Komunikasi Dalam Organisasi - Susi

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam manajemen organi-sasi. Karena pada hakekatnya me “manage” adalah “mencapai tujuan

Maka seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan-karyawannya untuk mencapai tujuan organisasi. Baik manajer yang menganut : • Pandangan tradisional • Manajer yang menganut aliran perilaku Berkepentingan untuk mengembangkan komunikasi yang efektif.

 PARA MANAJER TRADISIONAL Menginginkan instruksi-instruksi yang diberikan dapat dipahami bawahan dengan cara membuka saluran komunikasi ke bawah.

 PARA MANAJER YANG MENGANUT ALIRAN PERILAKU Cenderung akan menambahkan nilai-nilai yang berasal dari pengetahuan mengenai sikap dan perasaan bawahan terhadap pekerjaan, perusahaan, supervisor dan lingkungan kerjanya. Mereka tidak hanya menekankan arti pentingnya untuk meningkatkan junlah saluran komunikasi ke atas, tetapi juga berusaha menciptakan suatu iklim organisasi yang “terbuka” guna meningkatkan kreativitas dan pengawasan diri sendiri di antara sesama anggota organisasi.

HASIL PENELITIAN 75 % - 90 % untuk komunikasi 5 % untuk menulis 10% untuk membaca 35% untuk berbicara 50% untuk mendengarkan

Kita seringkali juga berkomunikasi secara tidak sadar di mana orang lain mengamati tindakan dan ekspresi wajah kita yang mendorong mereka menarik dugaan dan kesimpulan tertentu.

DEFINISI DAN SEMANTIK Istilah komunikasi mempunyai banyak arti :

• Bagi orang awam Mungkin akan diartikan sebagai alat atau media pengirim informasi seperti telepon, telegram atau televisi.

• Bagi orang lain yang bekerja dalam organisasi Istilah komunikasi dapat juga diartikan sebagai saluran komunikasi dalam organisasi, seperti komunikasi formal melalui rantai komando, komunikasi informal, kotak saran, atau prosedur penyelesaian konflik.

Istilah “komunikasi” berasal dari bahasa latin. “Communis” yang berarti “sama” (common).  Jika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu “dasar titik-temu yang sama” untuk mencapai suatu pemahaman atau pengertian.

Flippo mendefinisikan :

Komunikasi sebagai suatu tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembica-ra atau Eduard Depari, Ph.D. memberikan pengertian penulis. komunikasi dalam organisasi :

Komunikasi adalah proses penyampaian gaga-san, harapan, pesan yang disampaikan melalui lambang tertentu yang

dilakukan oleh penyampaian pesan (source, communicator, sender / pengirim) ditujukan pada penerima pesan (receiver, communicator, atau audience) dengan maksud mencapai kebersamaan (commonnees). Dalam proses komunikasi kebersamaan tersebut diusahakan melalui tukar menukar pendapat, penyampaian informasi ataupun perubahan

Baik proses komunikasi antar pribadi (interpersonal communication) ataupun komunikasi massa (mass communication), harus ada 4 unsur : • • • • • •

Sumber (pembicaraan) Pesan (message) Saluran (chanel, media) Penerima (receiver, audience) Effects pengaruh Feed back (umpan balik)

Sikula :

Komunikasi sebagai suatu proses pengiriman informasi, arti, dan pengertian dari seseorang,

Ada 3 unsur utama dari definisi yang luas : 1. Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses. 2. Pengiriman informasi, arti dan pengertian. 3. Mencakup aspek manusia dan bukan manusia.

1. Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses Berarti komunikasi merupakan suatu aliran yang melalui serangkaian atau urutan beberapa tahap atau langkah. Bukan suatu kejadian atau peristiwa yang tersendiri.

2. Pengiriman informasi, arti dan pengertian Informasi tidak hanya dikirimkan begitu saja, tetapi harus diterima dan dimengerti. Bila informasi dikirimkan dan diterima tetapi tidak dimengerti, maka komunikasi dalam arti sebenarnya tidak tercapai. Bila informasi dikirimkan oleh suatu pihak dan tidak diterima oleh pihak lain yang menjadi sasaran komunikasi, atau diterima tetapi tidak ditafsirkan secara tepat, maka terjadilah apa yang disebut “mis komunikasi”.

3. Mencakup aspek manusia dan bukan manusia • Manusia • Bukan manusia (mesin elektronik) - komputer menjadi pengirim dan penerima informasi di dalam suatu sistem komunikasi modern - binatang

TAHAP-TAHAP DALAM PROSES KOMUNIKASI • Tahap ideasi • Encoding • Pengiriman

• Penerimaan • Decoding • Tindakan

 TAHAP IDEASI Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

 TAHAP ENCODING Dalam tahap ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.

