Committee Leadership Book

   

M MACRA AO  Michigan n Assocciation n of Collegiate e Regisstrars aand  Admisssions O Officerrs       

Com mmitttee & L Lead dersh hip M Man nual    

200 08‐2009                        

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

Tab ble of Con ntents    HISTORY ........................................................................................................................................................... 3  MISSIO ON STATEMEN NT ...................................................................................................................................... 3  CONSITITUTION AN ND BY‐LAWS ........................................................................................................................ 3  2009 EXECUTIVE COMMITTTEE MEMBER RS ............................................................................................. 4  2008‐2 2008‐2 2009 COMMITTEE CHAIRS ...................................................................................................................... 5  2008‐2 2009 COMMITTEE MEMBEERS ................................................................................................................. 6  COMM MITTEE MEMB BERSHIP .............................................................................................................................. 7  APP POINTMENT P PROCESS ............................................................................................................................. 7  COM MMITTEE NOM MINATIONS A AND RE‐APPO OINTMENTS .............................................................................. 7  TASK FORCES/AD D HOC COMM MITTEES .......................................................................................................... 8  MMITTEE MEMBER RESPO ONSIBILITIES ................................................................................................... 8  COM CHA AIR/CO‐CHAIR R .......................................................................................................................................... 9  GOA ALS AND OBJEECTIVES .............................................................................................................................. 9  TRA ANSITION OF C CHAIRPERSON NS .................................................................................................................. 9  FUN NDING – EXPEENSES AND REEIMBURSEMEENT ........................................................................................... 9  CALENDAR OF CO OMMITTEE EV VENTS, ACTIV VITIES AND DEEADLINES ......................................................... 10  NUAL MEETIN NG ..................................................................................................................................... 11  ANN GUIDELINES FOR R HONORARIA A ................................................................................................................... 12  R ADMINISTER RING MACRAO O WORKSHOPS ..................................................................... 12  GUIDELINES FOR R MACRAO PR ROPOSALS AN ND RESOLUTIO ONS .................................................................. 13  GUIDELINES FOR 08‐09 COMMIITTEE MEMBEERSHIP APPLICATION…………………………… ………………………………………… ……….. 15       200      200 09 PRELIMINA ARY FALL CON NFERENCE SESSSION/WORK KSHOP PROPO OSAL............................................ 16       200 09 FINAL FALLL CONFERENC CE SESSION/W WORKSHOP FO ORM................................................................ 18       COM MMITTEE BUD DGET REQUEST.............................................................................................................. 20       INCOME AND EX XPENSE REPORT.............................................................................................................. 22  PENSE VOUCH HER REQUESTT................................................................................................................. 23       EXP       COMMITTEE YEA AR‐END REPO ORT FORMAT AND SUGGESSTED CONTEN NTS............................................. 24    MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 2 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

HISTTORY  In 1910, twenty‐four college and university registrars and d business offficers, feeling the need to o discuss  their ccommon resp ponsibilities, m met in Detroit, Michigan. Before adjou urnment, of tthis conference, the  particiipants organized the Ameerican Associaation of Colleegiate Registrrars. From thiis small initial  meetin ng, AACRAO has grown to o a membersh hip of more tthan 2,000 institutions witth some 7,50 00 active  memb bers in the are eas of admisssion, registration and reco ords, internattional educattion, and  institu utional researrch, as well ass affiliate meember organizations. Thesse members rrepresent maany  types o of institution ns of higher education in tthe United States, Mexico, Canada and d other counttries.     In 194 49, when man ny institutions began to esstablish separate offices o of admissionss and recordss,  AACRA AO adopted itts present tittle: American n Association of Collegiatee Registrars and Admission ns  Officers (AACRAO).. Our Michigaan Association of College Registrars ho osted its first meeting in 1 1921 on  the campus of Easttern Michigan n University iin Ypsilanti. LLike AACRAO,, we adopted d the title of M MACRAO  in the early fifties. The organizaation continues to be a national leaderr. 

MISSSION STA ATEMENT  The M Michigan Asso ociation of Co ollegiate Registrars and A Admissions Officers (MACRAO) is organized to  provid de for the excchange of info ormation con ncerning issuees of interestt to its memb bers and to  contrib bute to the advancement of education n in Michigan n.     The asssociation, through an ann nual conferen nce, other wo orkshops and d seminars an nd contacts w with  educattional leaders and other p professional aassociations in the state, sstrives to pro ovide professsional  develo opment oppo ortunities for its memberss as well as prrovide a forum for discusssion and the  exchan nge of ideas. 

