[de] Ecm 2.0 - Die Zukunft Dokumentenbezogener Technologien | Ulrich Kampffmeyer | 2007

SAPERION congress 2007, Berlin, 19.06.2007 ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT

SAPERIONcongress 2007 ECM 2.0 – die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Agenda • TITEL Titel: die Dekonstruktion des Vortragsthemas wird durch einen Ausschnitt des Bilds “Guernica” von Pablo Picasso illustriert und ist in provokantem Rot gehalten

• THESEN Thesen: die Konstruktion der ECM-2.0-Themen wird durch einen Ausschnitt eines Bild aus dem Felix-Klein-Gymnasium der Serie “Kubismus: Gebäude” illustriert und ist in kühlem, rationalen Blau gehalten

• TEMPERAMENTE SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Temperamente: die Projektion in die Zukunft wird durch einen Ausschnitt des Bilds “Impression, Soleil levant” von Claude Monet illustriert und ist in hoffnungsvollem Grün gehalten

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Agenda | ECM 2.0 | Die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien | | Willkommen | Agenda | | Titel || Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull ||| dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft |||| | Thesen || Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration ||| Konvergenz ||| SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop ||| Nutzung ||| Suche ||| Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert ||| Compliance ||| Standards ||| Schutz ||| Rechte ||| Authentizität ||| Authentifikation ||| Lebenszyklus |||| | Temperamente || Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit ||| Selbstverständnis ||| Flut ||| Qualität ||| Verlust ||| Risiko ||| Langzeit ||| Verantwortung ||| Ägide ||| Intelligenz |||| | Abschied | Quellen ||||| SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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| Titel || Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull ||| dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft |||| | Thesen || Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration ||| Konvergenz ||| SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop ||| Nutzung ||| Suche ||| Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert ||| Compliance ||| Standards ||| Schutz ||| Rechte ||| Authentizität ||| Authentifikation ||| Lebenszyklus |||| | Temperamente || Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit ||| Selbstverständnis ||| Flut ||| Qualität ||| Verlust ||| Risiko ||| Langzeit ||| Verantwortung ||| Ägide ||| Intelligenz SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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TITEL

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TITEL Dekonstruktion

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TITEL Dekonstruktion ECM

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ECM Enterprise Content Management SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ECM: Definition

“Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”

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ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content

CAPTURE

MANAGE

Business Data Processes

Unstructured Content

STORE

DELIVER PRESERVE

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AIIM International, 2003

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ECM: das 5-Komponenten-Modell • •

• • SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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•

Capture Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifkation etc. Manage Business-Process-Management, Collaboration, Records-Management, Dokumenten-Management, Web-Content-Management, E-Mail-Management, Digital-Asset-Management Deliver Output-Management, Sicherheit, Multi-Channel-Distribution, Kryptographie, Signaturen etc. Store Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen, Speichermedien Preserve Langzeitarchivierung, Formate, Speichermedien, Migration

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ECM: das 5-Komponenten-Modell MANAGE Collab DM

STORE

CAPTURE

WCM

DELIVER

WF/ BPM RM SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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PRESERVE

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CAPTURE

Human created

Recogniton

• Office Documents

• OCR

• Form

• HCR

• Rich Media

• ICR

• Microfilm

• OMR

Indexing

Input Designs

• Barcode

Application created

Forms Processing

• ERP

Categorization

E-Forms/Web-Forms

• XML

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• Finacial Applications

Aggregation

• E-Billing

COLD/ERM

Input

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MANAGE

Collab DM

STORE

WCM

WF/ BPM SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

RM

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Document Management

Collab DM

Document Management • • • •

Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

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STORE

WCM

WF/ BPM RM

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Collaboration

Collab

Collaboration

DM

STORE

• • • • •

WCM

Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammenführung

WF/ BPM SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

RM

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Web Content Management

Collab DM

Web Content Management STORE WF/ BPM SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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WCM

• • • • •

Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

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Records Management

Collab DM

STORE

WCM

WF/ BPM SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

RM

• Ablagesystematik • Indizierung und Thesaurus • Aufbewahrungsfristen • Meta-Daten • Archiverwaltung

Records Management

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Workflow / Business Process Management • • • • • •

Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung DM Paralleles und sequentielles Bearbeiten • Wiedervorlage, Fristen • Kontrolle • Protokollierung

Workflow / Business Process Management SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

WF/ BPM

Collab

STORE

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STORE Repositories • • • •

File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses

• • • •

Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail

• • • • •

SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM

Library Services

Technologies SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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• • • •

Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

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Archive • • • • • •

Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE

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Aussonderung

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DELIVER

Security as ECM Infrastructure Transformation Layout/Design

• COLD/ERM

Security Technologies • PKI

• Internet, Intranet, Extranet

• Digital Rights Management/ Watermark

• Email und Fax

• Personalization

• E-Business-Portale

• XML • PDF

• Datenübermittlung mittels EDI, XML u. anderer Formate

• Compression

• CD / DVD

• Syndication • Konverter

Publishing

• Digital Signature

• Digitales Fernsehen • Papier

Viewer

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Ditribution

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Output

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Das ECM-Haus Usage

Storage

Business Process Management

Records Management

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Migration Content Integration Search / Retrieval Syndication Localization Personalization

Forms Processing Document Imaging

Publish

EAI

Electronic Paper

Scanning

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Workflow

Backup / Recovery

Recognition

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SECURITY

SECURITY

Document Management

Categorization

Long-Term Archival

SECURITY

E-Mail Management

Indexing

Repositories

Collaboration

Digital Asset Management

SECURITY

MANAGE

Web Content Management

other Devices STORE

Web Client

PKI

Electronic Signature Entry

PRESERVE

Enabling

DELIVER

Fat Client

User Management Directory Service

User Rights Management

DRM

Firewall

Exit

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ECM-Trends • • • • • • SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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• • •

Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management

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Die Zukunft von ECM

„ECM ist die Strategie, strukturierte und unstruktrurierte Inhalte im Unternehmen zusammenzuführen und übergreifend nutzbar zu machen.“

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„Der Einsatz von Enterprise Content Management ist längst nicht mehr eine Frage des ‚Ob‘ sondern nur noch des ‚Wie‘ und ‚Wann‘.“

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ZweiPunktNull

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Web 2.0 Enterprise 2.0 ECM 2.0 Handy 2.0 Waschmaschine 2.0 Ehefrau 2.0 Haarschnitt 2.0 Wiederkehr 2.0

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Web 2.0?

“2.0, 3.0, 4.0 – es ist einfach langweilig durch das Anfügen von Ordnungsziffern etwas vermeintlich Neues zu postulieren.” “Web 2.0” und alle die anderen “xyz 2.0” sind nichts als ein Marketing-Hype, die Idee eines Kongressveranstalters!” SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Web 2.0: Definition Tim O’Reilly:

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„Web 2.0 is the network as platform, spanning all connected devices; Web 2.0 applications are those that make the most of the intrinsic advantages of that platform: delivering software as a continuallyupdated service that gets better the more people use it, consuming and remixing data from multiple sources, including individual users, while providing their own data and services in a form that allows remixing by others, creating network effects through an “architecture of participation,” and going beyond the page metaphor of Web 1.0 to deliver rich user experiences.”

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Vom Web 1.0 zum Web 2.0 Web 1.0

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-->

Web 2.0

DoubleClick --> Google AdSense Ofoto --> Flickr Akamai --> BitTorrent mp3.com --> Napster Britannica Online --> Wikipedia personal websites --> blogging evite --> upcoming.org and EVDB domain name speculation --> search engine optimization page views --> cost per click screen scraping --> web services publishing --> participation CMS --> wikis directories (taxonomy) --> tagging ("folksonomy") stickiness --> syndication

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Web 2.0 Gesellschaftliche Sicht •

Marketing-Schlagwort, das die veränderte Wahrnehmung und Benutzung des Internets beschreibt.

•

Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondern auch Verbreitung durch unabhängige Leute, die sich untereinander vernetzen (Beispiele : Wikis, Blogs, Chats).

•

Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme, schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor.

•

Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch ohne gesicherte Qualität und Authentizität.

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Web 2.0 Technische Sicht

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•

„Web 2.0“ als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahre entwickelten Techniken, die durch die große Zahl breitbandiger Internetzugänge erst jetzt großflächig verfügbar sind. (z.B. Web-Service-APIs, AJAX, RSS)‫‏‬

•

„Web 2.0“ existiert nicht wirklich: es bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedener Technologien und eine vermutete bzw. gewollte Entwicklungsrichtung.

•

Häufige Kritik an der “technologischen Interpretation”: der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet, um die Popularität von Angeboten und Techniken zu fördern, oder neue „Trends“ wichtig und revolutionär erscheinen zu lassen.

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Enterprise 2.0

„Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ECM 2.0?

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“Hat irgendwer irgendwann einmal ECM 1.0 definiert? Brauchen wir wirklich ECM 2.0? Sollten wir nicht gleich auf ECM 42 vorpreschen? Man könnte dann schöne Handtücher fertigen lassen mit der Aufschrift ‘SAPERION - ECM 42’ – denn ohne Handtuch werden wir nicht in der Lage sein, die Erde, unsere Daten und uns selbst zu retten!”

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„Web 42.0“ “Die Antwort ist 42!“

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“Web 42 ist das ultimative Heilsversprechen, dasjenige Web, dass die Frage nach dem Sein, nach dem Sinn des Lebens, einfach nach Allem, klar, schlüssig und ultimativ abschließend beantwortet. Viele versuchen bereits heute die Fallen von Web 6.0, Web 7.0 und Web 8.0 zu umgehen und sich ganz dem Web 42 zu verschreiben. So z.B. die Pastafaris, die in den Spaghetti des Web 42 die Offenbarung des Flying Spaghetti Monsters sehen (allerdings ist dies zur Zeit nur eine kleine Splittersekte, Pasta42, von Web-Technik-phoben Anhängern des FSM). Die wahren Verfechter des Web 42 stützen sich eher auf die ausführlichen, technisch detaillierten Beschreibungen von Douglas Adams, die zumindest den funktionalen Umfang von Web 42 erkennen lassen. Deep Thoughts Antwort „42“ lässt Äonen und Myriaden von Generationen erzittern. Und so ist auch Web 42 eine grundsätzliche Offenbarung - die Welt, wir selbst, einfach Alles ist Bestandteil des Web, das Web ist Web ist Web ist Web - Web-Web-Web-Web-Web-Web-Web-Web. Die Bezeichnung Web 42.0 mit der „.0“-Versionierung ist dagegen bei Verfechtern des wahren Web 42 sehr umstritten - man habe es nicht nötig eine Null an das Ultimative anzuhängen.“

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Dokumentbezogene Technologien

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Dokumentbezogene Technologien DRT Document Related Technologies

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DRT: Definition

Document Related Technologies Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger. DRT beinhaltet zwei unterschiedliche Ansätze: • Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwach strukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind • dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

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DRT und ECM

Document Related Technologies verfolgt einen eher technologischen Ansatz – es geht um Dokumente.

Enterprise Content Management verfolgt einen eher strategischen Ansatz – es geht um die ganzheitliche Verwaltung von Informationen.

Die Definition von ECM der AIIM beinhaltet alle drei Begriffe: Enterprise Content Management is the technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

documents related to organizational processes.

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Was sind Dokumenten-Technologien ?

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• • • • • • • • • • • • • •

Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Emulator, Converter & Viewer Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

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DRT – die Zukunft ist Informationsmanagement

„Das Dokument ist nur eine Ausprägung von Information, definiert durch Inhalt, Rechtscharakter und Kontext. Dokumentenmanagement ist daher nur eine Facette des übergreifenden Informationsmanagements“. „In zukünftigen Systemen steht die Information selbst im Mittelpunkt – die Lösungen werden informationszentrisch.“

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„Wenn niemand mehr über flüchtige Akronyme wie DMS, ECM, ILM, BPM und so weiter spricht wird es immer noch Technologien geben, die sich mit der Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Wandlung, Bereitstellung und Speicherung von Dokumenten beschäftigen – Dokumenten-Technologien eben“.

