Batch Swalayan.pdf

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

ANALISIS SISTEM AKUNTASI PEMBELIAN BARANG DAGANG Studi Kasus pada Swalayan Elok Yogyakarta ` SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Valleria Cintya Novianditya NIM: 142114089

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2018

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

ANALISIS SISTEM AKUNTASI PEMBELIAN BARANG DAGANG Studi Kasus pada Swalayan Elok Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Valleria Cintya Novianditya NIM: 142114089

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2018

i

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Teruslah BERUSAHA, hingga suatu hari orang berkata: “Dulu Dia Bukan Siapa-Siapa”

Sebab,...

“TUHAN telah mendengar permohonanku, TUHAN menerima doaku” -Mazmur 6:10-

Skripsi ini ku persembahakan kepada: Tuhan Yesus Kristus Juru Selamatku Santa Valleria Pelindungku Kedua Orang Tuaku Tercinta, Rychardus Hadi Santoso dan Fidelia Nanik Setyaningsih Kedua Kakakku Tersayang, Yohanes Alphian Bayu Aditya dan Caecillia Berta Ayuwanditya

iv

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANG Studi Kasus pada Swalayan Elok Yogyakarta. Penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D, selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. 2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. 3. Drs. Y.P Supardiyono, M.Si., Akt, QIA.,CA,

selaku Kaprodi Prodi

Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 4. Nicko Kornelius Putra, S.E., M.Sc, selaku dosen pembimbing skripsi yang telah dengan sabar membimbing dan mengarahkan saya untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. 5. Drs. Gabriel Anto Listianto M.S.A., Akt, selaku DPA kelas B yang sudah membimbing dari semester awal hingga akhir semester ini. 6. Orang tua saya, Rychardus Hadi Santoso dan Fidelia Nanik Setyaningsih yang selalu mendoakanku sehingga skripsi ini dapat selesai. 7. Kedua kakakku, Yohanes Alphian Bayu Aditya dan Caecillia Berta Ayuwanditya yang selalu memberi semangat dan motivasi. 8. Bapak Herry dan Pak Rendy, selaku pemilik Swalayan Elok yang telah mengijinkan penulis melakukan penelitian serta semua karyawan vii

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL . ................................................................................................i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .......................................................ii HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................iii HALAMAN PERSEMBAHAN ...............................................................................iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ..................................v HALAMAN PUBLIKASI .........................................................................................vi HALAMAN KATA PENGANTAR ..........................................................................vii HALAMAN DAFTAR ISI ........................................................................................ix HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................................xiii HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................................xv HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................xvi ABSTRAK .................................................................................................................xvii ABSTRACT ...............................................................................................................xviii BAB I PENDAHULUAN .........................................................................................1 A. Latar Belakang Masalah ................................................................................1 B. Rumusan Masalah .........................................................................................5 C. Batasan Masalah ............................................................................................5 D. Tujuan Penelitian ..........................................................................................5 E. Manfaat Penelitian ........................................................................................5 F. Sistematika Penulisan ...................................................................................6 BAB II LANDASAN TEORI ..................................................................................8 A. Teori Pendukung ...........................................................................................8 1. Sistem ......................................................................................................8 a. Pengertian Sistem ..............................................................................8 b. Karakteristik Sistem ...........................................................................10 ix

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

c. Sifat-Sifat Sistem ...............................................................................12 2. Sistem Akuntansi ....................................................................................13 a. Pengertian Sistem Akuntansi ............................................................13 b. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ........................................................14 3. Sistem Akuntansi Pembelian ..................................................................15 a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian .................15 b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ................17 c. Dokumen yang Digunakan ................................................................18 d. Catatan Akuntansi yang Digunakan ..................................................20 4. Pengendalian Internal ...............................................................................21 a. Pengertian Pengendalian Internal .......................................................21 b. Struktur Pengendaian Internal ............................................................22 c. Komponen Pengendalian Internal ......................................................23 d. Unsur Sistem Pengendalian Internal ..................................................28 B. Penelitian Terdahulu .....................................................................................31 BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................32 A. Jenis Penelitian ..............................................................................................32 B. Tempat dan Waktu Penelitian .......................................................................32 C. Subjek dan Objek Penelitian .........................................................................32 1. Subjek Penelitian .....................................................................................32 2. Objek Penelitian ......................................................................................33 D. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................33 1. Wawancara ..............................................................................................33 2. Observasi .................................................................................................34 3. Dokumentasi ...........................................................................................34 E. Data yang Dikumpulkan ...............................................................................34 F. Teknik Analisis Data .....................................................................................35 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................................50 A. Sejarah Singkat Perusahaan ...........................................................................50

x

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

B. Lokasi Perusahaan ..........................................................................................51 C. Struktur Organisasi Perusahaan .....................................................................52 D. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab ......................................................53 E. Personalia .......................................................................................................56 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ..................................................58 A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang pada Swalayan Elok .......................................................................................58 1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok .........................................................................................58 2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok ..........................................................................................59 3. Dokumen yang digunakan dalam siklus sistem pembelian Barang dagang pada Swalayan Elok ........................................................61 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan .........................................................63 5. Bagan Alir Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian ..................................64 B. Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang dan Pengendalian Internal pada Swalayan Elok..........................................................................71 1. Perbandingan Kesesuaian antara Pelaksanaan Swalayan Elok dengan Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Pembelian .................................71 2. Perbandingan Kesesuaian antara Pelaksanaan Swalayan Elok dengan Komponen Pengendalian Internal menurut COSO .....................77 3. Analisis Tabel Pembanding......................................................................85 C. Pembahasan ....................................................................................................87 1. Sistem Akuntansi Pembelian ...................................................................87 a. Fungsi yang Terkait............................................................................87 b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang ...................................................................................88 c. Dokumen yang Digunakan .................................................................90 d. Catatan Akuntansi ..............................................................................92 2. Pengendalian Internal ...............................................................................93

xi

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

a. Lingkungan Pengendalian ..................................................................93 b. Aktivitas Pengendalian.......................................................................104 BAB VI PENUTUP ...................................................................................................108 A. Kesimpulan ....................................................................................................108 B. Keterbatasan ...................................................................................................109 C. Saran ...............................................................................................................109 DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................111 LAMPIRAN ..............................................................................................................113

xii

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

DAFTAR TABEL

Tabel

Judul

Halaman

Tabel 3.1 Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian ................................................................ 39 Tabel 3.2 Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ............................................................... 40 Tabel 3.3 Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan .................................... 42 Tabel 3.4 Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan....................... 43 Tabel 3.5 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO .......... 44 Tabel 3.6 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO............... 47 Tabel 4.1 Jumlah Karyawan Swalayan Elok......................................................... 56 Tabel 5.1 Hasil Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian ................................................................ 72 Tabel 5.2 Hasil Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ................................................................ 73 Tabel 5.3 Hasil Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan ........................... 75 Tabel 5.4 Hasil Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan ............. 76 Tabel 5.5 Tabel Penjelasan Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen

xiii

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO .......... 78 Tabel 5.6 Tabel Penjelasan Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO............... 82

xiv

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

DAFTAR GAMBAR

Gambar

Judul

Halaman

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Swalayan Elok................................................... 52 Gambar 5.1 Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang Sales Pemasok Datang ke Swalayan ................................................ 65 Gambar 5.2 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada Pemasok (Sales Pemasok Datang ke Swalayan) ................. 66 Gambar 5.3 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada Pemasok Sales Pemasok Datang ke Swalayan (Lanjutan) ................................................................... 67 Gambar 5.4 Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang melalui Telepon / Whatsapp ........................................................................ 68 Gambar 5.5 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada Pemasok Melalui Telepon /Whatsapp ............................................ 69 Gambar 5.6 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada Pemasok Melalui Telepon /Whatsapp (Lanjutan) ........................... 70

xv

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul

Halaman

Lampiran_1 Daftar Pertanyaan Wawancara .................................................... 114 Lampiran_2 Nota Pembelian............................................................................ 116 Lampiran_3 Laporan Barang Masuk ............................................................... 117 Lampiran_4 Nota Retur Barang ....................................................................... 118 Lampiran_5 Laporan Retur Barang ................................................................. 119 Lampiran_6 Kartu Hutang Dagang .................................................................. 120 Lampiran_7 Kontra Bon .................................................................................. 121 Lampiran_8 Tanda Terima ............................................................................... 121 Lampiran_9 Nota Pembayaran ......................................................................... 122 Lampiran_10 Surat Ijin Penelitian ................................................................... 123 Lampiran_11 Surat Keterangan Dilakukan Penelitian ..................................... 124

xvi

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

ABSTRAK ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANG (Studi Kasus pada Swalayan Elok) Valleria Cintya Novianditya NIM : 142114089 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2018 Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis sistem akuntansi pembelian barang dagang dan pengendalian internal sistem pembelian barang dagang pada Swalayn Elok Yogyakarta. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknis analisis data yang digunakan adalah (1) Malakukan analisis deskriptif sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal sistem pembelian serta menggambarkan flowchart mengenai prosedur sistem pembelian barang dagang (2) Melakukan perbandingan antara pelaksanaan pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal (3) Menarik kesimpulan hasil analisis dan memberikan saran Berdasarkan hasil analisis dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian barang dagang pada Swalayan Elok belum sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal. Masih banyaknya prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian masih belum mampu untuk diterapkan pada Swalayan Elok. Hal ini tercermin dengan adanya (1) Struktur organisasi yang belum jelas (2) Adanya double job antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan (3) Sedikitnya dokumen yang digunakan dan (4) Tidak adanya pengarsipan dokumen disetiap fungsi yang ada. Kata kunci: Pembelian Barang Dagang, Sistem Akuntansi Pembelian, Pengendalian Internal

xvii

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

ABSTRACT AN ANALYSIS ACCOUNTING SYSTEM FOR MERCHANDISE PURCHASES (A Case Study on Elok Supermarket) Valleria Cintya Novianditya NIM : 142114089 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2018 The purpose of this study was to analyze accounting system of merchandise purchases and internal control in merchandise purchase system at Elok Supermarket Yogyakarta. The type of this study was a case study. Data was collected through interview, observation, and documentation. The data analysis procedures were as follow (1) Conducting descriptive analysis by describing the purchasing accounting system and internal control of purchasing system as well as describe flowchart about procedure of puchasing system (2) Conducting comparison between implementation at Elok Supermarket with elements of accounting system of purchasing and component of internal control (3) Forming the conclusions from the result of the analysis and provide suggestions. Based on the results of the analysis it could be concluded that the accounting system and internal control of merchandise purchase at Elok Supermarket are being implemented in different ways with the elements of purchasing accounting system and component of internal control. Many principles of accounting system purchases are still not able to be applied in Elok Supermarket. This is reflected by the existence of (1) unclear organization stucture (2) Double job between puchasing function and acceptance system (3) at least document used (4) No document archiving in every function.

Keyword: Purchase of Merchandise, Purchasing Accounting System, Internal Control

xviii

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Segala jenis perusahaan memiliki tujuan perusahaan yang hendak dicapai begitu juga perusahaan barang dagang. Perusahaan barang dagang adalah perusahaan yang kegiatannya membeli barang untuk tujuan menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara berarti, Suwardjono (2002: 225). Sumber utama pendapatan perusahaan dagang adalah hasil penjualan barang dagangan yang sebelumnya mereka beli dari pihak lain, Jusuf (2011: 342). Salah satu jenis perusahaan dagang ialah bidang retailer seperti mini market, Swalayan, dll. Retailer

mempunyai

fungsi

dalam

mata

rantai

distribusi

perusahaan dagang yaitu sebagai perantara menjual barang ke konsumen akhir, Suwardjono (2002: 226). Salah satu karakteristik dari perusahaan retailer ialah menjual berbagai jenis barang misalnya barang kebutuhan pokok (beras, sabun, minyak), alat-alat sekolah, pakaian, sepatu dengan berbagai merk dari beragam pemasok. Salah satu aktivititas atau kegiatan operasional yang utama dalam perusahaan dagang ialah pembelian barang dagang. Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali,

1

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2

Mulyadi (2016: 316). Kegiatan pembelian mencakup kegiatan pemesanan barang dagang, permintaan barang dagang dan pemilihan pemasok, penerimaan barang dagang, pengecekan barang dagang, dan pencatatan utang kepada pemasok, Aditya (2011). Agar menciptakan kegiatan operasional yang efektif, maka harus diimbangi dan dibutuhkan sebuah sistem akuntansi. Sistem akuntansi berguna bagi manajemen dalam mendapatkan informasi baik dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan. Informasi yang didapat berfungsi dalam pengambilan keputusan oleh manajemen serta digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan dan menyusun laporan keuangan bagi pihak yang berkepentingan, Nurul (2017). Sedangkan sistem akuntansi pembelian sendiri terdiri dari sistem akuntansi utang untuk kegiatan pembelian secara kredit, dan sistem akuntansi kas untuk kegiatan pembelian secara tunai, Devi (2012). Seperti halnya yang dituliskan oleh Kurniatu (2012), bahwa terdapat dua macam pembelian, yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Menurut Mulyadi (2016: 299), sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian dibangun untuk mempermudah proses pembelian barang dagang dalam pengadaan persediaan barang yang akan dijual. Menurut TMBooks (2015: 110), jika catatan persediaan tidak akurat maka menyebabkan kekurangan persediaan yang pada akhirnya berakibat

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 3

hilangnya penjualan. Catatan persediaan yang tidak akurat juga menyebabkan terjadinya kelebihan persediaan yang berakibat naiknya biaya penyimpanan dan penanganan persediaan. Sistem akuntansi pembelian yang baik harus disertai dengan pengendalian internal yang baik. Mulyadi (2016: 312) menyatakan bahwa pembelian, dibutuhkan unsur pokok sistem pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. Sistem akuntansi dalam transaksi pembelian yang baik pada suatu perusahaan sangat berguna sebagai informasi baik untuk manajer sebagai pemakai informasi pihak internal maupun pengguna informasi pihak eksternal. Pengendalian internal merupakan sarana bagi manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan serta cara untuk melindungi dan menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, meningkatkan operasional perusahaan, dan mencegah penyimpangan terhadap kebijakan manajemen yang telah diterapkan (Mulyadi, 2016: 311). Peran pengendalian internal dalam menunjang sistem akuntansi sangat

penting.

