Bahan Materi

CHANG.CUTER Organisasi artinya tempat atau ruang bagi sekumpulan orang melakukan aktivitas tertentu serta mempunyai tujuan. Di dalam organisasi formal, umumnya keteraturan perencanaan kerja dalam membangun kolektivitas digunakan struktur keorganisasian yang melekat pada individu-individu organizer. Fungsi organisasi secara umum adalah menciptakan keteraturan kerja-kerja dalam rangka mencapai tujuan. Namun kesalahan terbesar dalam organisasi awam seringkali memaknai atau membaca kerja organisasi sebagai pragmatis teknis dalam melaksanakan agenda kerja selama kurun waktu tertentu. Sehingga proses dinamika pengorganisasian sering meloncat dan berjalan seiring berlalunya waktu tanpa memetakan konteks internal pengorganisasian secara komperhensif. Disinilah metodologi organisasi muncul. Artinya metodologi ini berkembang dalam rangka membantu para organizer untuk membangun paradigma berorganisasi agar memiliki pisau analisa yang tajam terhadap dinamika organisasi yang (mungkin) carut marut serta dirasakan hanya melakukan aktivitas organisasi (baca : agenda kerja) yang melulu terikat dalam ruang dan waktu yang (dianggap) sama. Ini kesalahan terbesar dalam kegagalan berorganisasi. Metode atau cara berorganisasi pada satu organisasi yang sama secara materiil tidak dapat disamakan. Artinya cara pandang organisasi ke depan sangat ditentukan oleh kondisi obyektif massa organ pada kurun tersebut atau saat itu. Jadi tidak bisa di pukul rata meski dalam organisasi yang sama. Turunan model atau sistem kerja yang demikian sering disebut aktivisme. Perlu diingat bahwa perguliran orang atau si organizer dalam organisasi manapun terus berjalan dengan segala dasar pijakan yang berbeda-beda (pluralitas). Disini metodologi organisasi membantu memetakan bagaimana sebelum melakukan atau membuat perencanaan kerja, dilakukan analisa tentang segala hal pengorganisasian yang dilakukan selama ini. Pada makalah ini yang menjadi topik bahasan dalam melakukan pengorganisasian atau pengorganisiran kerja dan para pelakunya adalah bagaimana membaca serta menganalisa peluang, ancaman, kekuatan dan kelemahan organisasi (SWOT). Mengapa hal ini menjadi penting ? Dalam bahasa yang paling sederhana, dapat dianalogikan seperti orang yang hendak berburu singa ke Afrika. Persiapan yang dilakukan adalah dengan apa menangkapnya, apa rintangannya, bagaimana kondisi medannya, sejauh apa bahayanya serta apa kemampuan si pemburu hingga berkehendak berburu singa. Pada tahap ini, tujuan si pemburu sudah tidak menjadi perdebatan karena sekali lagi yang kita analisa adalah materiil berorganisasi. Yaitu membangun jalan dalam kerangka membuat perencanaan organisasi. Jadi men-sistematiskan kerja-kerja organisasi dengan menganalisa apa yang dimiliki atau tidak dimiliki oleh organisasi. Artinya tujuan, visi misi organisasi telah dilewati dalam tahap ini. Dalam pemahaman ini, kita harus melihat kondisi subjektif dan objektif organisasi. Tubuh organisasi dipengaruhi oleh berbagai kondisi lingkungan dimana organisasi tersebut berpijak. Hampir mirip dengan tubuh manusia dalam melaksanakan aktivitas mekanik kemanusiaannya seperti makan, minum, bersosialisasi, kebutuhan mengembangkan diri, belajar, refleksi dll. Mari kita mulai… I. Analisis Perkembangan Organisasi Dalam perjalanan organisasi, mengetahui perkembangan organisasi selama kurun waktu tertentu tidak terbaca hanya dengan melalui evaluasi kerja (output) saja. Kerja organisasi tidak semata-mata kerja mekanik. Oleh sebab itu pembaharuan organisasi menjadi penting. Untuk menjawab kebutuhan tersebut kita perlu mengenal tahap-tahap kehidupan organisasi dari waktu ke waktu. Bagaimana para pemimpin dan anggota organisasi dapat menanggulangi tantangan yang dihadapinya pada masa sekarang dan di masa yang akan datang ? Bagaimana organisasinya harus merespon lingkungan yang bergolak di mana organisasi sedang berjalan ? Bagaimana para organizer dapat membangun kekuatan organisasi dan mengambil keuntungan dari peluang sambil meminimalkan kelemahan dan mengatasi ancaman terhadap organisasinya ? Untuk menjawabnya para organisatoris harus

