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Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni locali

Programma Statistico Nazionale Rilevazione IST-01928 “Le tecnologie dell’informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni locali”

Manuale per la compilazione del modello mediante la PROCEDURA ONLINE

Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni locali

Indice

Premessa................................................................................................................................................................... 3 Struttura delle pagine.............................................................................................................................................. 4 Primo accesso - Registrazione .............................................................................................................................. 6 Accessi successivi al primo e compilazione del modello “online” .................................................................. 8 Pulsante “Controlla”......................................................................................................................................... 11 Pulsante “Invia definitivo” .............................................................................................................................. 11 Pulsante “Annulla” ........................................................................................................................................... 13 Messaggi di notifica iniziali di Adobe Reader: “Impossibile salvare” ....................................................... 14 Gestione password ............................................................................................................................................... 16 “Cambia password” .......................................................................................................................................... 16 “Password smarrita”......................................................................................................................................... 16 Contatti................................................................................................................................................................... 18 Chiusura della sessione di lavoro........................................................................................................................ 19 Requisiti tecnologici ............................................................................................................................................. 20

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Premessa L'Istituto nazionale di statistica dal 2007 svolgerà annualmente la rilevazione su “Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni locali”. Il campo di osservazione della rilevazione include le Regioni e Province autonome, le Province, i Comuni e le Comunità montane. La rilevazione, secondo quanto indicato nel Programma Statistico Nazionale (codice indagine IST01928), prevede la partecipazione delle Regioni e Province autonome in qualità di organi intermedi di rilevazione, ovvero quali soggetti incaricati della gestione della rilevazione presso le unità localizzate nel proprio territorio di competenza. Per questa rilevazione viene data la possibilità di compilare on line attraverso il sito https://indata.istat.it/ictpa il proprio modello personalizzato in formato PDF (visualizzabile, ad esempio, mediante il software Adobe Reader). Si raccomanda, per quanto possibile, di utilizzare la modalità telematica “online” descritta in questo manuale; nel caso si volesse usufruire della modalità di compilazione “offline” si faccia riferimento alle istruzioni riportate nel sito https://indata.istat.it/ictpa.

Attenzione:

Per una corretta compilazione del questionario, si suggerisce vivamente di individuare all’interno dell’Amministrazione un referente che segua la rilevazione in tutte le sue fasi, evitando che più persone contemporaneamente compilino il questionario online, correndo il rischio di perdere le informazioni inserite. Il referente coordinerà le informazioni pervenute dai diversi settori che, per le specifiche competenze, sono in grado di rispondere ai diversi quesiti del questionario.

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Struttura delle pagine La pagine del sito https://indata.istat.it/ictpa dedicato alla rilevazione “Le tecnologie dell’informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni locali” (da ora in poi IndataICTPA), sono caratterizzate da una barra orizzontale (Fig. 1-sez.A) contenente i principali comandi necessari all’utilizzo dell’applicativo online (da ora in poi “barra di controllo”). Fig. 1 – La homepage del sito Indata dedicato alla rilevazione ICTPA

A

B

C D Ogni singolo comando permette di visualizzare determinati contenuti nella sezione centrale della pagina (Fig. 1-sez.B); in particolare: - il comando “Indagine” permette di visualizzare la home page in cui viene fornita una descrizione delle principali caratteristiche della rilevazione. -

il passaggio del mouse sul comando “Istruzioni” fa comparire un menù a tendina, caratterizzato dalle seguenti voci: o “Procedura telematica”: vengono visualizzate le principali istruzioni per l’utilizzo della procedura telematica; o “Requisiti tecnologici”: vengono visualizzati i requisiti necessari affinché il rispondente possa accedere alla compilazione elettronica del modello (vedi capitolo “Requisiti tecnologici” del presente manuale); o “Compilazione modello”: vengono visualizzate le note relative alle diverse sezioni del questionario; o “Settaggi Adobe Reader”: questo link prevede l’apertura di un documento in cui viene descritta passo per passo la configurazione del software Adobe Reader solo nel caso in cui il questionario non venga visualizzato in maniera corretta.

