Contraloria 2006 Upn Pdf

Nuestra Misión: “Vigilar la gestión sobre el manejo de los recursos públicos, generando una cultura de control fiscal inspirada en principios morales y éticos.”

INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL, UPN VIGENCIA 2006

CGR - CDSS – No. 00052 Agosto de 2007

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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL, UPN

Contralor General de la República

Julio César Turbay Quintero

Vicecontralor

Roberto Pablo Hoyos Botero

Contralor Delegado Sector Social

Nelson Caicedo Rodríguez

Director de Vigilancia Fiscal

Everardo Mora Poveda

Responsable Subsector Educación

Martha Virginia Sierra Sierra

Responsable de Entidad

Eduardo López Sánchez

Integrantes del Equipo Auditor: Sadit Ruano - Líder Oneida Rosa Díaz Viloria Jeaneth A. González G. Ricardo Ernesto Parada Bernal René Alejandro Latorre L.

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TABLA DE CONTENIDO Página 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

4

2. DICTAMEN INTEGRAL

5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

13

3.1. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 3.2. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3.3. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN 3.3.1. Adecuación Misional 3.3.2. Gestión presupuestal y financiera. 3.3.3. Gestión de la administración del talento humano 3.3.4 Indicadores de Gestión 3.3.5 Proceso de contratación 3.3.6 Gestión Ambiental 3.4. EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE

13 13 16 16 25 27 34 39 41 42

4. ANEXOS

51

Anexo 1. Estados Contables. Anexo 2. Matriz de codificación de hallazgos.

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1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

Mediante Acuerdo 006 de 2006 del Consejo Superior, se adoptó el Estatuto de Personal Administrativo, al que le falta reglamentación para la adecuada implementación. Reelección del Rector para el periodo 2006–2010, según Acuerdo del Consejo Superior No. 037 del 28 de agosto de 2006. Durante el año 2006, tres licenciaturas recibieron la acreditación de alta calidad por parte del Ministerio de Educación Nacional. Ellas son: Licenciatura en Educación Especial, mediante Resolución No. 541 de febrero de 2006; Licenciatura en Matemáticas, según Resolución No. 1916 de mayo de 2006 y Licenciatura en Física, según Resolución No. 3672 de julio de 2006.

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Señor OSCAR ARMANDO IBARRA RUSSI Rector Universidad Pedagógica Nacional Bogotá, D.C.

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la Universidad pedagógica Nacional, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y gestión ambiental en la administración de los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas examinadas. El examen del Balance General a 31 de diciembre del año 2006 y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social para el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2006; dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento: en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El representante legal de la Universidad Pedagógica Nacional, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2006, dentro de los plazos previstos en la resolución orgánica No 5544 de 2003. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas, NAGC, compatibles con las normas internacionales de auditoría,

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NIAS y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Delegada para el Sector Social.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: •

Seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento.

•

Evaluación del Sistema de Control Interno.

•

Evaluación de la gestión en los siguientes aspectos: análisis presupuestal; los procesos misionales verificando el avance del Plan, la eficacia alcanzada en la ejecución de los proyectos de inversión relacionados con dos (2) de los ejes temáticos como son Fortalecimiento Académico y Procesos institucionales de Crecimiento y Desarrollo y en las actividades de los planes de acción respectivos; los mecanismos de equidad utilizados para atender a la población universitaria, recurso humano; además, la gestión ambiental.

•

Administración del Talento Humano, donde se examinaron las nueve nóminas que administra la Universidad, evaluando el cumplimiento de la normatividad, la planificación de los recursos humanos, cumplimiento del Plan de Acción de la División de personal y la relación entre Plan de Desarrollo Institucional y Estructura Organizacional.

•

Gestión Financiera y Presupuestal, con evaluación de los procesos de: elaboración, modificación y ejecución.

•

El proceso de contratación vigencia 2006, se evaluó a través de una muestra selectiva de 38 contratos, que sumaron $10.107 millones, el 47.8% de un total de 779 celebrados, por un monto total de $21.132 millones; igualmente, se

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•

verificó el cumplimiento del Sistema de Información para la Contratación Estatal, SICE.

•

Se evaluaron los Estados Contables a 31 de diciembre de 2006, incluido el proceso de Saneamiento Contable.

El alcance estuvo limitado por la presentación de los Estados Contables, que tomaron saldos diferentes a los que constituyeron el Balance General de la Nación. La Contaduría General de la Nación tomó los presentados dentro del término estipulado y la UPN los presentados en fecha posterior. Además, algunos hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, sin obtener respuesta a la fecha de elaboración del informe preliminar, 18 de mayo de 2007. DICTAMEN INTEGRAL Con base en el Concepto sobre la Gestión de las áreas, procesos o actividades auditadas y la Opinión sobre los Estados Contables, la Contraloría General de la República no fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2006, clasificándola en el cuadrante D23 de la siguiente matriz de dictamen: Limpia

Con salvedades

Negativa

Abstención

Favorable

D11

D12

D13

D14

Favorable con observaciones

D21

D22

D23

D24

Desfavorable

D31

D32

D33

D34

Concepto / Opinión

La clasificación de la Entidad para el año 2006 significa un mejoramiento con relación al año anterior, la cual correspondía al cuadrante D24. Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: Concepto sobre Gestión y Resultados La Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en las áreas, procesos o actividades auditadas, es favorable con observaciones, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 70.53, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: CONSOLIDACIÓN DE LA CALIFICACIÓN

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Temas Gestión Misional Gestión Contractual Gestión Presupuestal y Financiera Gestión de Administración del Talento Humano Cumplimiento del Plan de Mejoramiento Evaluación del Sistema de Control Interno

Calificación Parcial

Factor de Ponderación

Calificación Total

75.33 85.25 91.00 65.00 41.86 60.00

0.30 0.20 0.10 0.10 0.15 0.15

22.60 17.05 9.10 6.50 6.28 9.00

1.00

70.53

Calificación Total

El concepto sobre la gestión de la entidad permanece igual con relación a la vigencia anterior - 2005, en el cual se emitió concepto favorable con observaciones. Gestión misional En el plan de Desarrollo Institucional no se puede indicar el grado de avance, por cuanto no se han implementado los mecanismos e instrumentos para adelantar el proceso de seguimiento y evaluación. Además, en la construcción del plan no se determinó una base o situación inicial que permita conocer los cambios producidos en la institución a medida que avanza la ejecución. Tampoco se ha establecido en que porcentaje de cada vigencia contribuyen los planes de acción u operativos al logro de los programas y por ende de los objetivos propuestos. El plan carece de cronogramas integrales entre objetivos, ejes temáticos, programas y actividades con el establecimiento de metas concretas y cuantificables, indicadores claros y precisos. Además en su plan operativo no presenta indicadores de eficiencia que permita determinar los costos de las actividades para el cumplimiento del mismo. De acuerdo con la muestra seleccionada de los proyectos relacionados con los Ejes Temáticos, Fortalecimiento Académico y Procesos Institucionales de Crecimiento y Desarrollo, respecto de las fichas de los mismos, se reitera nuevamente la carencia de indicadores que permitan medir la gestión realizada y los logros obtenidos en cada uno de ellos. Además los formatos de seguimiento y evaluación no son diligenciados en su totalidad ni remitidos oportunamente a la

Oficina de planeación, lo que no permite realizar su evaluación y medir sus resultados.

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En el proyecto de Fortalecimiento a la Docencia, en el planteamiento de las metas, se pudo evidenciar que algunas de ellas corresponden a actividades propias de la Vicerrectoría Académica, tal es el caso de: Desarrollo de programas de bienvenida y acompañamiento a los profesores de la universidad, la Solicitud al departamento de postgrados de la elaboración de propuesta para ofrecer una especialización en pedagogía a profesores de la UPN, entre otras. Actividades que son de ejecución permanente y no se expresa el objetivo o la intención de esbozarla como una meta de un proyecto. En el proyecto del Fondo Editorial, en cuanto al cumplimiento de las metas establecidas, no se pudo constatar resultados como: de que forma y en que porcentaje1 logró mejorar la imagen corporativa, la publicación de la política editorial, en cuanto aumentó la distribución y la venta de productos ofrecidos por la universidad, o cuales son los acuerdos con instituciones editoriales para la realización de coediciones. El proyecto de Red Interinstitucional de Planeación, presenta inadecuada planeación en la formulación, por cuanto en la ficha registrada en el banco de proyectos de la UPN, este inicia en abril de 2006, sin embargo antes de su inicio se celebró un contrato de prestación de servicios2 con cargo al proyecto. Además presenta un cronograma con actividades propias del proyecto desde el 15 de febrero de la misma vigencia, reflejando con ello falta de control en la ejecución de los proyectos de la institución. Gestión Presupuestal y financiera Al Presupuesto de Ingresos se le adicionaron durante la vigencia $6.300 millones por Servicios de Asesoría y Extensión, de los cuales se recaudaron únicamente 663 millones, los $5.638 millones dejados de ejecutar representaron el 86% del Saldo por Ejecutar del Presupuesto de Ingresos.

La Comisión Presupuestal y Financiera, creada por el “Estatuto Presupuestal y Financiero” con las funciones de asesorar a la rectoría, coordinar y hacer seguimiento en la elaboración del Plan Financiero, del Plan Operativo de

1

Indicando la base inicial de percepción de la imagen corporativa.

2

Contrato 141 de 2006. “..Cláusula Séptima: El presente contrato requerirá para su perfeccionamiento firma de las partes y para su ejecución registro presupuestal..”. Este contrato fue suscrito, perfeccionado y con registro presupuestal del 27 de enero de 2006. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Inversiones y en la elaboración del presupuesto, no está cumpliendo sus funciones de acuerdo a la normatividad.

Gestión de Administración del Talento Humano La Alta Dirección de la Universidad no hace uso razonable del instrumento brindado por la Ley, de permitir la vinculación de profesores ocasionales. Durante el 2006 el número de los docentes ocasionales superó a los de Planta Docente, además, la vinculación de la mayoría de ocasionales se ha extendido a varios años, contrariando la naturaleza de esta modalidad, motivada en flexibilidad bajo supuestos de transitoriedad. La falta de gestión efectiva, por parte de la Alta Dirección de la Universidad, para implementar la Carrera Administrativa en la Universidad y el no contar con la Planta Docente adecuada a la necesidad, obstaculiza la incorporación de funcionarios a la Planta de Personal de la Entidad mediante un sistema técnico de administración del talento humano, que permita el manejo eficiente, la tecnificación, la profesionalización, la igualdad de oportunidades para el acceso y la inversión en capacitación para crear capital humano, tan necesario en una Entidad de este sector. Evaluación del cumplimiento y avance del plan de mejoramiento El plan de mejoramiento suscrito por la Universidad Pedagógica Nacional, con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, presenta un cumplimiento del 41.87% y un avance del 34.11% a 31 de diciembre de 2006. El Cumplimiento y avance reportado por la entidad en la misma fecha es del 87.99% y 58.91%. Evaluación del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la Universidad Pedagógica Nacional obtuvo una calificación de 0.74 encontrándose en un nivel de riesgo medio. La mayor incidencia dentro del resultado la tienen los componentes de Ambiente de Control, Valoración de Riesgo y Monitoreo, con riesgo alto de 1.04, 1.37 y 1.23, respectivamente. Los detalles se presentan en el texto del informe bajo el titulo Resultados de la Auditoría.

