Collection Development In Times Of Shrinking Budgets

Collection Development  In Times Of  Shrinking Budgets    When Diana Cunningham asked me to speak to you today, she told me your theme,  “Capital Ideas: Surviving & Thriving in Uncertain Times.” She indicated that my  expertise in collection development would fit in well with the theme. Shortly after I  agreed to speak, I had to submit a brief blurb for your conference brochure. I had  been mulling over some topics, but they hadn’t jelled just yet, so I panicked for a few  minutes. Trying to think of a catchy angle, I thought of the parallels between  reducing a library’s acquisitions budget and actually going on a diet. So I wrote a  couple of sentences, and submitted them, which is what appears in your program.    But after I started to work on this presentation, I realized that the analogy really  doesn’t work that well. To lose weight, there are two basic activities: eat less and  exercise more. Sure, eating less corresponds to reduced spending on acquisitions,  but exercising more just doesn’t translate into a library activity. You can’t get a  library to exercise.    Another problem with the analogy is that for many Americans, dieting is necessary  because they are overweight. In order to stay healthy, many of us are voluntarily  reducing our intake of food. The reduced spending in our libraries is hardly  voluntary, and besides, I would hardly call our libraries overweight in information.  I’ve never heard of anybody complaining that a library had too much information.  So after I finished putting this presentation together, I’ve given it a more  appropriate title: “Collection Development in Times of Shrinking Budgets.”    Since we’re talking about collection development, who here is actually called a  collection development librarian? Not that many. I want to be sure we’re all on the  same page, and talking about the same things. So, what exactly is collection  development? I started to make a list of what people know about collection  development:    Everybody generally knows how to do it  Everybody does it differently  But you really don’t know how anybody else does it  …unless you do it with them  But, most people do it by themselves  After staring at these points for a while, I realized I had actually discovered why  collection development is like sex. Now, while I think that is a very important  discovery, and I hope to someday win a prize for this, it really isn’t relevant to what  we’re here for today. Let’s just say that if you have responsibility for selecting and  acquiring resources for a library, you’re involved in collection development.   

1 

I wanted this to be more than just a typical “how I do it good” presentation. While I  have 29 years of experience in collection development, all of those have been at  medical schools. I needed ideas that could work in libraries of different sizes,  budgets, and clientele. Like a zombie, I needed more brains. So I posted a request for  ideas and tips on my blog, on medlib‐l, on the Hospital Library Section list, and the  Collection Development Section list. I received over 35 replies, and I supplemented  those with other suggestions I found on the Internet.    In many of the responses, people told me that they had been told to “Do more with  less.” How many of you have had that told to you? I really dislike this facile  statement. It’s a lame attempt to put a positive spin on a negative reality. I find it not  only patronizing, it also implies that we’ve not been wise in our choices up to now.  This says, “OK, now you’re going to have to work.” In actuality, you can’t do more  with less.    What we’re really faced with is “Doing less with less.” This is a realistic description  of our situation, without the sugarcoating of a platitude. I don’t think we should hide  this reality from our users. If we are forced to make cuts, and our users never feel  any pain, this just reinforces the administration’s view that our budget can be cut  again and again, and no one will notice. When you let your users know that you are  doing less with less, they will realize that when the library is affected by budget  reductions, they are affected. I call this the “grumble factor.” Without a grumble  factor, your users won’t know that services and resources are being reduced, and  they won’t fight for you. However, this doesn’t mean we shouldn’t optimize our  selection and acquisition procedures. So let’s jump in to our tips. I’ve placed them  into four broad themes:    Partners  B(u)y the numbers  Buy less  Buy smarter    Partners  • Joining consortia was by far the most popular suggestion I received from my  inquiry. Libraries both large and small are able to get more resources, and  spend less money, when they join a consortium. Not all consortia are huge,  like NERL. Many consortia I heard about were small. Some of these were local  consortium where libraries at different hospitals organized themselves;  some were statewide; some were organized by their NN/LM; and some were  libraries at different locations of a single hospital system. Kitty Wrigley  works at one hospital in a 13‐hospital system. She lobbied the system to  purchase Micromedex for all of its members, resulting in a savings of tens of  thousands of dollars. She is also constantly looking out for new buying  groups. While she works in Illinois, she was able to use the Michigan Library  Consortium to purchase Serials Solutions for her library. 