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il comando “Registrazione” permette di aver accesso alla procedura di registrazione che è necessario effettuare la prima volta che ci si collega al sito IndataICTPA (vedi capitolo “Primo accesso - Registrazione” del presente manuale);

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il comando “Questionario” va utilizzato per accedere al modello elettronico ogni volta (successiva alla prima) che ci si collega al sito IndataICTPA (vedi capitolo “Accessi successivi al primo e compilazione del modello” del presente manuale);

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il passaggio del mouse sul comando “Password” fa comparire un menù a tendina, caratterizzato dalle seguenti voci: o “Cambio password”: permette di modificare la password che si utilizza per accedere alla compilazione del modello (vedi capitolo “Gestione password” del presente manuale); o “Password smarrita”: permette di inviare una richiesta di ripristino della password iniziale nel caso in cui venga smarrita la password scelta in fase di registrazione (vedi capitolo “Gestione password” del presente manuale);

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il comando “Contatti”: permette di accedere alla sezione in cui sono riportati gli estremi dei referenti regionali da contattare in caso si incontrassero problemi durante la rilevazione (vedi capitolo “Contatti” del presente manuale);

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il comando “Chiusura” permette di terminare correttamente la sessione di lavoro (vedi capitolo “Chiusura della sessione di lavoro” del presente manuale).

La sezione C della pagina (Fig. 1-sez.C) contiene alcuni link tra cui: il link alla homepage della rilevazione, il link alla homepage di Indata (in cui sono raccolte tutte le indagini che l’Istat effettua mediante procedura telematica), il link alla homepage dell’Istat. Al margine destro di questa sezione è presente un’icona (“Get Adobe Reader”) che permette di scaricare la versione 7 di Adobe Reader utile alla compilazione del modello informatizzato (vedi capitolo “Requisiti tecnologici” del presente manuale). Infine, in calce alla pagina (Fig. 1-sez.D), è possibile scaricare il documento con le istruzioni per l’utilizzo della procedura telematica, e il documento con la trascrizione delle note relative alle diverse sezioni del questionario.

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Primo accesso - Registrazione Il rispondente, al primo accesso e solo per il primo accesso, dovrà eseguire la procedura di registrazione cliccando sul pulsante “Registrazione” della barra di controllo. Fig. 2 – Registrazione del rispondente

Nella sezione dedicata alla registrazione, il rispondente dovrà inserire: - il “Codice utente”, contenuto nella documentazione inviata all’Amminstrazione dalla Regione, Provincia autonoma o dall'Istat, nello spazio "Codice"; - la “Password iniziale”, contenuta nella documentazione inviata all’Amministrazione dalla Regione, Provincia Autonoma o dall'Istat, nello spazio "Password iniziale"; - una propria password personale, nello spazio “Nuova Password”, che sostituirà quella assegnata d’ufficio e che dovrà essere utilizzata per tutti gli accessi successivi al primo: la nuova password dovrà avere lunghezza minima di 8 caratteri alfanumerici; non sarà comunque possibile inserire un numero di caratteri superiore a 20; - la password scelta al punto precedente andrà confermata digitandola nuovamente nello spazio “Conferma Password”; - l’indirizzo e-mail a cui si dovrà far riferimento per qualsiasi comunicazione durante la rilevazione, nello spazio “E-mail”. Inseriti tutti i dati sarà sufficiente cliccare sul pulsante “CONFERMA” per concludere la procedura di registrazione. Nel caso in cui qualche informazione non sia stata inserita correttamente, verranno mostrati messaggi di errore come quelli riportati a scopo esemplificativo nella Fig. 3. Fig. 3 – Messaggi di errore nella fase di registrazione

Se la procedura di registrazione viene effettuata in maniera corretta verrà mostrata la schermata riportata in Fig. 4.

