo ficheiro, ou seja, tendo todos a mesma Escola, o mesmo Ano Lectivo, a mesma Versão na janela de Login.

Modificar ao mesmo tempo os mesmos Dados Vários utilizadores podem perfeitamente trabalhar ao mesmo tempo, sem que haja o menor problema, por ex. se um faz alterações nos Dados Base e outro em Aulas. O gp-Untis verifica todos os 10 segundos se foram feitas alterações na base de dados e actualiza o ficheiro caso tenham sido feitas. Se dois ou mais utilizadores modificarem os mesmos dados ao mesmo tempo (por ex. alterar o nome de um elemento, ou planear uma hora de aula em dois momentos diferentes), o que gravar primeiro, registará primeiro as suas informações na base de dados. O outro utilizador receberá uma mensagem de aviso, referindo que os seus dados não foram ainda gravados.

Cardita Lda, 2007©

25

SITUAÇÕES CRÍTICAS O quadro seguinte apresenta-lhe as situações críticas nas quais não poderá existir trabalho de vários utilizadores em simultâneo. A letra P indica que o mecanismo de bloqueio do trabalho realizado é limitado ao período sobre o

Dados Base (Excepto Alunos) Alunos Aulas \ Gp-Aulas Optimização Alteração de Horários Apagar Horários Aulas\Horários dos Alunos Optimização de Cusos Info-Horários

P

P

P

P

P P P P P P P P P

Info-Horários

Optimização de Cursos

Aulas\Horários dos Alunos

Apagar Horários

Alteração de Horários

Optimização

Aulas \ Gp-Aulas

Alunos

Dados Base (Excepto Alunos)

qual o utilizador é precisamente em comboio de trabalho

P P

P

P

P

P

P P

P P

HORÁRIOS POR DEPARTAMENTO Cardita Lda, 2007©

26

Para instituições que utilizam recursos partilhados por vários departamentos, o gp-Untis MultiUser oferece-lhe agora várias possibilidades de trabalho inéditas.

OPTIMIZAÇÃO DE HORÁRIOS POR DEPARTAMENTO Caso

os

horários

sejam

elaborados

pelos

Departamentos ao mesmo tempo, (Optimização de todos os Departamentos), o gp-Untis MultiUser oferece a possibilidade a cada departamento de trabalhar os seus dados ao mesmo tempo e na mesma base de dados, o que evita ter de os exportar ou importar. Esta prática permite sobretudo, ter ideia em tempo real dos recursos partilhados, tais como a ocupação de salas. O sistema de autorizações permite definir que utilizador pode aceder a que departamento, que é afixado na barra de ferramentas, na caixa de opções de DEPARTAMENTOS (Módulo Departamentos).

Cardita Lda, 2007©

27

GERAÇÃO

DE

HORÁRIOS

DE

ACORDO

COM

DEPARTAMENTOS No caso de utilizar recursos partilhados por outros Departamentos, por ex. as Salas, a regra é decidir antes da elaboração dos horários, quem pode e quando pode utilizar e qual ou quais os recursos partilhados.

Com

o

gp-Untis

MultiUser

não

é

necessário, que o utilizador de cada departamento saiba a cada momento qual a disponibilidade de um determinado recurso (por ex. sala) que pretenda utilizar, evitando assim, possíveis conflitos ou colisões (sobreposições) de duas aulas na mesma sala, por ex..

SUBSTITUIÇÕES

Com a versão MultiUser do gp-Untis várias pessoas podem preparar as Substituições em locais diferentes, mas no mesmo ficheiro. Por exemplo, pode a Área de Pessoal da secretaria lançar as Ausências com os respectivos Motivos de Ausência enquanto o Conselho Executivo ou o Coordenador das Actividades de Substituição ou outras pessoas, podem proceder à preparação das Substituições propriamente ditas.

Cardita Lda, 2007©

28

PROTECÇÃO DE DADOS A segurança refere-se igualmente à protecção de acessos por terceiros não autorizados, e às cópias de segurança para o caso de insuficiência do sistema ou deterioração da base de dados.

PROTEGER O ACESSO À BASE DE DADOS Para impedir as pessoas não autorizadas de aceder à base de Dados, que se encontra geralmente no servidor da escola, é preciso que o administrador de rede garanta a segurança do directório de instalação. Isto significa que o acesso a este directório deverá ser limitado apenas aos PCs dos utilizadores que trabalham com o gp-Untis MultiUser.

CÓPIAS DE SEGURANÇA Recomendamos que faça cópias de segurança regularmente. Ao trabalhar com o gp-Untis MultiUser dispõe de várias formas para o fazer:

Cardita Lda, 2007©

29

Cópia de segurança através do ficheiro .gpn Faça cópias de segurança dos dados que se encontram na Base de Dados para um ficheiro .gpn (Veja em cima Base de Dados e ficheiro .gpn, pag. 11) e guarde esse ficheiro .gpn num CD, noutro PC ou numa caneta USB, etc...).

