Diario General
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- Pages: 21
Ministerio de Educación Instituto José Dolores Moscote
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9º CH
Tema: Libro de Diario General
Contabilidad
Profesora Gina Arenas
17 de septiembre de 2008
Índice Introducción……………………………………………………………………………...3 El Informe Diario de Operaciones……………………………………………………….4 Definición De Diario General……...……………………………………………………5 Características………………………………………………………………………........6 Requisitos Legales……………………………………………………………………….7 Información……………………………………………………………………………...8 Debe ser llevado…………………………………………………………………....……9 Sesiones Básicas………………………………………………………………………..10 Ejemplos………………………………………………………………………………..12 Propósitos de la Implementación de un Informe Diario entro de la Empresa…..……...13 Los Asientos…………………………………………………………………….……...14 Importancia y Finalidad………………………………………………………………...15 Ventajas………………………………………………………………………………...16 Funciones……………………………………………………………………………….17 Desventajas……………………………………………………………………………..18 Conclusión……………………………………………………………………………...19 Bibliografía……………………………………………………………………………..20
Introducción Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usado en las mismas es vital para todo estudiante ya que, en un futuro, a la hora de adoptar un programa de contabilidad a una empresa debe tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso de los libros. En este trabajo presentamos los aspectos más importantes del estudio de la contabilidad y especialmente del libro diario general para el manejo de los registros contables de las empresas. Este libro de diario general produce información muy valiosa al gerente de la empresa ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable.
El contenido del presente trabajo es una riqueza material para nuestra educación y con éste contribuye con una parte del engrandecimiento de la contabilidad para la formación de futuro. Esperamos que cumpla con todas las expectativas requeridas.
El Informe Diario de Operaciones La estructura e implementación de un informe diario de operaciones le permitirá a las pequeñas y medianas empresas recopilar la información de todas las transacciones diarias que realice la empresa; clasificar las operaciones en diferentes secciones para una mayor claridad; acumular diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por sus propietarios. El informe diario de operaciones nos proporcionará la información necesaria para preparar el resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras al crédito y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego esta información es registrada en los libros de contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros. Esta información podrá registrarse de manera fácil y rápida y con el mínimo margen de error. Esta estructura será diseñada según las necesidades de la empresa y después podrá ser ajustada a las nuevas perspectiva. El informe diario de operaciones está orientado principalmente a la administración: Para la toma de decisiones en las funciones de planeación y control de las diferentes actividades que realice la empresa. Con la implementación del informe diario de operaciones es recolectada, registrada y resumida de manera útil y adecuada, para posteriormente la administración y demás usuarios puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e iniciar la acción mientras los datos son todavía apropiados para alcanzar los objetivos y metas financieras.
Definición de Diario General Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro de diario general es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bl. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente: Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas. El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.
Características del Libro de Diario General •
Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.
•
En el se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u organización.
•
Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto en la columna de debito debe estar en la columna de crédito.
•
Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.
•
En el se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales, nominales, de orden y de valuación)
Requisitos Legales El Código de Comercio (libro 1, título 3°) dice lo siguiente con respecto a los libros de contabilidad y registros de diario. Artículo 77: Los registros de contabilidad deben ser llevados con precisión y claridad, en orden cronológico, indicando la fecha en que se realizan las transacciones o se afecten lo períodos. Artículo 81: En el registro denominado Diario se asentarán en orden cronológico todas las operaciones que realice el comerciante, indicando claramente fecha, monto, y naturaleza de cada una de ellas, así que se afecten en el registro denominado mayor.
En este libro se encuentra información como: •
La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
•
La descripción del comprobante.
•
La
•
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
totalidad
de
los
movimientos
débito
y
crédito
de
cada
cuenta
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.
Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
Debe ser llevado: •
Con claridad.
•
Por orden de fechas.
•
Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
•
Sin tachaduras ni raspaduras.
•
Sin abreviaturas difíciles de identificar.
•
Los valores expresados en monedas.
•
No se puede borrar nada para que sea oficial.
Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en que éstos se adviertan. Los empresarios están obligados a conservar los libros de diario general, así como toda la documentación y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años.