Dicha calificación indica que el sistema de control interno se presenta con deficiencias, por las consideraciones anteriormente mencionadas. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Opinión sobre los Estados Contables Se presenta incertidumbre en el saldo de las propiedades, planta y equipo, así: Por las diferencias presentadas en las cuentas que se tomaron en el cruce de contabilidad con inventarios en $7.764.6 millones; por la diferencia generada en la depreciación acumulada de los activos fijos en $1.489.9 millones, el parque automotor en $143.3 millones y edificaciones en $8.119.5 millones. La cuenta de Valorizaciones presenta incertidumbre en $61.460,8 millones, debido a los avalúos no realizados sobre algunos predios, como por los no contabilizados de otros que mostraban menores valores a los registrados en libros. Incertidumbre en los saldos de cuentas pertenecientes a los deudores, como son: la de Prestación de Servicios en $6.362.2 millones y Avances y Anticipos $1.595.7 millones, las cuales no presentaron, de un periodo a otro, movimientos ni legalizaciones considerables, afectando el resultado del ejercicio. Las incertidumbres encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados contables suman $86.754.8 millones, valor que representa el 66.7% del total del activo de la Universidad. Por lo anterior, la Contraloría General de la República, emite opinión negativa sobre la razonabilidad de los saldos de los Estados Contables a 31 de diciembre de 2006. RELACIÓN DE HALLAZGOS. En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron cuarenta y cuatro (44) hallazgos negativos. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado a la Contraloría Delegada para el

Sector Social, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con las resoluciones 5544 de 2003 y 5774 de 2006.

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Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Bogotá, D. C,

NELSON CAICEDO RODRÍGUEZ Contralor Delegado para el Sectorial Social

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El 17 de octubre de 2006, la universidad formuló el Plan de Mejoramiento, correspondiente a la auditoría de 2005 y las actividades pendientes de finalizar del periodo anterior. Para determinar el cumplimiento se tuvieron en cuenta 104 metas de la vigencia 2005 y 7 de la vigencia 2004. De la vigencia 2004, 6 terminaban en 2006; del año 2005, 57 terminaban el 31 de diciembre de 2006. Conforme a lo anterior, las acciones correctivas presentan, según la evaluación adelantada por la Oficina de Control Interno, un avance del Plan de Mejoramiento de 58.91% y un cumplimiento del 87.99%. Sin embargo, la CGR en su evaluación determinó un avance del 31.11% y un nivel de cumplimiento del 41.87%. En cuanto a las 57 metas propuestas en el Plan de Mejoramiento de 2005, 28 se cumplieron en 100%, 12 se han cumplido parcialmente, y 17 no han tenido ningún avance. Respecto a las 6 actividades contempladas en el Plan de Mejoramiento de 2004 con vencimiento a 31 de diciembre de 2006, una (1) se cumplió en 100%, 3 se han cumplido parcialmente, y 2 no han tenido ningún avance. Hallazgo (1) Plan de Mejoramiento La Comisión de la CGR determinó en la evaluación del Plan de Mejoramiento, un grado de cumplimiento del 41.8%, a 31 de diciembre de 2006, inferior al 80% que es considerado satisfactorio, debido a falencias en las funciones de seguimiento y control por parte de las dependencias competentes. Situación que puede dar lugar a sanción por parte de la CGR. 3.2. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para la evaluación del Sistema de Control Interno se aplicó el modelo diseñado por la Contraloría General de la República, plasmado en la Matriz Referencial que contiene los siguientes componentes: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Monitoreo e Información y Comunicación, arrojando un puntaje ponderado de 0.74, que corresponde a un nivel riesgo medio, en donde se destacan los siguientes aspectos:

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ALTO 0,1500 ALTO 0,1500 BAJO 0,5000 MEDIO 0,0500 BAJO 0,0500 BAJO 0,0500 BAJO 0,1000 MEDIO 0,0500 ALTO 0,0500 BAJO 0,1500 ALTO 0,1000 MEDIO 0,1000 MEDIO 1,00000

0,1560 0,2053 0,1926 0,0321 0,0000 0,0026 0,0333 0,0444 0,0500 0,0300 0,1231 0,0643 0,74118

MEDIO

1,0400 1,3684 0,3851 0,6429 0,0000 0,0526 0,3333 0,8889 1,0000 0,2000 1,2308 0,6429 0,93343

CALIFICACIÓN GLOBAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

26 26 47 9 0 1 5 8 21 3 16 9 124

PUNTAJE

CALIFICACIÓN PRELIMINAR DEL RIESGO

25 19 104 14 11 19 15 9 21 15 13 14 175

PONDERACIÓN

CALIFICACIÓN PRELIMINAR COMPONENTE

1 AMBIENTE DE CONTROL 2 VALORACION DEL RIESGO 3 ACTIVIDADES DE CONTROL EVALUACION GENERAL PRESUPUESTO TESORERIA CONTRATACION INVENTARIOS PROCESO CONTABLE NEGOCIO MISIONAL 01 4 MONITOREO 5 INFORMACION Y COMUNICACION TOTALES

TOTAL COMPONENTE

FASE O PROCESO

# CRITERIOS EVALUADOS

ÍTEM

CALIFICACIÓN FASE DE EJECUCIÓN 2006

Ambiente de Control El puntaje obtenido para este componente fue de 1.04 determinado como alto y afectado por los siguientes aspectos: Hallazgo (2) Proceso de sensibilización A través de un trabajo conjunto con la participación de varias dependencias, la universidad realizó la identificación de principios y valores éticos que se protocolizaron mediante resolución 2027 de 21 de diciembre de 2006. No obstante la labor ejecutada, presenta debilidad en este tema, debido a que no se ha realizado un proceso de sensibilización e interiorización a todos los funcionarios. Hallazgo (3) Cultura de autocontrol La Oficina de Control Interno ha realizado capacitación a diferentes dependencias con la finalidad de generar responsabilidades inherentes a los autocontroles en cada una de las oficinas; sin embargo, la apropiación de la cultura del autocontrol ha sido escasa, que lleva a concluir, que ésta no ha sido interiorizada plenamente por todas las dependencias.

Valoración de riesgo Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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El puntaje obtenido para este componente fue de 1.36 determinado como alto y afectado por los siguientes aspectos: Hallazgo (4) Manejo de riesgos Aunque la Universidad ha venido trabajando en la identificación, valoración y determinación del riesgo, el respectivo mapa sólo fue adoptado hasta el 20 de diciembre de 2006, mediante resolución 2008; aún no existe un plan de acción para el manejo de riesgos, lo que no garantiza, que ante la potencial ocurrencia de eventos, existan acciones que atenúen los posibles impactos negativos, así como el establecimiento de responsabilidades. Actividades de control El puntaje obtenido para este componente fue de 0.38 determinado como bajo, aunque se halla afectado por los siguientes aspectos: Hallazgo (5) Manual de funciones y Estados financieros El manual de funciones vigente no se adapta a las necesidades actuales de la universidad y limita la provisión de los cargos vacantes, circunstancia que afecta la eficiencia administrativa y operativa, lo que diluye la responsabilidad y dificulta el proceso de entrenamiento y capacitación. Las incertidumbres determinadas sobre los estados financieros, permiten inferir que no se da un adecuado cumplimiento a las normas generales relacionadas con la prudencia, consistencia y revelación plena del PGCP. Así mismo, se advierten debilidades en los mecanismos de control y seguimiento contable que afectan la realidad económica, financiera y patrimonial revelada en los estados Contables. Existe deficiencia en el manejo de los archivos de los contratos teniendo en cuenta que de ello depende el correcto manejo de los documentos y por ende una optima gestión. Monitoreo Este componente obtuvo una calificación de 1.23 que corresponde a un nivel de riesgo alto. Al respecto no se observa la implementación de indicadores que permitan evaluar el impacto del sistema de control interno frente al logro de los objetivos institucionales. Adicionalmente, se denota falta de control y seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de mejoramiento. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Información y comunicación Este componente obtuvo una calificación de 0,64 que corresponde a un nivel de riesgo medio, calificación que se explica a partir de lo siguiente. La universidad ha adelantado acciones tendientes a la integración de los sistemas de información. A diciembre de 2006, se encuentran en funcionamiento tres subsistemas: financiero, talento humano y gestión académica; sin embargo, aun no cuenta con un sistema de información gerencial que le facilite la adecuada toma de decisiones. 3.3. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Adecuación Misional La entidad ha diseñado y se encuentra desarrollando el plan de Desarrollo Institucional PDI 2004–2008, “Una propuesta de Universidad en Permanente Construcción”, con el propósito de formar seres humanos en su calidad de maestros, profesionales de la educación y actores educativos al servicio de la Nación y el mundo. El plan se estructura en cinco ejes temáticos, los que se desarrollan a través de trece (13) programas con sus correspondientes planes operativos o de acción, los que incorporan proyectos y actividades con sus respectivos objetivos, metas y acciones que adelantan tanto las unidades académicas como las áreas administrativas de la Universidad. Hallazgo (6) Cumplimiento PDI En términos generales no se puede indicar el grado de avance en el cumplimiento del PDI, por cuanto no se han implementado los mecanismos e instrumentos para adelantar el proceso de seguimiento y evaluación. Además, en la construcción del plan no se determinó una base o situación inicial que permita conocer los cambios producidos en la institución a medida que avanza la ejecución del mismo.

Hallazgo (7) Eficiencia del PDI No es posible medir la eficiencia del plan, respecto al cumplimiento de los programas y planes definidos y que forman parte de la orientación estratégica, por cuanto no se tiene costeo por actividades, pues los planes de acción no solo se Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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ejecutan a través de proyectos, sino con actividades propias de las dependencias. Esto implica que no se logre conocer los recursos ejecutados durante la vigencia respecto de los gastos de funcionamiento en cada una de las actividades, frente a los beneficios obtenidos.

Hallazgo (8) División de personal Por la falta de elementos de control y carencia de un seguimiento oportuno que permita el replanteamiento de las actividades propuestas, solamente se obtuvo el 33% de cumplimiento del Plan de Acción en la división de personal, donde se administra el recurso humano de la universidad, eje fundamental de la institución. Hallazgo (9) Indicadores Falta de una adecuada planeación frente a la programación de las actividades, metas e indicadores encaminados al cumplimiento de los programas, lo cual se evidencia en los planes de acción, cuando en algunos casos, los indicadores, metas y actividades propuestas no son pertinentes entre sí, toda vez que la gestión programada debe generar valor agregado y a la vez debe ser susceptible de medida, es el caso de dependencias como: Vicerrectoría Administrativa y Financiera en el programa 13, “Desarrollo y mejoramiento de la infraestructura física”; División de Extensión en el programa 11 “Gestión efectiva y de calidad”; División de Personal en el programa 11 “Gestión Efectiva y de Calidad”; Vicerrectoría Académica en el programa 3 “Consolidación de la comunidad académica”. Hallazgo (10) Coordinación La falta de coordinación entre las dependencias impide el cumplimiento planes, afectando la gestión de la Institución, lo cual se evidencia autoevaluación realizada por cada una de ellas que, en el cumplimiento planes de acción, manifiestan la insuficiencia de personal para el logro metas propuestas, la falta de oportunidad en el trámite de las solicitudes de

de los en la de los de las

información entre las diferentes dependencias para llevar a cabo sus actuaciones, la lentitud en el suministro de insumos, igualmente en la ampliación de la cobertura del servicio educativo se presenta insuficiencia de los espacios físicos para el desarrollo de los programas académicos.

