Cartilla De Organización De Eventos-3101.docx

Contenido Marco teórico............................................................................................................................... 2 Definición de eventos............................................................................................................. 2 Tipología de eventos .............................................................................................................. 3 Incoterms, que son y cómo se aplican ................................................................................ 7 Guía para participar en Rueda de Negocios de artesanías. ............................................... 8 Introducción ............................................................................................................................. 8 Clasificación de las Ruedas de Negocios .......................................................................... 8 Las Ruedas de Negocios de Artesanías ............................................................................ 8 Etapas para participar en una rueda de negocios de artesanías ................................... 9 Primera Etapa: Pre-rueda ................................................................................................. 9 Segunda Etapa: Rueda en acción (ejecución)............................................................. 13 Tercera Etapa: Post-rueda (Seguimiento y evaluación)............................................. 15 Manual para organizadores de ferias .................................................................................... 16 Introducción ........................................................................................................................... 16 Marco teórico de ferias ........................................................................................................ 17 A. Qué es una feria .......................................................................................................... 17 E. Tipos de ferias .............................................................................................................. 18 Proceso para realizar una feria .......................................................................................... 19 Primera Etapa: Pre-feria .................................................................................................. 19 Segunda Etapa: Ejecución de la feria ............................................................................... 32 A. Inauguración ................................................................................................................. 32 B. Actividades de promoción .......................................................................................... 32 C. Monitoreo de las actividades ..................................................................................... 33 D. Clausura ........................................................................................................................ 35 Tercera Etapa: Post-feria .................................................................................................... 35 A. El desmontaje............................................................................................................... 35 B. Balance general ........................................................................................................... 35 C. Memoria de la feria...................................................................................................... 35 D. Instrumentos para evaluar el impacto ...................................................................... 36 E. Monitoreo de los resultados ....................................................................................... 37 Bibliografía ................................................................................................................................. 37

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Marco teórico Definición de eventos Un evento es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización. En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a la empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo. A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la consideración del público. Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros. Asimismo, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente. Queda dicho entonces que a través de un evento se pueden alcanzar múltiples propósitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de comunicación y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a través de múltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc., y todas han resultado infructuosas. A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La organización de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable. La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, 2

de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen y consideración pública y que han tenido repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales. Tipología de eventos El Mercado de Reuniones abarca el segmento que se ocupa de la organización de actos públicos o privados a los que asisten determinados grupos de personas con una motivación común, ya sea de carácter político, comercial, empresarial, científico, deportivo, académico o social. La distinta finalidad del evento, su magnitud, la entidad generadora o prescriptor marcará el carácter del acto, y las peculiaridades que su organización encierra. La complejidad y diversas características de los distintos eventos que conforman el llamado mercado de reuniones permite hacer diferentes clasificaciones en base a distintos criterios diferenciadores: .Clasificación de acuerdo a la organización generadora, convocante o prescriptor a) Asociativo Son eventos de convocatoria abierta, siendo los generadores o prescriptores más frecuentes: Asociaciones, Fundaciones, Universidades, Instituciones Públicas y Privadas, Colegios Profesionales. Entre este tipo de eventos se encuadrarían: Congresos, seminarios, jornadas, simposios. b) corporativo Es aquel de convocatoria cerrada, en el sentido de que el organizador convocante decide los participantes en el evento o en el supuesto del Viaje de Incentivos, los parámetros o requisitos que deben cumplir los mismos. Son los eventos convocados por las Empresas o compañías, y serían las convenciones, reuniones de trabajo, presentación de productos, outdoor training, y los viajes de incentivo.

Clasificación de acuerdo al ámbito geográfico del evento a) Internacional Siguiendo el criterio del SCB (Spain Convention Bureau), una reunión tendrá el carácter de internacional cuando al menos el 40% de los inscritos sean de, como mínimo, tres países diferentes. En el caso de que el 90% de los inscritos sean extranjeros, podrán proceder de menos de tres países distintos. ICCA (International Congress and Convention Association) en sus estadísticas recoge exclusivamente las reuniones, congresos y convenciones de carácter internacional, siguiendo el mismo criterio que el SCB. Por su parte, la UIA (Unión Internacional de Asociaciones) que también analiza sólo las reuniones de carácter internacional, considera como tales a las que cumplan los siguientes requisitos: mínimo de 300 participantes, de los que al menos el 40% sean extranjeros y de al menos 5 nacionalidades diferentes.

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b) Nacional El SCB considera una reunión de ámbito nacional cuando no cumple con el nivel mínimo de inscritos de otros países para ser considerado internacional y del total de participantes, al menos el 40% proceda de tres ciudades diferentes. c) Regional Una reunión regional es aquella que no tiene el nivel mínimo de inscritos de otras comunidades autónomas para ser considerado nacional o sea el 40% de por lo menos tres ciudades distintas. Clasificación de acuerdo al tipo de reunión a) Congresos Se pueden definir como reuniones abiertas, convocadas por asociaciones o instituciones con el fin de hacer una puesta en común sobre los progresos, investigaciones o teorías de su disciplina o materia. Se trata de reuniones de carácter científico, social, económico, tecnológico o profesional, impulsada y organizada por Asociaciones, Instituciones u organismos científicos o profesionales dirigidas a todo el colectivo relacionado con el tema que se debate. Su celebración suele ser periódica, anual o bianual, con sede alternante y rotativa. La duración media de un congreso oscila entre 2-4 días y el número de participantes varía según la importancia, trascendencia y atractivo del mismo, pero en cualquier caso, suele ser el tipo de reunión, dentro de este mercado, de mayor número de participantes. En los congresos, el elemento primordial es el programa científico o el tema central del debate, así como la importancia de los ponentes, siendo el programa social y de acompañantes complementario. Simultáneamente a la celebración del congreso, se pueden organizar exposiciones de material, tecnología, servicios y publicaciones relacionadas con el mismo, cuya venta de espacios contribuye a financiar el evento. El SCB los define como reuniones que no están orientadas al negocio, generadas por organizaciones de vocación pública (Colegio, Asociación o sociedad profesional, Universidades, Federaciones o entidades privadas), en las que los delegados tienen un rol multi-interactivo, de discusión y competencia, a menudo ayudados por servicios especializados. Las temáticas más comunes son la médico-sanitaria, científica, cultural, económica, social, tecnológica, universitaria, etc... Las contribuciones a la presentación y a la discusión del tema son decididas por el patrocinador y el cuerpo de la organización. La frecuencia se establece habitualmente por adelantado y puede ser varias veces al año, anual o plurianual. El número mínimo de participantes, a efectos de sus estadísticas y recogida de datos, se fija en 50 inscritos y la pernoctación mínima en 2 días. A esos mismos efectos, el SCB asimila a los congresos otro tipo de reunión, las llamadas conferencias privadas, a excepción de las gubernamentales y las públicas. Las conferencias tienden a ser más pequeñas en número, de carácter más selecto y no tienen connotación especial en cuanto a frecuencia.

b) Conferencias Gubernamentales ó Públicas Convocatorias cerradas, de celebración puntual, que se corresponden con reuniones gubernamentales o de organismos de gran influencia pública para establecer acuerdos 4

o debatir asuntos de interés común. En ellas, se suelen abordar temas diplomáticos, políticos o económicos, correspondiéndose al concepto de reunión de alto nivel, monotemática, convocada por invitación y que suele presentar como añadido a efectos de organización, las fuertes medidas de seguridad, complejidad de protocolo y necesidad de expertos profesionales que actúen con eficacia, rigurosidad y rapidez en la solución del mínimo imprevisto. c) Convenciones Convocatoria cerrada, normalmente reuniones empresariales o de colectivos cerrados a modo de punto de encuentro para comunicar objetivos, análisis de resultados, dinámica y evolución del colectivo que a la vez sirva para mejorar la comunicación y estimular a los empleados de la empresa o colectivo. Su duración media suele ser de 2-3 días. Las temáticas más comunes son comerciales, ventas, distribución o presentación de nuevos productos, etc... La duración mínima es de 2 días y el número mínimo de participantes es de 50. d) Jornadas, Seminarios y Simposios Reuniones especializadas, de participación más reducida y duración media de 1-2 días, para debatir o examinar un tema monográfico, combinando debates, ponencias, grupos de trabajo y conclusiones. El SCB encuadra dentro de esta categoría los foros, coloquios, seminarios, simposios y las conferencias de acceso restringido, definiéndolas como reuniones especializadas de una naturaleza técnica y académica, con vocación pública o privada, cuyo objetivo es hacer un estudio profundo de determinadas materias, mediante un diálogo interactivo entre especialistas. El número de participantes es limitado normalmente por la especialización requiriendo a menudo el pago de una cuota de inscripción. La especialización crea varios niveles dentro del foro, con maestros y alumnos trabajando a distintos niveles del conocimiento. Los acuerdos no se firman, tampoco los científicos. Normalmente este tipo de reunión se asocia a la palabra congreso. A efectos de sus estudios y estadísticas, el SCB, establece el número mínimo de participantes en 50, y la duración mínima en 6 horas en un mismo día. Simposio: Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada. Seminario: Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días) Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso. Jornadas: Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops. Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día. Foro: Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos. 5