2 

•

•

•

State library. Right here in New York we have the great example of  NOVELNY: http://www.novelnewyork.org/health.php Free to any NY state  resident, using the number from your New York State Drivers License or New  York State DMV Non‐Driver Photo ID Card. You can get access to ProQuest  Platinum and the Health and Wellness Resource Center at no charge.  Departments. Many librarians reported they were able to partner with  departments in their institution to share costs on big‐ticket items. This works  particularly well for specialized tools or expensive e‐books that would only  be used by a certain department. Jonathan Lord reported he was able to  negotiate 50% shared funding for several specialized resources such as:  Natural Standard, AccessSurgery, Psychiatry Online, and others.  Individual users. Mary Pat Harnegie reports that at the Cleveland Clinic,  professional staff members are required to donate a copy of their newly  published books to the library. Over the past 5 years, the library has received  over $28,000 worth of books. (Mary Pat is reporting on her success with a  poster at the 2009 Midwest Chapter meeting.) The library also sends out a  request in the staff newsletter for staff physicians to donate their “gently  used” books to the library. When residents are leaving in June, they may be  more than willing to donate books they don’t need anymore, and don’t want  to move. 

  B(u)y the numbers. Use statistical data to guide your buying and retention.  • Track usage. One thing that electronic publishing does very well for  librarians is to track usage of our purchased resources. All of the major  journal publishers can supply COUNTER statistics, and most of the society  publishers as well, particularly if they’re on HireWire Press. Launched in  2002, COUNTER is an “international initiative serving librarians,  publishers and intermediaries by setting standards that facilitate the  recording and reporting of online usage statistics in a consistent, credible  and compatible way.” Go to projectcounter.org/ to find which publishers  are COUNTER‐compliant. Like journals, most database providers can also  provide usage stats. When faced with cost cuts, I always prefer to cancel  databases to journals. There are now many resources, including free  Google Scholar, to let you discover journal articles. And, when times get  better, you can always reinstate a database subscription, with no loss of  years. With journal cancellations, you’ll usually have to buy the years  when you had no subscription.  • Cost/use. Once you have your usage statistics, it’s fairly easy to calculate  the cost per use with a spreadsheet. Determining cost per use can help  you make better, objective decisions on possible resource cancellations.  • When you’re tracking usage and calculating cost/use, you are lead to this  inevitable conclusion: use it or lose it. We shouldn’t be buying resources  that aren’t being used.  • Big deal cancellation allotments. Many academic libraries participate in  so‐called big deal purchases with the giant medical publishers. While the  deals are beneficial in keeping price caps at a barely tolerable maximum,  3 

they have severe limitations in cancellations, often around 1% of the total  spend per license year. Big deal! They’re so small, you may have forgotten  about them, so dig up your license and read the details. In most cases, you  can probably use your total contractual cancellations in one year. For  example, if you have a $100,000 big deal license with only a 1% annual  cancellation over three years, you can usually use the entire three years  of cancellations in one year, giving you an instant $3,000 savings now, in  a bad year. 

  Our next theme is Buy less.  • Reduce “on spec” purchases. Scott Plutchak has rightly said: “Buying a lot  of stuff just in case somebody needs it sometime really isn’t a viable  option anymore.” [June 16, 2009; liblicense‐l] Before you buy something,  make sure it’s absolutely needed.  • Reconsider your approval plan. I’ve managed an approval plan for 29  years. It was always an integral part of collection development for the  medical school libraries I’ve worked in. Overall, about 85‐90% of the  books I purchased over those 29 years came through approval plans. I  believed in them because I was able to get books that fit the educational,  research, and clinical needs of our users relatively quickly after they were  published. This June, I canceled our approval plan, directly as a result of  our decreased budget. I’m still getting weekly notifications of newly  published books that fit our approval profile, but they’re not sent to me  automatically. Instead, I review them online, and I’m now purchasing only  two or three titles a week. Most of the titles I do purchase are proven  winners—previous editions have circulated heavily, and I’m confident the  new editions will also be used heavily. Several librarians mentioned not  purchasing a new edition just because it’s on the Brandon‐Hill or the  Doody Core list—verify that previous editions were actually used at your  library by your customers.  • Reduce overlap. How many clinical decision tools do you need? Rajia  Tobia said that her library at The University of Texas at San Antonio has  DynaMed, UpToDate, eMedicine, Essential Evidence Plus, and DxPlain.  They’re using a combination of usage stats and faculty opinion to decide  which to eliminate. This is a problem I’d actually like to have, but it does  remind us to look at resources that may have high degrees of overlap  with each other, and consider cancelling the least used or the highest cost  per use.  • Fewer concurrent seats; reduce site license to concurrent seats. Check the  turn away reports on your concurrent seat subscriptions, and determine  how many seats you can reduce. If you have a site license to a resource  with unlimited users, inquire about dropping your site license down to  concurrent seats. You will probably meet with resistance from the  producer, but if it’s a choice between getting less money from your library  or no money from your library, they will probably agree. Yes, more  people will get turned away, but this only reinforces the grumble factor,  4 

