Handout2 Auditee

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

เอกสารประกอบการอบรมหลักสูตร การรับการตรวจประเมิน 1. เพือ่ ใหสถานประกอบกิจการทราบขั้นตอนการตรวจ วัตถุประสงคของการอบรม ประเมินและสามารถเตรียมการเพื่อรับการตรวจได 2. เปนสวนหนึ่งของการอบรมหลักสูตร การตรวจติดตาม ภายใน (Internal Audit) มาตรฐานแรงงานไทย หลักสูตรนี้ใชกับโครงการพัฒนามาตรฐานแรงงานไทย ขอบเขต บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด บริษัทควอลายแมเนจเมนท จํากัด ผูจัดทํา Revision ออกครั้งแรกเมื่อวันที่ 15 กรกฎาคม พ.ศ.2551 หัวขอการอบรม • การรับรองมาตรฐานแรงงานไทย มรท. 8001-2546 • ขั้นตอนการตรวจประเมิน • การเตรียมการดานเอกสารและบันทึก • การเตรียมการรับการสัมภาษณ

1/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

การรับรองมาตรฐานแรงงานไทย มรท. 8001-2546 การรับรองมาตรฐานแรงงานไทยเปนไปตามระเบียบกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงาน วาดวย หลักเกณฑและวิธีการรับรองมาตรฐานแรงงานไทย (มรท.8001-2546) ประกาศ ณ วันที่ 7 สิงหาคม พ.ศ.2546 และแกไขตามระเบียบฉบับที่ 2 และฉบับที่ 3 ตามระเบียบดังกลาวกําหนดใหมหี นวยรับรองและผูตรวจประเมิน ดังนี้ หนวยรับรอง หมายความวา ผูซึ่งใหบริการการตรวจประเมิน และรับรองวาสถานประกอบกิจการได ปฏิบัติตอแรงงานตามมาตรฐานแรงงาน หนวยงานทีจ่ ะเปนหนวยรับรองไดแก (1) กรมสวัสดิการและคุมครองแรงงาน (2) หนวยงานของรัฐหรือเอกชนตามที่อธิบดีกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงานประกาศ กําหนด ณ เวลาปจจุบนั นี้ (พ.ศ.2551) มีเพียงกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงานเทานั้นทีเ่ ปนหนวยรับรอง มี คณะอนุกรรมการรับรองมาตรฐานแรงงานเปนผูพิจารณาวาสถานประกอบกิจการใดสมควรไดรบั การรับรอง ผูตรวจประเมิน ในกรณีที่กรมสวัสดิการและคุมครองแรงงานเปนหนวยรับรอง ผูตรวจประเมินไดแก (1) ขาราชการพลเรือนสังกัดกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงาน (2) บุคคลอื่นซึ่งกรมไดคัดเลือกจัดจางมา ทั้งที่ผูที่จะเปนผูตรวจประเมินตองมีคุณสมบัติตามที่กรมกําหนด ในทางปฏิบัตแิ ลวกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงานจะวาจางบุคคลอื่นใหเปนผูตรวจประเมิน สวน ใหญจะไดแกบริษัทที่เปน Certification Body เชน BVQI ,SGS,EQA,URS เปนตน ซึ่งบริษัทเหลานี้จะมีผูตรวจ ประเมินในสังกัด ผูตรวจประเมินเหลานั้นจะทําการตรวจประเมินและจัดทํารายงานเสนอคณะอนุกรรมการ รับรองมาตรฐานแรงงาน ขั้นตอนการใหการรับรอง • สถานประกอบกิจการยื่นคําขอการรับรอง (แบบ กรร.03) และเอกสารประกอบ • คณะผูประเมินดําเนินการตรวจประเมิน • จัดทํารายงานเสนอคณะอนุกรรมการรับรองมาตรฐานแรงงาน • อนุมัติและประกาศการรับรอง • ตรวจติดตามหลังการรับรอง • สถานประกอบกิจการยื่นคําขอการรับรองตอเมื่อครบอายุการรับรอง