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Zukunft

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Die

Zukunft ist anders

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Zukunft

“Was immer man heute auch über die

Zukunft spekulieren mag, sicher ist nur eines, die Zukunft wird anders sein.”

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“Die Wahrscheinlichkeit, ob nun zukünftige Raumschiffkommandozentralen aussehen wie bei Ijon Tichy oder wie in Starwars, ist gleich hoch!”

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Zukunft: Definition • Zukunft ist das in der Abfolge der Zeit nach einem Bezugszeitpunkt (Gegenwart)‫ ‏‬stattfindende Geschehen. • Der Mensch lebt vor dem Hintergrund der Vergangenheit, deren Ereignisse und Erfahrungen in die Gegenwart eingeflossen sind, auf die Zukunft hin, die immer nur in unterschiedlichen Graden der Wahrscheinlichkeit vorausgesagt werden kann.

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Zukunft: Definition

„Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft existieren nicht: Die Vergangenheit ist vorbei und nicht zurückholbar, die Zukunft gibt es noch nicht und sie liegt weit voraus, die Gegenwart ist nur der Augenblick des Übergangs von der Zukunft in die Vergangenheit.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ECM 2007 – PROJECT CONSULT Es gibt … 20 ECM Trends für 2007

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(1) Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr anspruchsvolle Projekte! (2) Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen, noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung! (3) Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt! (4) Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen, neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECMSpezialisten! (5) Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen Archivsystemanbietern den letzten Schlaf! (6) Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand da ist, der ihn auffängt!

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ECM 2007 – PROJECT CONSULT

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(7) Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird wahr! (8) Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten Schlafpositionen in der Büroorganisation an! (9) Es gibt eine Renaissance für Wissensmanagement - mit Wikis, Blogs, Collaboration Suites, White-boards, Video-Conferencing, RSS, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat, Spracherkennung, Community-Profilen, assoziativer Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält Wissensmanagement neuen Drive! (10) Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität. ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory Services, Master Data Management Solutions, Information Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!

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ECM 2007 – PROJECT CONSULT

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(11) Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und Finden. Neben herkömmliche Volltextsuche und InternetSuchmaschinen treten ontologische, semantische und andere Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der Suchergebnisse. (12) Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt 2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als IndexDatenbank im Bauch haben. (13) Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und ESB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im Unternehmen überflüssig. (14) Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit fortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dümpelt alles noch vor sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht in Fahrt kommen. (15) Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche. Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.

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ECM 2007 – PROJECT CONSULT

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(16) Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2 dürfte 2007 fertig werden. (17) Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch das Ministerium klappt. (18) Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen Anforderungen konfrontiert. (19) Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRTAnbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht überleben. (20) Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.

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IT-Zukunft – Gartner Group Die zehn wichtigsten Technologien

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• • • • • • • • • •

Virtualization Grid computing Service-oriented business applications (SOBAs) Pervasive computing OLED/LEP technologies Linux - for important stuff Location-aware services Desktop search tools Micro Commerce Instant messaging

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Ein anderer Blick auf die Zukunft von ECM

“ECM

hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.”

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THESEN

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ECM 2.0? “Warum soll man auch an ECM dieses ‘2.0’ dranhängen?

Warum muss man das hohle, marketinggetriebene ‘2.0’Postfix an einen bereits sehr schwierigen, erklärungsbedüftigen Branchenterminus anfügen, sind die Anwender durch ECM nicht genug verwirrt? Ist die Verwendung von ‘2.0’ ein Zeichen von Modernität oder doch nur einfach ein Zeichen von fehlverstandenem, unkreativem Allerwelts-Me-Too-Marketing?

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Wäre es nicht besser, man würde erstmal funktionierende ECM ‘1.0’ Lösungen an den Markt bringen?”

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THESEN Konstruktion

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Konstruktion: Definition Konstruktion bezeichnet allgemein das Aufbauen, Errichten oder Herstellen eines materiellen oder immateriellen Gebildes, z.T. auch eine Berechnung oder Erfindung. Speziell in der Technik steht Konstruktion für alle Ideen, Überlegungen, Prinzipien, Berechnungen und Verfahren, welche die Funktion eines technischen Produkts (einer Maschine oder eines Bauwerks)‫‏‬ gewährleisten.

Im Folgenden steht Konstruktion für die Zusammenstellung derjenigen Themenbereiche, die die Herausforderungen an ECM 2.0 ausmachen. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Thesen zu ECM 2.0 “ECM 2.0 gibt es noch nicht – also konstruieren wir es uns einfach einmal analog zu Web 2.0 und Enterprise 2.0 zusammen.”

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“Würde man ECM 2.0 ernst nehmen, dann müssten sich die Eigenschaften von ECM 2.0 aus der Differenz der heutigen ECM-Funktionalität – die nicht als ECM 1.0 bezeichnet wird – und den sich abzeichnenden, neuen Technologien herauskristallisieren lassen.” “ECM 2.0 könnte man auch als ‘Ambient ECM’ betrachten.”

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THESEN Konstruktion Infrastruktur

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ECM ist

Infrastruktur

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Infrastruktur: Definition

Infrastruktur ist die Gesamtheit aller technischen und logischen Elemente innerhalb einer Organisation, die zur automatisierten Informationsverarbeitung eingesetzt werden.

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ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI

Integration

Collaboration

Workflow Data Warehousing Mining

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Domino

Web Content Management

Exchange

Enterprise Applications

RDMS

Doc Mgmt Imaging File System

Enterprise Content Management

Infrastructure

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Source: AIIM 2001 Industry Study

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Integrative Middleware Integrative Middleware AIIM International

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI Workflow

Enterprise Applications Integration

Basis Idee Nr. 1 Collaboration

Enterprise

Integrative MiddlewareContent Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management Mining

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Domino

Management

Exchange

RDMS

Imaging File System

Infrastructure

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Independent Services – Dienstekonzept AIIM International

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI

Enterprise Applications Integration

Basis Idee Nr. 2 Workflow

Collaboration Unabhängige Dienste Enterprise Content Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management für alle Anwendungen Mining Management Imaging

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Domino

Exchange

RDMS

File System

Infrastructure

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Federated Repository – Einheitlicher Speicherort AIIM International

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI Idee Nr. 3 Basis

Enterprise Applications Integration

Ein einheitliches, übergreifendes Workflow Collaboration Enterprise Content Enterprise Repository Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management Miningfür jeden Management Imaging Informationstyp SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

Domino

Exchange

RDMS

File System

Infrastructure

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ECM 1.0 als Infrastruktur

“ECM ist Infrastruktur! Dies zeigen besonders die drei Basisideen von Enterprise Content Management: ECM als integrative Middleware, ECM als unabhängige Dienste und ECM als übergreifend nutzbarer Speicherort.”

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ECM 2.0 als Infrastruktur

„ECM will become infrastructure at the level of operating systems, databases and software services. ECM basic functionality is a commodity.“

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Integration

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Ohne

Integration macht ECM keinen Sinn SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Integration: Definition Die Integration dient zur Verknüpfung von verschiedenen Anwendungen: Verringerung und Vermeidung von Schnittstellen. Hierbei wird zwischen Funktionsintegration, Datenintegration und Geschäftsprozessintegration unterschieden. Mehrere arbeitsteilige Applikationen werden in einer Anwendung zusammengefasst. Dadurch wird verhindert, dass dieselben Funktionen in verschiedenen Anwendungen implementiert werden müssen. Gleichzeitig werden Schnittstellen zur Datenübergabe vermieden. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Integration: die Natur von ECM

“Die Zeit der Insellösungen ist vorbei!” “Ohne Integration in andere Anwendungen gibt es kein ECM Enterprise Content Management” “Die Integration darf nicht bei der Technik haltmachen – ECM muss Organisation und den Menschen einschließen.” SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Integrationsaspekte

Informationsverarbeitung

Daten

Editing, Publishing, Tabellenkalkulation, individuelle Anwendungen

Datenbank, Hostdaten, Vorgangsdaten, CI-/NCI-Daten

Mensch

Enterprise-ContentManagement

Organisation Technik

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Ablauforganisation

Aufbauorganisation

Logische Reihenfolge, zeitliche Reihenfolge Regeln

Personen, Rollen, Kompetenzen, Organisationseinheiten

IT-Abteilung

Organisationsabteilung

Fachabteilung

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Nach IOT Consulting

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ECI Enterprise Content Integration „Integration über die Information selbst: ECM-Technologien bieten in Gestalt von Enterprise Content Integration die Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Quelle zu empfangen und diese verschiedenen Zielsystemen zur Verfügung zu stellen ohne dass die Quell- und Zielsysteme direkt verbunden sein müssen.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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EAI Enterprise Application Integration

„ECM als Integrationswerkzeug: ECM-Technologien wie Workflow, BusinessProcess-management und andere fungieren als Integrationswerkzeuge und Schnittstellensysteme zur Verbindung von Anwendungen, die über Prozesse und Dokumente miteinander kommunizieren müssen.“

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Integrationsfähigkeit als Voraussetzung für ECM 2.0 “Die Zusammenführung von Komponenten mittels Integration ist in heterogenen Landschaften die einzige Chance, in den zunehmend komplexen IT-Umgebungen zukunftssichere Lösungen zu erstellen.”

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“ECM ist keine Einzelkomponente oder ein eigenständiges, losgegelöstes System – ECM ist ein integrierter Baustein aller modernen Informationssysteme.”

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Konvergenz

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Konvergenz führt zu sich überlappender Funktionalität SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Konvergenz: Definition Allgemein: Konvergenz ist das Zusammenwachsen der ITTechniken mit den Kommunikationstechniken und der Telekommunikation. Konvergenz führt zur Integration von Kommunikationsdiensten und Übertragungstechniken, so dass Texte, Graphiken, Audio und Video über alle Medien übertragen und verfügbar gemacht werden können. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Konvergenz ist gekennzeichnet durch die Übernahme weiterer Funktionalität aus sowie Überlappung mit angrenzenden Technologiefeldern.

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Konvergenz im ECM

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Die Konvergenz bei ECM zeigt sich insbesondere durch das Zusammenwachsen von Technologien, die ursprünglich nicht zum Kernbereich des Dokumentenmanagement gerechnet wurden: • Capture • Output-Management • Asset Management • Digital Rights Management • Elektronische Signatur • Web Content Management • Business Process Management • ...

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Konvergenz im ECM Je weiter gefasst ECM betrachtet wird, desto mehr Überlappung gibt es mit angrenzenden Technologiebereichen: • ECM fasert an den Rändern aus • ECM verschwindet im allgemeinen Informationsmanagement SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Konvergenz & Konsolidierung „Der Markt teilt sich auf in die Anbieter von Basisfunktionalität, die betriebsystemnah, mit Datenbanken oder Office-Lösungen weit verbreitet angeboten wird, und spezielle, komplexere, dokumenten- und prozesszentrische Lösungen, die von den ECM-Spezialisten bedient werden.“

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„Auch wenn immer wieder neue innovative Unternehmen sich des Themas ECM annehmen, die Konzentration geht weiter. Die großen StandardSoftware-Anbieter kaufen hinzu und erhöhen durch die neu hinzugewonnene Funktionalität zugleich auch die Messlatte für alle anderen, die sich ebenfalls im ECM-Markt tummeln. Konvergenz beflügelt so die Konsolidierung.“

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ECM 2.0 ist Konvergenz

„ECM ist der Baukasten, der allen Anwendungen und der ITK-Infrastruktur die notwendigen Bausteine zu Erfassung, Verteilung, Verarbeitung, Konvertierung, Speicherung, Erschließung, Nutzung, Bereitstellung, Migration, Archivierung und Entsorgung von schwachstrukturierten und unstruktrierten Informationen bereitstellt.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Schnittstellen

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Schnittstellen verbinden Welten

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Schnittstellen: Definition Schnittstellen sind logische Berührungspunkte in einem System, die definieren, wie Kommandos und Daten zwischen verschiedenen Prozessen und Komponenten ausgetauscht werden.

