Clase_14-20091

Materia

Organización y administración de empresas

Aula

Profesor

Fecha

86

Ing.Andrés Lefkovics

28/10/09

Clase 14. Los sistemas de información y control de la empresa II Objetivos: Identificar las diferentes técnicas de control y analizar algunas de sus aplicaciones prácticas.Analizar la interacción ente la información,la comunicación y el control. El cuadro de mando integral.

Código de iconos y colores según tipo de consigna.

? Teoría

Preguntas

Ejercicios

Problemas

Investigar

1

Guía Lectura

Debate

Notas Videos

Orden

Consigna

1

Los sistemas de control de la empresa.

2

Enumere, sintetice y describa

3

Problema

4

Investigar en la web

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Debate

Lectura Obligatoria y Complementaria Gilli, Juan José y Tartabini, Amanda (2006) en: Organización y administración de empresas (Carpeta de trabajo UOC),

Robbins, Stephen (2000), “Cap.18: Fundamentos del control”, en: Administración, Prentice Hall Ed. México.

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Ubicación Unidad 5 Apartado 5.2. Págs. 197 - 213

Págs. 456 – 487

1. Los sistemas de control de la empresa. Teoría

Teoría Adicional

Introducción Concepto de control Ningún plan esta completo y terminado hasta que se hayan elaborado los medios para evaluar sus resultados y consecuencias. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o área en que se aplique.Por lo tanto puede ser entendida: 1. Como la funciónadministrativa que hace parte del proceso administrativo, junto con la planeación, organización y direccion y lo que la precede. 2. Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como ciertas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa , para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones .Tambien hay casos en que la palabra control sireve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total;es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias quimicas de proceso continuo y automático: el mecanismo detecta cualquier desvío de los patrones normales haciendo posible su debida regulación. 3. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío .Es el caso del control de frecuencia y expediente de personal para evitar posibles abusos .Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo ,principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, limitación, dirección, refuerzo o inhibición.

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El concepto de control La escencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los resultados deseados . Cuando se habla de resultados deseados se parte del principio de que estos resultados estaban previstos y requieren ser controlados Entonces ,el control presupone la existencia de objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que debe hacerse. El control verifica si la ejecución está acorde con lo que se planteó y cuanto mas completos definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el período para el cual fueron hechos, mas complejo será el control.

Niveles de control El control esta presente en mayor o menor medida, en casi todas las formas de acción empresarial. Los administradores pasan buena parte de su tiempo observando ,revisando y evaluando el desempeño de las personas, de los métodos , de los procesos, máquinas y equipos, materias primas , productos y servicios en los tresniveles de la organización de la empresa. 1. Nivel institucional  Tipo de control: estratégico  Contenido: genérico y sintético  Tiempo: orientado a largo plazo  Amplitud: Macroorientado, considerando a la empresa como un todo. 2. Nivel intermedio  Tipo de control: táctico  Contenido: Menos genérico y mas detallado  Tiempo: orientado a mediano plazo  Amplitud: considera cada unidad de la empresa ( departamento) 3. Nivel operacional  Tipo de control: operacional  Contenido : detallado y analítico  Tiempo: corto plazo  Amplitud: microorientado. Considera cada tarea u operación.

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Tablero de Comando o Cuadro de Mando Integral. Un concepto muy actual es el término Tablero de Comando, Cuadro de Mando Integral o en su versión en inglés Balanced Scorecard (BSC). Es muy útil el desarrollo de este concepto como elemento de control de la empresa en forma permanente, ya que permite vislumbrar futuros desvíos y aplicar correcciones en el instante que se producen estos hechos; tal cual lo menciona M.A.Gil Estallo en la carpeta de trabajo. El Tablero de Comando es un cuadro multidimensional para describir, implementar, y gerenciar una estrategia en todos los niveles de una empresa uniendo objetivos, iniciativas, y medidas a la estrategia de una organización.

