Contoh Tata Naskas Tram.docx

PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA SELATAN DINAS KESEHATAN PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA PUSKESMAS TIRAM Hp :

Jln.Batin Tikal Desa Tiram Kecamatan Tukak Sadai Email: [email protected]

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TIRAM NOMOR: 188.45/ /A/PKM-TRM/2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS TIRAM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSKESMAS TIRAM, Menimbang

: a. bahwa salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan dokumen akreditasi adalah bagaimana mengatur sistem pendokumentasian dokumen; b. bahwa proses akreditasi puskesmas selalu bersifat dinamis sehingga perlu adanya Pedoman Tata Naskah ;

Mengingat

: 1. Undang-Undang RI Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112); 2. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 3. Undang–Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Tenaga Kesehatan; 4. Undang-Undang RI Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437); 5. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 6. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 71 Tahun 2013 tentang Jaminan Kesehatan Nasional; 7. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 8. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi;

MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TIRAM TENTANGPEDOMAN TATA NASKAHPUSKESMAS TIRAM. Kesatu

: Pedoman Tata Naskah bertujuan agar puskesmas memiliki acuan dalam melakukan standarisasi tata naskah seluruh dokumen dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi.

Kedua

: Penyusunan dokumen akreditasi mengacu pada pedoman Tata naskah sebagaimana terlampir dalam keputusan ini.

Ketiga

: Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dari surat keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimanamestinya.

Ditetapkan di Pada tanggal

: TIRAM : 10 Mei 2017

KEPALA PUSKESMAS TIRAM,

RUDI HARTONO

LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TIRAM NOMOR: 188.45/ /A/PKM-TRM/2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAHPUSKESMAS TIRAM

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas Tiram diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Puskesmas Tiram. Salah satu komponen

penting

dalam

ketatalaksanaan

Puskesmas

Tiram

adalah

administrasi umum. Ruang lingkupadministrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas Tiram sebagai salahsatu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan tata naskah di lingkungan Puskesmas Tiram sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Puskesmas Tiram secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan Puskesmas Tiram sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Puskesmas Tiram. B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Umum Tata Naskah di Puskesmas Tiram dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Puskesmas Tiram. 2. Tujuan Pedoman Umum Tata Naskah di Puskesmas Tiram bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Puskesmas Tiram. C. SASARAN

1.

Tercapainya

kesamaan

pengertian,

bahasa,

dan

penafsiran

dalam

penyelenggaraan tata naskah di Puskesmas Tiram; 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; 4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Puskesmas Tiram yang efisien dan efektif; D. DASAR HUKUM 1. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 nomor 116; 2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan,Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 nomor 144; 3. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009

E. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Puskesmas Tiram meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunannaskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah.

BAB II TATA NASKAH A. PENGERTIAN Naskah Dinasadalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan Puskesmas Tiram Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. B. JENIS Naskah di lingkungan Puskesmas Tiram terdiri dari dua jenis, yaitu : 1. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk a. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi antara lain 1) Penetapan Kepala Puskesmas Penetapan

adalah

memuatkebijakan

naskah pokok

merupakanpenjabaran

dari

yang

atau

bersifat

kebijakan

peraturan

penetapan, pelaksanaan

perundang-undangan,

dan yang yaitu

kebijakandalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum danpembangunan, misalnya : Penetapan Lokakarya Mini 2) Standar operasional Prosedur Standar

Prosedur

memuatserangkaian

Operasional petunjuk

(SPO)

tentang

adalah

cara

serta

naskah

yang

urutan

suatu

kegiatanoperasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh pegawai. 3) Perjanjian Surat

perjanjian

adalah

naskah

yang

berisi

kesepakatan

bersamatentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak ataulebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hokum yang telah disepakati bersama. b. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat antara lain : 1) Surat Biasa Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau sarandan sebagainya.

2) Surat Keterangan Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenaihal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. 3) Surat Perintah Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan. 4) Surat Izin Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu. 5) Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya. 6) Surat Undangan Surat

undangan

pejabat/pegawai

adalah pada

surat

alamat

yang

tujuan

memuat untuk

undangan

menghadiri

tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya.

kepada

suatuacara

7) Pengumuman Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yangditujukan pada pegawai di Puskesmas Tiram 8) Laporan Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan

pelaksanaan

tugas

yang

diberikan/dipercayakan

kepadanya.

Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas. 9) Surat Pengantar Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkatatau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah. 10) Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukankepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran folio. 11) Berita Acara Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lainlain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. 12) Rekomendasi Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan /penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan. 13) Daftar Hadir Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatatdan mengetahui kehadiran seseorang. 14) Notulen Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannyakegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasanmasalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan. 2. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber a. Dokumen Internal Sistem

Manajemen

Mutu,

Sitem

Penyelenggaraan

Pelayanan

upaya

kesehatan perorangan dan system penyelenggaraan upaya kesehatan

masyarakat perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal yang ditetapkan Kepala Puskesmas . Regulasi Internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus disediakan oleh puskesmas untuk memenuhi standar akreditasi b. Dokumen Eksternal Regulasi Eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman – pedoman yang diberlakukan oleh Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan Organisasi Profesi, yang merupakan acuan bagi puskesmas dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya

perorangan

serta

untuk

penyelenggaraan

upaya

kesehatan

masyarakat. Dokumen – dokumen eksternal sebaiknya dikendalikan. Adapun sitem pengendalian untuk dokumen eksternal adalah sebagai berikut: 1. Dokumen eksternal yang berupa Kebijakan,diberi nomor sebagai berikut : a. (no urut)/Dok.UU/436.6.3.5/2017 b. (no urut)/Dok.PP/436.6.3.5/2017 c. (no urut)/Dok.PMK/436.6.3.5/2017 d. (no urut)/Dok.Perppu/436.6.3.5/2017 e. (no urut)/Dok.Perda/436.6.3.5/2017 2. Dokumen

Eksternal

selain

kebijakan

missal

berupa

buku

diberi

penomoran sebagai berikut : (no urut)/Dok.ext/436.6.3.5/2017 C. PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS 1. Pengelolaan surat Masuk; a. Petugas tata usaha mengagendakan, memberi lebar disposisi dan mengklarifikasikan

sesuai

sifat

surat,

untuk

selanjutnya

disampaikan kepada pimpinan untuk mendapatkan arahan b. Surat yang telah mendapat arahan dari pimpinan disampaikan dicopy dan disampaikan kepada petugas yang menerima disposisi c. Petugas yang menerima disposisi menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan 2. Pengelolaan Surat keluar; a. Konsep surat keluar diparaf oleh pembuat surat dan kepala Tata Usaha dan diagendakan oleh petugas Tata Usaha dalam rangka pengendalian

b. Surat Keluar yang telah ditandatangani oleh Kepala Puskesmas diberi nomor, tanggal dan stempel oleh petugas Tata Usaha c. Surat Keluar wajib segera dikirim d. Copy surat keluar yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak e. Surat keluar yang ada parafnya dan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas diarsipkan di bagian Tata usaha 3. Tingkat Keamanan Dengan mencantumkan kode pada sampul naskah Dinas sebagai berikut: a. Surat sangat rahasia disngkat SR : surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia Negara, keamanan dan keselamatan Negara b. Surat rahasia disingkat R : surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian Negara, disentegrasi bangsa c. Surat konfedensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan d. Surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak 4. Kecepatan Proses a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima b. Segera , dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima c. Penting/sedang, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima d. Biasa, dengan batas waktu paling lama 5 hari kerja setelah surat diterima 5. Penggunaan Kertas a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram atau disesuaikan kebutuhan (HVS 70 gram) b. Penyediaan surat berlambang Negara atu lambang daerah, dicetak di atas kertas 80 gram, misalnya pad SKP (Sasaran Kerja Pegawai) c. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat dan laporan adalah folio /F4 (215 mm x 330 mm) d. Ukuran kertas yang digunakan untuk SKP adalah A4 (210 mm x 297 mm) 6. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi Perkantoran

a. Arial 12 atau time new roman 12 (disesuaikan dengan kebutuhan) b. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan dan c. Warna tinta adalah hitam 7. Warna dan kualitas kertas Berwarna putih dengan kualitas baik 8. Penggunaan kewenangan atas nama, pelaksana tugas, pelaksana harian a. Atas

nama

yang

disingkat

a.n.