Esquema Del Informe El esquema del informe diario de operaciones tiene como objetivo primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales de una entidad, expresadas en términos monetarios. Además permite a la administración interpretar la información contenida y lograr oportunamente los avances requeridos en la búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos contables constituyen el material clave para la toma de decisiones económicas fundamentales sobre la asignación de los recursos productivos de la empresa. Con este informe diario tendremos la oportunidad de registrar las transacciones diarias de la empresa y contar con el acumulado de los datos más importantes, los que se constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de los problemas que confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro medio es la falta de un sistema de contabilidad sencillo que ofrezca información constante y sin incurrir en costos elevados de personal y de operación.
El informe recomendado contiene diferentes secciones que permiten mayor facilidad de registro y control de las operaciones comerciales de los negocios.
Las Secciones Básicas •
Sección de ingresos y sus respectivos cargos.
•
Sección de cheques girados y compras al crédito.
Además existen secciones de control como: •
Sección de control de inventario de mercancía.
•
Sección de controles de saldos de cuentas.
•
Sección de observaciones.
•
Sección de firma, de fecha y número.
Descripción Sección de ingresos y sus respectivos cargos: Esta sección se divide en tres partes: Registro de los créditos Registro de los débitos Registro de totales de débito y crédito Registro de los créditos: Incluye todos los ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la empresa. También se anotarán los abonos recibidos de clientes, las cuotas de club de mercancía pagadas por los socios o dueños de los clubes de mercancía, depósitos recibidos de clientes en concepto de apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la empresa. A cada crédito se le asignará una línea y una columna para anotar la suma que corresponda del día que ocurre la transacción y una columna para el correspondiente acumulado. Registro de los débitos: Incluye todos los cargos que corresponden contabilizar por el efecto de los créditos registrados. Es decir, si se obtiene ingresos en efectivo el cargo corresponde a una cuenta bancaria o de caja; si se obtiene registro al crédito el cargo
será cuentas por cobrar o cualquiera otra que este de acuerdo con el catálogo de cuentas. Los documentos que originan los registros de la sección de ingresos son: facturas por ventas y recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control interno. Los controles mínimos recomendado: son nombre de la empresa, registro único del contribuyente, numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea requerido. Estos documentos deben revisarse diariamente y resumirse en un informe previo que se denomina "arqueo de caja". El informe de arqueo de caja se explica por sí sólo y únicamente cabe señalar que es de gran importancia para evaluar el control interno de las operaciones de ingreso. Registro de totales de débito y crédito: El registro de totales se refiere al balance diario que debe existir entre las partidas que componen la sumatoria de los créditos y débitos que componen la sección de ingresos. Las cuentas más importantes que se utilizan normalmente en la recopilación de la sección de ingresos para las pequeñas y medianas empresas son: Línea de ventas: Se anotará la suma de todas las ventas al contado, crédito, apartadas y de club, realizadas en el día sin incluir el 1. T. B. M.
CANTIDAD
CUENTA ACTIVO CAJA Caja General MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de interés social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
VALOR VALOR VALOR TOTAL UNITARIO PARCIAL
Ejemplo 1: Veamos como se contabiliza la compra del camión que vimos en la lección anterior (adquisición de un camión de 1.000.000 pesetas financiada con un crédito). En primer lugar, la empresa recibe del banco el crédito de 1.000.000 pesetas Este será el primer asiento en el Libro Diario:. 1.000.000 .......... Caja
a
Bancos .......... 1.000.000
En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crédito se ha ingresado en la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crédito del banco). En segundo lugar, compramos el camión con el dinero que tenemos en la caja: 1.000.000 ........ Camión
a
Caja ........ 1.000.000
Como hemos indicado, todas las operaciones económicas que vaya realizando la empresa se irán recogiendo por orden cronológico en este Libro Diario.
