Imarpe Final.docx

AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA EN IMARPE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

GRUPO 4

Universidad Nacional De San Agustín De Arequipa Facultad De Administración Escuela Profesional De Administración Filial Camaná

Auditoria Administrativa II Docente: Alfredo Velazco Tema: Auditoria Interna y externa en IMRPE Integrantes: Aguilar Gavilan, Rick Cordova Boza, Emerson Gutiérrez Quispe, Alejandro Vargas Huachaca, Elvis Valencia Bustamante, Jairo Enero 2019.

Auditoria interna y externa en IMARPE iii Dedicatoria La vida se encuentra plagada de retos, y uno de ellos es la universidad. Tras vernos dentro de ella, nos dimos cuenta de que más allá de ser un reto, es una base no solo para nuestro entendimiento del campo en el que nos hemos vistos inmersos, sino para lo que concierne a la vida y a nuestro futuro.

Auditoria interna y externa en IMARPE iv CONTENIDO Dedicatoria............................................................................................................................ iii Introducción ........................................................................................................................... 7 Abstract .................................................................................................................................. 8 Auditoria ................................................................................................................................ 9 Instituto del Mar Perú (IMARPE) ......................................................................................... 9 Aspectos Institucionales .................................................................................................... 9 Oficina de Control Interno – IMARPE .............................................................................. 9 Antecedentes ...................................................................................................................... 9 Fases del Sistema de Control Interno .............................................................................. 12 Organigrama del Instituto del Mar del Perú – IMARPE ................................................. 13 Secretaria general ............................................................................................................. 13 Órgano de control institucional........................................................................................ 13 Órganos de Administración Interna ................................................................................. 14 Órgano de asesoramiento............................................................................................. 14 Auditoria Interna.................................................................................................................. 14 Plan operativo institucional 2018 – IMARPE ................................................................. 14 Misión .............................................................................................................................. 15 Base legal ......................................................................................................................... 15 Objetivos estratégicos institucionales (OEI) Acciones Estratégicas Institucionales (AEI) .............................................................................................................................................. 17 Plan de acción 2018 ......................................................................................................... 18 Formatos de la Formulación del Plan Operativo Institucional 2018 (Aplicativo CEPLAN) ............................................................................................................................. 23 Informes de Auditoria ...................................................................................................... 28 Auditoria Externa IMARPE ................................................................................................ 31 Antecedentes .................................................................................................................... 31 Base Legal ........................................................................................................................ 31 Objetivos .......................................................................................................................... 32 Diagnóstico del Sistema de Control Interno .................................................................... 32 Actividades Previas ..................................................................................................... 32 Recopilación de Información....................................................................................... 34 Análisis de la Información Recopilada ............................................................................ 34 a.

Plan Estratégico Institucional (PEI) ................................................................... 36

Auditoria interna y externa en IMARPE v b.

Plan Operativo Institucional (P01) ..................................................................... 36

c.

Reglamento de Organización y Funciones ......................................................... 36

d.

Estructura Orgánica ............................................................................................ 37

e.

Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) ..................................................... 37

f.

Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) ...................... 37

g.

Plan Anual de Contrataciones (PAC) ................................................................. 37

h.

Cuadro para Asignación de Personal (CAP) ...................................................... 38

i.

Plan de Desarrollo de Personas ....................................................................... 38

j.

Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) .............. 38

k.

Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) .................................... 38

Identificación de Brechas y Oportunidades de Mejora a Nivel Entidad ......................... 43 Actividades de Control Gerencia .............................................................................. 47 Brechas ........................................................................................................................ 48 Sistemas de Información y Comunicación. ............................................................... 49 Brechas ........................................................................................................................ 50 GRADO DE MADUREZ DEL SCI EN IMARPE ............................................................. 52 IDENTIFICACION DE BRECHAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA A NIVEL PROCESOS .......................................................................................................................... 55 Conclusiones ....................................................................................................................... 85 Bibliografía ......................................................................................................................... 86

Auditoria interna y externa en IMARPE vi Tabla de Ilustraciones Ilustración 1Organigrama del Instituto del mar de Perú – IMARPE .................................. 13 Ilustración 2Plan Operativo Institucional con Monto Financiero Año: 201 ....................... 23 Ilustración 3Plan operativo Institucional con meta física .................................................... 24 Ilustración 4 Plan Operativo institucional Con monto financiero Año 2018 ...................... 25 Ilustración 5Plan Operativo Institucional Consolidado con Meta Física Año 2018 ........... 26 Ilustración 6Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de Auditoria Orientadas a la Mejora de la Gestión ....................................................................................... 28 Ilustración 7Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de Auditoria Orientadas a la Mejora de la Gestión ....................................................................................... 29 Ilustración 8Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de Auditoria Orientadas a la Mejora de la Gestión ....................................................................................... 30 Ilustración 9 Promedio por Complemento Según Principio Sistema de Control Interno .................................................................................................. Error! Bookmark not defined. Ilustración 10 Percepción acumulada total según principio asociada al nivel de riesgo ..... 43

Índice de tablas Tabla 1Objetivos Estratégicos Institucionales (OEI) Acciones estratégicas Institucionales .................................................................................................................................................. 17 Tabla 2integrantes de comité de control interno ................................................................. 33 Tabla 3Nivel de implementación del SCI............................................................................ 39 Tabla 4 Fechas de tallares de Implementación .................................................................... 40 Tabla 5matriz de Nivel de Implementación del Sistema de Control Interno ...................... 41

Auditoria interna y externa en IMARPE 7 Introducción En la actualidad muchas empresas buscan certificación de calidad. Obtenerla implica auditar a toda la organización para garantizar, al órgano certificador, que se cumple con los indicadores dispuestos. Así la auditoria además de fortalecer y mejorar los procesos internos le da un valor añadido a su producto, lo que se traduce en la auditoria con mayor alcance y profundidad 1 la auditoria administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento administrativo. Además, incluye aspectos de su estructura organizacional, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros.2 La auditoría administrativa es aplicable a cualquier tipo de organización ya que, sin importar el estilo de administración, los procesos o lineamientos que se sigan son sujetos a una revisión. 3

1

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 3 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 2

Auditoria interna y externa en IMARPE 8 Abstract Currently, many companies seek quality certification. Obtaining it implies auditing the entire organization to guarantee, to the certifying body, that the required indicators are complied with. In this way, the audit, in addition to strengthening and improving internal processes, adds value to your product, which translates into the audit with greater scope and depth4 The administrative audit can cover from an area or department to the entire company, in which it will have to discover and analyze all its administrative operation. In addition, it includes aspects of its organizational structure, hierarchical levels, interpersonal relationships, operations, performance standards, technological development, among others. The administrative audit is applicable to any type of organization since, regardless of the style of administration, the processes or guidelines that are followed are subject to a review.5

4 5

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 9

Auditoria En todas las organizaciones, sin importar su condición de privada, publica o social, se buscan mejoras continuas; así como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditoría, al brindar información sobre cómo son, cómo funcionan y con qué cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna6 Instituto del Mar Perú (IMARPE) Aspectos Institucionales El Instituto del Mar del Perú-IMARPE, tiene como misión, realizar investigaciones científicas y tecnológicas, en forma oportuna y de calidad, que contribuyan a la evaluación de los recursos pesqueros y su ambiente, para su manejo racional, promoviendo la conservación de su biodiversidad, uso sostenible de recursos naturales y manejo de zonas costeras. Asesorar al Ministerio de la Producción, para la adopción de medidas de regulación y preservación, actuando en concordancia con los lineamientos sectoriales y las condiciones naturales existentes.7 8 Oficina de Control Interno – IMARPE Antecedentes La Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, publicado el 18 de abril de 2006, tiene por objeto establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los

6

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

8

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 10 9

actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de

los fines, objetivos y metas institucionales. Con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG de 30.Oct.2006, se aprobaron las Normas de Control Interno, cuyo objetivo es el de propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos institucionales. Con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG de 28.Oct.2008, se aprobó la Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, cuyo objetivo principal es el de proveer de lineamientos, herramientas y métodos a las Entidades del Estado para la implementación de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno (SCI) establecido en las Normas de Control Interno (NCI). Asimismo, establece que para el proceso de implementación del SCI se deben considerar tres fases: La primera fase es la Planificación, la cual tiene como objetivo la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnóstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Dirección y la conformación de un Comité de Control Interno. Contiene las siguientes acciones a realizar: i.

La primera fase es la Planificación, la cual tiene como objetivo la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnóstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Dirección y la conformación de un Comité de Control Interno. Contiene las siguientes acciones a realizar: a. Compromiso de la Alta Dirección. i. Acta de Compromiso.

9

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 11 ii. Constitución del Comité. b. Diagnóstico. i. Programa de Trabajo. ii. Recopilación de Información. iii. Análisis de información. iv. Análisis normativo. v. Identificación de debilidades y fortalezas. vi. Informe de diagnóstico.10 c. Plan de Trabajo. i. Descripción de actividades y cronograma. ii. Desarrollo del Plan de Trabajo. ii.

La segunda fase es la Ejecución, en la que se implantará el SCI en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la implantación del SCI. Contiene las siguientes acciones a realizar:11 a. Implementación a nivel de entidad. b. Implementación a nivel de procesos.

iii.

La tercera fase es la Evaluación, en la que se evalúan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementación como parte de la autoevaluación mencionada en el componente de Supervisión.1213

10

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 12

Fases del Sistema de Control Interno 1. Plan de Sensibilización y Capacitación del SCI 2. Informe sobre Plan de Sensibilización y Capacitación 3. Programa de Trabajo para la implementación del Sistema de Control Interno 4. Plan de Trabajo para Implementación del Sistema de Control Interno-Propuesto 5. Informe del Diagnóstico del Sistema de Control Interno 6. Aprobación por CCI del Plan de Trabajo SCI – Cierre de brechas 7. Aprobación DEC Plan de Trabajo SCI – Cierre de Brechas 8. Disposición DEC Implementación Plan de Trabajo SCI 9. Implementación del Plan de Trabajo para el Cierre de Brecha14

14

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 13

Organigrama del Instituto del Mar del Perú – IMARPE

15

Ilustración 1Organigrama del Instituto del mar de Perú – IMARPE

Secretaria general Es el órgano responsable de las actividades administrativas del IMARPE, constituye la actividad administrativa y actúa como nexo de coordinación entre la alta dirección y los órganos de administración interna.16 Órgano de control institucional Tiene a su cargo programar, conducir, ejecutar y evaluar las acciones de control gubernamental en el ámbito del IMARPE, de conformidad con las normas del sistema nacional de control, mantiene dependencia funcional y administrativa con la contraloría General de la República (CGR), sujetándose a sus lineamientos y disposiciones17.

16 17

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 14 Órganos de Administración Interna Órgano de asesoramiento Encargado de prestar asesoría a la alta dirección y las demás dependencias del IMARPE en asuntos relacionados a la conducción de procesos de planeamiento, presupuesto, modernización Institucional, Cooperación técnica e investigación.