merupakan

jenis

pelimpahan

wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya b. Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada

jabatan

tertentu

yang

mendapat

pelimpahan

wewenang

penandatanganan naskah dinas, Karena pejabat definitive belum dilantik. Plt diangkat dengan keputusan Bupati dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang dilakukannya. c. Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara

pada

jabatan

tertentu

yang

mendapat

pelimpahan

wewenng penandatanganan naskha dinas, karena pejabat definitive berhalangan sementara. Plh diangkat dengan keputusan Bupati untuk masa tugas paling lama 3 (tiga) bulan dan dapat diperpanjang. Plh mempertanggung jawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitive. 9. Paraf, penulisan nama, penandatanganan dan penggunaan tinta a. Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf b. Naskah

dinas

dalam

penetapan/perjanjian)

bentuk

sebelum

produk

hokum

(surat

ditandatangani

terlebih

dahulu

terkait

hirarki

(pejabat

diparaf pada setiap lembar c. Paraf

dilakukan

oleh

pejabat

secara

structural/kepala tata usaha dan/atau koordinasi (pembuat naskah) d. Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk control terhadap materi, substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas e. Penulisan nama pejabat menggunakan gelar,nomor induk pegawai dan pangkat f. Kepala Puskesmas menandatangani naskah dinas dalam surat, terdiri atas : 1. Surat Biasa 2. Surat Perintah 3. Surat Perjanjian

4. Surat Perintah Tugas 5. Surat Kuasa 6. Surat undangan 7. Surat Panggilan 8. Lembar Disposisi 9. Pengumuman 10. Laporan 11. Rekomendasi 12. Berita Acara 13. Daftar Hadir g. Penggunaan tinta 1. Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam 2. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan naskah dinas berwarna biru tua. 10. Kop Naskah Dinas Instansi a. Menggunakan Pemerintah

lambang

daerah

berwarna

hitam

dan

Kabupaten

Bangka

Selatan,

nama

SKPD

sebutan (Dinas

Kesehatan, Pengendalian Penduduk, dan Keluarga Berencana), nama UPT

(Puskesmas

Tiram).

Alamat

(Jln.Batin

Tikal

Desa

Tiram

(email

:

Kecamatan Tukak Sadai) b. Menggunakan garis batas dibagian tengah bawah c. Mencantumkan

alamat

pos

el

[email protected]) dan ditempatkan dibagian tengah bawah garis batas 11. Stempel Jenis stempel untuk naskah dinas di Puskesmas Tiram yaitu stempel instansi Puskesmas Tiram berbentuk lingkaran dengan ketentuan a. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel instansi adalah 4 cm b. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel instasni adalah 2,7 cm c. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada lingkaran dalam untuk stempel instansi adalah 1 cm d. Stempel instasni berisi nama SKPD dengan pembatas tanda bintang serta nama puskesmas Tiram e. Pejabat yang berhak menggunakan stempel Puskesmas Tiram yaitu Kepal Puskesmas Tiram f. Stempel instansi untuk naskah dinas menggunakan tinta warna ungu dan dibubuhkan pada bagian kiri tanda tangan Kepala Puskesmas yang menandatangani

g. Kewewenangan pemegang dan penyimpan stempel instansi untuk naskah dinas, dilakukan dan menjadi tanggung jawab unit tata usaha 12. Sampul naskah a. Sampul seperempat folio, dengan ukuran 28 cm dan lebar 14 cm b. Sampul berwarna putih, memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Bangka Selatan,

nama SKPD (Dinas Kesehatan, pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana), nama UPT (Puskesmas Tiram) alamat dan nomor telp c. Dipergunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang 13. Perubahan, pembatalan dan ralat naskah dinas Perubahan , pembatalan dan ralat naskah dinas dilakukan dalam bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis oleh pejabat yang menandatangani. D. Jenis Dokumen Akreditasi Puskesmas 1. Dokumen Induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala puskesmas 2. Dokumen Terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada secretariat /tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “ TERKENDALI ” 3. Dokumen tidak terkendali Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas dokumen permintaan pihak diluar puskesmas digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acauan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “ TIDAK TERKENDALI “. Yang berhak mengeluarkan ini adalah penanggung jawab Manajemen mutu dan tercatat pada daftar distribusi dokumen tidak terkendali. 4. Dokumen Kadaluarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda / stempel “ KADALUARSA “ .Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.

