Knowledge Management System

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Pendahuluan Knowledge merupakan bagian penting dalam kehidupan sosial manusia abad 20. Peran knowledge yang dimiliki secara keseluruhan dapat meningkatkan daya saing dan efisiensi kerja dari organisasi yang bersangkutan. Dalam sirkuit komunikasi dan informasi yang begitu sibuk penting untuk disadari bahwa aliran knowledge kedalam dan keluar organisasi berlangsung sangat cepat. Dengan pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi, revolusi penyebaran dan pemanfaatan knowledge bukan merupakan hal yang asing. Banyak organisasi-organisasi baik perusahaan

maupun

lembaga

pemerintahan

dewasa

ini

mengadopsi

dan

mengimplementasikan knowledge management system sebagai sarana dalam menunjang proses-proses yang terkait dengan pemberdayaan knowledge yang mereka miliki.

Namun, untuk mewujudkan budaya berbagi knowledge dalam suatu organisasi bukanlah hal mudah. Selain faktor internal, berupa sifat dasar dari knowledge itu sendiri, hal lain yang biasanya menjadi kendala adalah kesiapan individu-individu dalam

organisasi

dalam

mengadaptasi

perubahan

menuju

kearah

learning

organization.

A.

Klasifikasi Knowledge Pemanfaatan knowledge dan knowledge management system yang optimal sangat bergantung pada klasifikasi dari knowledge itu sendiri. Hal ini penting karena knowledge yang didapat akan digunakan oleh sebuah organisasi yang terdiri dari beragam individu yang mempunyai keunikannya masing-masing. Burrel dan Morgan dalam buku “Social Paradigms And Organizational Analysis. Elements paradigma

Of

The

tentang

tersebut ialah:

Sociology cara

Of

melihat

Corporate suatu

Life”,

knowledge.

.mengusulkan Keempat

empat

paradigma

radical humanist, radical structuralist, interpretive dan

functionalist . Keempat paradigma tersebut lahir dari tarik-ulur antara sudut

pandang para filsuf kontemporer yang melihat knowledge dari sisi yang berbeda.

Deetz mengusulkan empat discourse alih-alih paradigma. Discourse tersebut adalah:

normative, interpretive, critical and dialogic. Schultze melakukan

penelitian terhadap

makalah-makalah

discourse

Dari

Deetz.

yang

penelitiannya,

membahas

Schultze

et

mengenai

al

keempat

mengklasifikasikan

knowledge dan bentuk knowledge management yang sesuai untuk studi lebih lanjut.

Discourse normative menitikberatkan penggunaan knowledge untuk kegiatan problem

solving

dan

decision

making

dengan

pemanfaatan

teknologi

informasi, seperti DBMS, dalam mendukung proses didalamnya. Discourse interpretive daripada

menitikberatkan

knowledge

itu

pada sendiri.

pemanfaatan knowledge oleh individu Discourse

critical

menitikberatkan

perimbangan hak akses terhadap knowledge dan aspek sosio-politik dalam hal kesamaan hak dalam memperoleh knowledge. Discourse dialogic menitikberatkan proses transformasi budaya suatu organisasi yang menerapkan teknologi

informasi

dalam

proses

knowledge

management-nya.

Dari

klasifikasi ini terlihat bahwa jenis knowledge yang berbeda pada organisasi yang berbeda memerlukan implementasi IT pada tingkat yang berbeda pula. Implementasi IT pada knowledge management system yang digunakan juga tergantung pada budaya asal organisasi dan individu didalamnya. Yaitu sejauh mana IT telah diterapkan dalam proses-proses organisasi. Karena bagaimanapun IT hanya berperan sebagai penunjang dalam manajemen informasi sebuah organisasi.

B.

Penerapan IT Dalam Knowledge Management Tingkat virtualness dari suatu organisasi memegang peranan penting dalam adaptasi sebuah knowledge management system berbasis IT. Organisasi yang telah

terbiasa

memanfaatkan

IT

dalam

kesehariannya

(lebih

virtual)

menyebakan individu didalamnya lebih mudah beradaptasi dengan peran

knowledge management system berbasis IT dibanding dengan organisasi yang kurang

virtual

atau

tradisional.

Selain

itu

proses

transfer

knowledge

berlangsung lebih cepat dan transformasi knowledge dari bentuk tacit menjadi implisit juga lebih mudah.

Namun penggunaan IT bukannya tanpa masalah. Griffith et al menemukan bahwa dengan

implementasi

IT

dalam

knowledge

management

system

bisa

menimbulkan dampak yang sifatnya sosial dalam organisasi bersangkutan. Misalnya, sebelum implementasi IT dalam proses transfer knowledge, pemilik asal knowledge(knower) adalah individu yang unik. Setiap kali ada individu lain yang membutuhkan knowledge yang hanya diketahui oleh knower tadi, maka ia harus bertemu langsung dan menanyakannya kepada knower tersebut.

Dengan

diimplementasikannya

IT

dalam

proses

knowledge

management, knower tadi bisa merasa kehilangan keunikannya karena semua knowledge yang diketahuinya harus diserahkan ke sistem untuk diketahui semua orang.