CON NSITITUTIO ON AND BY‐LAWSS  The Co onstitution an nd By‐Laws off the Michigan Association n of Collegiatee Registrars and Admission ns  Officerrs are reviewe ed periodically by the Execcutive Committee and preesented to thee membership at the  Annuaal Meeting forr adoption.  Itt is importantt for all memb bers to be fam miliar with the MACRAO  Constitution and Byy‐Laws.  Theyy are publisheed on the MAC CRAO web sitte at:   o.org/Mission n.asp.  http:///www.macrao    

MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 3 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

2008 8‐2009 EX XECUTIVEE COMMIITTEE MEEMBERS  

Presideent             

       

Karen Hu utslar    Central M Michigan Univeersity  212 Warrriner Hall   Mount P Pleasant, MI  48 8859 

Phone:      Fax: Email:  

989 9.774.7226  989 9.774.3783  [email protected] 

  Debbie H Harju  Universitty of Michigan – Ann Arbor  1210 LSA A Building   500 S Staate Street  Ann Arbo or MI 48109‐13 382 

Phone:      Fax: Email:  

734 4.936.5307  734 4.936.3148  dlh [email protected] 

 

 

 

Presideent‐Elect         

Vice‐Prresident             

 

 

       

Anne Mo onroe    Northweestern Michigan College  1701 E. FFront Street   Traversee City, MI 49686 

Phone:      Fax: Email:  

231 1. 995.1046  231 1.995.1339  am [email protected] 

       

Howard Shanken    nity College  Grand Raapids Commun 143 Bosttwick NE    Grand Raapids, MI  4934 41 

Phone:      Fax: Email:  

616 6.234.4205  616 6.234.4204  hsh [email protected] 

   

Stacey Sttover  Schoolcrraft College 18600 Haggerty Road MI 48152‐2696 6  Livonia M

Phone:      Fax: Email:  

734 4.462.4683  734 4.462.4553  [email protected] 

       

  Pete Lacey  County Community College  St. Clair C 323 Erie Street    5015  PO Box 5 Port Hurron, MI 48061‐5015 

Phone:      Fax: Email:  

810 0.989.5552  810 0.989.5541  [email protected]

Phone:      Fax: Email:  

517 7.353.4490  517 7.432.3347  ow [email protected] 

 

Past Prresident               

Secretaary     

     

 

Treasurer               

Membeership Coordin nator  Scott Ow wczarek          Michigan n State Universsity    187 Adm ministrative Buiilding        East Lanssing, MI 48824 4‐0210         

       

  Dorene R Root  Central M Michigan Univeersity  212 Warrriner Hall   Mount P Pleasant, MI  48 8859 

Phone:      Fax: Email:  

989 9.774.7247  989 9.774.3783  roo [email protected] 

Newsleetter Editor                    

  Melinda Booth    Oakland University 101 Nortth Foundation Hall  Rochesteer,  MI  48309‐‐4475 

Phone:      Fax: Email:  

248 8.370.4459  248 8.370.4462  mb [email protected] 

  Kristin Scchuette  Michigan n State Universsity    50 Administration Build ding  East Lanssing MI 48824‐‐0210 

Phone:      Fax: Email:  

517 7.432.3863  517 7.432.1649  sch [email protected] 

Historiaan               

 

Web Ed ditor      

   

MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 4 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

2008 8‐2009 CO OMMITTEEE CHAIR RS  Collegge Articulation       

Christopher Marx     University  Davenport U   415 East Fultton Street    Grand Rapid ds, MI  49503 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

616.742.171 18  616.732.115 50  [email protected] 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

616.632.291 13  616.732.446 69  [email protected] 

     

Phone:  P Fax:  Email: 

616.234.412 27  616.234.420 04  [email protected] 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

313.496.255 52  313.961.163 30  [email protected] 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

248.370.211 13  248.370.446 62  daniels3@o oakland.edu 

     

Phone:  P Fax:  Email: 

734.936.530 07  734.936.314 48  dlharju@um mich.edu 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

734.384.423 30  734.384.417 70  [email protected] 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

313.993.747 79  313.577.094 45  [email protected] 

 

Collegge Day/Nigh ht    Renae Gavitt       

    Aquinas Colllege      1607 Robinsson Road SE    Grand Rapid ds, MI  49506 

 

Data aand Technollogy Applicaations       

Dorian Chalo om      Grand Rapid ds Community College  143 Bostwick NE      ds, MI  49503    Grand Rapid  

Enrolllment Manaagement       

Annette Blacck    801 West Fo ort Street  Detroit, MI 4 48226 

 

 

     

Equal Education O Opportunityy         

William Daniels      Oakland Uniiversity    101 North Fo oundation Hall  Rochester, M MI  48309   

 

Legislative Issues  TBD     

Local Arrangemen nts           

Debbie Harju u      University off Michigan    1210 LSA Bu uilding    500 S. State Street  MI  48109‐1382  Ann Arbor, M

 

Michigan Transfe er Network (MTN) Governance         

Paul Schmidt      unty Communitty College Monroe Cou 1555 South Raisinville Road  Monroe, MI  48161 

 

Professsional Deve elopment  Mark Jacek    e University  Wayne State 5057 Woodw ward    Detroit, MI  48202 

     

MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 5 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

Registtrar’s Practicces     

 

Kara Fields      Walsh Collegge of Accountaancy     and Busine ess Administrattion  P.O. Box 700 06      Troy, MI  480 007‐7006   

       

Phone:  P Fax:  Email: 

248.823.129 95  248.823.166 63  [email protected] u 

     

P Phone:  Fax:  Email: 

989.964.265 54  989.790.018 80  [email protected] 

 

Secon ndary School Relations    Craig Aimar             

Saginaw Valley State Univeersity  oad      7400 Bay Ro University Center, MI  48710‐0001 

2008 8‐2009 CO OMMITTEEE MEMB BERS  Pleasee refer to http p://www.maccrao.org/Committees/Com mmitteeList.assp for a current list of com mmittee  memb bers and theirr contact inforrmation.   