Dengan

adanya

pengendalian

internal

maka

penyimpangan, kesalahan, ataupun kecurangan dapat dicegah. Misalnya jika tidak ada pengawasan dalam pembelian, maka terdapat kemungkinan barang dagang yang dibeli dicuri oleh karyawan untuk kepentingan sendiri, Aditya (2011).

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 4

Contoh lain ialah kurang lengkapnya dokumen-dokumen dan catatan mengenai permintaan pembelian atau pencatatan utang kepada pemasok, maka terdapat kemungkinan kesalahan pencatatan pembelian maupun pencatatan utang kepada pemasok. Kecurangan dan kesalahankesalahan akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut maka perlu sebuah sistem akuntansi pembelian serta pengendalian internal yang memadai dalam mengatur dan mengawasi kegiatan pembelian barang dagang (Ambarwati, 2012). Berdasarkan uraian di atas, maka penulis ingin menganalisis sistem akuntansi serta pengendalian internal yang terdapat dalam sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok dengan judul skripsi “Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang Pada Swalayan Elok Yogyakarta”.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 5

B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut: Apakah sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian yang dilakukan dalam Swalayan Elok telah sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang? C. Batasan Masalah Dalam penelitian ini penulis hanya meneliti kesesuian unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang dengan pelaksanaan pada Swalayan Elok. D. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: Mengetahui apakah sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian yang dilakukan dalam Swalayan Elok telah sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang. E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Hasil dari analisis data penelitian ini diharapkan dapat membantu kegiatan operasional perusahaan khususnya kegiatan pembelian barang dagang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 6

2. Bagi Universitas Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi di perpustakaan dan membantu pihak umum yang membutuhkan informasi serta menjadi ide pengembangan penelitian selanjutnya. 3. Bagi Penulis Penelitian ini bermanfaat dalam menambah pengetahuan mengenai sistem akuntansi dan pengendalian internal pada swalayan serta salah satu sarana untuk menerapkan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian yang sudah diperoleh dengan praktek yang sesungguhnya

F. Sistematika Penulisan BAB I

PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang, rumusan masalah,

tujuan

penelitian,

manfaat

penelitian,

dan

sistematika penulisan. BAB II

LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan pengertian dan teori-teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, dasar untuk mengolah data serta penelitian terdahulu. Teori-teori yang digunakan berasal dari literatur yang valid.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 7

BAB III

METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknis analisis data.

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Merupakan bab yang menjelaskan secara singkat tentang gambaran perusahaan

BAB V

ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi uraian dan penjelasan tentang deskripsi data, analisis data, serta pembahasannya. Dalam bab ini, data yang terkumpul akan di analisis mengenai kesesuaian sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal pembelian yang diterpakan sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian.

BAB VI

PENUTUP Merupakan bab yang berisi kesimpulan, keterbatasan penelitian, dan saran bagi perusahaan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

BAB II LANDASAN TEORI

A. Teori Pendukung 1. Sistem a. Pengertian Sistem Menurut Romney dan Steinbart (2015: 3), sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki subsistem yang melakukan fungsi khusus untuk mendukung sistem. Sedangkan, menurut Hall (2007: 6), sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan, menurut Gerald dalam Hartono (2000: 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok unsur yang saling berhubungan erat satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Mulyadi (2016: 2), menjelaskan bahwa sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan

8

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 9

yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut: 1) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3) Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Unsur sistem tersebut bekerja sama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut. 4) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Menurut Widjajanto (2001: 2), pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem, atau ada pula yang menyebutkan sebagai prosedur. Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses, dan output.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 10

b. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (2001: 6),

karakteristik sebuah sistem adalah

sebagai berikut: a. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah sistem yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sifat dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. b. Batas Sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. c. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. d. Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara sutu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 11

e. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan masukan sinyal (signalinput). Maintenanceinput adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signalinput adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. f. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan sisa

pembuangan. Keluaran dapar berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa bahan jadi. h. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 12

c. Sifat-Sifat Sistem Sifat-sifat sistem menurut Narko (1994: 2) ialah sebagai berikut: 1) Mempunyai Tujuan Tujuan Sistem merupakan pemotivasi bekerjanyya suatu sistem. 2) Mempunyai Input-Proses-Output Input beruapa masukan terhadap sistem, output merupakan keluaran sistem, sedangkan proses adalah metode dengan mana input diubah menjadi output. 3) Mempunyai Lingkungan Perusahaan sebagai suatu sistem misalnya, mempunyai lingkungan seperti lingkungan ekonomi, politik, sosial budaya, hukum, dan lainlain. 4) Mempunyai Elemen-Elemen yang Saling Terkait 5) Mempunyai Pengendalian Sistem Setiap sistem harus mengatur semua sub-sistemnya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Agar pengendalian sistem dapat efektif maka harus tersedia umpan balik. 6) Mempunyai Pengguna Pengguna di sini harus diartikan secara luas, sebagai contoh suatu perusahaan memiliki pengguna seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah, dan manajemen perusahaan itu sendiri.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 13

2. Sistem Akuntansi a. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2016: 3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan,dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan, menurut Howard E. Settler yang dikutip oleh Baridwan (1998: 3), sistem akuntansi adalah suatu formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik untuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembagalembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah catatan-catatan, doumen-dokumen, formulir-formulir, dan prosedur digunakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi majamen dan pihak-pihak lainnya.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 14

b. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2016: 3), terdapat unsur-unsur sistem akuntansi yaitu sebagai berikut: 1) Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. 2) Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3) Buku Besar Buku besar (general legder) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4) Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary legder). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 15

catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku pembantu. 5) Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, dan laporan laiinya yang menyangkut perusahaan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

3. Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Diana dan Setiawati (2011: 122), pembelian barang dagangan adalah barang yang dibeli untuk langsung dijual kembali, tanpa ada kegiatan untuk memberi nilai tambah pada produk tersebut. Contohnya, supermarket membeli pasta gigi dari distributor dan kemudian pasta gigi tersebut langsung dijual kembali kepada konsumen akhir. a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2016:300) adalah sebagai berikut: 1) Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 16

barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. 2) Fungsi Pembelian Fungsi

pembelian

bertanggung jawab

untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasokyang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang dterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam regsiter bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas

keluar)

yang berfungsi

sebagai

catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 17

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2016: 304), terdapat enam prosedur dalam sistem akuntansi pembelian, sebagai berikut: 1) Prosedur Permintaan Barang Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3) Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 18

kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4) Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5) Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6) Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

c. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2016: 303), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 19

1) Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. Surat ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2) Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar 3) Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih. 4) Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 20

5) Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,

penggantian

(substitusi)

atau

hal

lain

yang

bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

d. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, Mulyadi (2016: 308) adalah: 1) Register Bukti Kas Keluar (voucher register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2) Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian 3) Kartu Hutang Jika dalam pencatatan hutang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu hutang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 21

4) Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

4. Pengendalian Internal a. Pengertian Pengendalian Internal Menurut Jusuf (2014: 356), pengendalian internal ialah proses yang dirancang, diimplementasikan, dan dipelihara oleh pihak yang bertanggung jawab atas kelola, manajemen dan personel lain untuk menyediakan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan entitas yang berkaitan dengan : 1) Keandalan pelaporan keuangan 2) Efisiensi dan efektivitas operasi 3) Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan Menurut Mulyadi (2016: 163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, motode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: 1) Menjaga kekayaan organisasi 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 22

3) Mendorong efisiensi 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajeme b. Struktur Pengendalian Internal Menurut Hall pada Mardi (2014 :61), dikatakan bahwa terdapat model pengendalian internal yang memenui tiga fungsi penting pengendalian, yaitu model PDK (Preventif-Deteksi-Koreksi). 1) Pengendalian Preventif Pengendalian preventif didesain untuk langkah awal mencegah terjadinya berbagai tindakan yang dapat merugikan perusahaan. 2) Pengendalian Deteksi Pengendalian deteksi

merupakan pertahanan

lapis

kedua,

pertahanan ini dibutuhkan ketelitian dan mengidentifikasi kejadian yang diakibatkan lolosnya serangan dari baris pertama. 3) Pengendalian Koreksi Pengendalian koreksi adalah proses memperbaiki kesalahankesalahan yang diakibatkan pertahanan lapis kedua tidak bisa mengatasi serangan yang merugikan. Tindakan koreksian yang dilakukan tidak semata terfokus pada satu metode saja , tetapi menggunakanberbagai cara.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 23

c. Komponen Pengendalian Internal Menurut Commite of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) (2013: 45), Pengendalian internal mempunyai lima komponen, yaitu: 1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian internal di seluruh organisasi. Dalam Commite of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) (2013: 56), terdapat

lima

prinsip

yang

berkaitan

dengan

lingkungan

pengendalian antara lain: a) Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika. b) Dewan direksi menunjukkan independensi dari manajemen dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal. c) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur, alur pelaporan, dan otoritas dan tanggungjawab yang tepat dalam pencapaian tujuan d) Organisasi

menunjukkan

komitmen

untuk

menarik,

mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang kompeten sejalan dengan tujuan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 24

e) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab untuk tanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan tujuan yang tepat. 2) Penilaian Risiko (Risk Assessment) Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal maupun internal. Risiko didefinisikan sebagai kemungkinan suatu peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang untuk mengidentifikasi dan menilai resiko terhadap pencapaian tujuan. Resiko terhadap pencapaian tujuan dianggap “relatif” atau tergantung pada toleransi resiko yang ditetapkan entitas. Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013: 57), terdapat empat prinsip berkaitan dengan penaksiran risiko, yaitu: a) Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup untuk mampu mengidentifikasikan dan menaksir risiko yang terkait dengan tujuan. b) Organisasi mengidentifikasi risiko untuk mencapai tujuan untuk semua entitas dan menganalisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana risiko seharusnya dikelola. c) Organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam penaksiran resiko untuk mencapai tujuan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 25

d) Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan-perubahan yang bisa berpengaruh pada sistem pengendalian internal secara signifikan. 3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian (Control Activities) adalah tindakan yang ditetapkan melalui kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan dilakukan. Aktivitas pengendalian (Control Activities) dilakukan di semua tingkat entitas, pada berbagai tahap dalam proses bisnis, dan pada lingkup teknologi. Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013: 57-58), terdapat tiga prinsip yang berhubungan dengan aktivitas pengendalian, antara lain: a) Organisasi

memilih

dan

mengembangkan

aktivitas

pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan risiko untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima. b) Organisasi

memilih

dan

mengembangkan

aktivitas

pengendalian yang umum melalui teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan. c) Organisasi

menyebarkan aktivitas

pengendalian melalui

kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukkan kebijakan dalam tindakan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 26

4) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi dibutuhkan entitas untuk melakukan tanggung jawab pengendalian internal untuk mendukung pencapaian tujuan. Manajemen menggunakan informasi yang relevan dan berkualitas dari sumber eksternal dan internal untuk mendukung fungsi dari pengendalian internal. Komunikasi merupakan proses yang berulang untuk menyediakan, membagi, dan menghasilkan kebutuhan informasi. Komunikasi internal adalah informasi yang disebarkan dalam seluruh organisasi. Sedangkan komunikasi eksternal ada dua macam, yaitu memungkinkan datangnya komunikasi

dari

informasi

eksternal

yang

relevan

dan

menyediakan informasi untuk pihak. Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013: 58), ada tiga prinsip yang berkaitan dengan informasi dan komunikasi, yaitu: a) Organisasi menghasilkan dan menggunakan informasi yang relevan

dan

berkualitas

untuk

mendukung

fungsi

pengendalian internal. b) Organisasi secara internal mengkomunikasikan informasi, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal

yang

diperlukan

pengendalian internal.

untuk

mendukung

fungsi

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 27

c) Organisasi mengkomunikasikan dengan pihak eksternal mengenai

persoalan

yang

mempengaruhi

fungsi

dari

pengendalian internal 5) Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities) Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities) adalah evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau beberapa kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk memastikan apakah masingmasing dari lima komponen pengendalian internal, ada dan berfungsi. Evaluasi berkelanjutan, dibangun dalam proses bisnis pada tingkat yang berbeda dari entitas, memberikan informasi yang tepat waktu sedangkan evaluasi terpisah, dilakukan secara periodik, akan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi tergantung pada penialaian resiko, efektivitas evaluasi yang berkelanjutan, dan pertimbangan manajemen lainnya. Temuan akan dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan oleh regulator, kriteria yang diakui badan penetapan standar atau manajemen dan dewan direksi, dan kekurangan dikomunikasikan kepada manajemen dewan direksi yang sesuai. Menurut

Commitee

of

Sponsoring

Organizations

of

Treadway Commission (COSO) (2013:59), ada dua prinsip yang berkaitan dengan aktivitas pengawasan, yaitu;

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 28

a) Organisasi

memilih,

mengembangkan,

dan

melakukan

evaluasi berkelanjutan dan / atau terpisah untuk memastikan apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi. b) Organisasi

mengevaluasi

dan

mengkomunikasikan

kekurangan pengendalian internal pada waktu yang tepat kepada

pihak-pihak

yang

bertanggung

jawab

untuk

mengambil tindakan perbaikan, termasuk manajemen senior dan dewan direksi secara tepat. d. Unsur Sistem Pengendalian Internal Pembelian Menurut Mulyadi (2016: 312), unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian internal akuntansi. Unsur pokok sistem pengendalian internal terdiri dari: 1) Organisasi a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. d) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 29

2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi c) Laporan

penerimaan

barang

diotorisasi

oleh

fungsi

penerimanaan barang. d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok f) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3) Praktik yang Sehat a) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b) Surat

order

pembelian

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya penerimaan.

dipertanggungjawabkan

oleh

fungsi

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 30

d) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. e) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembuasan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima

dari

pemasok

dengan

cara

menghitung

dan

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. g) Terdapat pengeecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. i) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. j) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “LUNAS” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 31

