Curs Excel

Iniciació a l’Excel Del 2 de maig al 6 de Juny

C/ Del Centre d’Empreses, 1-7

17178

LES PRESES (Girona)

Telèfon: 972 693435 Fax. 972694720

[email protected]

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

PROGRAMA 1. L’entorn de treball 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

Entrar i sortir del programa La pantalla inicial Les barres d’eines La barra d’estat L’ajuda

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Què és un full de càlcul Crear, obrir i guardar documents Treballar amb columnes o files fixes Opcions generals de configuració

2. Els fulls de càlcul

3. Moure’s per l’entorn 3.1. Moure’s pel document 3.2. Selecció de caselles, files i columnes 3.3. Retallar, copiar i enganxar 3.4. Diferents visualitzacions 4. Entrar dades 4.1. Tipus de dades 4.2. Realitzar els primers càlculs 4.3. Les caselles 4.4. Protegir un full de càlcul 5. Funcions 5.1. Tipus de funcions 6. Modificacions del full 6.1. Altura de les files 6.2. Amplada de les columnes 6.3. Ocultar/mostrar files/columnes 6.4. Inserir/eliminar columnes/files/caselles 7. Crear gràfics 7.1. Tipus de representacions de les dades 8. Bibliografia

1

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

1. L’entorn de treball 1.1.

Entrar i sortir del programa

Per entrar al programa ho podrem fer de tres maneres diferents: • Fent doble clic a la icona de l’Escriptori • Desde el menú Inicia>Tots els programes>Microsoft Office>Microsoft Office Excel 2003 • Fent doble clic sobre qualsevol document d’Excel

Per sortir del programa: • Tancant la finestra a la creu vermella de l’escaire superior dret • Desde el programa a Fitxer>Surt

2

www.consorcilespreses.org

1.2.

Iniciació a l’Excel

La pantalla inicial

La pantalla inicial quedarà tal com la deixem l’últim cop tanquem l’Excel. Un possible configuració seria la següent:

Barra de menús

Columnes

Barres d’eines

Files

Cel·les

Barres de desplaçament

Accés als diferents fulls

3

www.consorcilespreses.org

1.3.

Iniciació a l’Excel

Les barres d’eines

L’Excel té diferents barres d’eines que ens seran utils en funció del que necessitem en cada cas. Podrem triar les barres que volguem tenir disponibles clicant amb el botó dret sobre qualsevol barra. Tan el nombre de barres com el nombre d’icones de cada una són configurables per l’usuari. Totes les accions que podem fer amb les barres d’eines també es poden realitzar mitjançant el menús, però les barres ens donaran un accés més ràpid. Les barres més importants són les que surten per defecte quan obrim l’Excel per primer cop:

1.4.

•

La barra d’eines estàndard: Crear, obrir, guardar, copiar...

•

La barra d’eines de format: Configurar format del text, de les cel·les...

•

La barra de noms i fórmules: Per introduir les formules que usarem

La barra d’estat

La barra d’estat, a més de permetre’ns moure pels diferents fulls, ens dóna informació addicional quan tenim un conjunt de caselles seleccionat. Per defecte aquest informació és la suma, però la podem canviar clicant amb el botó dret sobre la barra.

Càlcul sobre les cel·les seleccionades

Accés als diferents fulls

4

www.consorcilespreses.org

1.5.

Iniciació a l’Excel

L’ajuda

Podrem accedir a l’ajuda d’Excel prement F1 o bé accedint desde el menú Ajuda>Ajuda del Microsoft Excel. Desde la casella Cerca podrem buscar les ajudes que necessitem

2. Els fulls de càlcul 2.1.

Què és un full de càlcul

Els fulls de càlcul són documents a on, bàsicament, podem fer-hi càlculs numèrics. Els fulls de càlcul estan compostos per files i columnes. Hi ha 256 columnes disponibles, i cadascuna té un nom, que va de la lletra A fins a la IV. I 65.536 files numerades. Una casella és la intersecció d’una columna i una fila i és on hi podem posar text, números i fórmules. Com a resultat de l’anterior, tenim que en un sol full de càlcul, hi ha 16.777.216 caselles per a poder-hi entrar informació i fer-hi càlculs. La casella dins d’un full està totalment identificada per mitjà d’una referència, que tenint en compte la intersecció de la columna i la fila en que està, aquesta pren el nom, primer de la columna i segon de la fila. Per exemple, la casella A2 és la que es troba en la columna A, fila 2. Quan treballem amb grups de caselles aquestes es referencien indicant la primera (casella superior esquerra) i la última casella (inferior dreta) separades per dos punts.