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Fig. 4 – Schermata di accesso al questionario

A C

B D

Le informazioni visualizzate in questa schermata sono: - il codice e la denominazione dell’Amministrazione rispondente (Fig. 4-sez.A); - il link al questionario elettronico “online” (Fig. 4-sez.B); - il link al questionario elettronico “offline” e le relative istruzioni (Fig. 4-sez.C); - lo stato di compilazione del modello (Fig. 4-sez.D): al primo accesso il modello risulterà, ovviamente, “da inviare”. Una volta avuto accesso a questa schermata sarà possibile procedere alla compilazione del modello “online” (vedi capitolo “Accessi successivi al primo e compilazione del modello online” del presente manuale), oppure terminare la sessione di lavoro (vedi capitolo “Chiusura della sessione di lavoro” del presente manuale).

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Accessi successivi al primo e compilazione del modello “online” Una volta effettuata la registrazione, per i successivi accessi al sito IndataICTPA sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Questionario” della barra di controllo per essere reindirizzati alla schermata d’accesso riportata in Fig. 5. Fig. 5 – Schermata di “login”

Inserendo correttamente il codice utente assegnato e la password scelta in fase di registrazione, verrà mostrata la videata riprodotta in Fig. 6 in cui sono riportati: Fig. 6 – Schermata di accesso al questionario

A C

B D

-

il codice e la denominazione dell’Amministrazione rispondente (Fig. 6-sez.A); il link al questionario elettronico “online” (Fig. 6-sez.B); il link al questionario elettronico “offline” e le relative istruzioni (Fig. 6-sez.C); lo stato di compilazione del modello (Fig. 6-sez.D): al primo accesso il modello risulterà, ovviamente, “da inviare”. 8

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Cliccando sul link “Questionario” evidenziato in Fig. 6-sez.B, all’interno del browser, verrà aperto il questionario elettronico che consiste in un file PDF con i campi compilabili, come mostrato in Fig. 7. Per ridurre i tempi di visualizzazione del questionario è consigliabile, prima di accedere al sito Web, far partire Adobe Reader e lasciarlo aperto. Fig. 7 – Questionario elettronico

A

B C Il rispondente potrà pertanto compilare le sezioni del questionario tenendo presente alcune caratteristiche: - il link “Torna alla pagina principale” (Fig. 7-sez.A), presente nella prima pagina del questionario, permette di tornare alla schermata riprodotta nella Fig. 6; -

il passaggio del mouse sui fumetti evidenziati in Fig. 7sez.B permettono la visualizzazione di note utili alla compilazione delle singole domande o dei singoli campi (come mostrato nella figura qui a fianco);

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i pulsanti riportati in Fig. 7-sez.C possono essere utilizzati per muoversi rapidamente tra le 9 pagine del modello;

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in fondo ad ogni pagina è presente il pulsante rappresentato nella figura qui a fianco che permette di spostarsi nell’ultima pagina del questionario in cui è presente una serie di pulsanti utilizzabili per il controllo, il salvataggio e l’invio del questionario;

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in fondo all’ultima pagina del questionario è presente una serie di pulsanti (riportati nella figura qui a fianco) le cui singole funzionalità vengono descritte nelle pagine seguenti. 9

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Pulsante “Salva parziale”

Il pulsante “Salva parziale” permette di salvare in qualsiasi momento le informazioni inserite nel questionario. Ciò permette al rispondente di completare la compilazione del modello in momenti diversi senza il timore di perdere i dati già inseriti. Terminata l’operazione di salvataggio si verrà reindirizzati alla schermata rappresentata nella Fig. 8 Fig. 8 – Avvenuto salvataggio parziale

Cliccando sul link “Home” della precedente schermata, si verrà reindirizzati alla schermata di accesso al questionario in cui lo stato del modello sarà caratterizzato dal valore “inviato parziale”, come mostra la Fig. 9. Fig. 9 – Schermata di accesso al questionario: salvataggio parziale

Ogni salvataggio parziale sovrascrive e aggiorna tutti i dati inseriti nel modello: va ribadita pertanto l’importanza di un coordinamento nelle compilazioni parziali e successive del questionario onde evitare che uno stesso dato venga rimaneggiato e corretto da più persone senza più poter individuare quale sia il dato reale e definitivo.