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Schnittstellen: ECM ECM hat wenige „eigene“ Schnittstellen hervorgebracht, sondern benutzt vorrangig Schnittstellen anderer Systeme. Zu den wenigen „eigenen“ Schnittstellen gehören: • WebDav • JSR 170 / 283 • ArchiveLink SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ECM 2.0 als Schnittstelle

„ECM ist die Schnittstelle zwischen Datenbanken, Anwendungen und Speichern, um Informationen optimal und kontrolliert zu verwalten.“ „Ohne standardisierte Schnittstellen gibt es keine Modularisierung und keine Dienstekonzepte. ECM braucht solche Schnittstellen und ist zugleich selbst eine Schnittstelle.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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SOA

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SOA

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Service Oriented Architecture ist ein Grundprinzip von ECM

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SOA: Definition Service Oriented Architecture SOA ist ein Konzept für eine Systemarchitektur mit dem Ziel einer unternehmensweiten, agil gestaltbaren Prozessintegration. SOA ist ein Designansatz zum Entwurf von komplexen Softwaresystemen, deren Funktionalität durch voneinander unabhängige, lose gekoppelte Dienste (Services) realisiert wird.

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Wesentliche SOA-Eigenschaften: • SOA ist ein Architekturansatz, kein Produkt und kein Werkzeug • Services enthalten kleine Bausteine der Applikationslogik • SOA aggregiert lose gekoppelte Services zu Geschäftsprozessen • Services sind interoperabel und kommunizieren über standardisierte Schnittstellen miteinander

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SOA: direkte Anwendungsintegration

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SOA als Zukunftsvision “Die Applikation, wie sie uns bisher bekannt war, gehört der Vergangenheit an, und die monolithische IT-Infrastruktur vergangener Tage wird in eine dynamische Matrix lose gekoppelter Dienste zerlegt. Der Wechsel zu SOA wird nicht einfach sein: Wir müssen lernen diese neue Software auf neue Art und Weise erstellen und managen. Das Ergebnis wird aber das bewegliche, on-demand Unternehmen sein.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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SOA: Vorteile in ECM-Umgebungen SOA ermöglicht es dem Anwender für DokumentUnd Content-Funktionalitäten die Infrastruktur zu harmonisieren:

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• • • • •

nur ein Archiv für alle Informationen nur ein Konvertierungsdienst nur eine Workflow-Engine nur eine Collaboration-Plattform nur …

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ECM 2.0 als SOA-Vision

„SOA ist das Ende des Wildwuchses der gewachsenen DokumentenmanagementInformationsinseln.“ „SOA liefert die notwendige Infrastruktur für die Integration von ECM-Diensten.“

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„Ein auf SOA basierendes Dienstekonzept verringert die Fertigungstiefe bei der Erstellung von ECM-Suiten.“

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SaaS

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SaaS

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Bereitstellung von ECM-Funktionalität für Jedermann

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Definition: SaaS

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• SaaS Software as a Service ist eine Methode, Software nach Bedarf bereitzustellen • Es ähnelt dem ASP Application Service Providing • Unternehmen können über SaaS SoftwareAnwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen • In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"Lösungen hohe Flexibilität • Durch die steigenden Ansprüchen an die Performance von Mitarbeitern und Lieferanten, gleichzeitig aber auch von Kunden an die Unternehmens-Performance ist die Kontrolle und das Management der Anwendungen und Systeme durch 24/7 Services meist gewährleistet

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Definition SaaS

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• Mittelständische Unternehmen und verteilte Organisationen, die oftmals über keine oder aber nur limitierte ITK-Ressourcen verfügen, können schnell und effektiv neue Marktplätze besetzen und neue Geschäftseinheiten professionell aufbauen • Bei den Sicherheitsfragen können Anwender von dem bereits verfügbaren Security-Know How auf Anbieterseite profitieren, die sie ständig durch die Tätigkeit für andere Kunden vertiefen kann • Der Nutzer von SaaS muss sich nicht selbst um Software-Updates oder die Verfügbarkeit seiner Informationen kümmern

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SaaS im ECM

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SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten in geschlossenen Gemeinschaften als ASP und in offenen Gemeinschaften über Web-Methoden. Beispiele sind: • der „Internetsafe“, • Projektmanagement-Plattformen, • verteilter Workflow, • kollaboratives Arbeiten in verteilten Gemeinschaften, • Übersetzungs- und Publikationswerkzeuge, • etc.

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SaaS: Zukunft

„Schätzungen von Gartner gehen davon aus, dass bis zum Jahr 2011 25 Prozent der gesamten Software auf der Basis des SaaS-Modells entwickelt sein könnte.“

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ECM 2.0 - die Zukunft im SaaS?

„SaaS demokratisiert ECM: durch SaaS wird ECM-Funktionalität erstmals einer großen Gemeinschaft außerhalb der internen Unternehmenslösungen bereitgestellt.“

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„SaaS stellt neue Herausforderungen an ECM: SaaS forciert die technologische und funktionale Weiterentwicklung von ECM, um die Nutzung durch unbekannte Dritte und mit einfachen Benutzerschnitten über das Internet zu ermöglichen.“

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OpenSource

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OpenSource

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ist die Herausforderung für kommerzielle ECM-Produkte

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Open Source: Definition

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• Die Software, d.h. der Programmcode liegt in einer für den Menschen lesbaren und verständlichen Form vor • Die Software darf beliebig kopiert, verbreitet und genutzt werden • Die Software darf verändert und in der veränderten Form weitergegeben werden • Diese Charakteristika werden detaillierter in der Open Source Definition (OSD) der Open Source Initiative festgelegt

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Freeware: Definition

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• Unter Freeware versteht man Software, die vom Urheber zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung gestellt wird und weitgehend ohne Einschränkung verbreitet werden darf • Im Allgemeinen wird der Begriff Freeware eher für kleinere Softwareprodukte einzelner Programmierer benutzt, die von diesen über ihre Homepages zum Download angeboten werden • Daneben gibt es auch Codinggroups, die Software programmieren und diese als Freeware anbieten

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Open Source & Freeware • OpenSource ist nicht gleich Freeware. Open Source heißt nicht per Definition, dass die Software kostenfrei ist • Die Nutzung von Freeware ist kostenfrei, allerdings liegt das Programm nur in ausführbarer Form vor • Der Quelltext steht bei Freeware häufig nicht zur Verfügung

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Open Source und Web 2.0

„Gerade im Zeitalter von Web 2.0 wird Open Source in virtuellen Communities zu einer Triebfeder der Entwicklung neuer Technologien.“ „Anwender- und Programmier-Communities sind zugleich Treiber wie auch Risiko von Open Source Software.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Open Source und ECM

„Web Content Management wird heute schon von Open Source dominiert, vor Enterprise Content Management wird diese Entwicklung schwerlich haltmachen.“

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„ECM-nahe Produkte erhöhen den Druck auf die kleineren DMS- und ECM-Anbieter. Noch haben professionellere Open Source Produkte eine geringe Verbreitung in Deutschland - dies wird sich aber kurzfristig ändern.“

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Open Source und ECM 2.0 „Nur die Komplexität der Lösungen und der Umfang der Anwenderanforderungen schützt die kommerziellen ECM-Produkte noch vor Open Source.“

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„Open Source Komponenten werden selbstverständlicher Bestandteil auch von kommerziellen ECM-Suiten werden – anders lässt sich die Kompatibilität zum Web-2.0Umfeld und der Anschluss an die rasante Entwicklungsgeschwindigkeit neuer Technologien gar nicht halten.“

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Desktop

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Desktop – Top Gun Was ist das führende System?

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Desktop: Definition

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• Allgemein ist der Desktop die Schreibtischfläche • Desktop ist ebenso eine grafische Bedieneroberfäche, mit der die Funktionalität eines Schreibtisches nachgebildet wird • Desktop-Anwendungen beziehen sich ausschließlich auf lokal ausgeführte Anwendungen • Durch offene Schnittstellen können die DesktopAnwendungen zu Netzwerk-Anwendungen werden • Der Desktop steht auch für die führende Anwendung, mit der am Meisten vom Anwender gearbeitet wird

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Der Kampf um die führende Anwendung auf dem Desktop „Jedes große Softwaresystem versucht sich als die führende Anwendung zu positionieren, sei es SAP, sei es Microsoft, sei es IBM, sei es die uralte Fachanwendung im Service-Rechenzentrum.“ „Microsoft ist drauf-und-dran seine führende Position auf dem Desktop mit Betriebssystem und Office an Browser-basierte Lösungen im Internet zu verlieren.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ECM und führende Anwendungen

„ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um Dokumenten-orientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden – als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen von Workflow, als einheitlicher Posteingangskorb, als Anwendungs-unabhängiger Archivzugang.“

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„ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.“

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Die Zukunft von ECM: Enabling Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus.

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Keine eigene Oberfläche, allenfalls Öffnung von Fenstern, sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalität innerhalb der aufrufenden Anwendung selbst.

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Der ECM 2.0 Desktop

„ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die „drei Knöpfe“: • Informationen speichern, • Informationen wiederfinden, • Informationen strukturiert bereitstellen.“

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„Vielleicht überlebt ECM nur als kleines Portlet, integriert in Internet- und Intranet-Portale.“

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Nutzung

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Nutzung Wer ist der Anwender der Zukunft?

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Facetten der Nutzung Form der Nutzung • Nutzung durch den Anwender, interaktiv in der Bedienungsoberfläche • Nutzung durch Software-Services, automatisiert als Hintergrunds- oder Dunkelverarbeitungsprozess Usability • Nutzbarkeit als Ergonomiemaßstab • Nutzbarkeit als Qualitätsmaßstab SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Nutzungshäufigkeit • Nutzbarkeit als Produktivitätsmaßstab • Nutzung als Wirtschaftlichkeitsfaktor

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Nutzung von ECM

„ECM dient dazu Informationen zu organisieren und schnell wieder zu finden.“ „Nur wenn ECM einfach zu bedienen ist, lässt sich Akzeptanz für ein solches System schaffen. Die Ordnung, Verwaltung und Indizierung von Informationen ist sonst ein lästiger Zusatzaufwand.“

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„Die Nutzung von ECM erfordert einen organisatorischen Unterbau, denn Software allein löst nicht die Probleme der Informationsnutzung und Prozesse im Unternehmen.“

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Paradigma ECM = Unternehmenssoftware „ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann.“ „Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus – die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt.“

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„ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet.“

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Paradigmenwechsel

„Nicht mehr nur Unternehmen sondern jeder von uns hat soviel Information, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder“.

