Komunikasi Efektif Sebagai Kunci Keberhasilan Humas.docx

BAB I PENDAHULUAN Manajemen hubungan sekolah dan masyarakat atau disebut juga dengan manajemen humas, merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen sekolah. Manajemen humas merupakan sebuah upaya yang dilakukan oleh sekolah untuk menciptakan hubungan antara sekolah dan masyarakat melalui suatu kegiatan komunikasi yang terarah antara sekolah dan masyarakat dan saling menguntungkan diantara kedua belah pihak yang tujuan utamanya adalah meningkatkan mutu pendidikan. Kegiatan humas merupakan kegiatan yang sangat penting dalam menunjang peningkatan mutu sekolah atau lembaga pendidikan, sehingga sekolah secara aktif dan terstruktur akan merencanakan usaha untuk melakukan pengkomunikasian kepada masyarakat internal maupun eksternal, sehingga sekolah mendapat dukungan penuh dari masyarakat. Dalam kegiatan humas, komunikasi merupakan komponen terpenting. Komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan, maksud dan keinginan dari seseorang kepada orang lain yang bertujuan untuk memberitahu, menyampaikan maksud, dan mengubah cara pandang orang lain terhadap suatu hal. Dari pengertian tersebut dapat diketahui bahwa komunikasi dalam menejemen humas penting dilakukan supaya maksud dan tujuan dari program pendidikan yang direncanakan oleh pihak sekolah dapat tersampaikan dengan baik kepada masyarakat. Untuk menyamakan persepsi dan pandangan antara pihak sekolah dan masyarakat, maka didalam manajemen humas perlu adanya sebuah komunikasi efektif. Komunikasi efektif merupakan kegiatan penyampaian pesan yang pengaruh dan hasil dari kegiatan pengkomunikasian dapat tepat sasaran atau tepat pada tujuan. Oleh karena itu, didalam makalah ini akan dibahas mengenai “Komunikasi Efektif Sebagai Kunci Keberhasilan Humas”.

1

BAB II PEMBAHASAN A.

Pengertian atau Definisi komunikasi Komunikasi merupakan pertukaran informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan maksud dan tujuan tertentu. Sedangkan, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) komunikasi merupakan pengiriman dan penerimaan informasi, berita atau pesan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih sehingga maksud atau pesan tersebut dapat dipahami. Beberapa ahli memberikan pendapatnya terkait dengan istilah komunikasi. Berikut beberapa pendapat ahli tersebut: 1. T. Hani Handoko, komunikasi adalah proses pemindahan pengertian 2.

dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.1 Cherry dan Stuart, istilah komunikasi menurut pendapat Cherry dan Stuart sebagaimana dikutip Hafied Cangara berpangkal pada bahasa latin communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Komunikasi juga berakar dari

3.

kata communico yang artinya membagi.2 Jhon B Hason, mengasumsikan bahwa komunikasi adalah pertukaran verbal, pikiran atau gagasan. Asumsi dibalik definisi tersebut adalah

4.

bahwa sesuatu pikiran atau gagasan secara berhasil dipertukarkan.3 Tubbs dan Moss, mendefinisikan komunikasi sebagai proses

5.

penciptaan makna antara dua orang atau lebih.4 Budyatna, mendefinisikan komunikasi merupakan cara manusia membangun realitas mereka. Dunia manusia tidak terdiri dari obyekobyek tetapi respon-respon manusia kepada obyek-obyek atau kepada makna-maknanya.5

1 T. Hani Handoko, Manajemen, Edisi kedua (Yogyakarta: BPFE, 2015), hal. 270. 2 Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, Edisi kedua (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2014), hal. 20. 3 Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi: Satu Pengantar (Bandung: Remaja Rosda Karya, 2005), hal. 55. 4 Ibid., hal. 59. 5 Muhammad Budyatna, Teori-teori Mengenai Komunikasi Antar Pribadi (Jakarta: Kencana, 2015), hal. 5.

