Google Docs - Tutorial - V3

CICLO 2009 DE CAPACITACIÓN EN TIC PARA DOCENTES Documentos Colaborativos - Google Docs Trabajar en forma colaborativa suele traer aparejados varios inconvenientes, desde la falta de tiempo, las distancias y hasta la imposibilidad de encontrar horarios de encuentro. Cuando esto sucede, el mail es la primera solución a la que recurrimos, enviándonos el trabajo en un archivo adjunto unos a los otros. Éste archivo cambia en la computadora de cada persona que lo recibe ya que le realiza los cambios que considera necesarios. Todos lo envían nuevamente y ¿cuántas versiones diferentes quedan? ¿cuál sería la correcta si cada uno hizo sus modificaciones? Para resolverlo, Google creó una herramienta en la que se puede trabajar colaborativamente documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones: GOOGLE DOCS. Es un sencillo pero potente procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, subir y editar los que ya teníamos y compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son estas: Los documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición colaborativa. La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, PDF, archivos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos en la web, exportarlos a nuestros discos o carpetas locales. Esa variedad de formatos también se repite en las otras aplicaciones. Es posible publicar en la web los documentos, de manera que pueden linkearse o vincularse desde cualquier otro documento, blog o página web. Los formularios permiten la recolección, tabulación y procesamiento de información de manera rápida y prácticamente automática. Es una herramienta totalmente gratuita y actualizada (usamos siempre la última versión sin necesidad de descargas y actualizaciones!). Todo lo anterior lo refleja muy bien este video:

http://www.youtube.com/watch?v=5CGP_jFk7fI

Y esta es la dirección de un completo tutorial on-line para conocer a fondo sus funciones: http://www.aulaclic.es/googledocs/index.htm También puede consultarse el menú Ayuda que aparece en todas las ventanas de Google Docs. A continuación les dejo un “ayuda-memoria” con la forma de realizar las principales acciones en esta aplicación:

Capacitadora: Mariana Andereggen

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PARA ACCEDER POR PRIMERA VEZ Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro e introducir la dirección URL:

docs.google.com También puede accederse desde la página principal de Google (menú en la esquina superior izquierda: Docs, o Más y luego Docs) o desde cualquiera de sus aplicaciones. Si contamos con una cuenta de correo de Gmail o ya nos registramos en otro servicio de Google (como Blogger, Google Libros, etc.), el acceso será inmediato, caso contrario será necesario registrarnos con nuestra cuenta de mail (de cualquier proveedor) y una contraseña (igual a la de la cuenta de mail o distinta). El servicio enviará un mail a esa cuenta con un link que debemos clickear para verificar que es la dirección correcta y así queda habilitada. La página de inicio es similar a esta: Acceso en caso de estar registrados

Acceso cuando se ingresa por 1º vez, para registrarse con una dirección de mail cualquiera.

Para ver todo lo que nos ofrece esta herramienta




PARA ACCEDER SI YA NOS REGISTRAMOS En la página principal: docs.google.com se ingresa la cuenta de correo y la contraseña.




PARA CAMBIAR EL IDIOMA Acceder a la opción SETTING o CONFIGURACIÓN que aparece en la esquina superior derecha de la página y elegir el idioma y huso horario adecuado (para que las modificaciones se guarden con la fecha y hora correctas).

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PARA ACCEDER A UN DOCUMENTO COMO COLABORADOR En el mail que se recibe como invitación, aparece un link directo a Google Docs. Por él se accede a la página de inicio en la que debemos ingresar nuestra dirección de mail y contraseña (Ver PARA ACCEDER… al comienzo de esta guía). Veremos el listado de documentos que compartimos y a la izquierda, una serie de categorías o carpetas que podemos administrar. Ubicado el documento que queremos abrir, sólo resta clickear sobre su nombre y se accede a la ventana de edición.




PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO O CARPETA En el menú Crear nuevo de la barra superior, elegir el tipo de documento más adecuado: - Documento de texto (tipo word)  Document - Presentaciones multimediales (tipo Power Point)  Presentation - Tablas o planillas (tipo Excel)  Spreadsheet - Formulario de encuesta  Form - Carpeta  Folder Y directamente se comienza a editar de forma muy parecida a los software de uso común. (Ver tutorial on line para más información). En el caso de las carpetas, un clic derecho sobre su nombre permite acceder a un menú de varias acciones, como por ejemplo: cambiar el nombre, cambiar el color de la etiqueta que la identifica, etc.




