Erp Si Controlling

Despre ERP si controlul costurilor Unul dintre obiectivele unei companii, probabil cel mai important, este obţinerea de profit. Formula obţinerii profitului brut este clasică, cunoscută de către toată lumea: venituri minus cheltuieli. Din câte s-a constatat, în această formulă există un singur termen cunoscut: cheltuiala. Venitul este variabil. Pentru o firmă care activează în segmentul import şi distribuţie, chiria, salariile, telefonia etc, au aproximativ acelaşi cost, indiferent dacă ai realizat 95% din targetul de vânzări sau 50% din acesta. Într-o piaţa în care marjele se erodează continuu sub presiunea lanţurilor de hypermaket-uri şi a companiilor din afara României, vor supravieţui şi se vor dezvolta numai acele firme care îşi controlează termenul cunoscut: cheltuiala. Cât de simplu e să te dezvolţi? Un studiu realizat anul trecut pe portofoliul de clienţi SeniorERP în domeniul importului şi distribuţiei de marfă, s-a constatat o creştere accelarată, cu o dinamică dispusă pe mai multe coordonate. Acestă creştere are două componente majore: una calitativă, legată de creşterea pieţei şi a numărului de clienţi, şi una cantitativă, legată de mărirea portofoliului de produse şi de extinderea geografică. Aproape fiecare companie din portofoliul gestionat de SeniorERP şi-a deschis noi puncte de lucru în teritoriu, pentru o mai bună acoperire la nivel naţional. Bineînţeles că, în acest stadiu de viaţă al companiei, problemele legate de controlul costurilor de operare se complică exponenţial. Este dificil să gestionezi de la centru un punct de lucru situat la 600 de km. De asemenea, alimentarea cu marfă a acestora, activitatea agenţilor, comunicarea rapidă şi eficientă, controlul asupra proceselor si fluxurilor in afacere ridică semne de întrebare pentru un manager atent. Este situaţia cea mai potrivită pentru a exemplifica cum poate interveni puterea unui sistem ERP capabil să interconecteze toate aceste activităţi diverse, distribuite la nivel naţional. Un model de lucru online, care să pună la dispoziţia factorilor de decizie informaţie de ultim moment legată de nivelul stocurilor, a vânzărilor şi încasărilor, a situaţiei parcului auto, a depăşirii bugetelor de cheltuieli aprobate. Un astfel de sistem este un factor de creştere şi control, iar lipsa acestuia din viaţa unei companii este în mod clar un factor blocant în dezvoltare. În general, atunci când discutam de controlul costurilor, discutăm de un sistem de bugete de venituri si cheltuieli agreate şi de urmărirea încadrării costurilor efective în limitele bugetate. În general, bugetele de cheltuieli specifice unei companii de import şi distribuţie sunt stucturate pe criteriul geografic (puncte de lucru), pe cel departamental (marketing, logistică, comercial etc), pe tipuri de cheltuieli (energie, telefonie, salarii, amortizări etc), pe proiecte. Unele companii aleg să-şi urmarească costurile până la nivel de agent comercial sau maşină. Pentru a putea avea o viziune completă asupra tuturor acestor indicatori este necesar un sistem ERP eficient în controlul de costuri, ce oferă flexibilitate ridicată în configurare si pune la dispozitie formule repartizare automata a costurilor in structura de centre definita. Ştii ce profit iţi poate aduce un anume produs? Din ce în ce mai des în ultima perioadă, se ridică problema repartizării costurilor logistice pe produse, în dorinţa de a cunoaşte cât mai exact profitabilitatea unui produs. Aici trebuie luaţi în calcul mai mulţi factori: greutate, volum, condiţii de depozitare şi transport, retururi, coeficient de rotaţie. Orice combinaţie a acestor factori are totuşi un grad de aproximare. Dacă luam în calcul, de exemplu, retururile, este incorect să presupunem că este vina unui produs că a fost livrat clientului, deşi acesta a comandat altceva. De obicei, costurile produselor sunt influenţate de alţi factori, care nu sunt direct legaţi de natura produsului, ci de calitatea forţei de vânzări, a capabilităţilor logistice, a acurateţii aprovizionării sau a calităţii activităţii de marketing. Produsul în sine este rareori un centru cost, exceptând costul mărfii, bineînţeles. Cum poţi avea un management proactiv al cheltuielilor? Un sistem de controlling eficient are nu numai o componentă pasivă, de constatare a cheltulelilor, ci şi una preventivă, proactivă. Există un gen de operaţiuni care generează cheltuieli cu mult înaintea înregistrării contabile a documentelor. De exemplu, un avans spre decontare în vederea unei călătorii de business se acordă azi, iar justificarea lui (de înregistrare a costurilor) se realizează efectiv la întoarcerea din călătorie. La final, costul călătoriei poate fi mai mare sau mai mic decât suma acordată. Între timp mai pot interveni şi alte cereri de acordare