2

Thomas M. Scheidel sebagaimana dikutip oleh Deddy Mulyana mengatakan

bahwa

komunikasi

bertujuan

untuk

menyatakan

dan

mendukung identitas diri, membangun kontak sosial dengan orang sekitar dan untuk mempengaruhi orang lain agar merasa, berpikir atau bertindak seperti yang diinginkan. Namun tujuan berkomunikasi adalah untuk mengendalikan lingkungan fisik dan psikologi.6 Rumusan tujuan harus memuat: khalayak sasaran, cakupan jumlah sasaran dan perubahan perilaku yang diinginkan. Beberapa ahli memang memiliki pendapat berbeda-beda tentang definisi komunikasi karena latar belakang sosio kultur dan pendidikan, tetapi yang pasti ada titik temu diantara para ilmuwan komunikasi yaitu komunikasi mencakup perilaku yang disengaja dan diterima.7 B.

Komponen-komponen dalam komunikasi Komponen-komponen dalam komunikasi merupakan keseluruhan unsurunsur yang ada dalam kegiatan komunikasi. Komponen-komponen ini harus ada dalam kegiatan komunikasi, karena keseluruhan unsur ini saling memiliki hubungan. Berikut ini adalah komponen dalam komunikasi, antara lain: 1. Komunikator Seseorang atau kelompok yang bertindak sebagai narasumber dalam 2. 3.

4.

5. 6. 7.

menyampaikan pesan kepada komunikan. Encoding Merupakan pengalihan gagasan kedalam pesan. Pesan Sesutau yang merupakan informasi penting, yang diberikan kepada komunikan dalam kegiatan komunikasi. Media Alat atau sarana dalam menyampaikan informasi pada saat kegiatan informasi berlangsung. Decoding Merupakan pengalihan pesan kedalam gagasan (inti pokok informasi). Komunikan Merupakan penerima pesan dalam kegiatan komunikasi. Efek

6 Mulyana, Ilmu Komunikasi..., 4. 7 Ibid, 57.

3

Akibat, pengaruh, maupun balikan yang timbul dari kegiatan

C.

8.

komunikasi. Gangguan Merupakan efek internal atau eksternal akibat dari pengalihan pesan

9.

dalam penyampaian informasi. Bidang pengalaman Merupakan bidang atau ruang yang menjadi latar belakang informasi

10.

dari komunikator maupun komunikan. Pertukaran makna Merupakan bidang atau ruang pertemuan yang tercipta karena

11.

berkomunikasi bersama. Konteks Merupakan situasi, suasana, atau lingkungan fisik.

Pengertian komunikasi efektif dalam humas Kegiatan humas pada hakekatnya adalah kegiatan komunikasi. Kegiatan komunikasi dalam humas yaitu bersifat timbal balik. Komunikasi yang sifatnya timbal balik ini sangat penting dan mutlak harus ada dalam kegiatan humas dan terciptanya feedback merupakan tujuan pokok dalam humas. Humas berfungsi menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen lembaga dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi.8 Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan komunikan memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik yang sesuai dengan pesan tidak selalu berupa persetujuan. Komunikan dapat saja memberikan umpan balik berupa ketidak setujuan terhadap pesan, yang terpenting adalah dimengertinya pesan dengan benar oleh komunikan dan komunikan memperoleh umpan balik yang menandakan bahwa pesannya telah dimengerti oleh komunikan. Komunikasi antara sekolah dan masyarakat adalah penyampaian pesan atau informasi baik dari sekolah kepada masyarakat maupun dari masyarakat ke sekolah untuk menjalin hubungan yang harmonis dan mencapai tujuan bersama. Komunikasi antara sekolah dan masyarakat dikatakan efektif

8 Rachmadi F, Public Relation dalam Teori dan Praktek: Aplikasi dalam Badan Usaha Swasta dan Lembaga Pemerintah (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), 7.

4

apabila pesan yang disampaikan dapat saling dipahami, baik sekolah maupun masyarakat sama-sama memiliki persepsi, repons, dan tujuan yang sama. Komunikasi tersebut dapat mempererat kerjasama antara kedua belah pihak, dan dapat menjalin hubungan yang harmonis dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan.9 Komunikasi efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat, dan pendengarnya.10 Untuk membantu supaya komunikasi kita bisa efektif ada beberapa ketentuan untuk memudahkannya. Hal

D.

tersebut merupakan prasyarat dasar dalam berkomunikasi, yaitu: 1. Kemampuan mengamati dan menganalisa persoalan 2. Kemampuan menarik perhatian 3. Kemampuan mempengaruhi pendapat 4. Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling percaya Tujuan dan manfaat komunikasi efektif dalam humas Komunikasi adalah kunci yang dapat membangun tim yang kuat dan mendorong kinerja yang lebih baik. Menurut Said dalam Benty tujuan hubungan timbal balik antara sekolah dan masyarakat adalah:11 1.