A2

A4:C4

D6:F1 5 B7:B12

2.2.

Crear, obrir i guardar documents

Crear un document Quan obrim l’Excel per defecte ens crea un document nou basat en la plantilla per defecte. Dels documents, l’Excel en diu llibres i cada un està format per varis fulls. Podrem obrir nous documents desde la icona Crea (basats en la plantilla per defecte) o bé desde Fitxer>Crea... (per poder escollir un plantilla).

5

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

Cada document d’Excel està format per tres fulles de càlcul. A aquestes fulles els hi podem: • Canviar el nom: clicant amb el botó dret sobre el nom de la fulla

•

Suprimir: clicant amb el botó dret sobre el nom de la fulla

•

Inserir: desde el menú Inserció>Full de càlcul

Guardar un full Els documents que estem treballant en pantalla, mentre no es guarden en algun lloc, estan en la memòria de l’ordinador. Si sortíssim d’Excel i no el guardéssim, perdríem tot el treball fet. Cal doncs guardar el document. Per fer-ho, es pot anar al menú Fitxer>Desa..., es pot fer Ctrl+G o bé es pot pitjar la icona de la barra d’eines Estàndard Desa. Triarem el nom que volem donar a el document, la carpeta on el volem desar i això farà que el document que tenim en pantalla se’ns quedi guardat per a poder-lo recuperar posteriorment.

6

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

Obrir un full Podem obrir un document creat anteriorment desde el botó Obre de la barra d’eines, fent Ctrl+A o bé accedint desde la barra de menús a Fitxer>Obre. Si el que volem és obrir un document que està en un format que no és el d’Excel, haurem de seleccionar a Tipus de fitxer de quin es tracta. Si no ho sabem podem escollir la opció Tots els fitxers.

2.3.

Treballar amb columnes o files fixes

Pot ser necessari que en un full extens, alguna fila o alguna columna quedi fixa, mentre nosaltres anem visualitzant la resta del full. És com si tinguéssim alguna fila o columna en forma de títol, que no desapareix. Per fixar files i/o columnes, cal tenir el punt d’inserció en la casella immediatament posterior a l’actual, tant en el que respecte a fixar files com columnes, i anar al menú Finestra>Immobilitza subfinestra. Per a tornar a mobilitzar les files i columnes, cal anar al mateix menú anterior i triar l’opció Mobilitzar subfinestra.

2.4.

Opcions generals de configuració

Hi ha una sèrie de paràmetres de funcionament general de l’Excel que es poden configurar desde el menú Eines>Opcions.

7

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

3. Moure’s per l’entorn 3.1. Moure’s pel document Sempre tindrem, dins el full de càlcul, un casella marcada que és el punt d’inserció de dades. Podem canviar de casella clicant amb el ratolí sobre una altra o bé usant les fletxes del teclat. Les tecles que ens poden ser més útils: ACCIÓ

TECLA

Moure’s a una casella determinada

Tecles de direcci ←↑→↓

Anar al començment de la fila

Tecla Inici

Anar a l’inici del full

Ctrl + Inici

Anar fins a l’extrem de la regi actual

CTRL+tecla de direcció

Anar a l’útima casella

CTRL + F1

Desplaçar una pantalla cap avall

AV PAG

Desplaçar una pantalla amunt

RE PAG

Anar al següent full del llibre

CTRL + AV PAG

Anar al full anterior del llibre

CTRL + RE PAG

Anar al següent llibre

CTRL F6

Completar l’entrada de dades en la casella

ENTER

Cancel.lar l’entrada de dades en la casella

ESC

Començar una nova línia en la mateixa casella

ALT+ ENTER

Modificar una casella

F2

Signe d’inici de fòrmula en una casella

=

Activar un men de la barra de men

ALT + lletra subratllada

Esborrar continguts de caselles

Seleccionar caselles i SUPR

3.2. Selecció de caselles, files i columnes Quan volguem fer una acció a múltiples caselles, usarem les diferents formes de selecció: • Selecció d’un casella: només cal clicar sobre la casella

8

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

• Selecció de varies caselles: cliquem sobre la casella superior esquerra i movem la rata fins a la casella inferior dreta

• Selecció d’una o varies files: sobre el numeros de fila ens posem sobre la fila inicial, quan apareix una fletxa cap a la dreta, cliquem i sense deixar anar pugem o baixem fins a la fila final

• Selecció d’una o varies columnes: sobre la lletra de la columna inicial, quan apareix una fletxa cap avall, cliquem i sense deixar anar anem a dreta o esquerra fins a la columna final.

