Empresa A Y N S Examen Especial.pdf

EMPRESA A Y N S.A.C INDICE MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN – EJERCICIO 2012-2013 --------------------------------------------2 I.

OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL FINANCIERO Y DE GESTION --------------------------2 a)

OBJETIVO GENERAL --------------------------------------------------------------------------------------2

b)

OBJETIVOS ESPECIFICOS. ------------------------------------------------------------------------------2

II.

ALCANCE DEL EXAMEN -------------------------------------------------------------------------------------2

III.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD ----------------------------------------3

IV.

NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD ------------------------------------------------------------3

V.

INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA ------------------------------------------------------4

VI.

IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS--------------------------------------------------------------4

VII.

PUNTOS DE ATENCIÓN-----------------------------------------------------------------------------------4

VIII.

PERSONAL Y ESPECIALISTAS -------------------------------------------------------------------------5

IX.

FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD ----------------------------------------------------------------------5

X.

PRESUPUESTO DE TIEMPO --------------------------------------------------------------------------------5

XI.

ASPECTOS DENUNCIADOS -----------------------------------------------------------------------------6

XII.

COSTO DEL EXAMEN -------------------------------------------------------------------------------------6

XIII.

PROGRAMAS DE AUDITORÍA ---------------------------------------------------------------------------6

PROGRAMA DE AUDITORIA ------------------------------------------------------------------------------------------7 PAPELES DE TRABAJO ------------------------------------------------------------------------------------------------8 INFORME DE AUDITORÍA ------------------------------------------------------------------------------------------- 16 I.

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA ----------------------------------------------------------------------- 16 1.

MOTIVO DEL EXAMEN ---------------------------------------------------------------------------------- 16

2.

NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN ------------------------------------------------------ 16

3.

ALCANCE DEL EXAMEN -------------------------------------------------------------------------------- 17

4.

ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD --------------------------------------------- 17

5.

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS ------------------------------------------------------------------- 21

II.

OBSERVACIONES -------------------------------------------------------------------------------------------- 21

III.

CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 24

IV. RECOMENDACIONES ----------------------------------------------------------------------------------------- 26 ANEXOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 28

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Página 1

EMPRESA A Y N S.A.C MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN – EJERCICIO 2012-2013

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE COBRANZAS DE LA EMPREA A Y N S.A.C EMPRESA A Y N S.A.C DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD FECHA: DEL 01 DE ENERO DEL 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

I.

OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL FINANCIERO Y DE GESTION a) OBJETIVO GENERAL

 Evaluar la suficiencia y lo adecuado de la estructura de control interno vigente en la Empresa. b) OBJETIVOS ESPECIFICOS.  Determinar la consistencia del rubro cuentas por cobrar y que cumplan con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.  Evaluar la estructura de control interno financiero y de gestión.  Evaluar el cumplimiento de la normativa vigente y aplicable correspondiente al Área de Cobranzas.  Establecer si los Sistemas Administrativos apoyan con eficiencia los requerimientos de atención para Cuentas por Cobrar.  Determinar el grado de cumplimiento de metas y objetivos.  Evaluar la solidez de los controles internos implantados por la gerencia. . II.

ALCANCE DEL EXAMEN El desarrollo del Examen Especial se enmarca dentro de los Principios General de Auditoria y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS), comprendiendo la revisión y el análisis de la documentación proporcionada por la Empresa A y N S.A.C en relación con los aspectos a examinar. El Examen Especial abarca el período comprendido entre el 01 de enero del 2012 hasta el 31 de diciembre del 2013.

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Página 2

EMPRESA A Y N S.A.C III.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD

La

empresa

Comercial

AYN

S.A.C.

tiene

como

actividad

principal

la

comercialización de tubos, perfiles, etc. y desarrolla sus actividades en el distrito de El Porvenir, provincia de Trujillo.

Con el transcurso de los años se ha incorporado nuevas líneas de productos con el objetivo de proveer a sus clientes una solución integral a sus necesidades.

Cuentan con un excelente grupo humano el cual se capacita en forma permanente a fin de estar actualizado en los cambios e innovaciones tecnológicas que se presentan en nuestro ámbito.

Su objetivo principal es lograr una permanente mejora en sus actividades a fin de dar un servicio que asegure una entrega en tiempo y forma con su correspondiente asesoramiento, soporte técnico y su posterior servicio post-venta.

La implementación de las pautas mencionadas los obliga a un estricto cumplimiento de su manual de garantía de calidad y procedimientos a fin de lograr como meta final una satisfacción plena de nuestros clientes.

Es importante señalar además, que sus servicios están fortalecidos por contar con un stock permanente de los principales productos de su comercialización. IV.

NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD  Constitución Política del Perú de 1993.  Ley N°27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.  Resolución de Contraloría N°320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.  TUO del D. Leg. 728 - Ley de Productividad y Competitividad Laboral DS N° 003-97 (27.03.1997).

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EMPRESA A Y N S.A.C  DECRETO SUPREMO Nº 007-2008-TR Ley de de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, Ley MYPE.  Ley N° 26887 - Ley General de Sociedades.  Estatuto Interno de la Empresa.  Manual de Organización y Funciones de la Empresa. V.

INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA Como resultado del Examen Especial al Área de Cobranzas se emitirá un Dictamen respecto a la razonabilidad de la información financiera de la mencionada área a una fecha determinada. El Informe Largo se remitirá a la Junta General de Accionistas de la entidad, a fin que disponga la implementación de las medidas correctivas oportunas.