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Proyectos de Inversión El plan de inversiones definitivo para la vigencia 2006, ascendió a $9.701.8 millones que corresponde al 13% del presupuesto total de la Universidad y la ejecución alcanzó el 89.9%. En su programación se hizo énfasis en la asignación de recursos a los programas y proyectos encaminados a alcanzar los ejes temáticos de: Fortalecimiento Académico (55%), Procesos Institucionales de Crecimiento y Desarrollo (27%), Consolidación del carácter Nacional e Internacional (10%), Identidad Pedagógica (5%) y Vida Universitaria (3%). Dos (2) de los cinco (5) Ejes Temáticos como son: Fortalecimiento Académico y Procesos Institucionales de Crecimiento y Desarrollo, involucran el 82% de los recursos, por ello se hizo énfasis en el análisis de cada uno de los respectivos proyectos (Implementación del Sistema de Gestión de Calidad, Fortalecimiento de la Docencia, Fondo Editorial, Instituto de Tecnologías Abiertas en Educación, Museo Pedagógico Nacional, Desarrollo e Innovación del Instituto Pedagógico Nacional, Red Interinstitucional de Planeación, Desarrollo de Valmaría y Autoevaluación para la Acreditación). En la muestra seleccionada de estos proyectos, se reitera la ausencia de indicadores para la vigencia analizada, de manera que permitan medir la gestión realizada y poder verificar los logros obtenidos en cada uno de ellos. Además los formatos de seguimiento y evaluación no son diligenciados en su totalidad ni remitidos a la Oficina de Planeación, para el adecuado control y seguimiento oportuno. - Implementación del Sistema de Gestión de Calidad: Proyecto adscrito al programa de Gestión efectiva y de calidad y al Eje Temático Procesos Institucionales de Crecimiento y Desarrollo con un presupuesto asignado para la vigencia 2006 de $111.6 millones y con una ejecución del 97.13%, el cual fue inscrito en el Banco de Proyectos de la UPN en noviembre de 2004 con el objetivo de establecer el sistema de gestión de calidad, con una duración de 11 meses, entre el 17 de enero al 20 de diciembre de 2006, donde se establecieron 8 objetivos específicos y 35 metas. Hallazgo (11) Indicadores por actividad En el desarrollo de este proyecto se ejecutaron varias actividades para el cumplimiento de los objetivos específicos y las metas propuestas, sin embargo la ficha del mismo no establece indicadores por actividad que permita evaluar la eficacia y eficiencia del mismo. Sin embargo en este caso en particular, se ha inscrito este mismo proyecto durante las vigencias 2004, 2005, 2006 y 2007 con diferentes objetivos específicos y metas, sin que se evidencie un cronograma que Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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muestre lo que pretende lograr la Universidad en cada vigencia y defina la meta y fecha final del mismo. Hallazgo (12) Política de calidad En la ejecución del proyecto se contrató a la firma INALCEC, con el objeto de asesorar el mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad. Durante la vigencia 2006, esta firma realizó una auditoria de verificación al sistema; de acuerdo con los resultados, se evidenció que después de tres años de venir ejecutándose este proyecto, se presenta desconocimiento de la política de calidad en las áreas de apoyo, asimismo no se han interiorizado la existencia tanto de procesos y procedimientos entre los funcionarios como las de Tablas de Retención documental, lo que evidencia que las actividades realizadas en la sensibilización e interiorización de la política no han sido suficientes con el objetivo propuesto. De igual manera, esta firma observó que en los diferentes procesos de Bienestar Universitario, Admisiones y Registro, Servicios Generales, contratación, sistema presupuestal, reconocimiento y personal, no existe evidencia del cálculo y aplicación de indicadores, sin embargo en una de las metas del proyecto de gestión de calidad se encuentra la de “Asesorar y acompañar a las dependencias en la actualización de los indicadores de proceso” y muestra un grado de cumplimiento de 100%, evidenciándose que esta asesoría y acompañamiento no logró el fin propuesto. - Fortalecimiento de la Docencia: Proyecto que se viene ejecutando desde 2004, en la ficha no se evidencia las fases del mismo ni los logros alcanzados en las vigencias anteriores. En esta ficha se presenta un (1) objetivo general, tres (3) objetivos específicos y catorce (14) metas a alcanzar durante la vigencia 2006. Los recursos asignados a este proyecto ascienden a $82 millones y se ejecutó el 92.61%. Hallazgo (13) Funciones Vicerrectoría En el planteamiento de las metas se pudo evidenciar que algunas de ellas corresponden a actividades propias de la Vicerrectoría Académica, como es el caso desarrollo de programas de bienvenida y acompañamiento a los profesores de la universidad, la solicitud al departamento de postgrados de la elaboración de propuesta para ofrecer una especialización en pedagogía a profesores de la UPN, entre otras. Estas actividades son de ejecución permanente y no se expresa el objetivo o la intención de esbozarla como una meta de un proyecto. - Museo Pedagógico Nacional

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Proyecto adscrito al programa de Conformación y Consolidación de Comunidades del Saber Pedagógico y al Eje Temático Fortalecimiento Académico, con un presupuesto asignado para la vigencia 2006 de $40.5 millones y con una ejecución del 95.8%, proyecto que fue inscrito en el banco de proyecto de la UPN con el objetivo de crear el Museo Pedagógico Colombiano con una duración de 4 años dividido en fases anuales de 11 meses, donde se establecieron 8 objetivos específicos y 18 metas. En el seguimiento y evaluación de proyectos, del primer semestre de 2006, remitido por el coordinador, se hace un recuento de las metas y logros alcanzados durante la vigencia 2004 y 2005. Además, se incluye un cuadro que contiene objetivos, metas, actividades y resultados esperados para el año 2006, información que no está contenida en la ficha del proyecto. Además esta información en algunos casos, estos elementos se traslapan entre sí y de esta manera no permiten evaluar objetivamente los resultados. Hallazgo (14) Cumplimiento de metas Debido a que en la carpeta contentiva del proyecto, no se evidenció el seguimiento y evaluación al segundo semestre de 2006, mediante oficio No. 020 de 30 de abril de 2007, se solicitó a la administración los resultados obtenidos en cada uno de los proyectos durante la vigencia auditada y la respuesta enviada por la Universidad, no permite verificar este resultado, por cuanto nos envían los objetivos específicos de cada proyecto y el cumplimiento de la meta en término porcentual, sin que se pueda establecer la forma como se obtuvo ese resultado. Por lo anterior, se genera incertidumbre respecto a cuales eran las metas propuestas y su cumplimiento para la vigencia auditada.

- Desarrollo e Innovación del Instituto Pedagógico Nacional Es un proyecto adscrito al programa Fortalecimiento del IPN y al Eje Temático Fortalecimiento Académico con un presupuesto asignado para la vigencia 2006 de $156 millones y con una ejecución del 90.99%, proyecto que fue inscrito en el banco de proyectos de la UPN en enero de 2006, con el objetivo administración y gestión de los subproyectos que desarrollan los docentes al interior del IPN como centro de innovación pedagógica, donde se establecieron 8 objetivos específicos. Hallazgo (15) Coordinación áreas administrativas El coordinador del proyecto manifiesta la falta de gestión y coordinación de las áreas administrativas de la Universidad, para la oportuna contratación y compra de Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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insumos, para llevar cabo las actividades necesarias para el cumplimiento de las metas propuestas en el proyecto. - Red Interinstitucional de Planeación Es un proyecto que fue inscrito en el banco de proyecto de la UPN el 10 de febrero de 2006, cuyo objetivo general es afianzar la participación de la UPN en el proceso de construcción del modelo de indicadores de gestión del SUE, documentar la política de uso y aplicación de los indicadores de gestión, como herramientas de planeación universitaria, con una duración de 9 meses, a partir del mes de abril a diciembre de 2006. Hallazgo (16) Inadecuada planeación Se presenta inadecuada planeación en la formulación de este proyecto para la vigencia analizada, por cuanto en la ficha registrada en el banco de proyectos de la UPN, éste inicia en abril de 2006, sin embargo antes de esa fecha (enero 27) y con cargo al mismo, ya se estaba celebrando un contrato de prestación de servicios3. Además presenta un cronograma con actividades propias de proyecto desde el 15 de febrero de la misma vigencia. Situación que refleja falta de control en la ejecución de los proyectos de la institución.

Hallazgo (17) Formulación de proyectos. Se presenta cumplimiento parcial de las metas planteadas en el proyecto, debido a que no se llevó a cabo la sistematización del proceso de construcción y validación de indicadores de gestión SUE y del modelo de eficiencia; sin embargo, este incumplimiento no es consecuente con la formulación del proyecto para esta vigencia, pues la justificación del mismo, estaba encaminada en reformular su objetivo general para la vigencia 2006, “con el fin de sistematizar el trabajo adelantado por la Oficina de Desarrollo y Planeación en la Subcomisión Técnica del SUE”. Hecho que sustenta aún más la inadecuada planeación, al no establecer metas precisas y alcanzables en un periodo determinado, de acuerdo con los recursos humanos, técnicos y financieros. - Desarrollo de Valmaría

3

Contrato 141 de 2006. “..Cláusula Séptima: El presente contrato requerirá para su perfeccionamiento firma de las partes y para su ejecución registro presupuestal..”. Este contrato fue suscrito, perfeccionado y con registro presupuestal del 27 de enero de 2006. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Proyecto inscrito al programa desarrollo y mejoramiento de la infraestructura física y al eje temático Crecimiento y Desarrollo Institucional, con un presupuesto asignado para la vigencia 2006 de $4.140.9 millones y con una ejecución del 98.93%, con el objetivo de mejorar las condiciones de la planta física de la universidad y ampliar la oferta educacional. Hallazgo (18) Cronogramas En la ficha de este proyecto se indica que inicia en el 2003 y estima terminar en el año 2010. Este se ejecutará en tres fases, cuyo alcance no está claramente definido en un cronograma integral, con el que se permita identificar el tiempo estimado para cada fase, la integración de los objetivos específicos, las metas de cada vigencia con las respectivas fases, además que se indique los logros alcanzados en las vigencias anteriores, de forma que facilite realizar el proceso de seguimiento, evaluación y medición de resultados. Hallazgo (19) Ejecución de proyectos Durante la vigencia 2006, se plantearon 2 objetivos específicos y 4 metas por cada uno de ellos. En la ejecución se presenta cumplimiento parcial de las metas propuestas; aunque tres de estas se cumplieron en un 100%, cuatro metas solo alcanzaron el 50% y una, sin ningún avance, 0%; de manera especifica, no se realizó la ejecución de la red hidrosanitaria, ni se terminaron los estudios estructurales para la cafetería de la facultad de educación física, la cancha de fútbol, las graderías, como tampoco el edificio de la facultad de educación física; sin embargo, la universidad manifiesta que se realizaron otras actividades no previstas, como la suscripción del Convenio con la OEI4, se entregaron recursos para la construcción de zonas deportivas5, además se realizó el diseño y los estudios técnicos de urbanismo y la construcción de unas estructuras provisionales, permitidas dentro de la licencia de urbanismo aprobada para los próximos 10 años. Lo anterior evidencia inadecuada planeación, al plantear objetivos y metas sin tener en cuenta los recurso humanos, técnicos y financieros, para el logro de los objetivos propuestos.