Ejemplo 2: Veamos como se registran en el Libro Diario General las siguientes operaciones: 1.- Se funda la empresa con una aportación de los socios de 1.000.000 pesetas 2.- La empresa pide un crédito de 500.000 pesetas 3.- Se adquiere una oficina por 750.000 pesetas (una ganga). 4.- Se devuelve el crédito de 500.000 pesetas al Banco. 1.000.000 ...... Caja
a
Capital ...... 1.000.000
50.000 ...... Caja
a
Bancos ...... 500.000
750.000 ...... Inmuebles (oficina)
a
Caja ...... 750.000
500.000 ...... Bancos
a
Caja ...... 500.000
Propósitos de la Implementación de un Informe Diario de Operaciones dentro de la Empresa El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas. El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administración permite que se descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una situación. Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa. El registro completo de todas las actividades comerciales de las empresas implica comúnmente un gran volumen de datos. Los sistemas tradicionales requieren del manejo de varios libros e informes para recopilar la información financiera de un negocio como son diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de venta y otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos unidades para atender el departamento de contabilidad. Quienes toman decisiones administrativas en las empresas necesitan información financiera, oportuna para ayudar en la planeación y el control de las actividades que llevan a cabo, así como para ejecutar nuevos proyectos y expansiones. Con un buen sistema de recopilación de información podemos evaluar las diferentes áreas de la empresa de manera que el propietario o los accionistas estén informados sobre los resultados de la gestión y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos con que cuenta la empresa.
Beneficios inmediatos los usuarios de la información Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar información cuantitativa, como uno de los elementos del proceso para la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los propietarios, administradores, contadores y de esta forma la administración puede decidir ante los acreedores, clientes, entidades gubernamentales… Con el informe diario de operaciones se podrá medir la capacidad que tiene la información contable para representar con palabras y cantidades, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación. Esta información debe permitir al usuario obtener resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines particulares.
Los Asientos La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o mas cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.
Formato Un asiento de diario incluye como mínimo: 1. 2. 3. 4. 5.
La fecha de la transacción o contabilización o ambas; Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan; Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan; El importe de cada débito y crédito, y, Una explicación de la operación que se está registrando
Ejemplo
Fecha
Código de cuenta Nombre de la cuenta
01 / 03 / 2008 653345
192231
Teléfonos Móviles expensas
Efectivo
Debe Haber
$ 400
$ 400
Explicación: Por el pago de factura telefónica.
Importancia y finalidad Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado; deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas. El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.
Ventajas del Diario General El informe diario de operaciones presenta una serie de ventajas si se compara con lo diarios especiales… A continuación de describen las mencionadas ventajas: • •
• • • • • • • • •
Diariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos, costos y gastos de una compañía. Las transacciones aparecen en forma completa, lo que permite que se pueda localizar una operación determinada, sin necesidad de buscar en varias cuentas del mayor. Las operaciones se registran por orden de fecha lo que facilita su búsqueda de los asientos. Se registrará directamente en el mayor, se podrían originar errores de omisión o duplicación de registros. Se garantiza la igualdad de los débitos y créditos de todas las cuentas, pues desde el diario ya deben estar balanceadas las transacciones. Se garantiza la igualdad de los débitos y créditos todas las cuentas, pues desde el diario ya deben estar balanceadas las transacciones. Se puede conocer mejor la naturaleza de cada operación pues se anota una explicación que indica la información relativa a la transacción. Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes bancos, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. La documentación que sustenta la información registrada puede verificarse en forma sencilla y eficaz. Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de débitos y créditos diariamente. Este informe controla el manejo de los ingresos ya que permite observar si éstos se depositan íntegramente al banco y se hacen los cargos correctos a cuentas por cobrar.
El Diario Cumple Tres Útiles Funciones: En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en su orden cronológico.
Desventajas •
No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final del mes.
•
En los diarios generales no tenemos control de cuentas importantes como son banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.
•
Los documentos archivados no se pueden localizar rápidamente.
•
Que el manejo y registro de las operaciones es mucho.
Conclusión Hemos llegado a la conclusión de que el libro de Diario General, al igual que los otros libros contables, es de gran importancia en la actividad contable de las empresas. Ya que este permite llevar el control de los registros de todas las actividades financieras realizadas por alguna empresa; para que en el futuro se tenga en cuenta todos los gastos que se han hecho y entrar así confusiones y malentendidos al mismo tiempo que también se evitan rodos y fraudes. El estudio y manejo de la información de los libros diarios y general de una empresa nos proporciona la herramienta para conocer la situación de una empresa en un momento dado ya que por ejemplo de la cuenta de Banco podemos saber con que dinero contamos para transacciones futuras.