Cópia de segurança da Base de Dados Comprima a Base de Dados (ficheiro .mdb) no Microsoft Access, abra este ficheiro e depois em FERRAMENTAS > Utilitários BaseDados > Compactar Base de Dados e se tiver necessidade pode depois comprimir com o winzip e guardar o ficheiro num CD, noutro PC ou numa caneta USB, etc...).

Cardita Lda, 2007©

30

Conversão para a versão 2008 A estrutura da Base de Dados da versão 2008 foi ligeiramente alterada. Deste modo, após instalar a versão 2008 do gp-Untis e realizar o LOGIN, o programa apresenta-lhe uma mensagem de como deve proceder para converter a sua Base de Dados da versão 2007 para a versão 2008. Para fazer a conversão para a versão 2008, clique no menu MÓDULO / MULTIUSER/ CONVERTER PARA O GP-UNTIS 2008 Assim, a conversão será feita

automaticamente,

UTILIZADOR

e

a

desde

palavra

que

indique

o

passe. Apenas

o

Administrador tem o direito de proceder a esta operação. CLIC !

Depois

de

escolher

ADMINISTRATOR

e

o

utilizador

introduzir

a

password, o programa irá apresentar uma mensagem de segurança. Clique em [YES] para continuar e proceder à conversão da Base de Dados para a versão 2008. Depois de terminada a conversão, o programa apresentará uma mensagem para que compacte e reorganize a base de dados através do MS-Access.

ATENÇÃO Esta operação é irreversível, pelo que depois já não pode ler o ficheiro com a versão 2007, assim deve primeiro fazer uma cópia de segurança do ficheiro gpUntis.mdb

Cardita Lda, 2007©

31

ACESSIBILIDADE POR MySQL Na versão 2008, podemos agora utilizar uma Base de Dados MySQL para o gpUntis MultiUser. Neste procedimento são copiadas as tabelas Access, quer de estrutura quer de conteúdo que, depois são copiadas automaticamente para a base MySQL. Proceda da seguinte forma: 1. Caso tenha a versão 2007, por favor converta agora a sua base de dados Access, para a versão 2008, conforme indicado anteriormente. 2. Se já trabalhou com o gpUntis Multiuser e deseja converter a base de dados Access para MySQL faça o download, em primeiro lugar, da actualização mais recente da versão 2008 (em www.cardita.pt) e depois de actualizar o programa, entre e faça o LOGIN. Deste modo, o programa irá verificar que a estrutura dos dados da vossa base gpUntis.mdb corresponde à versão mais actual. 3. Se vai utilizar o gpUntis Multiuser pela primeira vez, proceda de acordo com o descrito no manual de instalação do gpUntis Multiuser e efectue os procedimentos aí descritos para instalação no servidor. Entre no programa, faça LOGIN para activar a ligação ODBC e feche o programa.

Cardita Lda, 2007©

32

Converter a base de dados gpUntis mdb para MySQL Instale no servidor os seguintes programas: 1. MySQL Connector ODBC / 5.1 – Download em http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.1.html#win32 2. Programa MySQL 5.0 – Download em http://dev.mysql.com/downloads/mysql/5.0.html#win32 3. Após a instalação do programa MySQL proceda à configuração optando

pela

configuração

standard;

4. Clique em NEXT até que surja a janela que se mostra abaixo. Esta janela deverá ser preenchida de acordo

com

o

exemplo.

(Deve fixar a password, pois vai precisar dela mais tarde);

5. Continue

em,

NEXT,

e

conclua a configuração.

6. Deverá, agora, de criar no programa MySQL uma pasta que será a base de dados do gpUntis.

Cardita Lda, 2007©

33

Aceda a C: Programas / MySQL / MySQL server 5.0 / Data e nesta última, crie uma nova pasta e atribua-lhe um nome, por exemplo,

ou

“gpUntisdb”.

7. Aceda à ligação ODBC em, Iniciar/

Ferramentas

administrativas / Origens de dados ODBC e no separador sistema,

DSN

de

seleccione

(gpUntis Microsoft Driver mdb*), clique em “Configurar”, e renomeie gpUntis para gpUntis0. Clique em “Reparar” e OK.

Aceda, de novo, à ligação ODBC em, Iniciar/ Ferramentas administrativas / Origens de dados ODBC e no separador DSN de sistema, seleccione, na nova janela, MySQL ODBC 3.51 Dever; Clique em “Adicionar”

Cardita Lda, 2007©

34

8. Surge a janela Connector / ODBC que deve preencher

como

apresentado no exemplo ao lado. Em “DataBase” deverá seleccionar a pasta que criou em “Data”. 9. Depois de estabelecida a Ligação, com sucesso, entre no gp-Untis e faça LOGIN. O programa pedirá a confirmação da conversão da base de dados Access para MySQL.

