Informe Final De Pasantia.docx

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ NÚCLEO: SAN JUAN DE LOS MORROS CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS COORDINACIÓN GENERAL DE PASANTÍAS

DISEÑO DE UN MODELO DE INVENTARIO PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ NÚCLEO SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUÁRICO Informe Final de Pasantías

Tutora Académica: MSc. PRIETO SALOME

Participante: QUIROZ LEANDRA C.I.N° V.-24.237.059 Tutora Empresarial: XAVIER CORDERO

San Juan de los Morros, Marzo 2019

I.

PRESENTACIÓN

1.1. Contextualización del problema:

Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y a las exigencias del mundo cambiante, las organizaciones deben valerse de la aplicación de cualquier tipo de herramientas administrativas que les permitan el alcance de los objetivos o planes primordiales para las cuales se han formado haciendo así uso efectivo de los recursos propios o asignados. Por ello, es necesario mencionar que la Administración Pública no está exenta de adecuarse a estos métodos y procedimientos, para mejorar la prestación y la calidad de los servicios que pueda ofrecer. Una buena política y filosofía de parte de la organización genera condiciones que favorecen el desarrollo del individuo permitiendo así obtener lo mejor de él; estas acciones potencian el intelecto de manera generalizada logrando que el trabajador le imprima a todas sus labores un mayor interés. A partir de lo antes mencionado, se puede mencionar el caso de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez, Núcleo San Juan de los Morros, en donde se labora a través de los lineamientos emanados de Nivel Central, como mecanismos efectivos para controlar los movimientos administrativos e institucionales que allí puedan suscitarse en pro del estudiantado que hacen vida activa, todo ello con el fin de optimizar su utilidad lo cual va permitirle a los empleados de esta institución obtener estrategias para laborar de forma adecuada en las actividades y procesos que frecuentemente se presentan. De tal forma, que la unidad adscrita en la cual se llevó a cabo el proceso de Pasantías fue la Subdirección Administrativa específicamente en el Departamento de Transporte, el cual tiene como propósito el traslado del personal administrativo, obrero, docentes y estudiantes para que se desempeñen en su ámbito laboral y académico, a su vez mantener en óptimas condiciones (mecánicas y estéticas) las unidades de transporte, el cual tiene como propósito fundamental generar ambientes de trabajo saludables y productivos que estimulen el desarrollo y capacitación de los trabajadores de la Universidad, ejecutar estrategias y programas que generen una cultura organizacional basada en la ética, la atención al usuario y la eficiencia en la prestación de los servicios, adoptar e implementar los mecanismos necesarios para la evaluación del personal administrativo y docente, practicar planes de capacitación del personal de la Universidad, de acuerdo con las necesidades detectadas en el campo administrativo y docente, actualizar la base de datos de los docentes según su ingreso, categorización y evaluación, remitir las consultas jurídicas que le sean solicitadas por la Rectoría en materia laboral, entre otras. De acuerdo con la observación directa realizada en el Departamento de Transporte durante el proceso de Pasantías, se pudo detectar problemáticas relacionadas con la falta de un espacio físico acorde a las necesidades tales como: un depósito para

almacenamiento de herramientas y repuestos para la debida protección y resguardo de los mismos, un estacionamiento techado para la ubicación de las unidades de transporte operativas para el buen estado, cuido, funcionamiento y circulación de las unidades automotrices. Lo anteriormente descrito, trae como consecuencia dificultar las actividades que se presentan diariamente en ese departamento, lo que hace ardua la actuación de los estudiantes y del personal obrero, administrativo y docente quienes hacen uso diario del Transporte, y en algunas oportunidades por falta de repuestos, herramientas y falta de presupuesto las unidades de transporte no pueden circular, lo que representa una problemática representativa para el recinto universitario. En tal sentido, se desea presentar una propuesta fundamentada en la aplicación del diseño de un Inventario para el buen funcionamiento del mencionado departamento, a la vez de maximizar su operatividad y por ende optimizar el ambiente laboral que le circunda.