Debate: Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox. Panel: Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas. e) Ferias, salones y exposiciones Se considera Feria o Salón la exhibición de bienes, productos o servicios con fines comerciales y para facilitar el intercambio de negocio. Su celebración suele ser periódica y con sede fija. Su organización difiere, en gran medida, de la organización de congresos y convenciones, ya que abarca otros componentes como personal técnico de montaje, diseño de stands, contratación de expositores, iluminación, sonido, publicidad, lanzamiento de productos, y organización de actos paralelos a la feria. Las Exposiciones por el contrario, persiguen principalmente fines culturales, educativos, informativos o incluso propagandísticos por encima de los meramente comerciales. Su celebración suele ser puntual y con frecuencia son itinerantes. Otras modalidades similares son los Salones Monográficos, Certámenes y Workshops. f) El viaje de incentivos Se trata de una herramienta de marketing de las empresas, una actividad planificada y diseñada para motivar a los destinatarios del viaje a lograr unos objetivos predeterminados por la empresa. Su finalidad puede ser la de estimular a una red de distribución desmotivada, la recompensa de un trabajo bien hecho por un determinado departamento de la empresa o el mejor regalo promocional a sus consumidores; en definitiva, se utiliza habitualmente como una recompensa a unos objetivos alcanzados. Por ello, el incentivo es más que un mero viaje; debe ser una experiencia singular repleta de detalles personalizados y de actividades que habitualmente no se encuentran en los paquetes vacacionales y que ofrezcan un valor añadido capaz de estimular el cumplimiento del reto fijado por la empresa. Outdoor Training Es una variable o complemento del viaje de incentivo que puede definirse como una herramienta de formación que se basa en la metodología del Aprendizaje Experiencial, puesto que se desarrolla mediante actividades donde el aprendizaje se produce a través del análisis de la experiencia. El outdoor training se desarrolla al aire libre y se compone de una secuencia lógica de actividades de las que se extraen conclusiones con proyección directa e inmediata en el entorno de la organización empresarial. Se trata de programas diseñados especialmente para equipos reducidos de profesionales que combinan actividades al aire libre con sesiones de reflexión para potenciar a través de la práctica y la experiencia, la forma de actuar y pensar de los participantes, incidiendo en los aspectos del grupo que sean necesarios reforzar: actitudes de liderazgo, toma de decisiones, trabajo en equipo, superación personal, aumentar la motivación hacia los objetivos de conjunto de la organización Coaching Empresarial Utilizado como actividad complementaria o en algunas ocasiones, protagonista de los viajes de incentivo, está alcanzando cierta importancia como una de las actividades más demandadas en el sector de incentivos. Se trata de determinadas fórmulas de establecer técnicas de comunicación operacional que logran un sustancial incremento del rendimiento en las empresas y generan procesos eficaces en el desarrollo de las habilidades. Como herramienta de incentivos se orienta, de modo práctico, al comportamiento, las habilidades mentales y verbales de los participantes, la observación, el diálogo y el descubrimiento de nuevas formas de actuación en el entorno empresarial. 6

Incoterms, que son y cómo se aplican Los Incoterms son un conjunto de reglas internacionales, regidos por la Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa internacional. Los Incoterms también se denominan cláusulas de precio, pues cada termino permite determinar los elementos que lo componen. La selección del Incoterm influye sobre el costo del contrato. El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los términos más usados en el Comercio internacional. Los Incoterms determinan:  El alcance del precio.  En qué momento y donde se produce la transferencia de riesgos sobre la mercadería del vendedor hacia el comprador.  El lugar de entrega de la mercadería.  Quién contrata y paga el transporte  Quién contrata y paga el seguro  Qué documentos tramita cada parte y su costo. A continuación se nombra uno de los principales Incoterms. CFR (Cost and Freight) - Costo y Flete (puerto de destino convenido) Para el vendedor los alcances son los mismos que la cotización FOB con la única diferencia de que la empresa debe encargarse de contratar la bodega del barco y pagar el flete hasta destino. El riesgo de pérdida o daño de las mercaderías así como cualquier coste adicional debido a eventos ocurridos después del momento de la entrega, se transmiten del vendedor al comprador El término CFR exige al vendedor despachar las mercaderías para la exportación. Este término puede ser utilizado sólo para el transporte por mar o por vías navegables interiores. Obligaciones del Vendedor.  Entregar la mercadería y documentos necesarios  Empaque Y Embalaje  Flete (de fábrica al lugar de exportación)  Aduana (documentos, permisos, requisitos, impuestos)  Gastos de exportación (maniobras, almacenaje, agentes)  Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) Obligaciones del Comprador.  Pago de la Mercadería  Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes)  Aduana (documentos, permisos, requisitos, impuestos)  Flete y seguro (lugar de importación a planta)  Demoras

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Guía para participar en Rueda de Negocios de artesanías. Introducción Las ruedas o rondas de negocios son un mecanismo de reuniones planificadas, que de forma directa reúnen a la oferta y la demanda en un ambiente propicio para realizar negociaciones y establecer contactos comerciales. A través de ruedas, se promueve el contacto entre empresarios(as), instituciones y organizaciones que desean establecer vínculos ya sea para realizar negocios o para crear alianzas estratégicas entre oferentes y/o demandantes. Estas reuniones se convierten en una plataforma útil para aquellas empresas que desean ingresar a nuevos mercados nacionales o internacionales. A través de su participación en este tipo de eventos, muchos empresarios(as) han logrado expandir, concretar o iniciar un negocio. El objetivo de la rueda, es lograr la compra y/o venta de productos y/o servicios. Las ventajas que ofrece una rueda son varias, ya que permite identificar: a) las características de la demanda; b) los estándares de calidad demandados; c) investigar mercados potenciales; d) lograr un buen número de contactos en un tiempo breve; y e) obtener precios actuales para lograr la inserción en un mercado. Asimismo, permite por ejemplo evaluar la reacción ante la oferta, en la introducción de un nuevo producto y/o servicio. La idea de participar en una rueda de negocios es lograr que la artesana encuentre la posibilidad de “hacer negocios”. Por lo tanto, se convierte en uno de los mejores Instrumentos de marketing. . Clasificación de las Ruedas de Negocios A) Por el Producto y/o servicio que exhiben: • Rueda de Negocios Mono sectorial. Están dirigidas a un sólo sector económico. Por ejemplo: una rueda de negocios específica para empresas que venden y compran artesanías. • Rueda de Negocios Multisectorial. Son las que convocan a participar a una amplia gama de oferentes y demandantes de productos y servicios de diferentes sectores: forestal, agrario, turístico, artesanal, industrial, etcétera. B) Por la cobertura geográfica de sus participantes: • Ruedas de Negocios Nacionales y Regionales. Los participantes son procedentes de un mismo país o región (puede ser determinada por una región, departamentos o países, por ejemplo la región NOA). • Ruedas de Negocios Internacionales. Son grandes eventos que se llevan a cabo para reunir a empresarios de la oferta y demanda de talla internacional. Las Ruedas de Negocios de Artesanías Beneficios • Promoción de sus productos y/o servicios a nivel nacional e internacional • Oportunidad de abrir brechas para nuevos negocios • Ampliación de la información acerca del mercado; específicamente del mercado del sector artesanal • Oportunidad de realizar varios contactos en un solo lugar y en poco tiempo 8