B. Penelitian Terdahulu Skripsi oleh Philea Novisiswi mahasiswa

jurusan akuntansi

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta tahun 2011 dengan judul Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Rokok Studi Kasus pada PT Djitoe Indonesia Tobako Surkarta, berfokus pada

kesesuaian

antara sistem

akuntansi pembelian bahan baku dengan teori sistem akuntansi pembelian dan menilai efektivitas pengendalian internal pada sistem akuntansi pembelian bahan baku rokok PT Djitoe Indonesia Tobako. Hasil penelitian tersebut ialah sistem akuntansi pembelian bahan baku rokok PT Djitoe Indonesia Tobako belum berjalan dengan baik karena masih terdapat unsur sistem akuntansi pembelian bahan baku yang belum dietrapkan. Sedangkan, unsur pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku rokok PT Djitoe Indonesia Tobako dapat di bilang sebagai pengendalian internal yang efektif. Berbeda dengan skripsi oleh Mella Merlinda Ningrum mahasiswa jurusan akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta tahun 2011 dengan judul Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku secara Kredit Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta, yang menunjukan kegiatan pembelian bahan baku secara kredit yang dilakukan Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah sesuai dengan teori. Hal ini dibuktikan dengan adanya fungsi-fungsi yang memadai, dokumen-dokumen, catatan-catatan, jaringan prosedur, dan sistem pengendalian intern yang sudah diterapkan perusahaan dengan baik sesuai teori yang ada.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini ialah studi kasus tanpa hipotesis. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yaitu data berupa kata-kata tertulis dan lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati melalui pendekatan teoritis, Devi (2012). Tujuannya untuk membuat deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta penerapan sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal yang diterapkan.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Penelitian ini dilaksanakan pada Swalayan Elok 2. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Desember 2017 Februari 2018

C. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian a. Pemilik atau pimpinan Swalayan Elok b. Pegawai atau karyawan yang menjalankan: 1) Fungsi Gudang

32

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 33

2) Fungsi Pembelian 3) Fungsi Penerimaan 4) Fungsi Akuntansi

2. Objek Penelitian a. Sistem akuntansi pembelian b. Pengendalian internal sistem pembelian c. Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian

D. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Menurut Uma (2006: 67), wawancara bisa terstruktur atau tidak terstruktur dan dilakukan secara tatap muka, melalui telepon, atau online. Sedangkan, menurut Jogiyanto (2007: 93), wawancara ialah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden. Dalam metode

ini

penulis

melakukan

pembicaraan

langsung dengan pimpinan, karyawan, dan pihak yang terkait mengenai sistem akuntansi pembelian barang dagang serta kegiatan pengendalian internal pembelian yang sudah diterapkan. 2. Observasi Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung obyek

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 34

datanya, Jogiyanto (2007: 89). Sedangkan menurut Spillane (2008: 212), observasi meliputi segala hal yang menyangkut pengamatan aktivitas atau kondisi perilaku maupun non-perilaku. Dalam metode ini penulis mengumpulkan data dengan mengamati

secara

langsung

proses

sistem

akuntansi

dan

pengendalian internal pembelian yang sedang berjalan untuk mendapatkan data yang diperlukan berkaitan dengan data yang diteliti. 3. Dokumentasi Menurut Sugiyono (2013: 240) dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang. Dalam metode ini penulis mencoba mengambil data dari dokumen – dokumen, formulir dan catatan akuntansi yang terkait dengan sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian.

E. Data yang Dikumpulkan 1. Gambaran umum Swalayan Elok 2. Deskripsi struktur organisasi Sawalayan Elok 3. Sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh Swalayan Elok 4. Pengendalian internal yang sudah diterapkan oleh Swalayan Elok 5. Dokumen, catatan, dan laporan yang digunakan dalam proses pembelian

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 35

6. Prosedur pembelian barang dagang yang dilakukan oleh Swalayan Elok

F. Teknis Analisis Data Metode analisis data yang digunakan ialah deskripsi kualitatif, yaitu dengan menyajikan data informasi akuntansi berupa bagan alur dari fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal pembelian, Shaumi (2009). Data yang terkumpul lalu dianalisis dan dibandingkan dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang. Langkah-langkah yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah adalah sebagai berikut: 1. Pertama, mengidentifikasi sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal dari hasil wawancara dengan pemilik Swalayan Elok, pegawai atau karyawan yang menjalankan fungsi pembelian (fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi), melakukan observasi sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal yang berjalan pada Swalayan Elok, serta hasil dari dokumentasi catatan-catatan akuntansi, dokumendokumen pembelian, dan formulir pembelian yang dipakai. identifikasi tersebut berisi tentang:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 36

a. Deskripsi mengenai fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian

(fungsi

gudang,

fungsi

penerimaan,

fungsi

pembelian, dan fungsi akuntansi). b. Deskripsi mengenai dokumen yang terkait dengan dokumen dan catatan yang diterapkan dalam sistem pembelian barang dagang

(surat

permintaan

pembelian,

surat

permintaan

penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan surat perubahan order pembelian) c. Deskripsi mengenai catatan akuntansi yang digunakan (Jurnal umum, kartu persediaan dan buku catatan hutang) d. Selain itu penulis juga mendeskripsikan prosedur permintaan pembelian dan prosedur penerimaan barang dengan bagan alir (flowchart). Dengan begitu penulis dapat mengetahui aliran data dan dokumen yang terjadi selama proses permintaan pembelian sampaipencatatan utang. Hal ini berguna untuk mengurangi adanya kesalahan dan mendekteksi jika terdapat kecurangan. 2. Kedua, melakukan perbandingan antara sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian yang dilakukan dalam Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang. a. Tahapan pertama, membandingkan unsur-unsur pada sistem akuntansi pembelian antara lain:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 37

1) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian 2) Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian 3) Dokumen yang digunakan 4) Catatan akuntansi yang digunakan. b. Tahapan

kedua,

membandingkan

komponen

sistem

pengendalian internal menurut COSO. Disini penulis hanya membandingkan dua komponen karena memenuhi kriteria dalam pengendalian internal sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok. Dua komponen tersebut yaitu lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian., antara lain: 1) Lingkungan pengendalian, yang meliputi lima prinsip anatara lain: a) organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika. b) Dewan

direksi

menunjukkan

independensi

dari

manajemen dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal. c) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur, alur pelaporan, dan otoritas dan tanggungjawab yang tepat dalam pencapaian tujuan. d) Organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang kompeten sejalan dengan tujuan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 38

e) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab untuk tanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan tujuan. 2) Aktivitas pengendalian, yang meliputi tiga prinsip a) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan risiko untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima. b) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang umum melalui teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan. c) Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukkan kebijakan dalam tindakan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 39

3. Tabel Pembanding a.

Tabel Pembanding Sistem Akuntansi Pembelian Tabel 3.1 Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi yang Terkait Fungsi Gudang

Fungsi Pembelian

Fungsi Penerimaan

Fungsi Penerimaan

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016) Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan Bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang. tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 40

Lanjutan Tabel 3.1 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Fungsi Unsur-Unsur Sistem Pelaksanaan yang Akuntasi Pembelian pada Swalayan Keterangan Terkait (Mulyadi, 2016) Elok Fungsi fungsi pencatat utang Akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan kartu utang fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Sumber : Mulyadi (2016, 300) Tabel 3.2 Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Prosedur yang Membetuk Sistem

Prosedur Permintaan Barang

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016)

fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Prosedur Fungsi pembelian Permintaan mengirimkan surat Penawaran permintaan penawaran Harga dan harga kepada pemasok Pemilihan untuk memperoleh Pemasok informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain Prosedur fungsi pembelian Order mengirim surat order Pembelian pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 41

Lanjutan Tabel 3.2 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Prosedur yang Membetuk Sistem

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Prosedur Penerimaan Barang

fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Prosedur fungsi akuntansi Pencatatan memeriksa dokumenUtang dokumen pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. Prosedur meliputi distribusi Distribusi rekening yang didebit dari Pembelian transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Sumber: Mulyadi (2016, 301)

Tabel 3.3 Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan

Keterangan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 42

Dokumen Surat Permintaan Permintaan

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016)

merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian Surat digunakan untuk meminta Permintaan penawaran harga bagi Penawaran barang tidak bersifat Harga berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar Surat Order digunakan untuk memesan Pembelian barang kepada pemasok yang dipilih. Laporan menunjukan barang yang Penerimaan diterima dari pemasok Barang telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. Surat Digunakan jika terdapat Perubahan perubahan berupa Order perubahan kuantitas, Pembelian jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) Sumber: Mulyadi (2016, 303)

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 43

Tabel 3.4 Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan Akuntansi

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2001)

Register Bukti Kas Keluar (voucher register)

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure

Jurnal Pembelian

Kartu Hutang

Kartu Persediaan

Digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok jika perusahaan menggunakan account payable procedure Digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli

Sumber: Mulyadi (2016 : 308)

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Tabel 3.5 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO Komponen Lingkungan Pengendalian Menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai etika

Kriteria

Pelasakanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

a. Pemilik Swalayan menunjukkan integritas dan nilai-nilai etika melalui arahan, tindakan dan perilaku. b. Pemilik dan karyawan Swalayan Elok mendeskripsikan standar integritas dan nilai-nilai etika secara eksplisit. c. Swalayan mengevaluasi penerapan nilai-nilai etika pemilik dan karyawan Swalayan Elok. d. Swalayan melaksanakan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi secara konsisten dan tepat waktu.

Dewan direksi menunjukkan independensi dari manajemen dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal.

a. Pemilik Swalayan / owner bertanggung jawab melaksanakan pengawasan terhadap karyawan. b. Karyawan Swalayan Elok dipilih berdasarkan keterampilan dan keahlian. c. Swalayan memiliki karyawan yang cukup dalam rangka melaksanakan kegiatan operasional Swalayan.

44

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

d. Pengawasan kegiatan swalayan dilakukan oleh orang yang bertanggung jwab dalam pengawasan yang independen. Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur, alur pelaporan, dan otoritas dan tanggung jawab yang tepat dalam pencapaian tujuan.

a. Swalayan memiliki struktur organisasi yang jelas dan digambarkan dalam bentuk grafis. b. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai c. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi d. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimanaan barang e. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) di otorisasi oleh fungsi akuntansi.

45

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

g. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian Organisasi menunjukkan a. Swalayan menetapkan kebijakan dan praktik komitmen untuk pelaksanaan kegiatan pembelian. menarik,mengembangkan,dan memelihara orang-orang yang b. Swalayan melakukan evaluasi kompetensi sumber kompeten sejalan dengan daya manusia yang diperlukan. tujuan. c. Swalayan melakukan pelatihan kepada karyawan dalam memahami tugas dan tanggungjawabnya dalam melaksanakan sistem pembelian. d. Swalayan melakukan persiapan dan perencanaan atas penggantian karyawan. Organisasi memiliki orangorang yang bertanggungj awab untuk tanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan tujuan.

a. Owner / pemilik Swalayan bertanggung jawab melaporkan setiap kebijakan dan keputusan kepada karyawan b. Swalayan menetapkan pengukuran kinerja bagi karyawan c. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja secara pengurus periodik.

46

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

d. Pemilik swalayan mengevaluasi tekanan atau kendala dalam mencapai tujuan swalayan. e. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja karyawan dan menyediakan penghargaan atau pelatihan tindakan disiplin yang tepat. (Sumber: COSO Framework, 2013) Tabel 3.6 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO Elemen Komponen Aktivitas Kriteria Pengendalian Organisasi memilih dan a. Menggunakan desain dokumen yang baik mengembangkan aktivitas dengan mencantumkan nomor urut pengendalian yang berkontribusi tercetak untuk mengurangi risiko dalam pencegahan risiko untuk kecurangan. mencapai tujuan pada level yang dapat diterima. b. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok

Pelasakanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

c. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

47

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

a.

b.

Organisasi menyebarkan aktivitas a. pengendalian melalui kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukkan kebijakan b. dalam tindakan. (Sumber: COSO Framework, 2013

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai Pemilik membuat kebijakan serta prosedur sistem pembelian untuk dijadikan sebuah proses bisnis Swalayan membuat jadwal jam kerjakaryawan.

48

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 49

4. Tahapan terakhir ialah menarik kesimpulan berupa laporan hasil dari analisis dan pembahasan yang sudah dilakukan. Laporan ini berisi mengenai keadaan sistem pembelian dan pengendalian internal yang terjadi pada Swalayan Elok beserta usulan-usulan dari penulis untuk Swalayan Elok yang diharapkan dapat menjadi nilai tambah Swalayan Elok dalam menjalankan sistem pembelian barang dagangan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan Swalayan Elok berdiri pada tahun 1990-an dengan banyak perubahan dan perkembangan. Swalayan ini didirikan oleh Bapak Heri yang berasal dari Jawa Timur. Awal mula Swalayan Elok ialah produksi roti dan nama Elok sendiri sudah dipakai sejak saat itu. Pada tahun 1960, Bapak Heri mengumpulkan uang dari hasil penjualan roti bersama saudaranya untuk membeli bangunan di Yogyakarta dan mendirikan produksi roti. Setelah produksi roti, Elok berganti menjadi persewaan DVD. Namun bisnis tersebut tidak berjalan lama dikarenakan perkembangan zaman dan teknologi dimana orangorang lebih asyik menonton di bioskop maupun melalui internet. Sesudah berganti menjadi persewaan DVD, Elok berubah menjadi toko baju dan akhirnya berkembang menjadi swalayan sampai sekarang. Perubahan selalu dilakukan Bapak Heri dengan melihat peluang bisnis sesuai perubahan zaman. Tidak ada visi maupun misi dalam mendirikan swalayan Elok, semua dilakukan Beliau dengan cara otodidak. Menurut Bapak Heri asal semua dapat berjalan maka tidak ada masalah

50

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 51

Swalayan Elok termasuk swalayan yang dapat bertahan lama dalam bidangnya. Walaupun Bapak Heri sebagai pimpinan tidak mempunyai latar belakang pendidikan yang tinggi namun, swalayan Elok dapat bertahan hingga puluhan tahun. Latar belakang pendidikan Bapak Hari sendiri ialah pada jenjang Sekolah Dasar. Pada saat itu, Beliau putus sekolah dikarenakan adanya 30S-PKI dan sejak saat itu Beliau memutuskan untuk berbisnis dengan cara otodidak. Produk yang di jual pada swalayan Elok sangat beragam, mulai dari perlengkapan rumah tangga, makanan, minuman, fashion, alat tulis, dll. Tujuan didirikan swalayan ini tidak lain untuk melengkapi kebutuhan masayarakat sekitar dengan harga yang terjangkau. B. Lokasi Perusahaan Swalayan Elok terletak di Jalan Gejayan nomor 11 tepatnya di depan Pasar Demangan. Tidak ada alasan atau rencana pemilihan lokasi sebelumnya, namun lokasi saat ini dapat dibilang strategis karena dekat dengan keramaian. Swalayan Elok juga memiliki nilai tambah dimana terdapat tempat parkir luas yang berada di belakang swalayan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 52

C. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, Mulyadi (2001, 165). Struktur organisasi Swalayan Elok adalah sebagai berikut:

Manager Operasional (Owner)

Pengawasan

Bagian Penjualan

Bagian Pembelian

Bagian Kantor ( Adminitrasi )

Fungsi Pembelian dan Penerimaan Barang Pramuniaga

Kasir

Bagian Pemasukan

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Swalayan Elok

Bagian Pengeluaran

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 53

D. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Manager Operasi (Owner) a. Bertanggung jawab penuh atas kegiatan yang dilakukan Swalayan. b. Bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan semua kegiatan Swalayan. c. Mengotorisasi dokumen-dokumen yang mendukung berjalannya kegiatan Swalayan. d. Merekrut karyawan dan menggaji karyawan sesuai prosedur yang berjalan. e. Menetapkan dan membuat keputusan yang berhubungan dengan kegiatan Swalayan. 2. Pengawasan a. Bertugas mengawasi pekerjaan karyawan di bawahnya yaitu bagian penjualan dan bagian pembelian. b. Bertugas mengawasi persediaan barang di dalam toko. c. Mengawasi setiap kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan barang. d. Mengawasi segala kegiatan yang ada pada swalayan. 3. Bagian Penjualan a. Pramuniaga 1) Melayani permintaan pembelian barang dari konsumen.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 54

2) Menjaga etalase dan melayani konsumen dengan ramah. 3) Merapikan, membersihkan, dan mengecek barang dagang pada area yang dijaga. 4) Membantu konsumen yang membutuhkan informasi mengenai barang yang dicari. 5) Melakukan kontrol terhadap barang dagangan yang sudah kadaluarsa ataupun rusak. 6) Melaporkan kepada fungsi pembelian jika barang dagangan habis. b. Kasir 1) Bertanggung jawab atas transaksi penjualan. 2) Menerima uang pembayaran langsung dari pembeli. 3) Bertanggung jawab keamanan keuangan yang berada pada mesin register. 4) Melayani keluhan ataupun saran dari konsumen. 5) Melaporkan hasil penjualan kepada bagian adminitrasi. 4. Bagian Pembelian a. Fungsi Pembelian dan Penerimaan Barang 1) Membuat permintaan barang dagang kepada pemasok 2) Mengontrol stok barang dagang yang berada di dalam Swalayan 3) Menerima barang dari pemasok

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 55

4) Memeriksa barang dagang terhadap jenis, kuantitas, jenis dan mutu. 5) Menyerahkan barang dagangan ke dalam Swalayan yang akan di rapikan oleh pramuniaga. 5. Bagian Kantor (Administrasi) Bertanggung jawab atas aliran kas, baik pemasukan maupun pengeluaran

yang

terjadi

selama

kegiatan

Swalayan.

Serta

bertanggung jawab atas pembagian gaji. a. Administrasi Satu (Pemasukan) 1) Input barang dagang ke dalam sistem komputer dengan scanbarcode 2) Membuat laporan barang masuk per pemasok 3) Merekap barang dagang yang diterima dalam satu hari ke dalam buku pemasukan. b. Adminitrasi Dua (Pengeluaran) 1) Mencatat utang barang dagang ke dalam kartu utang 2) Mengecek laporan barang masuk yang di buat administrasi satu dengan nota pembelian pemasok 3) Betanggung jawab atas pengeluaran uang guna membayar utang kepada pemasok. 4) Mengarsipkan semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dagang ke dalam map per pemasok. 5) Merekap pengeluaran dalam buku pengeluaran.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 56

E. Personalia 1. Tenaga Kerja Tenaga kerja yang ada di Swalayan Elok saat ini berjumlah 12 orang, dengan rincian sebagai berikut: No 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Keterangan Jumlah Manajer Operasioal / Owner 1 Adimistrasi 2 Pengawasan 2 Pembelian dan Penerimaan 1 Kasir 2 Pramuniaga 4 Tabel 4.1 Jumlah Karyawan Swalayan Elok Bagian personalia pada Swalayan Elok sempat ada namun,

untuk sekarang pemilihan karyawan, administasi, kasir, pramuniaga dilakukan langsung oleh pemilik. Tidak ada kriteria khusus dalam penerimaan karyawan. Jumlah karyawan Swalayan Elok saat ini berjumlah 11 orang yang terbagi menjadi karyawan tetap dengan jumlah 10 orang dan karyawan tidak tetap (part time) 1 orang. 2. Hari Kerja dan Jam Kerja Swalayan Elok buka setiap hari kecuali libur hari raya ( hari besar). Swalayan Elok buka dari jam 09.00 WIB sampai jam 21.00WIB. Karyawan selain kantor bekerja sesuai dengan shift yang ditentukan, sedangkan karyawan kantor bekerja mulai jam 09.00 WIB sampai jam 16.00 WIB.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 57

Pembagian jam kerja karyawan tetap dibedakan menjadi dua shift yakni pagi dan siang. Shift pagi bekerja mulai dari pukul 09.00-17.00 WIB dan shift pagi bekerja mulai dari pukul 13.00-21.00 WIB. Sedangkan pembagian jam kerja untuk karyawan tidak tetap atau parttime masih menyesuaikan jadwal kuliah (fleksibel).

F. Pemasaran Pemasaran Swalayan Elok sudah terbantu dengan letaknya yang strategis yakni pada pusat keramaian dimana berlokasi di depan pasar Demangan. Swalayan Elok juga mengedepankan dalam hal pelayanan yang baik kepada konsumen. Dalam segi harga barang dagang yang dijual, Swalayan Elok menawarkan harga yang terjangkau dibandingkan dengan swalayan lainnya.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang pada Swalayan Elok 1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok adalah sebagai berikut: a. Fungsi Pembelian dan Fungsi Penerimaan Fungsi pembelian dan fungsi penerimaan dilakukan oleh orang yang sama. Fungsi ini bertanggung jawab dalam melakukan order pembelian kepada pemasok. Selain itu fungsi ini bertanggung jawab dalam

menerima barang dagang dari pemasok, melakukan

pemeriksaan atas kuantitas, kualitas, dan jenis barang dagang dengan nota pembelian yang diterima dari pemasok. Proses pemerikasaan dilakukan bersama-sama dengan pemasok. Contoh nota pembelian dapat dilihat pada lampiran_2. b. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian kantor (adminitrasi). Fungsi ini dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian pemasukan dan pengeluaran. Bagian pemasukan bertugas mencatat persediaan yang masuk ke dalam sistem komputer dengan scan barcode, sedangkan bagian pengeluaran bertugas mencatat kewajiban yang terjadi akibat

58

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 59

pembelian barang dagang serta bertugas mengeluarkan uang dalam proses pembayaran. Segala jenis kegiatan financial dalam kegiatan swalayan dilakukan oleh bagian kantor (administrasi).

2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok adalah sebagai berikut: a. Prosedur Order Pembelian Terdapat dua kejadian yang sering terjadi dalam order pembelian. Yang pertama ialah sales dari pemasok akan datang ke swalayan untuk mengecek barang apa saja yang habis. Setelah itu sales akan mencatat barang dagang yang dibutuhkan dengan aplikasi pemasok secara online. Kedua, order pembelian juga dilakukan oleh fungsi pembelian dengan menghubungi pemasok melalui telepon atau whatsapp. Dalam pesan tersebut akan dicantumkan jenis dan kuantitas barang yang dipesan. b. Prosedur Penerimaan Barang Penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama dalam prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan sekaligus fungsi pembelian melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang. Pemeriksaan dilakukan bersama dengan pemasok yang mengirim barang dagang. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini antara lain faktur pembelian, nota

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 60

pembelian dari pemasok. Setiap pemasok mempunyai ketentuan dokumen masing-masing maka, Swalayan Elok memperlakukan setiap dokumen dari pemasok secara berbeda. Jika sudah diperiksa maka fungsi penerimaan akan menyerahkan faktur pembelian dan nota pembelian dari pemasok kepada pihak administrasi yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Barang dagang yang sudah diperiksa akan diambil sampel untuk discan barcodeguna bukti dalam pencatatan persediaan dibagian administrasi dan sisanya langsung dibawa ke dalam toko. c. Prosedur Pencatatan Utang Sebelum masuk dalam prosedur ini, barang sampel yang sudah dipisahkan akan discan oleh bagian administrasi pertama (pemasukan). Bagian ini akan melakukan scan barcode persediaan barang kedalam progam di komputer. Setelah itu, bagian administrasi pemasukan akan membuat laporan barang masuk serta merekap pemasukan barang dagang yang masuk dalam sehari ke dalam buku besar pemasukan. Laporan barang masuk dapat dilihat pada lampiran_3. Segala jenis dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pembelian (Faktur pembelian, nota pembelian serta laporan barang masuk) akan diserahkan kepada administrasi kedua (pengeluaran) untuk pencatatan utang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 61

Prosedur pencatatan utang dalam Swalayan Elok ialah setelah pemasok mengirim barang maka pihak pemasok akan menukarkan faktur asli dengan kontra bon. Dalam kontra bon akan dituliskan kapan dan berapa jumlah yang harus dibayarkan. Jika sudah jatuh tempo maka pemasok akan menagih kepada swalayan dengan menunjukan kontra bon. Setelah dicocokan dan membayar tagihan maka swalayan akan mencatat pembayaran pada nota pembayaran dan pemasok akan mendapatkan tanda terima uang. Terdapat dua cara dalam pembayaran utang pada Swalayan Elok yaitu secara tunai dan giro. Kedua cara ini dilakukan dengan prosedur yang sama dalam pencatatan utang. Yang membedakan kedua prosedur ini ialah jumlah yang dibayarkan. Pencatatan utang dicatat dalam kartu utang per pemasok, gambar kartu utang Swalayan Elok dapat dilihat dalam lampiran_6. Dalam pemisahan kartu utang antara pemasok, Swalayan Elok menggunakan satu map untuk satu pemasok. Isi map ialah salinan faktur pembelian dari pemasok, laporan barang masuk, nota yang belum terbayar dan surat retur barang. 3. Dokumen yang digunakan dalam siklus sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok adalah sebagai berikut a. Faktur Pembelian Faktur pembelian merupakan faktur yang diterima dari pemasok untuk menunjukan berapa tagihan yang harus dibayarkan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 62

oleh Swalayan Elok. Faktur ini dijadikan Swalayan Elok sebagai dokumen untuk memeriksa penerimaan barang. Pemasok diberi salinan faktur pembelian berupa dokumen kontra bon. b. Kontra Bon Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi kepada pemasok yang berfungsi dalam proses penagihan. Dokumen dibuat dua rangkap, satu untuk dibawa pemasok dan satunya untuk di arsipkan bagian administrasi. Jika pemasok akan menagih, maka bagian adminitrasi mencocokan nomor kontra bon, faktur mana yang akan di bayarkan. Gambar kontra bon dapat dilihat pada lampiran_7. c. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan informasi pada faktur pembelian, nota pembelian dan kontra bon. Bukti kas keluar yang dibuat Swalayan Elok berupa nota pembayaran yang berisi kepada siapa uang, nota atau faktur apa saja yang dibayarkan, serta berapa jumlah yang sudah dibayarkan. Gambar nota pembayaran dapat dilihat pada lampiran_9.Nota pembayaran ini di arsipkan oleh swalayan sedangkan pemasok akan menerima surat tanda terima uang untuk bahwa swalayan sudah melakukan pembayaran utang kepada pemasok serta digunakan sebagai dasar pencatatan kas keluar. Gambar surat tanda terima uang dapat dilihat pada lampiran_8.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 63

d. Nota Retur Nota retur dibuat oleh bagian penerimaan barang apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan barang dagang yang dipesan. Gambar nota retur dapat dilihat pada lampiran_4.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Kartu Utang Kartu utang merupakan catatan yang digunakan bagian adminitrasi dalam mencatat utang kepada pemasok. Satu kartu utang digunakan untuk satu pemasok dapat dilihat pada lampiran_6. Bukti transaksi pencatatan berupa faktur pembelian atau nota pembelian dari pemasok. Administrasi

kedua

bertanggung

jawab

atas

segala

perubahan dalam kartu utang. Seluruh dokumen serta laporan yang berkaitan dengan pembelian barang dagang akan dicek oleh owner setiap harinya sebelum masuk kepada arsip adminitrasi dua. b. Input Persediaan ke Dalam Komputer Barang yang sudah diperiksa dan diotorisasi akan diambil sampel untuk discan ke dalam komputer oleh bagian administrasi (pemasukan). Komputer akan secara otomomatis mencatat nama pemasok, kuantitas barang, harga pokok persediaan, kenaikan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 64

harga serta harga jual. Swalayan Elok menggunakan program sendiri dengan menyewa jasa programmer. c. Buku Besar Buku besar digunakan untuk mencatat segala jenis transaksi yang berhubungan dengan kegiatan pembelian barang dagang. Swalayan Elok membagi buku besar menjadi dua yaitu pemasukan dan pengeluaran. 5. Bagan Alir Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Terdapat dua kegiatan yang berulang dalam pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. Kegiatan tersebut ialah pemasok datang ke swalayan untuk mengecek barang habis dan membuat sales order dengan aplikasi pemasok (pemasok besar). Proses ini meliputi pemesanan barang, penerimaan barang, pencatatan hutang, sampai dengan pelunasan. Sedangkan kegiatan kedua ialah pihak swalayan melakukan order pembelian melalui telepon ataupun whatsapp. Merupakan pemasok kecil (UKM). Proses ini meliputi pemesanan barang, penerimaan barang,

pencatatan

hutang,

sampai

dengan

pelunasan.