"El control es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas, de manera tal que permita corregir los desvíos significativos cuando éstos se producen. El Tablero de Comando proporciona una vista de la empresa y de la actuación global de una organización integrando medidas financieras con otros indicadores. El BSC no es una lista estática de medidas, es un cuadro dinámico para llevar a cabo programas complejos de cambio y de hecho, para la dirección enfocada en la estrategia de las organizaciones. Existen diversos softwares (SAP, PeopleSoft) que nos permiten construir un Tablero de Comando fácilmente, de manera que cuando el Gerente entra a la oficina por la mañana, pueda ver rápidamente en su Tablero como se comportaron 10 o 15 ratios que miden la evolución de la empresa hacia el cumplimiento de la estrategia. Puede ver si dichos indicadores subieron o bajaron con relación al día anterior (como si estuviéramos viendo el comportamiento de las acciones en la Bolsa), y en el caso de observar desvíos, incluso el software permite rastrear donde se produce la .pérdida.. Cuatro fases para implementar Balanced Scorecard El marco metodológico general planteado por los autores Robert Kaplan y David Norton, puede expresarse, para efectos de su implantación, en lo que de denomina "El Modelo de Las Cuatro Fases". La secuencia asegura que se capturen y traduzcan a un sistema de medición o sistema de indicadores, los temas y objetivos estratégicos de la organización, sobre una variedad de situaciones estratégicas y operacionales, lo que la hace de uso universal ante la diversidad de organizaciones a la que es aplicable. Las fases son:

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"El Tablero de Comando es un sistema de medición o control a través de ratios, sabiamente elegidos por la organización, a fin de poder controlar y canalizar las energías, habilidades, y conocimientos específicos de todos hacia la consecución de objetivos estratégicos de la organización a largo plazo.. . Fase 1: Definiendo la orientación estratégica de la organización.

Esta fase se centra justamente en la comprensión de los temas estratégicos de la organización, vinculados al marco general de las cuatro perspectivas de Kaplan y Norton (Actuación Financiera, Conocimiento del Cliente, Procesos Internos y Formación y Crecimiento).

La construcción de la arquitectura podrá requerir que un Equipo Guía Interdepartamental realice talleres individuales, con sesiones separadas para cada perspectiva, con especialistas que den su aporte para la identificación de probables objetivos e indicadores de cada una de las mismas. Luego el equipo se reunirá para establecer el modelo causa efecto preliminar, que será discutido en sesiones individuales de validación con cada uno de los miembros de un Equipo Gerencial, a través de las entrevistas ejecutivas. Esta fase culmina con la preparación para la presentación del modelo preliminar al Equipo Gerencial para su validación.

. Fase 2: Logrando el consenso sobre la estrategia El propósito de esta fase es consolidar el consenso del Equipo Gerencial, incluyendo a su equipo de apoyo, sobre los objetivos estratégicos a ser reflejados en el BSC, además de completar los detalles referentes a la definición de objetivos estratégicos y de las medidas clave (indicadores clave) de cada perspectiva. Las definiciones detalladas que deben incluir son: ! Objetivos Estratégicos: detalle de la intención de cada objetivo, lo que se desea alcanzar a través del mismo. ! Competencias Estratégicas: Identificar las competencias clave de los empleados, que permitan el desarrollo sustentable del negocio, y desarrollar programa acelerado para mantener o desarrollar dichas pericias y competencias. ! Medidas Estratégicas: Construcción del mapa del indicador con detalles de fórmulas, intención de los mismos, frecuencia de medición, fuentes de datos, mecanismos de medición, mecanismos para establecer las metas, responsables de definición - logro y reporte de metas.

