Control Interno.docx

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA UNAN-León

Facultad de Ciencias y Tecnología. Ciencias Actuariales y Financieras. V Año Componente: Auditoria de Empresas Financieras y de Seguros.

Tema: Control Interno: Definición, clasificación, objetivos, componentes, principios fundamentales y principio de segregación de funciones.

Elaborado por: Br. Francis Saraí Nicaragua Briceño. Br. Danilo José Briceño Trejos. Br. Bayron Antonio Martínez Calderón. Br. Kesling Trinidad Cadena Delgado. Docente: Lic. Israel Alemán. León, 05 de abril del 2018

“A la libertad por la Universidad”

CONTROL INTERNO

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas. El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define el Control Interno así: El control interno comprende de plan de organización con todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la obtención de información financiera correcta y segura, la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a políticas prescritas por la dirección. En Colombia, el eminente tratadista contable Yanel Blanco Luna lo define de la siguiente manera:

Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la corrección de los registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable. [Blanco, 1988]

Desde el año de 1989 se adelantó un estudio tendiente a establecer un nuevo concepto de Control Interno, el cual fue dado a conocer en el mes de octubre de 1992 en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores celebrado en Washington. Este estudio titulado "Control Interno - Un Marco de Trabajo Integrado"[ COSO, 1992 ], fue adoptado plenamente por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, el cual realizó un detallado análisis del mismo siendo plasmado en la Declaración Profesional No.7 estableciéndose la siguiente definición del nuevo concepto de control interno: Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de

conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos: - Efectividad y eficiencia en las operaciones. - Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. [CTCP, 1999]

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.

 CONTROL ADMINISTRATIVO Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo, los controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

Ejemplo: Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.

 CONTROL CONTABLE

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con

registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno. Asimismo, toda acción, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los descuide, es una debilidad de Control Interno.

 SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones. Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad. Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros que puedan amenazarlos.  EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.  CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO  AMBIENTE DE CONTROL La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son: a) Integridad y valores éticos. Se deben establecer los valores éticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeño de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores éticos y conductuales con su ejemplo. b) Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a la organización, para desempeñar satisfactoriamente su actividad.

c) Experiencia y dedicación de la Alta Administración. Es vital que quienes determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente de control. d) Filosofía administrativa y estilo de operación. Es sumamente importante que se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de información que conforman la organización. Aquí tienen gran influencia la estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidades y políticas y prácticas del recurso humano. Es vital la determinación actividades para el cumplimiento de la misión de la empresa, la delegación autoridad en la estructura jerárquica, la determinación de las responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de los objetivos.

 EVALUACIÓN DE RIESGOS Riesgos. Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema (organización), se denominan riesgos. Estos pueden provenir del medio ambiente o de la organización misma. Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones relevantes

de todas las áreas de la organización y de estas con el medio circundante, para así determinar los riesgos posibles. Toda organización se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificación y análisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados. La organización al establecer su misión y sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos.

 ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado.

 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.

 SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo. Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por múltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. La Administración tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa periódicamente.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO El ejercicio del control interno implica que este se debe hacerse siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales.  El principio de igualdad: consiste en que el SCI debe velar para que las actividades de la organización estén orientadas, efectivamente, hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.  Según el principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad.  El principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.  El principio de economía: vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y las metas de la organización.  El principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.  Los principios de imparcialidad y publicidad: consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.  El principio de valoración de costos ambientales: consiste en que la reducción, al mínimo del impacto ambiental negativo, debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo. Un control interno eficiente presupone, necesariamente, la existencia de objetivos y metas en la organización. Si estos no están definidos adecuadamente, la organización carecerá de rumbo y, por tanto, de un marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente en el nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin posibilidad alguna de influir realmente en el desempeño de la organización.

PRINCIPIO DE SEGREGACIÓN DE FUNCIONES La segregación de funciones está orientada a evitar que una misma persona tenga accesos a dos o más responsabilidades dentro del sistema, de tal forma que pueda realizar acciones o transacciones que lleven a la consumación de un fraude. Es un control interno básico que busca asegurar que ninguna persona tenga la autoridad para ejecutar dos o más transacciones sensibles en conflicto que podrían afectar los estados financieros. Sin una guía adecuada y un enfoque razonable, podría parecer extremadamente difícil lograr implementar, probar, remediar y mitigar la segregación de funciones. Sin embargo, un enfoque basado en riesgos puede lograr que este esfuerzo sea manejable para una compañía de cualquier tamaño. Las empresas no necesitan crear estructuras complejas de funciones ni realizar cambios costosos a fin de cumplir con la segregación de funciones y el principio del mínimo privilegio. Al enfocarse en las transacciones que presentan el mayor riesgo para el negocio, las compañías pueden entender rápidamente los problemas relacionados con el acceso e identificar a un nivel que satisfaga a la administración y a aquellos involucrados en la auditoría, si se están tomando las medidas adecuadas para corregir y mitigar las causas raíz de los problemas de segregación de funciones. El no implementar la segregación de funciones como parte de un marco sólido pone a las compañías en riesgo de no cumplir con los requisitos regulatorios y de cumplimiento. Pero éste no es el único riesgo. El precio del fraude y de otras fallas de control interno está bien documentado en valores monetarios, que es donde el costo comienza a sentirse como algo más real, adicionalmente hay otros costos ocultos, tales como: • • •

La disminución del valor accionario, debido a que el mercado ya no tiene confianza en la compañía. Las oportunidades de negocio no aprovechadas, debido a cambios en la calificación crediticia de la empresa o a que el financiamiento es más costoso. Los costos incurridos para recuperarse de algún daño en la reputación de la compañía.

La segregación de funciones establece que es posible que surjan problemas (tales como fraude, errores importantes y manipulación de los estados financieros) cuando una misma persona tiene autorización para ejecutar dos o más transacciones sensibles en conflicto. Las transacciones sensibles impulsan los procesos que pudieran afectar los estados financieros, actividades operativas o la reputación de una compañía en el mercado. Muchas empresas se esfuerzan por lograr que sus usuarios no tengan conflictos de segregación de funciones, aunque este objetivo a menudo es inalcanzable, insostenible y poco realista dado el número de empleados

que participan en una típica función de negocios. Dividir las responsabilidades discretas del puesto en funciones orientadas a tareas a menudo puede dar lugar a ineficiencias y costos innecesarios. La segregación de funciones implica: 

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En primer lugar que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma. Que el recurso humano incorporado a la organización cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada. Que todos y cada uno de los empleados de la organización distinga en donde parte sus funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo, área o proceso. Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa además del nivel jerárquico. Es claro que ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción y además la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobación, ejecución, registro y custodia y a través de departamentos o unidades independientes. Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes; generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad. Una vez se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, así mismo será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.

BIBLIOGRAFÍA 

[JOHANSE, 1986] JOHANSEN BERTOGLIO, Oscar. Introducción a la Teoría General de Sistemas. Limusa: México. 1986.

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[MANTILLA, 1980] MANTILLA B. Samuel Alberto. Introducción a la Revisoría Fiscal, un Enfoque de Sistemas. Cárdenas & Cárdenas: Bucaramanga.1989.

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[NIA 1998] NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA. Emitidas por el Comité de Practicas de Auditoria. IFAC IMCP México 1998.

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[COSO, 1998] COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIOSN OF THE TREADWAY COMISSION. COSO. Internal Control- Integrated Framework. Traducción de Samuel Alberto Mantilla Blanco. Especialización en Auditoria Externa y Revisoría Fiscal. UNAB UNICAUCA 1998.