Kancelarija Bez Papira

|P|otpuno digitalizovano radno mesto obično nazivamo "kancelarijom bez papira". To je fraza, koja se može pratiti, najmanje od 1973. godine. Radi se o velikoj viziji. Nema više hrpa papira u kojima ne možete da pronađete ono što vam treba. Ali kancelarija bez papira, baš kao i veštačka inteligencija, jedna je od onih "neminovnih" tehnologija koje nikako da se ostvare. Prva upotreba fraze kancelarija bez papira pojavila se u naslovu stručnog časopisa za telefonske kompanije pre četvrt veka. Firma Xerox (mada to nikad nije nazivala "kancelarijom bez papira") više od drugih je učinila na afirmaciji ovog pojma. Tokom 1974. i 1975. firma je govorila o "kancelariji budućnosti" s računarima i e-poštom na informatičkoj mreži. Između 1975. i 1987. nekoliko poslovnih časopisa je obećavalo kancelariju bez papira u neposrednoj budućnosti, koja će potpuno promeniti radno mesto. Bill Gates je 1988. jednom novinaru izjavio: "Ta vizija kancelarija bez papira još uvek je vrlo, vrlo daleko... Računari danas još uvek ne mogu da ostvare tu zamisao,,. Danas postoje svi preduslovi za ispunjenje te vizije. Godine 1996. Gejts je odlučio da prouči na koje načine Microsoft, veliki zagovornik zamene papira elektronskim obrascima, i dalje koristi papir. Iznenadio se kad je ustanovio da su te godine štampali 350 000 kopija prodajnih izveštaja. Zamolio je da mu se donese kopija svakog papirnog obrasca koji koriste u firmi. Debeli registrator koji se našao na njegovom stolu sadržavao je stotine različitih obrazaca. Broj papirnih obrazaca sa više od 1000 smanjili su na ukupno 60. Od 60 preostalih papirnih obrazaca 10 su zakonska obaveza, a 40 zahtevaju druge kompanije koje još nisu prešle na elektronske obrasce. Poslednjih 10 papirnih obrazaca se upotrebljavaju tako retko da se nisu potrudili da ih prebace u elektronsku formu. U prvih dvanaest meseci korišćenja, ostvarena ušteda 1997. i 1998. iznosila je najmanje 40 miliona dolara. Danas, čak i pre nego što se neko zaposli u Microsoftu, započinje elektronsko putovanje. Svaki dan klasičnom poštom, e-poštom ili putem Resume Buildera (graditelja biografija) na webstranice kompanije stigne 600 do 900 prijava za zaposlenje. Sedamdeset posto biografija, a taj se procenat stalno povećava, stiže putem e-pošte ili Interneta, što je veliko povećanje u odnosu na samo 6 posto pre samo dve godine. Njihov softver automatski potvrđuje svaku elektronsku ponudu. Sve biografije se elektronski u roku od 24 do 48 sati upoređuju sa slobodnim radnim mestima. U sledećem primeru ilustrovaćemo kako se odvija elektronsko poslovanje u Microsoftu, sa čime se susreću novozapošljeni stručnjaci i na koji način se obavlja protok informacija u kompaniji. Bill Gates kaže: - Pretpostavimo da je kandidatkinja Šeron Halovej prihvatila našu ponudu za zaposlenje. Šaron je hipotetički novi zaposleni, ali opis njenog iskustva s Microsoftom je tipičan za 85 posto ljudi koje svake nedelje zapošljavamo. Pre nego što Šeron dođe u Microsoft, administrativni pomoćnik njene radne grupe ispunjava elektronski obrazac za novog zaposlenog sa zahtevom za otvaranje audio-pošte, e-pošte, za nameštaj i računar sa instaliranim softverom koji je moraju dočekati kad stigne. Isti obrazac obezbeđuje da se Šeron pojavi u firminom telefonskom imeniku, da dobije pločicu na vratima i poštanski sandučić u poštanskoj sobi njene zgrade. Šeron i drugi novi zaposleni većinu administrativnih potreba zadovoljavaju na kompanijinim unutrašnjim web-stranicama. Šeron se priključuje na mrežu i na njoj čita priručnik za zaposlene (on više ne postoji u štampanom obliku), učitava na računar sav softver koji joj treba. Šeron potom na internoj mreži bira alat za nabavku nazvan MS Market i naručuje kancelarijski pribor, knjige, belu tablu i vizitkarte. MS Market automatski upisuje njeno ime, pseudonim epošte, ime nadređenog rukovodioca i druge podatke potrebne za naručivanje. Šeron upisuje samo podatke vezane za pribor i druge