Manual De Tramite De Correspond En Cia Interna Y Externa

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO GESTION DOCUMENTAL Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

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TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA Página 2

Misión Garantizar una adecuada gestión documental como apoyo logístico a los procesos institucionales, con un recurso humano creativo, comprometido con principios éticos y de responsabilidad social, la cultura del servicio, la participación activa en la dinámica Institucional y el uso de nuevas tecnologías. Visión Lograr posicionamiento y liderazgo en el manejo de la gestión documental en el 2010

1. OBJETIVO: Controlar el recibo y distribución de la correspondencia externa, y el envío por correo o mediante el mensajero externo de la entidad.

2. ALCANCE: Aplica a todas las dependencias del

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y a los

usuarios tanto internos como externos que requieran la radicación de documentos. 3.

TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

PS-GD-PR-01 La oficina o dependencia (Archivo de Gestión) 1 2

3 4 5

6

Cada dependencia identifica, elige y elabora el documento Debe conocer las directrices para la elaboración del documento La dependencia elige los medios de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros) La dependencia elabora el documento y produce el número de copias requeridas e imprime, o graba. Marca el sobre o elabora rotulo o etiqueta según el soporte (cuando lo necesite) y adjunta los anexos. Se debe tener en cuenta el logotipo o imagen corporativa del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas

La oficina de la Unidad de Correspondencia o Archivo

1

Identificación de dependencias productoras

2

Definición de tipologias documentales, conforme a los formatos y formularios regulados en el manual de proceso y procedimiento e identificación de la TRD

3

Directrices relacionadas con el numero de copias

4

Verificación y radicación del original y las copias e ingreso de los datos en los aplicativos SIG y ONBASE y en el control de correspondencia.

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5

Ingreso del documento original y las copias (si las hubiere) en los sobres (si los destinatarios son externos tanto urbano como nacional o internacional).

6

Entrega al funcionario encargado del correo de Adpostal (léase hoy empresa 472) para su respectivo tramite.

7

Si es urgente se envia con el mensajero externo, se le entrega la copia para la toma del recibido y posterior entrega a la dependencia remitente, para su archivo en el expediente respectivo.

8

Se registra en la planilla de registro de correspondencia Producida para que haga parte del control de envios.

. 4. TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. PS-GD-PR02

1.

Toda la correspondencia que llegue al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, debe ser recepcionada en el Archivo, ningún funcionario debe recibir documentos y otros envios, en su defecto deben ser entregadas inmediatamente al Archivo para su recepción y radicación.

2.

Cuando se recibe correspondencia en sobre cerrado y con copia adjunta, se verifica si pertenece al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, se coloca a la copia la firma y sello de recibido del reloj radicador y se le entrega al portador de la correspondencia.

3.

A todas las comunicaciones que se reciban se les colocan el sello del reloj estampador o sello de recepción. El Archivo solo es responsable de toda la correspondencia que se recepciona.

4.

La correspondencia radicable es aquella que trata de asuntos relacionados con el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander y que requiere respuesta y a esta se le asigna un número consecutivo. En este grupo se incluyen otros envios recibidos que ameriten control para su seguimiento y respuesta. 5. La correspondencia no radicable es aquella que es de tipo informativo como catálogos, invitaciones, folletos, hojas de vida, revistas etc.

6.

En el Archivo se abre toda correspondencia que llegue a nombre del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

7.

La correspondencia personal debe llevar la anotación de “personal” y la confidencial la anotación de “confidencial”.

8.

Los documentos radicables externos deben contener como mínimo lo siguiente: -Fecha (de recibido) -Destinatario o dependencia -Un asunto o indicar el contrato o proyecto al cual pertenece.

10. Los servicios de mensajería externa e interna se prestan únicamente para documentos oficiales, requeridos, o genera

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Oficiales requeridos, o generados por del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

9. No utilizar la dirección de la Gobernación para recibir documentos personales (extractos, revistas, Invitaciones)

En el puesto de radicación deben tener sellos que identifiquen la información que pueda ser importante. Ejem: si llega información que en el sobre indique como confidencial, o que quien recibe, deduzca que no debe abrirla , le coloca el sellos de” confidencial “y la envía sin abrir, lo mismo con la que sea personal, o se deduzca que es . Con este sello el funcionario esta informando por que no hizo la tarea de radicación, si no posee el sello de personal o confidencial y no se esta seguro de ser para la entidad se coloca el sello de si no es personal favor devolver al archivo para su radicación.

En Mensajería y Correo tradicional: se Firma la planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido. Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en el papel Bond entre 75 y 90 g/m2. Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto anexos (Resolución No.089 de 2003 – Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN: Art. 3, numeral. En la Pagina Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envió centralizado, para la recepción se imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del Archivo General de la Nación, Resolución 278 de 1998. 5.

DEFINICIONES •

Anexo: Complemento de un documento remisorio, integrado por uno o varios folios (legajos, argollados, empastes, etc.), u otros soportes.

•

Comunicaciones: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

•

Comunicaciones Empresariales: Cooperativa.

•

Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a titulo personal. No todas generan trámites para las instituciones.