4

Convenio No. 426 de 2006, y la Carta de Acuerdo No. 001 de 2006, suscritos con la Organización de Estados Iberoamericanos OEI. 5

Los recursos por $3.000 millones fueron entregados a la OEI en virtud del convenio No. 426 del 16 de junio de 2006 y 2, Carta de Acuerdo No. 001 del 27 de octubre de 2006, para la construcción de 51.000 m de zonas deportivas, obras que se ejecutaran en el año 2007.

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3.3.2. Gestión Presupuestal y Financiera Ingresos La Universidad para la vigencia presentó una ejecución total por ingresos de $ 67.041 millones, de los cuales el 45 % corresponden a Recursos Propios, por un valor de $ 30.182 millones, y 55% a Aportes de la Nación por un valor de $36.859 millones. Los ingresos aumentaron en $ 8.945 millones con respecto a los ingresos de 2005, lo que representa un incremento del 15 %. Los Aportes de la Nación permanecieron iguales, mientras los Recursos Propios crecieron en un 48%: Ingresos Corrientes en 30% e Ingresos no Tributarios en 18%. Dentro de los ingresos corrientes, el Centro de lenguas paso de $877 millones en el 2005 a $2.097 millones, mostrando un incremento del 139% y los Servicios de Asesoría y Extensión pasaron de $5.801 millones a $7.556 millones, mostrando un incremento del 30%. Dentro de los ingresos no tributarios, los Recursos del Balance pasaron de $3.389 millones a $9.066 millones, incrementándose en 168%. Las fuentes que contribuyeron con mayores ingresos propios son: recursos del balance 30%, Servicios de asesoría y extensión 25% y matrículas 21% (universitarias y Centro de Lenguas). El Presupuesto inicial de $ 63.056 millones se adicionó en un valor neto de $10.515 millones, quedando el final en $73.572 millones. Las fuentes de financiación de las adiciones provenían principalmente de los Servicios de Asesoría y Extensión en $6.300 millones y Recursos del Balance – Excedentes Financieros en $ 3.000 millones.

De los $6.300 millones adicionados por Servicios de Asesoría y Extensión, se recaudaron únicamente 663 millones, los $5.638 millones dejados de ejecutar representaron el 86% del Saldo por Ejecutar del Presupuesto de Ingresos. La ejecución presupuestal de ingresos alcanzó el 91 %, quedando un Saldo por ejecutar de $ 6.531 millones, los cuales como se explicó en el párrafo anterior correspondieron en un 86 % a Servicios de Asesoría y Extensión. Gastos

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El presupuesto definitivo ejecutado de gastos fue de $ 66.908 millones, donde el 59 % corresponden a Gastos de Personal, por un valor de $ 39.395 millones, 15% a Gastos Generales por un valor de $ 10.110 millones, 13% a Gastos de Inversión por un valor de $ 8.726 millones y lo restante a transferencias y gastos de comercialización. Los gastos aumentaron en $ 9.071 millones con respecto a los gastos de 2005, lo que representa un incremento del 15.7 %. Los Gastos de Inversión aumentaron en $ 2.947 millones, en un 51%; Los Gastos de Comercialización y producción en 26%, los Gastos Generales en 24 % y los Gastos de Personal en 8%. Dentro de los Gastos de Personal, Los gastos del Personal Supernumerario creció en 68%, aumentando en $ 2.850 millones, Honorarios en 47%, aumentando en $2.487 millones, Horas Cátedra Ocasionales en 43%, aumentando en $ 5.545 millones y Horas Cátedra Catedráticos en 23%. Al Presupuesto inicial de $ 63.056 millones se le realizaron Adiciones por valor de $27.561 millones y Reducciones por $ 17.046 millones, quedando el final en $73.572 millones. Las principales modificaciones se realizaron en Gastos de Comercialización y Producción, se realizaron adiciones por $ 14.533 millones y reducciones por $ 11.233 millones; en Gastos de Inversión se realizaron adiciones por $6.132 millones y reducciones por $2.414 millones; en Servicios Personales Indirectos se realizaron adiciones por $2.797 millones y reducciones por $ 641 millones. De los $3.300 millones netos adicionados por Gastos de Comercialización y Producción, se ejecutaron únicamente 480 millones, los $2.820 millones dejados de ejecutar representaron el 42% del Saldo por Ejecutar del Presupuesto de Gastos.

Hallazgo (20) Estatuto presupuestal No existe evidencia de que La Comisión Presupuestal y Financiera, se reúna por lo menos una vez al mes como lo establece el “Estatuto Presupuestal y Financiero” en el Artículo 29, numeral 5. 3.3.3. Gestión de Administración del Talento Humano División de Personal Hallazgo (21) División de Talento Humano

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Las actividades descritas en el Plan de Acción de la División de Personal, realmente corresponden a productos que la División debe entregar a la Universidad. Este plan de Acción que se utiliza para ejecutar el Plan de Desarrollo Institucional no define para cada uno de los productos la manera o estrategia que el funcionario o grupo de funcionarios planea ejecutar y la forma como las responsabilidades, para la obtención de los resultados, es repartida entre los diferentes actores internos y externos a la División y a la Universidad. Situación que se presenta debido a que los Planes de Acción carecen de elementos claves como: •

Referencia al resultado específico esperado, mencionado en uno de los trece programas utilizados por la Universidad

•

Las etapas a cumplir y las actividades a realizar

•

Los recursos disponibles y su repartición

•

Los responsables de adelantar la tarea y los de seguimiento de las diferentes actividades

•

Los cooperantes públicos o privados y su contribución

•

El cronograma de cumplimiento

Adicionalmente, los elementos actualmente utilizados: actividad, indicador y meta en varios casos son erróneamente planteados, lo que impide una administración adecuada de los recursos utilizados.

Hallazgo (22) Formulación de objetivos Talento humano La División de personal, de acuerdo al sistema de planeación de la Universidad, contribuye con uno de los trece programas que conforman el Plan de Desarrollo Institucional 2004/2008. Este programa que es el No. 11, “Gestión Efectiva y de Calidad”, relaciona cuatro objetivos, sin formular resultados esperados que permitan: •

Identificar la naturaleza de los cambios esperados en las áreas objetivo.

•

La medición para evaluación y control

•

Evaluar la factibilidad, dentro del período propuesto con los recursos disponibles.

•

Especificación de los proyectos, productos y servicios necesarios y suficientes para obtener los resultados a nivel del programa.

•

Reflejar dentro del Plan de Acción la relación causa- efecto con el Programa. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Se detecta que 17 dependencias de 24 realizan actividades y participan en proyectos vinculados al programa No.11, sin claridad sobre la contribución a la consecución de los objetivos planteados, lo que refleja un trabajo basado en el desarrollo de tareas y funciones de manera independiente, y sin mecanismos claros de coordinación institucional

Hallazgo (23) Procesos División Talento Humano El Proceso Gestión del Talento Humano que está conformado por 13 procedimientos, carece de la determinación de elementos necesarios de riesgos y controles. Elementos necesarios para una adecuada Administración de Riesgos al interior de la Entidad.

Planta Administrativa Mediante acuerdo 45 de 1997, se aprobó una planta administrativa de 336 funcionarios y 107 trabajadores oficiales, para cumplir con las funciones propias de las diferentes dependencias de la Universidad, época en que la Institución contaba, en el primer semestre en pregrado, con 3.730 estudiantes matriculados y 560 en posgrado; y en el segundo semestre con 3.774 estudiantes matriculados en pregrado y 474 en posgrado. En el 2006, el personal estudiantil se incrementa en un 100%, en el primer semestre se cuenta con 7.419 estudiantes matriculados en pregrado y 946 en posgrado, Y en el segundo semestre con 7.760 estudiantes matriculados en pregrado y 1.228 en posgrado, mientras que la Universidad debe cumplir con las mismas funciones, pero con igual Planta Administrativa, 333 funcionarios y 107 trabajadores oficiales. Hallazgo (24) Estructura organizacional La estructura organizacional de la planta administrativa no es adecuada a las actividades que están realizando y no está ajustada a las necesidades de atender un crecimiento del orden del 100% en el número de estudiantes matriculados, con respecto al año 1997 cuando se aprobó la Planta Actual. Estatuto de Personal Administrativo Los cargos provistos de la Planta Administrativa aprobada de 333 funcionarios, fueron 278, es decir 83 %. De estos 278 provistos se utilizaron 82 funcionarios con nombramiento provisional. Con respecto a la Planta Administrativa Aprobada de 333 funcionarios, la universidad cuenta actualmente con 196 funcionarios Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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inscritos en la Carrera Administrativa de la Entidad, es decir el 59 % de la Planta aprobada. Con respecto a los Trabajadores Oficiales, fueron provistos 87 cargos de la Planta de 107 aprobados, es decir el 81%. En Desarrollo del principio de autonomía universitaria, mediante el Acuerdo 006 de 2006, se adoptó el Estatuto del Personal Administrativo que establece el régimen especial de su administración y regula la Carrera administrativa en la Universidad. El estatuto establece en su artículo 21 “…la vigilancia de la administración de la carrera administrativa en la Universidad estará a cargo de la Comisión de Carrera Administrativa”, la cual está integrada por funcionarios de la entidad. Además, en el artículo 89 se enuncia “las reformas de la planta de empleos de la Universidad, deberá motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización…”. Hallazgo (25) Estatuto de personal El Estatuto de Personal Administrativo no se puede implementar debido a que falta reglamentar actividades, que como se observa en el siguiente cuadro, son dependientes de la nueva Estructura Organizacional, que debe ser aprobada por la Universidad, sobre la cual en mayo de 2007 no hay una propuesta en firme. Cuadro No. 1

Actividades pendientes de reglamentar

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Capítulo I

Meta/observaciones

Ajustar sistema interno técnico de selección de libre nombramiento Preparar propuesta y remoción Ajustar el Manual de funciones y competencias generales Debe ser coherente con la nueva estructura orgánica Organización de la inscripción de escalafón propio para el Una vez se realicen los concursos personal administrativo Actualización de los empleos administrativos a la nomenclatura y Debe ser coherente con la nueva estructura denominación de empleos vigentes orgánica

I I I

V

Nombramientos en cargos de carrera administrativa (concursos) Vigilancia de la carrera administrativa Sistema interno de selección de personal de carrera para proveer encargos Estudio técnico para la reforma, actualización y profesionalización de la planta administrativa Adoptar el manual específico de funciones y requisitos, incluyendo el contenido funcional de los empleos, las competencias comunes a los empleados públicos, las competencias comportamentales, las competencias funcionales y los requisitos de estudio y experiencia.