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„Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen – oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten.“

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Paradigmenwechsel in der ECMNutzung – zum Ersten …

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ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote: • Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers • Keine eigene Installation von Software • Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten • Reduzierte Komplexität • Weite Verbreitung • Ortsunabhängige Nutzbarkeit • Medium-Unabhängigkeit

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Paradigmenwechsel in der ECMNutzung – zum Zweiten …

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ECM im privaten Raum – Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank: • Verwaltung von eigenen Photos, Videos, etc. • Verwaltung von Downloads wie Webseiten, Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc. • Verwaltung von Dokumenten, E-Mail, signierten Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc. • Verwaltung von eigenen und fremden Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc. • Management der Sicherung aller Informationen lokal oder mit Backup über das Internet

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Paradigmenwechsel in der ECMNutzung – zum Dritten …

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ECM in der Kommunikation – Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet und Handtaschen-PC: • Verwaltung von SMS, MMS, E-Mail, Voice-Mail, etc. • Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem Unternehmens-ECM • Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung von elektronischen Dokumenten • Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc. • Collaboration im Kleinen

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Die Zukunft der Usability in ECM 2.0

„Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein!“

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„Der Browser ist nicht der Weisheit letzter Schluss – die wahre Revolution der einfach zu nutzenden, intuitiven Benutzeroberflächen steht noch aus!“

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Suche

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Suche: Definition Eine Suchfunktion soll ermöglichen, einen bestimmten Datensatz in einer Datenmenge (schnell) zu finden: • der Suchende legt die Suchkriterien und weitere Parameter zur Steuerung der Funktion fest. • es wird ein Verfahren angewendet um den Datenbestand mit den Suchkriterien zu vergleichen. • es wird der erste, oder alle, oder die ersten xyz Treffer des Datenbestands, die zu den Suchkriterien passen, verwendet. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Vielfalt der Suche – Beschränkung der Qualität

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Datenbank zur Suche: • nach definierten Attributen in relationalen Datenbanken • nach beliebigen Texten und Textbeziehungen in Volltextdatenbanken Thesaurus und Taxonomien zur Suche: • in geordneten Datenbeständen über Verzeichnisse und Datenbanken Suchmaschine zur Suche: • in heterogenen Datenbeständen und über beliebige Formate Agenten zur transaktionsorientierten Suche: • in vorgegeben Repositories mit automatischer Bereitstellung Unkontrollierte Schlagworte zur Suche: • Finden und Navigation über Tags und Freitextfelder

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Enterprise Search Definition: Enterprise Search bezeichnet die unternehmensweite Suche nach Informationen in den gesamten Datenbeständen einer Organisation, wobei sowohl das Intranet und die externe Webseite als auch alle anderen Daten in Form von E-Mails, Datenbank-Einträgen, Dokumenten in File-Systemen etc. erschlossen werden.

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Funktionalität: • Volltexterschließung • Suchmaschinen • Agenten • Filterung • Pipes • automatische Übersetzung

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Finden im ECM 2.0

„Relationale Datenbanken behalten ihre Berechtigung wo es um strukturierte Datensätze, Records Management und Compliance-Anforderungen geht. Überall sonst werden sich die neuen Finden- und Navigations-Technologien des Web2.0 durchsetzen – Semantic Search, Folksonomy und Enterprise Search lassen grüßen!“ „Vielleicht gibt es ja in Zukunft einmal eine Zusammenführung aller drei Ansätze – Folksonomy als Vorschlags- und Zuordnungssystem für Taxonomien, Thesaurus und Ontologien; semantische Netzwerke, Thesaurus und Ontologien ihrerseits als Hilfssysteme von Enterprise Search.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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„Semantische Vernetzung und Suche ist nicht nur der Schlüsselfaktor für Web 3.0 sondern wird als Basistechnologie auch in ECM-Lösungen integriert werden.“

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Kollaboration

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Kollaboration verkauft sich schlecht in Frankreich

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Kollaboration: Aussagen • • • • • • SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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•

Kollaboration ist der deutsche Begriff für “collaborative Software” – Software, die die Zusammenarbeit unterstützt Kollaboration ist die Fortführung des Groupware-Ansatzes Kollaboration ermöglicht prozessgestützte Zusammenarbeit ohne das die Prozesse vorher definiert werden müssen Kollaboratives Arbeitenund Adhoc-Workflow überschneiden sich Nachvollziehbarkeit und Konsistenz sind Grundprobleme des parallelen kolloborativen Bearbeitens von Dokumenten Collaborative Software ist eine wesentliche Komponente von ECM Enterprise Content Management. Manche Hersteller sehen sie sogar als wichtigste Komponente an Der Begriff Kollaboration (oder Collaboration) ist in manchen Ländern negativ besetzt

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Kollaboration: Definition • • • • •

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•

Gemeinsam nutzbare Informationsbasen Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen Ortsunabhängiges, verteiltes Arbeiten von Teams am gleichen Projekt, Vorgang oder Dokument Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen Verwaltungskomponenten wie Whiteboards und Mindmaps für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing, Blogs, Wikis, Diskussionsforen, RSS-Feeds, Chats usw. Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung

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Kollaboration und ECM 2.0

“Collaboration in ECM wird sich die Funktionen des Web 2.0 zunutze machen: Blogs, Wikis, Feeds, Chats, Plogs und andere Formen der Kommunikation und Interaktion. Das gleichzeitige, gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes durch mehrere Benutzer über das Netz dagegen wird auch in Zukunft noch eine technische Herausforderung bleiben”.

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“Collaborative Software wird sich der Virtualisierung bedienen: virtuelle Archive, virtuelle Arbeitsgruppen, virtuelle Akten und virtuelle Postkörbe bis hin zum virtuellen Mitarbeiter in Gestalt von allgegenwärtigen Softwareassistenten. Bleibt die Hoffnung, dass man die virtuellen Assistenten auch Ausschalten kann, damit die Kreativität nicht auf der Strecke bleibt.”

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Klassifikation

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Klassifikation Die Überwindung des Flaschenhalses SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Klassifikation: Definition

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•

Eine Klassifikation oder Systematik ist eine planmäßige Sammlung von abstrakten Klassen (auch Konzepten oder Kategorien), die zur Abgrenzung und Ordnung verwendet werden. Die einzelnen Klassen werden in der Regel mittels Klassifizierung, das heißt durch die Einteilungen von Objekten anhand bestimmter Merkmale, gewonnen und hierarchisch angeordnet. Die Menge der Klassennamen bilden ein kontrolliertes Vokabular. Die Anwendung einer Klassifikation auf ein Objekt durch Auswahl einer passenden Klasse der gegebenen Klassifikation heißt Klassierung.

•

Eine Klassifikation ist eine Einteilung von Objekten über abgegrenzte Begriffe anhand bestimmter gemeinsamer Merkmale der Objekte. Ausprägungen einer Klassifikation können sein: • Taxonomien • Ontologien • Ordnungssystematiken wie Aktenpläne

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Klassifikation: Definition für ECM • Ermittlung der Zugehörigkeit von Objekten wie Dokumenten zu Klassen • Zuordnung von Objekte zu Entitäten, Gruppen, Speicherorten oder anderen Ordnungskriterien • Indizierung von Objekten anhand von Attributen, die einer Klasse von Objekten zugeordnet sind und vererbt werden • Zuordnung zu Verarbeitungsregeln wie SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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• • • • •

Bestimmung von Laufwegen Formatkonvertierung Zuordnung von Aufbewahrungsfristen Stichprobenprüfung usw.

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Prinzipien der Anwendung in ECM • Input Management Klassifikation bei der Erfassung von Information, um diese dem richtigen Speicherort, dem richtigen Bearbeiter und dem richtigen Informationskontext wie eine virtuelle Akte zuordnen zu können

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• Intelligentes Retrieval Klassifikation bei der Suche, um das Finden zu unterstützen oder das Ergebnis der Suche zu strukturieren, zu ordnen und zu gewichten mit dem Ziel, das Finden qualitativ zu verbessern

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Automatische Klassifikation Input Management

Verteilung

Klasse

Speicherort

DB Dokument Automatische Klassifikation

Index

Speicherung Metadaten zum Informationsobjekt

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Automatische Klassifikation Intelligentes Retrieval

Anfrage

DB

Ergebnis

Repräsentation SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

Repository

Automatische Klassifikation

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Automatische Klassifikation: die Zukunft von ECM 2.0 „Mit der dritten Generation ist die automatische Klassifikation so weit gediehen, dass sie besser als der Mensch - in Bezug auf dessen Ausbildung, Tagesform und Kenntnis des Schriftgutes – Dokumente klassifizieren und zuordnen kann.“ „Erst mit Einsatz der automatischen Klassifikation können der Flaschenhals der manuellen Erfassung und die Verbesserung der Ergebnisse einer Suche erreicht werden.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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„Ohne automatische Klassifikation gibt es keine effektive, qualitativ akzeptable Dunkelverarbeitung im ECM-Umfeld.“

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Wert

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Der

Wert

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von Information ist der Maßstab für die ECM-Investition

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Wert: Definition • • •

• SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

•

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Unter dem Wert einer Sache oder einer Information versteht man die Bedeutung oder Wichtigkeit oder den Nutzen, welche(r) der Sache oder der Information anhaftet. Meistens wird der Begriff in dem Sinne einer menschlichen Bewertung gebraucht, und ist nicht so allgemein gehalten, wie der Begriff Bedeutung. Zu unterscheiden ist vor allem zwischen einem subjektivem und objektivem Wert. Subjektive Werte sind nicht messbar, sie unterliegen dem menschlichen Gefühl, Geschmack, Gewissen etc. . Objektive Werte sind messbar: Die Höhe eines Berges, die Länge einer Strecke, die Helligkeit einer Lampe. Zur einheitlichen Messung dienen allgemein anerkannte Maßeinheiten: gleich bleibende Vergleichswerte einer konkreten Größe. Unterschiedliche Wertbegriffe gibt es in der Ökonomie. Den Wert seines Anlagevermögens und Umlaufvermögens ermittelt ein Unternehmen anhand Inventur: durch Messen, Zählen und Wiegen. Im alltäglichen Sprachgebrauch wird unter dem Wert auch der Geldbetrag verstanden, den man beim Verkauf einer Sache erzielen kann. (Wert eines Autos, einer Briefmarke, eines PC usw.) . Nicht zu verwechseln ist der Wert mit dem Preis.

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Der Wert von Information

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•

Der Wert und Charakter einer Information oder eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge

•

Der Wert von Information kann sich in Zeit, Kosten, Wiederbeschaffung, Verfügbarkeit, Aktualität oder anderen Parametern ausdrücken

•

Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig.

•

Der Wert der Information ist in starkem Maße von der temporären Einschätzung in einer spezifischen Situation des jeweiligen Nutzers abhängig

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Wert: Kriterien Bei der Bestimmung des Wertes von Information für eine Organisation müssen verschiedene grundsätzliche Kriterien berücksichtigen werden, z.B.: • • • • • • • SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

•

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•

Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens Nutzung von Information in Prozessen Nutzung von Information als Wissen Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von Information Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben Rolle von Information als Steuerungselement der Unternehmensstrategie Gewichtung elektronischer Information versus papier- und menschengebundener Information Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und Planung usw.

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Der Wert von Information ändert sich über die Zeit Der Wert von Informationen ändert sich mit der Zeit: Informationen die heute wertlos scheinen, können morgen Millionen wert sein

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Konsequenzen: • Der zukünftige Wert kann bei der Entstehung oder dem Empfang von Informationen nicht eindeutig abgeschätzt werden • Jeder Mitarbeiter, der Information empfängt oder erstellt, muss den Wert der Information zumindest grob bestimmen können • Information muss ständig neu bewertet werden, damit sie ihren Wert behält • Falsche, ungültige oder veraltete Information muss rechtzeitig und kontrolliert entsorgt werden

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Der Wert von Information Grundlage für ECM 2.0 „Der Umfang einer Investition für eine EnterpriseContent-Management-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren.“ „Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird.“

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„ECM ist die Lösung, wenn es gilt den Wert der Information zu wahren, Informationsschätze zu heben, und Information ständig, orts-, personenund zeitunabhängig nutzbar zu machen.“

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Compliance

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Compliance

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treibt den Markt für Enterprise Content Management

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Compliance: Definition Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Compliance: Grundsätzliche Kriterien

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• • • • • • • • • • • • •

Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit

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IMC Information Management Compliance •

• • •

IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in den Prozessen einer Organisation widerspiegeln Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun Information Management Compliance ist eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen Systemen Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records Management und Archivierung, sondern Datensicherung und Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere Komponenten

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Die vier Komponenten von IMC Information Management Compliance 1. Information Management Policy Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies schließt die das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung, und die Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung der Regularien, sondern auch für Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Die vier Komponenten von IMC Information Management Compliance 2. Delegation

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Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeitsanweisungen nieder Auf den verschiedenen Ebenen einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt werden.

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Die vier Komponenten von IMC Information Management Compliance 3. Nachhaltung Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Dabei ist auf eine ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen.