Bibliografía http://html.rincondelvago.com/libros-contables.html http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml http://www.monografias.com/trabajos17/libros-diario-mayor/libros-diario-mayor.shtml http://librodiarioymayorgeneralap.blogspot.com/
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9º CH
Tema: Libro de Diario General
Contabilidad
Profesora Gina Arenas
17 de septiembre de 2008
Índice Introducción……………………………………………………………………………...3 El Informe Diario de Operaciones……………………………………………………….4 Definición De Diario General……...……………………………………………………5 Características………………………………………………………………………........6 Requisitos Legales……………………………………………………………………….7 Información……………………………………………………………………………...8 Debe ser llevado…………………………………………………………………....……9 Sesiones Básicas………………………………………………………………………..10 Ejemplos………………………………………………………………………………..12 Propósitos de la Implementación de un Informe Diario entro de la Empresa…..……...13 Los Asientos…………………………………………………………………….……...14 Importancia y Finalidad………………………………………………………………...15 Ventajas………………………………………………………………………………...16 Funciones……………………………………………………………………………….17 Desventajas……………………………………………………………………………..18 Conclusión……………………………………………………………………………...19 Bibliografía……………………………………………………………………………..20
Introducción Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usado en las mismas es vital para todo estudiante ya que, en un futuro, a la hora de adoptar un programa de contabilidad a una empresa debe tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso de los libros. En este trabajo presentamos los aspectos más importantes del estudio de la contabilidad y especialmente del libro diario general para el manejo de los registros contables de las empresas. Este libro de diario general produce información muy valiosa al gerente de la empresa ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable.
El contenido del presente trabajo es una riqueza material para nuestra educación y con éste contribuye con una parte del engrandecimiento de la contabilidad para la formación de futuro. Esperamos que cumpla con todas las expectativas requeridas.
El Informe Diario de Operaciones La estructura e implementación de un informe diario de operaciones le permitirá a las pequeñas y medianas empresas recopilar la información de todas las transacciones diarias que realice la empresa; clasificar las operaciones en diferentes secciones para una mayor claridad; acumular diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por sus propietarios. El informe diario de operaciones nos proporcionará la información necesaria para preparar el resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras al crédito y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego esta información es registrada en los libros de contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros. Esta información podrá registrarse de manera fácil y rápida y con el mínimo margen de error. Esta estructura será diseñada según las necesidades de la empresa y después podrá ser ajustada a las nuevas perspectiva. El informe diario de operaciones está orientado principalmente a la administración: Para la toma de decisiones en las funciones de planeación y control de las diferentes actividades que realice la empresa. Con la implementación del informe diario de operaciones es recolectada, registrada y resumida de manera útil y adecuada, para posteriormente la administración y demás usuarios puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e iniciar la acción mientras los datos son todavía apropiados para alcanzar los objetivos y metas financieras.
Definición de Diario General Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro de diario general es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bl. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente: Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas. El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.
Características del Libro de Diario General •
Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.
•
En el se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u organización.
•
Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto en la columna de debito debe estar en la columna de crédito.
•
Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.
•
En el se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales, nominales, de orden y de valuación)
Requisitos Legales El Código de Comercio (libro 1, título 3°) dice lo siguiente con respecto a los libros de contabilidad y registros de diario. Artículo 77: Los registros de contabilidad deben ser llevados con precisión y claridad, en orden cronológico, indicando la fecha en que se realizan las transacciones o se afecten lo períodos. Artículo 81: En el registro denominado Diario se asentarán en orden cronológico todas las operaciones que realice el comerciante, indicando claramente fecha, monto, y naturaleza de cada una de ellas, así que se afecten en el registro denominado mayor.
En este libro se encuentra información como: •
La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
•
La descripción del comprobante.
•
La
•
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
totalidad
de
los
movimientos
débito
y
crédito
de
cada
cuenta
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.
Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
Debe ser llevado: •
Con claridad.
•
Por orden de fechas.
•
Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
•
Sin tachaduras ni raspaduras.
•
Sin abreviaturas difíciles de identificar.
•
Los valores expresados en monedas.
•
No se puede borrar nada para que sea oficial.
Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en que éstos se adviertan. Los empresarios están obligados a conservar los libros de diario general, así como toda la documentación y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años.