 

MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 6 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

COM MMITTEE MEMBER RSHIP  APPO OINTMENT PROCESS  MACRA AO committe ee membersh hip is voluntarry and all MACRAO membeers are welco ome to submit an  applicaation.  Comm mittee appointtments shall b be for three‐yyear terms, w with the excep ption of the Local  Arranggements Com mmittee which h is a one‐yeaar term appointment.   In o order to servee the full term m of the  appoin ntment, mem mbers are expeected to activvely contributte to the funcction and actiivities of the  committee.  Memb bers who misss meetings orr who do not aactively contrribute to the work of the  committee may be replaced by tthe committeee Chair upon n review and recommendaation of the Exxecutive  Comm mittee.  Excepttions to the three‐year lim mit are approvved by the MA ACRAO Execu utive Committtee,  througgh whom the appointed m member reporrts.  For comm mittee appoin ntment, indiviiduals need to o be  listed aas members o of MACRAO in the MACRA AO Membersh hip Directory (http:///www.macraao.org/Directory/DirSearch h.asp) and are required to o submit a Committee  Memb bership Appliccation.  Attendance at the Annual Meetting is expectted for all com mmittee mem mbers,  curren nt and incoming.    By the end of July, tthe Vice‐Pressident will req quest recomm mendations an nd nominatio ons of individu uals to  be con nsidered for the upcomingg year.  Inform mation on com mmittee appo ointments is aalso included period dically in the M MACRAO e‐neewsletters.  TThe Committeee Membersh hip Application is available in the  Comm mittee & Leade ership Manuaal and is also published on the MACRAO O web site at::  http:///www.macrao o.org/Commiittees/CommitteeApplicattionForm.pdf.. 

COMMITTEE NO OMINATION NS AND RE‐‐APPOINTM MENTS  Curren nt committee members wh hose terms have not expirred and who h have contribu uted to the  professsional work o of the committtee will be co ontinued if reecommended d by the Chairr.  A Committee  Memb bership Appliccation is not rrequired for tthese personss.  Ideally, thee number of n new committeee  memb ber applications should excceed the num mber of vacancies so that alternates aree available forr  consid deration durin ng the nominaation, applicaation and app pointment pro ocess.    Inclusiveness in com mmittee mem mbership shou uld be kept in n mind duringg the nominattion process aas  follows:  • geographic area (north, south, east, w west regions))  ublic, private, professional)  • type of insttitution (2‐yeaar, 4‐year, pu • years of serrvice in the profession  • gender and d ethnic group p  • representattion from adm missions and registrar‐relaated personneel as approprriate  • current me embers who should be con nsidered as caandidates for Chair or Co‐C Chair for the         upcoming yyear    The cu urrent Chair should assure that the follo owing information is availaable and accu urate for each h  committee nominee/applicant.  If the information is not liisted in the M MACRAO Mem mbership Direectory or  is not ccorrect, the n nominee/applicant should contact theirr Directory Ed ditor to take tthe appropriaate  action.  Membershiip Directory EEditors are pu ublished on th he MACRAO w web site at:   http:///www.macrao o.org/Directo ory/EditorListt.asp.  All chan nges should aalso be reportted to the Vicce‐ President by the co ommittee Chaair on a timelyy basis.      MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 7 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  By the end of Septe ember all continuing recom mmendationss and Committtee Memberrship Applicattions for  new m membership should be submitted to thee MACRAO Vice‐President for consideraation, along w with  nominations provid ded by other M MACRAO sou urces.  MACRA AO members may also sub bmit the Committee  Memb bership Appliccation themseelves.  At the same time, the committee Chair shoulld recommend to the  Vice‐President:    ming year  • individuals recommendeed for Chair aand Co‐Chair ffor the upcom dations for reeplacement o of any inactivee members  • recommend ns for any alteernate memb bers, if availab ble  • nomination   The Vice‐President reviews all reecommended d committee aappointments and discussses duplications,  replacements and rrecommendations with thee Executive C Committee as necessary.  A At the Octobeer  Executtive Committe ee meeting, aappointmentss will be discu ussed.    Invitattions to accep pt appointments to commiittees will be extended by the Vice‐Pressident to each  new ap pplicant with an appropriaate reply datee. The Vice‐Prresident notiffies the comm mittee Chair  and th he Executive C Committee if any member declines an aappointment,, and decision ns are made tto invite  alternaates to serve..  Executive Committee meembers may aapproach meembers to join n a committeee after  discusssion with the Executive Co ommittee and d the current committee C Chair.  Commiittee memberrship  should d be as complete as possib ble by the Ann nual Meeting.  All incomingg committee Chairs and Co‐Chairs  will recceive a copy o of the MACRA AO Committeee & Leadersh hip Book from m the President‐Elect.   

TASK FORCES/A AD HOC COM MMITTEES From ttime to time, a topic of som me urgency o or specialized concern, butt not necessarily of an onggoing  naturee is brought to o the attentio on of the Asso ociation.  In such instancess it is usual fo or the Executiive  Comm mittee to explo ore the matteer and determ mine if it can b be dealt with by an existin ng standing  committee or if it w would be desirable to estab blish a task fo orce or ad hocc committee..    Such ggroups are normally established by Execcutive Committee action aand appointed d by the President in  consulltation with th he Executive Committee.  They may bee made up of persons seleccted from existing  standing committee es, an area off specializatio on within the Association, former Presid dents, or som me other  selection of persons based on th he nature of tthe task to bee accomplisheed.  Normally the group wiill be  given aa deadline byy which it is to o complete itss work and reeport back to the Executivee Committee.   Fundin ng for these aactivities mustt be considerred when its eestablishment is proposed d and normally would  be made available ffrom Associattion funds. 