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Die vier Komponenten von IMC Information Management Compliance 4. Sichere Systeme Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das Dokumentenmanagement sondern schließt den gesamten Betrieb der Lösung ein.

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Compliance und Records Management Compliance im Records Management nach ISO 15489: • Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Schlüsselbegriffe sind 'Aktenführung', 'Schriftgutverwaltung' oder ‚Records Management‘

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Compliance: 10 Merksätze

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1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben. 2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie. 3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die ComplianceAnforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet. 4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein. 5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. 6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden.

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Compliance: 10 Merksätze 7.

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Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen. 8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden. 9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind.

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ECM & Compliance Enterprise Content Management stellt die notwendigen Technologien für die Erfüllung von Compliance-Vorgaben bereit: • • • • • • • SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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• • •

Protokollierung für das Logging von Aktivitäten Posteingangs- und Postausgangsbücher für die Nachvollziehbarkeit Elektronische Archive für die Unveränderbarkeit Berechtigungs- und Rollenmanagement für den Schutz der Informationen Kontrollierte Workflows für einheitliche Ergebnisse und gleichbleibende Qualität Benachrichtigungen und Eskalation für die zeitnahe Abarbeitung von Informationen Virtuelle Akten zur Zusammenführung von allen Informationen aus unterschiedlichen Systemen in einer vollständigen, aktuellen Übersicht Ordnungssystematiken mit Kontroll- und Vererbungsmechanismen Versionierung von Objekten und Strukturen zur Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung usw.

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ECM 2.0 ist der „Enabler“ zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen „Es muss eine rechtliche Angleichung der elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuem Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Information Management Compliance geschaffen werden“.

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„Das elektronische Original rückt in den Vordergrund – Papierdokumente sind häufig nur noch eine mögliche Repräsentation von elektronisch entstandenen Dokumenten“. „Compliance ist DER Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management!“

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Standards

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Standards & Normen

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Standards & Normen: Definition Standard: Technische Norm, die sich in der Praxis eine breite Akzeptanz erarbeitet hat, bzw. sich ungeplant infolge gesellschaftlicher Prozesse und Erfahrungen In der Praxis ergeben und als eine Art stillschweigende Übereinkunft etabliert hat. Norm: Rechtlich anerkannte, durch Normungsverfahren beschlossene und allgemein gültige Regeln der Technik. Meist verbindliche Vorschrift in nationalen und internationalen Gesetzen und Verordnungen.

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Internationale Normungsorganisationen: z.B. ISO, IEC, CEN u.a. Nationale Normungsorganisationen: z.B. DIN, ANSI, AFNOR u.a.

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Standards aus Sicht der Anwender • Kompatibilität • Investitionssicherheit • Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller • Prüfbarkeit • Migrationssicherheit

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Standards aus Sicht der Anbieter • • • • • • •

Standardschnittstellen und Formate Langfristige Einhaltung von Formaten Qualitätssicherung Vereinfachung der Gewährleistung Modularisierung des Produktangebotes Produktakzeptanz Verringerung der Fertigungstiefe

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• Ein Vorteil von Standards ist, dass sich die Anwender um die Definition von Eigenschaften und die Prüfungskriterien keine Gedanken machen müssen, da dies durch die Standardisierungs- und Zertifizierungsorganisationen im Vorwege sichergestellt wird. • Standards haben eine begrenzte Lebensdauer, sie müssen ständig überprüft und an neue Gegebenheiten angepasst werden. • Ein Vorteil von Standards ist, dass es immer mehr als einen Anbieter gibt und das Risiko bei Migrationen von Systemen und Daten verringert wird.

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ECM 2.0 braucht auch in Zukunft Standards „Standards sind die Grundlage für die Interoperabilität von Lösungen und für den Transfer von Informationen. Besonders bei der langfristigen Sicherung der Verfügbarkeit von Information geht es ohne Standards für Metadaten und Dokumentformate nicht.“ „Standards bieten keine absolute Sicherheit für die Nutzbarkeit von elektronischer Information. Sie erleichtern jedoch die Migration in andere Umgebungen und werden zukünftig auch die Voraussetzung für die Emulation längst nicht mehr in Betrieb befindlicher Informationssysteme sein.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Schutz

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ECM:

Schutz vor Missbrauch, Verlust und Fälschung SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Schutz: Definition

Schutz ist eine Maßnahme, um eine Sache oder Person vor der Wirkung einer Gefahr zu bewahren. Im Informationsmanagement hat Schutz zusätzliche und andere Ausprägungen, da sich der Schutz auch auf immaterielle Güter wie Daten und Informationen bezieht. Datenschutz ist eine spezielle Ausprägung von Schutz, der sich auf persönliche wie auch betriebliche Schutzbelange bezieht. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Persönlicher Datenschutz • •

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Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch. Der Zweck des Datenschutzes besteht darin, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Recht auf informationelle Selbstbestimmung beeinträchtigt wird. Der Datenschutz ist in Bundes- und Ländergesetzgebungen geregelt. Schützenswerte Informationen über (Personendaten) oder von Mitarbeitern (persönliche Daten) dürfen nicht gespeichert werden oder müssen nach definierten Kriterien nach einer zulässigen Speicherung vernichtet werden. Datenschutz betrifft alle Formen der Speicherung und des Zugriffs von personenbezogenen und persönlichen Daten. Datenschutz betrifft alle Formen von Informationen, Nachrichten und Dokumenten aus allen Anwendungen und Kommunikationseinrichtungen im Unternehmen.

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Betrieblicher Datenschutz •

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Der betriebliche Datenschutz soll das Wissen einer Organisation vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, Verfälschung und Zerstörung schützen. Betrieblicher Datenschutz dient zur Sicherung des geistigen Eigentums des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Er sichert die Werte und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Betrieblicher und persönlicher Datenschutz müssen gegeneinander abgewogen werden. Das Unternehmen hat ein Anrecht zur Sicherung seiner Schutzinteressen Informationen über die Nutzung und Weitergabe von betrieblich wichtigen oder geheimen Unterlagen zu erheben. Der betriebliche Datenschutz wird auch durch ComplianceAnforderungen gefordert.

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Schutz – eine wichtige Rolle für ECM 2.0

„ECM erschließt nicht nur effektiv das Wissen des Unternehmens sondern es schützt auch die Information vor unberechtigtem Zugriff.“ „Das Schutzbedürfnis für Informationen wird im Zeitalter des gläsernen Bürgers immer wichtiger werden. Gesicherte ECMUmgebungen bieten ausreichend Schutzmechanismen, wenn sie nicht durch offene Kommunikations- und Internetkanäle ausgehebelt werden.“

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Sicherheit

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Sicherheit ist mehr als Datensicherung SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Sicherheit: Definition Sicherheit bezeichnet einen Zustand, der frei von unvertretbaren Risiken der Beeinträchtigung ist oder als gefahrenfrei angesehen wird. Sicherheit ist sowohl auf ein einzelnes Individuum als auch auf andere Lebewesen, auf unbelebte reale Objekte oder Systeme wie auch auf abstrakte Gegenstände (z. B. eine Kapitalanlage oder Information) bezogen. Für Informationssysteme sind verschiedene Ausprägungen von Sicherheit zu unterscheiden: • • • • • • • •

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Informationssicherheit Systemsicherheit Speichersicherheit Zugangssicherheit Investitionssicherheit Revisionssicherheit Migrationssicherheit usw.

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Systemsicherheit und ECM Die Sicherheit von Systemen bezieht sich im Rahmen von ECMLösungen im wesentlichen auf: • • • • • • • • • SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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• •

Stabilität und störungsfreier Betrieb Hohe Verfügbarkeit und geringstmögliche Ausfallzeiten Informationssicherheit und keine Datenverluste Transaktionssicherheit und keine nicht behebbaren Abbrüche Sichere Restart- und Recovery-Verfahren Nachvollziehbarkeit von Änderungen am und im System Robustheit gegen versehentliche oder intentionelle Beeinträchtigungen und herbeigeführte Fehlersituationen Migrationssicherheit für Komponenten, Software, Strukturen, Metadaten, Kontext und Informationsobjekte Kryptografisch encodierte Übermittlung von Informationen über externe Leitungen Firewall und Intrusion Detection zur Absicherung der Systeme Kontrollierte Redundanz denn ein Speicherort und ein Speichermedium sind nie genug

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Zugangssicherheit und ECM Die Zugangssicherheit bezieht sich auf:

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• Räumlichkeiten mit Zugangskontrolle und nachvollziehbarem Zugang • Rechner am Arbeitsplatz oder unterwegs • Software auf dem Rechner, gesichert durch Benutzerkennung, Passwort und gegebenenfalls weitere Schutzmechanismen wie Erkennung biometrischer Merkmale oder Verschlüsse • Anwendungssysteme mit separatem Login oder Single-Login mit rollenbasierter Berechtigung zur Nutzung von Funktionalität und Daten mittels der Anwendung • Speicher-, Ablage- und Archivsysteme mit kontrolliertem, protokollierten Zugriff auf gespeicherte Daten und Informationsobjekte einschließlich Ausblenden von nicht zulässigen Suchergebnissen, Strukturen und Informationsobjekten sowie Kontrolle der Bearbeitung mit Versionierung, Historisierung, Checkout und anderen Mechanismen

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Investitionssicherheit und ECM Investitionssicherheit definiert sich durch:

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• Universelle und einheitliche Einsetzbarkeit der Lösung für möglichst viele Anwendungen und möglichst alle Information en im Unternehmen • Stufenweise Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit ohne Systemoder Softwarewechsel • Langfristige Nutzbarkeit von Komponenten, Software, Anwendung und gespeicherten Informationen • Einfache Updates ohne Umstellung von Systemen und unter Weiternutzung vorhandener Informationsobjekte • Gute Programmier- und Administrationswerkzeuge, um ohne Risiko für die bestehende Anwendung und Informationsstruktur Änderungen und Ergänzungen durchführen zu können • Migrationssicherheit um ohne Datenverluste updaten oder das System wechseln zu können • Langfristige Verfügbarkeit des Anbieters, seines Produktes und ausgebildeter Fachkräfte am Markt • Nicht auf den kurzfristigen ROI fixiert sein sondern auf die Nachhaltigkeit der Lösung

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Revisionssicherheit und ECM •

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

•

Revisionssichere Archivsysteme stellen im ECM-Portfolio die „Preservation“Komponente dar.

•

Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die gespeicherten Informationen datenbankgestützt wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

•

Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

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Revisionssicherheit: Kriterien Folgende Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen:

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• • • • • • • • • •

Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

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Sicherheit und Risiko

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• Absolute Sicherheit gibt es nicht! Auch nicht bei doppelt und dreifach ausgelegten Rechenzentren, Rechnern, Leitungen, Anschlüssen usw.! • Vermeintlich absolute Sicherheit ist nicht bezahlbar! • Der Umfang von Sicherheit und die durch Einschränkung von Sicherheitsvorkehrungen entstehenden Risiken müssen individuell für jedes Unternehmen und jedes System definiert werden. • Der Aufwand für Sicherheit muss sich am Wert der gespeicherten Information und des durch die Anwendung generierten Nutzens orientieren.

