Documentacion Y Sustento Rio

ECB Empresarial

El flujo documentario y su participación en el debido sustento contable y tributario

En las áreas vinculadas a Ventas, Créditos y Cobranzas y Tesorería

1. Introducción

2. El flujo documentario

Las empresas en el tiempo, se van constituyendo en entes generadores de información de diversa índole y grado de importancia; sea la magnitud de su patrimonio, el nivel de desarrollo de su estructura organizacional o la complejidad de las transacciones comerciales que realicen cada una de sus áreas o departamentos. De otra parte, se ha podido constatar en procesos de auditoria financiera, evaluaciones tributarias de carácter preventivo y en procesos de fiscalización efectuadas por la Administración Tributaria, que en la mayoría de los casos, salvo determinadas excepciones, han existido deficiencias en cuanto al cumplimiento de los requerimientos así como en el debido sustento del reconocimiento de los ingresos, costos y gastos para efectos contables y tributarios de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad y la legislación del Impuesto a la Renta, respectivamente. Es a consecuencia de ello, que si bien las empresas en el desarrollo de sus operaciones comerciales poseen información documentaria y no documentaria que pudiese acreditar en el tiempo el contexto respecto del cual estas se desarrollaron, en la práctica, la información carece del valor que le correspondiese en el futuro, por cuanto se ha visto en procesos de fiscalización que importantes sumas de dinero han sido giradas en Resoluciones de Determinación y de Multa por el hecho de no exhibir documentación probatoria que acredite la vinculación del gasto con el mantenimiento de la fuente o la generación de la renta gravada. A merito de ello, procedemos a desarrollar la importancia del flujo documentario con una orientación al debido sustento contable y tributario en el plano económico de la empresa.

Si bien la información fluye a través de diversos canales o medios de comunicación, sean estos escritos o verbales, se puede observar que la información posee en la empresa una dirección definida y organizada y que en su transcurso recibe una serie de aprobaciones, desaprobaciones, restricciones, así como políticas internas que van constituyéndose y aplicándose en cada operación comercial o hecho interno. Un aspecto que resulta importante señalar aquí, lo constituye la característica de la información y por ende su importancia en el sustento contable y tributario, la información, sea el área que la pudiese generar, permite evidenciar en la realidad un hecho o una operación comercial acaecida en el tiempo. Cabe señalar, que si bien la información pudiese tener muchos reflejos documentarios en la empresa, resulta importante identificar aquella que pudiese, en el futuro, “reconstruir” la operación en el tiempo, la misma que para tales efectos deberá encontrarse; identificada, ordenada, referenciada y documentada.

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3. Importancia del sustento en la información contable y tributaria en la deducibilidad de los gastos Un hecho palpable y que hasta se podría asegurar que en cierta medida sucederá en muchas empresas, se encuentra vinculado con el supuesto que ante un proceso de fiscalización éstas se encontrarían descubiertas respecto del sustento de los requerimientos efectuados por la Administración Tributaria, por cuanto tales requerimientos tienden a trasladar la carga de la prueba al contribuyente. Es así que por ejemplo en diversos procesos de fiscalización se ha podido evidenciar como tenores en los re-

querimientos de la Administración Tributaria los siguientes: • Aplicable a la prestación de servicios de personas jurídicas o perceptores de rentas de cuarta categoría, domiciliados o no. Explicar por escrito, con la base legal y documentación probatoria, sobre la naturaleza de los servicios y/o honorarios facturados y su relación con la generación de la renta gravada (el beneficio que la empresa obtiene por dichos servicios). Asimismo exhibir los contratos, documentación interna de la empresa (informes, recomendaciones finales, correspondencias, etc.) donde se pueda determinar el tipo de trabajo realizado. • Aplicable a la entrega de bienes con fines promocionales, muestras, obsequios a clientes, entre otros aplicables. Presentar por escrito, tratamiento contable y tributario (base legal) y documentación sustentatoria relacionado a la entrega de bienes indicando los beneficiarios del mismo y los comprobantes de pago que sustentan su registro. • Aplicable a eventos, conferencias, entre otras realizadas por la empresa. Presentar por escrito, tratamiento contable y tributario (base legal) y documentación sustentatoria que acredite su respuesta respecto al uso de los gastos, la naturaleza y la causalidad del gasto en relación a la generación de renta gravada y/o necesario para el mantenimiento de la fuente productora Como se puede apreciar, si quisiéramos cubrir alguno de estos requerimientos, en Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados

principio, efectuaríamos mentalmente un repaso de cómo se han ido generando tales gastos, las áreas involucradas, la documentación que a la fecha existe y las personas que podrían colaborar a elaborar el requerimiento. El problema que surgiría posterior a tal visualización, es que si bien podríamos haber evaluado rápidamente un actuar, tomaríamos conciencia que la fiscalización corresponde a un ejercicio anterior o próximo a prescribir, en el cual muchas de las personas a la fecha ya no se encontrarían laborando y lo que es peor, en ese ejercicio no hayamos estado a cargo del área contable y no tengamos pleno conocimiento de la identificación de la información. Es debido a ello, la importancia de la información documentaria dentro de la empresa por cuanto al no mantener elementos que permitieran “reconstruir” en el tiempo operaciones y acreditar el principio de causalidad que recayó sobre ellas en la fecha en que se materializaron, solo a la fecha nos encontraríamos con comprobantes de pago y reportes mensuales analíticos del libro mayor a nivel de sub. cuentas que no permitirían hacer frente a una fiscalización.