 TAHAP PENGIRIMAN Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. Saluran dan media komunikasi dapat berbentuk : • Lisan (telepon, temu muka langsung) • Tertulis (papan pengumuman dan poster, buku pedoman)

 Mengalir ke bawah : (memo dan instruksi tertulis)  Ke atas : (kotak saran, laporan prestasi kerja)

 Ke samping : (panitia, pertemuan antar departemen)  Formal : diskripsi jabatan dan prosedur kerja, konferensi  Informal : ngobrol makan siang di kafetaria perusahaan  Satu arah : laporan tahunan yang dipublikasikan  Dua arah : konferensi, wawancara pemutusan hubungan kerja

 TAHAP PENERIMAAN Penerimaan pesan ini dapat melalui proses : • Mendengarkan • Membaca • Atau mengamati Tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.

 TAHAP DECODING Pada tahap ini di mana pesan-pesan yang diterima diintepretasikan, dibaca dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir.

Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di “encoding” oleh komunikator karena adanya hambatan teknis atau perbedaan arti kata / semantik.

 TAHAP TINDAKAN Dalam tahap ini respon komunkan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan telah terjadi komunikator yang efektif.

Dalam praktek sering sangat sulit melihat secara tepat di mana suatu tahap komunikasi tertentu berakhir dan kapan dimulai tahap berikutnya.

Lima kategori komunikasi yang biasa dipakai dalam suatu sistem penggolongan komunikasi : 1. Komunikasi lisan dan tertulis 2. Komunikasi verbal dan non verbal 3. Komuniaksi ke bawah, ke atas dan ke samping 4. Komunikasi formal dan informal 5. Komunikasi satu arah dan dua arah

1. KOMUNIKASI LISAN DAN TERTULIS 2. KOMUNIKASI VERBAL

VERBAL

DAN

NON

(Expresi, gerakan isyarat dsb)

3. KOMUNIKASI KE BAWAH, KE ATAS DAN KE SAMPING Didasarkan pada arah aliran pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi

a) Komunikasi Ke Bawah Aliran informasi dalam komunikasi ke bawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional. Komuikasi ke bawah pada umumnya sangat cocok digunakan jika manajemen hanya ingin menyampaikan informasi, dan tujuannya hanya semata-mata memberikan informasi, bukan membujuk.

WAKIL WAKILPRESIDEN PRESIDEN DIREKTUR DIREKTUR MANAJER MANAJER DEPARTEMEN DEPARTEMEN KEPALA KEPALASEKSI SEKSI (PENYELIA) (PENYELIA)

Komunikasi ke atas

Komunikasi ke bawah

PRESIDEN PRESIDEN DIREKTUR DIREKTUR

KARYAWAN KARYAWAN

Gb : Komunikasi ke bawah dan keatas melalui rantai komando dalam suatu struktur organisasi perusahaan.

Komunikasi ke bawah mempunyai fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi. Komunikasi ke bawah juga berisi informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaankebijaksanaan perusahaan, peraturan, pembatasan, insentif, tunjangan, dan hak-hak karyawan. Bias : Tatap muka langsung Pembicaraan lewat telepon, memo, instruksi tertulis merupakan media atau saluran yang banyak digunakan dalam komunikasi ke bawah.

• Buku pedoman bagi karyawan • Majalah dan bulletin perusahaan • Posterdan papan pengumuman • Laporan tahunan yang dipublikasikan • Surat yang dimasukkan dalam sampul gaji • Upah karyawan • Surat yang ditujukan ke alamat karyawan • Pamlet • Film-film atau slide tentang program instruksi (orientasi) karyawan baru dls

b) Komunikasi Ke Atas Fungsi utama adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.

Komunikasi ke atas dapat berupa : • Laporan prestasi kerja (performance report) • Saran-saran dan rekomendasi • Usulan anggaran • Pendapat dan opini • Keluhan • Permohonan bantuan atau instruksi

c) Komunikasi Ke Samping Terjadi antara duapejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama (komunikasi horisontal) atau antara orang atau pihak pada tingkatan yang berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal).

KOMUNIKASI HORISONTAL

WAKIL WAKILPRESIDEN PRESIDEN DIREKTUR DIREKTUR

MANAJER MANAJER DEPARTEMEN DEPARTEMEN

MANAJER MANAJER DEPARTEMEN DEPARTEMEN

KEPALA KEPALA SEKSI SEKSI

KEPALA KEPALA SEKSI SEKSI

KOMUNIKASI DIAGONAL

WAKIL WAKILPRESIDEN PRESIDEN DIREKTUR DIREKTUR

MANAJER MANAJER DEPARTEMEN DEPARTEMEN

MANAJER MANAJER DEPARTEMEN DEPARTEMEN

KEPALA KEPALA SEKSI SEKSI

KEPALA KEPALA SEKSI SEKSI

ARAH ALIRAN KOMUNIKASI KE ATAS, KE BAWAH DAN KE SAMPING

• Kebijaksanaan

• Prosedur • Peraturan • Buku pedoman

• Keluhan • Saran • Laporan prestasi kerja • Survai semangat kerja dan sikap karyawan

• Memo antar bagian • Konferensi manajer lini dan staff • Interaksi antar karyawan operasional • Laborrelation

bawah

atas

samping

4. KOMUNIKASI FORMAL DAN INFORMAL Bila pesan-pesan atau informasi dikirimkan, ditransfer dan diterima melalui pola hirarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi. Biasa disebut sebagai rantai komando.

a) Komunikasi formal Terjadi di antara karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen. • Ke bawah • Ke atas • Ke samping

b) Komunikasi informal Terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka.