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Sicherheit und ECM 2.0 „ECM-Lösungen speichern unternehmenskritische Informationen und müssen möglichst sicher installiert, genutzt und betrieben werden. Sie haben den gleichen Stellenwert und sind genauso zu behandeln wie operative Anwendungen, ERP-Systeme, Konstruktionsprogramme oder CRMSoftware.“ „Enterprise Content Management sichert die Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Informationen im Unternehmen. Ohne ECM ist eine wirtschaftliche Nutzung von schwach- und unstrukturierten Informationen kaum mehr möglich.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Rechte

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Rechte & Rechtemanagement

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Rechte: Definition • Im objektiven Sinn die Gesamtheit staatlich institutionalisierter Regeln, die zueinander in einer gestuften Ordnung (Rechtsordnung) stehen und menschliches Verhalten anleiten oder beeinflussen (objektives Recht). • Als subjektives Recht wird dagegen der Anspruch bezeichnet, der für einen Berechtigten aus dem objektiven Recht erwächst. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Rechte im Informationsmanagement

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Rechte im Informationsmanagement haben vielfältige Bedeutungen: • Rechte im Sinne von “Berechtigungen” für den Zugriff, die Erstellung oder die Nutzung von Informationen”; verwaltet durch Berechtigungssysteme • Rechte im Sinne von “Eigentum an Information” die man selbst als Urheber erstellt hat; verwaltet durch Digitales Rechtemanagement (DRM Digital Rights Management) oder Informationsrechtemanagement (IRM Information Rights Management) • Rechte im Sinne eines “freien Zugangs zu Information”; geregelt durch Informationsfereiheitsgesetze

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IRM Information Rights Management Ziel von IRM: Dauerhafter Daten- und Dokumentenschutz vor unautorisierter Nutzung, sichere und personalisierte Zugriffsrechteverwaltung, insbesondere für den unternehmensweiten Dokumentenaustausch.

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Lösung: Eindeutige, automatisierte Rechtvergabe. Übermittlung einer Datei erfolgt inklusive der zuvor festgelegten Tiefe des Dokumentenschutzes. Jedem Dokument sind spezifische Sicherheitsstandards zugeordnet.

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DRM Digital Rights Management

Ziel: Kontrolle der Verbreitung digitaler Medien, insbesondere bei Film- und Tonaufnahmen: Kopierschutz. • Zugangssteuerung: Wer? • Nutzungssteuerung: Was? Wie lange? Lösung: Kodierte Lizenzdaten, die die genaue Einstellung der Berechtigungen ermöglichen. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Herausforderungen an ECM 2.0 • •

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Wiederstrebende Interessen Gleichzeitig Information verfügbar machen und Information zu schützen Information langzeitig nutzbar erhalten Herauslösen von Sicherungsattributen aus den Dokumenten, jedoch die ursprünglichen Rechte kenntlich machen, um die Information lesbar und nutzbar zu halten Wegfall des Urheberschutzes Lösungen für die Wahrung von Rechten, Schutz vor Kopien und Verfälschung bei gleichzeitigem Offenlegen aller Inhalte Transport von Rechten und Berechtigungen Rechte und Berechtigungen in Offline- und Home-Office-Situationen verfügbar machen und Objekten wie Dokumenten, elektronischen Akten oder anderen Containern mitgeben Rollen und neutrale Benutzerklassen Auch bei Änderung von Organisation und Berechtigungsstrukturen, bei Weggang von Mitarbeitern und Änderung von Zugriffsrechten, für interne wie auch für externe Nutzergemeinschaften, muss der der Zugriff auf archivierte Dokumente immer erhalten bleiben. Durch Änderung von Rechten dürfen keine wichtigen Dokumente im Archiv „verschwinden“.

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Rechte und ECM 2.0 „Derzeitige Rechteverwaltungslösungen stellen für die langzeitige Absicherung von intellektuellen Inhalten eher ein Hindernis dar. In vertrauenswürdigen elektronischen Archiven werden Wasserzeichen und andere Schutzmerkmale entfernt um die Reproduktion sicherzustellen. Für die Zukunft müssen vollkommen neue Konzepte geschaffen werden, um sowohl offenen Zugriff im Sinne der Informationsfreiheit als auch intellektuelle Rechte von Künstlern zu wahren.“

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„Selbst der vollständige Wegfall des Urheberschutzes wird nicht die grundlegenden Probleme der langfristigen Archivierung von Informationen und dazugehöriger Rechte lösen.“

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Authentizität

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Authentizität, Originalität, Integrität

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Authentizität: Definition • Authentizität bedeutet Echtheit (als Original befunden). Authentizität einer Information ist die sichere Zuordnung zum Sender und der Nachweis, dass die Informationen nach dem Versand nicht mehr verändert worden sind.

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• Sie ist in vielen Fällen nach heutiger Rechtsauffassung nur bei originaler Mitteilung, z.B. Direktkommunikation oder Schriftgut mit originaler Unterschrift der zur Abgabe von schriftlichen Willenserklärungen autorisierten Personen, gewährleistet; in einigen Fällen schreibt das Gesetz zur Bestimmung der Authentizität notarielle Beglaubigung, Beurteilung oder Beurkundung vor.

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Authentizitätsnachweis durch elektronische Signatur

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• Elektronische Signaturen erlauben u. a. die Überprüfung der Authentizität der Nachricht (Wer ist der Verfasser?) und den Schutz vor Veränderungen während der Übermittlung. • Zur Verbesserung des elektronischen Zahlungsverkehrs stehen verschiedene Standards und Systeme der Verschlüsselung sowie mit der elektronischen Signatur ein Instrument zur Sicherung von Identität und Authentizität der elektronischen Transaktion zur Verfügung.

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Authentizität: Notwendigkeit für Geschäfte im elektronischen Universum „Elektronische Signaturen sichern Geschäfte zwischen Unbekannten ab. Der Empfänger einer Nachricht kann sich zumindest beim Empfang einer qualifizierten elektronischen Signatur sicher sein, dass es den Absender gibt, wer der Absender ist und wer die Identität des Absenders überprüft hat.“ „Elektronische Signaturen schützen nicht vor Veränderung, sondern weisen Veränderung nur nach.“

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„Beim Empfänger eines elektronisch signierten Dokumentes, einer E-Mail, ist die Veränderung des Dokumentes und damit die versehentliche Zerstörung der Signatur nur einen Mausklick entfernt“.

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Authentizität und ECM 2.0 „Enterprise Content Management Systeme müssen in der Lage sein elektronische Signaturen zu erzeugen, zu verwalten und prüfen. Dazu gehört auch die langzeitige Bewahrung von elektronisch signierten Nachrichten und Dokumenten. Revisionssichere Archive machen dabei das Nachsignieren überflüssig.“ „Wenn erst jeder mittels Karte, Handy oder biometrischem Merkmal signiert, wird niemand mehr die Frage stellen, warum auch jede ECM-Lösung standardmäßig – und nicht erst auf Anfrage – mit Signaturen umgehen können muss.“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Authentifizierung

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Authentifizierung Herausforderung für Authentizität, Login und virtuelle Identität

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Authentifikation: Definition

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•

Authenfikation bzw. Authentifizierung ist der Vorgang der Überprüfung (Verifikation) der behaupteten Identität eines Gegenübers, beispielsweise einer Person oder eines Computersystems. Authentisierung hingegen ist der Vorgang des Nachweises der eigenen Identität. Im Englischen wird zwischen den beiden Begriffen nicht unterschieden: Das Wort authentication steht für beide Vorgänge. Dementsprechend werden die beiden Ausdrücke im Deutschen oft ungenau synonym verwendet.

•

Authenfikation in der Informationstechnik ist zunächst gleich Zugangskontrolle zum System. Der Anwender weist sich bei der Anmeldung aus.

•

Authentifikation benutzt Verschlüsselungs- und andere Sicherheitsverfahren zur Absicherung des berechtigten Zugangs.

•

Authentifikation sichert nicht die Identität des sich anmeldenden Anwenders, es sei denn, es werden untrügliche biometrische Merkmale genutzt.

•

Authentifikation in der elektronischen Kommunikation kann durch elektronische Signaturen gestützt werden, auch wenn diese zum Nachweis der Authentizität der Nachricht genutzt werden (Signaturkarten oder SignaturMemorySticks können auch für den Login in Systeme genutzt werden).

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Authentifikazierung und ECM Eine sichere Authentifizierung in Enteprise Content Management Systemen ist immer dann notwendig, wenn • unveränderliche Information doch geändert werden muss, • unveränderbar gespeicherte Objekte doch gelöscht werden müssen, • Berechtigungen und Strukturen des Systems, die den Zugriff auf Objekte beeinträchtigen können, vorgenommen werden oder • Protokolle mit Compliance-Nachweisen recherchiert, gedruckt oder andersweitig bearbeitet werden. SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Authentifikation im und übers Web

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Im Internet und für Lösungen, die über das Web zugänglich sind, stellen sich zusätzliche Anforderungen: • Zahllose Zugangsdaten und Passworte zu den verschiedensten Webseiten verführen dazu, im Internet immer die gleichen Passworte zu benutzen. Dies verringert die Sicherheit. • Anwender, die den Zugang zu ihren Systemen über Webseiten oder Portale erlauben, müssen den Zugang zu ihren Systemen besonders gegen Angriffe und unberechtigten Zutritt sichern. Dies schließt Mechanismen wie die regelmäßige Pflege und Nachhaltung von Berechtigungen ein. • Extranets wie Intranets sind vom Internet abzuschirmen und sollten mit eigenen Authentifizierungsmechanismen einschließlich der Identifikation der Nutzer ausgestattet sein.

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Authentifizierung und ECM 2.0 “Jedes Kid, das auf mehr als einer Spieleplattform registriert ist, möchte seinen Charakter, seinen Avatar sichern und mitnehmen. Der Bedarf für identifizierbare Existenzen in der virtuellen Welt ist da und verlangt auch außerhalb der GameCommunity nach Lösungen.” “Authentifikation und Identifikation sind zweierlei Dinge, gehören aber zunehmend zusammen. Eine sichere digitale Identifikation jedes Menschen ist in der Zukunft unbedingt erforderlich. Lösungen hierfür sind sehr schwierig zu finden, weil digitale Identitäten besonders geschützt sein müssen.” SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

“ECM als SaaS im Web kann nur funktionieren, wenn es auch sichere Authentifizierung und Identifikation der berechtigen Nutzer gibt.”

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Lebenszyklus

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Lebenszyklus Information Lifecycle Management SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ILM: Definition SNIA:

Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition. Information is aligned with business processes through management processes and service levels associated with applications, metadata, information and data.

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PROJECT CONSULT: Informationslebenszyklusmanagement (ILM Information Lifecycle Management) sind Strategien, Methoden und Anwendungen um Information automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermedium bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren.

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ILM Information Lifecycle Management •

ILM Information Lifecycle Management besitzt viele Eigenschaften die es bereits vorher im hierarchischen Speichermanagement, Dokumentenmanagement und Document Lifecycle Management gegeben hat

•

ILM ist besonders gekennzeichnet durch: • • • •

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• • • •

Regelbasierte Verlagerung von Informationen von einem Speicherort an einen anderen Berücksichtigung der Eigenschaften von Speichern in Bezug auf Geschwindigkeit, Ort, Kosten und Einbindung nur einmal beschreibbarer Speichersubsysteme Auswertung von Eigenschaften wie Quellsystem der Information, Format, letzte Nutzung, Dateiname, aktueller Speicherort etc. Berücksichtigung aller Arten von Daten und Dokumenten, egal welchen Formats und egal aus welchem erzeugenden System. Eigenständige Bereitstellungs- und Wiederherstellungsmechanismen Bereitstellung optimierter Speichersysteme als IT-Infrastruktur im Netzwerk, die transparent von allen Anwendungen genutzt werden kann Ansatz einer eigenen Speicherschicht mit Verwaltungs-, Statistik- und Virtualisierungsfunktionalität Ausweitung, bzw. zusätzliche spezielle Lösungsansätze wie HSM, E-Mail-Management, elektronische Archivierung etc.

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ILM – das ECM 2.0 der Zukunft?

„ILM wird sich in Zukunft als Infrastruktur positionieren und herkömmliches Ansätze der Datensicherung, des hierarchischen Speichermanagement und der elektronischen Archivierung zusammenführen und ablösen.“ „Irgendwann wird ILM als Speicherinfrastruktur so selbstverständlich wie eine Textverarbeitung oder Drucker sein.“

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„ILM kann eine Dokumenten-, Records- oder ContentVerwaltung nicht ersetzen. ILM kennt nicht die Inhalte der Objekte und nicht die Geschäftsprozesse hinter ihnen. ILM ist eine Lösung für das Speichermanagement, aber kein ECM.“

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TEMPERAMENTE

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TEMPERAMENTE Projektion

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Projektion: Wie fern ist die Zukunft von DRT Document Related Technologies? Wieviel Zukunft darf es denn sein?