• Mejorar la competitividad de los productores artesanales, al poder conocer las tendencias del sector • Lograr alianzas empresariales • Disminuir los costos de promoción • Facilitar las negociaciones directas con los compradores y/o inversionistas y otros agentes de apoyo al sector Las ruedas de negocios de artesanías se llevan a cabo con la participación de los y las empresarios(as) artesanales y los compradores (representados por propietarios(as) de tiendas de artesanías, exportadores, intermediarios, empresarios del sector turístico o personas individuales). Los productores(as) deberán contar con un catálogo de sus productos y/o servicios, indicando costos y características específicas (calidad, tamaños, colores, volúmenes de producción disponibles, etc.). En algunas ruedas de negocios enfocadas a este sector, los artesanos(as) ubican exposiciones de sus productos en stands, adquiridos previamente de los organizadores. Etapas para participar en una rueda de negocios de artesanías Todo empresario(a) del sector artesanía para participar en forma efectiva en una rueda de negocios debe realizar tres etapas que van desde la planificación hasta la evaluación, las cuales se detallan a continuación: Primera Etapa: Pre-rueda (Planificación y organización) 1. Elección del mercado Una empresa que participa en una rueda de negocios de artesanías, debe tener bien claro cuál es el tipo de clientes con los que desea hacer alianzas. Para los(as) productores(as) artesanales, los clientes potenciales pueden ser los siguientes: • Tiendas de Artesanías. Son las principales empresas que desean conocer a nuevos productores(as) o identificar a artesanos(as) que cuenten con productos tradicionales e innovadores. Estas empresas están dedicadas exclusivamente a la venta de las artesanías, por lo tanto, son uno de los principales clientes a tomar en cuenta. Se encuentran ubicadas en lugares estratégicos en los cuales los turistas o personas nacionales acceden con facilidad. • Exportadores. Son empresas que se dedican a buscar productos artesanales de calidad, para exportar hacia otros países. • Intermediarios. Son empresas que compran artesanías en un municipio o región y luego las venden a las tiendas o exportadores. • Empresas del sector turístico. Son todas aquellas empresas relacionadas con el sector como: hoteles, restaurantes, tiendas de souvenirs (recuerdos), etc., que utilizan artesanías para su decoración y/o venta. • Proveedores. Son empresas que ofrecen servicios o productos que sirven para producir y/o mejorar la calidad de producción de las artesanías. Entre éstas se encuentran: empresas de pintura, hilos, transporte, empaque, diseñadores, etcétera. • Personas individuales. Son todas aquellas personas que visitan el recinto ferial o los salones de exposiciones de las artesanías, con el fin de comprar estos productos. En función a lo anterior el(la) empresario(a) debe realizar un listado de los contactos que le interesa que estén presentes en la rueda para poder entrevistarse y lograr el mejor aprovechamiento de la misma. 2. Elección de la Rueda de Negocios Teniendo en cuenta las características del producto o servicio que se ofrecerá, deberá elegirse la Rueda de Negocios más apropiada. Los aspectos a tomar en cuenta para la elección de la rueda son los siguientes: • Experiencia de los organizadores. 9

• Resultados de las ruedas anteriores de artesanía realizadas. • Sondear la satisfacción de personas que ya han asistido a ruedas con estas instituciones. • Relación del evento con la capacidad de nuestro negocio para negociar en este mercado (revisar estadísticas de demanda y oferta del producto). • Es importante participar preferiblemente en ruedas especializadas de artesanías. Otro elemento que es necesario tener en cuenta al seleccionar la rueda a la que se asistirá, es la infraestructura que se encontrará en el país o municipio anfitrión, así como el conocimiento del ente organizador, porque el éxito de la participación dependerá también de la eficiencia en los servicios que éste deberá prestar. 3. Inscripción en la Rueda de Negocios. Tomando como base la investigación anterior, al decidir participar se debe realizar la solicitud de información de los servicios que ofrece el evento a los organizadores, solicitando los aspectos siguientes: Costo de inscripción a la rueda, a las capacitaciones, si las hay, y colocación de stand si aplica. Es importante requerir a los organizadores qué servicios concretos se ofrecen de la rueda, cuántas citas de negocios promedio se ofrecen para su empresa, el número de participantes en el evento, el origen de los visitantes, entre otros. Con esta información clara la empresa participante debe llenar una ficha de inscripción con todos los datos requeridos y entregarla a los organizadores con anticipación a la fecha del evento. Esta ficha es la base para la búsqueda de las contrapartes. Con la información que se encuentra en la ficha de inscripción se elaboran los catálogos o directorios, los cuales serán entregados a los empresarios para que éstos escojan las empresas o personas con las que se desean reunir. Con base en esta segunda información el comité organizador elabora las agendas de citas, que son entregadas a los participantes el día del evento. Para los grupos organizados como comités o asociaciones de artesanos y artesanas pueden aprovechar de forma óptima la participación en una rueda llevando una representación, lo cual baja el costo de participación. Este formulario también está destinado para la parte demandante, en él se debe describir cuáles son los productos, cantidad y tiempo de entrega de los mismos y/o servicios que necesita comprar. A continuación se presenta un ejemplo de la ficha de inscripción para los vendedores y compradores:

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4. Presupuesto La empresa participante debe elaborar un presupuesto de los gastos a realizar, sin omitir ninguna actividad, esto garantizará una buena imagen y una excelente presentación de los productos/servicios que se ofrecen. En algunas modalidades de ruedas la presentación del producto es esencial, por lo que se debe preparar un stand.

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5. Elección de los productos o servicios a promover La empresa productora/distribuidora de artesanías debe definir claramente cuáles serán los productos y/o servicios que ofrecerá. Los productos y/o servicios deben estar determinados según el segmento de mercado que haya elegido, por ejemplo: si el enfoque es hacia los viveros, la empresa deberá presentar los productos como macetas; si el público objetivo son los restaurantes, sus artesanías deberán enfocarse a la presentación de mesas o utensilios como platos, tazas, vasos, servilletas, etc. También son importantes los precios justos y la calidad del producto y/o servicio. De esta forma la exposición podrá mostrar el producto y/o servicio adecuado para capturar la atención de los clientes. 6. Publicidad y promoción Es importante que la empresa participante cuente con suficiente material de promoción y divulgación de sus productos y/o servicios. Dentro de éstos se encuentran: catálogos de los productos y/o servicios más relevantes, afiches, trípticos, tarjetas de presentación, mapas, artesanías en tipo de souvenirs (recuerdos como llaveros, miniaturas, gorras, etc.). Estos deben vender la imagen o marca de la empresa, deben incluir fotografías del lugar, dirección, teléfono, e-mail. Si la Rueda de Negocios es Internacional, debe de considerarse los idiomas que se manejan en el país a visitar ara que la folletería esté escrita al menos en dos idiomas. Todos los materiales de promoción, así como la muestra de productos durante la rueda deben tener colocados los precios con diferentes denominaciones de moneda en función del público objetivo (euros, dólares, etcétera). 7. Lista de precios En el sector artesanal la lista de precios se presenta en forma de catálogos. Estos catálogos deben mostrar fotografías del producto, tamaño, tipo de material utilizado, peso, calidad y precio. El precio del producto puede variar según la cantidad del pedido. Es importante que el empresario(a) lleve con claridad los volúmenes de producción que tiene capacidad de producir y ofrecer y el tiempo en que puede estar disponible para poder negociar con bases claras. 8. Selección de empresas con las cuales se quieren entrevistar Es importante que la empresa que participa como compradora (demandante) identifique los productos y/o servicios que necesita para hacer las negociaciones. También, en el caso de las empresas oferentes/vendedoras, deben identificar el mercado objetivo. Para los organizadores de la rueda de negocios, esta información es de vital importancia y se refleja en la ficha de inscripción. De esta forma los organizadores hacen un primer sondeo de las empresas participantes y si no se cuenta con los compradores y vendedores necesarios pueden convocar a los posibles contactos, previo a la realización de la Rueda de Negocios. 9. Contratación de construcción y decoración de stand En algunas ruedas de negocios, los participantes exponen sus productos y/o servicios en un stand ferial (lugar de exposición de productos o servicios). La empresa puede contratar o delegar la responsabilidad a una persona de su empresa para que decore y monte de mejor manera la exposición. Este stand debe ser bien planificado y organizado para que al momento de su montaje se cuente con el equipo y material necesario. 10. Envío del personal idóneo para negociar La elección del personal idóneo para negociar es de suma importancia, estas personas deben estar bien comprometidas con los objetivos de la empresa y además deben contar con buenas relaciones personales, conocer perfectamente el manejo de la empresa, tener capacidad de cerrar negocios con posibles clientes, capacidad de tomar decisiones, hablar dos idiomas (en caso de participar en ferias internacionales), estar a tiempo completo en la realización de la rueda y tener un buen manejo del catálogo u otros materiales de exposición. De preferencia en una rueda de negocios de artesanías debe participar el propietario 12

o gerente, esto le dará más seriedad al evento y posibilidades de toma de decisiones efectivas cuando se requiera. Si se contrata personal externo deberá remunerársele adecuadamente para que cumpla con los requisitos y objetivos que le encarga la empresa. La o las personas del stand deben llevar un inventario de todos los clientes que contactaron, indicando sus datos personales, tales como: nombre de la empresa, cargo, teléfono, fax, e-mail y necesidades.