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. Fase 3: Estableciendo las metas desafiantes e identificando las iniciativas que impulsan el desempeño del negocio Durante esta fase se concreta el diseño del Balanced Scorecard, y se establecen los parámetros preliminares para su implantación en la organización. Con el consenso existente entre los miembros del Equipo Gerencial sobre los objetivos estratégicos de la organización y la identificación de las medidas (indicadores) fundamentales, se procede a negociar las metas para cada indicador e identificar los factores críticos de éxito e iniciativas que potencien el éxito de la organización. Cabe destacar que en esta fase, el Equipo Guía debe identificar y seleccionar un software u otro mecanismo que soporte a la implantación del Balanced Scorecard y además plantear el borrador del plan de implantación del mismo en la organización. . Fase 4: Integrando el control de gestión y la gerencia estratégica en la agenda gerencial de la organización Para que se logre aprovechar el potencial del Balanced Scorecard como Sistema de Gerencia y Sistema de Medición del Desempeño del Negocio, este debe integrarse a la agenda estratégica de la organización, es decir, ser la parte esencial del sistema de gerencia. Para lograr este objetivo, el plan de implementación debe considerar los siguientes elementos: ! Una evaluación del estado de diseño del BSC. Indicadores pendientes por definir o por completar, cada uno con su plan de diseño y recolección de datos para su incorporación definitiva a los reportes. ! Responsables de resolver los temas pendientes. ! Un resumen del esquema actual de Agenda Gerencial y propuesta de ajuste o modificación para incorporar el BSC como sistema de gerencia. ! Programa de Comunicación, Educación y Difusión desde el Nivel Corporativo hacia abajo. Medios y Estrategia. ! Incorporación del Sistema Automatizado del BSC. Debe hacerse una evaluación de las alternativas en el mercado y de las características de la organización. En algunos casos, se pueden adaptar sistemas existentes dentro de la empresa, para organizaciones no complejas. ! Resumen del esquema de Aprendizaje Estratégico que opera bajo la aplicación del BSC como sistema de gerencia.

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2.Enumere, sintetice y describa

Preguntas Orden

Consigna

Descripción de tarea

Referencia bibliográfica

1.¿Que significa controlar para Dupuy y Rolland)

2. ¿Que significa controlar para Blanco Illescas?

2

Preguntas

Gilli, Juan José y Tartabini, Amanda 3.Describa las 7 especificaciones que debe (2006) en: satisfacer el proceso de Organización y control según P.Drucker. administración de empresas (Carpeta de trabajo UOC), 4.Seguna Alvarez ¿Cuantos niveles de control Págs. 456 – existen y cuales son? 487 5.¿Que son los indicadores y para que sirven?

6.¿Cuales son las etapas en las que se divide un proceso de control?

Nombrar el informe como “preguntas 14.doc” Generar una carpeta de nombre “Apellido clase 14” (Ej “perez clase14”) y guardar en dicha carpeta el informe “preguntas 14.doc “

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3. Problema Problemas

Orden Consigna

Descripción de tarea

Referencia bibliográfica

1.Defina como fijaría los estándares de gestión mas importantes y cuales serían los mas útiles desde vuestro punto de vista.

3

Teoría de esta clase

Análisis de caso

2.Defina su propio cuadro de dirección en la organización a la que pertenecen (o hipotética) Nombrar el informe como “ problema 14doc” Guardar en la carpeta anterior “Apellido clase 14”este nuevo archivo problema 14.doc

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4. Investigar en la web Investigar

Orden

Consigna

Descripción de tarea

Referencia bibliográfica

Buscar en la web los siguientes temas: BSC (Balanced scorecard) CCC(cirulos de control de calidad)

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www

Investigar Hacer un breve resumen conceptual de los mismos

Citar las fuentes (URL)

Nombrar el informe como “ investigar 14.doc” Guardar en la carpeta anterior “Apellido clase 14”este nuevo archivo investigar 14doc Enviar todo a [email protected]

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5.Debate Debate Orden

5

Consigna

Debatir en el espacio debates.

Descripción de tarea

Referencia bibliográfica

Conclusiones sobre la materia

Algunos consejos prácticos para el debate: Traten que sus participaciones en el debate no superen los 15 renglones ,consideren que el proceso de lectura es acumulativo por el aporte de cada participante ,por lo que es importante mantener un intercambio ágil (no se trata de desarrollar tesis doctorales en cada participación ,sino pequeños aportes ABIERTOS a ser completados por otros compañeros .Conviene citar los aportes de otros compañeros(aclarando debidamente a que aporte nos referimos, podemos poner día ,fecha hora,etc) para no repetir el mismo texto y alargar innecesariamente el comentario. También es útil manejarse con referencias bibliográficas claras para sostener alguna postura (ver botta para saber como se expresa correctamente una referencia bibliográfica)

Un abrazo a todos! Andrés PD:Toda sugerencia sobre aspectos a mejorar de esta clase serán bienvenidos!!!

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