•

•

•

5 

which allows you to explain how library budget reductions cause  inconvenience.  Use alternative, free versions. Rather than pay for access to AGRICOLA,  use the free version available from the U.S. Department of Agriculture.  Likewise, ERIC is free from the U.S. Department of Education. Link to all  the free e‐books at the NCBI Bookshelf. Last week, there were over 100  titles available. www.snipr.com/ncbibooks  Move from Print to E‐only (but only if this saves money) While 10 years  ago many publishers added electronic access to their print subscriptions,  it’s just fairly recently that even small society publishers are now offering  e‐only versions, allowing you to drop the print copy, and save money.  Journal vendors can produce reports of your current subscriptions that  are available in e‐only versions. Ask for this report several months before  your renewal next year. Look to see where you can save money on going  e‐only. Keep in mind you will need to psychologically prepare your users  for this change. Be prepared to keep some titles as print plus electronic,  especially for popular browsing journals such as JAMA, NEJM, and the top  specialty journals. The Krafty Librarian pointed out that even if electronic  access costs a little more than print, you will be saving in other ways by  going electronic: no checking‐in of issues, no claiming of issues, no  binding, and no circulation or re‐shelving.  Keep in mind that switching to e‐only will not always reduce your costs.  This is particularly true for items such as the “Clinics in…” titles, which  cost three or more times as much for electronic access over the print.  Some publishers, particularly societies, use tier pricing, and your tier’s  price may be too expensive for a seldom‐used journal. For example, the  British Journal of Hospital Medicine costs us $1247 in print, expensive for  a little used journal. Our tier pricing for e‐only access is $4134, which  means this journal will remain in print. Tom Craig at the University of  Texas Health Science Center at Tyler reports that they are going back to  print only subscriptions for some journals whose electronic prices cost  substantially more than the print. So keep in mind the print and e‐only  option can be a two‐way street.  Don’t buy every year. Many of us have standing orders for directories that  come out annually. Take a look at how often these are used. If they’re not  frequently consulted, or the information you need isn’t updated that  often, cancel your standing order. You can probably get by with  purchasing these directories every other year, or maybe even every three  years. When you do this, be sure to stagger your purchases to even out  your budget—determine to buy some directories in even years, others in  odd years. Most book vendors can either supply you with a slip service  for directories you cancelled, notifying you when new editions come out,  or they can change your standing order to reflect every other year  purchases. Michele Shipley reported that her library canceled 50% of  their printed reference standing orders. Usage had decreased 

•

•

dramatically, because so much information is now easily found through  Google.  Stop binding. If you’re getting the combo version of a journal, consider  discontinuing binding the print copies. Most licenses now allow libraries  to retain the archival rights to the years they subscribed to. So even if you  cancel that journal, you will still be able to access those years online. This  saves not only the bindery costs, but also the time and labor involved in  the whole binding process.   Pay‐per‐view. This is an interesting, developing response from Nicole  Mitchell and Liz Lorbeer at the University of Alabama–Birmingham.  They’ve had a dramatic decrease in their budget. In 2006, their library  had a $2.4 million budget for serials, and lots of journal bundles through  big deals. Today, their serials budget is half of what it was four years ago.  They’ve canceled all their bundles, cutting over 4,500 titles. With the  library charging $15 per ILL, many users could not afford to get the  information they needed. As an experiment, in 2010 they will be investing  $100,000 of their journals budget into deposit accounts with publishers  to subsidize pay‐per‐view access, controlled by the library. According to  Liz, all ILL requests will be subsidized by $12, so a regular $15 ILL will  cost a patron $3, and a rush request will vary from $13 to $18. They  calculate they can serve over 8,000 ILLs for this $100,000. It will be  fascinating to find out if this type of approach can work, without breaking  the bank. Nicole and Liz hope to report preliminary results on this  experiment at the MLA annual meeting next year. 