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Pulsante “Controlla”

Il pulsante “Controlla” permette di verificare la completezza del modello e/o la presenza di eventuali incongruenze nelle risposte del questionario. Tale funzione è fondamentale al fine di poter effettuare l’invio definitivo del modello, nel senso che lo stesso non sarà possibile sino a quando non sarà terminata la procedura di controllo. Per ogni “lacuna” o incongruenza individuata nel questionario, la procedura di controllo visualizzerà una finestra di avvertimento con una breve spiegazione del problema riscontrato, come quella mostrata a scopo esemplificativo nella Fig. 10. Fig. 10 – Esempio di notifica di incongruenza riscontrata durante la procedura di controllo

Cliccando sul pulsante “OK” si viene automaticamente riportati al quesito imputato in modo da poter apportare le opportune correzioni. Il pulsante “Controlla” andrà pertanto premuto sino a quando tutte le eventuali lacune e/o incongruenze non saranno corrette. Una volta terminate le eventuali correzioni, cliccando sul pulsante “Controlla” apparirà il messaggio riportato nella Fig. 11, che conferma la corretta compilazione del modello, la conclusione della procedura di controllo e la possibilità di inviare in maniera definitiva il questionario. Fig. 11 – Notifica di corretta compilazione del questionario

Pulsante “Invia definitivo”

Va anzitutto premesso che, come evidenziato nel messaggio riportato in Fig. 11, una volta effettuato l’invio definitivo, l’Amministrazione non avrà più accesso al questionario per ulteriori modifiche se non contattando i referenti regionali per la rilevazione. Si consiglia pertanto di effettuare l’invio definitivo soltanto quando si è sicuri che le informazioni inserite nel modello siano corrette. Si consiglia, inoltre, di stampare una copia cartacea del questionario compilato prima dell’invio definitivo. Il pulsante “Invia definitivo” permette l’invio del questionario una volta che lo stesso è stato compilato nella sua interezza e successivamente alla procedura di controllo. 11

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Il tentativo di inviare definitivamente il questionario prima di aver effettuato la procedura di controllo, infatti, non ha alcun effetto se non quello di mostrare il messaggio di avviso riportato nella Fig. 12. Fig. 12 – Notifica di tentativo di invio definitivo prima di aver concluso la procedura di controllo

Una volta effettuata e terminata con successo la procedura di controllo, invece, sarà possibile procedere all’invio definitivo del questionario. Terminata l’operazione di invio si verrà reindirizzati alla schermata rappresentata nella Fig. 13 Fig. 13 – Avvenuto invio definitivo

Cliccando sul link “Home” della precedente schermata, si verrà reindirizzati alla schermata di accesso al questionario in cui lo stato del modello sarà caratterizzato dal valore “inviato definitivo”, e in cui viene ribadito che, nel caso si volessero apportare modifiche al questionario appena inviato sarà necessario contattare i referenti regionali (Fig. 14).

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Fig. 14 – Schermata di accesso al questionario: invio definitivo

A

L’amministrazione potrà comunque prendere visione ed eventualmente stampare il questionario inviato accedendo ad una versione stampabile dello stesso mediante il link evidenziato in Fig. 14-sez.A.

Pulsante “Annulla”

Il pulsante “Annulla” permette di cancellare tutti i valori inseriti nel questionario; l’operazione non è reversibile e per la sua esecuzione ne viene richiesta la conferma mediante il messaggio riportato in Fig. 15. Fig. 15 – Richiesta di conferma per la cancellazione dei dati inseriti

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Messaggi di notifica iniziali di Adobe Reader: “Impossibile salvare”

Contestualmente all’apertura del questionario è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi (diversi a seconda della versione di Adobe Reader installata sul proprio PC) che avvertono sulla impossibilità di salvare i dati inseriti nel questionario (Fig. 16). Fig. 16 – “Impossibile salvare una copia”

Il messaggio, apparentemente fuorviante, sta in realtà a significare che non è possibile salvare una copia locale (ossia sul proprio PC) del questionario compilato. I dati potranno invece essere salvati, e visualizzati ad ogni accesso, mediante i pulsanti specifici le cui funzioni sono state descritte nelle pagine precedenti. Si proceda quindi cliccando su OK spuntando, eventualmente, l’opzione “Non mostrare in futuro” o “Non visualizzare più questo messaggio”.