COMMITTEE MEEMBER RESSPONSIBILITTIES  The MACRAO comm mittee structu ure is MACRA AO at work.  Itt is the means by which th he majority off our  dingly, it is neecessary that all the comm mittee membeers are familiaar with  activities are carried out.  Accord the expectations off them and th he procedure by which theese expectatio ons are accom mplished. Com mmittee  memb bers are expeccted to:    • be present at the Annuaal Meeting each year  • support com mmittee com mmitments at the Annual M Meeting  • attend and participate in n committee meetings  • assist with projects and planned activvities/events MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 8 of 24 

 

M MACRA AO an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  Michiga

CHAIR R/CO‐CHAIR  In addition to the re esponsibilities associated w with committtee membersship, the Chairs and Co‐Chairs  p and coordin nation.  The C Chairs and Co‐‐Chairs  have aaccepted the additional ressponsibilities of leadership are expected to com mmunicate frrequently with the Vice‐Prresident and P President‐Elect regarding  preparration for the e Annual Meeting and attend occasionaal Executive Committee meeetings as neccessary  or requested.    Comm mittee Chairs aand Co‐Chairss will meet peeriodically witth the Executtive Committeee to:    d and discusss topics for th he Annual Meeeting (session ns/workshops)  •  recommend d discuss com mmittee activiity and projecct plans  • present and Chairs/Co‐Chaairs in setting goals and ob bjectives, prep paring budgett requests, an nd  •  assist the C preparing tthe Committeee Year‐End R Report    •  be familiar with the resp ponsibilities o of committee leadership/m membership 

GOALLS AND OBJJECTIVES  Each committee Ch hair is responssible for a revview of defineed committeee goals and ob bjectives with h the  committee members to assure tthat they are accurate, and d that all mem mbers have a mutual  undersstanding.   An ny updated orr revised goalls or objectivees should be ssubmitted to the Executive  Comm mittee for review and appro oval as soon aas they are deeveloped. 

TRAN NSITION OF CHAIRPERSONS  Each committee Ch hair and Co‐Ch hair is respon nsible to the EExecutive Com mmittee for b being knowled dgeable  duties, respon nsibilities and d activities described in thee Committee and Leadersh hip Manual.  A An  of all d inform med and respo onsible leadership will enh hance the effeectiveness an nd creative vieew of the com mmittee.   Chairs should organ nize their com mmittee to wo ork effectively and producctively at a qu uality professiional  level. W When the com mmittee appo ointment pro ocess is finalizzed, the curreent Chair is responsible forr  contaccting the inco oming Chair ab bout the tran nsition prior to o or at the An nnual Meeting. The new C Chair  assumes responsibiility for the co ommittee at tthe Annual M Meeting.    The ou utgoing Chair should ackno owledge the o outgoing com mmittee mem mbers’ work att the last Ann nual  Meetin ng of their term.  Certificattes of Apprecciation are prepared for all active comm mittee members,  signed d by the Presid dent and Secretary, and presented at the Annual Meeting by thee incoming President‐ Elect. 

FUND DING – EXPENSES AND D REIMBUR RSEMENT  MACRA AO budgets aa specific amo ount annuallyy to fund apprroved committee activities under the d direction  of the President and the Executive Committeee.  There are several types of committeee expenses tthat are  ursable by MA ACRAO provid ded advance approval is o obtained from m the Presiden nt.  Each Chaiir is  reimbu directly responsible e to the Presid dent for subm mitting writteen requests fo or the committtee and obtaaining  properr approval priior to committting any MACRAO funds, for example:    • speaker honoraria (non‐‐MACRAO meembers only) • mileage forr speakers (no on‐MACRAO members onlly)  • funding forr approved prrojects and workshops    MACR RAO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 9 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  All com mmittee Chairs and Co‐Chaairs are respo onsible for thee preparation n of an annuaal committee budget.   The an nnual committtee budget iss to be submitted to the Vice‐Presidentt by the end o of February fo or  Executtive Committe ee approval.  The Committtee Budget Request form is available in n the Committtee &  Leaderrship Manual and is also published on tthe MACRAO web site at:   http:///www.macrao o.org/Commiittees/BudgettRequest.pdff.      Expensses associated with the An nnual Meeting sessions/wo orkshops are to be detaileed and submittted on  the Fall Conference e Preliminary and Final Sesssion/Worksh hop Proposal fforms by the sponsoring  committee Chair orr individual.   Committees that expect to charge regiistration fees for programss or to  generaate income from MACRAO O sponsored w workshops aree required to submit an Income and Exxpense  Reportt to the Execu utive Committtee for appro oval before an ny commitmeents are madee.    The Incom me and  Expensse Report is aavailable in th he Committeee & Leadershiip Manual and is also published on the  MACRA AO web site aat: http://ww ww.macrao.orrg/Committeees/Incomeand dExpenses.pd df.  Expenses incurred  after aapproval mustt be submitteed to the Pressident on the Expense Vou ucher Request for reimburrsement  or payyment.  The Exxpense Vouch her Request is available in the Committtee & Leadersship Manual aand is  also pu ublished on the MACRAO w web site at:   http:///www.macrao o.org/Commiittees/ExpensseVoucherRequest.pdf.    Receip pts are required and writteen requests fo or mileage should accomp pany the Vouccher Request form.   Requeests should be e submitted th hrough the co ommittee Chair to obtain his/her signature before  forwarrding to the P President for ssignature and d payment.  R Reimbursemeent is generallly quite prom mpt if the  voucheer is complete and the req quired receiptts and docum ments are provvided.  Comm mittee Chairs  submittting Expense e Vouchers fo or non‐MACRA AO members should keep in touch untiil the voucherr has  been p paid and paym ment has beeen received.  R Routine comm mittee expensses incurred b by the Chair o or  committee members in doing M MACRAO busin ness are geneerally absorbeed by the mem mber’s home   uded unless aapproved in aadvance.  MACRAO  institution.  Secretaarial and clerical expenses are also exclu memb bers are reque ested to havee their instituttions cover an ny mileage, m meals, or otheer travel expeenses  where possible.    Importtant:  Only the President aand Treasurerr may sign contracts or com mmit MACRA AO to a financcial  obligattion.  Expense es submitted for payment or reimburseement withou ut prior appro oval will not b be  granteed. 