1.2. Objetivos: 1.2.1 Objetivo General.-

Diseñar un Inventario para el Departamento de Transporte de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez Núcleo San Juan de los Morros, Estado Guárico, cuya finalidad sea la de facilitar los procesos laborales dentro del mismo.

1.2.2 Objetivos Específicos.-

- Diagnosticar las necesidades operativas y administrativas presentes en el departamento de Transporte de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez en el Núcleo San Juan de los Morros Estado Guárico.

- Plantear estrategias organizacionales a fin de mejorar el ambiente laboral del Departamento cuya finalidad sea la de aumentar su productividad y desempeño en la ejecución de las funciones como unidad operativa de la institución.

- Demostrar los beneficios obtenidos una vez cumplidas las actividades del diseño de un Inventario en el Departamento.

1.3. Justificación.-

Así como los individuos y las tecnologías han evolucionado, los equipos de oficina han hecho lo propio, por ejemplo, décadas atrás resultaba impensable una oficina con una máquina de escribir, en tanto, hoy en día este equipo ha quedado prácticamente obsoleto ganando el terreno el uso de las Nuevas Tecnologías de la Comunicación y la Información específicamente las computadoras personales. Otra cuestión que también se ha modificado es la decoración y el diseño de las oficinas, las cuales se han ido mejorando con los años e integrando aquellos elementos indispensables y que garantizan la funcionalidad y beneficio. Por su parte, las oficinas públicas se diferencian de las privadas, principalmente, porque las primeras suelen disponer de equipos y dispositivos más antiguos que las segundas, esto debido a los procesos burocráticos que los suelen caracterizar. Así pues, teniendo en consideración lo anteriormente mencionado puede decirse que la puesta en práctica de un diseño de un Inventario para el departamento de Transporte de la Universidad Simón Rodríguez, Núcleo San Juan de los Morros traería como beneficios los siguientes: 1. Un medio ambiente grato, armónico y confortable, al momento del trabajador ejecutar sus funciones. 2. Herramientas y equipos ergonómicos diseñados para facilitar el trabajo y garantizar la calidad del mismo. 3. Protección, cuido y seguridad de las herramientas utilizadas para las reparaciones de los Unidades de Transporte, así como el control de los repuestos e insumos de los mismos. 4. Disposición para el logro de objetivos comunes, entre otros.

Objetivo General: Para desarrollar su misión, la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez hará lo siguiente: • Contribuir con el enriquecimiento del acervo cultural y del saber universal mediante el fenómeno y participación en programas para el mantenimiento, conservación y preservación de valores éticos, morales históricos y sociales del hombre. • Ofrecer alternativas de formación profesional mediante la apertura de carreras de pregrado, cortas y largas y cursos de postgrado acordes a con las exigencias de desarrollo del país

• Ofrecer alternativas de incorporación a la Educación superior o universitaria por vías de homologación y convalidación formales y acreditación y reconocimiento del aprendizaje por experiencia. • Crear mecanismos de integración internas que faciliten el surgimiento y las actividades de agrupaciones formales y no formales identificadas y comprometidas con la misión y visión de la universidad.

Objetivos Específicos: •

Velar por el buen funcionamiento de las actividades académicas del núcleo.

• Asegurar la prestación de servicios de elevada calidad a los participantes del núcleo. • Presidir, convocar y reunir el consejo de núcleo y llevar a su consideración las materias de su competencia. • Informar a las instancias que competa, acercar las decisiones y acuerdos del consejo de núcleo y hacerle seguimiento. • Promover y establecer alianza, estrategias con entes locales, dirigidos a mejorar la calidad operativa del núcleo y remitirlas a consideración del consejo regional. El Núcleo San Juan de los Morros de la Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” (U.N.E.S.R.) fue creado por disposición del Consejo Rector, en agosto de 1980, como Centro Regional de Estudios Universitarios Supervisado (C.R.E.U.S), iniciándose como curso de capacitación dirigidos a Docentes en Ejercicio. En marzo de 1981, se designa a la Lcda. Isabel Caracas Ponce como coordinadora del Centro Regional. A mediados de 1982 se encarga de la coordinación el profesor Freddy Aquino. Para finales de ese año, el consejo rector aprueba la apertura de la carrera de Educación, mención Orientación con 147 participantes todos docentes en servicio. A comienzos de 1983, se designa como nuevo coordinador el profesor Luis Alberto Ruiz, quien venía desempeñándose como Vice-Rector Administrativo de esta Casa de Estudios. En 1985, el Consejo Directivo aprueba la apertura de la Carrera Educación Integral con sus menciones: Orientación, Lengua, Ciencias Sociales y Matemáticas CONCLUSIONES