potrepštine. Prodavci elektronski primaju narudžbu i dostavljaju robu u Šeroninu kancelariju. Narudžba koja prelazi određenu svotu zahteva dodatna odobrenja. Naš elektronski sistem prosleđuje obrazac onima koji mogu da odobre dodatni trošak. Šeron potom posećuje na mreži Microsoftovu arhivu, biblioteku i čita firmin bilten. Pretplaćuje se na jedan ili više uslužnih servisa naše biblioteke. Putem elektronskih kopija novina poput The Wall Street Joumala, The New York Timesa, CNeta i sličnih dobija poslednje vesti o kompaniji i stanju u našoj industrijskoj grani. Novi zaposleni ne moraju na web stranicama da slede neki zacrtani put. Mi zapošljavamo radoznale ljude i oni slobodno istražuju sve što ih zanima. Nakon toga počinju da se bave svime što im je potrebno u poslu. Naši zaposleni koriste web-stranice onako kako je i bilo zamišljeno da se koriste: za učenje i obavljanje posla. Kad stigne prva Šeronina plata, odgovarajuća svota se automatski prebaci na njen račun, a ona potvrdu o pristiglom novcu i ceo obračun plate vidi na posebnoj bezbednoj internoj web-stranici. Kad Šeron želi da promeni banku, to može da učini putem Interneta. Za potrebe putovanja Šeron se služi aplikacijom koju je Microsoft razvio u saradnji sa American Expressom, namenjenoj rezervaciji avionskih karata i hotelskog smeštaja. Radnici u Microsoftu vode i zdrav društveni život. Pretpostavimo da je Šeron ušla u brak. Šeron se udala i posle medenog meseca na mreži prijavljuje svoje slobodne dane. Kad se sa svojim suprugom useli u novu kuću, novu adresu unosi u poseban obrazac koji će tu informaciju automatski proslediti svima kojima je potrebna, Kad Šeron i njen suprug dobiju dete, na web-stranicama pronalaze informacije o pogodnostima

poput roditeljskih seminara, plaćenom porodiljskom odsustvu i mogućnostima upisivanja deteta u jaslice. Šeron elektronski podnosi medicinske potvrde vezane za rođenje i putem mreže obaveštava kompaniju o svom detetu. Microsoft nudi "kafeterijski" program pogodnosti kojim se svakom zaposlenom plaća određena novčana svota. Zaposleni na osnovu modeliranja različitih scenarija "šta ako" bira kako će se novac rasporediti - na primer, za zdravstveno osiguranje, zubarske i oftalmološke potrebe, osiguranje života i invalidnosti, članstvo u fitnes-klubu i pravne usluge. Kako Šeron obavlja svoj posao? Jedan od Šeroninih poslova kao marketinškog stručnjaka je planiranje proizvoda. Većinu upravljačkih i finansijskih informacija koje su joj potrebne dobija iz aplikacije MS Reports, jedinstvenog interfejsa za mnoge baze podataka, poput troškova, kupaca, ugovora i budžeta. Putem MS Raports može se pristupiti i MS Salesu, sistemu za prodajne rezultate, Head-Traxu, kadrovskom sistemu i finansijskim sistemima poput glavne knjige, projektnog knjigovodstva, fiksnih prihoda, kao i zakonskim informatičkim i rukovodilačkim izveštajima. Uz relevantne podatke iz aplikacije MS Reports, Šeron posebnim proračunskim alatom unosi podatke o potrebnom osoblju i troškovima za njen novi proizvod, a potom, tokom celog trajanja projekta, postavljanjem pitanja poput "Kojom brzinom trošim sredstva?", "Gde se troši novac?" i "Kako mogu da preusmerim sredstva u nove projekte?" prati ispunjavanje finansijskog plana. Pomoćni alat za planiranje, OnTarget, Šeron koristi za detaljnije praćenje troškova. Aplikacija OnTarget zadužena je za knjigovodstvo projekta. Uz njenu pomoć rukovodilac može da prouči utrošak projekta po mestima troška ili po fiskalnim godinama. Mada je prelazak sa papira na elektronske obrasce važan korak u evoluciji nervnog sistema savremenog preduzeća, ta primena bi se morala upotrebiti za poboljšanje procesa važnih za poslovanje, a ne samo za njhovo usavršavanje. Kad već postoji, digitalni nervni sistem se lako nadograđuje. Da bismo uklonili papir iz naših kancelarija potrebna nam je dobra mreža, dobar sistem e-pošte i mogućnost lakog stvaranja web-stranica. Kad imate tu infrastrukturu, lako je dodavati druge mrežne aplikacije.