AUDITORIA INTERNA Plan operativo institucional 2018 – IMARPE El plan operativo institucional – POI 2018 es un instrumento de gestión a corto plazo que contiene las actividades y metas las cuales han sido consensuadas con los órganos institucionales responsables de la ejecución de las tareas. Este instrumento, contiene la programación de acciones operativas, unidades de las actividades a ser ejecutados en el ejercicio 2018, que tiene por finalidad alcanzar los objetivos y metas institucionales,18

18

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017, pág. 2)

Auditoria interna y externa en IMARPE 15 Misión Promover y realizar investigaciones científicas y tecnológicas del mar, aguas continentales y de los recursos vivos de ambos, con el objeto de lograr el aprovechamiento racional de los mismos; proporcionando al Ministerio de la Producción y a la comunidad científica los estudios de manera veraz y oportuna. Base legal 

Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (19/12/2007), numeral 5 del artículo 3, que establece que todas las entidades del Poder Ejecutivo deben contar con documentos de gestión que cumplan con determinados criterios



Decreto Legislativo N° 95 — Ley del Instituto del Mar del Perú — Imarpe (26/05/1981), que señala que el Imarpe, tiene por finalidad realizar investigaciones científicas y tecnológicas del mar y de las aguas continentales y de los recursos de ambos, con el objeto de lograr el racional aprovechamiento de los mismos.19



Resolución Ministerial N° 345-2012-PRODUCE (24/07/2012), que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto del Mar del Perú, en donde se define la nueva estructura organizacional y funciones de los Órganos conformantes de la entidad.



Decreto Supremo N° 304-2012—EF (30/12/2012), que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, en su art. 71 dispone la concordancia de los Planes Estratégicos y Operativos con las asignaciones presupuestarias.20

20

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 16 

Reglamento de la Ley General de Pesca - D.S N" 012-2001-PE (13/03/2001), que en su artículo 3.2 dispone que los gastos que el Estado efectúa para garantizar la conservación y aprovechamiento responsable de los recursos hidrobiológicos, incluidos los costos de investigación.



Ley General de Acuicultura — Decreto Legislativo N' 1195, (29/07/2015) que dispone que el Estado promueve y fortalece la investigación, el desarrollo tecnológico y la innovación, procurando la diversificación productiva, la competitividad y la optimización de la cadena productiva de la acuicultura.



Plan Estratégico Institucional del Ministerio de la Producción (PE1) 2016-2018 — Resolución Ministerial N' 216-2016-PRODUCE (09/06/2016), que entre sus objetivos estratégicos están Impulsar el desarrollo integral de la actividad acuícola y Promover el aprovechamiento sostenible de los recursos con énfasis en los recursos hidrobiológicos.

Auditoria interna y externa en IMARPE 17 Objetivos estratégicos institucionales (OEI) Acciones Estratégicas Institucionales (AEI) Tabla 1Objetivos Estratégicos Institucionales (OEI) Acciones estratégicas Institucionales

Auditoria interna y externa en IMARPE 18 Plan de acción 2018 La estructura de la investigación científica en IMARPE, concerta las líneas y programas de investigación en materia de desarrollo pesquero y agrícola, en la MATRIZ DE INVESTIGACIONES, que ha sido elaborada y consensuada con información proporcionada por las dependencias de línea, el cual constituye un instrumento básico de evaluación estratégica institucional, orientados a la integración de las actividades, objeticos estratégicos y metas presupuestales Principales Actividades:21 -

Seguimiento y evaluación de los principales Recursos pesqueros Pelágicos (anchoveta y otros peces pelágicos), monitorear los indicadores biológicos – pesqueros poblacionales. (03 cruceros, uno en verano y dos en otoño)

-

Evaluar la distribución concentración, abundancia, biomasa y estructura poblacional de la merluza peruana y otros recursos demersales, con el método de Area Barrida (02 crucero)

-

Conocer las principales características ecosistémicas de las especies transzonales y altamente migratorias, con énfasis en jurel, caballa perico, túnidos y picudos, en relación a su habitad y las variaciones en sus aspectos biológicos – pesqueros, que permitan recomendar medidas adecuadas para su conservación y administración.

-

Conocer los principales factores que afectan los patrones de distribución, abundancia y supervivencia de los huevos y larvas de los recursos pesqueros con énfasis en la anchoveta, utilizando herramientas observacionales y modelado. 02 seguimientos (verano y otoño).

-

Continuar con los estudios del medio marino, biología y pesquería de las principales especies de peces pelágicos, demersales e invertebrados, así como las condiciones

21

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 19 oceanográficas y de salud en el ecosistema en 10 laboratorios regionales (tumbes, Paita santa tosa Chimbote, huanchaco, huacho, Pisco, Camaná, Ilo, y Puno) -

Estudios sobre distribución, población, dienta, reproducción e interacción con las pesquerías: aves, mamíferos y tortugas marinas (verano e invierno) realizar censos de lobos finos y chuscos (primavera y verano). Evaluar la interacción entre las pesquerías y los depredadores superiores (otoño y primavera).22

-

Ejecutar estudios de la calidad ambiental en áreas costras seleccionadas y de importancia acuícola, en sus componentes: agua, sedimentos y organismos para estudiar los efectos de la influencia de los parámetros fisicoquímicos y contaminantes microbiológicos en los procesos costeros a fin de proporcionar información necesaria para su conservación – Huarmey, Cañete, Supe, Paramonga, Chorrillos, San Bartolo, Chilca y Callao. (07 Monitoreos).

-

Estudios de sanidad de los especímenes objeto de manejo acuícola y pesquero en producción (03 especies: trucha, tilapia, langostino)

-

Desarrollar en PpR 0068: “estudio y monitoreo de los efectos del fenómeno El Niño” en el ecosistema marino frente al Perú; efectuar una vigilancia continua y en tiempo real de los procesos que regulan la dinámica marina e interacción océano – atmosférica, para mejorar el diagnostico y pronostico del el Fenómeno El Niño. El IMARPE Ejecuta cuatro tareas, aporte a la comisión Nacional del ENFE: o Monitoreo Bio – oceanográfico en la zona norte del litoral peruano a bordo de embarcación científica (12 monitoreos Bio – oceanográficos) o Monitoreo diario de indicadores biológicos provenientes del seguimiento de la pesquería y programa bitácoras de pesca (96 monitoreos en puntos fijos)23

22 23

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 20 o Estudio de los efectos de las ondas atrapadas de a la costa sobre la fertilidad y la productividad y la productividad biológica del ecosistema marino Frente al perú (12 simulaciones)24 o Difusión del producto (12 comunicados y documentos técnicos) -

Continuar con las investigaciones integradas del PpR 0095 “fortalecimiento de la pesca Artesanal” con la información sobre aspectos de la pesca, biológica, ecológica, tecnológica, lo cual permitirá regular la actividad pesquera, para lo cual se tiene programado desarrollar:25 o 02 prospecciones pesqueras (verano y primavera) o 01 evaluación de concha de abanico o 03 informes sobre la biodiversidad y recursos potenciales de la pesca artesanal – guías de identificación o 02 informes sobre el desarrollo de indicadores de la pesca ilegal no declarada y/o incidental, en la pesa artesanal o Informes de la pesca artesanal en 56 lugares de observación.

-

Continuar con el desarrollo del PpR 0094 “ordenamiento y desarrollo de la agricultura”, el cual nos permitirá generar información relacionada a la situación de especies con el potencial acuícola y el medio ambiente donde viven, accediendo a:26 o Evaluar áreas para apoyar la ampliación de la frontera acuícola en el ámbito marino y continental – lago Titicaca (04 informes técnicos) o Desarrollar tecnología de cultivo (chita, cabrilla, erizo rojo, lenguado, camarón de rio, trucha, concha de abanico y pejerrey continental). (09 manuales)

24

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 26 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 25

Auditoria interna y externa en IMARPE 21 o Continuar con la asistencia técnica en zonas altoandinas y amazónicas, elaborando estudios para contribuir al desarrollo de la piscicultura continental. (Huánuco) -

Desarrollar el Ppr 01371: desarrollo de las ciencia, tecnología e innovación tecnológica

1. Actividad: “operación y mantenimiento de infraestructura científica y tecnológica”, conducir y ejecutar trabajos de mantenimiento y reparación de las embarcaciones de investigación pertenecientes al IMARPE, lo cual permitirá contar con las plataformas (infraestructuras) en adecuadas condiciones de alistamiento y preparación para ejecutar las operaciones de investigación científica (cruceros, prospecciones y monitoreos)27 2. Actividad: “instituciones desarrollan y ejecutan proyectos de investigación científica y de innovación tecnológica” se participa desarrollando 04 proyectos de investigación: a. Estudio integrado del afloramiento costero frente a Perú (7 informes técnicos) b. Estudio integrado de los procesos físicos, químicos y biológicos en los ecosistemas de borde costero (7 informes técnicos) c. Impacto de los cambios climáticos en los ecosistemas marinos frente al Perú; vulnerabilidad modelado y adaptación (8 informes técnicos) d. Oceanografía pesquera (7informes técnicos)28 Proyectos de inversión pública: 1. Mejoramiento de los servicios científicos y tecnológicos de la sede central del IMARPE, distrito del callao, provincia constitucional de callao, región callao Código SNIP 3103997: adecuadas condiciones para la provisión de los servicios y tecnológicos en la sede central del IMARPE29 o callao

27

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 29 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 28

Auditoria interna y externa en IMARPE 22 2. mejoramiento de los servicios científicos y tecnológicos de la sede del IMARPE en Tumbes, tumbes. Código SNIP 306649: Mejores condiciones para la provisión de los servicios científicos y tecnológicos en la sede de IMARPE en tumbes 3. mejoramiento del servicio del desembarcadero para el manejo de muestras de investigación en la sede central del IMARPE, distrito del Callao, Provincia constitucional del callao, Región Callao. Código Snip 306715: Lograr mejores condiciones para la provisión de los servicios de desembarque y manipuleo de las muestras de investigación en el desembarcadero de la sede central del IMARPE, Mediante su mejoramiento y adecuación a la norma técnica peruana NTP ISO 17025 2006. 30

30

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 23 Formatos de la Formulación del Plan Operativo Institucional 2018 (Aplicativo CEPLAN)

Ilustración 2Plan Operativo Institucional con Monto Financiero Año: 201

Auditoria interna y externa en IMARPE 24

Ilustración 3Plan operativo Institucional con meta física

Auditoria interna y externa en IMARPE 25

Ilustración 4 Plan Operativo institucional Con monto financiero Año 2018

Auditoria interna y externa en IMARPE 26

Ilustración 5Plan Operativo Institucional Consolidado con Meta Física Año 2018

Auditoria interna y externa en IMARPE 27 OEI 01. Incrementar las investigaciones biológicas pesqueras y poblacionales de los recursos hidrobiológicos, con enfoque ecosistémico para su manejo sostenible en el sector pesca y agricultura AEI 01.01 investigaciones biológicas – pesqueras de los recursos que sustentan la pesquería industrial de forma oportuna para el ordenamiento del sector pesca y agricultura 

Actividad operativa



Seguimiento de la pesquería de la anchoveta y otros recursos pelágicos



Camaná



Meta anual: 12



Monto POI: 17,216

OEI 01. Incrementar las investigaciones biológicas – pesquerías y poblacionales de los recursos hidrobiológicos, con enfoque ecosistémico para su manejo sostenible en el sector pesca y agricultura AEI 01.01 investigaciones biológicas – pesqueras de los recursos que sustentan la pesquería industrial de forma oportuna para el ordenamiento del sector pesca y agricultura. Actividad operativa 

Pago al personal: s/. 143,580 (monto POI)



Gestión de funcionamiento operativo



Seguimiento de la pesquería de los principales invertebrados marinos evaluación biológicos – poblacional de erizo



Loxechinus albus(molina, 1782) en el litoral de Arequipa



Estudio biológico poblacional del recurso macha en el litoral arequipa monitoreo de indicadores biológicos y poblacionales de macroalgas de los generos lessonia y cacystis, en determinados sectores del litoral de Arequipa



Pago al personal con contrato administrativo de servicios

Auditoria interna y externa en IMARPE 28 Informes de Auditoria

Ilustración 6Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de Auditoria Orientadas a la Mejora de la Gestión

Auditoria interna y externa en IMARPE 29

Ilustración 7Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de Auditoria Orientadas a la Mejora de la Gestión

Auditoria interna y externa en IMARPE 30

Ilustración 8Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de Auditoria Orientadas a la Mejora de la Gestión

Auditoria interna y externa en IMARPE 31 Auditoria Externa IMARPE Antecedentes El artículo 16° de la Ley 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, establece que la Contraloría es el ente técnico rector del Sistema Nacional de Control dotado de autonomía administrativa, funcional, económica y financiera31 Base Legal 

Artículo 82° de la Constitución Política del Perú, la Contraloría General de la República es el órgano superior del Sistema Nacional de Control.32



Ley 27785, Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.