de avans, iar aprobarea acestora trebuie să ia în calcul nu numai cheltuielile de deplasarea efectiv realizate şi înregistrate, ci şi pe cele în curs de desfăşurare. Urmărirea unei cheltuieli are, deci, mai multe stadii care trebuiesc urmărite până la realizarea efectivă a acesteia. În dorinţa de a creşte profitabilitatea, companiile de distribuţie care au deja un număr de depozite suficient de mare şi un parc auto bine pus la punct, încep să ofere şi servicii de logistică. De asemenea, depozitele mai mici au fost închise, iar cele mari extinse şi eficientizate prin încorporarea unei componente de Warehouse Management System ( WMS ). Este uşor să atingi un target de vânzări? Dacă privim puţin şi cel de-al doilea factor din formula profitului, şi anume venitul şi controlul realizării acestuia, în cazul unei firme de import şi distributie, inevitabil discutăm de target-uri, iar în cazul companiilor care au agenţi comerciali, de sisteme de bonusare stimulatoare. Realizarea unui target de vânzari nu este o muncă uşoară. Factori precum trend, sezonalitate, promoţii, investiţii, modificări în structura pieţei sunt dificil de cuantificat. Analizele manageriale trebuie să se bazeze pe raportări detaliate. Instrumentele de tip Business Intelligence ( BI ), deşi purtătoare de costuri semnificative, sunt singurele capabile să susţină decizii de acest gen. În ceea ce priveşte algoritmii de calcul pentru comisioanele care să recompenseze agenţii comerciali şi în acelaşi timp să concentreze munca acestora în direcţia dorită, au de cele mai multe ori în componenţă următorii indicatori: volumul de vânzări (pe game, pe tipuri de clienţi, pe puncte de lucru etc.), calitatea vânzării (numărul de clienţi, numărul de produse, numărul de game de produs, discount-ul mediu acordat, termene de plată acordate), volumul încasărilor, calitatea încasărilor (termene de plată respectate, urmărire pe client şi punct de lucru al clientului). În funcţie de specificul firmei, dacă există şi o componentă de telemarketing, este necesară de asemenea integrarea acesteia cu ceilalţi indicatori financiari si operationali enumeraţi. Calitatea rapoartelor de urmărire a tuturor acestor indicatori sau combinaţii de indicatori este decisivă pentru un management inteligent al afacerii. Segmentarea în divizii si canalele alterative de vânzări, un răspuns posibil la creşterea numărului de produse? Datorită faptului că odată cu creşterea portofoliului de produse scade capacitatea unui agent de a promova în mod egal produsele, companiile din portofoliul Senior Software şi-au segmentat forţa de vânzări în divizii şi au asociat fiecărei divizii de vânzări, în mod echilibrat, produse cu grade diferite de rotaţie. În dorinţa de reducere a costurilor cu forţa de vânzări, apariţia de canale alternative de vânzare, precum portalurile online de tip Business-to-Business sau Business-to-Consumer reprezintă o opţiune din ce în ce mai atractivă pentru companiile de distribuţie şi una dintre tendinţele de dezvoltare din prezent. În compania ta, banii curg aşa cum vrei tu? Pe lângă cheltuieli şi venituri, controlling-ul implică şi analiza cash-flowului, ca si indicator finanaciar de baza. Cunoaşterea din timp a vârfurilor de plăţi, controlul termenelor de plată acordate clienţilor, posibilitatea de blocări şi avertizări în timp real a depăşirii acestora, planificarea realizării de noi investiţii sunt necesităţi stringente pentru o companie de import şi distribuţie. De asemenea, apelul la instrumente financiare precum factoring-ul, contribuie la creşterea gradului de realizare a parametrilor de cash-flow.