El proceso de pasantías además de haber sido un requisito indispensable para la obtención del título de Licenciado en Administración, constituyó una herramienta de gran valor para el estudiante de pregrado, ya que se pudo experimentar todo lo

relacionado a la realidad laboral, en esta oportunidad, en la Universidad Simón Rodríguez, Núcleo San Juan de los Morros. Por lo que los resultados observados y evidenciados en el desarrollo de las pasantías permitieron establecer las siguientes conclusiones: -

Ausencia de un espacio físico adecuado para la instauración de un almacén dentro del departamento de transporte, en el que reposen de manera segura y resguardados todos los suministros, insumos, repuestos, herramientas, entre otros necesarios para el mantenimiento y reparación del parque automotor de la Universidad.

-

Se evidenció la carencia de un modelo fácil y práctico de un inventario que permita la organización y el buen manejo de todos los suministros, insumos, repuestos, herramientas, entre otros que son necesarios para llevar a cabo el mantenimiento y reparación de las Unidades de Transporte de la Universidad.

-

Falta de Recursos Materiales tales como: equipos de computación actualizados, impresoras, estantes, vitrinas con sistemas mínimos de seguridad, archivadores, entre otros.

-

El departamento carece de un botiquín de primeros auxilios o cruz roja en la que se mantengan artículos y medicamentos necesarios en caso de que alguno de los trabajadores del mismo sufra cualquier tipo de accidentes laborales.

RECOMENDACIONES Debido a que en el Departamento de Transporte, se encuentra el depósito donde reposan los materiales, equipos, repuestos y herramientas, surge la urgente necesidad de realizar un inventario para reorganizar, ejecutar y controlar de manera inmediata para que se agilicen los procesos de búsqueda de los mismos ahorrando espacios físico y tiempo.

NECESIDADES INMEDIATAS 1. Espacio Físico En la actualidad se necesita un espacio físico amplio y adecuado que conste de medidas como: 6 mts de largo por 5 mts ancho para un total de 30 mts cuadrados, de manera que a futuro pueda distribuirse adecuadamente los recursos materiales, y el potencial humano, quedando así como un área independiente y de zona restringida. Se debe estimar las necesidades del espacio físico para lograr: 1. Espacio para la distribución de los repuestos, herramientas, materiales y equipos.

2. Ubicación correcta y en un sitio adecuado para la facilidad de un buen servicio a la comunidad universitaria. 3. Previsión contra accidentes y hallazgos, tales como: Incendios, Robos, pérdidas, entre otros. 5. Carencia de Unidades de Transporte para la Comunidad Estudiantil. Se hace necesaria la adquisición de nuevas unidades de transporte, ya que la comunidad estudiantil cada día aumenta más y con las pocas unidades que hay no se cubren todas las necesidades, y muchas veces las unidades correspondientes al parque automotor están en reparaciones y no están aptos para prestar el servicio requerido por los estudiantes, personal docente, administrativo y obrero. 