Ley 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado.



Ley 30372, Ley del Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2016 (quincuagésima tercera disposición complementaria final).



Resolución de Contraloría N°149-2016-CG que aprueba la Directiva N°013-2016CG/GPROD "Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado".



Resolución de Contraloría N°004-2017-CG que aprueba la "Guía para la Implementación y Fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado".



Resolución Ministerial N° 343-2012-PRODUCE

que aprueba el

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y la Estructura Orgánica del IMARPE.

31 32

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 32 Objetivos 

Obtener información respecto del estado Situacional del Sistema de Control Interno (SCI) del Instituto del Mar del Perú, a fin de identificar las brechas existentes respecto de los componentes del Sistema de Control Interno.33



Formular propuestas de control para implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno en el Instituto del Mar del Perú.

Diagnóstico del Sistema de Control Interno La elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Interno en IMARPE, se viene realizando bajo el enfoque conocido como top down (descendente, de lo general hacia lo particular), esto quiere decir que se ha empezado con un diagnóstico de los controles que están implementados a un nivel general de fa entidad, y en relación con los procesos estos se encuentran en una etapa de revisión e implementación.34 Para la elaboración del Diagnóstico se han desarrollado las siguientes actividades: Actividades Previas 1. Mediante Acta de Compromiso, suscrita con fecha 10.FEB.2017, el Titular y la Alta Dirección del Instituto del Mar del Perú, se comprometieron a implementar el Sistema de Control Interno dentro del plazo establecido. 2. Con fechas 08.AGO.2017, los Directores Generales y Jefes de Oficinas Generales suscribieron Actas de Compromiso Individual para implementar el sistema de control interno. Mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N° 027-2017- 1MARPE/OGA de fecha 09.FEB.2017, se reformo la conformación del Comité de Control Interno del Instituto del Mar del Perú, modificando los artículos 1° y 2° de la Resolución Directoral N° 085-2015.35

33

(Instituto del Mar del Perú Manual de Organizacion y Funciones MOF, 2001) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 35 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 34

Auditoria interna y externa en IMARPE 33

El comité integrado es por los siguientes miembros: Tabla 2integrantes de comité de control interno

El Comité de Control Interno (CC1) del Instituto del Mar del Perú, se instaló el 13.FEB.2017, realizando sesiones y aprobando acuerdos relacionados al Diagnostico e Implementación del Sistema de Control Interno 36 3. Mediante Acta N° 007 de fecha 26.JUL.2017 se acordó incorporar a los Coordinadores de las Áreas Funcionales, como Coordinadores de Control Interno.37 4. Mediante Acta de Reunión N° 005-2017, de fecha 12.MAY.2017 de Comité de Control Interno, aprobó el Plan de Sensibilización y Capacitación de Control Interno para el personal del Instituto del Mar del Perú, programado las charlas de sensibilización y capacitación se para junio 2017. Mediante Acta de Reunión N° 006-2017, de fecha 27.JUN.2017, el Comité de Control Interno aprobó la modificación del Plan de Sensibilización y Capacitación de Control Interno para realizarse en los meses de Junio y Julio del 2017, con la participación de los funcionarios del Órgano de Control institucional.38

36

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 38 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 37

Auditoria interna y externa en IMARPE 34 5. Con Resolución de Dirección Ejecutiva Científica N° 105-2017 del 25.MAY.2017se aprobó el Reglamento del Comité de Control Interno del Instituto del Mar del Perú. 6. Mediante Acta N° 009 de fecha 03.AGO.2017, se aprobó el Programa de Trabajo para el Diagnóstico del Sistema de Control Interno (SC1) del instituto del Mar del Perú, en cumplimiento a lo establecido en la Resolución de Contraloría N°0042017-CG "Guía para la Implementación y Fortalecimiento.39 Recopilación de Información Se ha recopilado información y documentación existente sobre el proceso de Implementación del Sistema de Control Interno en IMARPE como: Informes emitidos por las diversas Unidades Orgánicas sobre cumplimiento del Plan Operativo 2016, Plan Estratégico Institucional 2015-2017, Evaluación del PEI 2014, Informes de los Estados Financieros, Manuales de Procedimientos y documentos de gestión, seguimiento de recomendaciones emitidos por los Órganos conformantes del Sistema Nacional de Control durante los dos (02) últimos años, entre otros documentos.40 Análisis de la Información Recopilada Como resultado de la encuesta de percepción efectuada a los niveles de directores y Jefes de Oficina de IMARPE, como de la verificación de las evidencias de cumplimiento (implementación de controles internos), se ha efectuado un análisis del nivel de implementación y/o arado de madurez del Sistema de Control Interno en 1MARPE a nivel percepción y a nivel de evidencias.41 Para este análisis, se ha procedido utilizar los Anexos N°10 y 12: Matriz de Vinculación de los Componentes del SCI con los Instrumentos de Gestión o Prácticas de Gestión y

39

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 41 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 40

Auditoria interna y externa en IMARPE 35 Mecanismos de Análisis de información para Realizar el Diagnostico del SCI establecida en la "Guía para la Implementación y Fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado". Ver Anexo N° 0242

El objetivo de este análisis es de verificar y validar a través de evidencias documentales y digitales (Manuales de Organización y Funciones, Planes Operativos, Estratégicos, Directivas, Lineamientos, entre otros), las respuestas formuladas en la Encuesta de Percepción por los funcionarios de la Entidad, con la finalidad de medir el nivel actual de la implementación del Sistema de Control Interno en IMARPE.

La Validación de las Evidencias de Cumplimiento se ha realizado tomando en consideración parámetros que han permitido medir y respaldar objetivamente las respuestas dadas en la encuesta, así como otras evidencias identificadas en el trabajo de campo, para ello se utilizó el Formato N°10 de la Guía estructurado en base a los elementos de control y sus principios, los mismos que integran la totalidad de las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General de fa República con Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG y estos a su vez agrupados en los cinco (05) Componentes del Sistema de Control Interno.43 De otro lado, en el marco de la gestión para resultados, se ha realizado el análisis del estado situacional de los principales instrumentos de gestión de acuerdo al formato establecido en la Guía de Implementación y Fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, tomando en consideración lo manifestado por las respectivas unidades orgánicas responsables de la elaboración y evaluación de dichos documentos:44

42

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 44 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 43

Auditoria interna y externa en IMARPE 36 a.

Plan Estratégico Institucional (PEI)

El PEI del IMARPE 2013-2016, se aprobó con Acuerdo de Consejo Directivo N° 057-2013-CD/E adoptado en la cuarta sesión extraordinaria, celebrada el 01.0CT.2013). El PEI del IMARPE 2017-2019 está en proceso de validación por el CEPLAN y su posterior aprobación por el Consejo Directivo.45 b.

Plan Operativo Institucional (P01)

El Plan Operativo Institucional (P01) del ejercicio 2016, ha sido aprobado con Resolución Directoral N° DEC-057-2016, del 29.FEB.2016 y se encuentra publicado el Portal de Transparencia del IMARPE. La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, realiza la evaluación del PO1 en forma trimestral, con los oficios N° 064-2016-IMARPE/OGPP 1 TRIMESTRE (10.MAY.2016), N' 118-2016-IMARPE/OGPP II TRIMETRE (19.SET.2016), N° 135-2016-IMARPE! OGPP (31.0CT.2016), N° 052-2017-IMARPE/OGPP (29.MAR.2017); considerando las diferentes líneas de investigación por cada Dirección General de Investigación.46 c.

Reglamento de Organización y Funciones

El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) se aprobó con Resolución Ministerial N° 343-2012-PRODUCE, 12.JUL.2012. La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, ha opinado que el ROF se actualizará. El ROF vigente se encuentra publicado en la web institucional.47

45

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 47 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 46

Auditoria interna y externa en IMARPE 37 d.

Estructura Orgánica

La estructura Orgánica del IMARPE, forma parte del ROF. También se actualizará. a. Manual de Organización y Funciones (MOF) El Manual de Organización y Funciones (MOF), aprobado con Resolución Directoral N° DEC-282-2013, el 15.NOV.2013. Al respecto con Resolución de Presidencia Ejecutiva N°161-2013-SERVIR/PE que aprueba la Directiva N°001-2013-SERVIR/GDSRH "Normas para la Elaboración del Manual de Perfiles de Puestos —MPP", donde se establece la obligatoriedad de utilizar dicha metodología y a su vez deroga las normas que regulaban la elaboración de los Manuales de Organización y Funciones -MOF conforme a lo dispuesto en los artículos segundo y cuarto de la mencionada resolución.48

e.

Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)

El Presupuesto Institucional de Apertura del ejercicio 2016, se aprobó con Resolución N° DEC-367-2015, el 31.DIC.2015. f.

Plan Estratégico de Tecnologías de In formación (PETI)

El 1MARPE si cuenta con el Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI , ahora el PECE.49 g.

Plan Anual de Contrataciones (PAC)

Plan Anual de Contrataciones, correspondiente al ejercicio presupuestal 2016 ha sido aprobado con Resolución de Directoral N° DEC-021-2016, 22.ENE,2016.

48 49

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 38 El Plan Anual de Contrataciones correspondiente al ejercicio presupuestal 2017 ha sido aprobado con Resolución de Secretaria Genera. N° 001-2017-IMARPE/SG. Del 10.ENE.2017. h.

Cuadro para Asignación de Personal (CAP)

El IMARPE si cuenta con el Cuadro para Asignación de Personal (CAP), aprobado con Resolución Directoral DEC-044-2014. artículos segundo y cuarto de la mencionada resolución. Aún no se elabora el Manual de Perfil de Puestos, porque no se implementa la Ley 300057.50 i.

