Consuelo

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ

INTRODUCCION

Los Proyectos: Los proyectos son parte de la vida de las organizaciones. Se gestan con fines determinados y de su planificación y control depende que los resultados sean los esperados. Un gestor de proyecto, también conocido bajo el término gerente de proyecto, director de proyecto, líder de proyecto o encargado de proyecto, es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución acertados de cualquier proyecto. Este título se utiliza en la industria de la construcción, la arquitectura, el desarrollo de software y diversas ocupaciones que se basan en la generación o manutención de un producto. El gerente de proyecto debe poseer una combinación de habilidades incluyendo una gran capacidad inquisitiva, de detectar asunciones sin especificar y de resolver conflictos interpersonales. Una de sus tareas más importantes es el reconocimiento de los riesgos que afectan directamente las probabilidades de éxito del proyecto, y la constante medición, formal e informalmente de dicho riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El riesgo se presenta mayormente como incertidumbre. El gerente de proyecto acertado es aquel que enfoca esto como preocupación principal. La mayor parte de los problemas que afectan un proyecto se relacionan de un modo u otro a un riesgo. Un buen gerente de proyecto puede reducir los riesgos significativamente, a menudo adhiriéndose a una política de comunicación abierta, asegurándose de que cada participante significativo tenga una oportunidad de expresar sus opiniones y preocupaciones. Un gerente de proyecto es el responsable de tomar las decisiones necesarias de manera tal que el riesgo sea controlado y la incertidumbre reducida al mínimo. Cada decisión tomada por el encargado de proyecto debe involucrar un beneficio directo hacia el proyecto. En todas las organizaciones existe el nombramiento de un gerente de proyecto, pero nunca existe el nombramiento de un líder. Existe el gerente de proyecto por decreto, pero no hay liderazgo por decreto. Muchos gerentes de proyecto no son líderes, y esto la mayoría de las veces se traduce en una mala integración de todos los componentes del proyecto. Existe una fuerte relación entre integración del proyecto y liderazgo: el liderazgo toma una perspectiva holística, transportando a la organización desde un escenario A hacia otro B, más beneficioso. La función de liderazgo no solamente acepta el cambio, sino que a veces lo promueve y otras veces va mucho más allá: es la generadora del cambio. Sin cambio no hay liderazgo, el cambio es la razón de ser del liderazgo. ¿Cuáles son las características de liderazgo en un gerente de proyecto? Habilidad para definir una visión y transmitirla: ¿Cuál es el Escenario B que busca nuestro proyecto? ¿Cómo llegamos a él? Habilidad para motivar: ¿Cómo hacer para que los accionistas del proyecto se MUEVAN hacia el escenario B?

Rebeldía hacia el status quo: ¿Por qué el escenario A es bueno? ¿Por qué nos conformamos, porque no queremos cambiar? Persistencia y a veces terquedad: un problema en el camino no significa parar el proyecto. Seguir el objetivo original, pegarse al plan, cumplirlo. Convivencia con la incertidumbre y el riesgo: nunca se da el 100% de las condiciones que queríamos para nuestro proyecto. Siempre hay algo que no es ideal, siempre hay un riesgo, siempre hay algo imperfecto. Creación de una atmósfera de colaboración: creatividad, tormenta de ideas, resolución de problemas, jugar en equipo: 2 + 2 = 5. Flexibilidad: nunca se sigue al 100% el plan original. Siempre hay desvíos, hay que ser flexible. Adaptabilidad: el escenario cambia, las reglas de juego cambian día a día. Convivir con el cambio, adaptarse al nuevo medio ambiente del proyecto. ¿Por qué muchas veces no se le da al Liderazgo la importancia que se merece? 1. Hay una tendencia a selecionar a los gerentes de proyecto solamente por sus habilidades técnicas. Si bien la experiencia y el conocimiento son muy importantes, nunca pueden reemplazar a la función de líder. 2. Las organizaciones confunden gerenciamiento con liderazgo. Gerenciar el ciclo de vida del proyecto es estructurar, planificar, controlar y concluir exitosamente un proyecto. Liderar es definir una visión y ayudar a todos los involucrados a implementarla. 3. Existe una tendencia a poner énfasis en habilidades duras y no blandas. Las habilidades duras son fáciles de medir, las habilidades duras se ven más rápidamente. Las habilidades blandas no son menos importantes y a veces son la diferencia entre el éxito y el fracaso. 4. Existe una tendencia a no reconocer los síntomas de un mal liderazgo: ausentismo, falta de motivación, falta de alineamiento con los objetivos, problemas repetitivos de calidad, retrabajos.