IX

X

Ajustar algunas situaciones administrativas como: licencia ordinaria no remunerada, comisión de estudio, comisión de servicio, comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento Plan institucional de formación y capacitación para el período que comprende el PDI Ajustar adopción programa de estímulos Ajustar adopción sistema de incentivos

XI XII XIII

Debe ser coherente con la nueva estructura orgánica Una vez realizados los concursos Propuesta elaborada para revisión Debe ser concordante con la nueva estructura orgánica Debe ser concordante con la nueva estructura orgánica

Propuesta elaborada para revisión

Propuesta en elaboración Propuesta elaborada para revisión Propuesta elaborada para revisión

Fuente: Vicerrectoria Administrativa

Nueva Estructura Organizacional La Estrategia desarrollada con el fin de tener una Estructura Organizacional ajustada a las necesidades de la Universidad ha comprendido. Etapa I - La Vicerrectoría Administrativa y Financiera programó para iniciar en enero de 2005 la presentación del estudio sobre la Estructura, presentación de documento con propuesta de estructura organizacional y formalización, en enero de 2006, de la nueva estructura mediante acuerdo del Consejo Superior. - El 18 de marzo de 2005, La Universidad contrata con “Fundación para la investigación y desarrollo tecnológico multimedia i+d multimedia” por 38 millones cuyo objeto es “Desarrollar una consultoría para asesorar a la UNIVERSIDAD en la definición de su modelo de descentralización y desconcentración de funciones.” En julio de 2005 en el Tercer Informe se presentan dos propuestas organizacionales. Etapa II

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- En Enero 19 y 20 de 2006 se reúnen las autoridades de las distintas divisiones de la Universidad con el fin de: revisar la estructura organizacional actual, estudiar y analizar las propuestas de modelos de estructura presentados por la Fundación I+D multimedia, diseñar el plan de acción para la actualización. Acabada esta jornada de trabajo, la acción a emprender, pertinente al objetivo de implementar la Estructura Organizacional consistió en :”Poner los informes de I+D en la Web de la Universidad”. Etapa III - En Diciembre 7 de 2006, mediante Contrato de prestación de Servicios, número 732, por $34 millones, con el ex – jefe de la División de Personal se firma con el objeto de “Asesorar a la Rectoría en la creación de unidades como la Vicerrectoría General los Centros Institutos y Seccionales que se indiquen por la Universidad Revisión y ajuste de las Vicerrectorías Exceptuando la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y sus dependencias para facilitar la gestión y actividades de sus áreas elaborando y presentando los proyectos administrativos y soportes de la propuesta organizativa que se aprueben por la Universidad”. Contrato establece: La creación de una vicerrectoría General exceptúa de ajuste la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y sus dependencias Hallazgo (26) Diseño Estructura organizacional Al evaluar el proceso desarrollado por la Universidad con el fin de implementar una nueva Estructura Organizacional, iniciado desde el 2005, el cual debe cumplir con la concertación entre los diferentes representantes de la comunidad educativa, se encuentra: En la Etapa I, se plantea definir un modelo de descentralización y desconcentración, es decir, modificar la organización de la Planta Administrativa, lo cual ante la tendencia de crecimiento de la población estudiantil que posee, no se adecua a la estrategia. En la etapa III, basada en el Contrato 732 de 2006, no se es consistente con las etapas I y II. Se plantea la creación de la Vicerrectoría General, la cual no se había mencionado ni acordado y se exceptúa de ajuste la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y sus dependencias, cuando en los Modelos Trabajados y expuestos, se encuentran modificaciones y reformas a la Vicerrectoría Administrativa. Para el desarrollo de un proyecto tan importante como este, por el impacto en el cumplimiento de la función misional y por el gran consumo de recursos, no se

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evidencia una cabal claridad en el diagnóstico de la situación de la Universidad que muestre coherencia con las estrategias de crecimiento. Lo anterior debido a que falta aplicar una metodología de administración de proyectos con la utilización de un expediente contentivo de los antecedentes, con la debida preparación y formulación, que incluya la evaluación ex-ante, los análisis de viabilidad y factibilidad.

Supernumerarios La Universidad utilizó, durante la vigencia 2006, 530 personas para desarrollar las funciones administrativas. Estos funcionarios están clasificados como de libre nombramiento y remoción, de carrera administrativa, trabajadores oficiales, provisionales y supernumerarios. Los funcionarios con nombramiento provisional son 82 que corresponden al 16% del total de 530 funcionarios utilizados, y los supernumerarios son 165 que corresponden al 31% del total. La Universidad canceló durante 2006 por supernumerarios $ 1.688 millones, que con respecto a lo cancelado por nómina, para funciones administrativas, corresponde al 31 %. Cálculo realizado sin contabilizar las contribuciones inherentes a las nóminas privada y del sector público. Hallazgo (27) Supernumerarios En las actuales condiciones, la Estructura Organizacional, no refleja la totalidad de los costos de personal, debido a que no todo el personal operativo de la Universidad es de planta, ni en el área académica ni en la administrativa. En el caso de los Supernumerarios, su vinculación promedio es de 11 meses, es decir no se trata de funcionarios supliendo vacancias temporales de los empleados públicos o actividades de carácter netamente transitorio como lo establece el Decreto 1042 de 1978. Son funcionarios desarrollando funciones operativas permanentes, que no están establecidas en los Manuales de la Entidad, se cumplen actividades asignadas por el jefe inmediato sin existir claridad de roles, de responsabilidades ni de poderes. Planta Docente IPN El Instituto Pedagógico Nacional – IPN- utilizó 89 Empleados Públicos docentes que con respecto a la Planta Docente aprobada de 119, corresponde al 75 %. El

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Instituto utilizó 44 docentes ocasionales, lo cual muestra que del total de docentes utilizados, solamente pertenecen a la planta docente del IPN el 67 %. UPN Mediante Acuerdo 043 de 2002 se expidió la Planta de Personal de Empleados Públicos Docentes del Nivel Universitario de 212 cargos, cuando la Universidad contaba el primer semestre con 4.697 estudiantes matriculados en pregrado y 523 en posgrado, en el segundo semestre con 4.960 estudiantes matriculados en pregrado y 554 en posgrado. En el 2006 que la Universidad contó en el primer semestre con 7.419 estudiantes matriculados en pregrado y 946 en posgrado, en el segundo semestre con 7.760 estudiantes matriculados en pregrado y 1.228 en posgrado, se trabaja con la misma Planta aprobada, aun cuando el crecimiento de estudiantes es del orden del 63%. Durante 2006, La Universidad Pedagógica Nacional – UPN- utilizó 167 Empleados Públicos docentes que con respecto a la Planta Docente aprobada de 212, corresponde al 79 %. La Universidad utilizó 239 docentes ocasionales de tiempo completo, por tanto, del total de docentes utilizados solamente pertenecen a la planta docente de la Universidad el 41 %. En este cálculo no se tienen en cuenta los catedráticos, debido a que la vinculación de los catedráticos obedece a una modalidad de contratación administrativa y no a una forma de provisión de empleo, como en el caso de los ocasionales. Hallazgo (28) Insuficiencia en planta docente La Planta Docente de la Universidad es insuficiente para atender a las dinámicas de crecimiento en la cobertura y oferta de otros servicios de la Universidad. Aun cuando, para la vigencia 2006 la vicerrectoría académica programó como actividad: Ingreso permanente de docentes a la planta de la Universidad, mediante la realización de concursos públicos para el ingreso de profesores de tiempo completo y medio tiempo hasta completar el total de la planta, no se realizaron concursos. Proceder que agrava la situación a corto plazo. Hallazgo ( 29) Docente ocasional La Alta Dirección de la Universidad no está haciendo uso razonable del instrumento brindado por la Ley, de permitir la vinculación de profesores ocasionales. Durante el 2006 el número de los docentes ocasionales superó a los de Planta Docente, además, la vinculación de la mayoría de ocasionales se ha

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extendido a varios años, contrariando la naturaleza de esta modalidad, motivada en flexibilidad bajo supuestos de transitoriedad. La ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio público de la educación superior, Artículo 74 define: Serán profesores ocasionales aquellos que con dedicación de tiempo completo o de medio tiempo, sean requeridos transitoriamente por la entidad para un periodo a un año. (subrayado CGR).

Hallazgo (30) Gestión talento humano La falta de gestión efectiva, por parte de la Alta Dirección de la Universidad, para implementar la Carrera Administrativa en La Universidad y el no contar con la Planta Docente adecuada a la necesidad, obstaculiza la incorporación de funcionarios a la Planta de Personal de la Entidad mediante un sistema técnico de administración del talento humano, que permita el manejo eficiente, la tecnificación, la profesionalización, la igualdad de oportunidades para el acceso y la inversión en capacitación para crear capital Humano, tan necesario en una Entidad de este sector. Lo anterior, debido a falencias en una planeación técnica y oportuna, lo que limita el adecuado ensamble entre la misión institucional, el Plan de Desarrollo Institucional, las obligaciones con el Ministerio de Educación Nacional, la capacidad organizacional y los resultados a obtener; y que la estructura organizacional administrativa y docente no apoyan la estrategia de crecimiento de los últimos años, objetivo no establecido en el PDI, supliendo las necesidades de personal con supernumerarios y ocasionales cuasi-permanentes, contrariando las normas pertinentes. 3.3.4 Indicadores de Gestión 1- Eficacia. Eficacia de la formación por absorción de demanda. La universidad, durante el periodo comprendido entre el segundo semestre de 2004 y el segundo semestre de 2006, ha aprobado en promedio 910 cupos para los 16 programas de licenciatura. Al respecto, se observa un crecimiento promedio del 1.7%, resultado que se ve afectado por el descenso definido en el primer semestre del año 2006, (-12.5%). Desde el punto de vista estadístico, refleja eficacia de la formación por aumento en cupos académicos.

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Es de resaltar que para aspirar a ingresar a los diferentes programas de la Universidad Pedagógica Nacional, y durante los últimos cinco años, se presentó una demanda que oscila entre 5.518 y 7.560 solicitudes. Ahora, para el primer semestre de 2007 los cupos reales aprobados fueron de 941, la demanda por estos es superior en 700%. Respecto al total de alumnos matriculados en pregrado del año 2006, para cada unos de los programas de cada nivel (semestre) académico, en el primer semestre lo hicieron 7.397 alumnos y 7816 en el segundo semestre. Esto igualmente es reflejo del crecimiento que la universidad experimenta durante los últimos años. Eficacia de la formación de egresados por carrera. En el nivel de pregrado, el egresado se lo define como aquel estudiante que terminó satisfactoriamente la totalidad del programa académico. En los últimos cinco años el promedio de graduados, semestralmente, es de 307 licenciados. Las cifras varían de un periodo a otro, es tanto que entre los semestres de 2002 a 2006, la graduación oscila entre 81 y 403 nuevos licenciados. Respecto a los programas que presentan mayor graduación, no existe una tendencia clara que defina a aquel programa del cual egresa el mayor número de licenciados. En cada periodo una facultad diferente entrega la mayor graduación. Además, respecto a facultades, el término es relativo dado que unas tienen más programas que otras. A nivel de posgrado, la universidad actualmente cuenta con 17 especializaciones, 15 maestrías y un doctorado. Es de anotar que algunas de las especializaciones y maestrías no presentan actividad, o no tienen demanda y esperan únicamente que culminen los estudiantes ya matriculados. De todas maneras, para el segundo semestre de 2006, se matricularon a especializaciones un total de 286 personas, 206 a las diferentes maestrías y 54 al nivel de doctorado. Promedio de semestres por alumno egresado por carrera. De las cifras reportadas por la oficina COAE, respecto a estancia media de los estudiantes en la universidad para el periodo 2002 – 2004, y de una muestra aplicada a 1.736 estudiantes de 14 programas académicos, se estima que, el promedio ponderado, los estudiantes duran en la universidad 2.1 semestres más en cada programa. Los programas de mayor estancia de duración temporal de los estudiantes son: En primer lugar la licenciatura de Música, con un exceso de estancia de 5 semestres; en segundo lugar Biología con 4.3 semestres adicionales, le siguen las licenciaturas de Diseño Tecnológico y Educación Especial con 4.0 semestres

