Cae

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL

IMPLEMENTACION DEL CAE SECCIONAL SANTANDER

ELABORADO POR: ELIUD GARCIA MORENO

CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA SECCIONAL SANTANDER DE QUILICHAO AGOSTO 15 DE 2008

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL

IMPLEMENTACION DEL CAE SECCIONAL SANTANDER

ELABORADO POR: ELIUD GARCIA MORENO

DIRIGIDO A: JOSE LUIS SARRIA PATIÑO CORDINADOR CAE POPAYAN

CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA SECCIONAL SANTANDER DE QUILICHAO AGOSTO 15 DE 2008

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INTRODUCCION

EL presente programa da un diagnostico visible a los cambios a implementar en la Camara de comercio seccional Santander dando prioridad a el CAE como centro de atención empresarial viendo la necesidad de los empresarios en hacer utilización de esta, como medio de simplificación de trámites en constitución de empresas. Como seguimiento daremos uso a la implementación del programa ya aplicado en la Camara de comercio de la sede principal de Popayán que ya implementa el servicio del centro de atención empresarial.

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1. ANTECEDENTES

Este programa

busca implementar los procesos de simplificación para la

creación de empresas, cuyo propósito es agilizar los trámites de creación de empresas en montaje del CAE coordinado desde la sede principal de la Camara de comercio de Popayán en uso de implementación a la seccional Santander de Quilichao.

2. JUSTIFICACION

La preocupación siempre ha sido y será la de dar a los clientes el mejor servicios, por esta causa es importante llevar a cabo la integración del CAE ya que gracias a esto permite ampliar

los servicios en la cámaras de comercio

dando cobertura a satisfacer las necesidades de los clientes en función de diligenciar los trámites de creación de empresas Desarrollando esta gran idea se satisface aquellas personas que buscan el bienestar

para

su

negocio

en

condiciones

de

legalización

evitando

perturbaciones con otras identidades públicas que proporcione el cierre del negocio por el estilo. Al hacer factible la vinculación del programa hace necesario de usar ciertos recursos que son motivos para la ejecución del CAE en la seccional Santander como: •

Recursos humanos

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•

Recursos técnicos

RECURSO HUMANO

Dentro del recurso humano es considerable proporcionar métodos en contratación, delegar funciones, capacitación, destinado el programa CAE, para este efecto aplica las capacitaciones, delegar funciones para los cargos de departamentos en: REGISTRO, CONEXIÓN, EMPREARIAL, ASESORIA ESPECIALIZADA, y la contratación solo se hará a personas que desempeñen la función asignada reacuerdo al proceso tales a tener en cuenta: aprendices. Antes de implantar la administración del recurso humano, es necesario visualizar el proceso de información para el programa CAE de la seccional Santander como se prevé en el proceso de retroinformación esta permite que cada empleado conozca la información

y sea utilizada

positivamente haciendo que continué con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades laborales.

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PROCESO DE RETROINFORMACION EN APLICATIVO INTERNO CAE

CAE

INFORMACION

D E P T O

REGISTRÓ PUBLICOS

PROMOCION Y DE SARROLLO

ASESORIA ESPECIALIZADA (Ab 03)

CAJA (Co4)

CONEXIÓN EMPRESARIAL

CAJA (C14)

DIGITALIZACION (D18) RETROINFORMACION DIGITACION (D09)

USUARIOS

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NECESIDADES DEL PROGRAMA

1. ORIENTADOR DE TERMINALES DE AUTOCONSULTA Esta función se prevé utilizar a través de contrataciones a aprendices. El contrato a el aprendiz es una forma de dar formalidad a una persona natural dentro de sus actividades de aprendizaje, en convenio con instituciones. El cargo que se le asignara al aprendiz es el de autoconsulta que tiene las siguientes funciones:

• Dar información clara del proceso de manejo de pantallas de acutoconsulta al usuario, en temas de acceso directo a la Página Web de la Cámara de Comercio de Cauca, RUE y crear empresa, consulta de homonimia de empresas. •

Invitar al usuario de participar en los servicios prestados

•

Capaz de solucionar inquietudes dadas por el cliente.

•

Tener la habilidad de relaciones interpersonales al servicio al cliente.

•

Capacidad de expresarse de manera oral y escrita.

2. CAPACITACION Implementar capitación en temas concretos específicamente en los que se basa el CAE, incorporando una retroalimentación en vista de planes futuros esto aplicaría al personal de la Cámara de Comercio de la seccional Santander para dar claridad al objetivo de lo que se plantea.