PARA GUARDAR Y/O RENOMBRAR EL DOCUMENTO Los documentos se guardan automáticamente en la web con las primeras letras ingresadas como nombre, pero además, desde el menú Archivo podemos “bajarlos” a nuestros discos a partir de la opción DESCARGAR COMO… eligiendo el formato más conveniente. (Es recomendable el formato PDF si la información ya está totalmente procesada y debe enviarse digitalmente a muchas personas o publicarse en la web, restringiendo las posibilidades de modificación) Desde el mismo menú se puede renombrar el documento con la opción CAMBIAR NOMBRE. Aunque esta opción también puede realizarse con el documento abierto, haciendo doble click sobre el nombre del mismo en la barra superior.




PARA COMPARTIR UN DOCUMENTO Entre las pestañas de la derecha aparece la opción Compartir. Desde allí con la opción Invitar a otros usuarios, se pueden ingresar las direcciones de mails de las personas que compartirán este documento para editar (como colaboradores que podrán modificarlo) o sólo para leer (lo podrán ver, imprimir o exportar, pero no podrán modificarlo). Deben tildarse las casillas inferiores de acuerdo a nuestras preferencias respecto a la distribución de invitaciones y formas de notificación. Estas opciones pueden luego modificarse desde Ver quien tiene acceso en el mismo menú. Existe la posibilidad de enviar por mail una invitación a los colaboradores, con un link al documento compartido y se puede agregar un mensaje personal.

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PARA PUBLICAR EN LA WEB UN DOCUMENTO Entre las opciones del menú Compartir esta Publicar como página web. Esto permite tener on line el documento para poder compartirlo con gran cantidad de lectores a partir de la URL y sin necesidad de registro en Google Docs. Esto es especialmente útil para vincular documentos propios desde un mail (sin adjuntarlo), un blog o un comentario en una página de otro autor.




PARA COMUNICARSE CON OTROS COLABORADORES Si estamos en línea con otro colaborador al mismo tiempo y editando una planilla, se abre una ventana de chat mediante la cual podemos comunicarnos. Otra forma es Enviar un mail a los colaboradores, opción que está en el menú Compartir dentro de la opción Ver quién tiene acceso.




PARA VER UNA VERSIÓN ANTERIOR DEL DOCUMENTO Si nos interesa recuperar el documento tal como estaba antes de sufrir alguna modificación nuestra o de alguno de los colaboradores, podemos ingresar por la opción Historial de revisiones, desde el menú Archivo o Herramientas, allí Google Docs guarda todas las versiones históricas y puede recuperarse la que elijamos o bien volver a la edición de la versión actual.




PARA GENERAR UNA ENCUESTA O FORMULARIO DE RECOLECCIÓN DE DATOS ON LINE Google docs nos permite generar un formulario con preguntas para enviarlo por mail a otras personas o bien subirlo a un blog o página web. Lo interesante es que al responderlo, las respuestas se irán cargando automáticamente en una planilla que se genera en nuestra cuenta de Google Docs, conformándose una base de datos que luego puede procesarse y analizarse. Para comenzar, se debe generar desde el menú Nuevo, un Form o formulario. La primera etapa será el diseño del mismo con preguntas de todo tipo (para completar texto, de opción múltiple, de puntuación, tipo grilla, etc.). Una vez completo se puede invitar mediante las direcciones de mails a las personas que queremos consultar (Enviar este formulario por correo electrónico), o bien copiar el código HTML para incrustarlo en nuestro blog o web (desde Más acciones - Incrustar) Cuando las personas lo reciban y completen, sus respuestas se irán anexando a una planilla enerada automáticamente en la cual cada pregunta es el título de una columna. Esta planilla puede visualizarse tal cual se genera, reordenar el contenido o bien exportarla como planilla de Excel o Calc de OpenOffice. También se disone de la opción Mostrar Resumen que devuelve los resultados de las encuestas con porcentajes y gráficas (especialmente indicado si son preguntas con opciones).




PARA CERRAR UN DOCUMENTO Basta con cerrar la ventana de edición si el documento se guarda automaticamente, o elegir en el menú superior derecho la opción Guardar y salir.

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PARA ASIGNAR UN DOCUMENTO A UNA CARPETA Conviene recordar que las carpetas de Google Docs funcionan como tags o etiquetas: cada elemento puede estar asignado a más de una carpeta y en la vista de todos los documentos, aparecen al lado de cada uno con sus colores identificatorios. Se puede asignar una carpeta a un documento tildando la casilla de verificación de ese documento (o de varios) en la página principal y luego arrastrándolo con el mouse hasta la carpeta correspondiente, o bien usando el botón Mover a del menú superior.




PARA ELIMINAR UN DOCUMENTO Se puede eliminar un documento tildando la casilla de verificación de ese documento (o de varios) en la página principal y usando el botón Suprimir del menú superior. Esta acción lo enviará a la Papelera. Deberemos eliminarlo de esa carpeta para suprimirlo definitivamente.




PARA SALIR DE GOOGLE DOCS Elegir la opción Salir en la esquina superior derecha de la ventana.

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