•

Documento: Información y su medio de soporte.

Son todos las comunicaciones relacionadas con el asunto de la

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•

Documento público: El que produce, posee o maneja una entidad pública.

•

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

•

Empaste: Conjunto de documentos encuadernados en pasta, como ejemplo: un libro, una revista, un folleto, etc.

•

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con objeto de hacer más eficiente y eficaz, su utilización, conservación y consulta.

•

Legajo: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar de una mismo asunto o materia.

•

Radicación: Es el procedimiento por medio del cual el Ministerio asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento establecidos por la ley.

•

Registro de comunicaciones oficiales: Consiste en la asignación de un número consecutivo a las comunicaciones enviadas, dejando constancia de la fecha y hora del registro, con el propósito de oficializar su trámite y dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley.

•

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, sonoros, etc. .

6. Base Legal Constitución Política de 1991. Artículo 23. Derecho de Petición Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establecen las entidades de certificación. Acción Contenciosa Administrativa: Es el procedimiento que se sigue ante la administración a fin de controvertir sus propias decisiones. Es el primer control jurídico frente a la actuación de la administración cuando se considere que con ella el Estado ha infringido el orden jurídico a que debe estar sometido para el ejercicio de la misma y que se le ha causado un perjuicio, se busca con esta propiciar la expedición de un nuevo acto, que modifique, revoque, adicione o aclare la primera decisión. Entre tanto el acto administrativo se presume legal. Derecho Administrativo Colombiano.

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Código de Comercio: Artículo 54. ·”El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta”. ISO9001: 2000

4. REALIZACION:

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ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABLE Y CONTROL

DOCUMENTO O REGISTRO

Auxiliar Administrativo (Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Comunicaciones

RESPONSABLE Y

DOCUMENTO O

La recepción y radicación de correspondencia externa es el Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Pasos a seguir por el Auxiliar de Archivo: Verificar

1

RADICACION DE CORRESPONDEN CIA EXTERNA

que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones, documentos y otros envios, se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y aplicativo Onbase, medios desarrollados para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos que posee el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander los cuales están regulados en el manual de procedimientos.

y Otros envios

En este proceso realiza las siguientes actividades:

?

Identifica porque medio ingresa: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, onbase y otros.

?

Recibo de documentos oficiales.

?

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador)

ACTIVIDAD

DETALLE

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CONTROL

REGISTRO

Auxiliar Administrativo (Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Comunicaciones

. 1. Radicación de documentos

1

•

Asigna un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

•

Realiza impresión de rótulo de la radicación.

•

Registra impresión de planillas de radicación y control.

•

Registra y captura la información en las bases de datos aplicativos ONBASE o SIG de control de Correspondencia Recibida Externa, clasifica los documentos por oficinas, quedando disponible para su posterior entrega a la dependencia respectiva.

RADICACION DE CORRESPONDEN CIA EXTERNA

2. Registro de documentos

?

Recibe documentos oficiales.

?

Verifica y confronta el Número de folios, copias, anexos, firmas.

?

Realiza la Constancia de recibo.

?

Asigna datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

y Otros envios

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DETALLE

?

RADICACION DE CORRESPONDE NCIA EXTERNA

ACTIVIDAD

VERSIÓN

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ACTIVIDAD

1

MPA

Establece controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

Imprime la Planilla de Registro y Control de Correspondencia Recibida Externa, con anticipación a cada uno de los recorridos establecidos.

DETALLE

RESPONSABLE Y CONTROL

DOCUMENTO O REGISTRO

Auxiliar Administrativo (Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Comunicaciones

RESPONSABLE Y

DOCUMENTO O

y Otros envios

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CONTROL

REGISTRO

Auxiliar Administrativo (Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Comunicaciones

)

ADICACION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

y Otros envios

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1. RADICACION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

Auxiliar Administrativo (Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Auxiliar Administrativo (Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Comunicaciones y Otros envios

Comunicaciones y Otros envios

Sello de Radicación

Auxiliar Administrativo

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(Auxiliar de Archivo) de la Recepción/Cinco Minutos

Registro y Control de Correspondencia Recibida Externa

Auxiliar Administrativo de la Recepción/Cinco Minutos

Registro y Control de Correspondencia Recibida Externa

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2. RADICACION DE

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Elaboran las comunicaciones cumpliendo con los requisitos del Instructivo y entregan al Auxiliar Administrativo de la Recepción.

CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHADA

Trabajadores Asociados/Auxiliar administrativo de la Recepción/Trabajad ores Asociados de las áreas/Quince Minutos

Comunicaciones en original y una copia

Auxiliar administrativo de la Recepción/Quince Minutos Recibe la correspondencia externa en la oficina de la Recepción para la radicación, registro, distribución y trámite correspondiente.

Auxiliar administrativo de la Recepción/Quince Minutos

Verifica que el documento se encuentre completo con su logotipo, código de dependencia, serie documental respectiva, firma autorizada, anexos, identificación de quien proyecto y elaboró la comunicación, dirección completa e identificación del radicado y serie si se está respondiendo una comunicación. Aclaración: Cuando los documentos llegan incompletos o no están debidamente firmados el original y sus copias, se devuelven en el siguiente recorrido a la respectiva dependencia, en donde se hacen los correctivos del caso. Realiza la verificación y radica el original y las copias e ingresa los datos en el control de Correspondencia Externa Recibida.