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• • • • • • • • • • • • • • •

Noch mehr regulative Vorgaben für DRT? Das „papierlose Büro“? Dokumenten-Technologien für den Privatmann? Heimarbeit und „Roaming User“? Alle Daten des Rechenzentrums auf dem Stick um den Hals? Neue Benutzeroberflächen? Speicher ohne Ende? DRT als Betriebssystemfunktionalität? Biometrie für Jedermann? “Information Divide” = „Social Divide“? ECM-Suiten auf dem Handy? Der “gläserne Mensch”? Konsolidierung auf nur noch vier führende Anbieter? DRT-Lösungen „Out of the Box“ für 20 Euro? Wie wertvoll ist der Mensch in seinem selbstgeschaffenen digitalen Universum?

Fragen über Fragen …

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TEMPERAMENTE Projektion Zeitlinie

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Zeitlinie

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Die Zukunft ist schneller vorbei als man denkt

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Innovationsgeschwindigkeit

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„Die Innovationsgeschwindigkeit in der Informations- und Kommunikationstechnologie ist inzwischen deutlich schneller als die Auffassungsgabe und Anpassungsfähigkeit des Menschen. Nicht erst die Zukunft, bereits die Gegenwart überfordert uns in unserer Humandisposition“.

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Arbeit

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Arbeit und Arbeitsplatz verändern sich SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Arbeit in der Zukunft – Zukunft der Arbeit

„Workflow vernichtet Arbeitsplätze.“

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„Was kommt, wenn die Büroarbeit erst durch elektronisches Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement durchoptimiert wurde? Kommt nach der Dienstleistungsgesellschaft nur noch die Spaßgesellschaft, die uns zum arbeitslosen Konsumenten hirnloser TV-Shows degradiert?“

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Selbstverständnis

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Selbstverständnis Reduktion des ICH Slbstvrstndns Slbtvrstds Sbvsd Sv S SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Informations- und Telekommunikationstechnik stellt unser eigenes Selbstverständnis in Frage

„Elektronische Information durchdringt alle unsere Lebensbereiche, steuert unsere Autos, identifiziert unsere Einkäufe, kommuniziert mit Waschmaschine und Bügelautomat, verfolgt uns als Rattenschwanz im Internet, macht uns transparent - und damit verletzlich.“

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„Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den Menschen? Zu Beginn des 21. Jahrhunderts gewinnt die Information die Oberhand über uns. Der Mensch muss seine Rolle im Verhältnis zur Information, zu seiner beruflichen und nicht mehr privaten Existenz, zu seinem eigenen Selbstverständnis als Mensch neu definieren.“

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Flut

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Flut Information - Flood - Overflow - Overload - Explosion

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Petabytes, Yottabytes an Information

100000 10000 1000 100 10

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0

Informationszentrisch Netzwerkzentrisch

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Flood - Overflow - Overload - Explosion „Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen“ „Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen.“ „Speicher wird es mehr als genug geben, die Software zur Verwaltung der Information kann jedoch mit den Tera-, Peta- und YottaBytes nicht Schritt halten“. „Frage eines Rechenzentrumsleiters: Wo liegt das größere Problem – bei mir zu Hause mit 60 TeraByte an ungesicherten Urlaubsbildern und digitalen Videos, oder in der Firma mit den 800 MegaBytes an SAP-Daten im hochsicheren Rechenzentrum?“ SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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„Der ständig überquellende, nicht abgearbeitete elektronische Posteingangskorb ist nach dem Maussyndrom und dem Blackberry-Daumen die nächste anerkannte Berufskrankheit des Büromenschen“.

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Qualität

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Qualität definiert sich durch Richtigkeit

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Qualität und Richtigkeit

“Nicht die Menge an Information macht’s, sondern die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz zu haben.” “Wird uns jemals die Frage nach einem ‘elektronischen Original’ beschäftigen, wo wir alle doch wissen, dass es nur elektronische Kopien gibt? Entscheidend wird die Qualität der Information in Bezug auf Authentizität, Identität, Integrität, Vollständigkeit und ihren Kontext sein.” SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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“Falsche Information ist gefährlicher als gar keine Information. Sie wägt uns in trügerische Sicherheit.”

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Verlust

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Informations-

Verlust

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kann schwerer wiegen als physische Zerstörung durch Naturgewalt

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Verlust und Abhängigkeit

„Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.“

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„Nach Naturkastrophen wie großen Überschwemmungen machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben.“

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Risiko

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Risiko Risikobewertung Risikomanagement

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Risiko und Risikomanagement

„Was schief gehen kann, wird auch schief gehen.“ „Endgültige Sicherheit gibt es nicht, schon gar nicht in der ITWelt. Risiken müssen bewertet werden und das verkraftbare, akzeptierte Risiko muss definiert sein, um ein effektives Risikomanagement aufsetzen zu können. Risikomanagement ist ein essentieller Bestandteil von verantwortungsbewußtem Informationsmanagement.“

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„Informationsmanagement erfordert Risikomanagement. Es müssen Entscheidungen getroffen und Regeln vom Management definiert werden, wie mit Information umzugehen ist und welche Informationen aufzubewahren sind.“

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Langzeit

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Langzeitarchivierung

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Langzeitarchivierung „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ „Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet, überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits werden wir von der „Information Flood“ überrollt, andererseits tut sich aber ein immer größer werdendes „Information Gap“ nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer Information auf.“

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„Zukünftige Archäologen werden vielleicht die Frühzeit der EDV einmal als das ‚Dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur‘ bezeichnen. Und diesem Zeitalter sind wir noch längst nicht entronnen.“

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Verantwortung

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Verantwortung

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über die Unternehmensgrenzen, persönliche Interessen und den Tag hinaus

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Verantwortung

“Der Mensch ist immer noch Jäger und Sammler – und so sammeln wir dann alle Information auch in der elektronischen Welt – ob wertvoll, ob wertlos, alles kommt ins Archiv.” “Wir haben nicht nur eine Verantwortung für die Erhaltung von Unternehmensdaten, sondern generell für die Erhaltung von Information. Information ist heute Spiegelbild unserer Gesellschaft.”

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“Die Frage, was wir zukünftigen Generationen an Information hinterlassen, ist ungeklärt. Darf eine Mutter die E-Mails des im Irak gefallenen Sohnes lesen? Darf das Informationsfreiheitsgesetz die amourösen Eskapaden eines Politikers der Nachwelt offenlegen? Wer speichert die Blogs und die Diskussionsforen? Wer bewertet welche Information aufbewahrt werden soll? Ein schönes Erlebnis wird uns zukünftig verwehrt sein – die Freude über die Entdeckung des Stapels mit rotem Band zusammengebundener Liebesbriefe aus unserer Schulzeit im Keller. Kommenden Generationen bleibt nur die Sichtung ihrer MMS, SMS und E-Mails … wenn sie denn irgendwo gespeichert sind.”

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Ägide

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Ägide

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Alles nur ein Problem unserer Zeit?

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Ägide “Die Probleme der Einführung von elektronischer Vorgangsbearbeitung, die Umstellung auf Bildschirmarbeit, die Unsicherheit bei der Wahl von Langzeitarchivformaten, der ständige Druck durch die Informationsflut – alles nur ein Problem unserer Generation. Unsere Kinder, die mit der Nintendo-Konsole und dem Handy aufgewachsen sind, werden über unsere Probleme, auch nur ein Schwarz/weißTiff-Image auf den Bildschirm zu bringen, lachen.”

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“Unsere Zeit ist eine der interessantesten Perioden der Menschheitsgeschichte. In nur einer Generation werden wir in die virtuelle Welt der Informationsverarbeitung katapultiert. Unsere Epoche stellt die Erfindung der Schrift, des Buchdrucks, der Kanonen und der Eisenbahn mit Leichtigkeit in den Schatten. Wir sollten diese einmalige Epoche geniessen. Etwas Vergleichbares wird so schnell nicht wiederkommen.”

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Intelligenz

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Intelligenz intelligenter Softwareeinsatz intelligente Software Softwareintelligenz

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Intelligenz

„Die Kapazität der Festplatte eines Notebooks hat längst die Speicherkapazität des menschlichen Gehirns überschritten und Google sucht längst besser in den großen Informationsbeständen als wir in unserem Zettelkasten – nur Denken, Bewerten und Entscheiden können wir zur Zeit noch besser als die Systeme.“ „Irgendwann in naher Zukunft wird Software den menschlichen Geist überflügeln - erst die Fähigkeit des Einzelnen, dann vielleicht sogar unsere kollektive Intelligenz.“

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Rechenschritte pro Sekunde für 1000 Dollar

Exponentielles Wachstum in der Computertechnik 10-60 10-50 10-40 alle menschlichen Gehirne zusammen

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ein menschliches Gehirn

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ein Mäusegehirn ein Insektengehirn

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Computer

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Zukunft? Zukunft!

Was wird die Rolle des Menschen in dieser alles durchdringenden Informationswelt sein: • TRON? • Welt am Draht? • Otherland? • Matrix? oder doch nur SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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• Couch Potato? mit realem Blick über den Fluss in die Morgensonne oder ständig mit der virtuellen Welt verdrahtet?

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41 - 43 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2007 42 Neubabylonische Keilschrifttafel.1001und1.de: www.1000and1.de/picture/archaeo/keilschrift1.gif 43 Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? PROJECT CONSULT 2003, ISBN 3980675645. Auszug als PDF http://www.projectconsult.net/Files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf 44 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung. 2003 45 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung. 2005 46 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung. 2003 47 Ulrich Kampffmeyer, 2005; Ulrich Kampffmeyer, 2006; Ulrich Kampffmeyer, 2005 48 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 49 Ijon Tichy - Raumpilot. Fernsehserie des ZDF, 2007, http://www.zdf.de/ZDFde/suche.html?pn=1&kw=ijon+tichy 50 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007

Quellen Folie 51 52 53 54 - 57

58 59 60 61, 62 63 64 65 66 67 68 69 71 - 74 75 76 77 - 79 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 SAPERIONcongress ECM 2.0 Dr. Ulrich Kampffmeyer

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89 90, 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

Quellen und CopyRight Ulrich Kampffmeyer, 19.6.2007, SAPERIONcongress, Berlin Zukunft. Meyers Lexikon online. 2007. http://lexikon.meyers.de/meyers/Zukunft Ulrich Kampffmeyer. Die große Rödelei. 1974 Ulrich Kampffmeyer: Microsoft und Oracle werden zu ECM-Schwergewichten, BIT 6/2006, http://www.bitverlag.de/bitverlag/artikel/index.asp?ogr=bit&such=kampffmeyer&log=and&fra=1&frp=0&item =24492#top Gartner Group. The 10 most important technology drivers. Predicts 2006 - A Gartner Blog. 2006. http://blog.gartner.com/blog/index.php?blogid=8 Ulrich Kampffmeyer, 2005 Ausschnitt aus "Guernica". Pablo Picasso, 1937, Museo Reina Sofia, Madrid. http://www.terra.es/ PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Ulrich Kampffmeyer, 2006; 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Konstruktion (1+2) Ulrich Kampffmeyer, 19.6.2007, SAPERIONcongress, Berlin; (3) SAPERION Marketing Slogan 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Autobahnkreuz. Internet, ohne Herkunftsnachweis. Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/IT-Infrastruktur Ulrich Kampffmeyer. ECM - zwischen Realität und Vision. IXOS Whitepaper, 2003 Ulrich Kampffmeyer, 19.6.2007, SAPERIONcongress, Berlin Ulrich Kampffmeyer. Trends in Record, Document and Enterprise Content Management. S.E.R. Vizegrad, 2004, http://www.project-consult.net/Files/ECM_english.pdf PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Ulrich Kampffmeyer: Integration von Dokumenten-Technologien in heterogene Informationslandschaften. DMS EXPO Best Practice Panel 2003, http://www.project-consult.net/Files/Handout_Integration.pdf Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Integration_%28Software%29 Ulrich Kampffmeyer; 2003, 2003, 2004 Integrationsaspekte. Von PROJECT CONSULT 2007 umgesetzt nach einer Grafik der IOT Consulting, München, 1997 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2004 Ulrich Kampffmeyer, 2005, 2004 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 HP Hewlett Packard, Bildschirmschoner. 2004 Themenhintergrund: Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft. PROJECT CONSULT 1997, ISBN 3980675602 IT Wissen. Das große Online-Lexikon für Informationstechnologie. 2007. http://www.itwissen.info/definition/lexikon//__convergence_konvergenz.html PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005, 2006 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2004 Ulrich Kampffmeyer, 2004 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 FH Erfurt, Projekt "Virtuelles Dosenwerfen". 2007. http://www.fhPROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Schnittstelle PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Ulrich Kampffmeyer, 2001, 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007