Falta de financiamiento:

Se sugiere que el departamento de transporte pueda contar con una partida presupuestaria cuyos recursos financieros se encuentren acordes a las exigencias del mercado, a fin de cubrir en su totalidad lo inherente a las compras de repuestos y suministros, herramientas, materiales y equipos ya que todo ello, representa una debilidad y no cumple a cabalidad con el servicio del transporte por falta de unidades operativas activas y óptimas ya que no se tiene en el tiempo establecido ni al momento los repuestos para la reparación de los mismos. Esta investigación servirá como aporte al Departamento de Transporte, el cual está adscrito a la Subdirección de Administración a fin de que sean tomadas en cuenta cada una de las recomendaciones basadas en las debilidades o problemáticas observadas en el departamento de transporte de la UNESR, Con esto se pretende dar a conocer la importancia del proceso administrativo y de la instauración y puesta en práctica de un inventario, y sus principales funciones, a bien de que la misma sea sometida a estudio y consideración por parte del Consejo de Núcleo y Consejo Directivo para su respectiva aprobación.

Departamento de Transporte Objetivos 

Brindar un servicio de mensajería y transporte eficiente y seguro a los diferentes estamentos que conforman la Universidad.



Mantener en óptimas condiciones (mecánicas y estéticas) la flota vehicular del departamento a través de los talleres de la Universidad y privados.



Garantizar el servicio de transporte a estudiantes, docentes, administrativos e investigadores.



Lograr condiciones de alto nivel de operación en los talleres de la Universidad que permitan ofrecer un servicio óptimo de mantenimiento y reparación para los vehículos oficiales y particulares.

Funciones 

Brindar un servicio de transporte eficiente para la movilización de carácter oficial, de funcionarios, correspondencia, mensajería, materiales, equipos y mobiliario dentro del área metropolitana, así como movilización de los funcionarios hacia los Centros Regionales.



Mantiene un registro de la documentación de los vehículos de la Institución para efectos de los trámites de pólizas, revisados y consecución de placas oficiales.



Mantiene un programa permanente de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos oficiales de la Institución.



Confeccionar las requisiciones de combustible, según la programación efectuada y saldos existentes, para los vehículos del área metropolitana de la Universidad.



Mantiene un registro y control de los depósitos, despacho y existencia del combustible y lubricantes.



Brindar un adecuado seguimiento a los accidentes de tránsito y presenta un informe a la Dirección Administrativa, para la tramitación de daños y deslindar responsabilidades.



Mantiene una coordinación con los Centros Regionales para los trámites de combustibles.



Presentar informes departamento.



Elaborar el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de Presupuesto de su departamento.

mensuales

de

las

actividades

que

realiza

el

Para el desarrollo de sus funciones, el Departamento de Transporte, cuenta con dos secciones a saber: 

Sección de Mantenimiento Vehicular



La Sección de Transporte de Personas, Valijas y Control de Combustible.

Servicios que Ofrece el Departamento. 

Los servicios ofrecidos por el Departamento de Transporte son:



Servicios de transporte de personas.



Mantenimiento de la flota vehicular oficial.



Servicio de revisado y placa vehicular de los autos oficiales a nivel nacional.



Administración de combustible (diesel y gasolina) a nivel nacional.

Factibilidad de la Propuesta  Social La propuesta planteada es de interés, por cuanto representa una alternativa para que los trabajadores y trabajadoras del Departamento de Transporte adscrito a la Subdirección de Administración de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez Núcleo San Juan de los Morros, puedan de alguna manera lograr un alto nivel de productividad a la hora de ejecutar sus labores en el día a día, lo que traerá una mejora significativa en el desempeño de sus funciones.  Técnica En lo relacionado a la capacidad técnica estará dada en la medida en que se cuente primeramente con el espacio físico para establecer el almacén, de la misma manera, tener en cuenta los recursos humanos y materiales, para de esta forma significar la operatividad del mismo, destacando que actualmente se cuenta con la colaboración del personal adscrito al mismo los cuales son: el supervisor de transporte, el mecánico, los choferes y la secretaria, y finalmente en lo relacionado a los recursos materiales, se corresponden con el stock de insumos y suministros que se requieran para la reparación y mantenimiento del parque automotor.

 Económica Estará representada en la medida en que se establezcan las necesidades que surjan mediante la propuesta que se plantea.