Ventajas y Desventajas: Ventajas:     

Control estricto en base a una sola autoridad en el proyecto. Participantes trabajan exclusivamente para el proyecto. Claro y fuerte canal de comunicación. Alta velocidad de reaccion. Mejor identificación con el proyecto.

 Flexibilidad para determinar el equilibrio entre el costo, plazo y calidad.  Puede mantenerse a los profesionales en un proyecto determinado sin tener que compartirlos.

Desventajas:  El costo es más alto debido a la duplicidad de esfuerzos, personal, oficinas, etc.  Hay la tendencia de mantener al personal por mas tiempo del necesario.  Sufre la tecnología de la empresa, ya que no hay un area funcional que se encargue de la misma.  Poca oportunidad de intercambiar información tecnologicas entre proyectos.  Poca oportunidad de hacer carrera dentro de la empresa.

Responsabilidad del Gerente del proyecto: Para mantenerse competitivo en el ambiente de negocios actual, las empresas deben usar sus recursos limitados de una manera eficiente, y mantenerse flexible ante los cambios del entorno. La mejor forma de lograrlo es mediante la gerencia de proyectos eficaz y disciplinada. Aunque la gerencia de proyectos ha existido por años, su importancia crece cada día. Antes ceñida a las áreas de ingeniería y desarrollo, son muchas las empresas que ya estructuran proyectos en todas las áreas y a todos los niveles. El rol del gerente de proyectos es de gran responsabilidad, siendo el encargado de dirigir y supervisar el proyecto de principio a fin. Alguna de sus principales tareas serán: 1.- Definir el proyecto: debe definir el alcance del proyecto, estableciendo sus límites. En otras palabras, se aclara que forma parte del proyecto, y qué queda por fuera. Esto es fundamental para prevenir un crecimiento indeseado del proyecto, a medida que se progresa. Es importante diferenciar claramente aquellos elementos y resultados que son absolutamente necesarios, de aquellos que son deseables. 2.- Planificar el proyecto: planificar el proyecto implica proponer la solución a desarrollar, en base a los objetivos y resultados necesarios, y establecer cómo la desarrollará. Los puntos mas importantes a considerar son: estrategia (cómo se relaciona el proyecto con el plan estratégico de la empresa), recursos (que necesito y con qué cuento), finanzas (cuanto costará y dónde obtener el dinero) y tiempo (de cuánto tiempo se dispone). 3.- Obtener el respaldo de la alta gerencia: para el éxito de cualquier proyecto, es fundamental el apoyo irrestricto de uno o mas gerentes de alto calibre. Esto hará mucho

mas fluido todo el proceso, incluyendo la obtención de recursos, lograr la colaboración de toda la empresa y la resolución de conflictos entre departamentos. 4.- Ensamblar el equipo humano: identificar y ubicar a aquellas personas mejor calificadas para las distintas tareas involucradas. Con frecuencia, el equipo se forma con personas provenientes de distintas áreas de la organización, por lo que no reportan directamente al gerente del proyecto. En ocasiones, se hace necesario reforzar el equipo con personas de afuera, en cuyo caso hay que hacer el reclutamiento. 5.- Obtener los recursos: es responsabilidad del gerente de proyectos asegurar los recursos (dinero, equipos, personal de apoyo, espacio físico, etc.) que le permita al equipo funcionar en forma efectiva. 6.- Definir las operaciones: incluye determinar las herramientas a utilizar (ej. software de manejo de proyectos), definir los canales de comunicación, establecer la logística, etc. 7.- Controlar el proyecto: asegurar que las metas se están logrando y que el proyecto sigue el curso planificado. En el transcurso, surgirán cambios e imprevistos. Es labor del gerente mantener la flexibilidad que le permita adaptarse, corregir y/o ajustar, sin poner en peligro los resultados. Muchos proyectos no llegan a un final feliz. Como gerente de proyecto, debe prestar particular atención a las principales razones de fracaso: - Cambios en el alcance o definición del proyecto - Falta de comunicación entre los miembros del equipo, y entre ellos y el resto de la empresa - Desacuerdos entre clientes y el gerentes de proyecto - Objetivos mal definidos

Habilidades del Gerente de proyectos:

La gerencia de proyectos provee un marco que permite cumplir con los objetivos de la organización usando un proceso estructurado y controlado. Esencialmente, comprende una serie de técnicas, herramientas y metodologías que permiten al gerente y su equipo llevar a cabo un proyecto que: 1.- Satisfaga las necesidades del cliente. 2.- Se mantenga dentro de los límites presupuestarios. 3.- Sea culminado a tiempo. 4.- Traiga beneficios a la empresa.