11. Capacitación Pre-Rueda La capacitación al personal que asistirá a las negociaciones es muy importante. Previo a la realización del evento, los organizadores planifican temas de capacitación para los participantes con el objetivo de concientizar y orientar al artesano para que innove su trabajo, así mismo se les brinda las técnicas de marketing o mercadeo, el manejo efectivo del tiempo que pueden emplear para lograr hacer negocios. Esta es una oportunidad para que la empresa refuerce temas importantes de apoyo a las negociaciones y aprovecharlo para estar mejor preparado. Es importante que en esta reunión se le facilite información al empresario de alternativas y precios de hospedaje, para que los propietarios analicen su presupuesto y realicen las reservaciones en el tiempo adecuado. Otro elemento importante de aclarar en las reuniones es la definición de las horas hábiles de atención al público. Segunda Etapa: Rueda en acción (ejecución) 1. Ruedas de Negocios A continuación se describen los pasos que deben seguirse al momento de participar en la Rueda de Negocios. a. Registro de participantes. Es lo primero que debe hacerse al momento de ingresar al lugar donde se llevará a cabo el evento. El empresario debe ser puntual, ir bien informado y organizado al evento. La persona encargada del registro le hará una serie de preguntas relacionadas con su boleta de inscripción, para corroborar los datos obtenidos anteriormente. Si hasta ese momento no pagó el costo de su participación, podrá hacerlo ahí. Además, le proporcionarán el gafete de identificación, el instructivo, la boleta de evaluación, el directorio o catálogo y la agenda de citas con los contactos más apropiados, según sus requerimientos. Es importante que el empresario lleve en orden toda la información obtenida con anterioridad, especialmente una agenda para el registro de sus contactos. 13

b. Acto inaugural. El comité organizador hace mención de los objetivos y resultados esperados del evento, y da una explicación de la metodología a emplear. La inauguración está a cargo de alguna personalidad de la región o por las personas que designe la organización. c. Ubicación en el stand o mesa designada. Cada participante tendrá una mesa o stand designado con un número que lo identificará. Si está ubicado en mesa deberá colocar sobre ella, de forma ordenada, toda la información y muestras que lleva. Recuerde que a través de los materiales de promoción usted venderá su empresa y convencerá a su futuro cliente. Si la ronda de negocios se lleva a cabo en el local donde se ubican los stands de exposición, usted deberá permanecer en él y esperar a sus clientes de acuerdo a las citas y horas programadas. d. Desarrollo de la agenda de citas. El evento inicia al momento en que todos los participantes están ubicados en sus respectivos lugares y las empresas demandantes empiezan a buscar las mesas o stands enumerados que le interesa, de acuerdo a su agenda de citas. Las negociaciones inician con una señal de los informadores técnicos (encargados de llevar el control del tiempo y ubicación de los oferentes y demandantes); muchas veces se utiliza un timbre, micrófono o las luces de un semáforo para indicar el inicio y final del tiempo. Al término del tiempo programado, el participante deberá estar atento a su próxima entrevista. Recuerde que el cumplimiento del tiempo designado es muy importante para no entorpecer el evento, sobre todo para que cada participante aproveche al máximo el tiempo para lograr el mayor número de contactos durante el evento. e. Boleta de evaluación. Para medir el éxito que tuvo como empresario y el evento “RUEDA”, los organizadores le proporcionarán la boleta de evaluación, la cual deberá llenar y entregar a los informadores técnicos después de cada cita. Esta información es bien importante ya que con los resultados que usted obtiene como empresa, se evalúa el éxito del evento. Es muy importante saber si se cumplieron sus expectativas. f. Participación a foros y conferencias. En la realización de un evento comercial como las Ruedas de Negocios, por lo general se llevan a cabo foros y conferencias con la finalidad de acercar al gremio empresarial a conocer nuevos temas o novedades del sector artesanal, tales como: implementación de nuevos diseños, equipo para mejorar la producción, calidad del producto para exportación u otros temas de importancia para los propietarios. 2. Atención del stand. Durante los días del evento, el stand debe estar atendido por la persona designada. Es recomendable que se nombre a dos personas para que atiendan el stand para que nunca se deje solo el lugar. Recuerde que el stand es el lugar donde su empresa expone lo mejor de su oferta y podrá ser visitado por clientes potenciales que probablemente no hayan participado en la Rueda de Negocios. El stand no debe quedar en ningún momento sin personal de atención, ya que puede perder clientes. 3. Registro de contactos Durante la Rueda de Negocios se debe llevar un registro de contactos, con el objetivo de no perder ninguna información de futuros clientes 4. Contacto con potenciales clientes fuera del marco del evento Se debe aprovechar la estadía del personal de la empresa en la región sede del evento. Esto significa entablar contactos con posibles clientes que no participan del evento, puede invitarlos a visitar su stand para observar los productos que se ofrecen y motivar las negociaciones o realizar una reunión fuera del horario del evento, por ejemplo invitarlos a cenar. En función a lo anterior es importante llevar una lista de contactos clave de interés, adicionales de la empresa, para propiciar encuentros. Formato de Registros de Contactos

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Tercera Etapa: Post-rueda (Seguimiento y evaluación) Al concluir la Rueda de Negocios se deben realizar las tareas siguientes: 1. Supervisión del desmontaje El desmontaje del stand, debe de realizarse de acuerdo al horario de salida establecido por los organizadores y estará a cargo del personal designado y de la persona encargada de supervisar que los materiales y equipos utilizados sean guardados de la mejor manera para evitar su deterioro y pérdidas a la empresa. Además, deberán tener el cuidado de dejar el espacio utilizado en las mismas condiciones en que fue recibido; para esto, el supervisor revisará el contrato firmado y velará para que lo proporcionado por el comité organizador sea devuelto en buenas condiciones. 2. Seguimiento a clientes contactados Es importante darles seguimiento a los clientes contactados durante la rueda de negocios. Deberá tomarse en cuenta el interés que el cliente demostró al momento de informarse sobre los productos, y tomarlo como una oportunidad para cerrar un negocio lo antes posible; de lo contrario, puede perderse el interés del cliente y la oportunidad del negocio. Este seguimiento a los clientes se podrá hacer a través de visitas personales, por teléfono, fax o e-mail. Asimismo, es importante que la empresa siga participando en otros eventos similares para no perder presencia en el mercado. En algunos casos, los (as) empresarios( as) artesanales no llegan totalmente preparados con sus catálogos de producción, o con un producto bien definido; esta es una gran desventaja y puede ser la razón por la cual no se cerró ningún negocio. En este caso deberá ofrecer a las empresas demandantes hacerle llegar dicha información a la brevedad posible y efectivamente hacerlo para no dejar pasar la oportunidad. 3. Evaluación de la rueda (negocios cerrados, alianzas, etcétera) La participación en una Rueda de Negocios puede ser medida desde dos aspectos: a. Los negocios cerrados durante la rueda de negocios. Durante el evento la empresa debió de haber hecho algún contacto directo con los demandantes y haber cerrado o iniciado un negocio o conseguido nuevos clientes. Si no se logró ningún contacto, pudo haber sucedido por diversas razones, p.ej. que: a) los organizadores no convocaron al público objetivo (la oferta y la demanda interesada); b) la empresa no estaba debidamente preparada para cerrar c) la oferta no llenaba las expectativas de los demandantes; d) los demandantes inscritos por alguna razón no llegaron al evento, etcétera . b. Aumento de la venta de los productos. Es importante hacer una evaluación para ver si las ventas de la empresa han aumentado a partir de la participación en las ruedas de negocios. Asimismo, se sugiere hacer un sondeo de la procedencia de los compradores y de cómo se enteraron de la empresa. 15

Libro de comentarios y sugerencias de la empresa Este libro de sugerencias y comentarios es muy útil en la empresa, ya que además de evaluar la calidad del producto que se vende, servirá de mucho para conocer la cantidad de compradores que se enteraron de su empresa a través de la participación en la rueda. Para obtener esta información es recomendable tener un libro de comentarios y sugerencias, identificando en una columna la forma de cómo se enteró de la existencia de la empresa. El cuadro le servirá de ejemplo:

Manual para organizadores de ferias Introducción Este manual pretende ser una propuesta para la organización de ferias locales, regionales, nacionales o internacionales, que está basado en diferentes experiencias que permitieron presentar una serie de herramientas metodológicas, que facilitarán a los actores involucrados llevar a cabo una feria de forma eficaz y práctica. A continuación se presentan los objetivos y estructura del manual: Descripción del manualEl manual describe las tres etapas por las cuales debe pasar una feria para lograr el impacto positivo como herramientas de apoyo a la comercialización, las cuales se describen a continuación. 1ra. Etapa: Pre-feria (planificación y organización). Describe la forma de cómo planificar y organizar este tipo de eventos previo a su ejecución. Especialmente, trata de las actividades concretas que debe realizar cada una de las comisiones asignadas. Así mismo, se definen las funciones o roles de cada uno de los miembros que integran el comité organizador, patrocinadores y comunidad. 2da. Etapa: Feria (ejecución). En este capítulo se habla de la ejecución del evento, se toma en cuenta una lista de chequeo (check list) de todas las actividades pendientes a desarrollar, y las que hay que tomar en cuenta, ya que la falta de una de ellas podría ser algo muy lamentable para los organizadores y para el éxito de una feria. 3ra. Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Son las actividades que se llevan a cabo después de la ejecución del evento. Permite definir el impacto de la feria. Este impacto tendrá que ser medido tomando en cuenta las metas que las empresas participantes y los organizadores se fijaron al planificar la actividad. Para los patrocinadores esta tercera etapa es de suma importancia, porque les permitirá visualizar si la inversión les ha generado los resultados esperados. 16

Marco teórico de ferias A. Qué es una feria Una feria, es un punto de encuentro entre la oferta (prestadores de servicios y productos) y la demanda (compradores o consumidores) de una aldea, municipio, región, país o inclusive romper las fronteras y acercarse a nuevos posibles demandantes a nivel internacional. Los objetivos de una feria son: • Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios. • Conocer las características de la competencia, estándares de calidad y evaluar la reacción ante la oferta. • Investigar el potencial de mercado. • Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve. • Conocer precios para lograr la inserción en un mercado. • Hacer alianzas estratégicas. C. CARACTERÍSTICAS Una feria es un evento de promoción comercial, en consecuencia es una actividad empresarial. El producto “Feria” tiene un objetivo muy claro, que es: “hacer negocios”, ya que los productores y/o distribuidores a través de la exposición de sus productos y/o servicios en un stand (espacio de exposición) logran establecer alianzas empresariales de compra de sus productos o establecer contactos con otros prestadores de servicios para mejorar su producción (proveedores). D. OPORTUNIDADES Las ferias concentran una serie de oportunidades tanto para la región y los organizadores, como también para las empresas participantes. Esto se puede ver de manera visual en los gráficos siguientes:

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E. Tipos de ferias Las ferias se clasifican, según los siguientes criterios: • Por el tipo de muestra (productos y/o servicios) que exhiben. • Por el tipo de público asistente. • Por su alcance y cobertura. a) Según el tipo de muestra que exhiben, pueden ser: • Ferias Sectoriales. Están dirigidas a sectores y/o subsectores específicos, ejemplo: agrícola, comercio, servicios, industria, etc. Presentan diferentes grados de especialización. • Ferias Multisectoriales. Exhiben una amplia gama de productos y/o servicios provenientes de diferentes sectores económicos. b) Según el tipo de público, las ferias pueden ser: • Ferias Generales. Se caracterizan por concentrar un número de visitantes totalmente heterogéneo, pueden encontrarse desde empresarios(as) hasta consumidores finales. Provienen del ámbito internacional, nacional y regional.

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• Ferias Especializadas. Estas ferias son visitadas exclusivamente por hombres de negocios pertenecientes al ámbito nacional e internacional de un sector, sub sector o tema específico. c) Según su alcance y cobertura: • Ferias Regionales. Este tipo de feria consta de expositores procedentes de una misma región, por ejemplo: feria de ecoturismo. • Ferias Nacionales. Los participantes provienen de todas las regiones de un país. • Ferias Internacionales. Son grandes eventos de exposición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de expositores o empresas de distintos países. Proceso para realizar una feria La feria lleva inmerso un proceso de tres etapas fundamentales para garantizar su efectividad, las cuales se describen a continuación: Primera Etapa: Pre-feria (Organización y planificación) Esta etapa comprende las actividades que deben ser desarrolladas antes de la realización de la feria. A continuación se describe cada uno de los pasos a seguir. A. Coordinación general 1 El Grupo Organizador La organización del grupo que dirigirá la feria, es el primer paso que hay que tomar en cuenta y principalmente definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El entusiasmo, responsabilidad y buenas relaciones personales, son la clave para que el grupo organizador tenga el éxito deseado. En primera instancia se puede nombrar una comisión o comité de trabajo. Es fundamental elegir una persona encargada de la coordinación general del evento, quien tendrá bajo su responsabilidad coordinar todas las actividades relacionadas con la feria. La coordinación general de la feria, debe incluir en su organización a todos los actores que estén implicados, como: organizaciones no gubernamentales, instituciones de cooperación financiera y técnica, estudiantes y, especialmente, las agremiaciones empresariales. A continuación se presenta un cuadro que expone la forma de cómo debe ser integrado el comité organizador:

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La coordinación general tiene como función organizar todas las actividades que se desarrollarán durante las tres etapas de la feria. La coordinación general es la responsable de velar que todas las actividades planificadas se lleven a cabo. El coordinador general es el responsable directo de la ejecución de la feria y el buen manejo de los recursos financieros, humanos y materiales. También, se debe contar con la asesoría técnica externa, esta puede ser por una o varias personas especializadas en el desarrollo de ferias, sector económico, mercadeo, planificación estratégica, entre otros. Los integrantes de la coordinación de una feria deben contar con un perfil adecuado (características especiales de cada uno de los individuos): Perfil • Contar con formación académica profesional y técnica. • Experiencia o voluntad de trabajar en equipo. • Experiencia como organizador o promotor de eventos. • Que sea de la zona o región y conozca sus potencialidades. • Capacidad de trabajar con alta presión. • Capacidad de relacionarse con instituciones y empresas de apoyo, auspiciar o patrocinar la feria. Valores • Honradez • Lealtad • Democrático • Humanista • Justo • Solidario 2 Equipo de trabajo Además de la coordinación general, se debe de definir el equipo de trabajo, el cual debe estar dividido en diferentes comisiones, dependiendo de las necesidades de la feria. La función de cada equipo de trabajo es: llevar a cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de trabajo. Es importante que los miembros de cada comisión tomen en serio y con responsabilidad las acciones que deberán llevar a cabo ya que si se producen atrasos en su ejecución puede entorpecer todo el proceso. 3 Comisiones Cada comisión debe estar integrada de la siguiente manera: • Un coordinador. Es el responsable directo de que todas las actividades programadas por su equipo se lleven a cabo con los recursos disponibles, tiempo y eficacia. • Equipos de trabajo. Deben ser integrados por 3 a 5 personas; a ellas se delega las diferentes actividades que complementan el desarrollo de la actividad principal, por ejemplo: La comisión de stands delega a sus miembros las actividades de montaje, diseño, ambientación y desmontaje. • Voluntarios. Son quienes deben apoyar la realización de todas las actividades que la comisión ha definido en su plan de trabajo. En la página siguiente se presenta un cuadro que especifica las diferentes comisiones, identificando a las personas responsables, a quienes llamaremos coordinadores. • Comisión de mercadeo: Tiene a su cargo la promoción y venta de patrocinios, stands, u otros servicios que se ofrezcan, además se encarga de la convocatoria, montaje y desmontaje de los espacios destinados para la exposición de los productos y/o servicios que presenta cada una de las empresas participantes. La comisión debe considerar el lugar más apropiado para la realización de la feria. Esta comisión también tiene a su cargo la ambientación de los salones de exposición. Los miembros de esta comisión no deben perder de vista cuáles son los objetivos de la feria y hacia 20

