La Ad Genesis

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de "especialización" de ésta disciplina dentro del entorno empresarial. La contabilidad financiera o contabilidad externa, también llamada simplemente Contabilidad es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se sumarian y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica. Es la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar en términos monetarios datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa. La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro. También proporciona los Estados Contables o estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa. CONTABILIDAD FINANCIERA es una colección de libros en desarrollo, y esta página aún no existe. Si quieres crear esta página, empieza a escribir en la caja que sigue. Si llegaste aquí por error, presiona la tecla para volver a la página anterior de tu navegador. Si quieres empezar un nuevo libro, lee antes el Tutorial. Si esta página corresponde a un nuevo capítulo de un libro, asegúrate de seguir la Política de nombrado. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Para evaluar realmente la importancia que tiene la contabilidad es necesario evaluar la importancia tanto de las superaciones normales de la empresa así como las necesarias para llegar a ciertos

objetivos existe una diferencia entre la importancia que tiene desde el punto de vista de utilización de los estados financieros para reunir ciertos requisitos como son a quien les interesan los estados financieros y por que control de las obligaciones a cargo de la empresa. La base de este punto es el resultado de la aplicación correcta de todos y cada uno de los movimientos que dan por resultados la confiabilidad en lo que respresentan cada uno de los renglones como son el activo,el pasivo y el capital.

Esto es algo muy simple que cualquier persona puede llevar a cabo sin problemas. Pero si miramos esto mismo en una empresa, la cosa puede desmadrarse un poco si no se hace un seguimiento meticuloso y correcto. Es aquí donde la contabilidad coje protagonismo y se ve realmente su importancia. Antes de nada, diferenciar que en las empresas existen dos tipos de contabilidad. La contabilidad financiera: que es el tipo de contabilidad que las empresas están obligadas a hacer públicas, para que cualquier persona, por ejemplo, una interesada en invertir en bolsa, pueda ver las cuentas y guiarse para decidir si invertir o no. Así que para que cualquier persona la pueda entender es estandarizada. La contabilidad analítica o de gestión: que es la contabilidad interna de una empresa, que se puede usar para adaptar nuevas necesidades, con factores que solo ellos entenderán ya que es exclusivo para su empresa. Así que no es estandarizada. LOS OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA La principal misión de la contabilidad es controlar, pero también es muy importante que a la vez sirva para informar. Debe informar a dueños, accionistas, bancos y gerentes. En relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas , fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. Para conseguir estos objetivos, H.A. Finney expresa en su libro “Curso de Contabilidad” que los procedimientos contables que debe tener en una empresa son, entre otros: - Cuentas - Débitos y créditos - Cargos y créditos a las cuentas - Cuentas de activos - Cuentas de pasivo y capital - Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos - Registros de las operaciones

- Cuentas por cobrar y por pagar - El diario y el libro mayor - Pases al libro mayor - Determinación de los saldos de las cuentas - La balanza de comprobación PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA SON: 1.Desarrollo de principios contables. 2/3. Inmovilizado material. 4/5. Inmovilizado inmaterial. 6. Gastos de establecimiento. 7. Gastos a distribuir en varios ejercicios. 8. Valores negociables. 9. Créditos no comerciales. 10. Acciones y obligaciones propias. 11. Deudas no comerciales. 12. Clientes, proveedores, deudores y acreedores de tráfico. 13. Existencias. 14. Diferencias de cambio en moneda extranjera. 15. Impuesto sobre el Valor Añadido. 16. Impuesto sobre Sociedades. 17. Compras y otros gastos. 18. Ventas y otros ingresos. 19. Dotaciones a la provisión para pensiones y obligaciones similares. 20. Subvenciones de capital. 21. Cambios en criterios contables y estimaciones.

NORMAS QUE REGULAN EN LAS EMPRESAS A) EMRESA PUBLICA: Existen diferentes conceptos al respecto; sin embargo, podemos conceptualizarla de la siguiente manera “casa o sociedad mercantil o industrial fundada para emprender o llevar a cabo acciones, negocios o proyectos de importancia”. Dentro de la empresa pública podemos encontrar a las empresas de economía mixta que son aquéllas en las que existe un vínculo de concurrencia en la formación o explotación en una empresa, en la cual intervienen estado y particulares, o bien entre entidades federativas, municipio y particulares, algunos autores refieren que son aquellas en las cuales, los intereses públicos y capitalistas se encuentra asociados en vista de un interés común. RÉGIMEN DE DERECHO PRIVADO 1)

LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES

2)

LEY GENERAL DE TITULOS Y OPERACIONES DE CRÉDITO

3) LEY GENERAL DE ORGANIZACIONES Y ACTIVIDADES AUXILIARES DE CREDITO 4)

LEY GENERAL DE INSTITUCIONES DE SEGURO

5)

LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS

6)

LEY DEL MERCADO DE VALORES

7)

LEY DE SOCIEDADES DE INVERSION

8)

CODIGO DE COMERCIO

9)

LEY DE NAVEGACIÓN Y COMERCIO MARÍTIMO

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos:

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reales o de valores

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de valuación

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transitorias

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de orden

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nominales o de resultados

de patrimonio

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Cuentas reales o de valores.