Plan de Desarrollo de Personas

El IMARPE cuenta con el Pian de Desarrollo de Personas 2016, aprobado con Resolución Directoral DEC N° 031-2016 el 29.ENE.2016. ¡El IMARPE cuenta con e! Plan de Desarrollo de Personas 2017, aprobado con Resolución de la Dirección Ejecutiva Científica N° 067¬2017-IMARPE/DEC. j.

Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)

El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) se encuentra publicado en la web institucional y existe la Directiva N° 001-2008 Fiscalización Posterior Aleatoria a los Procedimientos Administrativos previstos en El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) del IMARPE, con fecha 15.FE13. 2008. Está en proceso de actualización.51 k.

Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO)

El IMARPE no cuenta con el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO). Al respecto, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en su calidad de responsable de la información, expresa que la entidad deberá realizar el Mapeo de los Procesos y Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos, luego de la

50 51

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 39 validación se elaborará el Manual de Procedimientos (MAPRO) en concordancia con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Gestión Pública de la PCM. Para definir el grado de implementación del Sistema de Control Interno en el IMARPE, de acuerdo a lo establecido por la Contraloría General, se ha verificado la existencia de evidencias de cumplimiento (documentales y electrónicas) en cada uno de los Principios y Componentes del Sistema de Control Interno (SCI), cuyos resultados se han evaluado en base a los parámetros de medición que se detallan a continuación:52 Tabla 3Nivel de implementación del SCI

52

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 40 Encuestas para Evaluar el Nivel de Percepción de la Implementación del SCI a Nivel Entidad Se aplicó una encuesta de percepción sobre la Implementación del Sistema de Control Interno en IMARPE, tomando como base y adaptando el modelo de cuestionario establecido por la Contraloría General en la Guía para !a Implementación del Sistema de Control Interno, como en el Marco Conceptual del Control Interno emitido por dicho Organismo Contralor tomando como referencia el Marco Integrado de Control Interno — COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Tread way Commission). Para medir el nivel de implementación del Sistema de Control en IMARPE a nivel entidad, se consideró la Encuesta de Percepción. La Encuesta fue estructurada en base a los elementos de control y sus principios, los mismos que integran casi la totalidad de las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General de la República con Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG y estos a su vez agrupados en los cinco (05) Componentes del Sistema de Control Interno, basado en la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las Entidades del Estado elaborado por la Contraloría General y aprobado mediante Resolución de Contraloría N° 0042017-CG.53 Tabla 4 Fechas de tallares de Implementación

53

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 41 A efecto de procesar las 29 encuestas de percepción desarrolladas, se definió los parámetros utilizados para medir el grado de madurez del Sistema de Control Interno implementado en IMARPE, tomando como referencia lo establecido por los lineamientos de la Contraloría General, siendo estos parámetros los siguientes54: Tabla 5matriz de Nivel de Implementación del Sistema de Control Interno

El nivel de Percepción de la Implementación Promedio del Sistema de Control Interno en IMARPE, considerando las respuestas de los niveles de directores y Jefes de Oficina de IMARPE y Miembros del Comité de Control Interno, en la Encuesta de Percepción aplicada el 24.JUN.2017. es de 1.66, puntaje que se encuentra dentro del rango de O — 5, lo que denota que el Sistema de Control Interno vigente en la Entidad, se encuentra en el nivel de "inicial", significando que la percepción de los directores, Jefes de Oficina y Miembros del Comité de Control Interno, es que los elementos de control de los componentes del Sistema de Control Interno en la Entidad existen pero no están formalizadas. Las Normas de Control

54

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 42 Interno se encuentran formalizadas e incorporadas en muy pocos procesos y/o actividades y su aplicación es mínima.55

A continuación, se ilustra el resultado y se muestra mayor detalle en el siguiente cuadro

A continuación se muestran gráficos resultantes de la encuesta de percepción (uno de tela de araña y el otro el de barras): Gráficos resultantes de encuesta de percepción Nivel de Implementación del Sci Según Percepción de los funcionarios y Miembros del Comité de Control Interno del Imarpe

Ilustración 9Promedio por Complemento Según Principio Sistema de Control Interno

55

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 43

Ilustración 10 Percepción acumulada total según principio asociada al nivel de riesgo

Identificación de Brechas y Oportunidades de Mejora a Nivel Entidad El nivel de desarrollo, organización y grado de Madurez del Sistema de Control Interno implementado en IMARPE, se viene determinando tomando en consideración el marco normativo establecido por la Contraloría General comentado en los párrafos precedentes.56

Sobre la base de la validación de las evidencias de cumplimiento efectuadas por el Equipo Consultor, considerando los elementos que integran el Sistema de

56

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 44 Control Interno vigente en el 1MARPE, se ha determinado el grado de Madurez para cada uno de los 5 componentes, como se detalla a continuación:

a) Ambiente de Control: Este componente se encuentra en el nivel Avanzado (3.45), toda vez que las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando y existe evidencia documentada de su cumplimiento, asimismo el IMARPE cuenta con un conjunto de normas, procesos y estructuras que proporcionan una base importante para llevar a cabo el control interno en la entidad. Se advierte la suscripción del Acta de Compromiso el 10.FEB.2017 para la implementación del Sistema de Control Interno, la misma que se encuentra publicada en la web institucional del IMARPE. Se ha elaborado y aprobado el Reglamento del Comité de Control Interno del IMARPE, que regula la conformación del Comité, las funciones del Presidente del Comité, las funciones del Secretario del Comité, lugar, número y fecha de reuniones Ordinarias y Extraordinarias, Quórum, Votación, Funciones del Comité, Apoyo que deben brindar las Unidades Orgánicas, Obligaciones de Informar y Seguimiento de Recomendaciones, Funcionamiento del Comité, Libro de Actas, Informes y Despacho del Comité, relaciones con el Órgano de Control Institucional y otras Unidades Orgánicas del IMARPE. 57 a)

b) c)

d)

57

Incrementar las investigaciones biológicas -pesqueras y poblaciones de los recursos hidrobiológicos, con enfoque ecosistémico para su manejo sostenible en el sector pesca y acuicultura. Fortalecer el conocimiento de la biodiversidad de los ecosistemas acuáticos para su aprovechamiento sostenible en el sector pesca y acuicultura. Incrementar las investigaciones oceanográficas y limológicas de los ecosistemas acuáticos para pronosticar los impactos de la variabilidad climática en el sector pesca y acuicultura. Fortalecer la gestión institucional del IMARPE, como soporte del sector pesquero y acuícola.

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 45 De la revisión de algunos legajos de personal de los niveles de Direcciones Generales y Jefaturas Generales, Áreas Funcionales y personal contrato, se ha evidenciado que en los legajos de Personal se incluye entre otros documentos, Declaraciones Juradas sobre incompatibilidades (en los nuevos procesos), elección de cuenta sueldo, elección de AFP.

El IMARPE cuenta con procedimientos de evaluación de desempeño de las personas, de acuerdo a la Guía Metodológica de Evaluación de Desempeño de SERVIR, la misma que se está implementando progresivamente58.

El

IMARPE

viene

implementando

recomendaciones

contenidas

en

los

Memorándums de Control Interno como en los Informes de Control emitidos por las SOA's y el OCI del IMARPE.

Brechas La Alta Dirección opina que debido a las nuevas normas legales vigentes los instrumentos normativos de gestión principales de IMARPE deben ser actualizados tales como: Reglamento de Organización y Funciones, Estructura Orgánica, Manual de Organización y Funciones (MOF) que debe ser reemplazado por el Manual de Perfiles de Puestos teniendo en consideración la Resolución de Presidencia Ejecutiva

N°161-2013-

SERVIR/PE

que

aprueba

la

Directiva

N°001-2013-

SERVIR/GDSRH "Normas para la Elaboración del Manual de Perfiles de Puestos — MPP", donde se establece la obligatoriedad de utilizar dicha metodología y a su vez deroga las normas que regulaban la elaboración de los Manuales de Organización y Funciones -MOF conforme a lo dispuesto en los artículos segundo y cuarto de la mencionada resolución. 59

58 59

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 46 IM AR P E no cuent a con el Manual de P rocedi mi ent os Adm inistrati vos (M AP RO), al respecto, l a Ofi ci na de Planeamiento y Presupuesto, Racionalizaci ón, OP I y Cooperación Interinstitucional, en su calidad de responsable de la información, expresa que la entidad deberá realizar el Mapeo de los Procesos y Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos, luego de la validación se elaborará el Manual de Procedimientos (MAPRO) en concordancia con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Gestión Pública de la PCM. Se ha observado igualmente que el IMARPE no cuenta con el Código de Ética Institucional, sin embargo, se encuentra en proceso de Transito al Régimen del Servicio Civil alineado a las disposiciones de la Ley de Servir, por lo que se requiere una revisión y actualización.60 b.Evaluación de Riesgos: Se ha determinado que este componente no ha sido implementado y se encuentra en el nivel inexistente (0,00), al no haberse podido comprobar la existencia de evidencias de cumplimiento que denoten una gestión sistemática del riesgo, concebida como un proceso continuo y como parte de las actividades y responsabilidades de todo el personal del IMARPE. Brechas Se ha advertido que la entidad está en una etapa incipiente sobre la implementación de este Componente evidenciándose que le falta elaborar y aprobar normas internas, así como procedimientos para la identificación y valoración al riesgo siendo los siguientes:  Conformar un Comité de Riesgos y designar un representante por cada Unidad Orgánica.  Reglamento del Comité de Riesgos.  Plan de Gestión de Riesgos  Políticas de Riesgos.  Manual de Procedimientos de Gestión de Riesgos.

60

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 47  Plan de capacitación de los responsables sobre gestión de riesgos.  Mapa de Riesgos y la Matriz de Riesgos (probabilidad e impacto) o Análisis y evaluación de riesgos a nivel institucional.  Plan de tratamiento de riesgos después de contar con la matriz de riesgos.61 ¡Actividades de Control Gerencia!:

Se ha constatado que este componente se encuentra en el nivel Avanzado (3.65), al haber emitido la Entidad políticas, guías y procedimientos para el cumplimiento y logro de sus objetivos en los diversos procesos y actividades que realizan las diversas Unidades Orgánicas. Asimismo se ha observado que el IMARPE cuenta con un conjunto de documentos normativos que vienen siendo aplicados por los niveles gerenciales y contribuyen a mejorar los controles internos, sin embargo aún se requiere implementar mejoras. Para el control de bienes, el IMARPE ha emitido y viene aplicando procedimientos para la Gestión de los Bienes Muebles Estatales, Reglamento de Altas, Bajas, Registro, Administración y Disposición de Bienes Patrimoniales del IMARPE. Ei IMARPE ha dispuesto medidas de seguridad para la protección de activos como: Control de Bienes Patrimoniales, Almacenamiento, Invent ari o, Cust odia, Alt a, Baj a y Di spos i ci ón de Bi enes, Procedimiento de Gestión de los Bienes Muebles Estatales,-Asignación, mantenimiento, abastecimiento de combustible y control vehicular. Los procedimientos de respaldo de los equipos de cómputo, están sujetos a los constantes comunicados elaborados por el área de informática, como medida preventiva. Estos comunicados son enviados a través del correo institucional a la lista_imarpe que c o m p r e n d e n a t o d o s l o s u s u a r i o s d e l a i n s t i t u c i ó n . Lo s procedimientos de información están basados en: Guía de usuario de encendido y apagado de sus equipos de cómputo. Recomendaciones de NO manipular el equipo sin apoyo de un personal del área especializada. Plan de trabajo sobre el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo. Diagnóstico de los equipos de cómputo, inventado físico de software y hardware.