Yang

membedakan dengan aktivitas pertama ialah dokumen yang digunakan dalam order pembelian. Berdasarkan prosedur sistem akuntansi akuntansi pembelian yang dijalankan oleh Swalayan Elok maka dapat dibuat bagan alir sebagai berikut:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

a. Prosedur order pembelian dengan cara sales pemasok datang ke swalayan Pemasok

Administrasi Dua

Bagian Pembelian

Bagian Penerimaan

Administrasi satu

1

mulai

3 2

Datang ke Swalayan dan mengecek barang

nota pembelian

NP Otorisasi

NP Otorisasi 2

copy faktur

Beserta barang dagang

FP Otoriasi

FP Otoriasi

melalui aplikasi pemasok

input barang dagang yang dipesan

LBM scan barang ke dalam komputer

memeriksa barang dagang

nota pembelian

barang sampel T

kartu utang

Copy Faktur 2 Tidak

1

NP Otorisasi

Barang sesuai

Faktur Pembelian

nota pembelian

selesai FP Otoriasi

2

Ya

copy faktur

otorisasi dokumen

N

LBM

1 NP Otorisasi

buku besar pemasukan

Membuat Nota retur pembelian

3

FP Otoriasi

nota pembelian

Keterangan: NP FP LBM

2 copy faktur 2

2 1

: Nota Pembelian : Faktur Pembelian : Laporan Barang Masuk

Nota Retur Pembelian bersama dengan barang yang di retur

T

Pemasok

Gambar 5.1: Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang (Sales Pemasok Datang ke Swalayan) 65

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 66

b. Prosedur Pencatatan Utang dan Pelunasan dengan cara sales pemasok datang ke swalayan Administrasi Dua

pemasok

mulai

1

NP Otorisasi

2 Kontra Bon Pemasok

FP Otoriasi

LBM

Faktur Asli

3

Mencocokan Faktur

Keterangan: NP FP LBM

NP Otorisasi

: Nota Pembelian : Faktur Pembelian : Laporan Barang Masuk

FP Otoriasi

LBM 2 1 Kontra Bon

T 1

2

Gambar 5.2: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban Hutang (Sales Pemasok Datang ke Swalayan)

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 67

c. Prosedur order pencatatan utang dan pelunasan dengan cara sales pemasok datang ke swalayan (Lanjutan) Administrasi Dua

pemasok

2

3

NP Otorisasi

4

2 Kontra Bon

tanda terima

FP Otoriasi LBM 1 Kontra Bon T

mencocokan kontra bon

membayar kewajiban dan membuat Nota Pembayaran

Keterangan: NP FP LBM

NP Otorisasi

: Nota Pembelian : Faktur Pembelian : Laporan Barang Masuk

FP Otoriasi LBM 2 1 Kontra Bon tanda terima Nota Pembayaran

Buku besar pengeluaran

T

4

kartu utang

selesai

Gambar 5.3: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada Pemasok Sales Pemasok Datang ke Swalayan (lanjutan)

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

d. Prosedur order pembelian dengan cara telepon atau whatsapp Pem asok

Adm inistrasi D ua

B agian Pem belian

B agian Penerim aan

Adm inistrasi satu

1

m ulai

m enerim a pem esanan m elalui telepon/whatsapp

3

2

N P O torisasi

N P O torisasi 2 nota pem belian

Beserta barang dagang

LBM

scan barang ke dalam kom puter

m em buat nota pem belian

barang sam pel

kartu utang

m em eriksa barang dagang 2

N P O torisasi 1

selesai

2

T idak

nota pem belian

T

nota pem belian

Barang sesuai

LBM

Ya buku besar pem asukan

otorisasi dokum en T Mem buat N ota retur pem belian

3

1 N P O torisasi nota pem belian

Keterangan: 2 1

NP LBM

N ota R etur Pem belian

: Nota Pembelian : Laporan Barang Masuk

bersam a dengan barang yang di retur

2

Pem asok

T

Gambar 5.4: Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang (melalui telepon/whatsapp)

68

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 69

e. Prosedur pencatatan kewajiban dan pelunasan dengan cara telepon atau whatsapp pemasok

Administrasi Dua

1

mulai

Pemasok

NP Otorisasi

2 Kontra Bon

LBM

nota pembelian

3 Mencocokan Faktur

NP Otorisasi

Keterangan: LBM

NP LBM

2 1

: Nota Pembelian : Laporan Barang Masuk

Kontra Bon

1

2

T

Gambar 5.5: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Penagihan Kewajiban Pembelian Barang Dagang (melalui telepon/whatsapp)

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 70

f. Prosedur pencatatan utang dan penagihan dengan cara telepon atau whatsapp (Lanjutan) Administrasi Dua

pemasok

2

4

3

NP Otorisasi

2 Kontra Bon

tanda terima

LBM 1 Kontra Bon T

mencocokan kontra bon

membayar kewajiban dan membuat Nota Pembayaran

Keterangan: NP LBM

NP Otorisasi

: Nota Pembelian : Laporan Barang Masuk

LBM 2 1 Kontra Bon tanda terima Nota Pembayaran

Buku besar pengeluaran T

4

kartu utang

selesai

Gambar 5.6: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Penagihan Kewajiban Pembelian Barang Dagang melalui telepon/whatsapp (Lanjutan)

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 71

B. Analisis

Sistem

Akuntansi

Pembelian

Barang

Dagang

dan

Pengendalian Internal pada Swalayan Elok

1. Perbandingan kesesuaian antara pelaksanaan pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian. Pada penelitian ini, peneliti membandingkan antara pelaksanaan sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian pada Mulyadi yang meliputi fungsi yang terkait, prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian, dan catatan akuntansi yang digunakan yang dipaparkan dalam Tabel 5.1, Tabel 5.2, Tabel 5.3, dan Tabel 5.4 berikut ini:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Tabel 5.1 Hasil Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Fungsi yang Terkait Fungsi Gudang

Fungsi Pembelian

Fungsi Penerimaan

Fungsi Akuntansi

Unsur-unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016)

bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

Tidak ada fungsi gudang dalam Swalayan Elok, karena Tidak sesuai Swalayan Elok tidak memiliki gudang untuk menyimpan barang dagang dan permintaan pembelian langsung dilakukan oleh pihak pemakai barang. Fungsi pembelian dilakukan langsung oleh pemakai Tidak Sesuai barang. fungsi pembelian tidak mengeluarkan purchase order. Karena, semua dokumen yang berhubungan dengan order pembelian hanya berdasarkan dokumen dari pemasok. Fungsi penerimaan dilakukan oleh orang yang sama Sesuai dengan fungsi penerimaan. Tanggung jawab fungsi ini sesuai dengan apa yang ada dalam prinsip sistem akuntansi pembeian sistem informasi akuntansi sistem pembelian yaitu melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang retur.

fungsi pencatat utang bertanggung Terdapat dua fungsi akuntansi dalam Swalayan Elok Sesuai jawab untuk mencatat transaksi yaitu administrasi satu (pemasukan) dan administrasi

72

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI



pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

dua (pengeluaran). Administrasi satu bertanggung jawab dalam pencatatan persediaan, tugasnya meliputi scan barang dagang ke dalam sistem komputer dan membuat laporan barang dagang masuk serta melakukan rekap dalam sehari. Sedangkan administrasi dua mempunyai tanggung jawab dalam pencatatan utang kepada pemasok kedalam kartu utang. Kartu utang yang digunakan oleh Swalayan Elok dipisahkan dengan satu map per pemasok. Administrasi dua juga bertanggung jawab dalam proses pembayaran utang serta dalam pengarsipan segala dokumen yang berhubungan dengan proses pembelian barang dagang.

Sumber : Data diolah Tabel 5.2 Hasil Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Prosedur yang Membentuk Sistem Prosedur Permintaan Barang Prosedur Permintaan Penawaran

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

fungsi gudang mengajukan permintaan Tidak ada prosedur permintaan barang karena tidak Tidak sesuai pembelian dalam formulir surat permintaan adanya fungsi gudang. Permintaan barang dagang pembelian kepada fungsi pembelian. langsung dilakukan oleh fungsi pemakai barang atau sales dari pemasok. pembelian mengirimkan surat permintaan Swalayan Elok tidak melakukan prosedur permintaan Tidak Sesuai penawaran harga kepada para pemasok penawaran harga dalam sistem pembelian barang untuk memperoleh informasi mengenai dagang. Karena, pemasok merupakan pemasok

73

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Harga dan harga barang dan berbagai syarat pembelian Pemilihan yang lain Pemasok Prosedur fungsi pembelian mengirim surat order Order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan Pembelian memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan. Prosedur fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan Penerimaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang Barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

langganan serta sifat oerder pembelian Swalayan bersifat repetitive (berulang).

Prosedur Pencatatan Utang

fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

Prosedur pencatatan utang dilakukan oleh administrasi Sesuai dua yang bertanggung jawab dalam pencatatan utang ke dalam kartu utang per pemasok. Tanggung jawab lainnya ialah mengarsipkan segala dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pembelian barang dagang.

Prosedur Distribusi Pembelian

meliputi distribusi rekening yang didebit Tidak ada prosedur distribusi pembelian dalam proses Tidak Sesuai dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. pembuatan laporan manajemen.

Fungsi pembelian Swalayan Elok tidak membuat dan Tidak Sesuai mengirim surat order pembelian. Karena, prosedur order pembelian hanya dilakukan lewat telepon dan seringkali melalui sales dari pemasok Fungsi penerimaan tidak membuat laporan penerimaan Tidak Sesuai barang namun hanya memeriksa barang dagang dan membubuhkan tanda tangan jika sudah sesuai dengan pesanan. Fungsi penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang karena laporan barang masuk dijadikan satu dengan fungsi adminitrasi satu.

Sumber: Data diolah

74

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Tabel 5.3 Hasil Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan Dokumen

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

Surat Permintaan Merupakan formulir yang diisi oleh Tidak ada surat permintaan yang digunakan Swalayan Tidak sesuai Pembelian fungsi gudang atau fungsi pemakaian Elok karenatidak adanya fungsi gudang. Permintaan barang untuk meminta fungsi pembelian barang dagang langsung dicatat oleh sales pemasok. melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian Surat Permintaan Surat yang digunakan untuk meminta Penawaran Harga penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar

Tidak ada surat permintaan penawaran harga dalam Tidak Sesuai sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. Pada dasarnya, sistem pengadaan dalam sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok bersifat berulang

Surat Order Digunakan untuk memesan Pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Laporan Penerimaan Barang

barang Fungsi pembelian tidak menggunakan surat ini dalam Tidak Sesuai memesan barang. Melainkan, hanya tertulis dalam secarik kertas. Pemesanan sering dilakukan memalui telepon dan whatsapp. Menunjukan bahwa barang yang diterima Swalayan tidak membuat laporan penerimaan barang. Tidak Sesuai dari pemasok telah memenuhi jenis, Fungsi penerimaan hanya kan membubuhkan spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tandatangan pada nota pembelian atau faktur. yang tercantum dalam surat order pembelian.

75

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Surat Perubahan Digunakan jika terdapat perubahan Tidak ada surat perubahan order pembelian dalam Tidak Sesuai Order Pembelian berupa perubahan kuantitas, jadwal sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) Sumber: Data diolah Tabel 5.4 Hasil Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan Akuntansi

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian (Mulyadi, 2001)

Pelaksanaan pada Swalayan Elok

Keterangan

Register Bukti Jika dalam pencatatan utang perusahaan Swalayan Elok tidak membuat register kas keluar. Kas Keluar menggunakan voucher payable (voucher register) procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar

Tidak Sesuai

Jurnal Pembelian

Digunakan untuk mencatat transaksi Swalayan Elok tidak membuat jurnal pembelian. pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure

Tidak sesuai

Kartu Utang

Digunakan untuk mencatat hutang Kartu utang dibuat oleh bagian adminitrasi dua. Kartu Sesuai kepada pemasok jika perusahaan ini digunakan untuk mencatat faktur/nota pemasok menggunakan account payable yang belum terbayarkan. procedure

Kartu Persediaan

Digunakan untuk mencatat harga pokok Swalayan Elok membuat kartu persediaan dalam file Sesuai persediaan yang dibeli komputer pada administrasi satu

Sumber: Data diolah

76

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 77

2. Perbandingan kesesuaian antara pelaksanaan pada Swalayan Elok dengan komponen pengendalian internal menurut COSO. Pada penelitian ini, peneliti membandingkan antara pelaksanaan pengendalian internal

pembelian pada Swalayan Elok dengan

komponen pengendalian internal menurut COSO yang meliputi lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian yang dipaparkan pada Tabel 5.5, dan Tabel 5.6 berikut ini:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Tabel 5.5

Tabel Penjelasan Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO

Komponen Lingkungan Kriteria Pelasakanaan pada Swalayan Elok Pengendalian Menunjukkan komitmen a. Pemilik Swalayan menunjukkan a. Pemilik dan karyawan Swalayan Elok terhadap integritas dan nilai integritas dan nilai-nilai etika menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran, etika melalui arahan, tindakan dan keterbukaan, akuntabilitas serta kerendahan perilaku. hati b. Pemilik dan karyawan Swalayan b. Swalayan Elok tidak mendeskripsikan Elok mendeskripsikan standar standar integritas dan nilai-nilai etika. integritas dan nilai-nilai etika secara eksplisit. c. Swalayan mengevaluasi penerapan c. Swalayan Elok tidak melakukan evaluasi nilai-nilai etika pemilik dan niai-nilai etika secara berkala. Evaluasi karyawan Swalayan Elok. hanya dilaksanakan jika terdapat penyimpangan d. Swalayan melaksanakan perbaikan d. Swalayan Elok melakukan perbaikan atas atas penyimpangan yang terjadi penyimpanagn yang ada. Contohnya, secara konsisten dan tepat waktu. terdapat pencurian aset. Dewan direksi menunjukkan a. Pemilik Swalayan / owner a. Tanggung jawab pengawasan dilaksanakan independensi dari manajemen bertanggung jawab melaksanakan oleh pemilik Swalayan. dan melakukan pengawasan pengawasan terhadap karyawan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal. b. Karyawan Swalayan Elok dipilih b. Karyawan bagian kantor diharuskan berdasarkan keterampilan dan memiliki kemampuan dalam hal akuntansi. keahlian.