quiénes van dirigidos, ya que al momento de designar los stands deben priorizar la participación del sector al cual se está promoviendo. Debe definir el número de stands a colocar y diseñar la distribución de los mismos. Hay que tomar en cuenta las medidas apropiadas para cada uno de los stands, lo ideal es de 2 metros de largo y 1.5 ó 2 metros de ancho; y considerar la ambientación (decorado del recinto ferial). Esta comisión debe contar con un listado de las empresas que participarán en los stands y en base a la información obtenida se hará la convocatoria. Este listado debe contar con: nombre de la empresa, contacto, teléfono/fax, e-mail, página Web y dirección. • Comisión de finanzas: Es la encargada de buscar los recursos necesarios para la ejecución de la feria. El financiamiento está basado en los planes de trabajo de cada comisión. Los miembros de esta comisión deben buscar a los patrocinadores o donantes. Además de buscar y controlar los ingresos, es la encargada de controlar los egresos, para lo cual podrán llevar su control de gastos en base a facturas o recibos contables. Esta comisión también debe manejar una cuenta bancaria a nombre de la feria. El responsable de manejarla es el coordinador general y/o el coordinador de la comisión de finanzas. El comité organizador debe manejar recibos contables o facturas para emitirlas al momento de recibir el financiamiento de los donantes, o al vender los stands; también maneja las entradas a la feria y otros ingresos por prestar algunos servicios dentro del recinto ferial. Es importante considerar la prestación de servicios financieros (bancos, cooperativas) dentro de la feria, lo cual facilita la compra a consumidores. Los recibos o facturas contables son muy importantes, ya que muchos donantes o patrocinadores necesitan comprobantes al momento de derogar el financiamiento para poder justificar sus aportes; y permiten a la comisión rendir cuentas al Comité Organizador y al público en general. Es importante que se incorpore una auditoría al finalizar la feria en función de los volúmenes que se manejen de recursos para la misma, esto ayuda a transparentar la información del manejo financiero y respalda ante la gestión de recursos para un nuevo evento. • Comisión de formación y capacitación Esta comisión tiene a su cargo la preparación previa de los empresarios para participar efectivamente en la feria, así mismo debe de ofrecer al público objetivo, que en este caso serán los expositores durante el evento, la posibilidad de escuchar conferencias o ponencias, talleres, foros, etcétera, sobre temas relacionados con el desarrollo de las Pymes, marketing, avances de tecnología, entre otros. La idea es ofrecer temas de actualización que interese a los productores. Para fortalecer el área de formación y capacitación de forma permanente debe de integrarse un comité de investigación y desarrollo para que se tenga un mejoramiento continuo, pudiéndose aprovechar la realización de capacitación virtual. Para este fin puede buscar el apoyo de organizaciones no gubernamentales o gubernamentales, quienes pueden proveer a profesionales especializados en los temas que se desea abarcar a través de las capacitaciones o compartir experiencias exitosas de uso de tecnología de punta a los empresarios. Para llevar a cabo dichas presentaciones la comisión debe buscar un lugar adecuado, preferiblemente en el mismo recinto ferial, incluyendo sonido y mobiliario. • Comisión de cultura Debido a que las ferias concentran al público, es una buena oportunidad promover la cultura de la región o país donde se lleva a cabo dicho evento, sin importar si la feria está dedicada a agricultura, forestal, industria, etc. Lo interesante de esta comisión es que se encargue de presentar lo más valioso de su región o país en el tema cultural, y de esta forma promover la identidad de uno o varios grupos étnicos, grupos musicales o de otra índole. Dentro de las actividades que se pueden realizar se tienen festivales culturales, gastronomía, tours, artesanías locales, etcétera .Esta comisión deberá coordinar con la comisión de stands para montar un escenario y organizar diferentes presentaciones durante los días de exposición en horarios clave. Uno de los

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propósitos es llamar más la atención del público objetivo que asiste a una feria, así como de los participantes y darle un toque de amenidad y distracción. • Comisión de voluntariado El voluntariado estará formado por estudiantes de carreras afines a los objetivos de la feria, provenientes de colegios, institutos, universidades, así como por personas interesadas en participar en su ejecución, sin recibir remuneración por el tiempo dedicado a la misma. Esta comisión debe buscar recursos humanos (voluntarios) de acuerdo a los planes de trabajo de cada comisión, y al número de personas que necesitarán para la realización de sus diferentes actividades. La comisión debe capacitar a los voluntarios sobre “los servicios que presta un voluntario” y también darle indicaciones técnicas para lo que estará realizando. Las charlas que estas personas reciben deben ser motivacionales, llevadas a cabo por profesionales que tomen en cuenta el servicio a la comunidad. Es importante contar con un banco de información de todas las personas que participarán, y delegar a un responsable por cada grupo de voluntarios para la ejecución de las actividades. • Comisión de gastronomía El servicio de alimentación dentro del recinto ferial es muy importante. Esta comisión tiene como responsabilidad ofrecer a los participantes un lugar cercano que ofrezca alimentos, ubicado dentro de las instalaciones donde se realiza el evento. Además, puede ofrecer comidas típicas de la región a todo el público. La comisión puede invitar a una empresa especializada en este servicio o bien a diversas micro, pequeñas o medianas empresas de la comunidad, de esta forma también se generan ingresos para estos empresarios, que podrán ofrecer comida en lugares destinados por la comisión. • Comisión de promoción y publicidad Tiene como objetivo motivar e incentivar la participación de la mayor cantidad de empresas vendedoras y compradoras, y la presencia del público en general. Para ello esta comisión debe contemplar todos los medios publicitarios, tanto televisivos, prensa, impresos y auditivos. El éxito de la feria se deberá a la calidad, eficiencia y eficacia de esta comisión; es muy importante promover la feria para lograr la mayor participación tanto de la oferta como de la demanda. La promoción se debe planificar y ejecutar al momento de haber sido aprobado el plan de trabajo y contar con los recursos financieros necesarios. Los medios eficaces de publicidad y promoción dependerán del área geográfica a la que se dirigirá. En la siguiente tabla se muestra lo que la comisión podría hacer en este rubro:

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• Comisión de protocolo e inauguración Esta comisión tiene bajo su responsabilidad la inauguración y clausura de la feria. Lo importante de estas actividades es presentar los objetivos y los logros esperados en la realización de la feria. Es importante contar con la presencia de las autoridades de máxima relevancia en el sector, los patrocinadores y los (as) empresarios (as) participantes. Además, esta comisión tiene a su cargo la logística de todas las actividades planificadas para el evento, siempre deben de proveer a las otras comisiones: mobiliario, decoración y recepción de los participantes o invitados. • Comisión de ruedas de negocios Esta es la comisión que tiene bajo su responsabilidad que los resultados de la feria sean lo más positivo posible. Las ruedas de negocios, se convierten en una actividad central de la feria. Es en este escenario en el que se llevan adelante una serie de encuentros entre los empresarios oferentes y demandantes, con el fin de cerrar un negocio o iniciar el contacto. Para ampliar información ver anexo 001. • Comisión de seguridad Tiene bajo su responsabilidad que el recinto ferial tenga la seguridad necesaria para el cuidado de los productos y/o servicios que se exponen, debe garantizar adicionalmente los servicios de salud e higiene, contar con una caja de cambio, un botiquín básico y los servicios de logística de la feria (fax, computadora, internet, teléfono, materiales y sonido). • Comisión de logística Debe garantizar que se tenga un recorrido de la feria de forma escrita y señalización del área ferial, debe apoyar en la información de opciones de hospedaje, parqueos, servicios varios como alquileres de muebles necesarios para el montaje. Adicionalmente apoya la distribución de espacio, el diseño y decoración o ambientación. • Comisión de monitoreo y evaluación Esta comisión debe garantizar que se tenga la información adecuada que muestre los resultados alcanzados durante la feria y posterior a ella, para esto se deben desarrollar los instrumentos de monitoreo y evaluación del proceso. Esta información se amplía en la tercera etapa Post-feria (evaluación y monitoreo). • Comisión de seguimiento y planificación de próxima feria 23

Esta comisión es importante para garantizar que la herramienta feria sea sostenible como herramienta de apoyo a la comercialización y se vuelva un instrumento de utilidad permanente, en función a ello se recomienda nombrar a las personas encargadas de iniciar el proceso de la siguiente feria buscando el mejoramiento continuo. B. La planificación La planificación servirá para establecer metódicamente todo lo que se desea lograr en el evento. A continuación se presentan: 1. Los aspectos que hay que considerar al momento de definir la realización de una feria, y 2. Cómo realizar un perfil del proyecto “Feria”. 1. Criterios de una feria La identificación de los siguientes criterios es de utilidad para el comité organizador, ya que son importantes al momento de planificar el evento.