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adicionales; la estancia adicional en los demás programas es inferior a los dos semestres. 2- Eficiencia Total del Personas que Labora en la Universidad. La universidad entre los años de 2005 y 2006, presenta la vinculación de 1.532 y 1.618 funcionarios respectivamente. En el año 2006, el 67.2% de ellos desempeñaron labores misionales, mientras el 32.8% que cumplieron con labores administrativas. Comparado con el año 2005, no se observa mayor diferencia, esta es aproximadamente del 0.5% en los dos casos. Además, en el periodo, la universidad experimentó el crecimiento del 5.6%, que se refleja en la vinculación de 86 personas más. Eficiencia en la asignación de personal para el cumplimiento misional. Durante la vigencia de 2006, el personal dedicado a labores misionales es de 1.088 personas. Estas se hallan vinculadas en cinco diferentes modalidades: Los Docentes Universitarios (Planta), representan el 15.3%, del total de funcionarios misionales; El 23.7%, representan al personal ocasional; el mayor nivel de vinculación se halla en los catedráticos, 48.7%; aproximadamente son la mitad de los funcionarios misionales. De la universidad hace parte también el Instituto Pedagógico Nacional IPN; el 8.2% son profesores de planta, mientras el 4.0% es de ocasional. Personal dedicado a labores administrativas. El personal destinado a cumplir con labores administrativas fue de 530 funcionarios, para la vigencia 2006. De ellos: el 52.5% son administrativos de planta, y 16.4% son trabajadores oficiales. Es de resaltar que la universidad para cumplir con las labores administrativas vinculó supernumerarios en una proporción de 31.1%. Eficiencia financiera La universidad genera una proporción importante de recursos, que respecto al total de ingresos de la universidad, se produce un monto equivalente al 45.0%; el 55.0% restante provienen de la Nación. Beneficio socioeconómico de la extensión. La universidad, con variados programas de extensión y asesoría y a través del Servicio Académico Remunerado SAR, y con apoyo de las diferentes facultades y departamentos, brindó servicio educativo a instituciones y población en general.

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Durante la vigencia 2006, presto apoyo a la ciudadanía con 50 programas. Estos programas reportan el 12.3% del total de recursos generados por la misma universidad. Además, la universidad encuentra en la extensión y asesoría universitaria la forma significativa de generar ingresos propios, en la medida que los gastos por peso recibido son aproximadamente sólo 0.121. 3- Equidad. Equidad en el acceso. Número de estudiantes matriculados según estrato socioeconómico por periodo. En el seno académico de la universidad se albergó en los dos semestres de 2006, en proporción mayoritaria, 87% en promedio, a estratos dos y tres; en orden descendente sigue el estrato uno con el 6.4%, y con proporción muy baja e inferior al 2.0% los estratos cuatro, cinco y seis. Desde este punto de vista, se observa alta disponibilidad equitativa para la población estudiantil. Además, el espacio que se brinda para acceso al nivel de postgrado es importante, aunque para este caso la información se sesga por la falta de identificación del estudiante de este nivel académico. La universidad presenta registros de 21 y 22 estudiantes pertenecientes a comunidades étnicas, en los semestres respectivos de 2006. Estos son sólo el 0.28% del total de la comunidad universitaria de pregrado. Es de anotar que la universidad no tiene una política específica para el acceso a las comunidades étnicas y minorías colombianas. Los estudiantes de las minorías que actualmente se encuentran estudiando han logrado el acceso bajo el sistema regular de ingreso. Los resultados provienen de los trabajos titulados: “Estudio de Caracterización de la Población Estudiantil de la Universidad Pedagógica Nacional 2006”, para cada uno de los semestres de 2006. Estos fueron realizados por la División de Bienestar Universitario. La encuesta para el primer semestre se aplicó a 710 personas (68.8%) del total de admitidos; la del segundo semestre se aplicó a 741 personas admitidas a los diferentes programas. Geográficamente, existe un registro del lugar de nacimiento, que no debe confundirse con el lugar de procedencia, así: Se puede observar que la población estudiantil admitida para los dos semestres de 2006, presentan como lugar de nacimiento, en mayoría, a Bogotá con el 72.0% y 76.5% respectivamente. En ese orden, sigue Cundinamarca con 14.0% y 12.7%; Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Boyacá con 3.9% y 3.4%; de los demás departamentos son nacidos en porcentajes inferiores al 2.0%. Un aspecto a destacar es que no existe población admitida con lugar de nacimiento de los nuevos departamentos, o es muy insignifican en el caso de Putumayo y Casanare. También se observa, en términos espaciales, que a medida que aumenta la distancia de una región respecto a la sede central de la universidad, la población estudiantil, según el lugar de nacimiento, es menor. Población en pregrado. El número de estudiantes de pregrado respecto al total de estudiantes de la universidad, indica que la proporción estudiantil de pregrado es el 90.0% y 87.2%, respectivamente para los dos semestres de 2006. En ampliación de los cupos universitarios, proporcionalmente los de posgrado crecieron más que los de pregrado. Actualmente se ofrecen más alternativas de especializaciones, maestrías y doctorados. Tarifas de matrícula por estrato. La universidad presenta una forma específica de liquidación de las matriculas para pregrado. La liquidación está basada en la Renta Líquida Gravable o Ingreso Neto Anual y en el Patrimonio. Para ello, según el Acuerdo No. 038 de 1991 del Consejo Superior y el artículo 2º, relacionan la tabla de liquidación, donde expresan la proporción de pago de la matricula con base en el número de Salarios Mínimos Legales Vigentes. La tarifa mínima es la siguiente: Para la renta gravable o ingreso neto anual expresado en salarios mínimos entre 0 y 9, el porcentaje del salario mínimo a pagar es del 0.235%. A lo anterior se suma la liquidación con base en el patrimonio, para 0 y 15 salarios mínimos, la liquidación es de 0.235%. A partir de estos rangos se incrementan la liquidación de cada matricula para los niveles salariales mayores. Incentivos. La universidad otorga subsidios e incentivos a los estudiantes, así: Entre los diferentes incentivos que la universidad posee, están las becas destinadas a estudiantes académicamente destacados. En las vigencia 2005 y 2006, se otorgaron respectivamente a nueve (9) y veinte (20) estudiantes de pregrado. En el año 2006, Para posgrado se otorgó una beca. Actualmente, año 2007, existen once (11) becas adjudicadas a estudiantes de posgrado. A raíz de la celebración del cincuentenario de la fundación de la universidad, según la Resolución 1925 de 2006, se dispuso de 46 becas, dirigidas a Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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normalistas superiores con condiciones académicas altas. De ellas sólo se adjudicaron seis (6), a aquellos postulantes que cumplieron con los requisitos señalados por la universidad. Para el acceso al servicio del restaurante, la universidad otorga subsidios. La ayuda de este servicio consiste en apoyar al estudiante en una proporción importante de la tarifa. Durante los dos semestres de 2006, se subsidió el servicio de comedor a 2.184 y 2307 estudiantes respectivamente. En salud, la universidad presta este servicio de forma gratuita; en el año 2006 para cada semestre respectivamente, se realizaron 13.191 y 12.948 consultas para estudiantes de pregrado, y 1.377 y 1248, para estudiantes de posgrado. También se brindó apoyo a eventos académicos (extracurriculares) de pregrado, a 161 y 226 actividades. Esta ayuda a estudiantes consiste en facilitar material como papel, marcadores, tinta, etc. Integración regional. La universidad realiza convenios de integración, para así extender el servicio educativo a otros espacios del país, entre los que cabe señalar:

El convenio con la Normal Superior Santiago de Cali, orientado a impartir las licenciaturas en Educación Infantil y Educación Especial; El convenio con la Normal Superior de Guapí (Cauca), según el cual próximamente se impartirá la licenciatura en Educación Infantil; el convenio suscrito con el Ministerio de Educación, la Universidad del Amazonas y el Centro Regional de Educación Superior CERES, para impartir diplomados; También se cuenta con el convenio de cooperación con las alcaldías del Valle de Tenza (Boyacá y Cundinamarca), para impartir los programas de Educación Infantil, Biología y Educación Física. 3.3.5 Proceso de contratación Por su naturaleza, la UPN se rige bajo su propia normatividad: Mediante el Acuerdo No. 019 de 2004 se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad y en desarrollo del anterior, el procedimiento de Contratación Directa PRO01GCT. Las dependencias que intervienen en el proceso son: Rectoría, Vicerrectoría Administrativa, Comité de Contratación (si fuere el caso de acuerdo con la cuantía), División de Servicios Generales, División Financiera, Dependencia solicitante del bien o servicio.

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Durante la vigencia 2006 la Universidad Pedagógica Nacional celebró 779 contratos por un valor total de $21.132 millones, de los cuales 623 contratos se celebraron con personas naturales y 156 con personas jurídicas. El 47.8% del valor total de la contratación corresponde 38 contratos por $10.107 millones, muestra que se sometió a examen. Los criterios para seleccionar la muestra de los contratos a verificar fueron: Clase, Valor, Pertinencia, Conveniencia y Oportunidad. Hallazgo (31) Etapa contractual Existen deficiencias por parte de las interventorías, esto se evidencia en las Ordenes de Servicio Nos. 409 de fecha 15/11/2006 y 187 de fecha 24/07/2006 donde no existe soporte o documento que sustente el proceso de seguimiento y verificación confiable.

3.3.6 Gestión ambiental La Universidad Pedagógica Nacional, en las sedes de Bogotá y del Centro Regional del Valle de Tenza, promueve la educación ambiental y el desarrollo sostenible, cuenta con varios programas académicos en sus departamentos de las facultades de Ciencia y Tecnología, Educación, Educación Física y Humanidades.

Cuadro No. 2 Programas de Educación Ambiental FACULTADES

PROGRAMAS Educación ambiental Ecología Tropical Biología de la Conservación Biotecnología

Facultad de Ciencia y Tecnología, Ciencias Naturales Departamento de Biología Educación Ambiental y Ruralidad en Colombia Educación para el Mejoramiento de la Calidad de Vida Educación en Ambiente y Poblaciones Educación e Innovaciones Agropecuarias Biotecnología y Educación. Facultad de Educación. Ambiente Rural. Departamento de Psicopedagogía

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Nuestra Misión: “Vigilar la gestión sobre el manejo de los recursos públicos, generando una cultura de control fiscal inspirada en principios morales y éticos.” Facultad de Educación. Maestría en Educación: Departamento de Posgrado Seminario de Educación Ambiental. Recreación y Bioética Facultad de Educación Física. Departamento de Educación Física Pedagogía de la Recreación Turística Manifestaciones Bioéticas Recreativas Facultad de Humanidades. Sistemas de Información Geográfica Departamento de Ciencias Sociales Educación Ambiental.