VI.

IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Efectuada la revisión de la información y de los diversos procedimiento aplicativos al Área de Cobranzas y de los informes de auditoríade años anteriores, se ha identificado las siguientes áreas críticas: Proceso de Ventas, Facturacion de las ventas y créditos otorgados a clientes.

VII.

PUNTOS DE ATENCIÓN En el desarrollo del trabajo de campo se tendrá en cuenta los aspectos siguientes: Estructura organizacional: 

Proceso de Cobranza y Confirmación a los Clientes.



Control de facturas por cobrar.



Conciliaciones de saldos de cuentas por cobrar.



Control de Ventas.

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EMPRESA A Y N S.A.C VIII.

PERSONAL Y ESPECIALISTAS Para la ejecución del Examen Especial se requiere el personal siguiente: CARGOS

NOMBRES Y APELLIDOS

Supervisor

C.P.C. Juan Chávez Alayo

Auditor Encargado

C.P.C Miguel Aguilar Boñon

Integrante

C.P.C. Wilder Alfaro Cordova

Auditor Junior

C.P.C Alan Chávez Vega

Especialista

Dr. Manuel cruz Poma

De acuerdo a las circunstancias y de considerarse necesario, el Equipo de Auditoria requerirá la participación de otros profesionales especialistas en la materia, cuando la naturaleza del examen materia de análisis lo amerite. IX.

FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD El funcionario responsables del Área de Cobranzas de la Empresa A y N S.A.C es la Jefa de Recursos Financieros, la Dra. Rosa Meléndez Vásquez, quien está encargada de supervisar y velar por el adecuado funcionamiento de las Áreas a su cargo.

X.

PRESUPUESTO DE TIEMPO Para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el presente Memorándum de Planificación, se estima la utilización de 40 días hábiles, distribuidos de la siguiente manera:

6 16 3 8 3

N° DE PERSONAS 3 6 2 2 3

TOTAL DE HORAS 30 80 15 40 15

1

1

5

1 2 40

1 2

5 10 200

ACTIVIDAD

DÍAS ÚTILES

Programación Trabajo de campo Evaluación de aclaraciones Redacción del informe Supervisión del informe Sustentación ante Jefe de área Sustentación ante Gerencia Elevación del informe TOTAL

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Página 5

EMPRESA A Y N S.A.C XI.

ASPECTOS DENUNCIADOS Según Carta Nº 098. De fecha 4 de Noviembre del 2013, los principales clientes de la empresa, denuncian cobros por facturas ya pagadas, estos cobros son reiterados sin embargo ellos confirman ya haberlos regularizado.

XII.

COSTO DEL EXAMEN De acuerdo a la programación de actividades, se utilizará un total de 156 horas con un costo de S/. 6,240 soles, tal como se detalla a continuación.

XIII.

RECURSOS HUMANOS

HORAS ASIGNADAS

REMUNERACIÓN TOTAL

Supervisor Auditor Encargado Integrante Especialista TOTAL

60 60 50 30 200

5,000 3500 1800 2,000 12,300

PROGRAMAS DE AUDITORÍA Los procedimientos de auditoría a aplicar en el Examen Especial al Área de Cobranzas, se presenta en anexo adjunto.

Trujillo, 17 de Julio del 2014

C.P.C. Juan Chávez Alayo Supervisor de Auditoría

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C.P.C. Miguel Aguilar Boñon Auditor Encargado

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EMPRESA A Y N S.A.C PROGRAMA DE AUDITORIA EMPRESA: A Y N S.A.C AREA: COBRANZAS PERIODO: 1 DE ENERO DEL 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 Nº 1

2 3

4

5

6

7

8

COD IGO CC1

CC2 CC3

CC4

CC5

CC6

CC7

CC8

DETALLE Obtener conocimiento del proceso de ventas, incluyendo los procedimientos y controles en él incorporados, por medio del diálogo con el personal de ventas. Describir el proceso de ventas por medio de flujogramas Elaborar el cuestionario de control interno, que deberá ser aplicado al contador o personal responsable de esta área Identificar cualquier debilidad en el control por las respuestas No a las preguntas del CCI, determinando si estas debilidades en el sistema de control se encuentran compensadas con otros controles, y evaluar sus posibles efectos sobre los estados financieros y sobre el alcance de las pruebas de auditoria. Obtener la relación de saldos de clientes y autentificarla contra saldos de los registros contables.

Con base en la relación de saldos de clientes antes mencionada, preparar confirmación de saldos, considerando: a) Importancia de los movimientos b)Antigüedad de saldos c) Perfil de clientes Preparar cédula de confirmación de las cartas de circularizacion enviadas por parte de la auditoria y hacer una comparación con lo establecido en los saldos al 31 de Diciembre del 2013. Elaborar un resumen de las confirmaciones estableciendo la diferencia y los porcentajes de las cartas confirmadas por los clientes.

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APLICABLE SI NO

REF/ P.T

FECHA 10/06/2014

X

03-01

03-02

10/06/2014

X 10/06/2014 X

03-03 10/06/2014

X

03-03

10/06/2014 X

03-04 03-05 0305.1 10/06/2014 03-06

X

10/06/2014 X

03-07

10/06/2014 X

03-07

Página 7

OBSERV.