E. Jenis Dokumen Akreditasi yang perlu disediakan Dokumen – dokumen yan gperlu disediakan di puskesmas adalah sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas a. Kebijakan Kepala Puskesmas b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas c. Pedoan Manula Mutu d. Pedoman / Panduan teknis yang terkait dengan manajemen e. Standar Operasional Prosedur (SOP) f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) g. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) 2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) a. Kebijakan Kepala Puskesmas b. Pedoman

untuk

masing

–

masing

UKM

(Esensial

maupun

pengembangan) c. Rencana Tahunan untuk masing – masing UKM d. Standar Operasional Prosedur (SOP) e. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) pada tiap – tiap UKM 3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) a. Kebijakan tentang pelayanan Klinis b. Pedoman Pelayanan Klinis c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Klinis d. Kerangka Acuan terkait dengan program /kegiatan pelayanan klinis dan peningkatan mutu dan keselamatan pasien Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, puskesmas perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen – dokumen pendukung lain, seperti fotocopy ijazah, sertifikat pelatihan Kalibrasi dan sebagainya.

BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI A. KEBIJAKAN 1. Menggunakan jenis huruf bookman old style, ukuran 12, spasi 1 2. Kertas F4 70 gsm, margin kiri 3cm, atas 2cm, kanan 2cm, bawah 2,5cm 3. Penulisan kop surat seluruhnya ditulis dengan huruf capital, huruf bookman old style, ukuran 12. Untuk penulisan alamat diawali dengan huruf capital selanjutnya huruf kecil, ukuran 10. Contoh kop surat untuk SK: PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA SELATAN DINAS KESEHATAN PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA PUSKESMAS TIRAM Jln.Batin Tikal Desa Tiram Kecamatan Tukak Sadai Hp : Email: [email protected]

4. Penomoran : 188.45/....../......./PKM-TRM/2017 Kode depan 188.45 Nomor SK menurut nomor urut SK yang dikoordinir oleh ADMEN Admen : A, Contoh : 188.45/345/A/PKM-TRM/2017 5. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital : a. Kebijakan : Peraturan/Surat Keputusan Kepala (sebutkan nama FKTP) b. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP c. Judul

: ditulis judul Peraturan/Surat Keputusan tentang

d. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa e. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,) 6. Konsideran, meliputi : a. Menimbang : 1. memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan

2. Huruf awal kata “ MENIMBANG “ ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, 3. konsideran

menimbang

diawali

dengan

penomoran

menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil, diantara penomoran a, b dan seterusnya menggunakan 1 spasi dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ). b. Mengingat : 1. memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. 2. Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. 3. Kata “ Mengingat “ diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. 4. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst, diantara penomoran 1, 2 dan seterusnya menggunakan 1 spasi dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ). 5. Penulisan Konsideran “mengingat” harus berdasarkan hirarki tata perundangan sebagai berikut : -

undang-undang

-

Perpu

-

PP

-

Perpres

-

Kepres

-

Permenkes

-

Kepmenkes

-

Perda

-

Perbub

“jika ada hirarki yang sama , tahun awal lebih dahulu dalam penulisan 7. Diktum : a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin; b. Diktum

Menetapkan

dicantumkan

setelah

kata

memutuskan

disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat,

huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). 8. Batang Tubuh : a. Batang

tubuh

memuat

semua

substansi

keputusan

yang

dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : Kesatu : Kedua : dst b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi

kebijakan

dapat

dibuat

sebagai

lampiran

peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan 9. Kaki Kaki

peraturan/keputusan

peraturan/keputusan

yang

peraturan/keputusan,

merupakan memuat

pengundangan

bagian

penanda

akhir

substansi

tangan

penerapan

peraturan/keputusan

yang

terdiri atas : a. tempat dan tanggal penetapan, b. nama jabatan, c. tanda tangan pejabat, d. nama lengkap pejabat yang menanda tangani. Penandatanganan Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi

peraturan/keputusan

yang

memuat

penanda

tangan

penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani. 10. Penandatanganan a. Peraturan/Keputusan kepala FKTP ditandatangani olehkepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar, tanpa garis bawah, tidak tebal dan tanpa NIP b. Setelah nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,) c. Antara tanggal penetapan dan nama jabatan diberi jarak 2 spasi 11. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan

Halaman

pertama

harus

dicantumkan

judul

dan

nomor

peraturan/keputusan. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP dengan posisi sejajar dan sama dengan penandatangan SK di atasnya. B. MANUAL MUTU Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi yang meliputi : I. Pendahuluan berisi : a. Latar belakang 1. Profil organisasi 2. Kebijakan mutu 3. Proses pelayanan b. Ruang Lingkup c. Tujuan d. Landasan hukum dan acuan e. Istilah dan definisi II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan : a. Persyaratan umum b. Pengendalian dokumen c. Pengendalian rekaman III. Tanggung jawab manajemen : a. Komitmen manajemen b. Fokus pada pelanggan c. Kebijakan mutu d. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f. Wakil manajemen mutu g. Komunikasi internal IV.Tinjauan Manajemen : a. Umum b. Masukan tinjauan c. Luaran tinjauan V. Manajemen sumber daya : a. Penyediaan sumber daya b. Manajemen sumber daya manusia c. Infrastruktur

d. Lingkungan kerja VI.Penyelenggaraan pelayanan : A. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas : 1) Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat 2) Proses yang berhubungan dengan sasaran: a. Penetapan persyaratan sasaran b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran 3) Pembelian (jika ada) 4) Penyelenggaraan upaya : a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban sasaran e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f.

Manajemen risiko dan keselamatan

5) Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan : a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1. Kepuasan pelanggan 2. Audit internal 3. Pemantauan dan pengukuran proses 4. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) : 1) Perencanaan Pelayanan Klinis 2) Proses yang berhubungan dengan pelanggan 3) Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis : a. Proses pembelian b. Verifikasi barang yang dibel c. Kontrak dengan pihak ketiga 4) Penyelenggaraan pelayanan klinis : a. Pengendalian proses pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan

c. Identifikasi dan ketelusuran d. Hak dan kewajiban pasien e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb) f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien 5) Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien : a. Penilaian indikator kinerja klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen risik 6) Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan : a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran : 1. Kepuasan pelanggan 2. Audit internal 3. Pemantauan dan pengukuran proses 4. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif VII. Penutup Lampiran (jika ada) C. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. 1. Kertas/Media Penulisan a. Jenis kertas

: HVS warna putih 70 GSM

b. Ukuran kertas

: F4 (215 mm x 330 mm)

c. Margins

:

 Top

: 20 mm

Bottom

: 25 mm

 Left

: 30 mm

Right

: 20 mm

2. Penulisan a. Program

: Word

b. Jenis huruf

: Arial (huruf biasa dan tebal)

c. Ukuran huruf

: 12

d. Spasi

:1

3. Penomoran Penomoran dikoordinir di Administrasi Manajemen (ADMEN) dalam buku tersendiri Admen

: ADMEN/SOP/....

UKM

: UKM-GIZI/SOP/...dll,

untuk

program

pengembangan

masing-masing. UKM/SOP/… dll untuk UKM keseluruhan UKP

: UKP-LABOR/SOP/... dll

4. Format/Sistematika Penulisan a. Pengisian SOP 1) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading seperti contoh di bawah, untuk halaman-halaman berikutnya tanpa kotak heading.

Kotak heading Contoh penulisan : PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

SOP

PUSKESMAS TIRAM

No. Dokumen No. Revisi TanggalTerbit Halaman

: ADMEN/SOP/ : 00 : :1/2 Dr. Rudi Hartono NIP. 198108032010011014

Ttd Ka Puskesmas

2) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya dan ditulis dengan huruf capital dan bold. 3) No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku

di

Puskesmas/FKTP

yang

bersangkutan,

dibuat

sistematis agar ada keseragaman. 4) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. 5) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

6) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP. b. Komponen dan Isi SOP 1) Pengertian Berisi definisi judul SOP dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi. 2) Tujuan Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan diawali kata “sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk (judul SOP” 3) Kebijakan Berisi

kebijakan

(SK)

kepala

FKTP

yang

memuat

dasar

dibuatnya SOP tersebut, dengan diawali kata “Keputusan Kepala Puskesmas TIRAM No. ….. tentang ………….” Penulisannya diawali dengan huruf capital kecuali “tentang” diawali huruf kecil, penulisan nomor dengan (No.) 4) Referensi Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka seperti web yang jelas. Misal kamus besar dll. 5) Langkah-langkah Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 6) Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart) 

Diagram alir/bagan alir digunakan untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkah dalam SOP.



Diagram alir tidak wajib digunakan disetiap SOP



Diagram alir digunakan untuk SOP yang langkahlangkahnya harus berurutan dan tidak boleh diacak.



Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya ada satu simbol balok.



Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut : Awal kegiatan

:

Akhir kegiatan

:

Simbol keputusan :

?/ /

ya

tidak

Penghubung

:

Dokumen

:

Arsip

:

7) Unit Terkait Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 8) Tata Cara Pengelolaan SPO: 1) Agar ditetapkan siapa yang mengelola SPO, 2) Pengelola

SPO

harus

mempunyai

arsip

seluruh

SPO

Puskesmas/Klinik, 3) Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO a. Tata Cara Penyusunan SPO Hal-hal yang perlu diingat : 1) Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO 2) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO 3) Bagaimana SPO dapat dikenali 4) Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait

5) Bagaimana pengendalian SPO: penomoran, revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa. 6) Syarat penyusunan SPO :  Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.  Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SPO.  SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu

diminta memberikan

tanggapan.  Di

dalam

SPO

harus

dapat

dikenali

dengan

jelas

siapa

melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.  SPO jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas.  SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.  SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan

pasien

maka

harus

memperhatikan

aspek

keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi

harus

mengacu

kepada

standar

profesi,

standar

pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi

(IPTEK)

kesehatan,

dan

memperhatikan

aspek

keselamatan pasien. b. Proses penyusunan SPO 1) SPO disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP ini. 2) Penyusunan SPO dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut : a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.

b) SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi, c) Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan SPO adalah : (1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan, (2) Mengkoordinir proses pembuatan SPO sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit, (3) Melakukan

cek

ulang

terhadap

SPO-SPO

yang

akan

ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. (4) Penyusunan kebutuhan

SPO SPO.

dilakukan Untuk

SPO

dengan

mengidentifikasi

pelayanan

dan

SPO

administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO

yang

harus

dibuat/disusun.

Untuk

melakukan

identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP.

Sedangkan identifikasi SPO

dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. (5) Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan

yang

dilaksanakan.

Caranya

adalah

membuat

diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya.

(6) Semua SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/ kepala Klinik, (7) Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan. c. Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO 1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya. 2) Adanya

fasilitator/petugas

yang

mempunyai

kemampuan

dan

kemauan untuk menyusun SPO. 3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati 4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO. 5) Tata cara penomoran SPO. Penomoran SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan: a) Semua SPO harus diberi nomor, b) Puskesmas/FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman, c) Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau ketentuan

penomoran

yang

khusus

untuk

SPO

(bisa

menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat. 6) Kode-kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh sebagai berikut: a) Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf.

Sebagai

contoh

pada

Program

Bab

VI,

dengan

VI/

SPO/KIA.KB, dan lain sebagainya (namun tergantung didalam pedoman tata naskah yang berlaku, b) Nomor urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya Puskesmas/FKTP. c) Satu SPO dipergunakan oleh

lebih dari satu unit yang berbeda

misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit pemakai SPO. 7) Tata Cara Penyimpanan SPO

a) Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan. b) SPO asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani)

agar

Puskesmas/FKTP

disimpan

di

sekretariat

atau Bagian Tata

Tim

Akreditasi

Usaha Puskesmas/FKTP,

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata nasakh. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. c) SPO

fotocopy

disimpan

Puskesmas/FKTP,

di

masing-masing

unit

upaya

dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO

tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau

Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan

fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP. d) SPO di unit

upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan ditempat

yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana. 8) Tata Cara Pendistribusian SPO a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada unit tersebut

agar

upaya atau pelaksana yang memerlukan SPO dapat

digunakan

sebagai

panduan

dalam

melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman tata naskah. b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. c) Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO. 9) Evaluasi SPO.

Evaluasi SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO. a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO dapat dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam

SPO.

Untuk

evaluasi

ini

dapat

dilakukan

dengan

menggunakan daftar tilik/check list  Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (checkmark).  Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.  Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks.  Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SPO, bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri. (1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan

monitoringnya

 Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,  Buat daftar kerja yang harus dilakukan,  Susun urutan kerja yang harus dilakukan,  Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,  Lakukan uji-coba,  Lakukan perbaikan daftar tilik,  Standarisasi daftar tilik. Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut. Compliance rate (CR) = Σ Ya

x 100 %

Σ Ya+Tidak (2) Evaluasi isi SPO. (a) Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.