Esquema Del Informe El esquema del informe diario de operaciones tiene como objetivo primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales de una entidad, expresadas en términos monetarios. Además permite a la administración interpretar la información contenida y lograr oportunamente los avances requeridos en la búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos contables constituyen el material clave para la toma de decisiones económicas fundamentales sobre la asignación de los recursos productivos de la empresa. Con este informe diario tendremos la oportunidad de registrar las transacciones diarias de la empresa y contar con el acumulado de los datos más importantes, los que se constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de los problemas que confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro medio es la falta de un sistema de contabilidad sencillo que ofrezca información constante y sin incurrir en costos elevados de personal y de operación.
El informe recomendado contiene diferentes secciones que permiten mayor facilidad de registro y control de las operaciones comerciales de los negocios.
Las Secciones Básicas •
Sección de ingresos y sus respectivos cargos.
•
Sección de cheques girados y compras al crédito.
Además existen secciones de control como: •
Sección de control de inventario de mercancía.
•
Sección de controles de saldos de cuentas.
•
Sección de observaciones.
•
Sección de firma, de fecha y número.
Descripción Sección de ingresos y sus respectivos cargos: Esta sección se divide en tres partes: Registro de los créditos Registro de los débitos Registro de totales de débito y crédito Registro de los créditos: Incluye todos los ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la empresa. También se anotarán los abonos recibidos de clientes, las cuotas de club de mercancía pagadas por los socios o dueños de los clubes de mercancía, depósitos recibidos de clientes en concepto de apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la empresa. A cada crédito se le asignará una línea y una columna para anotar la suma que corresponda del día que ocurre la transacción y una columna para el correspondiente acumulado. Registro de los débitos: Incluye todos los cargos que corresponden contabilizar por el efecto de los créditos registrados. Es decir, si se obtiene ingresos en efectivo el cargo corresponde a una cuenta bancaria o de caja; si se obtiene registro al crédito el cargo
será cuentas por cobrar o cualquiera otra que este de acuerdo con el catálogo de cuentas. Los documentos que originan los registros de la sección de ingresos son: facturas por ventas y recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control interno. Los controles mínimos recomendado: son nombre de la empresa, registro único del contribuyente, numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea requerido. Estos documentos deben revisarse diariamente y resumirse en un informe previo que se denomina "arqueo de caja". El informe de arqueo de caja se explica por sí sólo y únicamente cabe señalar que es de gran importancia para evaluar el control interno de las operaciones de ingreso. Registro de totales de débito y crédito: El registro de totales se refiere al balance diario que debe existir entre las partidas que componen la sumatoria de los créditos y débitos que componen la sección de ingresos. Las cuentas más importantes que se utilizan normalmente en la recopilación de la sección de ingresos para las pequeñas y medianas empresas son: Línea de ventas: Se anotará la suma de todas las ventas al contado, crédito, apartadas y de club, realizadas en el día sin incluir el 1. T. B. M.
CANTIDAD
CUENTA ACTIVO CAJA Caja General MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de interés social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
VALOR VALOR VALOR TOTAL UNITARIO PARCIAL
Ejemplo 1: Veamos como se contabiliza la compra del camión que vimos en la lección anterior (adquisición de un camión de 1.000.000 pesetas financiada con un crédito). En primer lugar, la empresa recibe del banco el crédito de 1.000.000 pesetas Este será el primer asiento en el Libro Diario:. 1.000.000 .......... Caja
a
Bancos .......... 1.000.000
En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crédito se ha ingresado en la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crédito del banco). En segundo lugar, compramos el camión con el dinero que tenemos en la caja: 1.000.000 ........ Camión
a
Caja ........ 1.000.000
Como hemos indicado, todas las operaciones económicas que vaya realizando la empresa se irán recogiendo por orden cronológico en este Libro Diario.
