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MANUAL DE CONTRATACIÓN

2017 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN

4

1. DISPOSICIONES GENERALES

4

1.1. Naturaleza jurídica de y su régimen de contratación

4

1.2. Principios aplicables a la actividad contractual de

4

2. OBJETO, ALCANCE Y DESTINATARIOS

6

2.1. Objeto

6

2.2. Alcance

7

2.3. Destinatarios

7

3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR

7

3.1. Capacidad para contratar

7

3.2. Inhabilidades, Incompatibilidades y Prohibiciones para contratar

8

3.3. Conflictos de Interés

8

3.3.1. Obligación de reportar y declarar conflictos de Interés

8

4. ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE

10

4.1. Etapa de Planeación

10

4.1.1. Plan de Compras de

10

4.1.2. Actividades preparatorias de los procesos de selección de

11

4.2. Etapa Precontractual

12

4.2.1. Estipulaciones Generales para el trámite de la Etapa Precontractual

12

4.2.1.1. Publicidad de la actividad contractual de

12

4.2.1.2. Naturaleza jurídica de los documentos de Solicitud de Propuesta emitidos por 14 4.2.1.3. Aceptación de ofertas por parte de

15

4.2.1.4. Saneamiento y suspensión de los procedimientos de selección de contratistas por parte de 15 4.2.1.5. Evaluación de propuestas por parte de

16

4.2.1.6. Subsanabilidad de Propuestas

16

4.2.1.7. Confidencialidad documental

17

4.2.2. Modalidades de selección de Contratistas

17

4.2.2.1. Invitación Pública:

18

4.2.2.1.1. Requisitos previos a la publicación del Proceso:

18

4.2.2.1.2. Disposiciones especiales aplicables a los procesos de Invitación Pública:

18

4.2.2.2. Invitación Cerrada:

21

4.2.2.2.1. Requisitos previos al inicio del Proceso:

21

4.2.2.2.2. Disposiciones especiales aplicables a los procesos de Invitación Cerrada:

21

4.2.2.3. Contratación Directa:

24

4.2.2.3.1. Requisitos previos al inicio del Proceso:

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4.2.2.3.2. Disposiciones especiales aplicables a los procesos de Contratación Directa: 23 Error! Bookmark not defined. 4.2.3. Contratación con recursos de terceros:

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4.3. Etapa Contractual

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4.3.1. Garantías:

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4.3.1.1. Incumplimiento y Declaración del Siniestro:

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4.3.2. Anticipos:

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4.3.3. Prórrogas, modificaciones y adiciones:

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4.3.4. Suspensión y reanudación de la ejecución Contratos: Error! Bookmark not defined. 4.3.5. Subcontratos:

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4.3.6. Trámite de cuentas de cobro y facturas de contratistas: defined. 4.3.7. Supervisión e interventoría de Contratos:

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4.4. Etapa de Liquidación

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5. ÁREAS ENCARGADAS Y RESPONSABLES

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5.1. Dirección de la actividad contractual

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5.2. Áreas de apoyo

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6. VIGENCIA Y DEROGATORIAS

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INTRODUCCIÓN

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Naturaleza jurídica de ________y su régimen de contratación es una sociedad anónima que se encuentra reguladas por el Código de Comercio, y conforme lo precisan sus Estatutos es una sociedad de economía _______ En atención a su naturaleza jurídica, y especialmente a lo previsto en el artículo 14 de la ley 1150 de 20071, la actividad contractual de se rige por el derecho privado, encontrándose en todo caso sometida a los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto Constitucional y legalmente para la contratación con entidades estatales. El presente Manual pretende asegurar que cumpla con estos preceptos.

1.2. Principios aplicables a la actividad contractual de A partir del artículo 13º de la ley 1150 de 2007, en desarrollo de su actividad contractual aplicará los principios de la función administrativa y de gestión fiscal, previstos respectivamente en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, concordante con los señalados en el artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que resulten aplicables a la actividad de la empresa. Dichos Principios son: •

1

Principio de Igualdad: En virtud de este principio los oferentes y contratistas no serán objeto de trato discriminatorio alguno. Por lo tanto, no concederá ventajas injustificadas en beneficio de ninguno de los participantes y pondrá a disposición de todos ellos la totalidad de la información necesaria para su concurrencia a la actividad contractual de la Empresa.

Subrogado por el artículo 93 de la ley 1474 de 2011.

•

Principio de Imparcialidad: En virtud de este principio en todos los trámites que realice en desarrollo de su actividad contractual, garantizará la plena observancia de todos los derechos de los oferentes y contratistas que intervengan en ella, dándoles igualdad de tratamiento, de conformidad con lo previsto para el efecto en el ordenamiento jurídico vigente.

•

• Principio de Buena Fe: En virtud de este principio todos los que intervienen en la actividad contractual de, actuarán con lealtad y no inducirán a error a sus competidores o contrapartes. Los contratos que celebre obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos.

•

Principio de Moralidad: En virtud de este principio todos los que intervienen en la actividad contractual de están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad; acatando el ordenamiento jurídico aplicable, los Estatutos de la Empresa y las estipulaciones contenidas en el presente.

•

Principio de Publicidad: En virtud de este principio dará a conocer las decisiones de su actividad contractual mediante las publicaciones y/o comunicaciones establecidas en el presente Manual.

•

Principio de Eficacia: En virtud de este principio se tendrá en cuenta que los procedimientos establecidos en el presente Manual y los contratos que de ellos resulten, deben lograr su finalidad, removiendo los obstáculos puramente formales, evitando demoras o retardos injustificados, en procura de salvaguardar los intereses de y el cumplimiento de sus Estatutos.

•

Principio de Eficiencia: En virtud de este principio, en su actividad contractual optimizará sus recursos en función de la satisfacción de sus necesidades.

•

Principio de Equidad: En virtud de este principio la actividad contractual de se enfocará al cumplimiento de su objeto social y de las demás estipulaciones previstas en sus Estatutos.

•

Principio de Economía: En virtud de este principio todos los que intervienen en la actividad contractual de deberán actuar con austeridad y eficiencia, optimizando el uso de tiempo y de los recursos económicos, teniendo como objetivo la adquisición de bienes y servicios de óptima calidad. Las estipulaciones del presente Manual deben interpretarse con plena observancia

al ordenamiento jurídico vigente, y además para agilizar las decisiones y los procedimientos con la menor cantidad de gastos para quienes intervienen en ellos; absteniéndose de exigir más documentos y copias de los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa. •

Principio de Celeridad: En virtud de este principio tiene a su cargo el impulso oficioso de los procedimientos regulados en el presente Manual, adelantándose con diligencia y dentro de los plazos previstos para llevar a cabo las diferentes etapas, evitando dilaciones injustificadas y trámites innecesarios.

•

Principio de Selección Objetiva: En virtud de este principio siempre escogerá la oferta que le resulte más favorable y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva, de conformidad con los requisitos y criterios establecidos por la Empresa.

•

Principio de Planeación: En virtud de este principio buscará maximizar el uso de sus recursos a través de la consideración anticipada de su actividad contractual. En desarrollo de este principio, realizará los estudios previos y diseños que se requieran para que cada uno de los contratos que celebre para satisfacer sus necesidades y el cumplimiento de sus Estatutos.

2. OBJETO, ALCANCE Y DESTINATARIOS

2.1. Objeto A partir del régimen jurídico aplicable a la contratación de, el presente Manual establece las reglas a las que se somete su actividad contractual. En lo no previsto en el presente Manual, la actividad contractual de se regirá por las disposiciones jurídicas del derecho privado, específicamente las contenidas en el código de comercio y en el código civil, aplicando en todo caso los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal y los demás señalados en el numeral 1.2. Una vez se encuentre entre a regir el presente Manual de Contratación, sus disposiciones se entienden incorporadas en los procedimientos de selección y en los contratos que celebre. Se encuentran excluidas de este Manual las

contrataciones laborales, las de servicios públicos, la venta y gravamen de los activos de a cualquier título, las publicaciones de ley, los pagos derivados de actuaciones judiciales, los pagos notariales; así como aquellas contrataciones que correspondan a las operaciones realizadas a través de caja menor, y las que por su naturaleza tengan una reglamentación interna especial. Tampoco se aplicará el presente Manual a la celebración de contratos interadministrativos ni a los regulados con organismos internacionales. Estas contrataciones se podrán realizar de conformidad con lo previsto en las Leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011 y las normas que los modifiquen o sustituyan.

2.2. Alcance Las estipulaciones contenidas en el presente Manual serán aplicables durante toda la actividad contractual de, la cual se desarrolla a través de cada una de las siguientes cuatro (4) etapas: (i) Etapa de Planeación; (ii) Etapa Precontractual; (iv) Etapa Contractual, y; (iv) Etapa Postcontractual. El alcance específico de cada una de las etapas de la actividad contractual se desarrolla en el acápite 4 del presente Manual.

2.3. Destinatarios Son Destinatarios del presente Manual de Contratación los empleados, directores, administradores, asesores, proveedores y contratistas de, así como todas aquellas personas que actúan en nombre o en representación de la Empresa, quienes deberán cumplir con todos sus procedimientos y estipulaciones.

3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR 3.1. Capacidad para contratar Pueden contratar con las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, legalmente capaces de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente. 
 También podrán hacerlo los consorcios o uniones temporales que se constituyan para el efecto, así como los patrimonios autónomos y las promesas de sociedad

futura, siempre y cuando todos y cada uno de sus integrantes sean plenamente capaces de acuerdo con la ley.

3.2. Inhabilidades, Incompatibilidades y Prohibiciones para contratar A partir del artículo 13 de la ley 1150 de 2007, la actividad contractual de está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución Política y la Ley para la contratación estatal. Sin perjuicio de lo establecido por otras normas constitucionales y legales, las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones para contratar con entidades estatales son principalmente las establecidas en los artículos 122 y 127 de la Constitución Política, así como en las leyes 80 de 1993, 996 de 2005, 1150 de 2007, 1474 de 2011, 1778 de 2016, entre otras.

3.3. Conflictos de Interés En desarrollo de los principios de Imparcialidad, Buena fe y moralidad previstos en el numeral 1.2 y sin perjuicio de cualquier otra definición que se incluya en la legislación colombiana, para los efectos del presente Manual se entiende por Conflicto de Interés la situación particular y concreta que se configura cuando las relaciones familiares, financieras, políticas o intereses personales de cualquier Destinatario pueden influir con el cumplimiento de sus funciones dentro de o interferir con la objetividad que requiere su cargo; todo lo cual afecta su toma de decisiones o puede dar la apariencia de tenerlo. A partir de lo anterior, los Destinatarios del presente Manual de Contratación que se encuentren incursos en conflictos de interés, deberán abstenerse de participar en la actividad contractual de. 3.3.1. Obligación de reportar y declarar conflictos de Interés En el evento que cualquier Destinatario sospeche o advierta que está ante un conflicto de interés, deberá reportarlo de manera oportuna, completa y veraz al representante legal de, a efectos de que éste la evalúe y determine la pertinencia de adoptar las medidas necesarias para prevenir o minimizar cualquier riesgo para. Cuando los cónyuges, compañeros/as permanentes, personas con relaciones

sentimentales o parientes que trabajen en la Empresa estén involucrados en un conflicto de interés, cada uno de ellos debe declarar esta situación de manera independiente. El representante legal de determinará en cada caso el grado de impacto que el conflicto de interés declarado cause o pueda causar en la Empresa. Cada determinación dependerá de las circunstancias específicas (hechos, responsabilidades del Destinatario, rol de los terceros respecto de los cuales se genera el conflicto de interés, etc.). Todo conflicto de Interés debe considerarse como potencial hasta tanto no haya sido revisado por el representante legal. Al vincularse laboralmente a, los aspirantes a desempeñar los cargos de administradores, directores y/o representantes legales deben proporcionar una declaración escrita en la que informen si tienen o no conflictos de intereses actuales o potenciales, diligenciando y firmando el formato de declaración correspondiente. Para lo cual, el área de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de exigir el diligenciamiento y suscripción por parte de los aspirantes del formato de conflicto de intereses antes de iniciar su proceso de contratación. La información sobre Conflictos de Interés declarada debe actualizarse anualmente o antes cuando la situación inicialmente declarada finalice, modifique o cuando surja un nuevo conflicto de Interés. Todos los Proveedores de deberán reportar al Área de Compras si se encuentran en cualquier Conflicto de Interés (incluyendo en los que podrían encontrarse sus accionistas, administradores y empleados), que pueda afectar la transparencia del proceso de contratación o la ejecución del contrato correspondiente. En este caso, el Área de Compras deberá poner en conocimiento dicha situación al Representante legal para lo de su competencia. En este caso, la ejecución del respectivo contrato se suspenderá hasta que resuelva la existencia o no del eventual conflicto. En el evento en que se verifique la existencia de un conflicto de interés el representante legal de la Empresa dará por terminado el contrato correspondiente. Por su parte, si no se logra confirma la existencia de un conflicto de interés, la ejecución del Contrato se reanudará, mediante documento escrito firmado por las partes, introduciendo las modificaciones necesarias a que hubiere lugar. Los oferentes dentro de los procedimientos de selección a que se refiere el presente Manual declararán que no se encuentran incursos en conflicto de interés con

respecto de la labor a contratar. En el evento en que se demuestre la existencia de un conflicto de interés en relación con un oferente, su oferta será rechazada.

4. ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE

4.1. Etapa de Planeación La Etapa de Planeación comprende todas las actividades previas a la apertura de los procedimientos de selección de contratistas referidos en el presente Manual. Dichas actividades previas tienen por objeto la identificación de las necesidades que buscan ser satisfechas con cada una de las contrataciones y la realización de todos los estudios y diseños que se requieran para el dimensionamiento de los bienes o servicios a adquirir y la estimación del valor de cada una de las contrataciones, según se indica en los siguientes numerales. 4.1.1. Plan de Compras de El representante legal de anualmente aprobará el Plan de Compras que comprenderá las inversiones y adquisición de bienes o servicios, así como la estrategia de priorización de inversiones y adquisiciones necesarias para el logro de los objetivos y metas institucionales para la correspondiente vigencia. El Plan de Compras debe ser concordante con el respectivo presupuesto anual. Para la elaboración de dicho Plan, los directores de cada una de las dependencias de enviarán el plan de compras que requiere su dependencia dentro de la anualidad correspondiente al representante legal suplente o a quien delegue el represente legal principal, a efectos de que éste lo consolide en el Plan de Compras de, el cual será aprobado por el represente legal principal de la Empresa. El representante legal principal definirá los plazos que deberán ser observados al interior de la empresa para la elaboración, consolidación y aprobación del Plan de Compras de. En el caso de que se presenten situaciones extraordinarias o de urgencia que implique la realización de inversiones o la adquisición de bienes o servicios que no fueron incluidos dentro del Plan de Compras de ni dentro del respectivo presupuesto anual de la Empresa, el representante legal principal, previo análisis de la situación, deberá llevar a cabo todas las actividades necesarias para realizar las

modificaciones o adiciones al presupuesto anual y al Plan de Compras de que se requieran para el efecto. 4.1.2. Actividades preparatorias de los procesos de selección de Previamente al adelantamiento de cualquier proceso de contratación, deberá llevar a cabo las siguientes actividades preparatorias: a) Requerimiento de contratación, emitido por los directores de dependencia de dirigido al representante legal o a quien éste designe para el efecto. Cada requerimiento debe contener la siguiente información: (i) identificar la necesidad de que se pretende suplir con la contratación; (ii) verificación de que existen los recursos necesarios para la contratación dentro del correspondiente presupuesto anual de la empresa; (iii) constatar que la contratación solicitada se encuentre comprendida dentro del respectivo Plan anual de Compras de; (iv) identificación de los requisitos técnicos, de experiencia y económicos de selección de contratistas; (v) identificación de las condiciones de la contratación, tales como: objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor de la contratación, acompañando los soportes respectivos y según análisis de condiciones y precios de mercado. Cuando la contratación deba realizarse a través de invitación cerrada, según lo previsto en el numeral 4.2.2.2 del presente Manual, el requerimiento de contratación deberá incluir el “Análisis de mercado” en el que se identificarán como mínimo a tres (3) potenciales proponentes que ofrecen en el mercado los bienes o servicios a adquirir en las condiciones de calidad y precio que resultan más favorables para. Tanto los potenciales proponentes como las condiciones de calidad y precio más favorables para, deberán ser determinadas a través de un sondeo de mercado realizado por el mismo director de dependencia que presenta el requerimiento de contratación. No será necesario contar con el requerimiento de contratación previsto en el presente literal cuando se presenten situaciones extraordinarias o de urgencia que implique la realización de inversiones o la adquisición de bienes o servicios que no fueron incluidos dentro del Plan de Compras de ni dentro del respectivo presupuesto anual de la Empresa;

b) Cuando resulte necesario, contará con los estudios de prefactibilidad y factibilidad, junto con los soportes necesarios para estructurar los alcances técnicos, financieros y jurídicos de la contratación; c) Estructurar el esquema de identificación y asignación de riesgos de cada contratación; d) Obtener las autorizaciones, permisos y licencias que se requieran para la suscripción y ejecución del objeto contractual; e) Establecer el esquema de seguimiento y control de las obligaciones a cargo de los contratistas.

4.2. Etapa Precontractual La Etapa Precontractual comprende la realización de todas las actividades orientadas a la selección y vinculación de contratistas de. Inicia con la formulación y/o publicación de la solicitud de propuestas, en virtud de los procedimientos de selección de contratistas contenidos en el numeral 4.2.2 y siguientes del presente Manual y finaliza antes de la celebración del contrato respectivo. 4.2.1. Estipulaciones Generales para el trámite de la Etapa Precontractual En el trámite de todos los procesos de selección que adelante se aplicarán las siguientes estipulaciones generales: 4.2.1.1.

Publicidad de la actividad contractual de

En desarrollo de los principios mencionados en el numeral 1.2 del presente Manual, y sin perjuicio de las demás publicaciones que se dispongan en normas especiales, publicará en su Página Web por lo menos la siguiente información: a) El Plan de Compras de excluyendo todos los aspectos relativos a los planes y programas de inversión de la empresa; b) Los documentos de solicitud de propuestas dentro del proceso de invitación pública contenido en el numeral 4.2.2.1 del presente Manual;

c) Las observaciones presentadas por los interesados y las aclaraciones y respuestas de dentro del proceso de invitación pública contenido en el numeral 4.2.2.1 del presente Manual; d) Las aclaraciones a los documentos de solicitud y adendas expedidas por dentro del proceso de invitación pública contenido en el numeral 4.2.2.1 del presente Manual; e) Acta de recepción de propuestas dentro del proceso de invitación pública contenido en el numeral 4.2.2.1 del presente Manual; f) Informe de evaluación de propuestas dentro del proceso de invitación pública contenido en el numeral 4.2.2.1 del presente Manual; g) Observaciones y respuesta a las observaciones sobre el Informe de evaluación presentadas por los interesados dentro del proceso de invitación pública contenido en el numeral 4.2.2.1 del presente Manual; h) Decisión del representante legal de relativa al otorgamiento de los contratos o a la declaratoria de desierta de los procesos de contratación de la empresa; i) Los contratos celebrados por y sus modificaciones, sin revelar los anexos técnicos; j) Cualquier decisión del representante legal de relativa a la apertura, suspensión o terminación por cualquier causa de los procesos de contratación de la empresa; k) Los demás previstos en el presente Manual de Contratación. En atención a la naturaleza jurídica de referida en el numeral 1.1 del presente Manual, y teniendo en cuenta lo previsto en el parágrafo de los artículos 74 y 77 de la ley 1474 de 2011 la empresa está exenta de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión; asimismo, no está obligada a publicar información que implique la revelación de sus secretos comerciales, industriales y profesionales, en los términos del literal c) del artículo 18 de la ley 1712 de 2014. Adicionalmente a lo anterior, dispondrá de un hipervínculo que comunique su sistema de información con el Sistema Electrónico de Contratación Pública –

SECOP, en los términos de la ley 1150 de 2017, el Decreto 1082 de 2015 y la Circular Nº 020 de 2015 de Colombia Compra Eficiente. 4.2.1.2. Naturaleza jurídica de los documentos de Solicitud de Propuesta emitidos por Las solicitudes de propuesta de son invitaciones dirigidas a personas determinadas o indeterminadas, según el proceso de selección de contratistas que corresponda, orientadas a que los interesados presenten Ofertas a la Empresa. Todas las solicitudes de propuesta se realizarán a través de los procesos de selección de contratistas previstos a partir del numeral 4.2.2 y siguientes del presente Manual, por lo que son de obligatorio cumplimiento para todos los Destinatarios que intervengan en el trámite del correspondiente proceso de selección de contratistas. , en las Solicitudes de Propuesta: (i) indicará los requisitos objetivos necesarios para participar en la correspondiente invitación pública; (ii) definirá reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de fallido de los procesos de invitación pública, y; (iii) definirá con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato; (iv) definirá los criterios de desempate de las Propuestas, de conformidad con los criterios señalados en la ley. En desarrollo de los principios que rigen su actividad contractual contenidos en el numeral 1.2 del presente Manual, escogerá la propuesta que le resulte más favorable, previo agotamiento de los trámites del respectivo proceso de selección de contratistas, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en las solicitudes de propuesta. Los términos, condiciones y requisitos definidos por en sus solicitudes de propuesta, no se reputarán como ofertas para la celebración de un contrato, según lo establecido en el ordenamiento jurídico. Por lo tanto, con posterioridad a la emisión de las solicitudes de propuesta no adquiere ninguna obligación de continuar el correspondiente proceso de selección ni de celebrar ningún contrato con los destinatarios de dichas solicitudes. Con todo, tiene la potestad de terminar en cualquier estado sus procesos de selección de contratista sin necesidad de aceptar propuesta alguna.

4.2.1.3.

Aceptación de ofertas por parte de

aceptará las propuestas de los oferentes seleccionados de conformidad con los procesos de invitación pública y de invitación cerrada, previstos respectivamente en los numerales 4.2.2.1 y 4.2.2.2 del presente Manual, mediante la suscripción de los contratos respectivos. En estos casos, los trámites surtidos con anterioridad a la suscripción del contrato correspondiente serán entendidos como actuaciones preparatorias que no expresan la aceptación de las propuestas presentadas por parte de. En desarrollo del proceso de Contratación directa, aceptará las propuestas recibidas mediante comunicaciones escritas, en virtud de las cuales se expresará con claridad dicha determinación. 4.2.1.4. Saneamiento y suspensión de los procedimientos de selección de contratistas por parte de Sin perjuicio de la facultad de terminación anticipada de los procesos de selección a la que se refiere el numeral 4.2.1.2 del presente Manual, el representante legal de: a) En desarrollo de los principios que rigen su actividad contractual, saneará de oficio los defectos formales advertidos durante el trámite de cualquier Proceso de selección de contratistas. Para lo cual podrá ordenar que el proceso correspondiente se retrotraiga a la etapa en la que se presentó el defecto identificado con el objeto de llevarla a cabo adecuadamente; b) A través de documento escrito publicado de conformidad con el numeral 4.2.1.1 del presente Manual, podrá suspender cualquier proceso de contratación, cuando a su juicio se presenten circunstancias que puedan afectar los intereses o de la empresa o el normal desarrollo de los procesos. En desarrollo del plazo de suspensión la Empresa adoptará todas las medidas para reanudar el proceso de suspensión o para terminarlo sin aceptar ofertas, según corresponda. Si el plazo de suspensión es superior al término de vigencia de las ofertas recibidas por, los proponentes pueden optar por extender la vigencia de sus ofertas y garantías o por retirar sus ofertas sin ninguna penalidad.

4.2.1.5.

Evaluación de propuestas por parte de

Es obligación de evaluar todas las propuestas que reciba en desarrollo de los procesos de selección de contratistas que lleve a cabo. Para el efecto, una vez recibidas las Propuestas el Representante legal podrá designar un Comité que tendrá la responsabilidad de verificar y constatar que las propuestas recibidas cumplan con los requisitos, términos y condiciones solicitadas por para el efecto, aplicando en todo momento los principios que rigen la actividad contractual de la Empresa, y especialmente el principio de selección objetiva. Adicionalmente dicho Comité, con base en las evaluaciones realizadas, deberá presentar una recomendación de otorgar el contrato correspondiente al Proponente que presentó la oferta más favorable para la Empresa. La evaluación de propuestas recibidas en los procesos de invitación pública y de invitación cerrada, previstos respectivamente en los numerales 4.2.2.1 y 4.2.2.2 del presente Manual, deberá constar en un informe de evaluación que deberá ser publicado de conformidad con el numeral 4.2.1.1 del presente Manual. El Informe de Evaluación presentado contiene los análisis y recomendaciones del Comité, por lo que los mismos no son vinculantes para el representante legal de. Luego de su publicación, dentro de un plazo de tres (3) días calendario, los Proponentes podrán presentar por escrito sus observaciones con respecto al contenido del Informe de Evaluación, las cuales serán recibidas y analizadas por la Empresa para adoptar la decisión de otorgar el Contrato correspondiente. En virtud de esta facultad, los proponentes no podrán presentar información que conduzca a adicionar, complementar, modificar o mejorar sus propuestas. 4.2.1.6.

Subsanabilidad de Propuestas

En desarrollo de los Principios de Eficacia y Selección Objetiva previstos en el numeral 1.2 del presente documento, en los procesos de selección que adelante primarán los aspectos sustanciales sobre los formales. En consecuencia, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por en cualquier momento, hasta la adjudicación.

En el evento en que se advierta una falencia en este sentido, solicitará la subsanación correspondiente dentro del plazo perentorio fijado para el efecto. De no atenderse oportunamente dicha solicitud, procederá el rechazo de la oferta. 4.2.1.7.

Confidencialidad documental

Los documentos relacionados con los procesos de selección de contratistas y con los contratos que como resultado de aquellos se suscriban, podrán ser consultados por los oferentes y los contratistas interesados, así como por terceros que demuestren a interés legítimo en el proceso de selección y/o en el contrato. Salvo lo previsto en el numeral 4.2.1.1 del presente Manual con relación a los procesos de Invitación Pública, no serán públicos los estudios previos y tampoco el anexo técnico de los contratos que celebre ni la correspondencia, documentos e informes que no tengan contenido decisorio y que por lo tanto no expresan la voluntad de; así como los documentos que gocen de reserva legal o que puedan considerarse como secreto empresarial de la Empresa de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente. Sin embargo, cuando estime necesario revelar ciertos documentos para que los oferentes formulen sus ofertas, podrá disponer de la conformación de un cuarto de datos para que éstos accedan a los mismos, previa suscripción del correspondiente acuerdo de confidencialidad. En el evento en que cualquier Destinatarios del presente Manual tenga conocimiento de alguna infracción a las normas sobre confidencialidad documental, deberá informarlo a la mayor brevedad posible al representante legal de para que se adopten las medidas internas correspondientes, y se realicen las denuncias a que haya lugar ante las autoridades competentes. Los Oferentes, en sus ofertas, informarán cuales documentos por ellos aportados se encuentran protegidos con reserva legal, sustentando dicha circunstancia en la norma legal que los ampara. En caso de no hacer ninguna manifestación al respecto, se entenderá que los documentos aportes no están sujetos a reserva legal. 4.2.2. Modalidades de selección de Contratistas llevará a cabo la selección de contratistas, a través de cualquiera de los siguientes Procesos: (i) Invitación Pública; (ii) Invitación Cerrada, y; (iii) Contratación directa, de conformidad con lo establecido en el presente Manual.

4.2.2.1.

Invitación Pública:

utilizará el proceso de selección de Invitación Pública cuando el presupuesto estimado de la contratación sea superior a doscientos ochenta (280) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). 4.2.2.1.1.

Requisitos previos a la publicación del Proceso:

Previo a la publicación de los documentos que regirán las invitaciones públicas, el representante legal de o quien éste designe verificará los siguientes aspectos: a) La contratación se encuentre contemplada en el Plan de Compras de según lo previsto en el numeral 4.1.1 del presente Manual; b) Existencia de la suficiente disponibilidad presupuestal para financiar la contratación; c) El requerimiento de contratación debe ser emitido por el correspondiente director de dependencia. Deberá contener la información prevista en los literales a), c) y e) del numeral 4.1.2 del presente Manual; d) En los eventos en que se requieran, verificará la existencia y suficiencia los estudios de prefactibilidad y factibilidad, junto con los soportes necesarios para estructurar los alcances técnicos, financieros y jurídicos de la contratación, según lo previsto en el literal b) del numeral 4.1.2 del presente Manual; e) En los eventos en que se requieran, verificará la existencia de autorizaciones, permisos y licencias emitidas por las autoridades competentes de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, según lo prevé el literal d) del numeral 4.1.2 del presente Manual; f) Existencia del correspondiente documento de Solicitud de Propuestas, de conformidad con el numeral 4.2.1.2 del presente Manual. 4.2.2.1.2. Disposiciones especiales aplicables a los procesos de Invitación Pública: Verificado el cumplimiento de los requisitos previos señalados en el numeral anterior, los procesos de Invitación pública se regirán por las siguientes disposiciones:

a) Los documentos de solicitud de propuestas se publicarán en la página Web de. Desde la publicación de dichos documentos hasta el cierre de la Invitación deberán transcurrir no menos de siete (7) días hábiles; b) A partir de la publicación de los documentos de Solicitud de Propuestas y hasta dos (2) días antes del cierre de la Invitación Pública, cualquier interesado podrá presentar sus observaciones, las cuales serán respondidas por antes del cierre de la Invitación Pública. Tanto los documentos de observaciones recibidas como los que contengan las respuestas correspondientes serán publicados en la Página Web de la empresa, según lo prevén los literales c) y d) del numeral 4.2.1.1 del presente Manual. En el evento en que estime necesario realizar aclaraciones o modificaciones a los documentos de Solicitud de Propuestas, los mismos serán realizadas a través de Adendas que serán publicadas en la Página Web de la empresa, según lo prevé el literal d) del numeral 4.2.1.1 del presente Manual; c) Llegado el día y hora señalados en el documento de Solicitud de Propuestas, recibirá las propuestas en el sitio y bajo las condiciones definidas en el referido documento. La empresa dejará constancia de las Propuestas recibidas en la correspondiente Acta de recepción de propuestas que se publicará en la Página Web de, en los términos del literal e) del numeral 4.2.1.1 del presente Manual. En caso de no recibir propuestas se elaborará el acta respectiva y en el mismo documento se declarará fallido el proceso de Invitación Pública; d) evaluará las Propuestas recibidas de conformidad con lo previsto en el correspondiente documento de Solicitud de propuestas, siguiendo lo previsto en los numerales 4.2.1.5 y 4.2.1.7 del presente Manual. En el evento en que se adviertan vacíos, falta de claridad de los documentos aportados o ausencia de requisitos subsanables dentro de las propuestas evaluadas, el Comité de evaluación, de conformidad con el numeral 4.2.1.6 del presente Manual, podrá efectuar los requerimientos que considere pertinentes y otorgará un plazo razonable y perentorio para que los proponentes presenten las explicaciones y aclaraciones a que hubiere lugar. En el evento en que los Proponentes no presenten la información requerida dentro del plazo otorgado, esta sola circunstancia conducirá al rechazo de la Propuesta. En desarrollo de lo anterior, los proponentes no podrán presentar

información que conduzca a adicionar, complementar, modificar o mejorar sus propuestas. e) Los análisis y recomendaciones que lleve a cabo a efectos de evaluar las propuestas recibidas en el marco de procesos de Invitación Pública, quedarán consignados en los respectivos Informes de Evaluación que serán publicados en la Página Web de la empresa, según lo prevé el numeral f) del numeral 4.2.1.1 del presente Manual; f) Luego de publicado el Informe de Evaluación, según lo previsto en el literal anterior, los Proponentes podrán presentar sus observaciones de conformidad con lo señalado en la parte final del numeral 4.2.1.5 del presente Manual. Previo análisis de las observaciones recibidas, publicará en su página Web las respuestas correspondientes, y en caso en que sea necesario, también publicará el Informe de Evaluación con las modificaciones o aclaraciones a que hubiere lugar, el cual contendrá las recomendaciones finales y definitivas relacionadas con la evaluación de propuestas del respectivo proceso de Invitación Pública; g) A partir de lo señalado en el correspondiente documento de Solicitud de Propuestas, y previo análisis del Informe de evaluación final, el representante legal de o su delegado otorgará el contrato correspondiente mediante documento escrito que será publicado en la página Web de, según el literal h) del numeral 4.2.1.1 del presente Manual. La decisión de otorgar el Contrato conlleva para y para el proponente favorecido, el derecho y la obligación de suscribir el correspondiente contrato, de conformidad con lo señalado para el efecto en el documento de Solicitud de Propuestas. En caso que el representante legal decida no otorgar el contrato correspondiente, el Proceso de Invitación Pública se declarará fallido, lo cual procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva; dicha declaratoria se realizará mediante documento escrito que será publicado de la misma manera que el acto de otorgamiento. Ante la declaratoria de Fallido de un proceso de Invitación Pública, tiene la facultad de tramitar un nuevo proceso de contratación con el mismo objeto, mediante el proceso de

Invitación Cerrada, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de Fallido. 4.2.2.2.

Invitación Cerrada:

utilizará el proceso de selección de Invitación Cerrada cuando el presupuesto estimado de la contratación sea inferior a doscientos ochenta (280) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y superior al tope de la cuantía definida para el proceso de contratación directa referido en el literal a) del numeral 4.2.2.3 del presente Manual. De igual forma, procederá el trámite de este proceso de selección de contratistas en el evento contemplado en la parte final del literal g) del numeral 4.2.2.1.2 del presente Manual. Es requisito indispensable de este proceso invitar como mínimo a tres (3) oferentes. Sin embargo, si realizadas las invitaciones no se presenta sino un oferente cuya oferta satisfaga las necesidades de, se podrá contratar válidamente con éste. A los procesos de Invitación Cerrada concurrirán únicamente las personas naturales o jurídicas que fueron identificados en el requerimiento de contratación, emitido de conformidad con el literal a) del numeral 4.1.2 del presente Manual, como aquellos que ofrecen en el mercado los bienes o servicios a adquirir en las condiciones de calidad y precio que resultan más favorables para. 4.2.2.2.1.

Requisitos previos al inicio del Proceso:

A los procesos de Invitación Cerrada les resultan aplicables todos los requisitos contenidos en el numeral 4.2.2.1.1 del presente Manual, por lo tanto, de manera previa al inicio de tales procesos, el representante legal de o quien éste designe verificará su cumplimiento. 4.2.2.2.2. Disposiciones especiales aplicables a los procesos de Invitación Cerrada: Verificado el cumplimiento de los requisitos previos señalados en el numeral anterior, los procesos de Invitación cerrada se regirán por las siguientes disposiciones: a) El documento de Solicitud de Propuestas se enviará como mínimo a tres (3) de los oferentes identificados en el requerimiento de contratación, según el literal a) del numeral 4.1.2 del presente Manual. Dicho documento podrá ser enviado a través de correo postal o correo electrónico.

Los destinatarios del documento de solicitud de propuestas confirmarán su recepción dentro de los dos (2) días corrientes a su envío. En el evento en que no se confirme la recepción de dicho documento se presumirá que el mismo fue recibido el día siguiente a la fecha de su envío; b) Los interesados podrán presentar sus observaciones al documento de Solicitud de Propuestas dentro de los dos (2) días corrientes siguientes a su recepción. En caso que los destinatarios reciban dicho documento en fechas diferentes, este término se computará a partir de la última fecha de recepción. se pronunciará sobre las observaciones recibidas, mediante escrito que será enviado por correo electrónico a todos los destinatarios de cada Invitación Cerrada en un término no mayor a tres (3) días corrientes. Dentro de este mismo término, la empresa les enviará las Adendas que decida emitir en el evento en que se estime necesario realizar aclaraciones o modificaciones a los documentos de Solicitud de Propuestas; c) Llegado el día y hora señalados en el documento de Solicitud de Propuestas, recibirá las propuestas en el sitio y bajo las condiciones definidas en el referido documento. La empresa dejará constancia de las Propuestas recibidas en la correspondiente Acta de recepción de propuestas que se enviará a los proponentes mediante correo electrónico. En caso de no recibir propuestas se elaborará el acta respectiva y en el mismo documento se declarará fallido el proceso de Invitación Pública; h) evaluará las Propuestas recibidas de conformidad con lo previsto en el correspondiente documento de Solicitud de propuestas, siguiendo lo previsto en los numerales 4.2.1.5 y 4.2.1.7 del presente Manual. En el evento en que se adviertan vacíos, falta de claridad de los documentos aportados o ausencia de requisitos subsanables dentro de las propuestas evaluadas, el Comité de evaluación, de conformidad con el numeral 4.2.1.6 del presente Manual, podrá efectuar los requerimientos que considere pertinentes y otorgará un plazo razonable y perentorio para que los proponentes presenten las explicaciones y aclaraciones a que hubiere lugar. En el evento en que los Proponentes no presenten la información requerida dentro del plazo otorgado, esta sola circunstancia conducirá al rechazo de la Propuesta. En desarrollo de lo anterior, los proponentes no podrán presentar

información que conduzca a adicionar, complementar, modificar o mejorar sus propuestas. i) Los análisis y recomendaciones que lleve a cabo a efectos de evaluar las propuestas recibidas en el marco de procesos de Invitación Pública, quedarán consignados en los respectivos Informes de Evaluación que se enviará a los proponentes mediante correo electrónico; j) Luego de enviado el Informe de Evaluación, según lo previsto en el literal anterior, los Proponentes podrán presentar sus observaciones de conformidad con lo señalado en la parte final del numeral 4.2.1.5 del presente Manual. Previo análisis de las observaciones recibidas, enviará a los proponentes mediante correo electrónico las respuestas correspondientes, y en caso en que sea necesario, también publicará el Informe de Evaluación con las modificaciones o aclaraciones a que hubiere lugar, el cual contendrá las recomendaciones finales y definitivas relacionadas con la evaluación de propuestas del respectivo proceso de Invitación Pública; k) A partir de lo señalado en el correspondiente documento de Solicitud de Propuestas, y previo análisis del Informe de evaluación final, el representante legal de o su delegado otorgará el contrato correspondiente mediante documento escrito que será publicado en la página Web de, según el literal h) del numeral 4.2.1.1 del presente Manual. La decisión de otorgar el Contrato conlleva para y para el proponente favorecido, el derecho y la obligación de suscribir el correspondiente contrato, de conformidad con lo señalado para el efecto en el documento de Solicitud de Propuestas. En caso que el representante legal decida no otorgar el contrato correspondiente, el Proceso de Invitación Cerrada se declarará fallido, lo cual procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva; dicha declaratoria se realizará mediante documento escrito que será publicado de la misma manera que el acto de otorgamiento. Ante la declaratoria de Fallido de un proceso de Invitación Cerrada, tiene la facultad de tramitar un nuevo proceso de contratación con el mismo objeto, mediante el proceso de Contratación Directa, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de Fallido.

4.2.2.3.

Contratación Directa:

acudirá a los procesos de Contratación Directa cuando se verifique cualquiera de las siguientes causales: a) Cuando el presupuesto estimado de la contratación sea inferior a (…) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); b) En situaciones de caso fortuito, fuerza mayor o de urgencia que amenacen con paralizar o afectar gravemente el desarrollo del objeto social de. Para estos efectos, el representante legal deberá hacer constar por escrito las situaciones que lo originaron, y las causas de las mismas. Además deberá: (i) identificar la necesidad de que se pretende suplir con la contratación, a efectos de conjurar las situaciones de caso fortuito, fuerza mayor o de urgencia que se presenten; (ii) identificar la fuente y disponibilidad de recursos para la contratación; (iii) identificación de los requisitos técnicos, de experiencia y económicos requeridos para la contratación; (iv) identificación de las condiciones de la contratación, tales como: objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor de la contratación, acompañando los soportes respectivos. No es necesario que la contratación que se realice para conjurar las situaciones de caso fortuito, fuerza mayor o de urgencia se encuentre incluida dentro del Plan de Compras de ni dentro del respectivo presupuesto anual de la Empresa; c) Celebración de contratos interadministrativos con las restricciones previstas en el ordenamiento jurídico vigente, especialmente, las señaladas en los artículos 2 Nº 4 literal c) de la ley 11550 de 2007, 92 y 95 de la ley 1474 de 2011; d) Contratación de empréstitos y demás servicios financieros, con las restricciones previstas en los estatutos sociales de; e) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado; f) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

g) El arrendamiento, adquisición, permuta, dación en pago o cualquier acto traslaticio de dominio o en que se otorgue a terceros la tenencia de inmuebles de propiedad de, con las restricciones previstas en los estatutos sociales de. Para el efecto, el representante legal podrá contratar los avalúos comerciales a entidades de reconocida idoneidad. h) Contratos con el mismo objeto de los procesos de Invitación cerrada declarados fallidos por, de conformidad con la parte final del literal k) del numeral 4.2.2.2.2 del presente Manual; i) Contratación de servicios públicos domiciliarios; j) Contratación para la prestación de servicios de salud.