C. Isu Dalam Proses Knowledge Management Masalah yang disebutkan pada paragraf terakhir bagian sebelumnya adalah contoh isu pada proses knowledge storage, yang merupakan salah satu proses dalam knowledge management. Yaitu bagaimana tindakan organisasi dalam mensiasati agar knower mau berbagi knowledge yang diketahuinya kepada individu lain. Misalnya dengan memberi penghargaan atau bentuk insentif lain kepada knower tersebut.

Masalah lain adalah pada proses knowledge transfer. Yaitu bagaimana semua unit dalam organisasi memperoleh knowledge secara efektif dan efisien. Seperti dipahami bersama bahwa knowledge base suatu organisasi adalah sangat besar dan berisi aneka ragam informasi dan knowledge. Namun unitunit yang berbeda pasti hanya memerlukan subset tertentu saja dari knowledge yang tersedia didalam knowledge base. Jika suatu unit memerlukan knowledge dalam rangka penunjang untuk mengambil keputusan, akan sangat tidak

efisien

apabila

harus

mencari-cari

keseluruh

knowledge

base.

Mengingat

kecepatan dalam pengambilan keputusan adalah hal yang kritikal dalam persaingan dengan kompetitornya.

Oleh

karena

itu,

knowledge

management

system

yang

baik

harus

menyediakan mekanisme bagi penggunanya untuk memberi masukan tentang kredibilitas suatu knowledge[POS05]. Urgensinya adalah agar dengan adanya masukan

dari

pengguna

ini,

pemelihara

dan

administrator

knowledge

management system bisa lebih baik lagi dalam mengklasifkasi knowledge dalam knowledge base. Salah satu caranya adalah dengan meminta pengguna sistem untuk memberi rating. Apakah knowledge yang dicarinya sesuai dengan keperluannya atau tidak. Namun perlu diperhatikan bahwa mekanisme pemberian rating ini rentan akan sabotase. Bisa saja pengguna memberikan rating secara asal-asalan sehingga hasil akhirnya bisa jadi sebuah klasifikasi yang tidak benar.

D.

Penerapan Knowledge Management pada Pemerintahan

( e-government ) Aplikasi

knowledge

management

systems

yang

telah

berhasil

diimplementasikan di tingkat organisasi dapat pula diimplementasikan untuk tahap yang lebih lanjut di tingkat pemerintahan. Knowledge management systems yang cocok untuk e-government pada sebuah negara berkembang adalah knowledge management system berbasiskan komunitas

virtual

[WAG03], hal ini disebabkan karena komunitas virtual dapat menyediakan informasi secara cepat dan akan selalu memiliki nilai kebaruan karena melibatkan para anggota dari komunitas virtual itu dan biaya untuk pengadaan knowledge management ini lebih murah dibandingkan dengan biaya pengadaan knowledge management di tingkat enterprise. Penerapan knowledge management di tingkat pemerintahan atau negara dapat turut mencerdaskan kehidupan bangsa karena knowledge management system di tingkat

pemerintahan

memiliki

potensi

mencerdaskan

dan

dapat

menyejahterakan masyarakat dengan membagi pengetahuan dengan harga

terjangkau dan dapat mendekatkan pemerintah terhadap rakyatnya karena rakyat dapat mendapatkan pelayanan pemerintah khususnya dalam bentuk informasi dan layanan lainnya.

E.

Kesimpulan Penerapan knowledge management berbasiskan IT pada suatu organisasi, baik di organisasi tingkat perusahaan maupun di tingkat pemerintahan memiliki banyak manfaat dan nilai tambah yang sebelumnya tidak didapat. IT memungkinkan proses pencarian dan penyampaian knowledge lebih cepat dibandingkan dengan metode lainnya yang lebih manual. Namun untuk membuat knowledge management systems yang baik dibutuhkan infrastruktur yang bagus dan sumberdaya manusia yang siap untuk menggunakan sistem itu, karena sistem yang berhasil bila sistem itu digunakan oleh individu-individu yang ada dalam organisasi itu.

Daftar Pustaka 1. Alavi, Maryam and Leidner, Dorothy E. “Review: Knowledge Management And Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations And Research Issues”, MIS Quarterly, Volume 25, March 2001.

2. Burrel, Gibson and Morgan, Gareth. “Social Paradigms And Organizational Analysis. Elements Of The Sociology Of Corporate Life”, Heineman, London, 1979.

3. Griffith, Terri L., Sawyer, John E. and Neale, Margaret A. “Virtualness And Knowledge In Teams: Managing The Love Triangle Of Organizations, Individuals And Information Technology”, MIS Quarterly,Volume 27, June 2003.

4. Poston, Robin S. and Speier, Cheri. “Effective Use Of Knowledge Management Systems: A Process Model Of Content Ratings And Credibility Indicators”, MIS Quarterly,Volume 29, June 2005.

5. Schultze,

Ulrich

and

Leidner,

Dorothy

E.

“Studying

Knowledge

Management In Information Research Systems: Discourses And Theoretical Assumptions”, MIS Quarterly, Volume 26, September 2002.

6. Wagner, Christian, Cheung, Karen, Lee, Fion and Ip, Rachel. “Enhancing EGovernment In Developing Countries: Managing Knowledge Through Virtual Communities”, EJISDC 14, 2003.

7. Copyright ada pada Rimphy Darmanegara dan Tunggul Fardiaz – Silakan menyalin dan menggandakan dokumen ini.