CALEN NDAR OF C COMMITTEEE EVENTS, A ACTIVITIES AND DEAD DLINES (Ten ntative)  Novem mber    • Annual Meeting  or shortly afteer the Annual Meeting  • committee meeting at o • outgoing an nd incoming C Chairs meet tto discuss tran nsition  w committeee Co‐Chair  • appoint new • submit any outstanding Expense Vou ucher Requestts to Presiden nt for paymen nt/reimburseement    Decem mber    mmittee mem mbership and roles for upco oming year  •  finalize com •  update neccessary manuals/forms forr upcoming yeear    MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 10 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers    Januarry – February     Chairs and Co o‐Chairs  • Leadership Summit for C • review/revise committee goals and o objectives  • begin discu ussions for committee worrkshops/activities and obtaain necessaryy contract app provals  • submit ann nual budget reequest to Vicee‐President fo or Executive C Committee approval  • begin discu ussions for An nnual Meetingg sessions and d workshops • solicit mem mbership for A Annual Meeting session/w workshop prop posals    March h     ual Meeting ssession/workshop proposaals to President‐Elect for aapproval  • submit preliminary Annu orkshops, activities per com mmittee goalls and objectiives  •  conduct wo   April –– August    • submit finaal Annual Meeeting session//workshop prroposals to Prresident‐Electt for approval  orkshops, activities per com mmittee goalls and objectiives  • conduct wo • plan for Annual Meetingg session pressentations  o President fo or payment/reeimbursemen nt  • submit Expense Voucher Requests to   Septem mber    •  submit nam mes for nomin nation for com mmittee mem mbership and incoming Chair/Co‐Chair to the Vice‐‐President for review by th he Executive Committee  • continue w workshops and d activities peer committee goals and ob bjectives  • finalize preparations forr Annual Meeting sessions with Vice‐Preesident and P President‐  Elect    Octobeer    e Year‐End Report due to V Vice Presidentt for distributtion at the An nnual Meetingg  • Committee • submit all o outstanding EExpense Vouccher Requestss, except for tthose associated with the Annual  Meeting, to o President fo or payment or reimbursem ment 

ANNU UAL MEETIN NG  The An nnual Meeting (aka Fall Co onference) is MACRAO’s to op priority acttivity, as it provides the main  opporttunity for the e exchange off ideas and the professionaal growth of individual members. The b business  of the Association is also conduccted here, at tthe annual bu usiness lunch heon.    The three groups w who play majo or roles in assembling the A Annual Meeting are the Lo ocal Arrangem ments  Comm mittee (LAC), the MACRAO committees, and the Execcutive Committee.  The Preesident‐Elect is the  Prograam Chair and Chair of the LLAC.  In liaison with the co ommittee Chaairs and the Executive Com mmittee,  the Preesident‐Elect is responsible for the proggram session content, settting policy an nd procedure for the  structu ure of the me eeting, and itss organization n and function.    MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 11 of 24 

 

M MACRA AO an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  Michiga The Prresident‐Electt develops thee theme for tthe meeting, tthe program, manages thee registration  processs, is the liaiso on with the hotel/conference facility, and is responssible for the ffiscal accounting for  registrrants, exhibito ors, and spon nsors.  He/shee is responsib ble for final co onfirmation, in writing, of aall  prograam participan nts and for exeecuting any ccontracts requ uired.  Comm mittee Chairs aand memberss provide  leaderrship and coordination for the program sessions and d workshops.  They contactt and confirm m  speakeers and ensurre their prepaaration for theeir sessions, ssubmit requirred budget/reeimbursemen nt forms,  identiffy moderators (who introd duce speakerss and collect eevaluations, iif applicable) for each com mmittee‐ sponso ored session, and ensure tthat session m materials are provided for the attendeees.  Every effo ort must  be made to avoid canceling a session once it is included in n the program m.  If replacem ments for speakers,  panel members or moderators aare required, it is the comm mittee’s responsibility to identify them and  contacct the Preside ent‐Elect imm mediately to m make the neceessary changee(s).  The Execcutive Comm mittee or  other ccommittees m may assist in identifying reeplacements, if necessary.   The Exxecutive Committee mainttains oversigh ht of the Annu ual Meeting through its regular meetinggs.  It  assurees that the needs of the meembership arre met in proggram applicab bility and inteerest; approves the  budget, registration n fees, publication costs, aand honorariaa; approves th he meeting program and fformat  submittted by the President‐Elecct; and assurees fiscal respo onsibility in acccounting and d reporting off income  and exxpenses. 