2/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

ขั้นตอนการตรวจประเมิน การตรวจประเมินเพื่อการรับรองมาตรฐานแรงงานไทยแบงการตรวจเปน 2 ขั้น ดังนี้ 1. ตรวจประเมินขั้นที่ 1 (Stage 1 Audit) เปนการตรวจประเมินเพื่อใหไดขอเท็จจริงเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม ขอกําหนด มรท.8001-2546 และกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวของ สําหรับประกอบการพิจารณาตัดสินความ สอดคลอง และประสิทธิผล และแจงใหสถานประกอบกิจการรับทราบผลการตรวจ พรอมแจงขอบกพรองที่พบ จากการตรวจประเมินเพื่อหาแนวทางแกไขปรับปรุงในการเตรียมการตรวจประเมินในขั้นตอไป 2. ตรวจประเมินขั้นที่ 2 (Stage 2 Audit) เพื่อใหไดขอเท็จจริงเกีย่ วกับการปฏิบัติตามขอกําหนด มรท.80012546 และกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวของเพิม่ เติมสําหรับการพิจารณาตัดสินความสอดคลอง และประสิทธิผล ติดตามความกาวหนาผลการปฏิบัติการแกไขขอบกพรองจากการตรวจประเมินขั้นตอนที่ 1 และวิเคราะหโอกาส ในการปรับปรุงอยางตอเนื่อง ขั้นตอนการตรวจประเมินเพื่อการรับรอง มีรายละเอียดดังนี้ 1. ผูตรวจประเมินดําเนินการติดตอเบื้องตนกับสถานประกอบกิจการที่ขอรับการรับรองเพื่อทําการนัดหมาย เบื้องตน และชี้แจงวัตถุประสงครวมทั้งขั้นตอนการตรวจประมินอยางคราวๆ และแจงรายการเอกสารที่ จําเปนตองใชในการตรวจประเมินใหทางสถานประกอบกิจการจัดเตรียมเพื่อใชในการตรวจประเมิน และขอมูล อื่นๆที่เกี่ยวของ 2. ผูตรวจประเมินดําเนินการติดตอกลุมงานสวัสดิการและคุมครองแรงงานพื้นที่/สํานักงานสวัสดิการและ คุมครองแรงงานจังหวัด และกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงานเพื่อแจงหมายกําหนดการเขาตรวจประเมิน 3. ผูตรวจประเมินจะจัดทําแผนปฏิบัติการตรวจประเมิน ซึ่งประกอบดวยกิจกรรมหลัก กิจกรรมรอง ระยะเวลา ดําเนินการ และผูรับผิดชอบ พรอมนัดหมายและยืนยันกําหนดการตรวจประเมินกับสถานประกอบกิจการ 4. คณะผูตรวจประเมินจะทบทวนเอกสารตางๆเบื้องตนเพื่อศึกษาวิเคราะหขอมูลการจัดทําระบบ และการพัฒนา มาตรฐานในสถานประกอบกิจการที่ขอการรับรอง และเพื่อประเมินการจัดทําระบบเอกสารตามขอกําหนดของ มาตรฐานแรงงานและกฎหมายที่เกีย่ วของโดยตรวจประเมินเอกสารและบันทึกตางๆ ที่เกี่ยวของตามรายการ ตรวจประเมิน อันจะเปนหลักฐานทีแ่ สดงถึงการนําขอกําหนดของมาตรฐานและกฎหมายที่เกี่ยวของไปปฏิบัติ อันประกอบดวย เอกสารตามขอกําหนดของมาตรฐาน ไดแก • เอกสารคูมือการจัดการ • เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน • เอกสารวิธีการปฏิบัติงาน • และเอกสารสนับสนุน เอกสารตามขอกฎหมาย ไดแก 3/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