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraidas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.

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Cuentas de valuación.

Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:

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Provisión para cuentas incobrables

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Depreciación acumulada

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Amortización acumulada

Ejemplo:

Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la información contable seria la siguiente: Maquinaria: valor de costo Bs.100000,Menos: pérdida de valor (Depreciación acum. Maquinaria) (Bs. 40000,-) Valor contable actual Bs. 60000,-)

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Cuentas transitorias.

Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc. Ejemplo: Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente: Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento:

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Cuentas de orden.

Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.

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Cuentas nominales o de resultados.

Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.

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Cuentas de patrimonio.

Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originadas por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:

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Capital social

ACTIVO CIRCULANTE CAJA En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.

Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo. BANCOS Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá complementarse con un apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados. EFECTOS POR COBRAR La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son los denominados letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista. CUENTAS POR COBRAR Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar. INVENTARIOS DE MERCANCIAS Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquiridas o producidas con la intención de venderlas. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:

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Seguros Pagados por Anticipado

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Intereses Pagados por Anticipado

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Impuestos Pagados por Anticipado

ACTIVO A LARGO PLAZO INVERSIONES A LARGO PLAZO Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas. ACTIVO FIJO Esta constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como: TERRENOS

La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.). La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo. EDIFICIOS Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios. Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo. MAQUINARIA En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios. MUEBLES Y ENSERES La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa. EQUIPOS DE OFICINA Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en co0mputadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc. ACTIVO INTANGIBLE PATENTES Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años. (En nuestro país 15 años). MARCAS DE FABRICA Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca. PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles. CARGOS DIFERIDOS GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS

En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos. GASTOS DE DESARROLLO Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse. MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten. CUENTAS DE ORDEN Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran: DEUDORAS BANCO CUENTA GIROS AL COBRO Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos. MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor. ACREEDORAS GIROS AL COBRO EN BANCOS Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados. PASIVO PASIVO CIRCULANTE EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarán deudas de la empresa. GASTOS ACUMULADOS

Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades

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Impuestos pendientes de pago

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Sueldos devengados por pagar

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Gastos diversos por pagar

L.O.A.F Esta Ley tiene por objeto regular la administración financiera, el sistema de control interno del sector público, y los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica, al Fondo de Estabilización Macroeconómica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional.

Artículo 5.-

La administración financiera del sector público comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica. Los sistemas de presupuesto, crédito público, tesorería y contabilidad, regulados en esta Ley; así como los sistemas tributario y de administración de bienes, regulados por leyes especiales, conforman la administración financiera del sector público. Dichos sistemas estarán interrelacionados y cada uno de ellos actuará bajo la coordinación de un órgano rector. El Ministerio de Finanzas coordina la administración financiera del sector público nacional y dirige y supervisa la implantación y mantenimiento de los sistemas que la integran, de conformidad con lo establecido en la Constitución y en la ley. El sistema de control interno del sector público, cuyo órgano rector es la Superintendencia Nacional de Auditoria Interna, comprende el conjunto de normas, órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la administración financiera así como la auditoria interna. El sistema de control interno actuará coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de la Contraloría General de la República tiene por objeto promover la eficiencia

en la captación y uso de los recursos públicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la información que se genere y divulgue sobre los mismos; así como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligación de los funcionarios de rendir

TEORIA DE CARGO Y ABONO Se fundamenta en la ecuacion del patrimonio y en ella se determinara que toda operacion comercial o hecho contable conlleva un intercambio de valores en sentido contrario, toda operacion debe ser registrada de tal manera que afecte por lo menos dos cuentas y que los cargos y los abonos sean por importes iguales. La teoria del cargo y del abono tambien llamado teoria de la partida doble es en la que nos basamos en Venezuela para el registro de las operaciones contables. El articulo 34 del codigo de comercio de Vzla. establece "Que se debe expresar claramente quien es el deudor y quien el acreedor en cada operacion". El debe de una cuenta sisgnifica: • • • • • •

Algun bien que entra en la Empresa El pago de una deuda por la Empresa Un costo Un gasto Una perdida Una deuda a favor de la Empresa

El haber de una cuenta significa: • • • • • •

La salida de un activo El cobro de una deuda Un ingreso El reembolso de un gasto Alguna Ganancia Contraer una deuda.

Elementos de un sistema de administración de registros Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y que necesita ser conservado o retenido durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:

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Determina qué tipos de información deben considerarse registros.