GUID DELINES FOR R HONORARIA  Comm mittee membe ers are encouraged to seekk presenters, in addition to o MACRAO m members, who o will  participate in the m meeting as a p professional ccommitment, such as profeessionals from m the State  Govern nment, Michiigan Departm ment of of Edu ucation, indivvidual schoolss or colleges, o or testing ageencies  and ab bsorb their ow wn expenses.  Any honorarium that is p paid must be preapproved via the appro opriate  form (refer to “Funding‐ Expensees and Reimb burse” section n).      Individ duals making professional presentations at the Annu ual Meeting o or a MACRAO sponsored event  may bee eligible to receive an hon norarium and d/or expensess, subject to tthe following:    ual is NOT a m member of MACRAO and is not an emp ployee of a MA ACRAO member  • the individu institution  ual is NOT an admissions o or records pro ofessional  • the individu ual does NOTT represent a vvendor  • the individu ual would nott otherwise have a reason to attend thee meeting or event  • the individu   Executtive Committe ee approval is required to give an hono orarium.  If th he individual w will be attend ding the  entire event or mee eting in addition to his/her presentation, registration and registration fees will be  requireed.    Attend dance at the A Annual Meetiing by representatives of A AACRAO is geenerally paid ffor by AACRA AO, with  the pro ovision that M MACRAO will provide 1 (on ne) night’s co omplimentaryy hotel room aand a meal  (breakkfast, lunch, o or dinner) as aappropriate.  If the individual elects to aattend the en ntire conferen nce,  registrration and reggistration fees will be requ uired. 

GUID DELINES FOR R ADMINISTTERING MA ACRAO WO ORKSHOPS Propossals for pre‐co onference wo orkshops as p part of the An nnual Meetingg must be sub bmitted throu ugh the  President‐Elect for consideration n by the Execcutive Committee.  These p proposals sho ould be submitted at  MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 12 of 24 

 

M MACRA AO an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  Michiga the sam me time as th he other session proposalss.  If approved d by the Executive Committtee, announcements  and fin nancial admin nistration of w workshops wiill be handled d by the LAC aas part of the Annual Meetting  planning.  The President‐Elect w will work with the sponsoring committeee to develop registration m material,  locatio ons and food requirementss for the workshop.  Workkshops which do not achievve a critical  registrration numbe er to cover expenses may b be subject to cancellation pending the jjudgment of tthe  Executtive Committe ee.    Propossals for free‐sstanding workkshops at tim mes other than n the Annual Meeting or aan ongoing co ommittee  activityy should be submitted to tthe Executivee Committee at least nine months priorr to the planned  worksh hop date.  The same guideelines are followed for these workshopss as for preco onference wo orkshops.  Costs m must be cove ered entirely b by registration fees chargeed.  Workshops which do n not achieve a critical  registrration numbe er to cover expenses may b be subject to cancellation pending the jjudgment of tthe  Executtive Committe ee. 

GUID DELINES FOR R MACRAO O PROPOSALLS AND RESSOLUTIONSS  A writtten proposal or resolution n should be co oncise and cleear, stating w what is to be aaccomplished, who  will complete the w work, the costt, and the length of time reequired to co omplete the p project.  The p proposal  should d be factual, aavoiding any ggeneralization ns; redirectio on and/or rew writing may bee required.    The following is an outline of req quired proposal or resoluttion sections:   1.  Introductio on and Objecttives:  summaarize why thee committee ffeels the prop posal or resolution is  required an nd what the b benefits to the Association n will be.    2. Summary:   make a brieff statement o of the major ffeatures or structure of thee proposal, providing  an objective judgment o of the importaance of the project.    3. Need:  estaablish the neeed for the pro oject or resolu ution indicatin ng why and h how it has nott been  satisfied byy another group or association.  Review w procedures and survey otther associations for  activities w which might du uplicate this p project.    4. Methods:  iindicate the aactivities to be used to ach hieve the desiired results. C Cite “mileston ne  “dates for ccompletion of portions of the project, if applicable.   5. Survey Form ms:   attach any survey forrms which will be used, if aapplicable.    6. Evaluation:  present a pllan to describ be a way to m measure the degree to whicch the projecct has  met its statted objectivess and the ben nefits achieveed.    d how; will it b be a written rreport,  7. Dissemination:  describee to whom the findings willl be sent and special proggram, meetin ng session, or some other m method.    8. Budget:  brreak down thee costs associiated with thee project by ccategory.  Indicate if separrate  publication n funds are neeeded.  Indicaate any travel costs, number of individu uals involved, support  staff costs, supplies, etc.    MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 13 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  9. Time Sched dule:  a timeline or table sh hould be inclu uded to indicate when meeetings or eveents are  scheduled aand when thee proposal is ttargeted for ccompletion.   Propossals or resolutions should be submitted d to the Presid dent for screeening and/or advice. The President will subm mit the propossal or resolution to the Exeecutive Comm mittee at leasst one month in  advancce of the Execcutive Committee when discussion will occur.   