61

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 48 S e h a d e s i g n a d o a l a J e f a ( e ) d e l a O f i c i n a G e n e r a l d e Administración como responsable del Monitoreo del Proceso de implementación y Seguimiento a la recomendaciones de los informe de auditoría. El IMARPE ha implementado la Guía para la Administración de hardware y software que posee, compuesta por 47 folios, aprobada con Resolución Directoral N° DE-142-2007, del 01.AGO.2007. Se ha tomado en cuenta la Ley 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 040-2014-PCM de SERVIR, para las Actividades de Capacitación, tales como talleres organizados por el IMARPE relacionados al Código de Ética de la Función Pública, contándose para el efecto con el Plan de Desarrollo de Personas 2017 aprobado por Resolución de Dirección Ejecutiva Científica N° 067-2017-IMARPE/DEC del 30.MAR.2017. 62 Brechas Sin perjuicio de lo expuesto, existen brechas que requieren la adopción de acciones a fin de elevar el nivel de implementación de los controles internos en el Componente Actividades de Control Gerencia!, como: 

D e f i n i r e n d o c um e n t o s f o r m al e s l os n i ve l e s d e autorización y aprobación para la ejecución de las actividades y procesos.



La actualización de las Directivas Internas de IMARPE y que incluyan claramente la segregación de funciones (MOF)



Políticas y procedimientos para la rotación periódica de personal asignado a puestos susceptibles a riesgos de fraude.



Lineamientos de indicadores que sirva para medir la efectividad de los procesos, procedimientos, actividades o tareas. No obstante contar el IMARPE con indicadores de desempeño de los

programas presupuestales, seguimiento y control de a c t i v i d a d e s y t a r e a s n o s e e n c u e n t r a n d i f u n d i d o s adecuadamente, por lo que se requiere contar con medios y espacios para la difusión masiva de los indicadores y resultados de desempeño. No se han designado Aseguradores de la Calidad (equipo de mejora continua), con el objetivo de monitorear la calidad y mejora de los procesos.

62

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 49  Sistemas de Información y Comunicación: Se ha determinado que este componente se encuentra en el nivel avanzado (3.09), por cuanto se ha podido determinar que las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando y existe evidencia documentada de su cumplimiento. Las Normas de Control Interno están definidas formalmente y todos sus componentes y factores se aplican en la mayoría de las actividades del proceso y/o área evaluada.

Sobre este componente se ha evidenciado que el IMARPE cuenta con la Resolución de Secretaria General N° 001-2016. de fecha 31.MAR.2016, Normas internas que regulen ios requisitos de la información, así como un correo del 29.MAY.2017 del Área Funcional de informática y Estadística sobre el nuevo formato de acuerdo a lo establecido por el Manual de Identidad Gráfica de PRODUCE, la misma que se formalizará a través de la modificación de la Directiva Lineamientos para la Elaboración de Documentos y Comunicaciones Escritas Oficiales de esta entidad. 63

Se han implementado medidas de seguridad para el resguardo de la información como: Política de Seguridad de la Información, Código de Buenas Prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información en el Instituto del Mar del Perú, Plan Operativo Informático, entre otros documentos normativos.

De igual modo, cuenta con dos sistemas de su propiedad:  

El Sistema de Trámite Documentario — SITRADOC. El Sistema de Información Integrado IMARSIS, de Carácter científico.

Finalmente, utiliza como sistema de apoyo para el seguimiento de la pesquería, el:  SISEAT Sistema de Información Satefital (PRODUCE) 63

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 50 El uso de los sistemas informáticos ha permitido mejorar el nivel del control de la documentación, respecto de la ubicación de la información para la atención de solicitudes que realizan los usuarios internos y externos.

Se han determinado mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, TUPA), como de Atención al Ciudadano 64

Brechas En este componente no se ha implementado normas u procedimientos como:      

Procedimiento estableciendo los mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información y su evaluación periódica. Registros de implementación de mejoras producto de cambios en la normativa / reclamos o pedidos de los usuarios. Registro de actividades del proceso de implementación progresiva del Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en las entidades de la administración pública, según Resolución N° 001-2015-PCM-SG. F o r m a t o p a r a e l I n f o r m e d e s a t i s f a c c i ó n d e l usuario/ciudadano. Normativa interna sobre préstamo de documentación del archivo y transferencia de documentación al archivo. Formato para el Informe de reclamaciones de usuarios. e. Supervisión: Se ha determinado que este componente se encuentra

en el nivel avanzado (3.15), al haberse encontrado que las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando y existe evidencia documentada de su cumplimiento. Las Normas de Control Interno están definidas formalmente y todos sus componentes y factores se aplican en la mayoría de las actividades del proceso y/o área evaluada, sin embargo comparado este resultado con el modelo COSO, se advierte una brecha que requiere la adopción de acciones.

64

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 51 Se ha evidenciado haberse implementado en el IMARPE, un procedimiento para el seguimiento de medidas correctivas. Se realizan periódicamente evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes (OCI, SOA's), que garantizan la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno, identificando las deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su mejoramiento. 65

El

IMARPE

viene

implementando

recomendaciones

contenidas

en

los

Memorándums de Control Interno como en los Informes de Control emitidos por las SOA's y el OCI del IMARPE (los informes son innumerables, son remitidos por Secretaria General a la Administradora del IMARPE y son derivados según corresponda, se reciben respuestas, se emiten los Planes de acción, se hacen seguimientos, etc.

Se ha observado que en el IMARPE se realizan evaluaciones de los P l a n e s O p e r a t i v o s p o r c a d a U n i d a d O r g á n i c a , a s í c o m o autoevaluaciones del control que permita a la Entidad como a cada Unidad Orgánica, medir la efectividad de los controles en los procesos que interviene y los resultados de la gestión, verificando la capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo, así como identificar aquellos aspectos que aún se encuent ren pendientes de implementar en el Sistema de Control Interno. 66 Brechas De este componente no se ha implementado normas u procedimientos relacionados tal corno: - Registro de acciones de monitoreo para medir la eficacia de las

65 66

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 52 

actividades establecidas en los procedimientos.

- Registro de deficiencias reportadas por el personal. -

Procedimiento de autoevaluación sobre la gestión y el control interno de la entidad.  Registro de medidas adoptadas para desarrollar oportunidades de mejora.67

GRADO DE MADUREZ DEL SCI EN IMARPE De otro lado, como resultado de la verificación de las evidencias de cumplimiento (documentación física y/o virtual) aplicables a los Principios de Control Interno alineados a las Normas de Control Interno agrupados en los 5 componentes del Sistema de Control Interno: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y Actividades de Supervisión, según la metodología utilizada, se advierte que el nivel de madurez de las evidencias y por ende del Sistema de Control Interno implementado en IMARPE es de 2.95, lo que significa que el Sistema de Control Interno en la Entidad se encuentra en el nivel Intermedio, toda vez que las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando y existen algunas evidencias de cumplimiento. Las Normas de Control Interno en algunos casos están definidas formalmente y sus componentes y factores se aplican en forma regular.

A continuación, se muestra el resultado por Componentes del Sistema de Control Interno, "Resultados de Validación de Evidencias de Cumplimiento" y en el ANEXO N° 3 "Formato de Validación de Evidencias".68

67 68

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 53

Auditoria interna y externa en IMARPE 54 GRAFICO N° 2 (TELA ARAÑA Y BARRAS) EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO ENCONTRADAS PARA MEDIR EL NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Auditoria interna y externa en IMARPE 55 CONCLUSION Al respecto considerando estos resultados se concluye lo siguiente 

Que la implementación del Sistema de Control Interno en IMARPE está en nivel Intermedio, al haberse evidenciado la existencia de controles internos que se encuentran en gran parte documentados y aprobados, que las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando y que las Normas de Control Interno en algunos casos están definidas formalmente y sus componentes y factores se aplican en forma regular.  El componente que tiene baja calificación es el de Evaluación de Riesgos, que se encuentra en etapa "Inexistente", por cuanto las condiciones del elemento de control no existen y las Normas de Control Interno no se encuentran formalizadas, sin embargo la percepción de los funcionarios es de que la Entidad en al gun a form a se en cuent ra e n proceso i ni ci al de implementación de la gestión de sus riesgos.  Los componentes con mayor puntuación son: Ambiente de Control, Actividades de Control Gerencia, Información y Comunicación y Supervisión, por cuanto en estos componentes los controles internos se encuentran en gran parte operando y cumpliendo las normas de control interno. 69 IDENTIFICACION DE BRECHAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA A NIVEL PROCESOS IMARPE en cumplimiento de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, donde se aprobó un nuevo régimen del Servicio Civil, con la finalidad que las entidades públicas del Estado alcancen mayores niveles de eficacia y eficiencia y presten efectivamente servicios de calidad a la ciudadanía, así como para promover el desarrollo de las personas que lo integran, emitió la Resolución Directoral DEC N° N° 292 del 21.NOV.2013 que aprobó la conformación de la Comisión de Tránsito al Régimen del servicio Civil del Instituto del Mar del Perú, siendo modificada por la Resolución Directoral N' 349-2014, en la que se dispone que corresponde al Director Ejecutivo Científico o a su representante presidir la mencionada comisión.

69

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 56 Con Resolución Directoral DEC N° 147-2015 se resuelve reconformar la Comisión de Tránsito al Régimen del servicio Civil del Instituto del Mar del Perú, quedando integrada por:70 Director Ejecutivo Científico o su representante, quien la presidirá 

Secretario General Director General de Investigaciones de Recursos Pelágicos Director General de Investigaciones en Oceanografía y Cambio Climático

    

70

Director General de Investigaciones en Acuicultura Jefe de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto Jefa de la Oficina General de Asesoría Jurídica Jefe de la Oficina General de Administración Coordinador del Área Funcional de Recursos Humanos.

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 57 A la fecha el IMARPE ha remitido a la Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR, el Mapeo de Puestos y Mapeo de Procesos; y de acuerdo a lo indicado por SERVIR mediante correo de fecha 16.MAY.17 remitido a la Jefa de la Oficina General de Administración, señala que de acuerdo a las disposiciones transitorias de las nuevas versiones de las directivas, el IMARPE no está en la obligación de actualizar los

71

entregables listados.