menjadi ahli strategi yang efektif jikalau organisasi mereka ingin memenuhi misinya dan mencapai tujuannya di masa depan Disinilah muncul kebutuhan menganalisa kondisi internal dan eksternal organisasi. Dalam metodologi organisasi artinya kondisi ini membantu kita dalam membuat kerangka perencanaan strategis organisasi ke depan. Intinya kita membahas SWOT adalah untuk menjawab perencanaan strategis organisasi kedepan tersebut, yaitu apa yang harus dilakukan oleh organisasi !! Sekilas tentang Perencanaan Strategis (Strategic Planning) Kata strategy berasal dari bahasa Yunani, yaitu strategoss yang berasal dari dua kata antara stratos atau tentara dan ego atau pemimpin. Di dalam kamus Peter Salim didefinisikan sebagai the art of general atau seni dari jenderal. Jadi sepanjang sejarahnya digunakan sebagai ilmu para jenderal untuk memenangkan pertempuran. Namun kini, ditangan para organizer-lah justru perencanaan strategis menjadi pedoman dalam melakukan “pertempuran” berorganisasi, bahkan hingga di tingkat komunitas sekalipun. Perencanaan strategis dapat disimpulkan sebagai upaya yang didisiplinkan untuk membuat keputusan dan tindakan penting yang membentuk dan memandu bagaimana suatu organisasi (atau entitas) itu, apa yang dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi mengerjakan hal tersebut. Perencanaan strategis berangkat dari mandat dan nilai-nilai yang menjadi dasar suatu organisasi untuk berkembang serta visi organisasi di masa mendatang. Perencanaan strategis mensyaratkan pengumpulan informasi secara luas, eksplorasi alternatif, dan menekankan implikasi masa depan keputusan sekarang. Artinya perencanaan strategis dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan dan nilai yang berbeda, dan membantu pembuatan keputusan dalam organisasi. Hubungan Strategic Planning dengan SWOT ( Strength, Weakness, Opportunity, Threatness) ? Untuk menjawab sekian permasalahan “bagaimana berorganisasi” diatas, maka diperlukan analisa yang mengkaitkan antara misi dan visi, perkembangan lingkungan eksternal (berupa ancaman ataukah peluang ) serta kekuatan dan kelemahan internal yang akan membawa suatu organisasi menemukan arah menuju yang paling strategis. Dengan begitu organisasi akan tetap menjadi relevan. ( jadi tidak semata-mata melaksanakan program hasil musker atau formalitas organisasi sejenisnya) Kenapa Penting ? Masalah umum dalam berorganisasi biasanya dialami setiap komunitas pertama, dengan alasan excuse atau pemaafan “ untuk menghindari apa yang harus dikerjakan” , kedua, banyak organisasi lebih suka mengandalkan intuisi para pemimpinnya yang dianggap sangat berbakat ketimbang menghargai prosesnya, ketiga, banyak kerja-kerja organisasi terbengkalai disebabkan kedua faktor di atas, akibatnya tidak terjadi pembagian kerja yang strategis yang biasanya menghasilkan suboptimisasi kinerja yang kronis (overlap). Lantas Idealnya organisasi seperti apa ? Agar organisasi tetap berjalan sinergis dengan visi dan misinya, maka pertama, dalam organisasi wajib memiliki pemimpin yang mau bertindak sebagai pendukung proses (process sponsors) untuk menyokong upaya organisasi menjalankan, memperbaiki, mengevaluasi segala tindak-tanduk organisasi, kedua, dalam organisasi memiliki semangat process champions atau pejuang proses yang bertanggung jawab agar segala proses dalam organisasi berjalan, ketiga, para organizer dapat memulai dengan kesepakatan yang benar-benar tegas di antara mereka tentang perencanaan strategis organisasi dan apa yang mereka harapkan dari proses itu, keempat, organisasi harus berhasil mengidentifikasikan masalah kritis yang memerlukan tindakan efektif agar organisasi tidak menjadi korban ancaman serius, kehilangan peluang penting, atau kedua-duanya, kelima, tiap orang dalam organisasi bekerja keras mengembangkan strategi yang dapat diterima secara politik, dapat bekerja secara teknis