 

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 14 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

2008-09 COMMITTE C EE MEMBERSHIP APPLICATION N MACRAO comm mittee membersh hip is voluntary and a all MACRAO O members are welcome w to submit this application n. In order to serrve the full term of the appointm ment, members are expected to actively contribute e to the function and activities of the committee. To be considered for committee membership, pllease complete this t form and forw ward it to the currrent Vice-President of MACRAO O. For more details, visit www.ma acrao.org. Additional comm mittee membersh hip information iss available in the e Committee & Le eadership Manua al.

Committee C Nam me: Nam me: Tiitle:  Institution:  Addre ess:  Telepho one: 

Faxx:

E-m mail:  Current MA ACRAO Member?

O Yes

O No

Years in MACRAO?

Previou us Committee Memberships M a and Term Yea ars?

Submitted By:

Date:

P Please e-mail or fax f the completed d application form m to: Anne Mon nroe: 2008-09 Vice-President E-ma ail: amonroe@n nmc.edu Fax: 231.995.13 339 P Phone: 231.995.1 1039

MACRA AO Standing Committees C E Effective Nove ember 2008: Committe ee

Term

College Articu ulation

3 years

College Day/Night

3 years

Data and Technologyy Applications

3 years

Enrollment Mana agement

3 years

Eq qual Education Opportunity O

3 years

Legislative Isssues

3 years

Local Arrangements

1 year

Michigan Trransfer Network (MTN) Governan nce

3 years

P Professional Deve elopment

3 years

Registrar’s Pra actices

3 years

Se econdary School Relations

3 years

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 15 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

20 009 PRELIM MINARY FA ALL CONFERENCE SESSION/W S WORKSHO OP PROPOSAL Preliminary Fall Conference pro oposals are to be e submitted to the e current Preside ent-Elect (LAC Chair). C All sessio on/workshop prop posals will be reviewed by the e Executive Com mmittee for consid deration. An on-line Fall Confere ence Session/Workshop databasse is under devellopment; please use this form until further notice. Date e: Submitted Byy: Sponsoriing Committee(ss): Co ommittee Chair(ss): Proposed Title e: O Session

O Worksho op

please checck one; attendeess will be assesse ed an extra fee fo or a workshop

Description or ob D bjectives to be met, please be s specific:

S Session leader and a contact inform mation:

Name: Institution: Pho one Number: F Number: Fax Email:

P Proposed presen nter(s) and conta act information:

1)

Name: Title:

Institution or o Company: Pho one Number: F Number: Fax Email: 2)

Name: Title:

Institution or o Company: Pho one Number: F Number: Fax Email: (co ontinue on next page) p MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 16 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  3)

Name: Title:

o Company: Institution or Pho one Number: F Number: Fax Email:

C Committee priority, if applicable:

O High

M O Moderate

O Low

Audiovisual Need A ds: (Equipment cannot be guara anteed if it is not requested on this form. Please only o request equipment that is ne ecessary a additional fees may be assess as sed by the conference center.) Laptop

O No

O Yes

Projector and Screen S

O No

O Yes

Internet Connectivity

O No

O Yes

Micro ophone

O No

O Yes

P Podium

O No

O Yes

Other: R Room layout preference, please be specific:

F Fees or other expenses, please be b specific:

For LAC Use: Session Approvved:

O Yes

O No

Date:

O Yes

O No

Date:

ernate number: If alternate, alte Session Canceled: ecial Notes: Comments/Spe

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 17 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

2009 9 FINAL FA ALL CONF FERENCE SESSION/W S WORKSHO OP FORM Final Fall Confe erence proposals s are to be submitted to the President-Elect (LAC Chair) by the de esignated date. The T conference program will be developed using g the information n listed on this fo orm. If informatio on changes after the submission of o this form, plea ase contact the President-Elect P immediately. An A on-line Fall Co onference Sessio on/Workshop dattabase is under development; d ple ease use this form m until further no otice.  Date e: Submitted Byy: Sponsoriing Committee(ss): Co ommittee Chair(ss): Title e: O Session

O Worksho op

please checck one; attendeess will be assesse ed an extra fee fo or a workshop

Description to be D e printed in the prrogram; please b as detailed ass possible. be

S Session leader and a contact inform mation:

Name: Institution: Pho one Number: F Number: Fax Email:

P Proposed presen nter(s) and conta act information:

1)

Name: Title:

o Company: Institution or Pho one Number: F Number: Fax Email: 2)

Name: Title:

o Company: Institution or Pho one Number: F Number: Fax Email: (co ontinue on next page) p

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 18 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  3)

Name: Title:

o Company: Institution or Pho one Number: F Number: Fax Email: C Committee priority, if applicable:

O High

O Moderate M

O Low

Audiovisual Need A ds: (Equipment cannot be guara anteed if it is not requested on this form. Please only o request equipment that is ne ecessary a additional fees may be assess as sed by the conference center.) Laptop

O No

O Yes

Projector and Screen S

O No

O Yes

Internet Connectivity

O No

O Yes

ophone Micro

O No

O Yes

P Podium

O No

O Yes

Other: R Room layout preference, please be specific:

F Fees or other expenses, please be b specific:

For LAC Use: Session Approvved:

O Yes

O No

Date:

O Yes

O No

Date:

ernate number: If alternate, alte Session Canceled: Comments/Spe ecial Notes:

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 19 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

COMMITT TEE BUDG GET REQUEST Each year Committee C Chairs, working with their Co-Chair, C are responsible for submitting an annual committee budget. Ple ease submit the com mpleted form to the current Vice-President by b the end of Febru uary.  