• เอกสารดานสภาพการจาง และการใชแรงงานทั่วไป • เอกสารดานความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดลอมในการทํา รายละเอียดตามคูมือการดําเนินงานตามมาตรฐานแรงงาน 5. การปฏิบัติการตรวจประเมิน ณ สถานประกอบกิจการตามที่ไดตกลงกันไวเบื้องตน โดยจะมีขั้นตอนตางๆ ดังนี้ การเปดประชุม (Opening meeting) คณะผูตรวจประเมินจัดประชุมรวมกับผูบริหารหรือผูแทนของ สถานประกอบกิจการทีย่ ื่นคําขอ เพื่อเปนการแนะนําคณะผูตรวจประเมิน ชีแ้ จงวัตถุประสงค และขอบเขตของ การตรวจประเมิน ทบทวนแผนการตรวจประเมิน อธิบายวิธีการตรวจและรายงานผล การประสานงานและสิ่ง อํานวยความสะดวกในการทํางาน ยืนยันกําหนดการปดประชุม เปดโอกาสใหซักถาม ทําความเขาใจในประเด็น ที่ไมชัดเจนที่เกี่ยวของ และยังเปนการสรางความสัมพันธอันดีซึ่งกันและกันอีกดวย ในการนี้สถานประกอบกิจการตองอํานวยความสะดวกและยินยอมใหคณะผูตรวจประเมินเขาตรวจ ประเมินในสถานประกอบกิจการ และสถานที่ทํางานของลูกจางในเวลาทําการ รวมทั้งจัดใหมีมาตรการปองกัน ความปลอดภัยและอุปกรณคุมครองความปลอดภัยสวนบุคคลที่จําเปนในแตละครั้ง การเขาตรวจพื้นที่หรือตรวจประเมินสถานประกอบกิจการที่ยื่นคําขอเปนการตรวจสอบขอเท็จจริง และหาหลักฐานที่ยืนยันผลการปฏิบัติ โดยการสังเกตสภาพการทํางานของพนักงาน สภาพแวดลอมในการ ทํางาน เครื่องจักรตางๆ กระบวนการผลิต และถายภาพ ถายสําเนาเอกสารที่เกี่ยวกับการจาง การจายคาจาง คา ลวงเวลา คาทํางานในวันหยุด คาลวงเวลาในวันหยุด และทะเบียนลูกจาง เก็บตัวอยางวัสดุหรือผลิตภัณฑเพื่อ วิเคราะหเกีย่ วกับความปลอดภัยในการทํางาน และกระทําการอยางอืน่ เพื่อใหไดขอ เท็จจริงเกีย่ วกับการปฏิบัติ ตามมาตรฐานโดยใชแบบตรวจประเมิน (Checklist) ตามที่เสนอตอกรมสวัสดิการและคุมครองแรงงานเปน แนวทางในการดําเนินการ รวมทั้งสังเกตสภาพการทํางานของพนักงาน สภาพแวดลอมในการทํางาน เครื่องจักร ตางๆ กระบวนการผลิต ความปลอดภัยในการทํางานในพื้นที่ตางๆ โดยเฉพาะพื้นทีท่ ี่เปนจุดเสี่ยง ดังนั้นในการ ตรวจประเมินแตละครั้งจะสามารถดําเนินการไปไดอยางราบรื่น สะดวกรวดเร็วถาทางสถานประกอบกิจการได ใหความรวมมือในการจัดเตรียมเอกสารที่แจงไวลวงหนา การสัมภาษณ เปนอีกขั้นตอนหนึ่งที่ถือเปนการทวนสอบการปฏิบัติตามขอกําหนดของมาตรฐาน ทั้งนี้ จะคัดเลือกพนักงานจากบัญชีรายชื่อในเอกสารตางๆ และบางสวนจะคัดเลือกในขณะตรวจพื้นที่ซึ่งเปนตัวแทน ที่มาจากระดับบริหาร ระดับปฏิบัติการ และคณะกรรมการตางๆ โดยสัดสวนของผูถูกสัมภาษณและวิธีการ คัดเลือกตองเปนไปตามหลักเกณฑการตรวจประเมินตามมาตรฐานสากล หรือประมาณรอยละ 3-5 ของจํานวน พนักงาน 6. เมื่อคณะผูต รวจประเมินไดดําเนินการตรวจประเมินตามกําหนดการที่ไดตกลงรวมกันระหวางผูต รวจ ประเมินกับสถานประกอบกิจการแลว ในแตละวันของการตรวจประเมินทางคณะผูตรวจประเมินจะมีการ ประชุมเพื่อรวบรวมเอกสารหลักฐาน และทบทวนขอเท็จจริงที่ไดจากการตรวจประเมิน พรอมจัดทําสรุปและ

4/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

จําแนกขอบกพรองตางๆ จัดทํารายงานผลการตรวจประเมินและนําเสนอตอผูแทนของผูรับการตรวจประเมินแต ละวัน (ในกรณีที่การตรวจประเมินมากกวา 1 วัน) หรือเพื่อใชในการปดประชุมตอไป 7. การปดประชุม (Closing meeting) จะประชุมรวมกันระหวางคณะผูตรวจประเมินกับผูบริหารหรือผูแทนของ สถานประกอบกิจการทีย่ ื่นคําขอ และเจาหนาที่ที่เกีย่ วของ สําหรับการตรวจประเมินขั้นตอนที่ 1 การประชุมจะดําเนินการเพื่อสรุปภาพรวมของการตรวจประเมิน ทั้งหมดพรอมทั้งแจงรายละเอียดการปฏิบตั ิไมสอดคลองกับขอกําหนด เพื่อใหทางสถานประกอบกิจการ ดําเนินการแกไขความไมสอดคลองตางๆภายในกําหนดระยะเวลาที่ไดตกลงรวมกัน และทําการนัดหมายรวมกัน สําหรับการตรวจประเมินขั้นตอนที่ 2 จะเปนการสรุปภาพรวมทั้งหมดเพื่อแจงผลแกทางสถานประกอบ กิจการวาสามารถเสนอใหการรับรองตามมาตรฐานแรงงานไทย(มรท.8001-2546) แกกรมสวัสดิการและ คุมครองแรงงานหรือไม แลวใหลงรายมือชื่อรับทราบในรายงานนัน้