Mempertinggi pemahaman masyarakat terhadap program-program pendidikan, maupun yang telah berjalan ataupun yang tengah atau

2.

yang akan berlangsung. Menjelaskan kepada masyarakat tujuan program-program yang

3.

diselenggarakan. Meningkatkab kerja sama yang telah ada dengan masyarakat. Selan dalam Benty berpendapat bahwa komunikasi efektif dalam

kaitannya dengan hubungan sekolah dam masyarakat memiliki manfaat yaitu:12 1.

Membantu pembnagunan tim. Membutuhkan seseorang pemimpin yang baik untuk berkomunikasi kepada setiap individu. Sehingga

9 Benty D.D.N, dan Gunawan, I. 2015. Manajemen Hubungan Sekolah dengan Masyarakat Malang: Universitas Negeri Malang. 10 Rumanti, M.A. 2004. Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik. Jakarta. PT Grasindo. 11 Benty D.D.N, dan Gunawan, I. 2015. Manajemen Hubungan Sekolah dengan Masyarakat Malang: Universitas Negeri Malang 12 Ibid...

5

dengan menghilangkan rasa takut dan menanamkan kepercayaan dalam kemampuan mereka melalui komunikasi langsung seorang pemimpin dapat menciptakan sebuah tim yang dapat unggul. Hal ini 2.

dalam hubungan sekolah dan pihak luar dapat terjalin dengan baik. Menghindari kesalahpahaman. Sehingga dengan komunikasi yang diatur, banyak kesalahpahaman dan miskomunikasi yang dapat diselesaikan secara damai. Apabila ada permasalahan yang ada di sekolah agar bisa tetap dikomunikasikan dengan baik, sehingga dapat

3.

meminimalisasi efek negatif sekolah di mata masyarakat. Membangun hubungan kerjasama antara sekolah dan

pihak

masyarakat. Sehingga dengan adanya komunikasi yang berjalan dengan baik satu sama lain, sekolah dan masyarakat dapat saling bekerjasama. Demi efektifnya komunikasi, maka pengetahuan secara terperinci tentang publik yang dituju sangat penting, hal ini berarti sifat dan ciri public yang dituju di dalam kegiatan public relation harus diketahui. Menurut S.M. Cultif dan Allen H. Center dalam Rachmadi menyebutkan bahwa: “The more carefully define various publics , the more ways of reaching and influencing them one will discover” (semakin teliti orang menentukan khalayak yang dituju, semakin banyak ditemukan cara-cara untuk mendekati dan mepengaruhinya).13 Agar komunikasi antara sekolah dan masyarakat dapat berjalan secara efetif, harus dipenuhi beberapa syarat yaitu sebagai berikut. 1. 2. 3.

Menciptakan suasana komunikasi yang menguntungkan Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat bagi

4.

pihak komunikan Pesan dapat menggugah kepentingan komunikan yang dapat

5.

menguntungkan Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan bagi pihak komunikan.

13 Rachmadi F, Public Relation dalam Teori dan Praktek: Aplikasi dalam Badan Usaha Swasta dan Lembaga Pemerintah (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), 8.

6

Rachmadi menyebutkan bahwa usaha yang harus dilaksanankan oleh sekolah agar kegiatan komunikasinya lebih efektif, yaitu dengan tindakan persuasive.14 Tindakan persuasive yaitu, suatu tindakan yang menggarap aspek psikologis secara halius guna membangkitkan kesadaran individu melalui komunikasi yang informative. Komunikasi yang bersifat persuasive baik yang dilakukan secara lisan, maupun tertulis atau menggunakan media lain memerlukan pengetahuan dan persiapan yang matang. Komunikasi yang efektif dengan cara komunikasi persuasive, memiliki ciriciri sebagai berikut: 1.

Informasi yang disampaikan harus di dasarkan pada kebutuhan

2.

khalayak dan sasaran. Komunikator harus selalu berupaya membentuk pendapat yang positif

3.

dari sasaran-sasaran , dengan memberikan rangsangan atau stimulus. Keikutsertaan ini akan merangsang terjadinya perubahan sikap.

Terdapat lima aspek yang perlu dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif yaitu sebagai berikut. 1.