(b)Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. (c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :  Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada  Adanya

perkembangan

Ilmu

dan

Teknologi

(IPTEK)

pelayanan kesehatan,  Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,  Adanya perubahan fasilititas (d) Pergantian kepala Puskesmas, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi. D. KERANGKA ACUAN Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh FKTP. 1. Kertas/Media Penulisan a. Jenis kertas

: HVS warna putih 70 GSM

b. Ukuran kertas

: F4 (215 mm x 330 mm)

c. Margins

:

 Top

: 20 mm

Bottom

: 25 mm

 Left

: 30 mm

Right

: 20 mm

2. Penulisan a. Program

: Word

b. Jenis huruf

: Arial (huruf biasa dan tebal)

c. Ukuran huruf

: 12

d. Spasi

: 1,5

3. Format/Sistematika Penulisan Penulisan

diawali

dengan

KOP

FKTP,

judul

kerangka

dilanjutkan dengan sistematika/format sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar Belakang c. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan e. Cara Melaksanakan Kegiatan f.

Sasaran

g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan i.

Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

acuan,

Penulisan KOP untuk KAK: a. Program

: Word

b. Jenis huruf

: Arial (huruf biasa dan tebal)

c. Ukuran huruf

: KOP surat ukuran 12 seluruhnya dengan

huruf capital, kecuali alamat, telp dan email diawali dengan huruf capital selanjutnya huruf kecil dengan ukuran 10. d. Spasi

:1

Contoh KOP untuk KAK: PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA SELATAN DINAS KESEHATAN PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA PUSKESMAS TIRAM Jln.Batin Tikal Desa Tiram Kecamatan Tukak Sadai Hp : Email: [email protected]

4. Penandatanganan a. Peraturan/Keputusan

kepala

FKTP

ditandatangani

olehkepala

FKTP, dituliskan nama tanpa gelar, tanpa garis bawah, tidak tebal dan tanpa NIP b. Setelah nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,) E. RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS 1. Pendahuluan Sejalan dengan rencana strategik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat

akan

pelayanan

kesehatan

sebagai

upaya

untuk

meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari factorfaktor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran.

2. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas. Sistematika Rencana kinerja lima tahunan Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan C. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas Bab II. Analisis Kinerja A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas B. Analisis

Kinerja:

menganalisis

factor

pendukung

dan

penghambat pencapaian kinerja Bab III. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: 1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan,

misalnya:

pelatihan,

pengusulan

penambahan SDM, seminar, workshop, dsb 2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb 3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya,. B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap

program

kerja

dan

kegiatan-kegiatan

yang

direncanakan secara garis besar Bab IV. Penutup. Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik, 3. Langkah-langkah

Penyusunan

Rencana

Kinerja

Lima

Tahunan

Puskesmas/ Klinik: Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas/ Klinik adalah sebagai berikut: a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan Pelayanan Klinis.

b. Tim mempelajari rencana strategik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja d. Tim melakukan analisis kinerja e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indicator kinerja untuk tiap upaya Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun f.

Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indicator kinerja

g. Tim

menyusun

dokumen

rencana

kinerja

lima

tahunan

untuk

disahkan oleh Kepala Puskesmas h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas 4. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form excel) Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan: a. Nomor : diisi dengan nomor urut b. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya, c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indicator e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir f.

Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan

g. Program Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya

program

kerja

pengembangan

SDM,

program

kerja

peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya. i.

Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan

j.

Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan,

k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan. 5. Penutup.

Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam

menyusun

rencana

kinerja

lima

tahunan,

yang

kemudian

diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan. Lampiran: Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas F. PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna. Perencanaan

Tingkat

Puskesmas

(PTP)

diartikan

sebagai

proses

penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik wajib, pengembangan maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainnya. 1. Mekanisme Perencanan Tingkat Puskesmas. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah: menyusun usulan

kegiatan yang meliputi usulan

mencakup semua kegiatan semua upaya Puskesmas, maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan

masukan dari

masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas.