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Quellen Folie 101

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117 118 119 120 121 122 123 124 125 - 127 128 129 130 131 132 133 - 136 135

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Quellen und CopyRight Bündelpfeiler im Feiburger Münster mit Diensten und Streben für das Gewölbe. ZUM Zentrale für Unterrichtsmedien. http://www.zum.de/Faecher/PRO/MUENSTER/fabrik/science/bautech/bild/211.jpg Ulrich Kampffmeyer, "Rufer in der Wüste". PROJECT CONSULT Newsletter Oktober 2005 Ulrich Kampffmeyer, Content Management als integraler Bestandteil von Unternehmenslösungen. ContentManagerDays 2005. http://www.projectconsult.net/Files/Contentmanagerdays_20051107_show.pdf Charles Stack, Network World. 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2006 Ulrich Kampffmeyer, 2005, 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Gartner Group. SaaS Software as a Service. Gartner Symposium, Orlando, Okotber 2006. http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=496886 Ulrich Kampffmeyer; 2006, 2007 Hintergrundinformation: Christoph Jeggle: "OpenSource Software in der Archivierung. PROJECT CONSULT 2005, http://www.documanager.de/magazin/artikel_851_open_source_software_archivierung.html Logos von GNU, Open Source und FreeSoftwareFoundation. Wikimedia Commons, 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Wikipedia.de nach OSI Open Source Initiative. http://de.wikipedia.org/wiki/Open_Source Wikipdia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Freeware PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2007 Ulrich Kampffmeyer, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 ZDNet Glossar. http://www.zdnet.de/glossar/0,39029897,70014500p-39001608q,00.htm Ulrich Kampffmeyer, 1998, 2006 Ulrich Kampffmeyer, 2001, 2002 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2002 Ulrich Kampffmeyer, 2003, 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Hintergund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: "Das Informationsmanagement im Wandel". ContentManagerDays 2006, http://www.projectconsult.net/Files/ContentManagerDays_2006_Kff_20070109.pdf Ulrich Kampffmeyer, 2003, 2004, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2003, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2006 Ulrich Kampffmeyer: "Der Arbeitsplatz der Zukunft". DoQDay 2003, http://www.projectconsult.net/Files/DoQDay_20030623.pdf PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Bild eines Jägers mit Fernglass. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Hintergrund des Themas: Ulrich Kampffmeyer: "Folksonomy, Taxononmy und Enterprise Search. PROJECT CONSULT Newsletter, Mai 2007 Wikipedia.de; http://de.wikipedia.org/wiki/Suchfunktion PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2006 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2007, 2006

Quellen Folie 151 - 154 152 153

154, 155 156 157 - 159 158 159 160 - 164 165 166 - 168 167 168 169 170 - 172 173 174 - 176 175

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Quellen und CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Arbeitssitzung. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Hintergrund des Themas: Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? PROJECT CONSULT 2003, ISBN 3980675645. Auszug als PDF http://www.projectconsult.net/Files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 Ulrich Kampffmeyer; 2006, 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Klassifikationsbaum (mit "unatürlicher Struktur"). Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Klassifikation; PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2004 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung; 2003, 2000 Ulrich Kampffmeyer; 2006, 1998, 2002 PROJECT CONSULT Unternehemensberatung, 2007 Dollar und Dollarnoten. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Hintergund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: "Vom Wert der Information". Keynote auf der DMS EXPO 2005, http://www.project-consult.net/Files/Vom%20Wert%20der%20Information.pdf Wikipedia.de; http://de.wikipedia.org/wiki/Wert PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 Ulrich Kampffmeyer; 2005, 2000, 2002 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Justitia. Pressedienst der Bundesregierung. http://www.bundesregierung.de/Content/DE/Lexikon/EUGlossar/E/__Bilder/justitia917437,property=poster.j pg Hintergrund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: "Compliance - Regulative Vorgaben beflügelnd er Markt für Dokumentenmanagement. DMS EXPO 2004, http://www.project-consult.net/Files/Keynote_20040909.pdf

177 Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Compliance_(BWL); PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2004 178 - 183 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2004 184 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 185 - 187 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2004 188 Ulrich Kampffmeyer; 1999, 2001, 2003 189 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 190 Logo der ISO International Standardisation Organization. Http://www.iso.org 191 Hintergrund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? PROJECT CONSULT 2003, ISBN 3980675645. Auszug als PDF http://www.projectconsult.net/Files/IIR_Wohin%20geht%20die%20Reise.pdf 191 Hintergrund zum Thema: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung: "Update DokumentenTechnologien 2007". Seminar S204, http://www.project-consult.net/Files/S204_Update2007_20070116.pdf 192 193 - 195 196 197 - 199 198 199

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2000 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2001 Ulrich Kampffmeyer, 2000, 2001 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Schloss. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Hintergrund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: "Datenschutz, Datensicherheit & Compliance. Datenschutzkongress 2006. http://www.project-consult.net/Files/20060510_Euroforum_Show_Kff.pdf 200 Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Schutz; PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2007

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Quellen Folie 201, 202 203 204 - 206 205 206 207 208 - 211 212 213 214 215 - 217 216 218 219 - 221 222 223 224 - 226 226 227, 228 229 230 231 - 233 232 234

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Quellen und CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2003, 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Tobit Tresor, www.dd-tech.de/images/tobit_tresor_01.jpg Hintergrund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: "Datenschutz, Datensicherheit & Compliance. Datenschutzkongress 2006. http://www.project-consult.net/Files/20060510_Euroforum_Show_Kff.pdf Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Sicherheit; PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 1996 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2002, 2003 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Kodierung von digitalen Wasserzeichen in Fotos. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Meyers Lexikon Online. http://lexikon.meyers.de/meyers/Recht PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 RegTP Siegel für zertifizierte Trustcenter (um 2005). http://www.bundesnetzagentur.de/ Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Authentizit%C3%A4t Ulrich Kampffmeyer, 2001, 2002, 2004 Ulrich Kampffmeyer, 2003, 2004 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 Fingerabdruck. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle Wikipedia.de, http://de.wikipedia.org/wiki/Authentifizierung; PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2005 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2005, 2007 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 "Lebensstufen" von Caspar David Friedrich, 1835. Wikimedia Commons, http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Caspar_David_Friedrich_013.jpg Hintergrund zum Thema: Ulrich Kampffmeyer: "ILM Information Lifecycle Management". DMS EXPO Best Pracrtce Panel, 2004, http://www.project-consult.net/Files/DMS_EXPO_2004_BPP_ILM.pdf SNIA 2004; PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2004 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2004 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2005 Kubismus: Gebäude. FKG Felix-Klein_Gymnasium, Göttingen. Bild gestreckt und bearbeitet. http://www.fkg.goettingen.de/publikationen/galerie/kunst/gebaeude/any.jpg

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Quellen Folie 246 - 252 251 253 254 255 - 257 256 258 259 - 261 260 262 263 - 265 264 266 267 268 - 270 269 271 272 - 274 273 275 276 - 278 277 279

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Albert Einstein, Foto um 1952. www.scholar.de/images/albert_einstein.jpg Ulrich Kampffmeyer, 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 "Soleil levant” von Claude Monet, 1973. Wikimedia Commons, http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Claude_Monet%2C_Impression%2C_soleil_levant%2C_1872.jpg 299 - 300 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007 301ff PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007

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Informationsverarbeitung und Dokumenten-Management PROJECT CONSULT ist im Umfeld der DRT Document Related Technologies spezialisiert auf die Beratung zu modernen Informationssystemen und deren organisatorischer Einführung.

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Unternehmensdaten Gegründet: Stammkapital: Geschäftsführer: Mitarbeiter: Teamkonzept: Standorte: Beteiligungen:

1.7.1992 51.129 € Dr. Ulrich Kampffmeyer Karin Begemann > 17 angestellte/ständige freie Berater Hamburg; bundesweit PROJECT CONSULT International Ltd. DLM Network EEIG

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Mission Statement PROJECT CONSULT berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und

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herstellerunabhängig bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller Faktoren: Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur, Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik, Zukunftssicherheit und Projektarbeit.

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Themenschwerpunkte

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Dokumenten-Management Workflow Elektronische Archivierung Enterprise Content Management Information Lifecycle Management Portaltechnologien Knowledge Management Automatische Klassifikation Business Process Management Migration Directory Service Elektronische Signatur Compliance

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Beratungsleistungen (1)

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Strategieberatung Organisationsberatung Projektberatung Unternehmensberatung Business Process Engineering System- und Technologieberatung Seminare Coaching Projektmanagement, Moderation & ProjektControlling

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Beratungsleistungen (2)

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Analysen Lösungsdesign Fachkonzepte Lasten- und Pflichtenhefterstellung Ausschreibung & Produktauswahl Vertragsgestaltung Qualitätssicherung Tests & Abnahmen Verfahrensdokumentation Studien & Gutachten Seminare & Workshops: Public oder Inhouse

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Beratungsprojekte Branchen

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Banken und Finanzdienstleister Industrie und Handel Öffentliche Verwaltung Pharma und Chemie Versicherungen und Rententräger Wohnungsbau Logistik Energie Dienstleistung

• Internationale Beratungsprojekte

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PROJECT CONSULT Mitarbeiterqualifikation

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PROJECT CONSULT setzt Experten mit profunder Erfahrung in den DRT-Schwerpunkten ein. Unser Human Resource Management garantiert das Fach-Know-how zur kompetenten Kundenberatung die kontinuierliche Vertiefung des Expertenwissens aller Berater durch • Unternehmens-, Qualitäts- und Wissenskultur • Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte • Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte • Mitarbeiter-Fortbildung • Gemischtes Teamkonzept • Hausinterne Seminare

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Wissensvermittlung • •

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Newsletter 14-16 Ausgaben im Jahr; Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch (zukünftig auch Portugiesisch); Volltextarchiv Bücher bei AMAZON.de: „ECM Enterprise Content Management“ 2006, „DokumentenTechnologien: Wohin geht die Reise?“ 2003, „Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft“ 1999, u.a. Codes of Best Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ 1997, „Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“ 1999 Industry White Paper 7 AIIM/DLM Industry Whitepaper Studien EUROFORUM 4 Studien in 1995-1997, „Workflow“ 2000, „Business Process Management“ 2001, „DRT für den Mittelstand“ 2003 Artikel über 400 seit 1992 Kurse CDIA+, MoReq, Archivierung & ILM u.a. Seminare Dokumenten-Management, Archivierung, ECM, Rechtsfragen, GDPdU, Verfahrensdokumentation, Einführung etc. national über 60 Vorträge national und international über 140

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7 Gründe für PROJECT CONSULT als Beratungspartner 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Lösungsorientiert im Interesse des Kunden Erfolgreiche Projekte Know-how für Dokumenten-Technologien Kompetenz der Mitarbeiter Wirtschaftlichkeit Effiziente Methoden Unabhängigkeit

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