EMPRESA A Y N S.A.C PAPELES DE TRABAJO PAPEL DE TRABAJO N° 03-01 DESCRIPCION DEL PROCESO DE VENTAS Se entrevistó al personal que labora en el local ubicado en el distrito de El Porvenir por lo que se obtenido la siguiente información: En cuanto a las cuentas por cobrar: Trabajador: Juan Elías Méndez Solórzano – Atención al Cliente Información obtenida: -

Las ventas de la compañía de la Compañía se realizan tanto al contado como al crédito. La Compañía tiene la política de otorgar créditos solo a clientes importantes, los clientes importantes son aquellos con los que realiza operaciones hace más de dos años, y por montos superiores a S/. 150,000.00 mensuales.

Trabajador: Diego Pérez Llanos – Gestor de Cobranzas Información obtenida: -

-

Para el crédito que otorga la compañía no ha establecido ninguna tasa de interés, la compañía otorga un tiempo de 30 días como plazo para que cancelen. La compañía tiene una relación de clientes importantes, los que se detallan a continuación:  CARROCERIAS ICCAR S.A.C  CARROCERIAS METAL SUR S.A.C  CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C  CONSERMET S.A.C La compañía, excepcionalmente puede dar crédito a otras empresas, en el caso de que sea autorizado directamente por el Jefe de Área de Finanzas conjuntamente con el Jefe de Logística.

Trabajador: Mónica Avalos Sevillano – Asistente Contable Información obtenida: -

Los derechos de cobro, las mantiene en contabilidad en la cuenta contable correspondiente a las cuentas por cobrar número 12 del P.C.G.E. Cuando se realiza el cobro alguno de estos documentos pendiente, el asistente de cobranzas, da aviso al área de contabilidad de dicha cancelación en coordinación con el encargado del Área de Tesorería.

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EMPRESA A Y N S.A.C

PAPEL DE TRABAJO N° 03-02 PROCESO DE COBRO DE LAS DIFERENTES CUENTAS DE LA CARTERA DE CLIENTES

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS – ÁREA DE COBRANZAS EXT.

ÁREA DE COBRANZAS

ÁREA DE CONTABILIDAD

ÁREA DE TESORERÍA

DESCRIPCIÓN BREVE

1. INICIO DE LA OPERACIÓN EN ÁREA DE COBRANZAS. 2.- EL JEFE DE COBRANZAS, SE COMUNICA CON EL CLIENTE, A QUIEN SE LE OTORGO EL CRÉDITO, PARA DARLE AVISO DE LA PROXIMIDAD DE LA FECHA DE VENCIMIENTO. 3. EL CLIENTE SE COMUNICA CON EL ÁREA DE COBRANZAS, PARA CANCELAR LA DEUDA.

2

2

2

5

7

11

4. EL ENCARGADO DEL ÁREA DE COBRANZAS, DERIVA AL CLIENTE HACIA EL ÁREA DE TESORERÍA PARA QUE REALICE LA CANCELACIÓN. 5. LUEGO DE QUE EL CLIENTE CANCELE EN TESORERÍA, ACUDE CON EL ENCARGADO DE COBRANZAS, PARA QUE REGULARIZE EL SALDO PENDIENTE. 5. EL ASISTENTE DE COBRANZAS EN COORDINACIÓN CON EL ENCARGADO DE TESORERÍA, ENVIAN LOS DOCUMENTOS AL ASISTENTE DE CONTABILIDAD. 6. EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD, REGULARIZA EN SUS LIBROS Y REGISTROS, LA REGULARIZACIÓN DE DICHA DEUDA PENDIENTE. 7. FIN DEL PROCESO.

13 Universidad Nacional de Trujillo – Auditoria II

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EMPRESA A Y N S.A.C PAPEL DE TRABAJO N° 03-03 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO APLICADO PREGUNTAS Cuentas por cobrar 1.- Aparte de los empleados que llevan el libro mayor de cuentas por cobrar o los supervisores inmediatos, ¿hay alguna otra persona que desempeñe algunas de estas responsabilidades? a) Perseguir la cobranza de las cuentas por cobrar? b) Manejar o registrar efectivo? c) Enviar estados de cuentas a los clientes. 2.- ¿Existe una separación definida entre: Las labores de los empleados que llevan las cuentas por cobrar; y, las labores del cajero, almacenero, asistente de ventas y personal de despacho.

N/A

SI

NO

X X X

X

3.-

¿Se llevan registros detallados de cuentas por cobrar?

4.-

¿La compañía clasifica periodicamente, las cuentas por cobrar, según su vencimiento?

X

5.-

¿Se envia estados mensuales de crédito a todos los clientes?

X

6.-

¿Se requiere la aprobación de personal facultado, para otorgar créditos a clientes considerados como no importantes?

7.-

X

X

¿Se practican arqueos periódicos a la cartera de cuentas por cobrar?

8.-

¿Los arqueos son al total de las cuentas por cobrar?

9.-

¿Si los arqueos no son al ciento por ciento, se llevan a cabo sobre bases rotativas?

10.- ¿Los arqueos se llevan a cabo por personal distinto al que maneja y administra la cartera?

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OBSERVAC FECHA

Todas las cuentas por cobrar tienen un limite máximo de vencimiento a 30 días. Sólo se les llama para hacerles recordar la fecha de vencimiento. Se requiere el visto bueno del jefe de área de finanzas y del jefe del área de logística.

X X

Se realiza a una Muestra de las Cta. Cobr

X

X

Los arqueos son realizados por una persona del área de contabilidad.