Rencana

pembiayaan

untuk

Usulan

Kegiatan

kebutuhan

rutin,

harus

dilengkapi

sarana,

usulan

prasarana

dan

operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). RUK dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota

akan

diajukan

ke

DPRD

untuk

memperoleh

persetujuan

pembiayaan dan dukungan politis. Secara rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK). Setelah

menapatkan

persetujuan,

selanjutnya

diserahkan

ke

Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan dengan menyesesuaikan anggaran yang telah turun. 2. Tahap penyusunan RUK. a. Tahap persiapan. Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap- tahap perencanaan. b. Tahap analisis situasi. Tahap ini dimkasudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi

Puskesmas melalui

proses analisis terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data- data tersebut mencakup data umum, data khusun (hasil penilaian kinerja Puskesmas. 3. Tahap penyusunan RUK. Penyusunan RUK memperhatikan hal- hal untuk mempertahankan kegiatan

yang

sudah

dicapai

pada

periode

sebelmnya

dan

memperhatikan program/ upaya yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan diwilayan tersebut dan kemampuan Puskesmas. Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu: a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat. Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan tim penyusun dan lintas sektoral Puskesmas melalui: 1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis) 2) Menetapkan urutan prioritas masalah, 3) Merumuskan masalah, 4) Mencari akar penyebab, dapat mepergunakan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan. b. Penyusunan RUK. Penyusunan

RUK

meliputi

upaya

kesehatan

upaya

pengembangan dan upaya khusus setempat yang meliputi:

wajib,

1) Kegiatan tahun yang akan datang, 2) Kebutuhan sumber daya, 3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan. 4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Rencana

Pelaksanaan

Kegiatan

baik

upaya

kesehatan

wajib,

pengembangan maupun khusus setempat dan rencana inovasi secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-langkah: a.

Mempelajarai alokasi kegiatan,

b.

Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK,

c.Menyusun rancangan awal secara rinci, d.

Mengadakan lokakarya mini,

e.Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Proses

penyusunan

Perencanaan

Tingkat

Puskesmas

dengan

menggunakan format- format sesuai dengan Pedomanan Perencanaan Tingkat Puskesmas yang dikeluarkan Kementrian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, tahun 2006. Adapun format-format untuk dilihat didalam lampiran buku panduan penyusunan dokumen ini. G. PEDOMAN / PANDUAN Pedoman/ panduan

adalah:

kumpulan ketentuan dasar yang memberi

arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SPO. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmenyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu : 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan

Kepala

Puskesmas

tetap

berlaku

meskipun

terjadi

penggantian Kepala Puskesmas. 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali.

4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmasdalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI

Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V

LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN

BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I

DEFINISI

BAB II

RUANG LINGKUP

BAB III

TATALAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi

panduan.

pedoman/panduan

Pedoman/panduan

minimal

yang

yang

harus

harus

ada

di

dibuat

adalah

Puskesmas

yang

dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi Puskesmas yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas. H. PENGENDALIAN DOKUMEN DI FKTP 1. Pengertian dokumen adalah: Semua dokumen yg harus disiapkan Puskesmas/FKTP yang merupakan regulasi internal yang berlaku di Puskesmas/FKTP. Dokumen tersebut disusun disesuaikan dengan persyaratan yang diminta oleh standar Akreditasi. 2. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan Puskesmas/FKTP dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. 3. Pengendalian

dokumen

dan

rekam

implementasi

adalah:

sistem

penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam implementasi. Pengendalian

dokumen

sebagaimana

dipersyaratkan

oleh

standar

akreditasi meliputi: a. Menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum terbit, b. Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan pemebrlakukan ulang dokumen, c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi, d. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia ditempat pengguna, e. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,

f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, g. Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun. Catatan/rekam implementasi juga

harus

dikendallikan.

sebagai bukti pelaksanaan kegiatan Organisasi

harus

menetapkan

SPO

terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali. Untuk memperjelas dokumen areditasi Puskesmas/FKTP dilengkapi dengan contoh- contoh dokumen sebagai lampiran dari pedoman ini. I.

PENATAAN DOKUMEN Untuk

memudahkan

Puskesmas/FKTP

didalam

dikelompokan

pencarian masing-

dokumen masing

akreditasi

bab/kelompok

pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.

BAB IV PENUTUP Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN

KERJAKAN

YANG

DITULIS,

BISA

DIBUKTIKAN

SERTA

DAPAT

DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, standar prosedur

operasional dan program selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut. Dengan tersusunnya Pedoman Tata Naskah diharapkan dapat membantu Puskesmas/FKTP dan fasilitator pendamping akreditasi

dalam

menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi.

Ditetapkan di Padatanggal

: TIRAM : 16 Mei2017

KEPALA PUSKESMAS TIRAM,

RUDI HARTONO