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2. Formulación del Perfil del Proyecto La realización de una feria es un proyecto que debe presentarse a diferentes cooperantes nacionales o internacionales para la obtención de apoyo financiero y/o técnico. Por tal razón, se debe considerar perfilar el proyecto en donde se definen los objetivos y resultados esperados. ¿Por qué lo hacemos? ¿Qué se ha logrado? ¿Cómo se ha logrado? 2.1 Introducción La introducción debe describir de forma general, cual es el contenido principal de la realización de la feria, el motivo, los participantes y los resultados esperados. La pregunta clave es: ¿Por qué lo hacemos? 2.2 Antecedentes Los antecedentes forman parte del perfil de un proyecto. Estos deben indicar los resultados de ferias anteriores, o como se ha ido organizando el sector empresarial para lograr el financiamiento, apoyo gubernamental y el involucramiento de la comunidad. Se deben tomar en cuenta los impactos que ha causado la ejecución de la misma en años anteriores. Esta parte es muy importante para los patrocinadores porque es la “historia” de los avances y beneficios que han logrado los emprendedores al momento de ejecutar dicha feria. Para los donantes conocer los beneficios reales a corto y mediano plazo es lo más importante, y por eso deben ser escritos en el proyecto. Para desarrollar este paso pueden hacerse las preguntas: ¿Qué se ha logrado? ¿Cómo se ha logrado? Y ¿Con quiénes se ha logrado? 2.3 Justificación Como su nombre lo indica, esta parte del perfil del proyecto “feria”, debe “justificar” la inversión de recursos financieros, materiales, humanos, etc. En la justificación, se debe plantear la problemática a que se enfrentan las empresas y cuál sería el beneficio alcanzado a través de la realización de la feria. La pregunta que debe hacerse en este momento es ¿Para qué? Es muy importante describir la justificación, es la base para determinar si la feria sería el medio más eficaz para promover uno o diversos sectores productivos. 2.4 Objetivos Deben indicar lo que se quiere lograr y deben contener el tiempo, cantidad y calidad, los objetivos son las metas concretas, en términos cuantitativos y cualitativos, que se desean alcanzar. Los objetivos se describen en dos direcciones, primero, lo que el comité organizador pretende alcanzar; y segundo, lo que el empresario desea lograr al momento de participar. Y para lograr el impacto deseado se debe tomar en cuenta ambos criterios. Responden a la pregunta: ¿Qué se va a lograr? De tal manera que permitan determinar el fin o las metas que se quieren lograr con la implementación de las actividades. Los objetivos se dividen en generales y específicos y deben responder a los resultados esperados. • Los Objetivos Generales: Se refieren al resultado general de la realización de la feria. • Los Objetivos Específicos: son los que determinan específicamente las diferentes actividades para lograr el objetivo general.

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2.5 Resultados Los resultados deben especificar lo que se logrará al término de la feria. Estos resultados deben describirse en forma cualitativa y cuantitativa. Los resultados es la afirmación de los objetivos. Para poder describirlos deben preguntarse: ¿Qué lograremos? 2.6 Actividades Las actividades que se realizarán durante la feria, se pueden definir según el plan de trabajo de las diferentes comisiones (están integradas por un coordinador, colaboradores y voluntarios, quienes tendrán a su cargo el desarrollo de las actividades que les competen). Las actividades son la forma de cómo se llevará a cabo a feliz término cada Uno de los objetivos y resultados propuestos. Además, permiten identificar los costos que se tendrán previos, durante y después de la feria. Para definir de una forma más eficaz y eficiente las actividades debe pensar en una actividad macro y luego en las específicas que le ayudarán a llevar a feliz término sus objetivos. A continuación se presenta una matriz de acción, que le ayudará a planificar adecuadamente cada una de las actividades. Esta matriz cuenta con cuatro columnas: en la primera, deberá escribir la actividad macro; en la segunda; las subactividades que complementan la actividad principal; la tercera, define a la persona responsable para su realización; y, la cuarta, permitirá identificar el plazo o tiempo para ejecutarla: este puede ser identificado por mes, semana o días.

2.7 Plan de trabajo El cronograma de actividades es el que nos indica el plazo y el tiempo de ejecución de las diferentes actividades. Este cronograma puede ser elaborado por cada comisión de trabajo y un cronograma general que incluya todas las comisiones de trabajo. El cronograma sirve para que los responsables tengan presente el tiempo de realización de las tareas encomendadas, también sirve para llevar el control y el monitoreo de los coordinadores y comité organizador. Se debe tomar en cuenta las fechas planificadas, ya que si no se cumple con el plazo estipulado atrasaría el proceso. Algunas veces es necesario identificar una fecha exacta, indicando el día y mes. En la primera columna, se debe describir las actividades o subactividades de cada comisión; y en las siguientes columnas, se indican los meses con los que cuenta 29

para la ejecución de las actividades; cada mes está dividido en semanas para ser más específicos. Para cada actividad se deben marcar los cuadritos que corresponden al tiempo adecuado.

2.8 Presupuesto La definición del presupuesto está estrechamente ligada con la identificación de las diferentes actividades que realizará cada comisión. El presupuesto debe ser lo más real posible. Contar con un presupuesto general de la feria y con un presupuesto por comisión, es lo ideal, pues permite incluir los gastos de forma más detallada. A continuación se presenta un detalle de un presupuesto general, que refleja las actividades y costos específicos para cada comisión: Comisión

Actividad/ Gasto

Monto estimado

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2.9 Recursos 1. Recursos financieros. Está representado por el dinero, con el que se debe contar para la ejecución de las diferentes actividades. Es primordial contar con el financiamiento, este se basará de acuerdo a los planes de trabajo aprobados por el coordinador general. El financiamiento se debe gestionar desde un año antes de la realización de la feria, si el tiempo es menor, conseguir el recurso financiero será más difícil. Estos recursos pueden lograrse con el apoyo de las municipalidades, instituciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, cooperación internacional y empresa privada. La gestión de estos recursos está a cargo de la comisión de mercadeo y finanzas. Dentro de estos recursos se debe de considerar los gastos de todas las comisiones que se utilizaran, y que incluyen recursos, técnicos y humanos. 2. Recursos técnicos. Responden a la necesidad de contar con el equipo técnico necesario para hacer los contactos y promover la participación. Dentro de éstos se encuentran: computadoras, impresoras, fax, uso de Internet, línea telefónica, software de ruedas, elaboración de catálogos. 3. Recursos humanos. Este tipo de recurso responde a la necesidad de contar con el personal apropiado para la realización de la feria. Dentro de éste se encuentran un coordinador general, coordinadores de las diferentes comisiones, equipo de trabajo y voluntarios. Además, se debe contar con profesionales que estén relacionados con el desarrollo del sector que se va a promover, quienes podrán aportar sus conocimientos de forma voluntaria o contratada por alguna institución. Segunda Etapa: Ejecución de la feria A. Inauguración La inauguración tiene que ser un gran acontecimiento, lo importante es causar un gran impacto en la opinión pública. Esto es muy importante para los patrocinadores, ya que ellos aprovechan estos eventos para promover su marca. Para las autoridades locales hacer una gran inauguración implica invitar a todas las autoridades regionales, sectoriales y nacionales, así como el sector empresarial comprometido con el desarrollo de la región y del país. En la inauguración es necesario presentar alguna novedad que promueva al sector productivo o muy bien puede complementarse con una presentación cultural propia de la región o país. La inauguración es una invitación que permitirá que los organizadores presenten una feria innovadora. Aspectos que se deben tomar en cuenta en un acto de inauguración: 1. Es adecuado hacer la inauguración en el recinto ferial, utilizando el espacio más adecuado para realizarlo. 2. Se debe contar con una mesa principal en la que estarán las personalidades más importantes, como: autoridades locales, regionales o del país anfitrión (intendentes, gobernadores, ministro que representa el sector productivo), además, deben ubicarse a los patrocinadores que han dado el mayor aporte para su realización y el coordinador general de la feria. 3. Elaborar el programa más adecuado, no debe ser muy extenso en su discurso. Dentro del programa se debe considerar un acto cultural de relevancia para la región o país. 4. A parte del acto protocolario, se debe cortar la cinta que indica que el recinto ferial es abierto al público; posteriormente, se hace el recorrido visitando los stands. 5. Al finalizar se debe terminar en un ambiente en el que las autoridades, participantes y organizadores puedan establecer un tipo de comunicación. Lo sugerido en este caso es un coctel o cena, esto dependerá de los costos que esto implique para los organizadores. B. Actividades de promoción Durante la realización de la feria es necesario realizar diferentes actividades que promuevan el desarrollo local. Entre las propuestas de eventos paralelos se tienen: 32

1. Conferencias o foros magistrales. Esta actividad tiene que ver con la formación de los empresarios en temas de relevancia para el desarrollo de la cadena productiva. 2. Premio a la excelencia de la micro y pequeña empresa. Es importante dar un premio a los empresarios que han sobresalido por la innovación, creatividad y calidad de producción, buena atención al cliente, contribución a la creación de fuentes de empleo, espíritu empresarial o apoyo al crecimiento en la economía local. Es un reconocimiento público de la labor empresarial que realiza el productor de la micro, pequeña o mediana empresa y/o instancias de apoyo al desarrollo empresarial. 3. Ruedas de Negocios. Usualmente las ferias tienen un conjunto de eventos paralelos que la hacen más interesante para hacer enlaces más efectivos entre la oferta y la demanda. A pesar que las ferias han nacido con el objetivo de unir la oferta y la demanda con el propósito de hacer negocios e incrementar la compra de productos y/o servicios, la nueva tendencia marca la organización de RUEDAS DE NEGOCIOS C. Monitoreo de las actividades 1. Lista de Chequeo (Check List) El comité organizador debe reunirse diariamente durante los días de la feria para trabajar con base en una lista de chequeo, ésta debe incluir todas las actividades por comisión y verificar el cumplimiento de las mismas. Para facilitar el trabajo, cada coordinador puede contar con un cuadro similar al siguiente:

En la primera columna, se debe describir la actividad o tarea encomendada a la persona responsable. En la segunda, se escribe el nombre de la persona encargada de realizarla. En la tercera, se dibujará una carita, esta puede variar según el avance de cada actividad; por ejemplo, una carita feliz, significa el cumplimiento de la actividad; una carita seria, que la actividad aún está en proceso de ejecutarse; y una triste, es la falta del cumplimiento. En la cuarta columna, se describirán las observaciones o comentarios del atraso de las actividades que aún no se han cumplido y se le deberá dar pronta solución. Este instrumento es muy útil para monitorear las actividades realizadas durante las etapas de la feria. 2. Instrumentos para el monitoreo Durante la feria, es importante desarrollar una estrategia que permita controlar el ingreso del público, para cuantificar la asistencia durante los días de la feria, así como recoger la opinión de los visitantes con respecto a los productos, servicio de atención al cliente y los servicios que se derivan de la feria. Estos datos serán útiles para los organizadores al momento de evaluar si los objetivos se cumplieron y si obtuvieron los resultados esperados. A continuación se presenta un instrumento que permitirá identificar algunos aspectos importantes para medir la calidad de la feria:

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También es importante controlar el movimiento económico, ya que permite realizar un balance de la importancia de la feria y si ha causado el impacto económico esperado. Por lo tanto, debe existir un equipo específico que constantemente entreviste a los empresarios participantes tanto de la oferta y de la demanda con instrumentos de verificación (encuestas o entrevistas): Los datos recopilados en ambos instrumentos, deben ser procesados por un equipo técnico durante los días de la feria, y comunicar los resultados obtenidos a los organizadores de ésta. Asimismo, el comité debe revisar los resultados por día de los instrumentos (encuestas o entrevistas) y si existen debilidades, se deberán resolver los problemas.

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D. Clausura La clausura es el cierre del recinto ferial y de las actividades de la feria. Esta actividad estará a cargo de la comisión de inauguración y logística. Esta actividad muchas veces es pasada por alto y no debería ser así, ya que la clausura permitirá que los participantes, patrocinadores y autoridades conozcan los resultados de la feria. Dentro de estos resultados se enumeran los siguientes: 1. Número de visitantes. 2. Número de participantes. 3. Cantidad de negocios cerrados. 4. Total de gastos para la realización de las diferentes actividades, planificadas y ejecutadas. 5. Premio a las mejores empresas en montaje de stand, atención al cliente, etcétera. Tercera Etapa: Post-feria (Evaluación y monitoreo) A. El desmontaje El desmontaje de los stands, estará a cargo de la comisión de stands, deberá de cuidarse que el recinto ferial utilizado para la ubicación de los stands quede en las mismas condiciones en que fue recibido. Los materiales y equipo utilizado deberán de ser guardados y conservarlo en un lugar apropiado para utilizarlos en próximos eventos. Así mismo, debe cuidarse que los participantes no desmonten su stand antes de la clausura de la feria. B. Balance general La comisión de finanzas y mercadeo tiene la responsabilidad de elaborar todos los documentos contables en donde se especifiquen los gastos e ingresos de las actividades de la feria. Además deben liquidar todos los pagos pendientes que hayan quedado, como créditos obtenidos o préstamos por la adquisición de materiales o equipo. Esta comisión debe elaborar un informe del balance, conclusiones y recomendaciones. Posteriormente, esta comisión debe encargarse de informar a los patrocinadores y donantes sobre los resultados financieros de la feria, junto con los resultados obtenidos. Esto garantizará la transparencia del uso de los recursos y apoyará la posibilidad de contar con apoyo para la siguiente feria que se realice. El balance general debe ser respaldado por las facturas o recibos contables. C. Memoria de la feria Al finalizar la feria, el comité organizador deberá reunir los resultados de todas las comisiones, describir las experiencias obtenidas, los impactos causados tanto negativos como positivos. La memoria de la feria es un documento, el cual debe ser escrito por una persona que tenga conocimientos de la elaboración del mismo, en este caso puede ser un profesional con experiencia. El informe de los resultados de la feria debe contar con la siguiente información: 1. Introducción 2. Antecedentes 3. Objetivos 4. Resultados previstos 5. Estrategias 6. Actividades 7. Comité Organizador (comisión - responsable) 8. Resultados de las actividades realizadas por cada comisión a. Inauguración b. Exposición de productos c. Panel foro d. Ruedas de Negocios e. Promoción 35

f. Gastronomía g. Voluntariado h. Finanzas y mercadeo 9. Evaluación de las comisiones (se lleva a cabo haciendo una autoevaluación)

10. Conclusiones 11. Recomendaciones 12. Anexos La elaboración del informe tiene como objetivo ser una memoria de labores para el comité organizador. A través de este documento, podrán analizar los aciertos y los problemas que transcurrieron en ferias anteriores; y de servir como experiencia para mejorar la planificación de una próxima feria. El informe podrá ser publicado en forma resumida en boletines de información de los sectores productivos a los cuales fue dirigida la feria; y de esta forma, los empresarios participantes podrán enterarse de los resultados obtenidos de la feria. D. Instrumentos para evaluar el impacto La feria debe ser evaluada desde tres ámbitos: desde el punto de vista de los visitantes, de los participantes y de los organizadores. Estos puntos de vista pueden ser evaluados a través de los instrumentos de entrevistas y encuestas. Estos instrumentos deben ser apropiados y concretos para poder determinar el éxito de la feria. A continuación se presentan dos ejemplos (vistos anteriormente en el monitoreo de las actividades).

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La información de las entrevistas y encuestas puede ser recolectada por un grupo de voluntarios, durante los días de la feria y lo pueden hacer por turnos. Posteriormente se deberán tabular los resultados para conocer el impacto de la feria. Esto determina el éxito del evento. E. Monitoreo de los resultados Este monitoreo se puede llevar a cabo en dos formas: la primera, es analizar el crecimiento económico de las empresas participantes, especialmente si su crecimiento ha sido causado por el efecto de la feria. Esto garantizará que las ferias es su mejor opción en el tema de promoción y marketing empresarial. Este monitoreo puede hacerse por medio de visitas a las empresas y recoger la información válida para el análisis; y, la segunda, está enfocada hacia el ámbito local, observando el desarrollo del sector productivo y el impacto causado en el crecimiento de las PyME´s. Por ejemplo: al promover un sector, el resultado a uno o dos años plazo, es el incremento de éstas debido al impacto causado en el crecimiento económico de las empresas, nuevas personas acreditan nuevos negocios y la reacción es el desencadenamiento de nuevas empresas y empleos. Si se lograron dichos impactos nos da como resultado que las ferias sí han cumplido con los objetivos propuestos. Estos resultados son los más importantes al momento de analizar el impacto causado por la organización, planificación y montaje de esta herramienta de Servicio de Desarrollo Empresarial. Bibliografía Portal de Información de C.F.I. de Argentina: http://cfi.org.ar/ Sitio Oficial de Emprendedores http://www.desarrollosocial.gob.ar/denuestratierra

de

Nuestra

tierra:

Sitio de MATRA: https://www.facebook.com/MATRA-Mercado-Nacional-deArtesan%C3%ADas-Tradicionales-de-la-Argentina-1405244953031672/ Sitio web de la Secretaría de Cultura de Salta: http://www.culturasalta.gov.ar/ 37

Sitio Web de https://www.renatra.gob.ar/renatrhttp://www.culturasalta.gov.ar/a

Renatra:

Portal de la Cámara de Comercio de Salta: http://www.comerciosalta.com/ Portal Social de la Secretaría de Comercio de https://www.facebook.com/Secretar%C3%ADa-de-Industria-Comercio-yFinanciamiento-de-Salta-529993960462663/.

Salta, Argentina, año 2018

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Salta:

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