Keterangan Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Sesuai

Sesuai Sesuai

78

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

c. Swalayan memiliki karyawan yang c. Swalayan Elok belum memiliki cukup cukup dalam rangka melaksanakan karyawan dalam . melaksanakan kegiatan kegiatan operasional Swalayan. operasional Swalayan. Masih banyaknya double job. d. Pengawasan kegiatan swalayan d. Terdapat dua orang pengawas dalam struktur dilakukan oleh orang yang organisasi, namun tanggung jawab dan bertanggung jawab dalam tugasnya belum jelas. pengawasan yang independen. Manajemen menetapkan a. Swalayan memiliki struktur a. Swalayan Elok tidak memiliki struktur dengan badan pengawas, organisasi yang jelas dan organisasi yang digambarkan dalam bentuk struktur, alur pelaporan, serta digambarkan dalam bentuk grafis. grafis. Masih adanya double job otoritas dan tanggung jawab yang tepat dalam pencapaian b. Surat permintaan pembelian b. Tidak ada otorisasi dalam surat permintaan tujuan. diotorisasi oleh fungsi gudang, barang dagang dari gudang, karena tidak untuk barang yang disimpan dalam fungsi gudang dalam Swalayan Elok gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai c. Surat order pembelian diotorisasi c. Order pembelian di otorisasi oleh banyak oleh fungsi pembelian atau pejabat orang. Jadi, tidak ada sifat independent yang lebih tinggi dalam proses otorisasi yang mengakibatkan kesalahan order pembelian. Maksutnya adalah belum adanya satu orang yang pasti dalam mengotorisasi.

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

79

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

d. Laporan penerimaan diotorisasi oleh penerimanaan barang

barang d. Laporan penerimaan barang di tandatangani fungsi oleh fungsi pembelian yang merangkap sebagai fungsi penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan

e. Bukti kas keluar diotorisasi oleh e. Bukti kas keluar di otorisasi langsung oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang bagian administrasi yang sebelumnya dicek lebih tinggi dan di otorisasi oleh owner

f. Pencatatan ke dalam kartu utang f. Pencatatan kartu utang di otorisasi oleh dan register bukti kas keluar owneryang dicek setiap harinya. Swalayan (voucher register) di otorisasi oleh Elok tidak mencatat register kas keluar fungsi akuntansi. Organisasi menunjukkan a. Swalayan menetapkan kebijakan a. Swalayan Elok menetapkan kebijakan dan komitmen untuk dan praktik dalam segala praktik dalam segala pelaksanaan kegiatan menarik,mengembangkan,dan pelaksanaan kegiatan swalayan. swlayan. memelihara orang-orang yang b. Swalayan melakukan evaluasi b. Dalam pemilihan karyawan, Swalayan Elok kompeten sejalan dengan kompetensi sumber daya manusia tidak melakukan evaluasi kriteria khusus. tujuan. yang diperlukan. Karena kebanyakan karyawan merupakan karyawan tetap dan bertahan lama.

Sesuai

Sesuai

Sesuai

Sesuai

Tidak Sesuai

80

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

c. Swalayan melakukan pelatihan c. Swalayan Elok melakukan kegiatan kepada karyawan dalam pelatihan kepada karyawan baru terkhusus memahami tugas dan karyawan di dalam toko yang sering tanggungjawabnya dalam melakukan pergantian. melaksanakan sistem pembelian.

Sesuai

d. Swalayan melakukan persiapan dan d. Swalayan melakukan persiapan dalam perencanaan atas penggantian penambahan dan penggantian karyawan karyawan. baru terkhusus karyawan part time.

Sesuai

Organisasi memiliki oranga. Owner / pemilik Swalayan a. Pemilik Swalayan menyampaikan informasi orang yang bertanggung bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan keputusan kepada karyawan. jawab untuk tanggung jawab setiap kebijakan dan keputusan pengendalian internal mereka kepada karyawan sejalan dengan tujuan. b. Swalayan menetapkan pengukuran b. Swalayan Elok tidak menetapkan kinerja bagi karyawan pengukuran kinerja bagi karyawan. c. Pemilik swalayan mengevaluasi c. Swalayan Elok mengevaluasi tekanan dan tekanan atau kendala dalam kendala dalam mencapai tujuan swalayan. mencapai tujuan swalayan. d. Pemilik swalayan mengevaluasi d. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja kinerja karyawan dan karyawan Namun tidak menyediakan menyediakan penghargaan atau menyediakan penghargaan atau pelatihan pelatihan tindakan disiplin yang tindakan disiplin yang tepat. tepat.

Sesuai

Tidak Sesuai

Sesuai

Tidak Sesuai

(Sumber: COSO Framework, 2013; data diolah, 2017)

81

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Tabel 5.6

Tabel Penjelasan Teori Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO

Elemen Komponen Kriteria Pelasakanaan pada Swalayan Elok Aktivitas Pengendalian Organisasi memilih dan a. Menggunakan desain dokumen a. Dokumen yang ada di Swalayan Elok belum mengembangkan aktivitas yang baik dengan mencantumkan mencantumkan nomor urut tercetak. pengendalian yang nomor urut tercetak untuk berkontribusi dalam mengurangi risiko kecurangan. pencegahan risiko untuk mencapai tujuan pada level b. Pencatatan terjadinya utang b. Pencatatan terjadinya utang hanya di yang dapat diterima. didasarkan pada bukti kas keluar dasarkan pada laporan barang masuk, nota yang didukung dengan surat order pembelian, dan fakktur pembelian. pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok c. Fungsi penerimaan melakukan c. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima pemerikasaan barang dagang bersama dari pemasok dengan cara dengan pemasok. Barang dagang yang menghitung dan menginspeksi datang dibandingkan dengan faktur barang tersebut dan pembelian bukan tembusan sura order membandingkannya dengan pembelian.. tembusan surat order pembelian d. Terdapat pengecekan terhadap d. pengecekan terhadap harga, syarat harga, syarat pembelian, dan pembelian, dan ketelitian perkalian dalam ketelitian perkalian dalam faktur faktur dari pemasok dilakukan oleh bagian dari pemasok sebelum faktur adminitrasi dua. Sebelum masuk pada tersebut diproses untuk dibayar adminitrasi dua segala jenis transaksi akan

Keterangan

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Sesuai

82

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

di cek terlebih dahulu oleh owner e. Catatan yang berfungsi sebagai e. Pembantu utang berupa kartu utang. buku pembantu utang secara Rekonsiliasi dilakukan antara kartu dengan periodik direkonsiliasi dengan buku besar pengeluaran rekening kontrol utang dalam buku besar f. Pembayaran faktur dari pemasok f. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan dilakukan sesuai dengan syarat sesuai dengan syarat pembeyaran yang pembayaran guna mencegah tercantum dalam kontra bon hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai g. Bukti kas keluar beserta dokumen g. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh pendukungnya hanya di coret dengan pensil fungsi pengeluaran kas setelah cek warna (pada kartu utang) atau di tanda dikirimkan kepada pemasok. tangani dengan maksud utang sudah di bayarkan. Organisasi memilih dan a. Melakukan penyimpanan catatan a. Hanya catatan prsediaan yang berbentuk mengembangkan aktivitas dan dokumen dalam bentuk file file. Selain itu hanya di arsipkan pada map pengendalian yang umum serta melakukan backup data. melalui teknologi untuk mendukung pencapaian b. Pencatatan menggunakan komputer b. Pencatatan pada swalayan Elok secara tujuan. untuk membantu menjamin manual keakurasian dalam perhitungan keuangan. c. Terdapat pembatasan akses c. Bagian akuntansi Swalayan Elok melakukan terhadap komputer dan file. pembatasan akses terhadap komputer dan file .

Sesuai

Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Tidak Sesuai

Sesuai

83

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

d. Swalayan memilih dan d. Swalayan Elok belum melakukan mengembangkan aktivitas pengembangan teknologi. pengendalian melalui akuisisi, pengembangan dan pemeliharaan teknologi dan infrastruktur untuk mencapai tujuan manajemen. a. Pemilik membuat kebijakan serta a. Prosedur sistem pembelian dijadikan proses prosedur sistem pembelian untuk bisnis secara berulang-ulamg oleh fungsidijadikan sebuah proses bisnis fungsi terkait b. Swalayan membuat jadwal jam b. Terdapat jam kerja karyawan pada Swalayan kerja. Elok. Baik karyawan tetap maupun tidak tetap.

Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukkan kebijakan dalam tindakan. (Sumber: COSO Framework, 2013; data diolah, 2017)

Tidak Sesuai

Sesuai

Sesuai

84

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 85

3. Analisis Tabel Pembanding Berdasarkan tabel pembanding diatas maka dapat dianalisis mengenai kesesuaian sistem akuntansi pembelian barang dagang dan pengendalian internal sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hasil analisis tersebut ialah: a. Tabel Pembanding Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang 1) Hanya beberapa fungsi saja yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi

pembelian. Fungsi

tersebut

ialah fungsi

penerimaan dan fungsi akuntansi. 2) Dalam hal prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian hanya prosedur prosedur pencatatn utang yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. 3) Tidak ada dokumen yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Karena dokumen yang digunakan dalam Swalayan Elok hanya berdasarkan dokumen pemasok. Swalayan Elok sama sekali tidak membuat dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian. 4) Catatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian ialah kartu utang dan kartu persediaan. Dari uraian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa masih banyaknya unsur-unsur dalam Swalayan Elok yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hal ini dikarenakan Swalayan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 86

Elok masih belum mampu menerapkan semua prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian dalam proses pembelian barang dagang. Hal ini dikarenakan masih kurangnya pengetahuan mengenai prosedur-prosedur yang ada dalam sistem akuntansi pembelian. Kegiatan pembelian barang dagang yang terjadi pada Swalayan Elok hanya berdasarkan cara otodidak dari pemilik. b. Tabel Pembanding Pengendalian Internal Sistem Pembelian Berdasarkan tabel pembanding pengendalian internal diatas jumlah unsur pengendalian internal yang tidak sesuai lebih banyak dibandingkan dengan jumah unsur pengendalian internal yang sesuai. Hal ini membuktikan bahwa pengendalian internal yang berada pada Swalayan Elok belum sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hal ini dikarenakan masih kurang jelasnya penerapan prosedur sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 87

C. Pembahasan Berdasarkan analisis diatas, berikut pembahasan analisis sistem akuntansi pembelian barang dagang dan pengendalian internal pada Swalayan Elok: 1. Sistem Akuntansi Pembelian a. Fungsi yang Terkait 1) Swalayan Elok tidak memiliki fungsi gudang untuk memeriksa barang habis. Permintaan barang dagang langsung dilakukan oleh fungsi pemakai barang. Tidak adanya fungsi gudang ini dikarenakan barang dagang yang dipesan langsung masuk ke dalam toko untuk dijual. Selain itu, Swalayan Elok tidak memiliki gudang untuk menyimpan barang. Menurut pemilik Swalayan hal ini dianggap lebh efektif dikarenakan kurangnya sumber daya manusia untuk menangani fungsi gudang serta untuk mengurangi biaya penyimpanan. 2) Belum adanya pemisahan tugas antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Dikarenakan struktur organisasi yang belum jelas. Sebenarnya Swalayan Elok mempunyai sumber daya manusia yang cukup dalam menjalankan semua fungsi dalam sistem akuntansipembelian. Hanya saja belum jelasnya struktur serta tugas dari setiap fungsi yang ada. Hal ini berpotensi menimbulkan resiko dalam kesalahan order pembelian dan tidak adanya independensi setiap fungsi yang

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 88

ada. Menurut penulis, sebaiknya fungsi pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan barang, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat dilakukan cross check antara kedua fungsi yang berkaitan. 3) Fungsi penerimaan dalam Swalayan Elok sudah menjalankan prosedur sistem akuntansi pembelian dengan baik. Fungsi ini bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas baran yang diterima dari pemasok. 4) Fungsi akuntansi atau administrasi yang di jalankan oleh Swalayan Elok sudah baik. Dalam fungsi ini antara pencatatan persediaan dan pencatatan utang sudah terpisah. Keduanya menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing. b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang 1) Tidak ada prosedur permintaan barang dalam Swalayan Elok dimana fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Prosedur ini tidak dijalankan dalam Swalayan Elok karena tidak adanya gudang serta fungsi gudang dalam swalayan melainkan prosedur permintaan barang dilakukan langsung oleh sales atau fungsi pembelian. Tidak ada syarat khusus berapa kuantitas minimal barang yang harus dipesan. Jika dirasa produk yang dijual laku dan hampir habis maka fungsi pembelian melakukan permintaan barang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 89

2) Swalayan

Elok

tidak

melakukan

prosedur

permintaan

penawaran harga dan pemilihan pemasok dalam sistem pembelian barang dagang. Karena, kebanyakan pemasok yang dipilih merupakan langganan. Selain itu, dengan satu pemasok Swalayan Elok sudah mendapatkan beberapa barang dagang yang dibutuhkan. Jika dalam kondisi urgent

pemasok

langganan tidak mempunyai stok barang yang dibutuhkan maka Swalayan Elok akan memesan ke pemasok lainnya. 3) Prosedur order barang dalam Swalayan Elok belum dilakukan oleh pihak swalayan sendiri. Hal ini tercermin dengan order pembelian yang dilakukan langsung oleh sales pemasok. Selain itu, swalayan juga tidak memiliki minimal stock barang kapan swalayan melakukan pembelian barang dagang. Sebaiknya, pengecekan persediaan selalu dilakukan agar pencatatan persediaan lebih akurat. Pencatatan barang yang tidak akurat akan menyebabkan terjadinya kelebihan persediaan atau kekurangan barang. Selain itu, belum dimaksimalkan sistem persediaan dalam komputer. Karena, sistem komputer yang ada hanya sebatas mengetahui laporan barang masuk. 4) Dalam

prosedur

penerimaan

barang

fungsi

pnerimaan

melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok. Namun, prosedur ini masih dilakukan oleh satu orang yang sama dengan fungsi pembelian.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 90

Hal ini dapat menimbulkan resiko dalam penyelewengan barang dagang yang diterima. Resiko ini dapat diminimalkan dengan cara pemisahan tugas antara orang yang memesan barang dagang dengan orang yang menerima barang. Jika terdapat kesalahan maka akan mudah dilakukan cross check antara dua fungsi yang berkaitan. 5) Prosedur dalam pencatatan kewajiban serta pembayaran kewajiban kepada pemasok sudah baik. Sistem pencatatan dan pembayaran kewajiban kepada pemasok yang dilaksanakan Swalayan