Kejelasan, dalam komunikasi harus menggunakan bahasa dan mengemas informasi dengan jelas, sehingga mudah diterima dan

2.

dipahami oleh komunikan Ketepatan, penggunaan bahasa yang benar dan kebenaran informasi

3.

yang disampaikan Konteks, bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan

4.

keadaan dan lingkungan dimana komunikasi terjadi Alur, bahasa dan informasi yang disajikan harus disusun dengan alur atau sistematika yang jelas, sehingga pihak yang menerima informasi

5.

cepat tanggap Budaya, dalam berkomunikasi harus menyesuaikan dengan budaya orang yang diajak berkomunikasi, baik dalam penggunaan bahasa verbal maupun nonverbal, agar tidak menimbulkan kesalahan persepsi.

14 Ibid...,29.

7

Handoko dalam Benty dan Gunawan mengemukakan bahwa cara untuk meningkatkan keefektifan dalam komunikasi adalah sebagai berikut.15 1. 2. 3. 4.

Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif Penggunaan umpan balik Menjadi komunikator yang lebih efektif Pedoman komunikasi yang baik.

Rachmadi menyebutkan bahwa, efektifitas suatu kegiatan komunikasi baru tercapai apabila memenuhi setidaknya 5 komponen berikut, yaitu:16 1.

Adanya

kesamaan

kepentingan

antara

komunikator

dengan

2. 3.

komunikan. Adanya sikap yang mendukung dari kedua belah pihak. Sikap positif, artinya pikiran atau ide yang diutarakan dapat diterima

4. 5.

sebagai suatu yang mendatangkan manfaat bagi keduanya. Sikap keterbukaan yang ditampilkan oleh kedua belah pihak. Masing-masing pihak mencoba menempatkan diri pada lawan bicaranya.

E.

Prinsip komunikasi efektif dalam humas Prinsip merupakan asas-asas yang dijadikan pedoman dalam melakukan suatu hal. Prinsip komunikasi efektif berarti suatu asas atau hal pokok yang dijadikan landsan untuk melaksanakan kegiatan komunikasi efektif dalam kehumasan pendidikan. Berikut ini beberapa prinsip yang digunakan dalam kegiatan komunikasi efektif dalam kehumasan pendidikan, yaitu sebagai berikut: 1. Respect (Respek) Respect adalah Perasaan Positif atau penghormatan diri kepada lawan bicara. Komunikator menghargai lawan bicara sama halnya dengan menghargai diri sendiri. Semua orang ingin dihargai dan dihormati dan menjadi kebutuhan setiap individu. Dale Carnegie (Ikhtisar.com) dalam bukunya “How to Win Friends and Influence People”, juga menjelaskan bahwa rahasia terbesar dalam berurusan dengan manusia

15 Benty D.D.N, dan Gunawan, I. 2015. Manajemen Hubungan Sekolah dengan Masyarakat Malang: Universitas Negeri Malang, 133. 16 Rachmadi F, Public Relation dalam Teori dan Praktek: Aplikasi dalam Badan Usaha Swasta dan Lembaga Pemerintah (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), 67.

8

adalah penghargaan yang jujur dan tulus. Prinsip menghormati ini 2.

harus selalu dipegang dalam berkomunikasi. Empathy (Empati) Empathy adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang tengah dihadapi orang lain, mampu merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain. Komunikasi akan terjalin dengan baik sesuai kondisi psikologis lawan bicara.

Ber-Empati harus

menempatkan diri sebagai pendengar yang baik, 3.

bahkan sebelum

orang lain mendengarkan kita. Audible (Dapat Didengar) Audible mengandung makna pesan yang harus dapat didengarkan dan dimengerti. Untuk itu yang harus dilakukan yaitu, a. Pertama, pesan harus mudah dipahami, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Hindari bahasa yang tidak dipahami oleh b.

lawan bicara. Kedua, sampaikan yang penting. Sederhanakan pesan yang ingin disampaikan. Langsung saja pada inti persoalankarena sebagian

c.

besar orang tidak suka mendengar yang bertele-tele. Ketiga, gunakan bahasa tubuh. Mimik wajah, kontak mata, gerakan tangan dan posisi badan bisa dengan mudah terbaca oleh

d.

lawan

bicara.