Inversión en medio ambiente y desarrollo sostenible Para prevenir y contrarrestar impactos de actividades generadoras de riesgos ambientales, en 2006 se asignaron recursos en el monto de $67 millones.

3.4 Análisis a los Estados Contables. El total del Activo a 31 de diciembre de 2006, según la información suministrada en la Cuenta Fiscal fue de $130.116.9 millones, cuyos saldos de cuentas más representativas correspondieron a: Otros Activos con el 76.04%, Propiedades, Planta y Equipo 12.65%, Deudores 6.82%, Inversiones 2.93%, Efectivo 1.37% y los Inventarios 0.18%. Para realizar el análisis contable se tomaron los Otros Activos, con la cuenta Valorizaciones con un saldo de $92.932.6 millones que representan el 71.42% y la Inversión Social Diferida $3.044.4 millones, el 2.34%; las Propiedades, Planta y Equipo en conjunto $16.465.9 millones, el 12.65%, en la cuenta de Deudores, la Prestación de Servicios $6.500.6 millones, el 5% y los Avances y Anticipos Entregados $1.595.7 millones el 1.23%; para una muestra aproximada de 92.64%. Teniendo en cuenta los hallazgos 42 al 55, determinados dentro de la auditoría a los Estados Financieros y con base en el numeral 52 del articulo 48, Capitulo I de la ley 734 de 2002 sobre faltas gravísimas, el cual reza “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.”, se considera que la serie de incertidumbres detalladas, no permiten la total confiabilidad en la información financiera, situación que se configura en una posible falta disciplinaria, por lo tanto la CGR procederá a realizar los traslados a que haya lugar. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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1. CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 1.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Hallazgo (32) Inventarios Realizado el cruce de la información suministrada por Inventarios con los datos del balance de prueba, a 31 de diciembre de 2006, (cuadro No 3) se observó que se presentan diferencias entre los saldos de los libros con la relación de inventarios, tal situación genera incertidumbre de $2.133.3 millones; en los saldos presentados en el balance general, por la Subestimación de $1.096,6 millones y sobreestimación de $1,036.7 millones. Comunicado a la entidad en abril 19, sin obtener respuesta a la fecha de elaboración de este informe. Cuadro No 3 Comparativo Inventarios SALDO INVENTARIOS

CONCEPTO

SALDO CONTABILIDAD

DIFERENCIA

A 31 DE DICIEMBRE DE 2006 Discotecas y Músicotecas

125.596.866

24.400.239,45

-101.196.626,55

Equipo de comedor, cocina, despensa, hotel

235.066.606

214.341.831,13

-20.724.774,87

Maquinaria y equipo para construcción

463.181.888

303.208.484,43

-159.973.403,57

Equipos y máquinas para la recreación

273.593.785

271.637.905,31

-1.955.879,69

1.497.030.472

1.150.364.241,54

-346.666.230,46

90.289.609

80.868.834,96

-9.420.774,04

1.156.097.905

1.112.942.514,25

-43.155.390,75

353.883.505

289.891.706,79

-63.991.798,21

Equipo científico para laboratorio Equipo y maquina. Medicina, odontología Equipos y maquinas para transp. Instrumentos Musicales y sus accesorios Muebles y enseres de oficina abierta

1.018.506.230

761.926.022,58

-256.580.207,42

5.213.246.866

4.209.581.780,44

-1.003.665.085,56

PARQUE AUTOMOTOR Buseta Chevrolet OBA 271

60.987.981

23.128.867,34

-37.859.113,66

Automóvil BMW 3251 CONVERTIBLE

40.000.000

14.300.000,00

-25.700.000,00

Automóvil Nissan Modelo 1997 OIL 456

29.386.252

-29.386.252,00

130.374.233

37.428.867,34

Posible subestimación Armamento y Equipo Reservado Equipos y máquinas para comunicación Equipos y maquina para oficina Equipos de computación o sistemas Herramientas o accesorios Mobiliario y enseres

1.533.769

-92.945.365,66 -1.096.610.451,22

1.835.312,67

301.543,67

1.685.432.819

1.952.407.607,76

266.974.788,76

211.908.945

330.815.737,99

118.906.792,99

5.903.555.077

6.430.436.067,95

526.880.990,95

53.110.617

60.120.316,21

7.009.699,21

1.587.163.564

1.671.830.651,12

84.667.087,12

16.289.089.858

15.783.702.938,19

1.004.740.902,70

PARQUE AUTOMOTOR Camioneta Toyota OIL 422

26.365.759

32.577.328,75

6.211.569,75

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Nuestra Misión: “Vigilar la gestión sobre el manejo de los recursos públicos, generando una cultura de control fiscal inspirada en principios morales y éticos.” Moto JGU 57

2.107.864

Camioneta Minivan Mitsubish

14.300.000

2.243.773,27

135.909,27

40.000.000,00

25.700.000,00 32.047.479,02

Posible sobreestimación 1.036.788.381,72

INCERTIDUMBRE

1.036.788.381,72 2.133.398.832,94

1.096.610.451,22 EDIFICACIONES INCERTIDUMBRE

7.597..783.378.64

13.229.105.812

5.631.322.433.36 5.631.322.433,36

Fuente: Balance de Comprobación a diciembre 31 de 2006, informe suministrado por inventarios a abril 17 de 2007. resumido de activos fijos de contabilidad del 6 de febrero de 2007, para equipos y máquinas para transporte y de la conciliación contabilidad inventarios a diciembre 31 de 2006, de la división financiera.

Hallazgo (33) Edificaciones Se observó que en la conciliación de contabilidad e inventarios a diciembre 31 de 2006, soporte del plan de mejoramiento, relación que muestra los datos contables con el informe generado por la firma que realizo las tomas físicas, en la cuenta correspondiente a las Edificaciones se muestra una diferencia de $5.631.3 millones cifra esta que genera incertidumbre. Subestimando la cuenta. Lo anterior se confirma por lo expresado en las Notas a los Estados Contables, vigencia 2006; "Es de anotar que esta cuenta se encuentra en proceso de conciliación con el área de inventarios. La Universidad contrató el levantamiento físico de sus bienes durante el 2006, proceso que se concluyó en el mismo periodo, dando inicio a la etapa de conciliación con las cifras reportadas por la contabilidad, actividad que se estima concluya hacia el mes de marzo de 2007, y así proceder a incorporar las nuevas cifras a la contabilidad de acuerdo con los procedimientos internos para este tipo de ajustes.” Sin embargo es de anotar que tal actividad no ha concluido a la fecha. 1.2 DEPRECIACIÓN. Hallazgo (34) Depreciación La depreciación acumulada igualmente presenta incertidumbre en $1,489.6 millones, representadas como un mayor valor de $870.7 millones y un menor valor de $619,1 millones, en inventarios y contabilidad respectivamente, es de anotar que dentro de los inventarios no se suministra información sobre el levantamiento a los materiales fijos maquinaria. Comunicado a la entidad en mayo 8, sin obtener respuesta a la fecha de elaboración de este informe. (Cuadro No. 4) Cuadro No. 4 Comparativo Depreciación Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Nuestra Misión: “Vigilar la gestión sobre el manejo de los recursos públicos, generando una cultura de control fiscal inspirada en principios morales y éticos.” Saldo Contabilidad Balance de Prueba Diferencia A 31 DE DICIEMBRE DE 2006 Saldo Inventarios

Concepto Equipos y maquina para oficina

195.078.847

Mobiliario y enseres

1.386.625.138

Muebles y enseres de oficina abierta

732.634.941

TOTAL INVENTARIOS

2.314.338.926

BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06 Equipo científico para laboratorio

1.894.886.352,83

-419.452.573,17

711.355.985,97

-303.915.040,03

78.217.194,81

-23.513.726,19

619.987.556,25

-123.882.804,75 -870.764.144,14

5.628.362.795,20

619.192.044,20 619.192.044,20

945.835.877

Equipo y maquina Medicina, odontología

69.435.149

TOTAL INVENTARIOS

1.015.271.026

BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06 Equipo de comedor, cocina, despensa, hotel

101.730.921

TOTAL INVENTARIOS

101.730.921

BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06 Armamento y Equipo Reservado

919.239

Herramientas o accesorios

47.704.808

Discotecas y Musicotecas

124.859.072

Maquinaria y equipo para construcción

249.938.473

Equipos y máquinas para la recreación

162.792.694

Instrumentos Musicales y sus accesorios

157.656.075

TOTAL INVENTARIOS

743.870.361

BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06 Posible subestimación Equipos y máquinas para comunicación

1.117.761.283

Equipos de computación o sistemas

3.891.409.468

TOTAL INVENTARIOS

5.009.170.751

BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06

Posible sobreestimación 870.764.144,14

INCERTIDUMBRE

1.489.956.188,34

619.192.044,20

Hallazgo (35) Equipo de transporte Equipo de transporte Tracción Elevación contabilidad tiene registro por $70.1 millones en forma global, mientras que los Inventarios reflejan $213.5 millones, individualmente, cifras que por diferencia en el total arrojan $143.4 millones, generando incertidumbre sobre ese valor. Cuadro No. 5 Cuadro No. 5 Comparativo Equipo de Transporte CONCEPTO

SALDO INVENTARIOS

SALDO CONTABILIDAD DIFERENCIA BALANCE DE PRUEBA

Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Nuestra Misión: “Vigilar la gestión sobre el manejo de los recursos públicos, generando una cultura de control fiscal inspirada en principios morales y éticos.” A 31 DE DICIEMBRE DE 2006 Buseta Chevrolet OBA 271

60.987.981

Camioneta Toyota oil 422

20.873.101

Moto JGU 57

1.879.550

Micro bus OBF 676

12.500.070

Campero Toyota Prado OBF

12.521.579

Automóvil Chevrolet OBF 745

6.766.701

Automóvil Chevrolet OBF 750

6.766.701

Automóvil Chevrolet OBF 751

6.766.701

Automóvil Chevrolet OBF 752

6.766.701

Buseta Chevrolet OBF 054

39.988.867

Moto YYR 13ª

1.003.738

Automóvil BMW 3251 CONVERTIBLE

4.666.680

Camioneta Minivan mitsubishi

1.668.340

Mini van Chevrolet Carry

243.882

Buseton Chevrolet

991.663

Busetón Chevrolet

991.663

Bus Chevrolet BYP 723

1.374.995

Bus Chevrolet BYP 724

1.374.995

Automóvil Toyota corolla

933.332

Automóvil Nissan Mod 1997 OIL 456

24.488.788

TOTAL INVENTARIOS

213.556.028

BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06

70.181.681,29

INCERTIDUMBRE

-143.374.346,71 143.374.346,71

Hallazgo (36) Depreciación edificaciones En las Edificaciones la depreciación acumulada del informe muestra que existe una diferencia de $8.119.5 millones, cifra que genera incertidumbre y que afectaría el resultado del ejercicio en igual valor aumentando su pérdida. Cuadro No. 6 Comparativo depreciación edificios SALDO CONTABILIDAD BALANCE DE DIFERENCIA PRUEBA A 31 DE DICIEMBRE DE 2006 8.997.105.192 8.997.105.192 877.549.591,71 -8.119.555.600,29 8.119.555.600,29