• Selecció combinada: ens pot interessar seleccionar una combinació de files, columnes i cel·les. Ho podrem fer mantenint apretat la tecla CTRL mentre fem les diferents seleccions amb la rata. Podrem fer seleccions com per exemple:

9

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

3.3. Retallar, copiar i enganxar Com la majoria de programes, tenim la opció de copiar, retallar i/o enganxar una o varies caselles. El procés sempre serà seleccionar la o les caselles, clicar a retallar o copiar, seleccionar el destí i clicar enganxar (Cal tenir present que no podem copiar o retallar una selecció combinada). Ho podrem fer usant les combinacions de tecles: • • •

Copiar: Ctrl+C Retallar: Ctrl+X Enganxar: Ctrl+V

O bé podem usar els botons de la barra estàndard:

Enganxa

Retalla

Copia

Copia format

La opció de copiar format ens pot interessar per estalviar-nos haver de repetir canvis de format repetidament. Per exmple, si tenim una casella amb lletra vermella i negreta, la seleccionem, cliquem a Copia format, marquem una altra casella amb format normal, i automàticament ens la farà vermella i en negreta. De vegades ens pot interessar enganxar amb opcions. Per exemple, podem tenir una casella amb una fòrmula i volem copiar el valor (no la fòrmula). Ho podem fer, després de copiar, desde el menú Edició>Enganxa-ho amb opcions...

10

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

4. Entrar dades 4.1. Tipus de dades Tot i que un Full de càlcul bàsicament s’usa per a fer càlculs, a les caselles també s’hi poden entrar textos (podem posar més d’una línia usant la combinació ALT+ENTER). No obstant, si el text és massa llarg per posar-lo dins la casella és millor usar quadres de text. Les dades poden ser dels següents tipus: • • • • • •

Text: Textos generals com titols de filos i/o columnes Numèric: 1997, 7%, 125.425,65, 1.500.000 Pts Fòrmules: =1000*2, =1000-(1000*15%), =A1*5*B8 Funcions: =SUM(A1:A30), =ABS(G10) Data: 01-10-1997, 01-oct, Octubre-1997 Hora: 10:01, 10:01 AM, 10:01:44

Podrem escollir el tipus de dades d’una o varies caselles usant la opció format>cel·les

11

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

4.2. Realitzar els primers càlculs En les caselles en format numèric o data s’hi poden fer càlculs entre elles, i els resultats es deixen en alguna casella. En aquest moment és quan entren les fòrmules. Davant de qualsevol fòrmula o operació matemàtica cal posar el signe igual al començament de la casella (=). Per exemple, si en una casella hi posem =100*2 automàticament ens sortirà el valor 200. Per fer referència a les caselles del full de càlcul s’usa la combinació fila-columna. En l’exemple següent fem la suma de les caselles A2 i A3 i el resultat el guardem a A4.

Quan una fòrmula s’ha de repetir a moltes caselles, no cal anar-la repetint. Només cal copiar la primera i les referències automàticament es posaran bé. En l’exemple següent, posem la fòrmula a la primera fila A2*B2 i tot seguit la copiem a les caselles C3-C6 i automàticament queden amb les fòrmules A3*B3, A4*B4, …

Podem copiar les fòrmules de la manera que ja sabem, però també hi ha un manera més ràpida de fer-ho: entrem la fòrmula amb l’igual, fem enter i tot seguit arroseguem la casella clicant al punt indicat i sel·leccionant totes les caselles on volguem copiar-hi la fòrmula.

Punt on hem de clicar per copiar la fòrmula a altres caselles

12

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

4.3. Les caselles Una referència identifica a una casella o un rang de caselles per identificar-les en les fòrmules. Aquestes referències es poden fer a dades del mateix full, a les d’un altre full, les d’un altre document o fins i tot d’un altre programa. Referències relatives Totes les referències per defecte són relatives. Això vol dir que les files i columnes d’una fòrmula van canviant automàticament. És a dir, si copiem la fòrmula =A2 a les caselles B3B5 ja hem vist que automàticament canvien a =A3,=A4...