71

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 58

Auditoria interna y externa en IMARPE 59

Auditoria interna y externa en IMARPE 60

DEPARTAMENTO DE SECTOR PRODUCTIVO INFORME N°1065 -2014-CG/PRODNE

"VEEDURIA AL PROCESO DE SELECCION CONCURSO PUBLICA N° 3-2014IMARPE CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LOS LABORATORIOS COSTEROS Y CONTINENTAL DE IMARPE POR UN PERIODO° DE 24 MESES"

TOMO I DE I

LIMA-PERU 2014

Auditoria interna y externa en IMARPE 61

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú " AÑO DE LA PROMOCIÓN DE LA INDUSTRIA Y DEL COMPROMISO CLIMÁTICO"

"VEEDURIA AL PROCESO DE SELECCION CONCURSO PUBLICA N° 3-2014IMARPE CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LOS LABORATORIOS COSTEROS Y CONTINENTAL DE IMARPE POR UN PERIODO ° DE 24 MESES"

Auditoria interna y externa en IMARPE 62

INFORME N° io65 -2014/CG/PROD-VE INFORME DE VEEDURIA AL PROCESO DE SELECCION CP n.° 3.2014-IMARPE "CONTRATACION DEL SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LOS LABORATORIOS COSTEROS Y CONTINENTAL DEL IMARPE, POR UN PERIODO DE 24 MESES" 72

A:

CARLOS SANCHEZ ALBARADO Gerente del Departarnento de Sector Productivo

Asunto:

informe de participación en calidad de veedor en el CP n° 3-2014-IMARPE

"Contratación del servicio de seguridad y vigilancia de los laboratorios costeros y continental del IMARPE, per un periodo de 24 meses73

Ref :

Oficio n.° 065-2014-CG/PROD de 1 de diciembre de 2014.

Fecha:

DIC. 2014

I ANTECEDENTES Mediante el documento de la referencia el gerente del Departamento de Sector Productivo acredito, ante el Instituto del Mar del Perú IMARPE, al equipo técnico de veeduria para el proceso de selección CP n.° 3-2014-IMARPE, para la "Contratación del servicio de seguridad y vigilancia de los laboratorios costeros y continental del IMARPE por un periodo de 24 meses". 74

72

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 74 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 73

Auditoria interna y externa en IMARPE 63 II. OBJETIVO Dar cuenta at gerente del Departamento de Sector Productivo de la Contraloría General de la Republica respecto de la labor realizada para el equipo técnico de veeduria en el citado proceso de selección, según lo establecido en la Directiva n.° 002-2009-CG/CA "Ejercicio del contra! preventivo par la Contraloría General de la Republica — CGR y los Órganos de Control Institucional OCI", modificada per la Resolución de Contraloría n.° 119-2012-CG de 17 de abril de 2012; observando el desarrollo de dicho proceso de selección y de ser el caso comunicar al Titular de la Entidad los logros obtenidos y la existencia de riesgos que pudiera afectar la transparencia, probidad a la no aplicación de la normativa pertinente, con la finalidad de contribuir al mejoramiento de los sistemas administrativos, de gestión y de control interne.75

III. ALCANCE La veeduria ha sido ejecutada al CP n.° 3-2014-IMARPE, desde la presentación de propuestas hasta el otorgamiento de Ia Buena Pro, revisando también Ia información de los actos preparatorios del mismo.76

V. LIMITACIONES Las limitaciones presentadas a la labor de control encomendada estuvieron relacionadas con la abundante información a evaluar por la presentación de veinte (20) postores y cuarenta y cinco (45) propuestas para los diez (10) ítems materia de Ia convocatoria. 77

75

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 77 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 76

Auditoria interna y externa en IMARPE 64 V. COMENTARIOS En el proceso de selección sujeto a la veeduria se han desarrollado las actividades siguientes: Revisión de la documentación desde los actos preparatorios del Concurso Público n.° 3-2014-IMARPE, revisión de expedientes de contratación, actas del Comité Especial, documentación del proceso de convocatoria, evaluación de propuestas y actas de presentación de propuestas, y otorgamiento de la Buena Pro, adviniéndose que Ia convocatoria comprendía los siguientes laboratorios costeros y continental del IMARPE, cuyos valores referenciales se señala a continuación:78

LABORATORIOS COSTEROS Y CONTINENTAL DEL IMARPE

FUENTE: Acta de Presentación de Propuestas de OP 003-2014-IMP ELABORADO POR: Equipo técnico de veeduria Los postores a quienes se les °forge) la buena pro, custodiaran los laboratorios costeros y continental del IMARPE, cuyo valor de infraestructura y equipos asciende según se detalla en el siguiente cuadro:79

78 79

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 65 VALORIZACION DE LOS LABORATORIOS COSTEROS Y CONTINENTAL DE IMARPE

FUENTE: Cuadro de valores declarados IMARPE ELABORADO POR: Equipo técnico de veeduria A los diez (10) items convocados se presentaron veinte (20) postores y cuarenta y cinco (45) propuestas distribuidas según se detalla en el cuadro denominado "Consolidado de Postores por ítems" Anexo n.º 1. Asimismo, durante el desarrollo de labores se apreciaron situaciones o hechos que a criterio del equipo técnico de veeduría constituyen riesgos que eventualmente podrían afectar la transparencia, probidad o el cumplimiento de la normativa correspondiente los cuales se exponen a continuación:80 a) De las actividades previas a la convocatoria El expediente de contratación carecía de la foliación correspondiente, la misma que fue regularizada sin considerarse la información contenida en el reverso de las páginas.

80

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 66 Mediante el Oficio n.° 002-2014-CG/PROD-VE-IMARPE de 1 de diciembre de 2014, se solicitó al presidente del Comité Especial, entre otros documentos, el expediente de contratación del proceso de selección CP N° 3-2014-IMARPE (1ra convocatoria) "Contratación del servicio de seguridad y vigilancia de los laboratorios costeros y continental del IMARPE por un periodo de 24 meses".81 Dicho documento fue alcanzado al equipo técnico de veeduria con el Oficio n.º 002-2014CG/PROD- VE-IMARPE de 2 de diciembre de 2014 (el cual lleva las mismas siglas que las usadas en el Oficio de requerimiento); luego de su revisión, se advirtió que el expediente de contratación carecía de la foliación correspondiente, coordinándose con el presidente del Comité Especial la realización de la misma, mediante la numeración de los folios, hojas y/o documentos, sobres, etc., que lo integran.82 Efectuada la foliación se procedió nuevamente a la revisión del acotado documento, apreciándose que contenía a dicha fecha (3 de diciembre de 2014) cuatrocientos cincuenta y ocho (458) folios, en los cuales se incluyen todas las actuaciones del proceso de contratación, tales como:83 

Términos de referencia de las áreas usuarias laboratorios costeros



Estudio de posibilidades que ofrece el mercado



¡Disponibilidad presupuestal



Bases administrativas



Bases integradas



Resolución de aprobación de bases



Resolución de designación del Comité Especial

81

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 83 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 82

Auditoria interna y externa en IMARPE 67 Asimismo, se aprecia que la información contenida en el reverso de los indicados folios carece de la respectiva foliación, conllevando a producir inseguridad tanto al interesado, como a la propia Administración, sobre el contenido completo del mismo, ya que dicha foliatura tiene como finalidad facilitar el manejo de la información que se tramita en ellos, a efectos de seguir un orden, por lo cual cada expediente debe estar foliado con una sola numeración correlativa. El equipo técnico de veeduria cursó el Oficio n.º 003-2014-CG/PROD-VEIMARPE de 10 de diciembre de 2014, comunicando tal aspecto al Comité Especial para que corrija los vicios encontrados en el indicado documento en resguardo de la seguridad del contenido del mismo.84 Teniendo en cuenta que la normativa que rige las contrataciones del Estado, dispone en el artículo 31º del Decreto Supremo n.º 184-2008-EF, que el comité especial es el órgano facultado para conducir el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución desde la preparación de las bases hasta la culminación del proceso, siendo competente para: 1. Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cualquier modificación requerirá contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. La modificación requerirá una nueva aprobación del Expediente de Contratación. 2. Elaborar las Bases. 3. Convocar el proceso. 4. Absolver las consultas y observaciones. 5. Integrar las Bases. 6. Evaluar las propuestas. 7. Adjudicar la Buena Pro. 8. Declarar desierto.

84

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 68 9. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el

consentimiento de la Buena Pro.85 b) De las actividades de recepción y evaluación de propuestas El Comité Especial, admitió propuesta técnica presentada por el Consorcio C2G SECURITY S.A.C. y DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C., que carecía de la documentación de presentación obligatoria: constancias de Registro Nacional de Proveedores - RNP; y el Anexo n.º 1 - Declaración Jurada de datos del postor contenía información incorrecta.86 El día 5 de diciembre del 2014 se llevó a cabo el acto público de presentación de propuestas del proceso de selección del Concurso Público N° 003-2014-IMARPE "Contratación del Servicio de Seguridad y Vigilancia de los Laboratorios Costeros y Continental de IMARPE por un Período de 24 meses, presentándose veinte (20) postores para el concurso de diez (10) ítems; al respecto, se ha identificado que el Consorcio postor para el ítem 2: HUACHO REGIÓN LIMA PROVINCIAL conformada por las empresas C2G SECURITY S.A.C con RUC 20554965289 y la empresa DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C. identificada con RUC 20514250228, inscrita como participante, en su propuesta técnica carece de un ejemplar de las Constancias de inscripción emitida por el Registro Nacional de Proveedores RNP para ambas empresas.87 A fin de verificar su inscripción y habilitación, el equipo técnico de veeduria procedió a la revisión de la documentación contenida en la propuesta técnica y a consultar en el Registro Nacional de Proveedores -RNP, identificándose que la empresa DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C no cuenta con un registro vigente según la consulta RUC RNP realizada por internet.

85

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 87 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 86

Auditoria interna y externa en IMARPE 69 Asimismo, se revisó el Anexo n.º 1 - DECLARACIÓN JURADA DE DATOS DEL POSTOR, el cual debía ser presentado por cada uno de los consorciados según indica la nota al pie de página del Formato n.º 1, ubicado en la página n.º 54 de las Bases Integradas; determinándose que en el Anexo correspondiente a la empresa DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C., se encuentran registrados los datos de la empresa C2G SECURITY S.A.C, según se muestra en el anexo n. º 1 Riesgo 2; por tanto la propuesta técnica presentada por el citado consorcio no contenía la documentación de presentación obligatoria establecida en el numeral 2.5 Contenido de la Propuesta Técnica, Capitulo II Del Proceso de Selección de las bases administrativas, al no contar con las constancias del Registro Nacional de Proveedores - RNP y existir error en el Anexo n.° 1 Declaración Jurada de datos del postor de la empresa DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C.88 Los hechos expuestos precedentemente, no fueron observados por los integrantes del Comité Especial en el acto de presentación de las Propuestas Técnicas; por lo cual no se procedió a la subsanación de la misma conforme se establece en el artículo 68º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y el numeral 1.11 Presentación de Propuestas del Capítulo I Etapas del Proceso de Selección de las bases administrativas aprobadas.89 En adición, se ha determinado que las Bases Integradas aprobadas por el Comité Especial, en el numeral 1.3 Registro de Participantes del Capítulo I Etapas del proceso de selección, no establecen ninguna disposición que precise los criterios que deben ser observados por la entidad ante la participación de proveedores en consorcio.90

Los aspectos mencionados contravienen las disposiciones establecidas en los numerales 6.1 IMPEDIMENTOS PARA SER PARTICIPANTE, POSTOR Y/O CONTRATISTA y 6.2

88

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 90 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 89