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EMPRESA A Y N S.A.C PAPEL DE TRABAJO N° 03-04 CEDULA DE REGISTROS CONTABLES Y AJUSTES A LAS CUENTAS POR COBRAR

SALDOS

FINALES

DEL AÑO

AÑO

AJUSTES

SALDOS RECLASIFICADOS

NOMBRE DE LA CUENTA DEBE N°

DESCRIPCIÓN

ANTERIOR S/.

1212

CTAS POR COBRAR COMER-

ACTUAL S/.

SALDOS

AÑO

AÑO

AJUSTADOS

ANTERIOR

ACTUAL

HABER S/.

S/.

S/.

1,546,820

1,916,502

1,916,502

1,546,820

1,916,502

1,546,820

1,916,502

1,916,502

1,546,820

1,916,502

CIALES - EMITIDAS EN CARTERA

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EMPRESA A Y N S.A.C PAPEL DE TRABAJO N° 03-05 DETALLE DE FACTURAS A NOMBRE DE LOS CREDITOS OTORGADOS A LOS CLIENTES Y LOS PAGOS HECHOS REF. P/T

FACTURAS NOMBRE DEL CLIENTE

FECHA DE

FECHA DE

EMISIÓN

VENCIMIENTO

REFERENCIA IMPORTE

COBROS

CONFIRMAC. POSTERIORES

CHEQUE BANCO

N°

NUMERO TOTAL

03-04

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

14/12/13

13/01/14

2013

107,780

C

BCP MN

203456

03-04

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

16/12/13

15/01/14

2020

34,163

C

BCP MN

203478

03-04

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

17/12/13

16/01/14

2021

42,476

C

BCP MN

203479

03-04

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

18/12/13

17/01/14

2023

55,582

C

BCP MN

203485

03-04

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

18/12/13

17/01/14

2035

224,559

C

BCP MN

203488

03-04

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

26/12/13

25/01/14

2059

154,717

C

BCP MN

203760

03-04

CARROCERIAS METAL SUR S.A.C.21/12/13

20/01/14

2043

38,344

C

BBVA MN

3567

03-04

CARROCERIAS METAL SUR S.A.C.27/12/13

26/01/14

2067

135,287

C

BBVA MN

3615

03-04

CARROCERIAS METAL SUR S.A.C.27/12/13

26/01/14

2076

141,538

C

BBVA MN

3617

03-04

CARROCERIAS METAL SUR S.A.C.29/12/13

28/01/14

2085

437,101

C

BBVA MN

3619

CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C 11/12/13

10/01/14

2001

46,101

C

BBVA MN

24589

CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C 12/12/13

11/01/14

2003

30,229

C

BBVA MN

24590

CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C 14/12/13

13/01/14

2008

74,155

C

BBVA MN

24593

CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C 25/12/13

24/01/14

2072

44,950

C

BBVA MN

24810

03-04

CONSERMET S.A.C

13/12/13

12/01/14

2022

182,838

C

BCP MN

181781

03-04

CONSERMET S.A.C

18/12/13

17/01/14

2036

87,922

C

BCP MN

183672

03-04

CONSERMET S.A.C

24/12/13

23/01/14

2054

68,572

C

BCP MN

192331

SOLDEXA S.A.C

06/12/13

05/01/14

1983

10,190

C

SCOTIA MN

13456

TOTAL

Universidad Nacional de Trujillo – Auditoria II

1,916,502

Página 12

OBSERVACIÓN

EMPRESA A Y N S.A.C PAPEL DE TRABAJO 03-05.1 CEDULA DE FACTURAS DE LOS CLIENTES Y LA FORMA DE PAGO DEL MES CON MAYOR MOVIMIENTO

COMPROBANTE DE PAGO FECHA EMISION

FECHA DE VENCIMIENTO

31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013

15/01/2014 10/01/2014 11/01/2014 13/01/2014 16/01/2014 25/01/2014 20/01/2014 26/01/2014 26/01/2014 28/01/2014 10/01/2014 11/01/2014 13/01/2014 24/01/2014 12/01/2014 17/01/2014 23/01/2014 05/01/2014

T

SERIE

NUM

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75

2013 2020 2021 2023 2035 2059 2043 2067 2076 2085 2001 2003 2008 2072 2022 2036 2054 1983

INFORMACIÓN DEL CLIENTE DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO NÚMERO 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6

20481696861 20481696861 20481696861 20481696861 20481696861 20481696861 20487368581 20487368581 20487368581 20487368581 20354180911 20354180911 20354180911 20354180911 20132108294 20132108294 20132108294 10178213976

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACION O RAZON SOCIAL CARROCERIAS ICCAR S.A.C. CARROCERIAS ICCAR S.A.C. CARROCERIAS ICCAR S.A.C. CARROCERIAS ICCAR S.A.C. CARROCERIAS ICCAR S.A.C. CARROCERIAS ICCAR S.A.C. CARROCERIAS METAL SUR S.A.C. CARROCERIAS METAL SUR S.A.C. CARROCERIAS METAL SUR S.A.C. CARROCERIAS METAL SUR S.A.C. CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C CARROCERIAS PROGRESSO S.A.C CONSERMET S.A.C CONSERMET S.A.C CONSERMET S.A.C SOLDEXA S.A.C