(example 2007--08)

Budget Ye ear: Co ommittee Nam me: C Committee Chair: Comm mittee Co-Chair:

Please in nclude any/all expenses e that your y committee e will incur this year with the exception e of exxpenses associiated with the Fall Conference. C Ex xpenses assocciated with Fall Conference Se essions/Worksshops are to be e listed on the Preliminary P Fall Confference Session/Workshop Prroposal and the e Final Fall Conference Session/Workshop Form. Also, if your committe ee expects to ch harge registration fees for pro ograms/activitie es or to genera ate income from m a MACRAO sponsored s workshop p, an Income and Expense Re eport also need ds to be submitted and appro oved before anyy commitmentss are made.

1)

$

Amount Requeste ed: Purp pose, please be b specific:

2)

$

Amo ount Requeste ed: Purp pose, please be b specific:

(co ontinue on ne ext page) MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 20 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers  3)

Amou unt Requested d:

$

Purpo ose, please be b specific:

4)

Amou unt Requested d:

$

Purpo ose, please be b specific:

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 21 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

INCOME AND EXPEN NSE REPORT This form iss to be complete ed by Committee Chairs who expect to charge reg gistration fees for programs/activvities or to genera ate income from a MACRAO sp ponsored worksh hop. The comple eted form is to be e submitted to th he current Vice-P President and app proved mmitments are made. m by the Executive Committee before any com

Nam me of Event/Ac ctivity: Da ate(s): Sponsoring/Ho osting Comm mittee: Committee Chair: C C Committee Co-C Chair: Income/Reve enue: Registtration fees Additio onal dinner tickkets, etc. Adverttising Vendo or Fees Other, please list

Depossits or “seed” money m advance ed by MACR RAO Total Income

$ $ $ $ $ $ $ $ $

$

Expen nses: Printin ng Postag ge Packe ets/Labels/Nam metags Supplies Speakker(s) fees Speakker transportatio on Facilityy Rental Food (meals ( and bre eaks/snacks) Registtration refunds,, if applicable Other, please list

Total Expenses

$

R to Tre easurer Income (or Loss) – Returned Minus: Any Advance e deposits or “sseed” AO moneyy from MACRA

$

pense) Net Income (or Exp

$

(

)

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 22 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

EXPENSE VOUCHER R REQUES ST Complete this form and obtaain the responsible Committee C Chair’s signaturee.  The Committee Chair shall fo orward this form m to the current  MACRAO Preesident for his/h her signature.  Exxpense vouchers must be signed d by the Presideent before payment/reimbursem ment will be  issued by thee Treasurer.  Ple ease itemize each expenditure and include appropriate receiptss.  Attach additio onal documentattion as  necessary. 

Requeste ed by: Date: Respo onsible Comm mittee: Item Description (please include spe ecific detail su uch as eventss, dates, locattion, etc.

Amou unt(s)

1)

$

2)

$

3)

$

4)

$

5)

$

6)

$

7)

$ Total Requested: R

$

o: Payable to

Apprrovals (Signa atures):

Name

Comm mittee Chair

Date

Institution/Co ompany

Presid dent

Date

Address

Treasu urer

Date

City

S State

Zip Checkk:

_______ _________ Ledger: Y

N

M _______ _________ Date Mailed:

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 23 of 24 

 

M MACRA AO Michiga an Associattion of Colle egiate Registrars and Admissions A s Officers 

C COMMITTE EE YEAR-E END REPOR RT FORMA AT AND SU UGGESTED D CONTEN NTS The Co ommittee Chaairs should su ubmit their co ommittee yeaar‐end report to the Vice‐P President by tthe end  of Octo ober.  The Vicce‐President will compile aall reports and will post on n the MACRAO web site prrior to  the An nnual Meetingg.  A small sup pply of reports will be mad de available aat the Annual Meeting.    Each year‐e end report should contain the followingg:  •

Listt of Committeee Members

•

Pro ojects that have been workked on througghout the yeaar  ‐ list what thee projects were  ‐ list the workk that was put into the pro ojects (researrch, etc.)  ‐ list the curreent status is o of the projectts    nference and/or Workshops  Con ‐ list the name of the conference or wo orkshop  me and locatio on of the con nference or w workshop  ‐ list the them ‐ list the num mber of attend dees   or keynote sp peaker  ‐ list special ssessions and/o   mplishments committee or committee members ach hieved  Anyy other accom   Reccommendatio ons for the fu uture with resspect to comm mittee memb ber involvemeent,  pro ojects and con nferences or w workshops 

•

• •      

Co ommittee Year‐End Reporrts are posted d on the MAC CRAO web sitee @:  http://www.m macrao.org/Co ommitteeMin nutes/CommiitteeMinutes..asp 

MACRA AO Committee & Leadership Manual (2008‐2009)                                                                                                                                    Page 24 of 24