Expediente Tecnico Pronied.docx

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Una de las partes más importantes en los Procesos de Selección para contratar con el Estado, es la elaboración del Expediente Técnico. Por ello, INCISPP pone a su disposición el siguiente artículo de interés donde podrá encontrar qué es un Expediente Técnico, en qué fase de la selección se requiere, quien lo elabora, cuáles son sus componentes y quien debe aprobarlo.

¿Qué es el Expediente Técnico?

El Expediente Técnico son todos aquellos documentos técnicos y/o económicos sobre los que se basara la ejecución de una obra. Es un requisito indispensable para contratar y llevar a cabo obras públicas.

Hay que tener en cuenta que todos los procedimientos de selección deben contar con un expediente de contratación. En este expediente se ordenarán y archivaran todos los documentos que forman parte del proceso. Estos serán sustento de las actuaciones que se realicen durante todo el proceso. No debe confundirse este expediente con el Expediente Técnico. El primero es común a todos los procesos de selección. El segundo es una exigencia de los procesos de consultoría y ejecución de obras.

¿Quién elabora un Expediente Técnico?

El Expediente Técnico siempre es elaborado por un especialista, profesional o técnico experto en consultoría de obras. Sin embargo, su elaboración se puede dar de tres formas:

-De forma directa por la Entidad convocante: Cuando esta elabora el Expediente Técnico sobre el cual solicita un precio de ejecución a los postores. La Entidad y, en específico, el funcionario designado para la elaboración es responsable de un correcto Expediente Técnico. Para ello la Entidad debe contar con sus propios especialistas en consultoría de obras.

-De forma indirecta por la Entidad convocante: Cuando, para elaborar el Expediente Técnico, la Entidad prefiere contratar un Consultor de Obras externo a su administración. Es decir, se realiza un proceso de selección de consultor de obra como paso previo para realizar un proceso de selección para ejecución de

obra. En estos casos el proceso de selección de ejecución de obras ya no será convocado bajo la modalidad de “llave en mano”.

-Cuando lo elabora el mismo contratista que postula al proceso de selección para ejecución de obra: Como ejemplo están los casos donde rige la modalidad de ejecución de llave en mano. Al postor se le pide presentar una propuesta unitaria de lo que va a ejecutar, incluyendo el Expediente Técnico que deberá ser elaborado por dicho postor. Para ello, el postor deberá estar registrado en el RNP en el rubro de Consultor de Obras. En caso de que no se encuentre registrado como tal, tiene la opción de asociarse con alguno.

¿Cuáles son los componentes del Expediente Técnico?

El Expediente Técnico comprende un alto número de elementos un tanto complejos. Aquí vamos a pasar a revisar uno por uno estos componentes para su mejor comprensión. Los componentes son los siguientes:

-La memoria descriptiva: Es la descripción del proyecto que se quiere ejecutar. Incluye una introducción, antecedentes, ubicación, estado actual, vías de acceso, medidas de seguridad, entre otros. Este documento debe justificar el proyecto y la ejecución de la obra, además de señalar cuales son los objetivos que se pretenden alcanzar con esta obra.

También se deben considerar otros aspectos. Algunos como la situación geográfica, las condiciones ambientales, geológicas, la altitud, la topografía. También el control sanitario, los suministros de aguas, el abastecimiento de la energía eléctrica, etc. Sin embargo, anotamos que no existe un contenido mínimo obligatorio para la elaboración de la memoria descriptiva.

-Las especificaciones técnicas: Son los documentos referidos a las reglas de trabajo, los métodos de construcción, la calidad de los materiales a utilizar y los sistemas de control. Es decir, en este componente se deberán detallar lo siguiente: El tipo de materiales que se utilizarán, las jornadas laborales, el número de trabajadores, las formas de pago, el cómo se ejecutara la obra, etc.

-Los planos de ejecución de obra: Son los gráficos que reflejan de manera exacta la obra que se va a ejecutar. Debe contemplar las dimensiones, la distribución y los elementos que conforman la obra. Su representación clásica es a través de dibujos.

-Los metrados: Un metrado es un proceso matemático por el cual se calculan áreas y volúmenes. Se emplea para saber que cantidad y peso exacto de tal material son necesarios para ejecutar la obra. Constituye así la unidad de la que estará constituida la obra total. Todos los metrados se expresarán en dinero a través departidas. Y el conjunto de partidas conformaran el Presupuesto requerido para la ejecución.

Las partidas deberán expresar la unidad medida (kilos, metros cuadrados, metros cúbicos, etc.) -El valor referencial y presupuesto de obra: Con valor referencial se refieren a lo que aproximadamente va a costar la ejecución de la obra. Este valor referencial coincidirá con el Presupuesto de la Obra que debe figurar en el Expediente Técnico. Esto no se aplica a los procesos que se encuentren bajo la modalidad de llave en mano y concurso oferta. En estos casos el valor referencial se estima teniendo en cuenta el alcance y el objeto de la obra.

-El análisis de precios: Se analiza el precio de cada partida por separado y se establece el costo dividiéndola entre los rubros necesarios. Estos pueden ser: mano de obra, materiales, equipo, maquinaria, herramientas, etc.

-El cronograma de avances de la obra valorizado: Un cronograma sirve para establecer los plazos en los que el postor ejecutara la obra. También sirve para que la Entidad realizara los pagos. El postor/consultor será el que presente un cronograma. Luego deberá incluir las partidas presupuestales de la obra a fin de conocer cuando se dará su aplicación.

-Las fórmulas polinómicas: Una fórmula polinómica es una expresión matemática de los costos de la obra a partir del presupuesto. Se establece de esta forma para calcular cualquier posible variación en el precio. Se basa en algunos elementos estables sobre los que se construyen los rubros y las partidas.

¿Quién aprueba el Expediente Técnico?

El Expediente Técnico pasa por una serie de revisiones hasta su aprobación final. Debe ser visado por los profesionales que participan en su elaboración y por el profesional encargado de la aprobación.

Solo después de esto podrá ser presentado a la Entidad. Deberá ser aprobado por el funcionario público encargado por la Entidad para tal tarea.

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