Elok

sangat

sederhana

dikondisikan

dengan

kebutuhan Swalayan Elok. c. Dokumen yang Digunakan 1) Tidak adanya surat permintaan barang dalam Swalayan Elok. Karena, barang dagang yang diterima dari pemasok akan langsung masuk di dalam toko. Maka dari itu fungsi gudang yang berfungsi membuat surat permintaan barang dalam Swalayan Elok tidak ada, karena dianggap tidak efektif oleh manajer operasi. 2) Swalayan

Elok

tidak

menggunakan

surat

permintaan

penawaran harga. Karena, pemasok yang dipilih merupakan pemasok langganan 3) Dalam kegiatan pembelian barang dagang, Swalayan Elok tidak membuat purchase order. Catatan pemesanan barang

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 91

merupakan bukti untuk merekam apa yang sudah dipesan. Purchase Order

juga dapat digunakan dalam memeriksa

barang dagangan yang sudah diterima. Tidak adanya purchase order ini dikarenakan dianggap merepotkan oleh pihak Swalayan. Semua dokumen hanya berdasarkan dokumen dari pemasok dan dokumen tersebut merupakan dokumen satu jalan saja, yang akan di arsipkan hanya oleh administrasi dua. Kebanyaan catatan order pembelian dibuat oleh pihak sales pemasok, namun kelemahan disini ialah pihak swalayan tidak menerima salinan dari purchase order atau sales order tersebut. Hal ini, dapat menimbulkan resiko kesalahan dalam order pembelian. Misalnya, barang yang datang bukanlah barang dagangan yang ingin dijual. Sebaiknya pihak swalayan membuat catatan pemesanan barang yang dipesan untuk meminimalkan kesalahan order batrang. 4) Tidak adanya laporan penerimaan barang dalam Swalayan Elok karena dokumen merupakan dokumen satu jalan yang hanya diarsipkan pada administrasi dua. Ketika barang diterima dan selesai diperiksa oleh bagian penerimaan bersama pemasok maka fungsi penerimaan hanya menandatangani nota pembelian atau faktur pembelian dari pemasok. Hal ini dianggap efektif oleh manajer operasi. Namun hal ini dapat berisiko terjadi kesalahan dalam kesalahan kuantitas barang

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 92

yang dipesan. Sebaiknya fungsi penerimaan tetap melakukan pengarsipan dokumen penerimaan barang dagang. Hal

ini

dilakukan agar mudah dalam cros check jika terdapat kesalahan. 5) Swalayan Elok tidak menggunakan surat perubahan order. Dikarenakan kebanyakan pesanan kepada pemasok melalui whatshapp dan kebanyakan pemasok menggunakan sistem terkomputerisasi. Jadi, peluang untuk bisa merubah pesanan sangat sedikit. Jika sekiranya barang yang dipesan tidak tercukupi maka akan memesan kepada pemasok lainnya.

d. Catatan Akuntansi 1) Swalayan Elok tidak membuat register bukti kas keluar dan jurnal pembelian karena pencatatan akuntansi yang dilakukan masih sangat sederhana. Walaupun Swalayan Elok tidak menggunakan catatan akuntansi secara lengkap namun dapat memenuhi kebutuhan swalayan dalam pencatatan baik pemasukan maupun pengeluaran. Swalayan Elok hanya menggunakan kartu utang dalam setiap perhitungan kewajiban kepada pemasok. Keseluruhan memang sudah baik, namun dalam hal pencatatan akuntansi sebaiknya fungsi administrasi membuat jurnal pembelian. Selain itu, resiko yang dapat terjadi ialah

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 93

tidak adanya cap “LUNAS” dalam dokumen pendukung setelah swalayan membayar kewajiban kepada pemasok. Sebaiknya dokumen pendukung seperti faktur pembelian yang sudah dibayarkan di cap “LUNAS” agar tidak terjadi kesalahan pembayaran faktur yang belum tertagih. 2) Sudah dilakukannya rekap setiap harinya yang dilakukan oleh administrasi pemasukan maupun administrasi pengeluaran ke dalam buku besar. 3) Dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dagang selalu diperiksa oleh owner setiap harinya.

2. Pengendalian Internal a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian

internal

di

sebuah

organisasi.

Lingkungan

pengendalian Swalayan mencakup sikap seluruh karyawan terhadap pentingnya pengendalian internal pada swalayan tersebut. Beberapa faktor yang berpengaruh pada lingkungan pengendalian internal adalah gaya kepemimpinan dan nilai-nilai organisasi, pengawasan, struktur organisasi serta penetapan tanggung jawab organisasi.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 94

1) Menunjukan komitmen terhadap integritas dan nilai etika. Swalayan Elok menjujung tinggi nilai-nilai integritas melalui nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, akuntabilitas melalui arahan dan tindakan. Namun, standar integritas ini tidak dijelaskan secara eksplisit oleh Swalayan Elok. Dalam hal evaluasi, Swalayan Elok tidak melalakukan evaluasi secara berkala melainkan evaluasi dilakukan jika terdapat kesalahan ataupun kecurangan. Bentuk evaluasi tersebut berbentuk perbaikan atas tindak kecurangan yang ada. 2) Dewan direksi menunjukan indepedensi dari manajemen dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal. Segala tanggung jawab atas kegiatan Swalayan Elok berada ditangan owner. Dalam hal karyawan, Swalayan Elok tidak memiliki kriteria khusus pada karyawan yang bekerja di dalam toko. Kecuali karyawan yang bekerja di dalam kantor yaitu bagian administrasi yang diharuskan memiliki ketrampilan dalam bidang akuntansi. Karyawan pada Swalayan Elok berjumlah 12 orang namun belum mampu memaksimalkan sumber daya manusia yang ada karena belum jelasnya struktur organisasi dan job desk masingmasing bagian. Hal ini tercermin dengan masih adanya double job antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Selain itu dalam struktur organisasi terdapat dua orang yang bertugas

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 95

sebagai pengawas namun, fungsi pengawas ini kurang maksimal. 3) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur, alur pelaporan, serta otoritas dan tanggung jawab yang tepat dalam pencapaian tujuan. Dalam prinsip ketiga ini akan lebih dijelaskan mengenai struktur organiasi serta alur otorisasi. Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Namun pada pelaksanaan pada Swalayan Elok masih banyaknya double job dalam organisasi seperti belum adanya pemisahan fungsi pokok antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan serta fungsi

penyimpanan dikarenakan belum maksimalnya

pengelolaan sumber daya manusia serta pembagian tugas di setiap fungsi yang ada. Penjelasan pelaksanaan pada Swalayan Elok ialah sebagai berikut: a) Fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi penerimaan. Seperti yang dijelaskan dalam pembahasan sistem akuntansi

sebelumnya

bahwa

fungsi

pembelian

pada

Swalayan Elok merangkap sebagai fungsi penerimaan. Walaupun dianggap sepele namun hal ini dapat menimbulkan resiko dalam kesalahan order pembelian. Adanya rangkap tugas

dikarenakan

Swalayan

belum

menata

organisasi serta wewenang setiap fungsi dengan baik.

struktur

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 96

Pemisahan fungsi disini mempunyai manfaat yaitu adanya pihak independen dalam proses pembelian. Fungsi pembelian hanya bertanggung jawab dalam pemesanan barang dan fungsi penerimaan bertanggung jawab atas pemerikasaan barang. Hal ini dilakukan agar tidak ada kecurangan ataupun penyelewengan barang dagang yang dipesan oleh satu fungsi saja. b) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi Pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi fungsi akuntansi merupakan salah satu unsur pokok dalam pengendalian intern. Pemisahan ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan dan menjamin ketelitian. Pemisahan fungsi tersebut sudah dilaksanakan dalam Swalayan Elok. Fungsi pembelian yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dilaksanakan oleh orang berbeda dengan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas pencatatan persediaan dan pencatatan utang. c) Fungsi

penerimaan

merangkap

sebagai

fungsi

penyimpanan barang Dalam perusahaan besar kedua fungsi ini harus dipisahkan, karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian khusus mengenai syarat-syarat pembelian sehingga

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 97

informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketilitiannya. Pelakasanaan dalam Swalayan Elok ialah tidak adanya fungsi penyimpanan karena pada dasarnya Swalayan Elok tidak memiliki gudang untuk penyimpanan barang. Barang yang dipesan dari pemasok akan langsung masuk ke dalam toko untuk ditata. Dalam hal ini dianggap efektif karena Swalayan Elok memang tidak mempunyai gudang. d) Transaksi tidak dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. Dalam unsur pokok pengendalian internal dijelaskan bahwa harus adanya pemisahan antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Hal ini dimaksudkan agar setiap transakasi pembelian yang terjadi dapat dilakukan cross check antara fungsi satu dengan yang lainnya. Pelaksanaan dalam Swalayan Elok ialah transaksi pembelian tidak dilakukan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. Hal ini tercermin dalam fungsi pembelian yang merangkap sebagai fungsi penerimaan. Jadi, jika terdapat kesalahan dalam pemesanan barang akan susah untuk di cross check karena transaksi dalam order barang dan penerimaan dilakukan oleh satu orang yang sama. Selain itu semua pengarsipan dokumen yang berkaitan dengan proses

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 98

pembelian barang dagang hanya dilakukan oleh administrasi dua. Transaksi tidak dilaksanakan oleh lebih dari satu orng atau lebih dari satu fungsi dikarenakan masih kurang jelasnya struktur organisasi dan job desk pada Swalayan Elok. e) Tidak ada otorisasi dalam surat permintaan barang dagang. Transaksi yang terjadi dalam setiap proses pembelian harus terdapat otorisasi oleh pihak yang berwenang atau pejabat lebih tinggi. Otorisasi ini berupa tandatangan pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Selain sistem otorisasi, setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi dengan prosedur pencatatan tertentu. Dengan adanya sistem otorisasi dan penctatan akuntansi ini maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang di catat akan lebih teliti dan terjamin keandalannya. Dalam hal pengadaan barang Swalayan Elok tidak menggunakan surat permintaan. Maka tidak ada proses otorisasi dalam hal pengadaan barang. Semua langsung dilakukan oleh fungsi pembelian.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 99

f) Tidak adanya otorisasi surat order pembelian Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan barang. Order pembelian merupakan awal dalam proses pengadaan barang yang berakibat

barang diterima

nantinya. Oleh sebab itu, seluruh order pembelian harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang atau pejabat lebih tinggi agar tidak ada kesalahan dalam penerimaan barang yang dibutuhkan nantinya. Swalayan Elok tidak membuat surat order pembelian dalam memesan barang. Pemesanan hanya dilakukan melalui telepon

ataupun

melalui

pesan

whatsapp.

Transaksi

pembelian secara lisan dapat menimbulkan kesalahpahaman dengan pemasok, Selain itu, belum adanya pihak yang benar-benar dapat mengotorisasi order pembelian ini. Maksudnya disini ialah, lebih dari satu orang dapat mengotorisasi order pembelian. Hal ini mengakibatkan ketidaksesuian keinginan barang yang harusnya dipesan. Sebaiknya dalam hal order pembelian Swalayan Elok mempuyai satu orang yang pasti dalam mengotorisasi order pembelian. Hal ini akan mengurangi kesalahan pemesanan barang yang tidak seharusnya dipesan. Jika terdapat kesalahan pemesanan maka hanya akan menghambat proses

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 100

pembelian dan harus menunggu barang dagang yang harus dijual di dalam toko atau dapat berupa kelebihan barang dagang. g) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimanaan barang Laporan penerimaan harus diotorisasi sebagai bukti bahwa barang dagangan sudah diterima dari pemasok. Surat ini akan dijadikan oleh bagian akuntansi sebagai data penambahan barang serta pencatatan kewajiban. Pelaksanaan dalam Swalayan Elok ialah barang yang diterima akan diperiksa bersama dengan pemasok. Jika barang dagang sudah sesuai dengan faktur pembelian maka bagian penerimaan akan membubuhkan tandatangan pada faktur pembelian tersebut. Yang membedakan disini ialah bagian penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang

dikarenakan

pada

fungsi

penerimaan

tidak

mengarsipkan dokumen tersebut. h) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi Fungsi akuntansi akan menerima berbagai dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian. Dalam Swalayan Elok

dokumen

tersebut

antara

lain

copy

pembelian,nota pembelian, dan laporan barang masuk.

faktur

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 101

Fungsi akuntansi atau bagian admintrasi dalam Swalayan Elok dibedakan menjadi dua yaitu pemasukan dan pengeluaran. Setelah barang dagang yang diterima selesai di periksa oleh fungsi penerimaan maka sampel barang dagang akan discan bagian pemasukan untuk dibuatkan laporan barang masuk. Bagian pemasukan mempunyai tanggung jawab dalam merekap pemasukan selama satu hari. Setelah itu laporan barang masuk akan dicek oleh pimpinan. Setelah di cek dan di otorisasi oleh pimpinan maka akan masuk kepada bagian pengeluaran. Bagian pengeluaran akan menerima dokumen yang berkaitan dengan proses pembelian untuk diarsipkan dalam satu map per pemasok. Bagian pengeluaran mempunyai tanggung jawab dalam membuat kontra bon yang berisi berapa jumlah kewajiban yang ada dan kapan kewajiban harus dibayarkan. Pengeluaran kas yang berhubungan dengan proses pembelian barang dagang diotorisasi oleh pimpinan dan dibayarkan melalui bagian administrasi pengeluaran. i) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Setiap catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang di beri wewenang. Dengan kata lain hanya karyawan ini

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 102

yang bisa merubah atau meng-update sebuah catatan akuntansi. Dalam Swalayan Elok hal ini diterapkan pada bagian administrasi

baik

pemasukan

maupun

pengeluaran.

Pemasukan bertanggung jawab dalam segala pencatatan penerimaan barang serta mebubuhkan tandatangan sebagai bukti bahwa barang yang diterima sesuai dengan pemesanan. Sedangkan, bagian pengeluaran bertanggung jawab atas segala perubahan catatan pada kartu utang. Penyimpanan bukti kas keluar, pengarsipan faktur yang belum dibayarkan, serta pencatatan ke dalam kartu utang di otorisasi oleh bagian adminitrasi pengeluaran dengan cara membubuhkan tanda tangan. 4) Organisasi

menunjukan

komitmen

untuk

menarik,

mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang kompeten

sejalan

dengan

tujuan.

