Fmea Irm.docx

ALUR KERJA DI IRM PASIEN RAWAT JALAN NO.

1.

2.

ALUR PROSES

Pendaftaran pasien

Pengecekan dokumen

ALUR SUB PROSES (Pasien)

ALUR SUB PROSES (PETUGAS)

PENANGGUNG JAWAB

Penyerahan berkas

Menerima berkas

Admin IRM

Penyerahan karcis

Pengambilan nomor antrian untuk masing-masing pelayanan Menunggu panggilan (antri)

POTENSIAL DAMPAK KEGAGALAN

POTENSIAL PENYEBAB KEGAGALAN

Kesalahan pendaftaran awal pada pasien baru.

Kesalahan kelengkapan berkas jaminan asuransi. Salah karcis

Tidak ada proses triase di loket pendaftaran

Menanyakan kelengkapan berkas

Kesalahan pendaftaran awal pada pasien lama. (control)

Kesalahan kelengkapan berkas jaminan asuransi.

Prose edukasi yang kurang optimal ( tidak ada leaflet, tidak ada bukti dokumentasi)

Menanyakan jenis pelayanan yang di tuju Petugas menyiapkan nomor antrian

Pasien tidak tahu jenis pelayanan yang di tuju

Kesalahan program dan terapi

Kesalahan pengambilan nomor, duplikasin nomor antrian

Kesalahan program dan terapi

Tidak ada edukasi dari poliklinik pengirim. Ketidaktahuan pasien atau keluarga. Penomoran antrian belum tersentral dan masih menggunakan antrian manual

Kekeliruan SEP

•tidak bisa terklaim (tidak layak bayar dari pihak asuransi)

•kesalahan pencetakan atau kesalahan rujukan karena ketidaktahuan sistem rujukan

Kartu kontrol tak dibawa

Tidak terpantau kesinambungan terapi Tidak tercatat dalam dokumen rekam medik

Ketidaktahuan pasien atau keluarga

Cek kelengkapan dokumen berkas pelayanan (SEP, Karcis, kartu kontrol, rekam medis, nomor antrian)

Admin IRM

MODUS KEGAGALAN

Rekam medik terlambat atau tidak ditemukan rekam medis

•Sistem rekam medik belum optimal •Tenaga admin rekam medik di IRM belum optimal

3

Pemanggilan pasien

Menunggu panggilan

Memanggil pasien

Petugas Masing – masing profesi

Kesalahan pemanggil orang

Pembatalan program terapi oleh pasien secara sepihak Waktu tunggu yang lama Terutama untuk pasien Okupasi terapi, terapi wicara dan psikologi

4

Assesmen pasien

Dilakukan Pengkajian/ pemeriksaan awal

5

Proses terapi

Diberikan program terapi sesuai dengan hasil assesmen

Petugas melakukan assesmen

Petugas masing-masing profesi

Memberikan program terapi sesuai hasil assemen

Petugas masing-masing profesi

Pembatalan program terapi karena kondisi pasien yang tidak memungkinkan secara fisik atau psikologis Unit Fisioterapi : tersengat listrik, luka bakar, pasien jatuh.

Kesalahan program terapi

•Belum ada SPO pemanggilan pasien yang baku •Belum ada sentralisasi penomoran antrian Terapi tidak kontinyu •Tempat ruang tunggu kurang nyaman dan tidak optimal Pasien pulang sebelum •keterbatasan tenaga untuk psikolog dilakukan terapi karena dan okupasi terapis jenuh dan lelah. •keterbatasan ruang terapi wicara Program terapi tidak terlaksana Terapi tidak kontinyu dan tidak optimal

Kurangnya edukasi terhadap pasien dan keluarga tentang pelayanan IRM

Menimbulkan KTD Sampai kematian pasien

•Kurang proses monitoring •kurang edukasi •pemeliharaan alat kurang optimal

Aspirasi pada pasien

•Kondisi pasien belum siap secara optimal •Keterampilan petugas bervariasi

Terjadi luka lecet di mukosa mulut (gusi/bibir)

Menimbulkan KTD pada pasien

•Kondisi pasien belum siap secara optimal •Keterampilan petugas bervariasi

Unit Okupasi Terapi : Pasien gangguan prilaku

Resiko KTD

•Kondisi pasien belum disiapkan secara

Unit Terapi Wicara : Resiko terapi menelan : tersedak

(mengamuk)