Referències absolutes Les referències absolutes no canvien quan les canviem a d’altres caselles. Podem referenciar files i/o columnes absolutes posant un $ davant la fila i/o columna. En l’exemple, al posar =$A$2, i tota la columna tindrà el mateix valor.

Referències externes Les referències externes ens permeten fer referència a valors d’altres fulls o d’altres documents d’Excel. Per referenciar el valor d’un altre full format seria el següent: Nomdelfull!Casella , per exemple: full1!A2 I per referenciar el valor d’un altre document: [nomfitxer]nomdelfull!casella, per exemple: [llibre.xls] full1!A2

13

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

5. Funcions 5.1. Tipus de funcions Les funcions són eines de càlcul que permeten oferir resultats a partir d’operacions amb les caselles de dades. Podem crear les que volguem o bé usar les que ja té predefinides. N’hi ha de diferents categories: • • • • • • •

De Base de dades: dóna i calcula informació de base de dades d’excel De data i hora: efectuen càlculs sobre caselles en format de data i/o hora. De matemàtiques i trigonomètriques. D’estadístiques. De financeres. Sobre variables de tipus text. De lògiques ...

Les funcions es poden inserir desde el menú inserciór>funció, amb la icona de la barra d’eines, o manualment fent =funcio(paràmetres). Una de les funcions més usades és la d’autosuma. Vegem-ne un exemple:

Cree una llista de valors (pot ser fila o columna)

Cliquem al boto autosuma

I premem enter.

14

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

6. Modificacions del full 6.1.

Altura de les files

Maneres diferents de modificar l’altura de les files: • • • •

Sel·leccionant la fila/es i desde el botó dret escollir la opció Alçada de fila... Fent doble clic a la intersecció entre dues files (fa un ajust automàtic) Desde el menú format>fila>Ajusta automàticament (fa el mateix que lo anterior) Clicant i arrosegant desde la intersecció de dues files

Intersecció de dues files

6.2.

Amplada de les columnes

Els canvis d’amplada de columna els podem fer exactament igualment que el cas anterior però aplicant-ho a les columnes.

Intersecció de dues columnes

15

www.consorcilespreses.org

6.3.

Iniciació a l’Excel

Ocultar/mostrar files/columnes

La opció d’ocultar files/columnes ens pot ser útils per treballar amb fulls grans o bé quan no volguem que s’imprimeixin alguenes files/columnes. Per fer-ho sel·leccionem el que volem ocultar i anem a format>fila (o columna)>amaga o bé a la opció del botó dret. Per tornar a mostrar el que hem ocultat cal sel·leccionar les dues files/columnes contigües a les columnes amagades i anar a format>fila (o columna)>mostra o també usant el botó dret.

6.4.

Inserir/eliminar columnes/files/caselles

En moments determinats ens pot interessar inserir files/columnes. Aquesta acció desplaça totes files/columnes següents i les reanomena no deixant de perdre mai la correlació (1,2,3... per files i A,B,C... per columnes). Així, si inserim una columna a la B el contingut d’aquesta passa a la C i la B queda buida. Podem inserir/eliminar insereix/suprimeix.

files/columnes

sel·leccionant-les

16

i

amb

el

botó

dret

a

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

7. Crear gràfics 7.1. Tipus de representacions de les dades Les representacions gràfiques de les dades són un recurs molt interessant a l’hora d’interpretar aquestes. L’Excel permet d’una manera molt ràpida i senzilla crear gràfics sobre les dades i de molts tipus diferents. Vegem-ne un exemple:

Introduim les dades a representar

Sel·leccionem les dades i premem el botó Auxiliar de gràfics

En l’Auxiliar de gràfics sel·leccionem el tipus de gràfic. Per exemple, circular

17

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

Podem canviar el rang de valors a representar (en aquest cas no cal)

Posem el títol del gràfic. Aquí també podem canviar altres opcions com la llegenda o les etiquetes.

Li diem que ens ho insereixi al mateix full com un objecte

18

www.consorcilespreses.org

Iniciació a l’Excel

Resultat final

8. Bibliografia “Apunts pràctics. Excel 2000” de Melcior Oliveres. http:// www.bermol.com/

19