TOTALES

Universidad Nacional de Trujillo – Auditoria II

BASE IMPONIBLE DE LA OPERACIÓN GRAVADA

IGV 18%

IMPORTE TOTAL

FORMA DE PAGO CREDITO

91,338.69 28,951.54 35,997.00 47,102.97 190,303.87 131,115.99 32,495.07 114,649.66 119,947.70 370,424.64 39,068.71 25,617.96 62,843.12 38,093.13 154,947.16 74,510.34 58,111.65 8,635.31

1,624,155

16,440.96 5,211.28 6,479.46 8,478.53 34,254.70 23,600.88 5,849.11 20,636.94 21,590.59 66,676.44 7,032.37 4,611.23 11,311.76 6,856.76 27,890.49 13,411.86 10,460.10 1,554.36

292,348

107,779.65 34,162.82 42,476.46 55,581.50 224,558.57 154,716.87 38,344.18 135,286.60 141,538.29 437,101.08 46,101.08 30,229.19 74,154.88 44,949.89 182,837.65 87,922.20 68,571.75 10,189.67

1,916,502

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107,779.65 34,162.82 42,476.46 55,581.50 224,558.57 154,716.87 38,344.18 135,286.60 141,538.29 437,101.08 46,101.08 30,229.19 74,154.88 44,949.89 182,837.65 87,922.20 68,571.75 10,189.67

1,916,502

EMPRESA A Y N S.A.C PAPEL DE TRABAJO N° 03-06 CEDULA DE CARTAS DE CIRCULARIZACION PARA CONFIRMACION CON SALDOS AL 31-12-2013

N° DE CONTROL

FECHAS DE NOMBRE Y DIRECCIÓN

SALDO AL 31-12-2013 SEGÚN

ENVIO

CARROCERIAS ICCAR S.A.C.

SEGÚN

DE MÁS

CONCILIACIÓN PAGOS

OTRAS PRUEBAS DE AUDIT

REMESA EN

VOUCHEO DE

PAGOS

RESPUESTA ANEXO

CC-01

DIFERENCIA

CONFIRMAC (DE MENOS) POSTERIORES TRÁNSITO

DOCUMENTOSPOSTERIORES

10/02/14

15/02/14

619,276

619,276

-

-

-

-

-

CARROCERIAS METAL SUR SAC 10/02/14

16/02/14

752,270

752,270

-

-

-

-

-

-

-

AV. TOMAS MARZANO N° 358- URB. PRIMAVERA TRUJILLO

CC-02

CALLE LAS BEGONIAS N° 876 - LAS QUINTANAS TRUJILLO

CC-03

CONSERMET S.A.C

10/02/14

339,332

-

-339,332

339,332

-339,332

339,332

339,332

PSJE. AGUSTIN GAMARRA N° 234 - URB. LAS FLORES DEL GOLF - BUENOS AIRES 1,710,878

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1,371,546

339,332

Página 14

EMPRESA A Y N S.A.C PAPEL DE TRABAJO N° 03-07 RESUMEN DEL RESULTADO DEL PROCEDIMIENTO DE CONFIRMACION

S/. VALORES

u. %

MONETARIOS

NUMERO DE

%

CLIENTES

Saldo según libros al 31-12-2013

1,916,502

100%

5

100%

Saldos circularizados por auditoría

1,710,878

89%

3

60%

SALDOS NO CIRCULARIZADOS

205,624

11%

2

40%

1,916,502

100%

5

100%

1,500,502

78%

2

40%

416,000

22%

3

60%

1,916,502

100%

5

100%

1,710,878

100%

3

100%

1,371,546

80%

2

67%

339,332

20%

1

33%

1,710,878

100%

3

100%

RESULTADO DE LA CIRCULARIZACIÓN

1.- Respecto al saldo en libros al 31-12

Conformes No contestadas

2.- Respecto al monto circularizado

Conformes No contestadas

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EMPRESA A Y N S.A.C

INFORME DE AUDITORÍA EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE COBRANZAS I.

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1. MOTIVO DEL EXAMEN El Examen Especial efectuado

al “AREA DE COBRANZAS DE LA

EMPRESA A Y N S.A.C PERIODOS 2012 - 2013” se realizó en cumplimiento con las Normas de Auditoria y el Proceso de control interno implantado para efectuar las cobranzas, el cual viene siendo trabajado desde el año 2011. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN La presente Acción de Control tiene por naturaleza de un Examen Especial y está orientada a lograr los siguientes objetivos: a) OBJETIVO GENERAL  Emitir opinión sobre la razonabilidad del Estado de Ejecución de Ingresos y Gastos y el Estado de fuentes y uso de fondos del Área de Cobranzas, por el periodo comprendido entre el 01 de enero del 2012 hasta el 31 de diciembre del 2013. b) OBJETIVOS ESPECIFICOS. 

Determinar la consistencia del rubro cuentas por cobrar y que cumplan con los Principios de Contabilidad

Generalmente

Aceptados. 

Evaluar la estructura de control interno financiero y de gestión.



Evaluar el cumplimiento de la normativa vigente y aplicable correspondiente al Área de Cobranzas.