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3. DELEGAR FUNCIONES DEL CAE DEPARTAMENTOS DIRECTORA SECCIONAL SANTANDER REGISTRO CAJA AUXILIAR DE REGISTRO 2

FUNCIONARIOS IVANA GONZALES RODRIGUEZ

JAVIER ENRIQUE PAZ ANGULO CAJA AUXILIAR XIMENA DE REGISTRO 2 SALAZAR DIGITALIZACIÓN XIMENA SALAZAR DIGITACIÓN MARIA DEL SOCORRO MEDINA RIOJA ASESORIA AIDA VELASCO ESPECIALIZADA SARRIA CONEXIÓN EMPRESARIAL FORMALÍZATE LUZ ELENA CADENA PROMOTOR DE ANDRES FORMACION RAFAEL EMPRESARIAL AGUILAR GUAUÑA CORDINADORA DE PORMOCIÓN Y DESARROLLO ORIENTADOR DE AUTOCONSULTA

MARIA MILENA BANGUERO

APRENDIZ

FUNCIONES

OBSERVACIO N

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RECURSO MATERIALES En los recursos materiales se provee utilizar volantes o medios publicitarios que permita la promoción del CAE, es necesario abastecer por lo menos 50 volantes por cada departamento, para la entrega de este al usuario para mayor información. RECURSOS TECNICOS RECURSOS TECNICOS DESARROLLO y/o INSTALACIONES Detalles Capacidad Aplica a Sistema Operación de uso EQUIPO DE COMPUTO Marca Capacidad Sistema Operación de uso IMPRESORA Marca o modelo Modo de configuración Operación de uso PANTALLA DE AUTO CONSULTA Marca Operación de uso Características Adecuación del sitio.

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ACTIVIDAD Realizar los contactos con las entidades de la DIAN, PLANEACION MUNICIPAL, CAMARA DE COMERCIO. Realizar una visita a la sede principal de la Cámara de comercio Popayán. Hacer un listado de los recursos necesarios para dar uso al programa cae.

Organizar y desarrollar una planeación estratégica en cuanto a la aplicación del CAE en función de las entidades (DIAN, PLANEACION MUNICIPAL, CAMARA DE COMERCIO). Difundir la información al personal de la seccional Santander. Definir un orientador de

•

•

•

•

•

OBJETIVO Obtener la asesoría y el apoyo necesario para realizar el CAE Identificar que factores del CAE son de aplicables para la seccional Santander lograr una planeación en cuanto a los recursos necesarios.

Se prevé utilizar la ayuda de las entidades para el proceso de simplificación Dar una retroinformación clara respecto a la aplicación del CAE. Identificar que

CUANDO

RESPONSABLE ELIUD GARCIA MORENO.

BOSERVACIONES Lograr integrar las entidades al programa.

ELIUD GARCIA MORENO.

Tomar nota de los factores que son favorables para dar seguimiento al programa. El modelo de presentación del CAE Popayán ayuda a realizar la planeación en aplicación de la seccional Santander. Se plantea organizar el programa de trabajo con las entidades para la ejecución del CAE.

20 de Agosto 2008

20 de agosto 2008 ELIUD GARCIA MORENO. 21 de agosto 2008

25 de agosto 2008

27 de agosto 2008 1 de septiembre

ELIUD GARCIA MORENO. entidades (DIAN, PLANEACION MUNICIPAL, CAMARA DE COMERCIO). ELIUD GARCIA MORENO.

Aplicar el proceso de retroinformación

El responsable de

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL apoyo al programa CAE.

Capacitación a la personal de la seccional Santander.

Delegar función al proceso de información de los terminales de autoconsulta.

•

•

persona cumple la función de llevar acabo el programa CAE como (punto de ventanilla de información) Capacitar en los temas de los procesos de simplificación para uso del programa CAE Asignar a una persona de llevar a cargo los terminales de autoconsulta

llevar la ejecución del CAE, recibirá capacitación.

2008

3,4 de septiembre 2008

CAMARA DE COMERCIO SEDE PRINCIPAL POPAYAN

4,5 de septiembre 2008

Solicitar la adecuación necesaria para la implementación del CAE seccional Santander.

•

Disponer de los equipos e insumos para la ejecución del CAE.

8,15 de septiembre 2008

ELIUD GARCIA MORENO.

Solicitar la capacitación a al sede principal de la Camara de comercio Popayán

Opciones: 1. se ha previsto utilizar un aprendiz para la función de los terminales de autoconsulta 2. se ha previsto utilizar al personal interno determinar la función de los terminales de autoconsulta adecuación de las terminales para que tengan muebles auxiliares (mesa y silla) y un Mouse funcional que faciliten

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Describir los cargos que están asignados a la prestación del servicio del CAE

•

Convenio con agencia para la entrega de certificados a domicilios.

•

Capacitar al personal en el cumplimiento de los protocolos de servicio.

•

Describir los cargos que están asignados a la prestación del servicio del CAE Brindarle al cliente un servicio de entrega de certificados a domicilio

Realizar protocolo de atención para el empresario

ELIUD GARCIA MORENO. 17,22 septiembre 2008

23 de septiembre

23,24 septiembre 2008

ELIUD GARCIA MORENO.

su utilización por parte del cliente..Entre otros. Estos incluyen los cargos de registro, asesoria especializada, promoción y desarrollo. • Se ha previsto ofrecer un servicio de entrega de certificados a domicilios, con una tarifa de mil pesos 1000 • Diagrama de proceso fácil interpretación

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LISTA DE CHEQUEO DE IMPLEMENTACION DE CAE SECCIONAL SANTANDER

PREGUNTAS ALCANCE 1. La ciudad tiene más de una sede? 2. Si la respuesta es SI, las otras sedes están consideradas dentro de la implementación? PUNTO DE INFORMACIÓN 1. El punto de información se identifica como tal? Tiene el logo CAE? Se denomina INFORMACIÓN? 2. Está en la primera zona de acceso de la sede? 3. Está definido un funcionario asignado para atender la demanda de servicios de información? 4. El punto de información actúa como filtro para la asignación de turno? 4.1 Si la respuesta es Si a. Está prevista la asignación del computador para la administración del turno? b. Está prevista la impresora para el turno? c. Está previsto dentro de los turnos del sistema una opción específica para creación de empresas? d. El funcionario ya fue capacitado para asumir el rol de informador del proceso CAE? d.1 Si la respuesta es SI, hable con el informador y haga unas preguntas de fogueo y validación sobre cuándo y qué fue lo que

SI

NO

OBSERVACIONES

X NA X X X X

Aun no se ha determinado la función de quien atenderá el Servicio. Cuando se establezca se tendría el punto de información

X X X X X X

Existe un turnero solamente con un una función Existe un turnero solamente con un una función Aun no se asignado la el personal responsable

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL le dieron en capacitación, temas CIEL, manejo del cliente CAE, etc. d.2 Si la respuesta es NO, solicitar capacitación urgente y envío de evidencia a Bogotá. e. Está previsto el material que se entregará por el informador a clientes? Deben preverse como mínimo 1 volante y 1 plegable persona natural/persona jurídica f. Está diseñado y estará listo para la circulación al lanzamiento el material? 4.2 Si la respuesta es NO a la administración del turno a. Cómo está previsto el filtro de servicio? b. Dónde va a estar instalado el pedestal? c. Quién informa dónde se encuentra el pedestal y quien apoya al usuario? d. Quién va a financiar el pedestal? e. Dentro de los nombres de los botones del pedestal está previsto un turno específico y claramente referenciado para creación de empresas independiente al resto de servicios? 4.3 Dentro del proceso previsto por la Cámara para información cuánto es el estándar de tiempo de atención esperado del informador? Si se prevé un tiempo mayor a 30 segundos, revisar el modelo previsto por la ciudad, explicar el detalle y tomar nota de lo evaluado para futuras recomendaciones. 4.4 La señalización del punto de información prevé una convención de color? ASESORÍA ESPECIALIZADA 1. Existe un punto de asesoría especializada CAE? 2. El punto de asesoría especializada CAE está previsto en el diseño arquitectónico? 3. La estación de trabajo del asesor especializado cuenta con escritorio adecuado para la prestación del servicio y la

Al definir el funcionario se solicitara la capacitación

X X X -

?

X ESTA FUNCION LA APLICARIA LA ABOGADA AUXILIAR (AB-03) X X X

Seccional Santander oficinas

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL instalación de los elementos de apoyo? 4. Para el caso en que no hubo remodelación y cambio de muebles, esta estación tiene condiciones adecuadas? 5. La estación de trabajo del asesor cuenta con computador? Hacer énfasis en que este es uno de los computadores asignados por el Proyecto. 6. La estación de trabajo tiene acceso permanente a Internet? 7. Se ha previsto la impresora para el asesor especializado con destino a apoyar el proceso RUT, uso de suelo, impresión de formularios, etc.? 8. Tiene línea telefónica habilitada? 9. El asesor especializado tendrá el material impreso para entregar a los empresarios? Volante/Plegable. 10. La estación de trabajo del asesor especializado prevé las sillas para atender al público? 11. La disposición física del computador y las sillas permite que el empresario pueda ser asistido en los servicios virtuales? 12. El punto de asesoría está señalizado? 13. Tiene el logo CAE 14. Se denomina ASESORÍA ESPECIALIZADA 15. Tiene la convención de color amarilla? 16. Tiene display para llamar al turno? 17. El asesor especializado puede redireccionar el turno a ventanilla cuando ha culminado la asesoría? 18. El asesor especializado está definido? Qué perfil tiene? 19. El asesor especializado ya fue capacitado en los temas del nuevo proceso CAE? 20. El asesor especializado ya fue capacitado por los funcionarios de las entidades municipales? a. Secretaría de Planeación (uso de suelo y notificación de apertura de la empresa)

Confortable para atender a las necesidades del cliente

X

Existía antes de la adecuación del proyecto X X X

Solo el diligenciamiento de los certificados lo hacen los cajeros de registro

X X Exclusivamente hay 2 sillas

X X

Solo se dispone de un equipo de computo para el asesor

X X X X X X X X X X

Esta definido quien cumpla esta función es la aboga auxiliar AB-03 seccional Santander. Se solicita la capacitación para el asesor

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL b. Hacienda (registro de industria y comercio) c. Salud (cumplimiento de temas sanitarios) d. Ambiente (cumplimiento de temas ambientales) e. Gobierno (control a establecimientos) f. Bomberos (seguridad e incendios) g. Proceso notarial (minutas virtuales y envío de escrituras con firma digital) h. DIAN (Pre-rut, asignación NIT, formalización, responsabilidades tributarias) 21. El asesor especializado ya fue capacitado y entrenado en temas de servicio CAE? 22. Todos los temas de capacitación validarlos y foguearlos con las personas designadas. 23. De acuerdo al volumen de operaciones de la Cámara el personal para asesoría especializada se estima suficiente? 24. Dentro del modelo previsto, cuál es el tiempo de atención personalizada por cliente? Si es menor a 20 minutos, revisar y discutir el modelo y advertir riesgos. 25. Dentro del modelo previsto y según el tráfico de personas de creación de empresas en sede, cuál es el tiempo de espera estimado para pasar a turno de atención especializada? Si el tiempo es mayor a 20 minutos, revisar el modelo. TERMINALES DE AUTOCONSULTA 1. Están previstos los terminales de autoconsulta dentro de la implementación? Mínimo 2 terminales puestos por el Proyecto. 2. Tienen un espacio físico dentro de la propuesta arquitectónica? Verificar que el espacio es adecuado, se encuentra dentro del espacio de atención de la sede. 3. Tiene conexión a internet? 4. Ya se previeron los diseños y adquisición de los muebles de autoconsulta? Si es así, revisar propuesta para que sea

X X X X X X X X X X Se tendrá en cuenta el mismo modelo de Popayán ?

? Se prevé la utilización de pantalla de autoconsulta suplantando los terminales de autoconsulta. Solo se dispone de uno

X

Esta ubicado en la parte inferior de la sala de espera como lo de muestra el anexo 2 de auto consulta

X X X

Se tendrá en cuenta la misma adquisición de los mubles de Popayán

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL funcional y práctica para el usuario. (espacio para que diligencie físicamente, espacio para el mouse) 5. El modelo de prestación del servicio en terminales con el empresario es sentado o de pie? 6. Si la ciudad lanza el servicio con Portal,.. la interfaz del Terminal es el Portal? 7. Si la ciudad aún no lanza el servicio con el Portal, cuál es la interfaz que ha previsto mientras tanto? Qué tipo de información sobre creación de empresas? Sugerir por ejemplo, el RUE o una página provisional de consultas desde la página de Cámara con links básicos. (No suponga gran cosa) 8. Los Terminales tienen bloqueados los accesos a internet público? Bloqueos de seguridad y configuración. 9. Cómo ha previsto la impresión de consultas y documentos de interés para el empresario desde las Terminales? Abierta? Controlada? A través de quién? Qué impresora prestará el servicio? Sea cual sea la respuesta, debe existir servicio de impresión. 10. Tiene señalizados las estaciones de Terminales? 11. Tiene la convención de color azul? 12. Tiene el logo CAE? 13. Se denomina TERMINALES DE AUTOCONSULTA? 14. Se tiene algún instructivo básico de uso de las terminales para el proceso de creación de empresas? 15. Se ha considerado algún mecanismo de soporte inicial al uso de los Terminales? Orientadores, personal de apoyo... VENTANILLAS ÚNICAS 1. Todas las ventanillas de las sedes son Ventanillas Únicas? 2. Estarían en condiciones las ventanillas únicas de recibir todas las transacciones incluida creación de empresas? 3. Están señalizadas todas las ventanillas como ventanillas

X ?

La prestación de autoconsultas se hará de pie Portal www.crearempresa.com.co

?

x x X

En al seccional Santander funcionan 2 ventanillas únicas

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL únicas? 4. Tienen el logo CAE? 5. Tienen la convención de color roja? 6. Todas las ventanillas están en capacidad de llamar un turno de creación de empresas? 7. Todas las ventanillas cuentan con el display de llamado a turno? 8. Los funcionarios de las ventanillas podrán: - Recibir documentación - Formalizar la solicitud - Liquidar - Recaudar - Imprimir Si observa fragmentación del proceso y exceso de contactos, advertir y dar las recomendaciones del caso. 9. El funcionario estará en condiciones de soportar el proceso final de certificado Cámara y formalización del RUT . 10. El funcionario tendrá acceso a impresión?

X X X

Aplica un turnero específicamente para desempeñar una función

X

Aplica un turnero específicamente para desempeñar una función Solo hay (dos 2) funcionarios auxiliares de registro, para la simplificación es necesario revisar el procedimiento

X

X

X 11. El funcionario está capacitado en los temas del proceso CAE? 12. El funcionario está habilitado para ser formalizador del RUT? 13. El funcionario está capacitado para direccionar al empresario en la forma de conocer el estado de su proceso? 14. El funcionario conoce cuál es el tiempo que debe comunicar al empresario sobre el plazo para resolver la solicitud? 15. Está asegurado que la Ventanilla Única será la unica receptora de los trámites integrados? O en su defecto

X X X X X

Se recibirá capacitación Después de la capacitación suministrada

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL 15.1 Alguna entidad considera mantener la recepción paralela de solicitudes en su sede de atención? SEDE DE MANERA GENERAL 1. Existen sillas en la sala de espera para la atención al público? 2. El tablero de información muestra el circuito de los 4 puntos de atención del modelo CAE? 3. Disponen los empresarios de espacio adecuado para el diligenciamiento de formularios? 4. Se encuentra algún elemento que identifique el CAE en la primera zona de acceso de la sede? FUNCIONAMIENTO DEL PROCESO SIMPLIFICADO

X

X NA

Hasta ahora planeación municipal no hadado el visto bueno al procedimiento. Cuenta con 20 sillas en seccional Santander No existe

NA X

1. NOTARIAL 1.1 Existe como mínimo 1 notario dispuesto a integrarse al modelo? a. El notario ya firmo o tiene previsto firmar el convenio? a.1 Para la consulta de nombre desde Notaría? a.2 Recepción de las minutas y revisión de las mismas por internet desde las Notarías? a.3 Envío electrónico de la imagen de la escritura con firma digital a la Cámara, 1.2 El notario ya cuenta con firma digital? 1.3 El notario ya cuenta con escáner? 1.4 El notario cuenta con acceso permanente a internet? 1.5 El notario cuenta con un computador dispuesto para el servicio? 1.6 Está definida la cuenta de correo a través de la cual llega la minuta? 1.7 Está previsto el funcionario que actuará alterno al notario para la recepción y envío? Tiene previsto en ese caso el

X

Existe un notario X X

Pocos recursos Tecnológicos para el programa Pocos recursos Tecnológicos

X

Pocos recursos Tecnológicos

X X X X

Pocos recursos Tecnológicos Pocos recursos Tecnológicos Pocos recursos Tecnológicos Cuenta con un computador, no cuenta para el servicio del Programa Pocos recursos Tecnológicos no existe un en vio de minutas por correos

X

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL certificado digital adicional? 1.8 Cuándo está previsto la habilitación del servicio notarial? 1.9 Cuándo se ha previsto la capacitación específica del Notario y su alterno si es el caso? 1.10 La Cámara ya ha previsto cómo va a orientar al cliente en Notario sobre el uso de minuta virtual? 1.11 Se ha previsto una estrategia de divulgación del servicio en las Notarías? Y en la Cámara? 1.12 Cuál es el plazo acordado entre Notaría y Cámara para:

X X

A un no se prevee ningún convenio por falta de recursos Tecnológicos Inversión en equipos y capacitación, no amerita utilizarlo

a. La aprobación de la minutas b. La remisión de escrituras ya firmadas En general, el proceso en Notaria en circunstancias normales y si el cliente hace uso de la plataforma, debe ser de máximo 1 día. 1.13 Se ha previsto con la Notaría cómo van a comunicar al empresario la aprobación de minutas para firma? 2. NOTARIAL EN CÁMARA 2.1 La Cámara ya definió si va a hacer revisión de las minutas antes de firma simultáneamente con la revisión del notario? (Este es un servicio opcional, no obligatorio) 2.2 La Cámara ya ha previsto cómo va a orientar al cliente en sede sobre el uso de minuta virtual? 2.3 Ya se definió cuál abogado será el responsable de recibir la escritura y cómo se va a manejar el proceso una vez ingrese el documento? Ya se definió (notificar) con el Notario quién es y a qué correo se va a direccionar esta información? 2.4 Ya se previó la estrategia de promoción y difusión del servicio notarial en las sedes de la Cámara? 2.5 Ya se previó como se va a integrar el nuevo proceso notarial

X

No se va aplicar

X

No se va aplicar

X

No se va aplicar

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL con el proceso de registro de Cámara? 2.6 La Cámara ha previsto el consumo de información de la escritura para la alimentación automática del registro? Si es así, ya previó los desarrollos informáticos complementarios? 2.7 Se ha previsto el despliegue de la capacitación para todos los funcionarios involucrados en el nuevo proceso? 3. DIAN 3.1 El proceso de integración de DIAN en la ciudad involucra: a. La asistencia directa al empresario para el diligenciamiento del preRUT? b. La asignación de NIT c. La formalización del RUT y la impresión del documento final? 3.2 El asesor especializado o algún funcionario de la Cámara está entrenado y habilitado para asistir el diligenciamiento del Prerut? Verificar que tiene computador, conexión a internet 3.3 Ya está capacitado el funcionario que va a ejercer el rol de asistencia? Maneja responsabilidades tributarias? 3.4 Cómo se ha previsto el manejo del formulario Prerut a nivel de la solicitud a radicar en Cámara...Se va a imprimir? Se va a hacer presentación personal sobre este documento? Si es así, está prevista la impresora para cumplir este rol? 3.5 En cuanto a la asignación del NIT cuánto tiempo tarda la Cámara entre la recepción de la solicitud y el envío de la información a DIAN. Cuántas veces al día? O cada cuántos días? Si es mayor a un día es crítico. 3.6 Cuánto tiempo ha previsto la Cámara para la alimentación de la información del NIT en el certificado de Cámara? Si no es el mismo día de respuesta del NIT alertar, 3.7 Se encuentra definido quién realiza las funciones de formalización del RUT? Esta persona debe tener acceso a impresora con posibilidades de papel blanco, acceso a internet

X X

Desarrollo de programas directo de DIAN Capacitación al Funcionario

X X X

Capacitación en asignación del Pre-Rut

X

Capacitación de solicitarle a la DIAN

X

La presentación del documento se va hacer en presentación personal para mayor facilidad

X

Preguntar al funcionario Camara sobre el procedimiento de solicitud DIAN

X

A un no esta definido el funcionario

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL y habilitación como usuario de la DIAN. 3.8 Se encuentra capacitado el personal de caja para orientar al cliente sobre el servicio adicional de formalización del RUT? Es posible entregarlo simultáneamente con el primer certificado de Cámara? 4. REGISTRO MERCANTIL 4.1 Cuánto tiempo tarda la Cámara actualmente para: a. Registrar una persona natural b. Registrar una persona jurídica 4.2 Dentro del modelo de simplificación, cómo espera mejorarse este estándar de tiempo? Si es mayor a 1 día para PN y para PJ revisar el modelo. 4.3 Desde el momento del registro y hasta la emisión del certificado cuánto tiempo transcurre? Si no sucede el mismo día advertir. 4.4 Se ha evaluado la carga de trabajo de los abogados para revisar los flujos y tiempos de respuesta? Existe la capacidad para evacuar documentos de creación de empresa en 1 día? 5. REGISTRO DE LIBROS 5.1 Se ha previsto la integración del proceso de registro de libros en el modelo CAE? a. Presencial a.1 Puede un empresario hacer la solicitud de libros de comercio simultáneamente al proceso de solicitud del registro? Voluntariamente. a.2 Se ha diseñado el proceso que garantiza que la solicitud de libros se active una vez aprobado el registro mercantil? a.3 Se ha definido el proceso que permite que el interesado reclame sus libros registrados al mismo momento de la reclamación del primer certificado?

X

Falta la capacitación

X X

(Lo normal es 5 días)no se sabe (lo normal es sociedades 3 días esal 5 días Revisar el procedimiento

X X

Si mas de un día

X

Si existe en el programa

?

Proceso de Popayán

X ? ? ?

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL a.4 Se logrará dar respuesta a la solicitud integral de registro y libros en 1 día? a.5 Ya se previó la figura de venta de libros de comercio? a.6 Ya se determinaron los formatos de libros a vender? a.7 Ya se determinaron las tarifas de los libros? a.8 Se prevé la figura de la entrega a domicilio? a.9 Se determinaron los costos de entrega a domicilio? a.10 Ya se determinó el proceso operativo de venta y entrega a domicilio de libros de comercio? a.11 Cuenta con la impresora adecuada para la firma de libros de comercio? 6. CERTIFICADOS

?

6.1 Se ha previsto la integración del proceso de primer certificado en el modelo CAE? a. Puede un empresario hacer la solicitud de entrega de certificado a domicilio simultáneamente al proceso de solicitud del registro? Voluntariamente. b. Se ha diseñado el proceso que garantiza que el certificado o certificados se entreguen a domicilio opcionalmente posterior el registro mercantil? c. En cuánto tiempo se garantiza la entrega de la solicitud de certificado a domicilio? d. Ya se determinaron las tarifas de entrega a domicilio? e. Ya se determinó el proceso operativo de venta y entrega a domicilio de certificado? 7. SECRETARIA DE HACIENDA

?

7.1 Se encuentra el proceso de industria y comercio municipal integrado al modelo? 7.2 Este proceso será gratuito? O queda vigente algún cobro? 7.3 Ya se definieron los campos de información que se van a

?

? ? ? ? ? ? ?

? Asumir el costo del domicilio actualmente $1000 Máx. 24 h. $1000 X

? ?

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL incorporar al formulario? Revisar validez de los campos propuestos, 7.4 Ya se definió con qué periodicidad se va a remitir la información de nuevas empresas a Hacienda? Debe ser el mismo día del registro y asignación del NIT. 7.5 El proceso tiene garantizado que el interesado no deberá ir por ninguna razón a la Alcaldía para terminar su trámite de registro? 7.6 Ya se definió con Hacienda la codificación económica CIIU a utilizar? Se homologa al de Cámara? O existe otra codificación? Se podrán entender. 7.7 Ya se definió con Hacienda a través de qué mecanismo confirma la recepción de la información? 7.8 Ya se definió con Hacienda la información que se va a incluir en el certificado de Cámara frente a este trámite? 7.9 Ya los funcionarios de Hacienda capacitaron a los funcionarios de Cámara sobre los temas IyC? 7.10 Ya definió Hacienda el material que se desea entregar al empresario en la sede de los CAES? 7.11 Está asegurado que Alcaldía dejará de recibir trámites de registro de industria y comercio? Si se advierte que coexisten el sistema viejo vs. el sistema nuevo alertar. 8. SECRETARIA DE PLANEACIÓN 8.1 Se encuentra el proceso de notificación de apertura de establecimiento integrado al modelo? 8.2 Este proceso será gratuito? O queda vigente algún cobro? 8.3 Ya se definieron los campos de información que se van a incorporar al formulario? Revisar validez de los campos propuestos, 8.4 Ya se definió con qué periodicidad se va a remitir la información de nuevas empresas a Planeación? Debe ser el

? ? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ?

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL mismo día del registro y asignación del NIT y simultáneo a Hacienda. 8.5 El proceso tiene garantizado que el interesado no deberá ir por ninguna razón a Planeación para terminar su trámite de notificación? 8.6 Para Planeación es válida la codificación económica CIIU a utilizar con Hacienda? 8.7 Ya se definió con Planeación a través de qué mecanismo confirma la recepción de la información? 8.8 Ya se definió con Planeación la información que se va a incluir en el certificado de Cámara frente a este trámite? 8.9 Ya los funcionarios de Planeación capacitaron a los funcionarios de Cámara sobre los temas del caso? 8.10 Ya definió Planeación el material que se desea entregar al empresario en la sede de los CAES? 8.11 Está asegurado que Planeación dejará de recibir trámites de notificación? Si se advierte que coexisten el sistema viejo vs. el sistema nuevo alertar. 9. USO DE SUELO - PLANEACIÓN 9.1 Se encuentra el proceso de consulta de uso de suelo integrado al modelo? 9.2 Está garantizada la eliminación del CONCEPTO de uso de suelo en la ciudad como requisito para el proceso de creación de empresas?

? ? ? ? ? ? ?

X X

Del proceso? Del cobro? Del documento? 9.3 El proceso de consulta de uso de suelo será gratuito? O queda vigente algún cobro? 9.4 Cómo ha previsto la Cámara la prestación del servicio de

X

Si se encuentra el proceso de consulta pero no aplica aun

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL consulta de uso de suelo a. A través de la aplicación nacional? a.1 Ya está en proceso de preparación la información de uso de suelo del municipio para cargarla a la aplicación nacional? Cuándo estará lista? Estará lista para el lanzamiento del CAE? b. Con una aplicación propia? b.1 Esta aplicación cumple con las condiciones y estándares definidos por el modelo nacional? b.2 Estará lista la aplicación para el lanzamiento? c. No se ha previsto consulta automatizada c.1 Cómo se va a prestar el servicio de consulta de uso de suelo en la sede CAE? 9.5 Mientras culmina el proceso de habilitación de la consulta, cómo se va a prestar el servicio de consulta de uso de suelo desde el lanzamiento CAE y hasta la salida al aire de la aplicación?

X X

Preparar la instalación de programa en implementación

X X X X X

No se ha definido el modelo en la sede

A través de programas técnicos de sfware

X

La salida que se defina debe garantizar: a. Que no cuesta b. Que no tiene que ir a la Alcaldía c. Que informa si puede o no puede d. Que no se emite papel de prueba de la consulta como una certificación e. Que no se exige como un documento posteriormente 9.6 Ya se definió con Planeación la información que se va a incluir en el certificado de Cámara frente a este trámite? 9.7 Ya los funcionarios de Planeación capacitaron a los funcionarios de Cámara sobre los temas de uso de suelo? 9.8 Ya definió Planeación el material que se desea entregar al empresario en la sede de los CAES sobre regulación de uso de

X

Se esta implementando X

A un no

X

A un no se a entregado al empresario material sobre el uso del suelo

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL suelo? 10. BOMBEROS 10.1 Se encuentra el certificado de bomberos, incendios, seguridad o semejantes eliminado del proceso de creación de empresas? 10.2 Se encuentra eliminado el cobro asociado a este documento? Queda vigente alguna tarifa? 10.3 Ya se definió con qué periodicidad se va a remitir la información de nuevas empresas a Bomberos? 10.4 El proceso tiene garantizado que el interesado no deberá ir por ninguna razón a Bomberos para el proceso de creación de empresa? (Obligado por...) 10.5 Ya se definió con Bomberos a través de qué mecanismo confirma la recepción de la información? 10.6 Ya se definió con Bomberos la información que se va a incluir en el certificado de Cámara frente a este trámite? 10.7 Ya los funcionarios de Bomberos capacitaron a los funcionarios de Cámara sobre los temas del caso? 10.8 Ya definió Bomberos el material que se desea entregar al empresario en la sede de los CAES? 11. SALUD 11.1 Se encuentra el certificado de sanidad, higiene, o semejantes eliminado del proceso de creación de empresas? 11.2 Se encuentra eliminado el cobro asociado a este documento? Queda vigente alguna tarifa? 11.3 Ya se definió con qué periodicidad se va a remitir la información de nuevas empresas a Salud? 11.4 El proceso tiene garantizado que el interesado no deberá ir por ninguna razón a Salud para el proceso de creación de empresa? (Obligado por...) 11.5 Ya se definió con Salud a través de qué mecanismo

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CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL confirma la recepción de la información? 11.6 Ya se definió con Salud la información que se va a incluir en el certificado de Cámara frente a este trámite? 11.7 Ya los funcionarios de Salud capacitaron a los funcionarios de Cámara sobre los temas del caso? 11.8 Ya definió Salud el material que se desea entregar al empresario en la sede de los CAES? 12. AMBIENTE

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12.1 Se encuentra el certificado ambiental o semejantes eliminado del proceso de creación de empresas? 12.2 Se encuentra eliminado el cobro asociado a este documento? Queda vigente alguna tarifa? 12.3 Ya se definió con qué periodicidad se va a remitir la información de nuevas empresas a Ambiente? 12.4 El proceso tiene garantizado que el interesado no deberá ir por ninguna razón a Ambiente para el proceso de creación de empresa? (Obligado por...) 12.5 Ya se definió con Ambiente a través de qué mecanismo confirma la recepción de la información? 12.6 Ya se definió con Ambiente la información que se va a incluir en el certificado de Cámara frente a este trámite? 12.7 Ya los funcionarios de Ambiente capacitaron a los funcionarios de Cámara sobre los temas del caso? 12.7 Ya definió Ambiente el material que se desea entregar al empresario en la sede de los CAES? 13. GOBIERNO

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13.1 El equipo de inspectores de la Alcaldía conoce el proceso de simplificación? 13.2 Sabe qué conceptos y documentos han sido eliminados y no pueden exigirlos?

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CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL 13.3 Han sido capacitados en el nuevo modelo? 13.4 Ya se definió con qué periodicidad se va a remitir la información de nuevas empresas a Gobierno? 13.5 Está definido el proceso que utilizará Gobierno con base en la información de empresas creadas remitida por CAE, para programar las visitas? 13.6 Existe alguna estrategia definida para informar al empresario lo que un Inspector le exigirá en una visita? 13.7 Existe claridad en cuanto al certificado de Cámara de Comercio como único documento a exigir en una visita? Y que los textos adicionados al certificado tienen validez? 14. FORMULARIO UNICO

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14.1 Ya está integrada la propuesta de formulario único? 14.2 Ya está aprobado por todas las partes? 14.3 Los campos de información incorporados son los estrictamente necesarios y no son redundantes entre sí? Verificar... 14.4 Si ya fue aprobado, suministrar copia del mismo (si esta aún no está en Confecámaras) 14.5 Ya se definió cómo será el procesamiento de la información del FU y su envío a las entidades participantes? 14.6 Ya se previó la reproducción de los FU a distribuir en las sedes CAE? 14.7 Dónde y cómo se hará entrega del FU a los empresarios? 15. IMPUESTO DE REGISTRO (DEPARTAMENTAL)

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15.1 El recaudo de impuesto de registro se realiza en Cámara? 15.2 Si la respuesta es NO, ya se previó la firma del convenio correspondiente? 15.3 A partir de qué fecha se podrá realizar el recaudo?

Revisar Popayán colocar color

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Previsto para 1 enero 2009

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL 15.4 Ya se cuenta con la garantía de que el modelo permitirá liquidar y recaudar el impuesto correspondiente? Y en la misma ventanilla única? 16. ACREDITACIÓN 16.1 Ya se acordó con cada una de las entidades el tipo de información que se integrará al certificado de Cámara? 16.2 Ya se hicieron los ajustes necesarios en la plataforma de la Cámara para integrar, imprimir esa información dentro del certificado? 16.3 La Cámara garantiza para el momento del lanzamiento la acreditación de trámites integrados? A la vez con la expedición del primer certificado? 17. CANALES DE INFORMACIÓN DE CÁMARA

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17.1 Página web de la Cámara

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a. Se ha previsto incorporar contenidos del lanzamiento y la existencia del servicio CAE? b. Se ha previsto una página para incorporar información del CAE? c. Para cuando se integre la ciudad al Portal CAE se contará con un link que acceda al mismo desde el Portal de la Cámara? d. Se actualizará la información del Portal de Cámara que tiene relación con el proceso de creación de empresas de acuerdo al nuevo modelo? e. Se tienen garantizada la desactivación de los servicios de Cámara que serán puestos a disposición del Portal CAE? 17.2 Información impresa

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a. El material de apoyo de la Cámara para promocionar o informar sobre el nuevo se han diseñado específicamente para el proceso CAE?

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No se sabe

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Se tiene un link en la pagina de la Camara

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL b. Tiene la identidad del CAE c. Tiene la identidad de Confecámaras d. Tiene la identidad de la Embajada e. Tiene la identidad de la Cámara 17.3 Call Center o Atención Telefónica

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a. Está previsto el mecanismo o la línea telefónica a través de la cual se reciben solicitudes de información por los empresarios? b. Si la Cámara tiene grabación automática, se ha previsto publicitar el servicio CAE? c. La persona de contacto telefónico ha sido capacitada y entrenada para comunicar el proceso CAE y direccionar adecuadamente? d. Si la Cámara tiene audiorespuesta, ha previsto incluir en el menú de opciones creación de empresas dentro de los primeros niveles de prelación? Y que esa opción direccione a la persona adecuada? e. Se han previsto protocolos de atención al empresario estandarizados a distribuir entre los funcionarios que atienden público? 18. OTROS ASUNTOS

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18.1 Ya se definió el esquema de campaña de expectativa previa al lanzamiento? 18.2 Ya se realizaron las invitaciones institucionales a Confecámaras, Embajada y Municipio? 18.3 Las invitaciones integran a las 4 entidades? 18.4 Ya definieron el esquema que prefieren para la circulación de la campaña masiva de promoción y difusión en medios? Ya está previsto el Plan de Medios correspondiente? 18.5 Ya se coordinó el componente de capacitación con la Universidad Sergio Arboleda?

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Aplico a nivel de Popayán

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A nivel Popayán

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Ya se integro

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Solo asistió un funcionario de la seccional Santander Javier Paz

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CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL 19. Ya se ha previsto la conformación del Comité Local Antitrámites? 19.1 Quiénes lo conformarán? * Sector empresarial/Comunidad * Alcaldía * Cámara 19.2 Ya se expidió/adoptó la reglamentación o esquema de operación correspondiente? 19.3 A partir de cuando entraría en operación?

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X Enero 2009

CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL

ANEXO 1 VENTANILLA UNICAS Y PUNTO DE INFORMACION

El punto de información solo cuenta con el espacio adecuado para dar apoyo al CAE, (solo incluye los material necesarios para el desarrollo de este.)

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ANEXO 2 AUTOCONSULTA

El terminal de autoconsulta es un espacio pequeño adecuado para cumplir la implementación de la pantalla de autoconsulta usada para Satisfacer las necesidades en cuanto a información que requiere el usuario.

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ANEXO 3 SALA DE ESPERA

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ANEXO 4 TURNERO

el turnero es un dispositivo utilizado solamente para cumplir la función del orden del turno para el usuario al momento de llegada y solicitar la atención.

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ANEXO 5 TURNERO

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ANEXO 6 LOGO DEL CAE