Curso De Access 2007
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- Words: 1,385
- Pages: 10
Curso de Access 2007 Joel I. Saavedra Delgado Profesor: Rangel
Generalidades • Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos del Programa. • Microsoft Access permite crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entra las diferentes tablas de la base de datos. • Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños.
Historia • •
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Access versión 1.0 fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se liberó access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic. Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado. El producto se entregará en siete disquetes de 1,44 MB. El manual muestra la fecha de 1993 los derechos de autor. Originalmente, el software funcionó bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. Por ejemplo, el tamaño de los archivos de más de 10 MB eran problemáticos (tenga en cuenta que la mayoría de los discos duros eran más pequeños que 500 MB en ese entonces), y el manual de Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
Inconvenientes • Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones). • Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos
Extensión de Archivo • Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos: – .mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores) – .mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores) – .accdb - Base de datos de Access (Versión 2007) – .accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores) – .mam - Macro de Access – .maq - Consulta de Access – .mar - Informe de Access – .mat - Tabla de Access – .maf - Formulario de Access – .adp - Proyecto de Acess – .adn - Plantilla de proyecto de Access
Arrancar y cerrar el Access 2007 •
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
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Desde el icono de Access 2007 del escritorio . Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access .
Los formularios •
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Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
Los macros • • •
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Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de acción.
Las Consultas • • • •
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Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Los Informes •
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe. • Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. • Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. • Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. •
Generalidades • Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos del Programa. • Microsoft Access permite crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entra las diferentes tablas de la base de datos. • Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños.
Historia • •
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Access versión 1.0 fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se liberó access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic. Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado. El producto se entregará en siete disquetes de 1,44 MB. El manual muestra la fecha de 1993 los derechos de autor. Originalmente, el software funcionó bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. Por ejemplo, el tamaño de los archivos de más de 10 MB eran problemáticos (tenga en cuenta que la mayoría de los discos duros eran más pequeños que 500 MB en ese entonces), y el manual de Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
Inconvenientes • Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones). • Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos
Extensión de Archivo • Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos: – .mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores) – .mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores) – .accdb - Base de datos de Access (Versión 2007) – .accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores) – .mam - Macro de Access – .maq - Consulta de Access – .mar - Informe de Access – .mat - Tabla de Access – .maf - Formulario de Access – .adp - Proyecto de Acess – .adn - Plantilla de proyecto de Access
Arrancar y cerrar el Access 2007 •
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
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Desde el icono de Access 2007 del escritorio . Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access .
Los formularios •
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Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
Los macros • • •
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Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de acción.
Las Consultas • • • •
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Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Los Informes •
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe. • Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. • Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. • Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. •
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