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EMPRESA A Y N S.A.C

3. ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial comprendió la revisión y análisis de la documentación proporcionada por el Área de Cobranzas, , periodo comprendido entre el 01 de enero del 2012

hasta el 31 de diciembre del 2013, habiendo revisado

operaciones anteriores y posteriores al ejercicio a revisar que han aportado información para el examen a realizar. La acción de controla sido ejecutada de acuerdo a los Principios Generalmente

Aceptados

de

Auditoria,

las

Normas

de

Auditoría

Generalmente Aceptadas NAGAS, y las Normas Internacionales de Auditoria NIAS así como la normatividad existente sobre la materia. 4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD a) ANTECEDENTES La empresa Comercial AYN S.A.C. Inició sus actividades en 2009 por lo cual ya cuenta con más de 3 años de presencia y trayectoria en el mercado. Desde el comienzo de sus actividades, nos especializamos en comercialización de tubos, perfiles, etc.

La empresa cuenta con la siguiente estructura orgánica: Junta General de Accionistas, Directorio, Gerencia General, Departamento de Comercialización, Departamento de Logística, Departamento de Contabilidad y Finanzas.

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EMPRESA A Y N S.A.C

Con el transcurso de los años hemos incorporado nuevas líneas de productos con el objetivo de proveer a nuestros clientes una solución integral a sus necesidades. Contamos con un excelente grupo humano el cual se capacita en forma permanente a fin de estar actualizado en los cambios e innovaciones tecnológicas que se presentan en nuestro ámbito. Nuestro objetivo principal es lograr una permanente mejora en nuestras actividades a fin de dar un servicio que asegure una entrega en tiempo y forma con su correspondiente asesoramiento, soporte técnico y su posterior servicio post-venta. La cumplimentación de las pautas mencionadas nos obliga a un estricto cumplimiento de nuestro manual de garantía de calidad y procedimientos a fin de lograr como meta final una satisfacción plena de nuestros clientes. Es importante señalar además, que nuestros servicios están fortalecidos por contar con un stock permanente de los principales productos de nuestra comercialización. Dentro de la Estructura Orgánica que tiene la entidad es: ORGANOS DE ALTA DIRECCIÓN:  Junta General de Accionistas  Directorio ORGANOS CONSULTIVOS:  Auditoria Interna

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EMPRESA A Y N S.A.C

ORGANOSDE LINEA:  Area de Comercializacion.  Areas de Ventas ORGANO DE APOYO:  Area de Contabilidad  Area de Cobranzas  Area de Logística

ORGANIGRAMA FUNCIONAL:

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EMPRESA A Y N S.A.C

JUNTA DE ACCIONISTAS

AUDITORIA INTERNA

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL

AREA DE COMERCIALIZACION

AREA DE VENTAS

AREA DE LOGISTICA

AREA DE CONTABILIDAD

AREA DE COBRANZAS

AREA DE PAGOS

b) BASE LEGAL  Constitución Política del Perú de 1993.  Ley N°27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.  Resolución de Contraloría N°320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.  TUO del D. Leg. 728 - Ley de Productividad y Competitividad Laboral DS N° 003-97 (27.03.1997).

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EMPRESA A Y N S.A.C  DECRETO SUPREMO Nº 007-2008-TR Ley de de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, Ley MYPE.  Ley N° 26887 - Ley General de Sociedades.  Estatuto Interno de la Empresa.  Manual de Organización y Funciones de la Empresa.

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS En

cumplimiento

de

la

Norma

Internacional

de

Auditoria

260“Comunicaciones de asuntos de Auditoria con los encargados del gobierno corporativo”, se hizo la comunicación respectiva a la Junta General respectiva de la entidad, acerca de los hallazgos y observaciones encontradas a fin de que formulen sus aclaraciones con el sustento documentario pertinente, las que han sido motivo de evaluación, quedando subsistente los aspectos que se revelan en el presente informe. II.

OBSERVACIONES

NO EXISTE UNA SEPARACIÓN DEFINIDA EN LA LABORES DE LOS EMPLEADOS QUE LLEVAN LAS CUENTAS POR COBRAR, LAS LABORES DE CAJERO, ALMACENERO, ASISTENTE DE VENTAS Y PERSONAL DE DESPACHO Es decir los empleados al momento de realizar las ventas, cualquiera que fuese o este mas desocupado realiza cualquier labor, en cualquier momento del día generando así un desorden interno total, ya que las actividades y documentos de

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EMPRESA A Y N S.A.C almacén, caja, despacho se mezclan perdiéndose en varias ocasiones documentación valiosa para el sustento de las cuentas por cobrar, en especial en las operaciones que se realizan al crédito. Por consiguiente genera un riesgo ya que los empleados pueden estar aliados de tal forma que el personal de despacho no reporte todas las ventas, al igual que el almacenero no genere todas las órdenes de salida de almacén conjuntamente con el cajero que no reporte el cobro de las ventas en su totalidad. Se le recomienda asignar un personal por cada área para evitar el desorden y la perdida de documentación importante para la empresa, a los empleados pedirles reportes de las operaciones diarias sustentados con los documentos necesarios y fomentar la rotación del personal cada 3 meses para evitar las erogaciones encontradas. NO EXISTE UN CONTROL ADECUADO EN LA CLASIFICACIÓN PERIÓDICA DE LA CUENTAS POR COBRAR SEGÚN SU VENCIMIENTO Generando así el no cobro de algunos créditos a tiempo lo que influye en la liquidez de la empresa, además de imposibilitarla de poder reinvertir en la producción y generara rentabilidad, se observó también que no existe personal idóneo para llevar a cabo estas actividades por lo que el control de las cuentas por cobrar se realizan porque e cliente va a cancelar sus cuentas, sin cobrar los interés por atraso de pagos que se le debe aplicar al crédito otorgado. NO EXISTE UN PERSONAL FACULTADO PARA LA APROBACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES CONSIDERADOS COMO IMPORTANTES Se observó que la empresa brinda crédito sin previa calificación a sus clientes ya que no cuenta con el personal facultado para este tipo de actividades, por lo que la Universidad Nacional de Trujillo – Auditoria II