  Our last category is Buy smarter.  • Question all increases, and ask for a reduction. This was something most  of us would not have considered before these times. Several librarians  reported they successfully asked vendors to drop or lower their price  increases for their renewal. (Note that’s a drop in the increase, not a drop  in the price…) Most publishers know about our financial situation, and  many are willing to lower their increases rather than lose an account. It  might be handy to have the statements put out by the International  Coalition of Library Consortia and the Association of Research Libraries  ready to show your rep. These statements, which came out last winter,  bluntly describe the financial difficulties of libraries, and ask information  producers and suppliers to work with their customers to set realistic  pricing goals. You can download them at snipr.com/icolcstatement and  snipr.com/arlstatement.  • Review tier price quotes. I mentioned earlier how some journal  publishers use tier pricing. Some tiers are based on size, where the tiers  may be specific ranges of FTE, or sometimes as vague descriptions of  small, medium, or large institutions. Other tiers may be based on the type  of institution, such as a community hospital or teaching hospital, or the  types of degrees granted by your institution. When you receive your  journal renewal list, go to the publisher’s web site and verify that you are  6 

•

•

in the correct tier. Many times the journal vendor has had to make an  assumption about your institution, and you may have been placed in too  expensive a tier.  Vendor specials. Several librarians mentioned taking advantage of special  savings that many medical book vendors have. I can’t name all of the  vendors’ specials, but here are a few examples: Matthews Medical Books  has a 20% price reduction on their stock publishers every March and  November. Rittenhouse has an annual Oktoberfest sale, with extra  discounts. This year Majors has a 22% discount on a single order placed  between July and October. If you don’t need the books right now, save up  your orders and place them during these specials. Get on the email lists of  the medical book vendors to stay notified of these specials. Some vendors  can offer higher discounts if you maintain a deposit account with them. It  may be difficult to convince your accounts payable office to send a vendor  money prior to an actual purchase, but if you can realize some extra  savings, it’s worth the effort.  Amazon.com. Our library has started using Amazon a lot this past year.  My department has a credit card to charge purchases, but Amazon makes  it easy to set up an institutional account, so you can order what you want,  and get billed once a month. Most times their prices are below the  publisher’s list price, and sometimes they’re even below a vendor’s  discount. They also have quite speedy delivery times on their regular  shipping, but if an order isn’t required quickly, you can opt for the free  super saver shipping. Any order over $25 is eligible for free shipping,  although it does add an additional 3 to 5 days to the shipping time. 

  I want to thank all of our colleagues who sent in their tips. I couldn’t use every one  submitted, and many were duplicated, but I read them all and tried to incorporate as  many as possible. I hope they will prove useful to you, but I will be the first to admit  that my presentation today will only help a little. While stretching your budget is  very important in collection development, there are other factors involved in getting  the “best bang for your buck,” which is ultimately what we’re trying to do. There are  three guiding principles, or commandments, in achieving this. I have carved them in  stone for you to help you remember:  Stretch your budget, which is what I talked about today  Buy what your customers need  This has a very important corollary: Don’t buy what your customers don’t need  And make resources easy to find    All three of these principles must be in place to get the best bang for your buck. It  doesn’t matter how great a price you got on the American Journal of Potato  Research if very few people at your institution need information on spuds. Likewise,  if a wonderful electronic resource needs more than 2 or 3 clicks to get to, your  customers won’t find it, and they won’t use it. Getting customers to use our  resources is vital.    7 

Most of you have probably never heard of John Gilmore, an American computer  scientist, Internet activist, and one of the founders of the Electronic Frontier  Foundation. But you’ve probably heard of his famous quote: “The Net interprets  censorship as damage and routes around it.” He said that in 1993, when web  browsing was in its infancy, and even considered exotic. Today, our customers  consider using the Internet as natural as reading. When our customers need  biomedical information, it should be a quick, direct, and easy route through the  library, with little or no delays or obstructions. This is good. When our customers  can’t easily get information through the library, either because we don’t have it, or  we made it too difficult to find or use, they regard us as damaged, and they will go  around us. This is bad. It’s bad for our reputation, bad for our budgets, and  ultimately bad for our job security.    So please, think beyond merely meeting this year’s budget reductions. While painful,  the current economic situation will pass. But the other principles – getting the right  resources and making them easily discoverable, will always remain. Keep the library  as the main source of quality information, and avoid our users re‐routing around us.  For now, here’s to better times and a speedy calm to the storms of life.     Thank you, and good luck.    http://leavesamark.wordpress.com/  Oct. 1, 2009 

This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NoncommercialShare Alike 3.0 Unported License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/

  You are free: to Share — to copy, distribute and transmit the work to Remix — to adapt the work Under the following conditions: Attribution — You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor (but not in any way that suggests that they endorse you or your use of the work). Noncommercial — You may not use this work for commercial purposes. Share Alike — If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under the same or similar license to this one.

8