5. KOMUNIKASI SATU ARAH DAN DUA ARAH Menekankan penyampaian pesan. Contoh : perintah dan instruksi baik lisan / tertulis Komunikasi dua arah mempunyai sistem umpan balik yang terpasang tetap di dalamnya, yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan. Contoh : seminar bisnis, kuliah dsb Kerugian : - lambat - memakan waktu - ada kemungkinan kurang efisien

1.Jaringan Kerja Rantai (chain) 2.Jaringan Kerja Lingkaran (circle) 3.Jaringan Kerja Roda (wheell)

1. JARINGAN KERJA RANTAI Merupakan sistem birokratik seperti pada umumnya yang mengikuti suatu pola komunikasi formal. Komunikasi berlangsung melalui saluran yang sudah tertentu mengikuti sistem organisasi secara ketat. Jika karyawan A ingin berkomunikasi dengan E, maka harus lewat B, C, dan D secara berurutan. Demikian halnya jika E menjawab atau menanggapi A, dia harus melalui D, C, B secara urut. Tapi A tak dapat langsung berkomunikasi dengan E.

A

B

C

D

E

ran

2. JARINGAN KERJA LINGKARAN Jaringan kerja komunikasi lingkaran hanya merupakan “penyambungan” mata rantai awal dan akhir jaringan kerja komunikasi rantai. Jumlah saluran yang A harus dilewati karyawan A menjadi lebih pendek, karena sekarang dapat E B langsung berkomunikasi dengan E, tanpa harus melewati B, C dan D seperti yang terjadi pada D C jaringan komunikasi rantai. Bila A  D, cukup lewat B dan C atau E saja. lingkaran

3. JARINGAN KERJA RODA Jaringan kerja komunikasi ini tingkatan hirarki organisasi dikurangi. Jika E ingin berkomunikasi D  cukup lewat A saja. Demikian anggota lain dalam kelompok ini cukup hanya melalui A saja untuk berkomunikasi dengan anggota-anggota yang lain. Jaringan kerja komunikasi roda ini dapat diterapkan pada organisasi besar dengan membentuk suatu bagian sebagai pusat komunikasi yang mengendalikan jaringan kerja komunikasinya.

C

B

A

D

E

rod a

4. JARINGAN KERJA TOTAL Jaringan kerja komunikasi saluran total menjamin terjadinya komunikasi di antara setiap anggota kelompok. E

Setiap anggota kelompok dapat secara langsung berkomunikasi dengan A anggota-anggota lain tanpa harus melalui perantara.

B

D

C

Saluran total

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI • Hambatan teknis (keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi) • Hambatan semantik (bahasa) • Hambatan manusiawi (Emosi, prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan atau ketidakmampuan alat indera seseorang dls)

1. PENGERTIAN TEORI ERIC BERNE Menurut Eric Berne, di dalam setiap diri manusia terdapat 3 macam sikap atau person yang disebut ego state, dapat diterjemahkan dengan sikap dasar, yaitu : - sikap orang tua (parent = P, exteropsyhic) - sikap orang dewasa (adult = A, neopsyhic) - sikap anak-anak (child = C, archeopsychic)

Ego : Suatu sistem dari keseluruhan tingkah laku yang manifestasinya dapat dilihat dan diamati, seperti misalnya pada acara duduk, berbicara, ekspresi kata ataupun kalimat-kalimat yang dipergunakan sewaktu berbicara.

Sikap orang tua

Critical Parent (CP) (melarang, menghukum, berprasangka) Natural Parent (NP) (membantu, melindungi, mendorong untuk berbuat baik)

Sikap orang dewasa : sikap orang dewasa adalah pencerminan hal-hal yang didasarkan pada data dan kenyataan. Keputusan yang keluar dari dirinya diawali dengan pertimbangan-pertimbangan berdaarkan fakta yang ada. Sikap orang dewasa tidak emosional dan tidak berprasangka, melainkan rasional. Misalnya : Menanyakan, mencari atau menunjukkan fakta, meminta pendapat atau sara, menghargai atau mengakui kebenaran pendapat orang lain, bersikap obyektif.

Sikap anak-anak

Natural Child (NC) (sikap anak alamiah) ingin tahu, berfantasi, kreativitas, memberontak, dan sikap anak-anak yang diperoleh yang timbul karena pengaruh orang lain. Adapted Child (AC) (timbul secara spontan) mengeluh, ngambek, manja.

Maksud daripada transactional analysis adalah antara lain untuk menjaga keseimbangan antara tiga ego tersebut dalam diri manusia, sedang sikap dewasa dapat mengendalikannya agar tidak terjadi kesulitankesulitan.