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EMPRESA A Y N S.A.C empresa no le da la importancia necesaria a las operaciones al crédito. Las operaciones al crédito deben ser brindadas con responsabilidad ya que estas pueden hacer que la empresa se vuelva víctima de fraudes pudiendo llevarla hasta la quiebra, se debe tener en cuenta los factores de liquidez del cliente, el acceso a créditos en con otras empresas, incluso acceder a un programa donde el cliente pueda ser evaluado en la SBS, para así asegurar la permanencia de la empresa en el mercado ya que si no le presta atención a sus cuentas por cobrar puede perder la posición en el mercado. Además de tener en cuenta que cuando efectivamente otorgas un crédito a los clientes para la compra de un producto, siempre hay un riesgo de que la deuda no sea pagada. Como resultado de ello, es necesario establecer una estimación para cuentas de cobro dudoso para disminuir las cuentas por cobrar de la empresa y los saldos de los ingresos. NO EXISTE PERSONAL PARA REALIZAR LOS AJUSTES A LAS CUENTAS DE CLIENTES La aprobación de los ajustes a las cuentas de clientes son a menudo preparados por personal contable sin aprobación. Muchos de estos ajustes son correcciones o datos indebidamente entrados. El control no está completamente enterado del número de operaciones que deben ser reentradas debido a los errores en la entrada contable. Errores no corregidos llevan a que facturas incorrectas sean enviadas a los clientes, lo que puede originar la pérdida de la confianza del cliente.

El

personal contable deberá ser adecuadamente adiestrado para reducir los errores de entrada. Además, el control deberá revisar y aprobar todos los ajustes en las

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EMPRESA A Y N S.A.C cuentas de clientes. Esto proporcionará la base para evaluar al departamento contable. NO SE APLICAN ARQUEOS A LA CARTERA DE CUENTAS POR COBRAR En todo el periodo auditado se ha observado que el personal encargado del área de cuentas por cobrar no reporta ninguna documentación y tampoco se hace una revisión de los movimientos de los clientes, ni tampoco hacen el cruce de cartas con los clientes para la confirmación de las deudas. NO SE HA CONFIRMADO EL SALDO POR COBRAR A UN CLIENTE IMPORTANTE MEDIANTE CARTA DE CIRCULARIZACION En el periodo auditado se ha observado que entre las cartas de circularizacion para confirmar y confrontar los datos con los saldos dados por la entidad, el cliente CONSERMET S.A.C no ha dado respuesta alguna, quedando saldo sin justificación el que tiene que ser ajustado a la brevedad posible. III.

CONCLUSIONES  No existe un control adecuado de las cuentas por cobrar al no haberse implementado correctamente los libros auxiliares tales como bancos, caja, no se realizan conciliaciones de deudas, control deficiente del de las operaciones al crédito, hechos que se vienen observando desde años anteriores sin embargo los funcionarios y servidores responsables no han tomado la importancia necesaria a las recomendaciones formuladas en los informes de auditorías, lo que hasta la fecha se viene mostrando saldos no confiables en la información financiera.

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EMPRESA A Y N S.A.C  De la revisión efectuada a la documentación obtenida de Comercial AYN SAC se ha evidenciado que si realizan ventas al crédito, para tal efecto, se ha realizadouna muestra selectiva de algunos clientes; por lo que mediante cartas CC-01,CC-02 Y CC-03 de fecha 10 de Febrero de 2014, se ha circularizado a los principales clientes que figuran pendientes de cobro al 31 de diciembre del2013, tales como: 

CARROCERIAS ICCAR S.A.C



CARROCERIAS METAL SUR S.A.C



CONSERMET S.A.C

Producto de la Circularización a Clientes, se efectuó un cuadro en el que se determina la validez de los resultados obtenidos; concluyendo así que las respuestas obtenidas por los clientes confirman el mayor porcentaje del total de cuentas por cobrar, lo que permite asegurar que dicho rubro del balance está presentado con razonabilidad. 

Además, se ha evidenciado que si se cuenta con documentos fuentes tales como: facturas, boletas, notas de cargo, de cuentas por cobrar y se realizan asientos

contables

en

el

sistema

por

cada

cliente,

centralizándose

mensualmente para su contabilización, tal como se evidencia en el sustento adjunto a los papeles de trabajo.

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EMPRESA A Y N S.A.C IV. RECOMENDACIONES AL JEFE DE AREA DE COBRANZAS: 1. Se le recomienda asignar un personal por cada área para evitar el desorden y la perdida de documentación importante para la empresa. A los empleados pedirles reportes de las operaciones diarias sustentados con los documentos necesarios y fomentar la rotación del personal cada 3 meses para evitar las erogaciones encontradas.

2. Se le recomienda asignar a un persona la responsabilidad sobre la clasificación de las cuentas por cobrar, brindándoles los útiles necesarios para dicho control de tal manera que dicha persona sea la encargada de avisar con dos días de anticipación a los clientes el vencimiento de sus créditos, aclarándoles de que si no cancela a tiempo se le cobrara los intereses respectivos.