4. Principales puntos de control y su implicancia contable y tributaria en las áreas vinculadas a ventas, créditos y cobranzas y tesorería A continuación procedemos a desarrollar algunos comentarios relacionados con determinados flujos documentarios: 4.1. Ventas - Reconocimiento de ingresos Una de las operaciones que ha conllevado a las empresas a encontrarse inmersas en procesos contenciosos, se encuentra relacionado con la falta de una debida acreditación del no cumplimiento de los supuestos concurrentes que condicionan el reconocimiento de los ingresos. Es así, que en determinados casos, como por ejemplo en la venta de bienes, si bien las empresas no transfirieron al comprador los riesgos y ventajas, de tipo significativo, derivados de la propiedad de los bienes; conservaron para sí implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad; tuvieron el control efectivo sobre los mismos; el importe de los ingresos ordinarios no pudo ser medido con fiabilidad; no fue probable que la entidad reciba los beneficios económicos asociados con la transacción; y finalmente los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la transacción no pudieron ser medidos con fiabilidad, todos ellos supuestos que no permiten el reconocimiento de los Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados

ingresos para el caso de la venta de bienes, al no acreditar fehacientemente tales hechos se vieron cuestionados por el diferimiento de los ingresos y sus respectivos costos por parte de la Administración Tributaria, generándose un reparo indebido. Cabe mencionar aquí, que si bien en la práctica, uno de los elementos que permitirían evaluar el no cumplimiento concurrente de los supuestos vinculados al reconocimiento de los ingresos se encontraría en los contratos de venta y en las cláusulas contractuales, no todas las operaciones de venta tienen

tal formalidad en las empresas, en cuyo caso la existencia de políticas de venta resultarían en primer grado importantes. Cabe señalar que información como cotizaciones, correos, entre otra información, permitirán acreditar que a una fecha una operación de venta, por ejemplo, no habría satisfecho los supuestos concurrentes señalados en la Norma Internacional de Contabilidad Nº 18 la cual es aplicable para efectos del Reconocimiento de los ingresos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta.

FLUJO DOCUMENTARIO: RECONOCIMIENTO DE INGRESOS Políticas de venta Venta sujeta a conformidad del cliente, recepción de un porcentaje cómo adelanto, venta con entrega en almacenes.

Departamento de ventas

Determinación de la Utilidad o Perdida Contable del ejercicio y el Impuesto a la Renta o la pérdida tributaria del ejercicio

Contratos, correos, actas de conformidad, políticas de venta, etc.

Cliente

Contabilidad Evaluación del cumplimiento de los supuestos concurrentes vinculados con el reconocimiento de los ingresos.

4.2. Créditos y cobranza - Provisiones sobre cuentas incobrables Otro de los aspectos que resulta importante señalar, es la implicancia de la documentación sustentatoria y su relación directa en la oportunidad en que se constituye una provisión sobre cuentas incobrables como tal para efectos del Impuesto a la Renta, por cuanto si bien existen requisitos de carácter sustancial y formal señalados en los incisos i) y f) del articulo 37º y 21º de la Ley y del Reglamento del Impuesto a la Renta, respectivamente, podemos señalar que el elemento probatorio se constituye en un elemento sustancial para efecto de la acreditación de supuestos tales como; que la deuda se encuentre vencida y se demuestre la existencia de dificultades financieras del deudor que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, mediante análisis periódicos de los créditos concedidos o por otros medios, o se demuestre la morosidad del deudor mediante la documentación que evidencie las gestiones de cobro

Reconocimiento No reconocimiento

Estados Financieros

luego del vencimiento de la deuda, o el protesto de documentos, o el inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o que hayan transcurrido más de doce (12) meses desde la fecha de vencimiento de la obligación sin que ésta haya sido satisfecha, supuestos señalados en el literal a) del numeral 1 del inciso f) del articulo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Es a consecuencia de ello que resulta importante en principio identificar el flujo de la información principal, tal es el caso de documentación emitida por el área de créditos y cobranzas respecto de determinadas cuentas por cobrar que reflejan un atraso en el cobro, documento o reporte que se constituirá en el punto de inicio referencial, por cuanto posterior a ello deberán identificarse información importante como por ejemplo; correos, documentos de cobranza, notificaciones notariales, entre otros documentos internos los cuales generarán posteriormente el file de provisiones sobre cuentas de cobranza dudosa. INFORMATIVO CABALLERO BUSTAMANTE

Informe Especial

FLUJO DOCUMENTARIO: PROVISIONES SOBRE CUENTAS INCOBRABLES Créditos y cobranza

Documentos de cobranza, correos, reportes de deudas por periodos de atraso, cartas notariales, acreditación de la incobrabilidad en la oportunidad de la provisión

Problemas vinculados con la efectividad del cobro.