Estabelecer a ligação de REDE Pode estabelecer dois tipos de ligações de rede. Uma apenas para os postos de trabalho na escola, com acessibilidade pela rede interna e para a qual utilizará o IP do servidor. A outra, com acessibilidade por IP através da Internet, que poderá aceder a partir de onde quer que esteja e, para a qual, utilizará o IP da internet do servidor da escola.

Cardita Lda, 2007©

35

Para qualquer das opções proceda da seguinte forma: Instale em cada posto o driver MySQL Connector ODBC/ 5.1 – Download em http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.1.html#win32 1. Aceda ao menu ODBC em, Iniciar/ Ferramentas administrativas / Origens de dados ODBC / separador DSN de sistema; 2. Se tiver uma ligação ODBC para a anterior versão Access (gpUntis Microsoft Driver mdb*), deve eliminar; 3. Estabeleça a nova ligação ODBC para MySQL. Clique em “Adicionar” e seleccione, na nova janela, MySQL ODBC 3.51 Dever; 4. Surge a janela Connector / ODBC

Colocar o IP de acordo com o tipo de ligação que se pretende

que deve preencher como apresentado no exemplo ao lado. Depois de estabelecida a ligação, com sucesso, entre no gp-Untis e faça LOGIN. O programa pedirá a confirmação

gpUntis

A password tem de ser a mesma que usou para configurar o

da ligação.

Cardita Lda, 2007©

36

DIREITOS DE UTILIZADORES Novas autorizações O gp-Untis dispõe de um sistema de autorizações hierarquizadas, no qual podemos definir grupos de utilizadores e utilizadores individuais. Cada Grupo de Utilizadores tem os seus direitos perfeitamente definidos e pode atribuí-los a quantos utilizadores desejar. Cada utilizador só poderá estar definido para um único grupo de utilizadores.

Clique no menu MÓDULOS \ MULTIUSER \ ADMINISTRAÇÃO de UTILIZADORES \ DIREITOS dos UTILIZADORES para definir os direitos dos grupos de utilizadores.

Na versão 2008 do gp-Untis aparecem agora dois novos direitos que poderá atribuir aos Grupos de Utilizadores. Cardita Lda, 2007©

37

—Horários todas

Info para

as

opções

relacionadas com este Módulo.

—C. Não Lectiva para atribuir

todos

os

direitos associados à Componente

Não

Lectiva

Direito de editar formatos O direito de EDITAR FORMATOS permite dar aos utilizadores que não dispõem de direitos para EDITAR

os

dados

poderem,

contudo, criar ou alterar formatos de

edição,

o

que

distingue

claramente dos infelizes colegas que não têm nenhum direito.

Cardita Lda, 2007©

38

Direito de consultar O direito de CONSULTAR concede aos utilizadores permissões para apenas consultar a informação escolhida.

FORMATOS PÚBLICOS Na configuração dos vários Formatos de DADOS BASE, AULAS ou HORÁRIOS existe agora a possibilidade de assinalar que o formato que criou, ou um já existente, é PÚBLICO pelo que qualquer grupo de utilizadores pode utilizá-lo.

Cardita Lda, 2007©

39

EXPORTAR PARA FICHEIRO GPN Nesta versão é agora mais fácil, ao Utilizador, exportar os seus dados do servidor para um ficheiro *.GPN e levar para casa, para poder trabalhar e voltar a trazer no dia seguinte. Para isso, tem uma nova opção no Menu FICHEIRO \EXPORTAR DADOS EM FICHEIRO GPN

JUNTAR

NA

BASE

DE

DADOS A partir da versão 2008, pode juntar apenas as alterações realizadas no ficheiro gpn ao seu ficheiro *.mdb do servidor. Para isso, no servidor, abra o seu ficheiro *gpn

e

depois

vá

ao

menu

Módulos\MultiUser\ Juntar na Base de Dados. Depois de aparecer a caixa de diálogo de LOGIN, faça OK

Cardita Lda, 2007©

40

Será informado, através de uma nova janela, que os Dados alterados foram incluídos no seu ficheiro *mdb.

1. Dados referentes à componente Não Lectiva; 2. Dados referentes às alterações nas Aulas; 3. Dados referentes aos Horários alterados.

Os dados que pretender juntar, deve verificar se o campo IMPORTAR está assinalado.

Cardita Lda, 2007©

41

GUARDAR NA BASE DE DADOS Nesta versão 2008, aparece uma nova opção GUARDAR NA BASE DADOS. Será interessante a sua utilização para quando numa mesma Base de Dados existam várias escolas, ou pretenda inserir dados de um ficheiro *gpn para a Base de Dados.

Bons Horários !!!

Cardita Lda, 2007©

42