Auditoria interna y externa en IMARPE 70 REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES (RNP) de la VI DISPOSICIONES ESPEC/FICAS de la Directiva N.º 016-2012-0SCE/CD · "PARTICIPACIÓN DE PROVEEDORES EN CONSORCIO EN LAS CONTRATACI ONES DEL ESTADO" que señalan lo siguiente: "6.1 IMPEDIMIENTOS PARA SER PARTICIPANTE, POSTOR Y/O CONTRATISTA. En caso de que uno de los integrantes del consorcio se encontrase impedido de ser participante, postor y/o contratista, la propuesta se considera como no presentada. El incumplimiento de lo señalado dará lugar a la aplicación de los artículos 10 o 56 de la Ley, según corresponda".91 "6.2 REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES (RNP) 6.2.1. Las personas naturales o jurídicas que participen en consorcio en un proceso de selección deben contar con inscripción vigente en el Registro correspondiente al objeto del proceso, con independencia de la prestación a la que se haya obligado realizar cada integrante en la promesa formal de consorcio, salvo en los procesos convocados bajo las modalidades de ejecución contractual en los que se aplicará lo dispuesto en el numeral 6.2.4 de la presente directiva". Es de precisar que en el acta de otorgamiento de la Buena Pro del Concurso Público N° 32014- IMARPE - 1ra. Convocatoria realizada el 12 de diciembre del 2014, el Comité Especial luego de la evaluación a la propuesta técnica presentada por la empresa postora C2G SECURITY S.A.C., integrante del CONSORCIO: C2G SECURITY S.A.C. - DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C. obviando los hechos antes mencionados, señala solamente que el postor no califica por los siguientes criterios:92 1. Los contratos con Comunidad Agua Viva no establecen monto contractual (total);

91 92

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 71 2. La constancia de prestación (Certificado de Trabajo) no precisa monto contractual, ni penalidades si las hubiera; 3. Los comprobantes de pago no están sustentados con los Boucher de depósito, reporte 4. de estados de cuenta o cancelación de las mismas; 5. En consecuencia, las constancias de prestación no son calificadas; 6. El récord de sanciones por SUCAMEC presenta una antigüedad mayor a los 30 días; Como se aprecia, la empresa DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C. no contaba con su inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores y la información registrada en el Anexo Nº 1 no es la correcta, situación que ha pasado desapercibida por los integrantes del Comité Especial quienes no advirtieron dichos aspectos. En la entrevista sostenida con el presidente del Comité Especial el día 16 de diciembre de 2014, se le mostró los documentos mencionados, ante lo cual indicó que "Todo se debió a un error involuntario en la revisión de los documentos al presentarse 20 postores en el proceso de selección en el que ha intervenido".93 El hecho advertido genera el riesgo de que los documentos presentados por las empresas postoras como integrantes de un Consorcio no cuenten con los requisitos obligatorios exigidos en las bases; asimismo, en el presente caso se denota que las Bases Integradas no han sido adecuadas a la Directiva N° 016-2012-0SCE/CD, que regula la participación de postores en consorcio en las contrataciones del Estado.94 c) De las actividades del otorgamiento de la buena pro

93 94

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 72 C.1 El comité especial en la calibración de las propuestas técnicas presentadas utilizo coeficientes de ponderación diferentes a los establecidos en las bases administrativas Para determinación del puntaje total de un proceso de selección de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del articulo 71° del reglamento de la ley de contrataciones del estado,deberá determinarse el valor de los voeficientes de ponderación que se emplearan para establecer el puntaje total de las propuestas, de no ser asi, existiría la posibilidad que durante la evaluación técnica y económica, el comité especial implantada de forma subjetiva el coeficiente de ponderación que resultara aplicable en cada caso, lo que afectaría el principio de transparencia en los procesos de selección, actualmente el citado disponible establece el siguiente rango:95 0.60 :, c1:, 0.70; y 0.30 :, c2:, 0.40 Donde: c1: coeficiente de ponderación para la evaluación técnica c2: coeficiente de ponderación para la evaluación económica Asimismo, indica la aplicación de la siguiente fórmula para la determinación del puntaje total de cada propuesta: PTPi = c1 PTi + c2 PEi Donde: i = Propuesta presentada por cada postor PTPi =Puntaje total del postor i PTi = Puntaje por evaluación técnica del postor i PEi = Puntaje por evaluación económica del postor i

95

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 73 Los citados coeficientes son consignados en las bases integradas del presente proceso de selección en el capitulo II Del Proceso de selección, numeral 2.6 Determinación del puntaje total, en la que se señala lo siguiente:96 c1 = Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica = 0.70 c2 = Coeficiente de ponderación para la evaluación económica = 0.30 En el que la suma de ambos coeficientes deberá ser igual a la unidad: c1 + c2 = 1.00

De la verificación efectuada por el equipo técnico de veeduria a los puntajes asignados por el Comité Especial a los veinte (20) postores que presentaron cuarenta y cinco (45) propuestas en los diferentes ítems, se ha identificado que los coeficientes utilizados han sido: 

Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica (c1) = 0.6



Coeficiente de ponderación para la evaluación económica (c2) = 0.4

Consecuentemente, los puntajes totales de cada propuesta consignados en los anexos del acta de otorgamiento de buena pro defieren de los puntajes totales obtenidos mediante la aplicación de la fórmula utilizando los coeficientes de ponderación 0.7 y 0.3, respectivamente, tal como se muestra en el cuadro denominado "Variación del puntaje total de las propuestas" anexo n.° 1, Riesgo n.º 3 en el cual se refleja el puntaje total real de las propuestas aplicando los coeficientes (c1=0.70 y c2=0.30) y puntaje total asignado a las propuestas con los coeficientes (c1=0.60 y c2=0.40).97

96 97

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 74 Este hecho se corrobora en la entrevista sostenida con el presidente del Comité Especial llevada a cabo el día 16 de diciembre de 2014, oportunidad en la cual dicho miembro en respuesta a la pregunta n.° 13 del Acta de entrevista, sostenida con el Presidente del Comité Especial consignada en el anexo nº 3, en la que se le solicitó "¿Indicar y sustentar la asignación de los coeficientes de ponderación para la evaluación técnica y económica, según las bases integradas Capitulo 11, del proceso de selección numeral 2.6 determinación del puntaje total, los cuales se consideran de 0.7 y 0.3 respectivamente, sin embargo según los cuadros adjuntos al acta de otorgamiento de buena pro los coeficientes utilizados son 0.6 y 0.4 respectivamente, lo que conlleva a que el puntaje total varié por cada postor y por ítem?', el citado funcionario admitió el error indicando que "han usado una plantilla con los coeficientes 0.6 y 0.4, conllevando a un error de cálculo que no ha tenido efecto en el resultado de los postores ganadores".98

El hecho advertido podría originar una distorsión en los resultados finales, por cuanto al asignar los coeficientes el Comité Especial otorgó diferente grado de ponderación al puntaje de la propuesta técnica y económica, y por ende el orden de prelación de postores se vería afectado, lo cual podría conllevar a la nulidad del proceso de selección, retrasando la suscripción del contrato y la consiguiente prestación del servicio. C.2 El Comité Especial, realizó coordinaciones con postor sobre aspectos que no eran errores ni omisiones subsanables, advertidos en la propuesta técnica presentada por el Consorcio C2G Security SAC - Defensa y Security Systems SAC. De las coordinaciones efectuadas con el Comité Especial, se advirtió la presencia en las instalaciones del IMARPE del representante de uno de los postores del presente proceso de selección, (Consorcio C2G Security SAC - Defensa & Security Systems SAC) que participó

98

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 75 como postor para el ítem 2 (Huacho - Lima Provincias) por lo que el equipo técnico de veeduria, solicitó vía telefónica a los representantes de la Empresa Mabe Service SRL encargados actualmente de la seguridad de la sede central del JMARPE, la relación de personas ingresantes a esa Sede los días posteriores a la presentación de propuestas 8, 9 y 10 de diciembre de 2014, advirtiéndose el día 10 de diciembre el ingreso del señor Carlos Cubas Almengor desde las 15.42 horas hasta las 18.26 horas, admitiendo el presidente del Comité Especial en la entrevista sostenida el día 16 de diciembre de 2014 haber coordinado sobre la propuesta presentada, específicamente el punto relacionado con la información que figuraba en el cuadro resumen sobre experiencia del postor, contrato suscrito por Defense Security Systems SAC con Comunidad Cristiana Agua Viva por un monto de dos millones cuarenta y cuatro mil setecientos ochenta y nueve 00/60 nuevos soles (S/. 2 044 789.60), que no se encontraba sustentado en los contratos presentados y suscritos el 1 de junio del 2007, 1 de enero 2008 y 15 de diciembre de 2008.99 Al respecto, la normativa vigente establece en el artículo 68º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, lo supuestos de subsanación de propuestas técnicas, como si existen defectos de forma (errores u omisiones subsanables) en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica, el Comité Especial otorgará un plazo entre uno (1) o dos (2) días para subsanarlas, salvo que el defecto pueda corregirse en el mismo acto.100 El mismo plazo será otorgado para la subsanación de ciertos documentos omitidos en la propuesta técnica siempre que los mismos sirvan para acreditar el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos, y hayan sido emitidos por autoridad pública nacional o un privado en ejercicio de función pública, con anterioridad a la fecha establecida para la presentación de propuestas, tales como autorizaciones, permisos, títulos, constancias y/o

99

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

100

Auditoria interna y externa en IMARPE 76 certificados que acrediten estar inscrito o integrar un registro, y otros de naturaleza análoga, en el presente caso al ser el objeto de la convocatoria la prestación del servicio de seguridad y vigilancia dichos documentos serian: Autorizaciones: Copia simple de la Autorización de Funcionamiento de empresa para prestar servicios de vigilancia privada, expedida por la Superintendencia Nacional de Control de Servicios de Seguridad, Armas, Municiones y Explosivos de Uso Civil (SUCAMEC}. Constancias yio certificados que acrediten estar inscritos o integrar un registro: Copia simple dela constancia de inscripción en el Registro Nacional de Empresas y Entidades que realizan actividades de intermediación laboral - RENEEII, conforme a lo dispuesto en la Ley n.º 27626 y D.S. n.º 003-2002-TR. Documento emitido por la Autoridad Administrativa de Trabajo - Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.101

Situación que no se ha presentado en los hechos expuestos por cuanto se denota que los aspectos a coordinar no constituían errores u omisiones subsanables, ni falta de presentación de documentos para acreditar los requisitos mínimos, tal como se desprende en la entrevista realizada al Presidente del Comité Especial consignada en el anexo n. º 3, pregunta n.º 9 ¿Si las coordinaciones efectuadas se realizaron en virtud a lo dispuesto en el artículo 68º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, relacionado con la subsanación de propuestas por el cual de existir defectos de forma (errores u omisiones subsanables) que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica ....? El funcionario indicó lo siguiente "solo querían una aclaración para sustentar los contratos ascendentes a Si. 2 044,789.60 y no iban aceptar la presentación de ningún documento, en la reunión sostenida el representante de la empresa indico que tenía contratos verbales adicionales, contando con las facturas las cuales

101

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 77 no revisaron. Agrega que la única finalidad de estas coordinaciones era evitar futuras nulidades"102 De lo expuesta, se aprecia que el motivo de la coordinación no involucraba un error subsanable el cual en mérito a la definición señalada en el numeral 20 del Anexo Único "Anexo de definiciones", se considera: "Aquél que incide sobre aspectos accidentales, accesorios o formales, siendo susceptible de rectificarse a partir de su constatación, dentro del plazo que otorgue el Comité Especial". Tampoco involucraba la omisión de presentación de documentos en la propuesta técnica del citado postor. Asimismo, se advierte que no se convocó formalmente al representante del indicado consorcio por cuanto al solicitarse se muestre los documentos cursados para dicha reunión, el aludido funcionario indicó que la misma se coordinó telefónicamente por el otro integrante del Comité señor Julio Ríos Flores, quien admitió haber coordinado con el Gerente General de C2G Securíty SAC (Juan Abe! Gutiérrez Castro), sin embargo, la reunión se sostuvo con Carlos Cubas Almengor. 103 En mérito a lo expuesto, el equipo técnico de veeduría considera que el procedimiento usado por el citado cuerpo colegiado no está sustentado en norma alguna, situación que originaría el riesgo de falta de transparencia en el proceso de selección y cuestionamientos a los resultados del proceso de selección.104 C.3 El Comité Especial, obvió otorgar la bonificación del diez por ciento (10%) que solicitó el postor "Seguridad y Servicios Complementarios S.R. LTDA - SEYCOM" por prestación de servicio en provincia colindante al cumplir los requisitos establecidos en la normativa vigente.