Swalayan

Elok

menerapkan kebijakan serta praktik pelaksanaan kegiatan pembelian barang dagang. Namun, hal ini tidak dibarengi dengan dilakukannya evaluasi terhadap pemilihan karyawan. Swalayan Elok tidak melakukan evaluasi khusus terhadap pemilihan merupakan

karyawan karyawan

dikarenakan tetap

dan

kebanyak tidak

karyawan

sangat

jarang

dilakukannya pergantian karyawan. Kecuali dalam pemilihan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 103

karyawan tidak tetap atau part time, Swalayan Elok melakukan perencanaan , persiapan dan pelatihan dalam penambahan karyawan tidak tetap tersebut. Swalayan Elok juga tidak memberikan 5) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab untuk tanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan tujuan. Pemilik Swalayan Elok memiliki tanggng jawab dalam menyampaikan informasi kebijakan dan keputuasan kepada semua karyawan. Pemilik swalayan selalu memperhatikan setiap tekanan atau kendala yang ada dalam setiap kegiatan swalayan. Sebagai contoh, dalam hal persediaan pembelian barang dagang eceran terjadi kesalahan perhitungan. Hal ini di evaluasi oleh pemilik, dan ditemukan sebuah masalah yaitu terjadi kesalahan pencatatan. Sebut saja air mineral gelas yang dihitung secara eceran, namun pada pencatatan persediaan dihitung satu dus. Dalam hal pengendalian internal terhadap karyawan, Swalayan Elok belum melakukan evaluasi kinerja karyawan dan menyediakan penghargaan ataupun pelatihan tindakan disiplin. Hal ini dianggap kurang efektif oleh pemilik karena kegiatan yang dilakukan berbeda dengan kegiatan perusahaan besar yang membutuhkan sebuah penghargaan bagi karyawannya. Kegiatan pada Swalayan Elok merupakan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 104

kegiatan yang berulang-ulang yang tidak diharuskan adanya pelatihan ataupun evaluasi serta penghargaan. b. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian (Control Activities)

adalah tindakan

yang ditetapkan melalui kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan dilakukan. 1) Organisasi

memilih

dan

mengembangkan

aktivitas

pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan resiko untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima. Adanya kebijakan dan prosedur tersebut tidak akan berjalan dengan baik jika tidak terdapat langkah-langkah yang menjamin adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Berikut praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem pembelian pada Swalayan Elok: 1) Tidak adanya surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. Karena pada dasarnya Swalayan Elok memang tidak memiliki gudang dalam penyimpanan barang dagang. 2) Tidak adanya surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian. Hal ini dikarenakan fungsi pembelian pada

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 105

Swalayan Elok tidak mengeluarkan surat order pembelian dalam pemesanan barang dagang kepada pemasok. 3) Tidak adanya laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penerimaan. Dalam pelaksanaanya pada Swalayan Elok laporan penerimaan di buat oleh bagian adminitrasi pemasukan bukan fungsi penerimaan. 4) Pencatatan terjadinya utang hanya berdasarkan pada laporan barang masuk, nota pembelian, dan faktur pembelian. Tidak adanya dokumen surat order pembelian dikarenakan semua dokumen yang digunakan swalayan dalam hal pembelian barang dagang hanya berdasarkan dokumen dari pemasok. 5) Barang dagang yang diterima hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan berdasarkan nota pembelian yang ada karena pihak swalayan tidak membuat dokumen order pembelian. 6) Terdapat pengecekan terhadap harga dan syarat pembelian oleh bagian administrasi sebelum faktur tersebut di proses untuk dibayarkan. 7) Rekonsiliasi dilakukan antara buku pembantu utang yaitu berupa kartu utang dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Belum adanya jurnal pembelian dalam pencatatan akuntansi. Hal ini dikarenakan pencatatan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 106

akuntansi dalam Swalayan Elok masih sangat sederhana dan dianggap sudah efektif. 8) Pembayaran

faktur

dilakukan

pembayaran

yang

di

setujui

sesuai

dengan

sebelumnya.

syarat Syarat

pembayaran ini di cantumkan dalam kontra bon yang di buat oleh bagian administrasi. 9) Dokumen

pendukung

setelah

pembayaran

kewajiban

kepada pemasok tidak dicap “LUNAS”, melainkan hanya di coret dengan pensil warna serta dibubuhkan tandangan. Selain itu, bukti jika pihak swalayan sudah membayar kewajiban

keapada

pemasok

dengan

adanya

nota

pembayaran. 2) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang umum melalui teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan. Swalayan Elok belum mengembangkan teknologi dalam hal pembelian barang dagang. Teknologi yang dipakai hanya berfungsi sebagai catatan persediaan untuk melaporkan barang masuk dan mengetahui harga jual barang. Hanya catatan persediaan yang berupa file. Selain itu semua catatan proses pembeian barang dagang berupa catatan manual. Swalayan belum melakukan pengembangan sistem diakrenakan pemilik menganggap proses pembelian barang dagang sekarang ini

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 107

sudah dirasa efektif tanpa adanya pengembangan sistem. Selain itu, jika dilakukan pengembangan sistem maka harus adanya penyesuaian sistem tersebut oleh karyawan yang cukup lama. Hal ini dirasa akan mengganggu karena kegiatan pembelian barang dagang dalam Swalayan Elok bersifat repetitive atau berulang-ulang. 3) Organisasi menyebarkan akivitas pengendalian melalui kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukan kebijakan dalam tindakan. Pemilik Swalayan Elok membuat sebuah prosedur dan kebijakan mengenai proses pembelian barang dagang yang dijadikan proses bisnis atau acuan oleh fungsi yang terkait. Selain itu, Swalayan Elok membuat jadwal jam kerja baik untuk karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap. Hal ini diharapkan karyawan dapat bekerja dengan maksimal sesuai dengan jam kerja yang sudah ditentukan.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Dari hasil analisis data yang telah dilakukan pada sistem akuntansi pembelian barang dagang pada Swalayan Elok, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian barang dagang belum sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian. Ketidaksesuaian tersebut antara lain ialah fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi penerimaan, sedikitnya dokumen yang digunakan dalam order pembelian. Hal ini terbukti dengan tidak dibuatnya purchase order dalam order pembelian. Sedangkan, pengendalian internal pada Swalayan Elok belum sesuai dengan komponen pengendalian internal. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya peluang resiko yang disebabkan oleh belum adanya pihak yang benar-benar bisa mengotorisasi proses pengadaan barang.. Selain masalah otorisasi, peluang terjadinya resiko yang ada antara lain susahnya dilakukan cross check bila terjadi kesalahan. Hal ini diakibatkan karena tidak ada bagian yang melakukan pengarsipan kecuali bagian adminitrasi saja serta perangkapan tugas yang terjadi dalam fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Resiko lainnya ialah belum adanya tanda cap “LUNAS” pada dokumen pendukung saat pihak swalayan sudah membayar kewajiban kepada pemasok.

108

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 109

B. Keterbatasan Penelitian mempunyai keterbatasan antara lain: 1. Tidak semua dokumen dan catatan yang dibutuhkan dapat dilihat dan didokumentasikan 2. Tidak dapat melihat data persediaan yang ada dalam program komputer Swalayan.

C. Saran Dari hasil analisis yang dilakukan, penulismemberi beberapa masukan atau saran bagi swalayan sebagai berikut: 1. Sebaiknya Swalayan membuat struktur organisasi dengan wewenang dan tugas yang jelas. Maka nantinya akan dapat dilakukan pemisahan tugas antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. 2. Dalam pengadaan barang, sebaiknya swalayan menentukan jumlah stok minimum barang yang harus dipesan. Agar barang yang dipesan tidak kekurangan dan berlebihan. 3. Swalan Elok sebaiknya membuat purchase order sendiri agar tidak terjadi kesalahan dalam pemesanan barang dagang. Purchase Order sebaiknya bernomor urut tercetak agar pemakaiannya

dapat

dipertanggungjawabkan. 4. Sebaiknya terdapat satu orang yang berwewenang dalam otorisasi order pembelian.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 110

5. Sebaiknya setiap fungsi yang ada melakukan pengarsipan dokumen pendukung yang berkaitan dengan fungsinya. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah proses cross check apabila terjadi kesalahan. 6. Dari keseluruhan pencatatan dan pengarsipan dokumen memang sudah baik. Namun dalam hal pencatatan akuntansi, sebaiknya fungsi administrasi membuat jurnal pembelian. 7. Faktur yang sudah dibayarkan sebaiknya diberi tanda cap “LUNAS” untuk meminimalkan kesalahan dalam pembayaran faktur yang belum tertagih.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

DAFTAR PUSTAKA Aditya, Yohanes Alphian Bayu. 2011. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Pembelian Barang Dagang (Studi kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin’s).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma Ambarwati, Fefi.W., dan Isharijadi. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Guna Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern (Studi Pada PT. Dwi Mulyo Lestari Madiun). Jurnal Akuntansi dan Pendidikan, Vol. 1, No. 1, Oktober 2012 Baridwan, Zaki.1998.Sistem Akuntansi penyususnan Prosedur dan Metode. Edisi ke-5. Yogyakarta: BPFE Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions (COSO). 2013. Internal Control-Integrated Framework. Durham. Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Devi, Bernadien K. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (Studi Praktik Kerja PT Tatasolusi Pratama Surabaya). Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi, Vol. 1, No. 3, Mei 2012 Hall, James. A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi.Edisi ke-empat. Jakarta: Salemba Empat Hartono, Jogianto. 2000. Sistem informasi berbasis komputer. Yogyakarta: BPFE Jogianto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat _______.2007.Metodologi Penelitian Bisnis :Salah Kaprah dan PengalamanPengalaman. Yogyakarta : BPFE Jusup, Haryono. 2014. Auditing. Jilid 1. Edisi ke-II. Yogyakarta : STIE YKPN _____________. 2011. Dasar-dasar Akuntansi. Jilid 1. Edisi ke-7. Yogyakarta : STIE YKPN Kurniatu, Puji. 2012. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Pembelian (Studi Kasus pada Perusahaan Pertenunan Santa Maria Boro).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma Mardi. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia

111

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 112

Mulyadi. 2016. Sistem informasi akuntansi. Edisi ke-empat. Jakarta: Salemba Empat Narko. 1994. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan PUSTAKA NUSATAMA Ningrum, Mella Merlinda. 2011. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit (Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma Noviasiwi, Phillea. 2011. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Roko (Studi Kasus pada PT Djitoe Indonesia obako Surakarta.Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma Nurul, Vitra Septianty. 2017. Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern dalam Pembelian Bahan Baku Secara Kredit (Studi Kasus pada PT. Wangsa Jatra Lestari di Kartasura). Skripsi. Surakarta: Institut Agama Islam Negeri Surakarta Romney, B.Marshall, dan P.J. Steinbart. 2015. Sistem informasi akuntansi. Edisi Ke13. Jakarta: Salemba Empat Sekaran, Uma. 2006. Research method for bisnis. Jakarta: Salemba Empat. Shaumi, Zukma Azphit. 2009. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT.Axis Optikal. Skripsi. Yogyakarta: Sanata Dharma Spillane, James J. 2008. Metodologi Penelitian Bisnis. Yogyakarta: USD Sugiyono. 2013. Metodologi penelitian kuantitatif dan r&d. Bandung: Alfabeta Suwardjono. 2002. Akuntansi Pengantar. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE Tmbooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: ANDI Widjajanto, Nugroho. 2001.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta: Erlangga

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

113

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 114

Lampiran_1: Daftar Pertanyaan Wawancara 1. Sejarah Swalayan a. Bagaimana sejarah berdirinya Swalayan Elok? b. Apa yang menjadi latar belakang berdirinya Swalayan Elok? c. Sudah berapa lama swalayan beroperasi? 2. Profil Swalayan a. Dimana letak swalayan saat didirikan? b. Apakah swalayan pernah berpindah alamat? c. Apakah terdapat visi, misi, dan tujuan swalayan? d. Apa saja pertimbangan swalayan dalam memilih lokasi di Yogyakarta? e. Bagaimana struktur organisasi Swalayan Elok? f. Bagaimana tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi Swalayan Elok? 3. Personalia a. Bagaimana prosedur perekrutan karyawan yang diterapkan oleh Swalayan Elok? b. Adakah kriteria tertentu dalam penerimaan karyawan? c. Berapakah jumlah karyawan pada Swalayan Elok sekarang? d. Bagaimana pengaturan jam kerja karyawan yang diterapkan? 4. Sistem Akuntansi Pembelian a. Bagaimana aktivitas sistem akuntansi pembelian barang dagang yang diterapkan pada Swalayan Elok secara umum?

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 115

b. Bagian atau fungsi apa saja yang terkait dalam prosedur sistem akuntansi pembelian barang dagang dan apa tugas serta wewenanang masing-masing bagian atau fungsi? c. Bagaimana prosedur sistem akuntansi pembelian swalayan dari permintaan barang dagang, pemilihan pemasok, penawaran harga, sampai penerimaan barang daganag? d. Dokumen apa saja yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada swalayan? e. Catatan akuntansi apa saja yang dengan sistem akuntansi pembelian pada swalayan? f. Adakah masalah dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian yang sudah diterapkan sekarang? g. Bagaimana pengendalian intern yang diterapkan terhadap sistem akuntansi pembelian swalayan? h. Adakah unsur pengendalian yang sudah diterapakan antara lain seperti pemisahan fungsi, otorisasi transaksi yang layak, dokumen dan sarana pencatatan yang memadai, dokumen bernomor urut tercetak, dll?

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Lampiran_2: Nota Pembelian

116

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Lampiran_3: Laporan Barang Masuk

117

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Lampiran_4: Nota Retur Barang

118

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Lampiran_5: Laporan Retur Barang

119

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Lampiran_6: Kartu Hutang Dagang

120

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 121

Lampiran_7: Kontra Bon

Lampiran_8: Tanda Terima

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 122

Lampiran_9: Nota Pembayaran

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 123

Lampiran_10: Surat Ijin Penelitian

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 124

Lampiran_11: Surat Keterangan Dilakukan Penelitian