SALDO INVENTARIOS

CONCEPTO

EDIFICACIONES TOTAL INVENTARIOS BALANCE DE PRUEBA A 31-12-06 INCERTIDUMBRE

1.3 INVERSIÓN SOCIAL DIFERIDA El saldo de esta cuenta corresponde a un ajuste realizado el 30 de diciembre de 2006, mediante comprobantes de contabilidad 108 y 111, por $1,897,6 millones y Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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$1,146,7 millones, respectivamente, cifras estas que fueron reclasificadas a la cuenta 1911 Inversión Social Diferida, por $3,044,4 millones; gastos que habían sido contabilizados a diferentes proyectos de inversión, los cuales fueron reversados, para luego reclasificarlos como diferidos y así amortizarlos, situación que afectó el resultado del ejercicio por la subestimación de gastos. Lo anterior crea incertidumbre, ya que por ser diferidos, se amortizarían en los periodos siguientes a la terminación de los proyectos, afectando negativamente el resultado de dichos periodos y positivamente el resultado del presente ejercicio (2006). En una comunicación a la comisión, se expresa …“De acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública a partir de 2007, se elimina el concepto de Inversión Social Diferida por cambios en el criterio de reconocimiento de los gastos diferidos por lo cual los saldos que se presenten a 31 de diciembre de 2006, serán registrados directamente en el patrimonio, conservando la ecuación patrimonial” Lo anterior confirma la apreciación de la CGR, y la afectación de estos gastos al resultado del ejercicio, aun cuando se lleven directamente al patrimonio y en otra vigencia. 1.4 VALORIZACIONES. El saldo a 31 de diciembre de 2006, es de $92.932.6 millones. Se observa que en el registro de la Cuenta Terrenos, en la subcuenta Predio el Nogal existe un solo registro, mientras que los saldo de las valorizaciones el Predio el Nogal se encuentra dividió en dos direcciones y con valores diferentes. Hallazgo (37) Registros contables Los predios rurales y las construcciones de Siete cueros en Fusagasuga y los Tulipanes de Girardot, no presentan saldos a 31 de diciembre de 2005 y 31 de diciembre de 2006, sin embargo se evidenció la existencia de avalúos realizados por el Instituto Agustín Codazzi. Con comprobante de contabilidad AC No. 26 se realiza ajuste contable en el mes de diciembre de 2005, registro que no aparece en los Balances, se observa que la afectación a estos predios, como resultado del avalúo practicado, era la disminución de los saldos; pero se encontró memorando VAD-500, dirigido al grupo de contabilidad, ordenando no se tuviera en cuenta en el balance de 2005. Con lo anterior se genera incertidumbre en $1,263,5 millones; sobreestimando el saldo de la cuenta de los predios rurales en $898,1 millones y subestimándola en $365,4 millones. Comunicado a la entidad en mayo 9, sin obtener respuesta a la fecha de elaboración de este informe. Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Hallazgo (38) Actualización de avalúos Los predios y construcciones: calle 72 , calle 73 y Valmaría, no han sido objeto de los respectivos avalúos desde el año 2002, como lo estipulan las circulares externas de la Contaduría General de la Nación, 045 de 2001 y 060 de 2005, por lo tanto el saldo de $24.732.2 millones a diciembre 31 de 2006, no es confiable, además porque el terreno de Valmaría ha sido objeto de estudios y obras adicionales que podrían afectar su valor. Hallazgo (39) Diferencia en avalúos Los estados contables reflejan en la cuenta de valorizaciones registros realizados para los predios del IPN, a partir de un avalúo de $57.274.2 millones, contratado por la Universidad Pedagógica Nacional en el año 2005, documento que no cumple con los requisitos estipulados en el Capítulo IV del Decreto 1420 del 24 de julio de 1998 sobre avalúos. Hecho que afecta los estados contables al no reflejar el método de actualización aplicado (Circular 060 de la CGN) y riñe con Principios de Contabilidad Pública como son: Prudencia y Revelación. Para la vigencia 2006, aparece un avalúo comercial emitido por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, soportado en un estudio, análisis e investigación que atiende lo exigido por el decreto 1420 de 1998 y, que si se compara con el inicialmente presentado, refleja una diferencia que no se encuentra claramente explicada. Aunque la UPN en su respuesta manifiesta que el avalúo del IGAC no tuvo como finalidad la actualización del valor del predio dentro de su contabilidad (situación entendida por la CGR), si lo tuvo en cuenta como soporte de la Acción Correctiva propuesta en el Plan de Mejoramiento ante la CGR vigente. 2. CICLO INGRESOS OPERACIONALES 2.1. DEUDORES El saldo de esta cuenta a 31 de diciembre de 2006, presenta $8.873.9 millones, siendo las más representativas la de Prestación de Servicios con $6.500.6 millones y Avances y Anticipos $1.595.7 millones.

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2.1.1 Prestación de Servicios. Hallazgo (40) Conciliación de cuentas Dentro de la cuenta Servicios Educativos por $6.455.1 millones, se incluyen $6.362.2 millones correspondientes a convenios y contratos, saldo que presenta incertidumbre no cuantificable por estar constituido por aportes de cofinanciación $2.487.1 millones y servicios educativos remunerados SAR, $3.544.5 millones entre otras y sobre los cuales no se han realizado las gestiones necesarias para los respectivos cruces, como tampoco las conciliaciones con las cuentas reciprocas, situación reflejada de un periodo a otro y que estaría sobrestimando el activo y afectando el resultado del ejercicio; además se identificaron dentro los SAR, que $334 millones se encuentran igualmente registrados en Cuentas de Orden.

Cuadro No. 7 Saldos cuenta servicios por convenios y Contratos 14070102 1407010201 140701020101 140701020103 140701020106 140701020108 140701020109 140701020110 140701020115 140701020128 1407010202 140701020209 140701020211 140701020212 140701020218 140701020219 140701020222 140701020223 140701020224 140701020225 140701020229 140701020233 140701020234 140701020235 140701020237 140701020238 140701020241 140701020242 140701020243 140701020244 140701020246 140701020247 140701020248 140701020249 1407010203

SERVICIOS POR CONVENIOS Y CONTRATOS APORTES DE COFINANCIACIÓN Fondo de desarrollo local Barrios Unidos Departamento Administrativo de Bienestar Social IDEP SECAB Ministerio de Educación Nacional Computadores para Educar Corporación Universitaria Iberoamericana FES SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS SAR Instituto Interamericano de Cooperación Instituto Distrital de Recreación y Deporte Secretaria de Educación Distrital Multimedia Software Ltda. Escuela Normal Superior de Villavicencio Ministerio de Educación Nacional Gobernación del Putumayo Gobernación del Caquetá Alcaldía de Sutatenza Boyaca Municipio de Guaduas Distrito Turístico y Cultural de Cartagena Departamento Administrativo de Estadística Normal Superior Maria Montesori Centro Regional para el Fomento Departamento Administrativo del Medio Ambiente Gobernación de Boyacá Escuela Normal Superior de Junín Fundación Nuevo Marimount Secretaria de Educación de Cundinamarca Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Universidad de la Amazonía Departamento de Nariño Municipio de Icononzo-Tolima OTROS SERVICIOS POR CONVENIOS Y CONTRATOS

2.487.135.280,00 46.200.000,00 1.210.226.670,00 40.000.000,00 141.250.000,00 117.600.000,00 868.358.610,00 1.000.000,00 62.500.000,00 3.544.595.711,85 202.329.319,50 541.378.397,35 1.037.921.367,00 16.666.667,00 7.050.000,00 937.400.000,00 100.000.000,00 * 35000000 * 1696800 54.500.000,00 30.400.000,00 51.071.164,00 10.000.000,00 14.000.000,00 * 277648067 * 19755000 6.912.930,00 180.000,00 133.000.000,00 39.910.000,00 1.526.000,00 10.000.000,00 16.250.000,00 330.545.364,00

* Estos valores se encuentran registrados en cuentas de orden valor de $334 millones.

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2.1.2 Avances y Anticipos Entregados El saldo a 31 de diciembre de 2006 fue de $1.595.7 millones, discriminado según el siguiente cuadro Cuadro No. 8 Saldos Avances y Anticipos entregados 1420 142011 142012 14201202 14201203 14201205 14201207 14201208 14201209 14201210 14201212

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS Avances para viáticos y gastos Anticipo para adquisición de bienes y servicios Contratos de obra Contratos de prestación de servicios ordenes de prestación de servicios contratos de administración delegada Gastos de viaje, viáticos ordenes de obra contratos de consultoría Ordenes de compra

4,29

1.595.764.947 10.795.150,00 1.584.969.797,00

472.843.431,00 81.799.273,00 391.903.448,00 18.591.372,00 445.559.231,50 99.719.642,50 56.397.000,00 18.156.399,00

Hallazgo (41) Legalización de gastos El saldo a 31 de diciembre de 2005, de Avances para Viáticos y Gastos $17.6 millones presento en la vigencia 2006, un movimiento realizado en enero por $6.8 millones, quedando $10.7 millones, situación que puede constituirse como una posible sobrestimación de la cuenta y una subestimación de los gastos por tratarse de gastos de viaje, que deberían haberse legalizado, afectando el resultado del ejercicio en igual cuantía. Hallazgo (42) Anticipos sin legalizar El saldo a 31 de diciembre de Anticipo para Adquisición de Bienes y Servicios muestra $1.584.9 millones, cuenta ésta que por su misma esencia contable están sujetas a ser legalizadas dentro de un periodo fiscal, generando incertidumbre, por la posible sobrestimación del estado contable en especial las subcuentas: contratos de prestación de servicios $81.7 millones, Ordenes de prestación de servicios $391.8 millones y los Gastos de viaje y viáticos $445.5 millones. Con lo que se subestiman los gastos, afectando el resultado del ejercicio. 2.2 INGRESOS OPERACIONALES Nuestra Visión: “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y la moralidad.” Carrera 10 No. 17-18 P. 21 • PBX: 3537700 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co

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Hallazgo (43) Ingresos Realizado seguimiento a varios documentos que soportan la contabilización de $1.182,9 millones de ingresos en el mes de diciembre, se observo que en uno del 22 del mismo mes por $24,3 millones no se contabilizaron a los ingresos recibidos por anticipado, ya que estos correspondían a pago de aportes por conceptos de derechos académicos del año lectivo de 2007, del IPN. registros que sobreestimaron los ingresos en igual cuantía y afectó el resultado del ejercicio. Hallazgo (44) Notas a los estados financieros Las notas a los estados contables, no son lo suficientemente explicativas que permitan identificar el saldo de cuentas, especialmente las generadas en las actividades especificas que realiza, las cuales no permiten una medición cuantitativa. Saneamiento Contable La Universidad adelantó gestiones administrativas para depurar la información contable, suscribiendo un convenio con la Contaduría General de la Nación.. Los valores sometidos a saneamiento contable fueron de $102.262 millones, eliminando $66 millones, debitando a la cuenta 1996, Bienes y Derechos en Investigación $2.046 millones; 1997, Provisión para Bienes y Servicios $12.433; 2996, Obligaciones en Investigación $9.141 millones y acreditando a la 1996, Bienes y Derechos en Investigación $78.642 millones. El patrimonio no se vio afectado por el proceso de saneamiento y depuración. La universidad no creó el Comité de Seguimiento, según lo normado.

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4. ANEXOS

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