102

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 104 (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) 103

Auditoria interna y externa en IMARPE 78 El proceso de selección comprendió el ítem 10, para la prestación de servicio de seguridad y vigilancia en el laboratorio costero de Camaná región Arequipa por un valor referencial ascendente a Si. 164 493.96 (Ciento sesenta y cuatro mil cuatrocientos noventa y tres con 96/100 nuevos soles), al cual se presentaron tres (3) postores cuyos domicilios y montos de la propuesta económica se refleja en el siguiente cuadro: 105

Fuente: Acta de presentación de propuestas y RNP. Elaborado por. Comisión de Veeduría De la revisión efectuada al acta de otorgamiento de buena pro del 12 de diciembre de 2014, anexos correspondientes al ítem n.• 1O para la prestación de servicios de seguridad y vigilancia en la provincia de Camaná región Arequipa, y propuesta presentada por el postor seguridad y Servicios Complementarios S.R. LTDA - SEYSCOM", se desprende que en el folio n.• 99 de su propuesta técnica figura la solitud de bonificación del diez por ciento (10%) por servicios ejecutados en provincia colindante, al estar domiciliada en Calle Santo Domingo 205 Of. 201, Centro Comercial Los Cristales - Arequipa, domicilio que se corrobora según

105

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 79 constancia de inscripción del Registro Nacional de Proveedores - RNP, ambos documentos se adjuntan al anexo 1, Riesgo n.° 5. Asimismo, al verificar el anexo que sustenta la evaluación a las propuestas técnicas y económicas efectuada al citado ítem 10: Camaná - Arequipa, se aprecia que no se ha considerado la aludida bonificación para el indicado postor, la cual debió agregarse luego del total general obtenido de la sumatoria del puntaje por evaluación técnica y económica del postor, ascendente a 91.951, por tanto dicha bonificación en el presente caso debió ser de 9.34, obteniéndose finalmente un puntaje total de 100.61 tal como se visualiza en el Cuadro Resumen de Evaluación del ítem 10, elaborado por la Comisión de Veeduria anexo 1 Riesgo 5, Jo que genera que el citado postor obtenga el primer orden de prelación en el aludido Ítem.106 Al respecto, dicha bonificación está regulada en el numeral 6) del Artículo 71º del Reglamento que señala: Tratándose de la contratación de obras y servicios que se ejecuten o presten fuera de la provincia de Lima y Callao, cuyos montos correspondan a Adjudicación Directa Selectiva o Adjudicación de Menor Cuantía, a solicitud del postor se asignará una bonificación equivalente al diez por ciento (10%) sobre la sumatoria de las propuestas técnicas y económicas de los postores con domicilio en la provincia donde se ejecutará la obra o se prestará el servicio objeto del proceso de selección o en las provincias colindantes, sean o no pertenecientes al mismo departamento o región. El domicilio será consignado en la constancia de inscripción ante el RNP.107 En el caso bajo análisis correspondía aplicar la citada bonificación por cuanto el valor referencial del citado Ítem es el monto que corresponde a un proceso de Adjudicación Directa Selectiva señalado para el presente ejercicio; sin embargo, el Comité Especial obvio asignarle

106 107

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 80 tal bonificación, obteniendo dicho postor el segundo lugar en el orden de prelación cuando le corresponde ser el primero108 . El riesgo detectado está relacionado con la falta de trato justo e igualitario y transparencia en las contrataciones y consiguiente presentación de recursos impugnativos por parte de los postores.

CONCLUSIONES Como resultado de la veeduria efectuada a la CP n.º 3-2014-IMARPE "Contratación del servicio de seguridad y vigilancia de los laboratorios costeros y continental del IMARPE, por un periodo de 24 meses" se concluye que durante su desarrollo se apreciaron situaciones que a juicio del equipo técnico de veeduria constituyen riesgos que podrían afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa correspondiente, los mismos que se detallan a continuación:

1. El expediente de contratación carecía de la foliación correspondiente de todos los documentos que lo integran; posteriormente al regularizar la misma no se consideró la información contenida en el reverso de las páginas, lo que conlleva a producir inseguridad sobre el contenido completo del expediente y no facilitar el manejo de la información que se tramita, este hecho genera el riesgo que los documentos no cuenten con el debido orden secuencial y que el expediente carezca de seguridad de su contenido.

108

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 81 2. Los miembros del Comité Especial, admitieron la propuesta técnica presentada por Consorcio C2G Security SAC - Defensa & Security Systems SAC., la misma que no contenía la documentación de presentación obligatoria establecida en el numeral 2.5 Contenido de la Propuesta Técnica, Capitulo 11 Del Proceso de Selección de las bases administrativas, al no contar con las constancias del Registro Nacional de Proveedores - RNP y existir error en el Anexo n.º 1 - Declaración Jurada de datos del postor de la empresa DEFENSE & SECURITY SYSTEMS S.A.C., lo que genera el riesgo que los documentos presentados por las empresas postoras como integrantes de un Consorcio no cuenten con los requisitos obligatorios exigidos en las bases y las disposiciones de la Directiva N.º 016-2012-0SCEICD, que regula la participación de postores en consorcio en las contrataciones del Estado.109

3. El Comité Especial utilizó los coeficientes de ponderación para la evaluación técnica y económica y determinación del puntaje total por postor e ítem de 0.6 y 0.4 respectivamente; los cuales son diferentes a los establecidos en las bases integradas en 0.7 para la evaluación técnica y 0.3 para la evaluación económica, conllevando a una distorsión en los puntajes totales finales obtenidos por los postores ganadores.110

4. El Comité Especial, realizó coordinaciones con postor para aclarar y sustentar montos de los contratos presentados por el Consorcio C2G Securfy SAC - Defense & Security Systems SAC, para acreditar el factor experiencia, a pesar de ser aspectos que no involucraban errores ni omisiones subsanables, contraviniendo la normativa vigente

109 110

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 82 originando el riesgo de falta de transparencia en el proceso de selección y cuestionamientos a los resultados del proceso.111

5. El Comité Especial, en la evaluación de propuestas presentadas para el ítem 10, laboratorio costero de Camaná - Arequipa, obvió otorgar la bonificación del diez por ciento (10%) al postor "Seguridad y Servicios Complementarios S.R.LTDA SEYCOM", quien reunía los requisitos señalados en la normativa vigente para su aplicación, (numeral 6) del artículo 71º del RLCE), es decir, solicitó expresamente dicho beneficio al estar domiciliada en la provincia de Arequipa colindante con la provincia de Camaná lugar donde se prestará el servicio de seguridad y vigilancia, y tener dicho Ítem por valor referencial la suma de Si. 164,493.96 Ciento sesenta y cuatro mil cuatrocientos noventa y tres 96/100 nuevos soles, monto que corresponde a una Adjudicación Directa Selectiva en el presente ejercicio.112

RECOMENDACIONES Estando a las conclusiones arribadas se recomienda:

AL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL INSTITUTO DEL MAR DEL PERU:

111 112

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 83 1. Disponer que el Comité Especial cautele que los expedientes de contratación sean adecuadamente organizados y foliados a fin de dar seguridad al contenido del mismo. (Conclusión n.º 1)113

2. Disponer que la administración establezca que los Comités Especiales del IMARPE, cumplan estrictamente con la revisión exhaustiva de la documentación requerida en cada proceso de selección, a fin de evitar inconvenientes técnicos en los mismos y la consiguiente dilación en los citados procesos de selección. (Conclusión n.º 2)

3. Disponer que en la evaluación de propuestas se útil ce una plantilla de hoja electrónica con los valores de los coeficientes de ponderación para la evaluación técnica y económica y aplicación de la fórmula establecida en la Ley de Contrataciones del Estado; efectuando la verificación del puntaje total asignado para los ítems. 114 (Conclusión n.º 3)

4. Cautelar que los Comités Especiales eviten tener reuniones personales con los representantes de los postores que participan en los distintos procesos de selección, así como se otorguen las bonificaciones señaladas (10% por domiciliar en provincia o ser colindante al lugar donde se prestará el servicio} en la normativa vigente de cumplir los postores con los requisitos establecidos y de esta fonma no afectar la

113 114

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017) (Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 84 transparencia de los mismos.115 (Conclusión n.º 4 y 5) 5. Disponer que la administración en mérito a los riesgos advertidos en el presente proceso de selección realice el análisis de la participación de los miembros el Comité Especial en aplicación de la facultad señalada en el artículo 25º de la Ley de Contrataciones del Estado, adoptando acciones que conduzcan a superarlos en aras de una eficiente gestión de recursos públicos. (Conclusiones n.º 1, 2, 3,4 y 5).

115

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 85

Conclusiones Estos documentos son muy delicados para la empresa pues presentan información confidencial El rol del auditor ha ido evolucionando, actualmente la auditoría está evolucionando y que la auditoría financiera realizada por los contadores desaparecerá con los años, dado que cada vez existen mejores controles internos a través de sistemas, matrices de control automatizadas y ERP’s que facilitan el control de diversos procesos, por lo que los contadores serían reemplazados por profesionales especializados principalmente en sistemas,116

116

(Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC, 2017)

Auditoria interna y externa en IMARPE 86

Bibliografía Chavarría Paniagua, C. (2016). Auditoría Administrativa. Digital UNID. IMARPE, I. d. (s.f.). NSTITUTO DEL MAR DEL PERU - IMARPE. Obtenido de http://www.imarpe.gob.pe/imarpe/index.php?id_seccion=I0198060000000000000000 Instituto del Mar del Perú Manual de Organizacion y Funciones MOF. (2001). Obtenido de http://www.imarpe.pe/imarpe/archivos/informes/imarpe/adj_mof_ajun06.pdf Resolucion de Direccion Ejecutiva Cientifica N°165-2017-IMARPE/DEC. (2017). Plan de Control Institucional , (pág. 2). Callao.