Unit Ortotik prostetik: Terjadi luka lecet atau iritasi pada pasien

6

Pasca terapi

Kembali ke admin

Pasien umum menyerahkan kuitansi pembayaran ke petugas admin

•Memasukan ke billing sytem •Menulis tindakan di kartu kontrol •edukasi pasien untuk terapi lanjut/kembali ke DPJP(pasien BPJS/KBS), Untuk pasien umum ke kasir

Admin IRM

• memberikan kartu kontrol

Admin IRM

Unit Psikologi : •Pasien menyakiti diri sendiri •menolak dilakukan konseling •ketidakhadiran keluarga saat konseling •untuk pasien umum, Pasien tidak melakukan pembayaran ke kasir, langsung pulang • Pasien umum tidak menyerahkan kuitansi pembayaran ke petugas admin IRM •untuk pasien BPJS , banyak yang tidak paham alur pendaftaran lanjutan terapi • pasien tidak kembali ke IRM untuk menyerahkan kuitansi pembayaran •pasien tidak membayar

optimal •ruang terapi belum sesuai standar

Resiko KTD

Kondisi pasien Tidak sama pada saat dilakukan assesmen

Resiko KTD

• Ruang konseling belum sesuai standar • kurang edukasi

Program tidak optimal

•RS cost rugi • Pada saat terapi berkas SEP/terapi Lanjutan tak lengkap • program terapi tak berjalan

• kurangnya monitoring petugas admin terhadap pasien umum •kurang edukasi ke pasien •letak kasir yang terlalu jauh

• RS Cost rugi

• pelaksanaan alur pelayanan yang kurang optimal

HASIL BRAINSTROMING MODUS KEGAGALAN, PERHITUNGAN RPN DAN PLAN OF ACTION NO. 1.

2.

ALUR PROSES Pendaftaran pasien

Pengecekan dokumen

MODUS KEGAGALAN Kesalahan pendaftaran awal pada pasien baru.

POTENSIAL DAMPAK KEGAGALAN Kesalahan kelengkapan berkas jaminan asuransi. Salah karcis

POTENSIAL PENYEBAB KEGAGALAN Tidak ada proses triase di loket pendaftaran

SEVERITY

OCCURENCE

DETECTION

2

4

1

Kesalahan pendaftaran Kesalahan awal pada pasien lama. kelengkapan berkas (control) jaminan asuransi.

Prose edukasi yang kurang optimal ( tidak ada leaflet, tidak ada bukti dokumentasi)

2

3

Pasien tidak tahu jenis pelayanan yang di tuju

Kesalahan program dan terapi

Tidak ada edukasi dari poliklinik pengirim. Ketidaktahuan pasien atau keluarga.

3

Kesalahan pengambilan nomor, duplikasin nomor antrian

Kesalahan program dan terapi

Penomoran antrian belum tersentral dan masih menggunakan antrian manual

Kekeliruan SEP

•tidak bisa terklaim (tidak layak bayar dari pihak asuransi)

•kesalahan pencetakan atau kesalahan rujukan karena ketidaktahuan sistem rujukan

RPN

PRIORITAS

POA

8

9b

Dibuat proses triage rawat jalan

1

6

10 d

3

1

9

8b

3

4

2

24

5a

3

4

2

24

5b

Pemberian leaflet dan edukasi Koordinasi dengan poliklinik. Edukasi pasien dan keluarga. Pengadaan mesin antrian IRM dan penambahan petugas admin IRM Koordinasi dengan petugas BPJS.

Kartu kontrol tak dibawa

Ketidaktahuan pasien atau keluarga

2

4

1

8

9c

•Sistem rekam medik belum optimal •Tenaga admin rekam medik di IRM belum optimal

2

4

2

16

6b

•Belum ada SPO pemanggilan pasien yang baku •Belum ada sentralisasi penomoran antrian Terapi tidak kontinyu •Tempat ruang tunggu kurang dan tidak optimal nyaman

4

3

3

36

2b

Pengadaan mesin antrian IRM

3

4

1

12

7

Waktu tunggu yang lama Terutama untuk pasien Okupasi terapi, terapi wicara dan psikologi

Pasien pulang sebelum dilakukan terapi karena jenuh dan lelah. Program terapi tidak terlaksana

•keterbatasan tenaga untuk psikolog dan okupasi terapis •keterbatasan ruang terapi wicara

3

5

2

30

3

Pembatalan program terapi karena kondisi pasien yang tidak memungkinkan secara fisik atau psikologis Unit Fisioterapi : luka bakar, pasien jatuh.