Tunjukkan

kesejatian

dengan

mengoptimalkan bahasa tubuh dan pesan. Keempat, gunakan ilustrasi atau contoh. Analogi sangat membantu dalam penyampaian pesan. Gunakan ilustrasi dan

4.

contoh nyata. Clarity (Jelas) Clarity adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan. Salah satu penyebab munculnya salah paham antara satu orang dengan yang lain adalah informasi yang tidak jelas yang mereka terima. Hindari orang berspekulasi atau menafsirkan sendiri atas apa yang mereka dengar. Langkah

terbaik sebelum melakukan komunikasi adalah dengan

menetapkan tujuan secara jelas dan perjelas intonasi suara. Sadari bahwa komunikator punya tujuan dalam berkomunikasi dan 5.

sampaikan pesan tersebut dengan suara intonasi suara yang baik. Humble (Rendah Hati) 9

Sikap rendah hati bukan berarti rendah diri, rendah hati memberikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara terlebih dahulu dan komunikator menjadi pendengar yang baik. Sikap ini membangun rasa hormat dan pada akhirnya mengembangkan respek kepada lawan bicara. Sikap rendah hati seperti ini memberikan pamor positif bahwa komunikator merupakan tempat yang tepat dalam sebuah komunikasi dua arah yang saling menguntungkan. Kunci sukses suatu komunikasi, dalam hal ini komunikasi dalam public relation sangant tergantung pada prinsip pelaksanaan komunikasi yang efektif. Dalam kaitanya dengan prinsip komunikasi yang efektif , halhal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1. Jenis publik (khalayak). Khalayak disini yang dimaksud yaitu humas sekolah memperhatikan target atau sasaran komunikan. Dalam menentukan sasaran ersebut, humas harus mengetaui masing-masing karakteristik dari publik 2.

sasaran humas. Susunan pesan bagaimana yang mudah dapahami dan tepat. Penyusunan informasi dan penampilanya diusahakan ditampilan dengan tepat. Artinya, informasi yang diberikan harus mencakup seluruh isi, menarik dan sederhana, sehingga tidak rumit untuk

3.

dipahamai oleh komunikan. Saluran apa saja yang sesuai dengan sifat publik yang dituju. Saluran yang dimaksud adalah media yang digunakan dalam menyampaikan informasi oleh humas. Media disesuaikan dengan keadaan atau sifat public.

F.

10

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan Komunikasi adalah suatu aktifitas pemberian informasi atau pertukaran

informasi

kepada

orang

lain

yang

bertujuan

untuk

memberitahu, menyampaikan, mengeluarkan pendapat, dan mengubah pola sikap atau perilaku penerima informasi. Komunikasi juga merupakan suatu proses interaksi antara dua orang atau lebih dalam sebuah kelompok, organisasi atau masyarakat yang bertujuan untuk mengubah pola perilaku maupun persepsi mereka. Komponen komponen dalam komunikasi merupakan keseluruhan unsur-unsur yang ada dalam kegiatan komunikasi. Komponen-komponen ini harus ada dalam kegiatan komunikasi, karena keseluruhan unsur ini saling memiliki hubungan. Komponen tersebut antara lain komunikator, encoding,pesan,media, decoding, komunikan, efek, gangguan, bidang pengalaman, pertukaran makna, dan konteks. Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan komunikan memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik yang sesuai dengan pesan tidak selalu berupa persetujuan. Komunikan dapat saja memberikan umpan balik berupa ketidaksetujuan terhadap pesan, yang terpenting adalah dimengertinya pesan dengan benar oleh komunikan dan komunikator memeroleh umpan balik yang menandakan bahwa pesannya telah dimengerti oleh komunikan Prinsip merupakan asas-asas yang dijadikan pedoman dalam melakukan suatu hal. Prinsip komunikasi efektif berarti suatu asas atau hal pokok yang dijadikan landsan untuk melaksanakan kegiatan komunikasi efektif dalam kehumasan pendidikan. Prinsip yang dimaksud antara lain: respek, empati, dapat didengar, jelas dan rendah hati.

11

Jadi kesimpulanya adalah kegiatan komunikasi efektif dalam kehumasan pendidikan sangat perlu dilakukan untuk menumbuh kembangkan partisipasi masyarakat dalam meningkatkan kualitas mutu pendidikan. Komunikasi efektif perlu diterapkan agar komunikasi dapat diterima masyarakat dengan positif.

12