3. Se le recomienda que el Gerente General sea el encargado de dar el visto bueno sobre la aprobación de créditos a sus clientes considerados como importantes, además de implementar un sistema en donde permita evaluar el historial crediticio del cliente para tener un mayor respaldo al momento de brindar el crédito.

4.

Se recomienda que los ajustes que se realizan a las cuentas de los clientes y los errores corregidos de las facturas sea con aprobación del área de cuentas por cobrar para reducir los errores.

5. 6.

7. Se le recomienda enviar a sus clientes a los que otorga crédito cartas o requerimiento para la confirmación de los saldos que adeudan, además de realizar

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EMPRESA A Y N S.A.C un arqueo a las cuentas por cobrar una vez al mes como mínimo para llevar un mayor control en los movimientos de los créditos. TRUJILLO, 17 DE JULIO DE 2014

C.P.C. Juan Chávez Alayo

C.P.C. Miguel Aguilar Boñon

Supervisor de Auditoría

Auditor Encargado

C.P.C. Manuel Cruz Poma Auditor

El Jefe del Área de Cobranzas ha revisado el

C.P.C. Alan Chávez Vega Auditor

presente informe y haciendo prueba del

conocimiento de su contenido lo aprueba, remitiendo a Junta General de Accionista documento que comprueba su conformidad.

Dra. Rosa Meléndez Vásquez Jefe del Área de Cobranzas

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EMPRESA A Y N S.A.C CARTA DE CIRCULARIZACIÓN 01

EMPRESA A Y N S.A.C

Trujillo, 6 de de Junio del 2013 Señores: CARROCERIAS ICCAR S.A.C Presente: Asunto: Confirmación de saldos Auditoria Ejercicio 2013 Señores: Nuestros auditores, Aguilar & ASOCIADOS, Mateo Pumacahua N° 1320 Fax: [email protected], están efectuando la revisión anual de nuestros Estados Financieros, con tal motivo les agradecemos se sirvan informar directamente a nuestros auditores externos, información según su registro al 31.12.2013 sobre lo siguiente: Facturas por Cobrar

S/.

619,276.00

Así mismo, en caso de inconformidad mucho agradeceremos se sirvan detallarnos las facturas que conforman su saldo, así como los pagos posteriores a dicha fecha si hubiera. Con nuestro agradecimiento anticipado, por su pronta atención, nos es grato suscribirnos de ustedes.

Martin Navarro Celis Gerente General

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EMPRESA A Y N S.A.C CARTA DE CIRCULARIZACIÓN 02

EMPRESA A Y N S.A.C

Trujillo, 6 de de Junio del 2013 Señores: CARROCERIAS METAL SUR S.A.C Presente: Asunto: Confirmación de saldos Auditoria Ejercicio 2013 Señores: Nuestros auditores, Aguilar & ASOCIADOS, Mateo Pumacahua N° 1320 Fax: [email protected], están efectuando la revisión anual de nuestros Estados Financieros, con tal motivo les agradecemos se sirvan informar directamente a nuestros auditores externos, información según su registro al 31.12.2013 sobre lo siguiente: Facturas por Cobrar

S/.

752,270.00

Así mismo, en caso de inconformidad mucho agradeceremos se sirvan detallarnos las facturas que conforman su saldo, así como los pagos posteriores a dicha fecha si hubiera. Con nuestro agradecimiento anticipado, por su pronta atención, nos es grato suscribirnos de ustedes.

Martin Navarro Celis Gerente General

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EMPRESA A Y N S.A.C CARTA DE CIRCULARIZACIÓN 03

EMPRESA A Y N S.A.C

Trujillo, 6 de de Junio del 2013 Señores: CARROCERIAS ICCAR S.A.C Presente: Asunto: Confirmación de saldos Auditoria Ejercicio 2013 Señores: Nuestros auditores, Aguilar & ASOCIADOS, Mateo Pumacahua N° 1320 Fax: [email protected], están efectuando la revisión anual de nuestros Estados Financieros, con tal motivo les agradecemos se sirvan informar directamente a nuestros auditores externos, información según su registro al 31.12.2013 sobre lo siguiente: Facturas por Cobrar

S/.

339,332.00

Así mismo, en caso de inconformidad mucho agradeceremos se sirvan detallarnos las facturas que conforman su saldo, así como los pagos posteriores a dicha fecha si hubiera. Con nuestro agradecimiento anticipado, por su pronta atención, nos es grato suscribirnos de ustedes.

Martin Navarro Celis Gerente General

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EMPRESA A Y N S.A.C ANEXO PARA PAPEL DE TRABAJO N° 03-04 DETERMINACION SALDO DE CUENTAS POR COBRAR DICIEMBRE - 2013

ASIENTO DE VENTAS TOTALES 12 10

S/.

CLIENTES CUENTAS POR COBRAR

S/. 3,484,532

7010

VENTAS

2,952,993

4010

IMPTO GRAL A LAS VENTAS

531,539

Facturas emitidas al 31-12-2013 según Registro de Ventas.

ASIENTO DE VENTAS AL CONTADO 1041 BANCO CONTINENTAL 1210

1,568,030

CUENTAS CLIENTESPOR COBRAR

1,568,030

Ventas al contado realizadas en Diciembre del 2013

SALDO DE CUENTAS POR COBRAR CUENTA 12 3,484,532

1,568,030

3,484,532

1,568,030 1,916,502 (SALDO DEUDOR DE CUENTAS POR COBRAR)

3,484,532

3,484,532

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