การเตรียมการดานเอกสารและบันทึก คณะผูตรวจประเมิน จะตรวจประเมินเอกสารและบันทึกตางๆ ดังนี้ 1. เอกสารตามขอกําหนด มรท.8001-2546 1.1 เอกสารคูมือการจัดการ (Management Manual: MM) 1.2 เอกสารจํานวนขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure Manual : PM) • การควบคุมบันทึก • การประเมินและคัดเลือกผูสงมอบหรือผูรบั เหมาชวง • การสื่อสาร • การตรวจติดตาม • การแกไขและปองกันขอบกพรอง • การจัดทําขอบังคับเกี่ยวกับการทํางาน 1.3 เอกสารวิธกี ารทํางาน (Work Instruction : WI) 1.4 เอกสารสนับสนุน (Support Document : SD) ประกอบดวย 1.4.1 เอกสารและบันทึกตามขอกําหนด 1) นโยบายดานความรับผิดชอบตอสังคมและแรงงาน 2) คําสั่งแตงตั้งผูแทนฝายบริหาร 3) คําสั่งแตงตั้งผูแทนลูกจาง 4) คําสั่งแตงตั้งคณะกรรมการรับผิดชอบเกี่ยวกับการปฏิบัติใหเปนไปตามขอกําหนดมาตรฐาน แรงงานไทย

5/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

5) แผนปฏิบัติการจัดทํามาตรฐานแรงงานไทย ของสถานประกอบกิจการ (ไมใชฉบับของที่ ปรึกษา) 6) แผนการฝกอบรมประจําป 7) บันทึกการฝกอบรมลูกจาง เกี่ยวกับมาตรฐานแรงงานไทย 8) รายงานการประชุมคณะกรรมการรับผิดชอบเกี่ยวกับการปฏิบัติใหเปนไปตามขอกําหนด มาตรฐานแรงงานไทย 9) แผนการตรวจติดตามภายใน 10) รายงานผลการตรวจติดตามภายใน 11) ใบแจงขอบกพรอง ( Corrective Action Request : CAR ) 12) รายงานผลการดําเนินการปองกันและแกไขสิ่งที่ไมเปนไปตามขอกําหนด 13) รายงานการประชุมทบทวนฝายบริหาร 14) หลักฐานแสดงคํามั่นเปนลายลักษณอักษรของผูสงมอบหรือผูรับเหมาชวงในการปฏิบัติ ตามขอกําหนด มรท.8001-2546 15) แบบ / บันทึกผลการประเมินและคัดเลือกผูสงมอบหรือผูรับเหมาชวง 16) บัญชีดัชนีเอกสาร 17) บัญชีดัชนีบันทึก 1.4.2 เอกสารและบันทึกตามขอกฎหมาย ประกอบดวย เอกสารดานสภาพการจางและการใชแรงงานทั่วไป 1) ขอบังคับเกี่ยวกับการทํางาน /ประกาศใชขอบังคับเกี่ยวกับการทํางาน /เอกสารสงสําเนา ขอบังคับเกี่ยวกับการทํางานให สสค. 2) ทะเบียนลูกจาง ระบุถึง ชื่อ – สกุล เพศ สัญชาติ วันเดือนปเกิด อายุ ทีอ่ ยูปจจุบนั วันที่เริ่มจาง ตําแหนง อัตราคาจาง และวันสิ้นสุดการจาง 3) บัญชีการจายคาจาง คาลวงเวลา คาทํางานวันหยุด และคาลวงเวลาวันหยุดซึ่งระบุถึงวันเวลา ทํางาน อัตราและจํานวนคาจางของแตละคน 4) เอกสารแจงการจางลูกจางทีอ่ ายุต่ํากวา 18 ป และเอกสารแจงการสิ้นสุดการจางของลูกจางที่ อายุต่ํากวา 18 ป 5) สวัสดิการ (1) คําสั่งแตงตั้งคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบกิจการ (2) ประกาศการจัดสวัสดิการตามกฏหมาย หรือตามที่มีขอตกลงที่ลูกจาง (3) บันทึกการประชุมคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบกิจการทุก 3 เดือน