Registro de Documentos Despachados

Auxiliar Administrativo/

Cinco Minutos

Sello de Radicación

Planilla Registro de

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Comunicaciones Despachadas externas

El original del documento se introduce en el sobre (si es fuera de la ciudad), cuando el destinatario es externo, los documentos se entregan al trabajador encargado del correo para su respectivo trámite, si se envía con el Auxiliar de Servicios Externo, se le entrega la copia para su respectivo recibido y posterior entrega a la dependencia para ser archivada en el expediente respectivo, se registra un resumen en la planilla de Registro de Correspondencia Despachada para que haga parte del consecutivo de la Cooperativa Avanzar Profesional y llevar control en la Devolución del Recibí.

3. DISTRIBUCION Y RECOLECCION DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA Y DESPACHADA

Genera la Planilla para entregar las comunicaciones con las copias de recibí con anticipación en cada uno de los recorridos establecidos, y se la entrega al personal de las diferentes áreas. Reparte la correspondencia recibida, realiza una verificación de los documentos y anexos enunciados, que se van a entregar a cada una de las dependencias, y que se encuentren debidamente relacionados en la Planilla de Registro de Correspondencia Recibida, antes de proceder a su distribución. Los documentos se entregan en cada dependencia, en donde el personal receptor verifica y firma el recibido correspondiente en los formatos de control de la correspondencia externa recibida y despachada. Aclaración: Se realizarán dos recorridos en el día, en los siguientes horarios: 11:30 a.m. y 5:30 p.m. Cuando reciban documentos considerados prioritarios se deben radicar, registra y entregar

Auxiliar administrativo de la Recepción/Quince Minutos

Formato Control de Comunicaciones Despachadas

Auxiliar administrativo de la Recepción/Quince Minutos

Formato Registro de Correspondencia Recibida Externa

Auxiliar administrativo de la Recepción/Quince Minutos

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al área de su competencia. Ejemplo: Nóminas, Tutelas, entre otros. Las Planillas utilizadas en los recorridos se conservarán debidamente firmadas, para su verificación y consulta.

4. TRAMITE DE CORREO

Los documentos de la Cooperativa Avanzar Profesional con destino externo, son recibidos en la Oficina de la Recepción, en donde luego de efectuado su registro, son entregados al auxiliar administrativo encargado del correo, para su trámite de envío. El funcionario asignado para realizar el trámite de correo, verifica que los documentos y sobres correspondan entre si.

Auxiliar administrativo de la Recepción/Auxiliar Administrativo encargado de la Mensajería/Quince Minutos

El correo se clasifica por las diferentes modalidades de envío (certificado o envío normal), teniendo en cuenta además el destino de los documentos. Realizada la verificación y clasificación, el funcionario ingresa al sistema la información de la correspondencia que va a ser enviada, diligenciando los formatos de las planillas correspondientes, que se encuentran cargadas en el sistema de correspondencia en el Registro de Documentos Despachados Externos. Los sobres que son enviados por el servicio de Correo Certificado u ordinario, se entregan al auxiliar administrativo encargado de llevarlo a la empresa de mensajería.

5.

REDIRECCIONAMIENTO DE

Cuando la correspondencia ha llegado a un área y que por competencia del asunto debe ser remitida a otra, el trabajador responsable del área que recibe

Auxiliar Administrativo de la Recepción/

Control de Pases y Comunicaciones

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CORRESPONDENCIA

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inicialmente el documento, señala con lapicero de mina negra, en el sello de radicación, en el espacio Pase a: el código de la dependencia a la que debe ser entregado y entrega al área de su competencia, mediante una novedad entre área e informa con una copia al auxiliar administrativo de la recepción para que registre en el sistema.

Trabajadores Asociados de las áreas/Cinco Minutos

Las copias de las novedades entre áreas son archivadas en la Oficina de la recepción, para su verificación y consulta.

6. RECIBO Y TRAMITE DE FAX

Los fax oficiales son recibidos en la oficina de la recepción, por las líneas telefónicas establecidas para este fin. Se fotocopian y se radican, registran en el sistema y se entregan al área correspondiente. Los correos electrónicos oficiales son recibidos en la cuenta institucional establecida para este fin. El Gerente encargado de recibir los correos electrónicos, imprime una copia de los documentos recibidos y los envía a la Oficina de la recepción, para su radicación, registro y entrega al área correspondiente.

Comunicación original Novedades entre áreas en original y dos copias

El funcionario encargado del reparto de correspondencia, es quien realiza la entrega de los documentos que han sido objeto de pase. En las áreas, el trabajador receptor firma el recibido.

7. RECIBO Y TRAMITE DE CORREO ELECTRONICO

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Auxiliar Administrativo de la Recepción/Cinco Minutos

Auxiliar Administrativo de la Recepción/Cinco Minutos