Ejemplo 2: Veamos como se registran en el Libro Diario General las siguientes operaciones: 1.- Se funda la empresa con una aportación de los socios de 1.000.000 pesetas 2.- La empresa pide un crédito de 500.000 pesetas 3.- Se adquiere una oficina por 750.000 pesetas (una ganga). 4.- Se devuelve el crédito de 500.000 pesetas al Banco. 1.000.000 ...... Caja
a
Capital ...... 1.000.000
50.000 ...... Caja
a
Bancos ...... 500.000
750.000 ...... Inmuebles (oficina)
a
Caja ...... 750.000
500.000 ...... Bancos
a
Caja ...... 500.000
Propósitos de la Implementación de un Informe Diario de Operaciones dentro de la Empresa El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas. El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administración permite que se descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una situación. Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa. El registro completo de todas las actividades comerciales de las empresas implica comúnmente un gran volumen de datos. Los sistemas tradicionales requieren del manejo de varios libros e informes para recopilar la información financiera de un negocio como son diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de venta y otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos unidades para atender el departamento de contabilidad. Quienes toman decisiones administrativas en las empresas necesitan información financiera, oportuna para ayudar en la planeación y el control de las actividades que llevan a cabo, así como para ejecutar nuevos proyectos y expansiones. Con un buen sistema de recopilación de información podemos evaluar las diferentes áreas de la empresa de manera que el propietario o los accionistas estén informados sobre los resultados de la gestión y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos con que cuenta la empresa.
Beneficios inmediatos los usuarios de la información Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar información cuantitativa, como uno de los elementos del proceso para la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los propietarios, administradores, contadores y de esta forma la administración puede decidir ante los acreedores, clientes, entidades gubernamentales… Con el informe diario de operaciones se podrá medir la capacidad que tiene la información contable para representar con palabras y cantidades, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación. Esta información debe permitir al usuario obtener resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines particulares.
Los Asientos La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o mas cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.
Formato Un asiento de diario incluye como mínimo: 1. 2. 3. 4. 5.
La fecha de la transacción o contabilización o ambas; Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan; Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan; El importe de cada débito y crédito, y, Una explicación de la operación que se está registrando
Ejemplo
Fecha
Código de cuenta Nombre de la cuenta
01 / 03 / 2008 653345
192231
Teléfonos Móviles expensas
Efectivo
Debe Haber
$ 400
$ 400
Explicación: Por el pago de factura telefónica.
Importancia y finalidad Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado; deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas. El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.
Ventajas del Diario General El informe diario de operaciones presenta una serie de ventajas si se compara con lo diarios especiales… A continuación de describen las mencionadas ventajas: • •
• • • • • • • • •
Diariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos, costos y gastos de una compañía. Las transacciones aparecen en forma completa, lo que permite que se pueda localizar una operación determinada, sin necesidad de buscar en varias cuentas del mayor. Las operaciones se registran por orden de fecha lo que facilita su búsqueda de los asientos. Se registrará directamente en el mayor, se podrían originar errores de omisión o duplicación de registros. Se garantiza la igualdad de los débitos y créditos de todas las cuentas, pues desde el diario ya deben estar balanceadas las transacciones. Se garantiza la igualdad de los débitos y créditos todas las cuentas, pues desde el diario ya deben estar balanceadas las transacciones. Se puede conocer mejor la naturaleza de cada operación pues se anota una explicación que indica la información relativa a la transacción. Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes bancos, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. La documentación que sustenta la información registrada puede verificarse en forma sencilla y eficaz. Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de débitos y créditos diariamente. Este informe controla el manejo de los ingresos ya que permite observar si éstos se depositan íntegramente al banco y se hacen los cargos correctos a cuentas por cobrar.
El Diario Cumple Tres Útiles Funciones: En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en su orden cronológico.
Desventajas •
No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final del mes.
•
En los diarios generales no tenemos control de cuentas importantes como son banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.
•
Los documentos archivados no se pueden localizar rápidamente.
•
Que el manejo y registro de las operaciones es mucho.
Conclusión Hemos llegado a la conclusión de que el libro de Diario General, al igual que los otros libros contables, es de gran importancia en la actividad contable de las empresas. Ya que este permite llevar el control de los registros de todas las actividades financieras realizadas por alguna empresa; para que en el futuro se tenga en cuenta todos los gastos que se han hecho y entrar así confusiones y malentendidos al mismo tiempo que también se evitan rodos y fraudes. El estudio y manejo de la información de los libros diarios y general de una empresa nos proporciona la herramienta para conocer la situación de una empresa en un momento dado ya que por ejemplo de la cuenta de Banco podemos saber con que dinero contamos para transacciones futuras.
Bibliografía http://html.rincondelvago.com/libros-contables.html http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml http://www.monografias.com/trabajos17/libros-diario-mayor/libros-diario-mayor.shtml http://librodiarioymayorgeneralap.blogspot.com/
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