6/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

เอกสารดานความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดลอมในการทํางาน 1) คําสั่งแต งตั้งคณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามั ย และสภาพแวดลอมในการ ทํางาน 2) คําสั่งแตงตั้งเจาหนาที่ความปลอดภัยในการทํางาน (จป.) ระดับวิชาชีพ 3) คําสั่งแตงตั้ง จป. ระดับบริหาร 4) คําสั่งแตงตั้ง จป. ระดับหัวหนางาน 5) เอกสารแสดงการเขาฝกอบรม หลักสูตร จป. ระดับบริหาร ระดับหัวหนางาน ระดับวิชาชีพ 6) เอกสารแสดงการมอบหมายผูควบคุมการทํางานในที่อบั อากาศ 7) บันทึกผลการตรวจวัดการประเมินสภาพอากาศ 8) บันทึกการประชุม คปอ. อยางนอยเดือนละ 1 ครั้ง 9) ทะเบียนประวัติผูควบคุมหมอน้ํา ผูขับรถโฟลคลิฟ 10) ผลการตรวจสอบและรับรองความปลอดภัยของหมอน้าํ 11) เอกสารการรับรองแผนผังวงจรไฟฟา จากการไฟฟาประจําทองถิ่น 12) เอกสาร คป. 1 และ คป.2 13) ผลการวิเคราะหขอมูล สถิติ เกี่ยวกับการประสบอันตราย 14) แผนงานดานความปลอดภัยประจําป 15) แผนปองกันและระงับอัคคีภยั 16) เอกสารแสดงการเขาฝกอบรมการดับเพลิงขั้นตนของลูกจาง โดยมีจํานวนไมนอยกวารอย ละ 40 ของลูกจางทั้งหมด 17) เอกสารแสดงการเข า ฝก อบรมการปอ งกัน และระงับ อั คคี ภัย การใชอุ ป กรณ ดับ เพลิ ง การปฐมพยาบาล และการชวยเหลือกรณีฉุกเฉิน 18) รายงานการฝกอบรมดับเพลิงขั้นตนและฝกซอมหนีไฟ แก สสค. 19) การแจง สอ. 1 สอ. 2 สอ. 3 และสอ. 4 แก สสค. 20) ผลการตรวจสุขภาพลูกจางที่ทํางานเกีย่ วกับปจจัยเสี่ยง ฯลฯ

7/8

QLM

บริษัทควอลายนแมเนจเมนท จํากัด

การเตรียมการรับการสัมภาษณ การสัมภาษณและการสนทนากลุมเฉพาะ (Focused Group) เปนเครื่องมือสําคัญของผูประเมินในการคนหาความจริง การ สัมภาษณและการสนทนากลมเฉพาะจะกระทํากับพนักงานจํานวนมากและไมสามารถกําหนดไดวาใครจะถูกสัมภาษณ การเตรียมการแบบที่เรียกวา ผักชีโรยหนา จึงเปนไปไมไดสําหรับการตรวจติดตามมาตรฐานแรงงานไทย คณะผูตรวจประเมิน จะสุมสัมภาษณบุคคลตอไปนี้ เปนกลุมหรือเปนรายบุคคล • ผูแทนฝายบริหาร • ผูแทนลูกจาง • คณะกรรมการลูกจาง/สหภาพแรงงาน • คณะกรรมการรับผิดชอบเกี่ยวกับการปฏิบตั ิใหเปนไปตามขอกําหนดมาตรฐานแรงงานไทย • ผูแทนฝายลูกจางในคณะกรรมการตางๆ เชน คณะกรรมการสวัสดิการ คณะกรรมการความปลอดภัย อาชี วอนามัยและสภาพแวดลอมในการทํางาน • จป.ระดับวิชาชีพ/เทคนิคขั้นสูง/เทคนิค จป.ระดับหัวหนางาน • สัมภาษณพนักงานระหวางการลงตรวจพืน้ ที่ในสถานทีท่ ํางานในแผนกงานตางๆ • พนักงานหญิง พนักงานหญิงมีครรภ • แรงงานเด็ก • แรงงานผูพิการ • พนักงานใหม สถานประกอบกิจการควรดําเนินการใหแนใจวาไดมกี ารปฏิบัติตามขอกําหนดมาตรฐานแรงงานไทยและ กฎหมายแรงงานที่เกีย่ วของแลวและไดมกี ารสื่อสารใหพนักงานในทุกระดับรับทราบแลว

เอกสารอางอิง • หลักเกณฑและวิธีการรับรองมาตรฐานแรงงานไทย (มรท.๘00๑-๒๕๔๖) • ขอมูลจาก Web Site บริษัท ยูโรเปยนควอลิตี้แอสชัวแรนซ จํากัด : EQA )

8/8