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Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben controlarse mientras están en uso y determina cómo deben recopilarse una vez que se declare que sean registros.

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Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, de empresa o legales.

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Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y no intrusiva.

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Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminación de registros expirados, o el almacenamiento y la protección de los registros relacionados con eventos externos tales como demandas.

Determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de la organización son registros es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, administradores de registros y abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en su organización, pueden ayudarle a garantizar que los documentos se retienen durante el período de tiempo correcto. Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger una organización de manera legal, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones regulatorias y aumenta la eficacia organizativa al favorecer la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.

Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:

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Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona ubicaciones de origen y describe cómo se desplazará el contenido a la aplicación de administración de registros.

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Un plan de archivo que describe, para cada tipo de registro de la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a los mismos, cómo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es el responsable de administrarlos.

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Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas a las que deben adherirse los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento de la normativa, junto con los métodos que se usan para garantizar la participación de los integrantes del equipo de la empresa.

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Un método para recopilar los registros que ya no están activos de todos los orígenes de registros, tales como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.

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Un método para auditar registros mientras están activos.

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Un método para capturar metadatos de registros e historiales de auditorías y para conservarlos.

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Un proceso para suspender registros (suspender su disposición) cuando se producen eventos tales como litigios.

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Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registros con el fin de asegurarse de que los empleados los están archivando, están teniendo acceso a los mismos y los están administrando de acuerdo con las directivas y los procesos definidos.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de administración de registros integrados. Para garantizar que los trabajadores de la información puedan participar fácilmente en el sistema de administración de registros de la empresa, las aplicaciones de 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office Word 2007, también incluyen características que admiten procedimientos para la administración de registros.

Información general acerca de la planeación de la administración de registros En este tema se describen los pasos de planeación que debe seguir para ayudar a garantizar que el sistema de administración de registros que implemente basado en Office SharePoint Server 2007 consiga los objetivos de la administración de registros de la organización. A continuación se ofrece un avance del proceso de planeación de la administración de registros:

1.

Identificar funciones de administración de registros Una administración de registros satisfactoria requiere funciones especializadas tales como:

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Administradores de registros y agentes que se encargan de garantizar el cumplimiento de directivas para clasificar los registros de la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.

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Personal de TI para implementar los sistemas que admiten de una manera eficaz la administración de registros.

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Administradores de contenido para identificar dónde se guarda la información organizativa y comprometerse a que sus equipos sigan los procedimientos de administración de registros.

2.

Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivo, los administradores de registros y los administradores de contenido realizan una encuesta sobre el uso de los documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.

3.

Desarrollar un plan de archivo Una vez que haya analizado el contenido organizativo y haya determinado las programaciones de retención de contenido, rellene el resto del plan de archivo. Los planes de archivo difieren según cada organización, pero en general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dónde se almacenan, describen sus períodos de

retención y proporcionan otra información como quién es el responsable de administrarlos y a qué categoría más amplia pertenecen los registros.

4.

Desarrollar programaciones de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo va a dejar de estar activo (en uso), cuánto tiempo debería retenerse después y cómo debería eliminarse al final.

5.

Evaluar y mejorar los procedimientos de administración de documentos Asegúrese de que se apliquen las directivas correctas en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que el contenido se audita correctamente para que puedan conservarse las auditorías adecuadas junto con los registros.

6.

Diseñar la aplicación de administración de registros Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de sitio especializada, el repositorio de registros, que está diseñada para la administración de registros. En función del plan de archivo, diseñe las bibliotecas del sitio, los tipos de contenido, las directivas y su serie de registro, que define en qué lugar del registro del sitio debe almacenarse ese tipo.

7.

Planear cómo se mueve el contenido al sitio del Centro de registros Si usa Office SharePoint Server 2007 para la administración de documentos activos y como aplicación de administración de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover los documentos al repositorio de registros en los momentos adecuados. Si usa Office SharePoint Server 2007 o sistemas de administración de documentos externos, puede planear y desarrollar interfaces que muevan el contenido de esos sistemas al repositorio de registros, en función de la interfaz programable del repositorio de registros.

8.

Planear la integración de Microsoft Exchange Microsoft Exchange Server 2007, junto con Office Outlook 2007, incluye características diseñadas para facilitar el flujo de correo electrónico hacia el repositorio de registros mediante el uso de carpetas y comandos especializados. Si usa Exchange Server 2007 como servidor de correo electrónico, puede planear cómo clasificar el correo electrónico y moverlo al repositorio de registros.

9.

Planear la documentación y los informes de conformidad Para comprobar que su organización realiza los procedimientos de administración de registros requeridos y para comunicar estos procedimientos, debe documentar sus planes y procesos de administración de registros. Si su empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear estas instrucciones de administración de registros, planes de implementación y métricas de eficacia.