Terapi tidak kontinyu dan tidak optimal

Kurangnya edukasi terhadap 2 pasien dan keluarga tentang pelayanan IRM

3

1

6

10 c

Pengadaan ruang tunggu yang nyaman dan sarana hiburan. Penambahan tenaga okupasi terapi dan psikologi dan penambahan ruang terapi wicara. Edukasi pada pasien dan keluarga.

Rekam medik terlambat atau tidak ditemukan rekam medis 3

Pemanggilan pasien

Kesalahan pemanggil orang

Pembatalan program terapi oleh pasien secara sepihak

4

Assesmen pasien

5

Proses terapi

Tidak terpantau kesinambungan terapi Tidak tercatat dalam dokumen rekam medik

Kesalahan program terapi

Menimbulkan KTD Sampai kematian

•Kurang proses monitoring •kurang edukasi

4

3

3

36

2a

Edukasi pasien dan keluarga. Sistem proses rekam medik diperbaiki

Pemeliharaan sarana prasarana.

Unit Terapi Wicara : Resiko terapi menelan : tersedak

Terjadi luka lecet di mukosa mulut (gusi/bibir) Unit Okupasi Terapi : Pasien gangguan prilaku (mengamuk)

Unit Ortotik prostetik: Terjadi luka lecet atau iritasi pada pasien Unit Psikologi : •Pasien menyakiti diri sendiri •menolak dilakukan konseling •ketidakhadiran

pasien

•pemeliharaan alat kurang optimal

Aspirasi pada pasien

•Kondisi pasien belum siap secara optimal •Keterampilan petugas bervariasi

4

2

1

8

9a

Menimbulkan KTD pada pasien

•Kondisi pasien belum siap secara optimal •Keterampilan petugas bervariasi •Kondisi pasien belum disiapkan secara optimal •ruang terapi belum sesuai standar

2

3

1

6

10b

2

3

1

6

10a

Resiko KTD

Resiko KTD

Kondisi pasien Tidak sama 3 pada saat dilakukan assesmen

Resiko KTD

• Ruang konseling belum sesuai standar • kurang edukasi

Program tidak optimal

3

1

9

8a

4

1

4

16

6a

3

3

3

27

4a

3

3

3

27

4b

Tenaga atem untuk IRM pengecekan rutin. • edukasi pasien dan keluarga •Seminar khusus untuk petugas Terapi wicara Edukasi pasien dan keluarga •Edukasi pasien dan keluarga •seminar khusus penanganan anak gangguan prilaku Edukasi pasien dan keluarga

• koordinasi dengan psikiater • koordinasi dengan

keluarga saat konseling

6

Pasca terapi

•untuk pasien umum, Pasien tidak melakukan pembayaran ke kasir, langsung pulang • Pasien umum tidak menyerahkan kuitansi pembayaran ke petugas admin IRM •untuk pasien BPJS , banyak yang tidak paham alur pendaftaran lanjutan terapi • pasien tidak kembali ke IRM untuk menyerahkan kuitansi pembayaran •pasien tidak membayar

•RS cost rugi • Pada saat terapi berkas SEP/terapi Lanjutan tak lengkap • program terapi tak berjalan

• kurangnya monitoring petugas admin terhadap pasien umum •kurang edukasi ke pasien •letak kasir yang terlalu jauh

3

4

4

48

• RS Cost rugi

• pelaksanaan alur pelayanan yang kurang optimal

3

4

4

48

1a

1b

keluarga •mengadakan penyuluhan dan edukasi untuk masyarakat luas • penerapan alur pelayanan di IRM •Edukasi pasien dan keluarga •letak kasir diupayakan tidak jauh dari IRM

Penerapan alur pelayanan di IRM