Otorgamiento del crédito

Cumplimiento de requisitos sustanciales y formales

Transferencia al área legal de la empresa

Departamento contable evalúa la oportunidad de la provisión sobre cuentas incobrables

4.3. Tesorería - Gastos de viajes y viáticos, planilla de movilidad En cuanto al presente punto de control, resulta claro que; dependiendo del sector económico en que se desenvuelva la empresa, los diversos departamentos de la misma y las sub. áreas que pudiesen existir dentro de cada una de ellas, la empresa deberá identificar el flujo de cada uno de sus operaciones, así como evaluar la formalización de la documentación que exista, y la referenciación que deberá consignarse entre ellas y que resulte importante a efecto que en el futuro esta permita “reconstruir” tales operaciones. A manera de ejemplo podemos señalar lo siguiente:

Planilla de gastos de movilidad En principio, como suele suceder en las empresas, el área de tesorería efectúa la entrega de los fondos de caja chica a las diversas áreas especificas de cada departamento, posterior a ello, una vez que se genere en cada departamento la necesidad de incurrir en tales gastos, así como se obtengan las respectivas aprobaciones, se procederá a realizar los desembolsos en calidad de entregas a rendir. Cabe señalar que en esa oportunidad el encargado del área de caja chica de cada departamento proporcionará, previa formalización de documentos internos, un formato de registro preliminar de gastos de movilidad en la cual éste último realizará la anotación de manera preliminar de la información vinculada con su gestión (fecha, motivo, Nº de liquidación de gastos, especificaciones, cliente, dirección), asimismo, efectuará la referencia de los gastos sustentados en comprobantes de pago con el número de entrega a rendir. Es importante señalar que el registro preliminar de gastos de movilidad servirá para la INFORMATIVO CABALLERO BUSTAMANTE

posterior elaboración del registro de gastos de movilidad o en todo caso para su archivo como parte conformante del referido registro.

Gastos de viaje y viáticos Una vez efectuada la recepción de la entrega a rendir por parte de las personas que incurrirán en los gastos de la referencia y previa acreditación de la aprobación de tales desembolsos en un documento interno que a su vez refleje la naturaleza y la necesidad de los gastos, el personal que requiera la entrega a rendir deberá realizar el llenado del formato de viajes, el cual permitirá reunir la información diaria de los gastos involucrados. Asimismo en la oportunidad de la liquidación de gastos, el personal que realice la gestión efectuara la entrega de la documentación referenciada con el número de entrega a rendir, la que posteriormente formará parte del file de gastos de viaje y viáticos. Cabe señalar aquí, que en ambos casos, en el tiempo, el registro de gastos de movilidad y los files de liquidaciones de gastos de viajes y viáticos, permitirán sustentar la naturaleza del desembolso y su relación con la generación de rentas gravadas o con el mantenimiento de la fuente.

FLUJO DOCUMENTARIO: GASTOS DE MOVILIDAD Y GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS Ejercicio 2007

Gastos de viajes y viáticos, gastos de movilidad incurridos por las diversas áreas

Ejercicio 2006 Ejercicio 2005 File con documentación sustentatoria

Tesorería

Comprobantes de pago, documentación interna; correos, informes, cartas, contratos, requerimientos internos, informes sobre los resultados obtenidos, agendas de viaje, registro de gastos de movilidad.

Ventas

C. Chica

Créditos y Cobranzas

C. Chica

Recursos Humanos

C. Chica

Almacenes

C. Chica

Contabilidad

C. Chica

5. Atribución de responsabilidades para efecto del cumplimiento de la salvaguarda de información contable y tributaria Finalmente, uno de los aspectos de mayor importancia a cautelar en lo concerniente a los flujos documentarios y en cuanto a la custodia de la información, lo constituyen las “interferencias”, por denominarlo de alguna forma, a la pérdida en el tiempo del grado de identificación de la información con el reflejo contable, el cual aunado a la carencia de políticas internas de custodia de información y una falta de homogenización en los criterios del personal

de las diversas áreas, genera un alto nivel de pérdida de horas laborales, las cuales en cierta medida no lograrían en cierto grado cumplir los requerimientos del ente fiscalizador. Es por ello, que resulta imprescindible detenerse aquí a efecto de realizar una atribución de responsabilidades al personal de las diversas áreas involucradas, en cuanto a la documentación sustentatoria que deberá contener como mínimo las principales operaciones internas o de carácter comercial que se encuentren a su cargo a efecto de su sustentación en ejercicios comerciales futuros y su identificación y acreditación del cumplimiento del principio de causalidad en el tiempo. n Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados