Best For Whom?

E.L. Wagner, S. Newell

Best’ for whom?: the tension between ‘best practice’ ERP packages and diverse epistemic cultures in a university context

STUDIO DI CASO A partire dal 95 la direzione di Ivy (titolo che accomuna le prime otto università private degli stati uniti) decise di sostituire il vecchio sistema informativo con un nuovo modello integrato per le imprese.

Nel 96 viene creata un`alleanza con la Vision Corporation per implementare questa tecnologia, per due ragioni: - Ivy considerava il prodotto di Vision, Government Financial, molto valido e perché utilizzato da molte istituzioni pubbliche e università; - Vision era interessata a partecipare ad un`alleanza con l`università, per integrare GF con il software di gestione delle risorse umane e creare così un pacchetto ERP specifico per il contesto universitario.

Da parte della direzione veniva avvertita la necessità di passare a pratiche di bilancio più trasparenti al fine di gestire il rischio istituzionale, evitare imprevisti e agire in modo competente in un ambiente sempre più complesso.

SOLUZIONE: ricomprendere il monitoraggio finanziario mensile all’interno del cosiddetto timephased budgeting (TPB). Nel TPB la facoltà e lo staff avrebbero fatto il budget di tutti i fondi assegnati loro nel tempo; in altre parole il time-phased budgeting avrebbe tenuto conto dell’intera programmazione dei fondi, dilazionandola nel tempo e gestendo le spese attuali.

Questo approccio ha due diversi risvolti: 1- creare un ponte tra le pratiche finanziarie di contabilità e la gestione a progetto dei contributi e dei contratti; 2- il TPB è visto come una possibilità di rilancio del ‘foro’ degli intellettuali e uno spostamento di responsabilità direttamente alla facoltà

Si decise di progettare il TPB, facendo riferimento agli standard dell’ERP design. Ciò avrebbe consentito di seguire la gestione delle risorse finanziarie multiple per un particolare progetto, così come la destinazione di un unico fondo finanziario a più progetti. Questo tipo di gestione finanziaria costituì un radicale allontanamento da quelle che erano le usuali pratiche di gestione dei fondi e dei contratti di committment accounting cui Ivy ricorreva

Il commitment accounting implica il riserbo o il tenere da parte fondi per attività future, informando di ciò il Principal Investigator. Ottenere un bilancio ‘in pari’ è considerato dal P.I. un modo per controllare i fini dell`organizzazione, e ciò rispecchia la ‘salute’ finanziaria delle attività di ricerca svolte al suo interno.

Nell’estate del 1999, quando venne introdotto il nuovo sistema ERP basato sul TPB, le reazioni furono negative Le pratiche di lavoro hanno mostrato le differenti prospettive degli amministratori centrali rispetto a quelli di dipartimento.

L’ERP è stato percepito come un tentativo di allineare le pratiche delle università con i valori dei manager professionali, senza un’adeguata analisi dei fatti.