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Un ulteriore notifica che potrebbe apparire in fase di apertura del modello, è quella riportata in Fig. 17, relativa alla possibilità di Adobe di completare in maniera automatica la compilazione di alcuni campi del questionario Fig. 17 – “Completamento automatico”

in questo caso è consigliabile non attivare la funzione di completamento automatico cliccando sul pulsante “No”.

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Gestione password Passando col mouse sopra il pulsante “Password” della barra di controllo, è possibile accedere a due diverse funzioni.

“Cambia password”

Cliccando su “Cambia password” si accederà ad una schermata simile a quella compilata in fase di registrazione (vedi capitolo “Primo accesso - Registrazione” del presente manuale) che permetterà di cambiare la password in uso. Fig. 18 – Gestione password: cambio password

“Password smarrita”

Cliccando su “Password smarrita” si accede alla funzione che permette di ripristinare l’accesso ad IndataICTPA nel caso in cui si sia dimenticata la password scelta in fase di registrazione o modificata successivamente. Fig. 19 – Gestione password: password smarrita

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Come indicato nella pagina (riportata in Fig. 19), sarà necessario inserire negli appositi campi il proprio codice utente e una mail a cui recapitare l’avvenuto ripristino. I referenti regionali provvederanno a ripristinare la password assegnata d’ufficio all’Amministrazione e a comunicare tale ripristino alla mail indicata; non appena ricevuta la mail l’incaricato a seguire la rilevazione dovrà eseguire nuovamente la procedura di registrazione e cambiare la password (vedi capitolo “Primo accesso - Registrazione” del presente manuale), dopodiché potrà riprendere la compilazione del modello. Questa procedura non comporta la perdita di nessuno dei dati precedentemente salvati nel questionario.

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Contatti Cliccando sul pulsante “Contatti” della barra di controllo, si accede alla schermata rappresentata in Fig. 20. Fig. 20 – Pagina principale contatti

Cliccando sulla cartina in corrispondenza della regione Emilia-Romagna, si avrà accesso alla schermata riportata in Fig. 21. Fig. 21 – Contatti per la Regione Emilia-Romagna

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Chiusura della sessione di lavoro Ogni volta che termina una sessione di lavoro, è opportuno chiudere in maniera corretta IndataICTPA cliccando sul pulsante “Chiusura” della barra di controllo. L’avvenuta corretta chiusura della sessione di lavoro verrà visualizzata attraverso la schermata riportata in Fig. 22. Fig. 22 – Avvenuta chiusura della sessione di lavoro

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Requisiti tecnologici Per poter accedere correttamente alla compilazione del questionario elettronico, l’Amministrazione dovrà essere dotata di un computer connesso alla rete Internet nel quale risultino installati: -

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il software Adobe Reader possibilmente nella versione 7.0 o superiore (non si riscontrano particolari problemi con la versione 6.0, mentre si riscontrano problemi di visualizzazioni con le versioni precedenti alla 6.0); il software è gratuito e può essere scaricato direttamente dalla homepage di IndataICTPA; un browser (Internet Explorer 5.5 o superiore, Netscape versione 7.x, Mozzilla suite 1.7.x o superiore, Mozzilla Firefox 1.0 o superiore) dotato del plug-in per Adobe Reader per la visualizzazione del questionario all’interno del browser (solitamente il plug-in viene installato contestualmente all’installazione di Adobe Reader); il browser deve infine essere abilitato per la ricezione dei cookies (verificare nelle impostazioni di sicurezza del browser).

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