dan dapat dipertanggungjawabkan secara etis, kelima, inklusif artinya organisasi terbuka bagi orang lain atau stakehoder (pihak-pihak yang berkepentingan) terhadap bantuan, dukungan, dll, keenam, dalam organisasi bertekad agar proses terus berlangsung sehingga organisasi tidak kehilangan penglihatan mengenai apa yang benar-benar penting : yaitu pemikiran dan tindakan strategis !! ( jadi strategis disini bukan berarti posisi mapan tempat ngumpul dan bersantai : lihat definisinya diatas, ternyata sangat berbeda dengan pemahaman strategis kita sehari-hari ) Menilai Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (SWOT) Untuk merespon secara efektif kondisi organisasi sebelum melakukan kerja-kerja organisasi, maka komunitas atau organisasi harus mampu mencermati lingkungan eksternal dan internalnya. Mansoer Fakih pada satu kesempatan pernah mengungkapkaan bahwa seorang organizer harus mengamati (watch) tetapi juga harus menafsirkan apa yang dilihat. Mari kita mulai untuk menafsirkan dengan cara membaca dan melakukan pemetaan kondisi organisasi. Kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal ini berasal dari internal organisasi, sedangkan peluang dan ancaman berasal dari eksternal organisasi. Dalam analisis SWOT, hal ini digunakan untuk memfokuskan pertanyaan sebagai berikut : 1.

Peluang eksternal terpenting apakah yang kita miliki ?

2.

Ancaman eksternal terpenting apakah yang kita hadapi ?

3.

Apa kekuatan internal terpenting kita ?

4.

Apa kelemahan internal terpenting kita ?

Penilaian lingkungan internal yang meliputi kekuatan dan kelemahan dalam organisasi dipecah menjadi empat kategori, yaitu proses pendidikan, ekonomi, sosial dan teknologi (PEST). Keempat kategori ini menjadi panduan untuk membantu melakukan pemetaan, sehingga sifatnya harus dikembangkan oleh organizer yang disesuaikan dengan jenis organisasinya, misalkan persma. Penilaian lingkungan eksternal yang meliputi peluang dan ancaman dalam organisasi adalah aspek-aspek apa yang membantu atau merintangi misi organisasi dalam menjalankan rodanya. Hal ini dapat dilihat dari unsur pokok evaluasi organisasi seperti : sumber daya (input), strategi sekarang (proses) dan kinerja (output). Artinya, ketiga hal tersebut harus menjadi dasar pembangunan sistem informasi manajemen (SIM) yang efektif. SIM dengan siapa ? Disini peluang dan ancaman muncul karena seringkali evaluasi organisasi hanya meliputi output (kinerja) saja, yang lain ditinggalkan. Siapa yang dirugikan ? ingat bahwa roda organisasi berjalan tidak disebabkan oleh orang-orang yang bernaung didalamnya saja. Contohnya dalam hal ini organisasi persma, siapa yang mengkonsumsi media hasil kerja persma ? disana ada mahasiswa, kalangan umum, dosen, nara sumber, sponsor (iklan) dll. Merekalah orang-orang atau pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder). Penilaian eksternal disini maksudnya demikian. Hubungannya dengan sistem informasi manajemen (SIM) diatas tadi adalah ketiadaan relatif informasi kinerja dll menghadirkan masalah baik bagi organisasi maupun stakeholdernya. Stakeholder akan menilai harga organisasi berdasarkaan seberapa baik organisasi itu berbuat terhadap kriteria yang akan mereka gunakan. Bagi stakeholder khususnya, kriteria ini biasanya berkaitan dengan kinerja. Jika organisasi tidak bisa memperlihatkan keefektifannya terhadap kriteria ini maka stakeholder mungkin akan melepaskan dukungannya. Bukankah ini sebuah ancaman bagi organisasi ? ataukah peluang ? Bahkan konflik dalam organisasi akhirnya sering muncul secara tidak produktif, lebih partisan dan akhirnya dipecahkan dengan cara yang dapat meruntuhkan misi organisasi jika hubungan dengan stakeholder buruk. Ingat, para

stakeholder bagi organisasi manapun akan terus menuntut organisasi untuk menunjukkan kinerja yang efektif dan karenanya selalu membenarkan eksistensinya. Perencanaan Isu Strategis Setelah analisis SWOT dilakukan, tahap selanjutnya dari strategic planning adalah perencanaan isu strategis. Isu strategis dalam bahasa yang lebih sederhana dapat diartikan sebagai “apa-apa yang diidealkan, diimpikan, dan diharapkan “ oleh organisasi atau sekumpulan sasaran atau skenario yang menguraikan masa depan yang ideal. Dasarnya adalah misi visi organisasi dan SWOT. Isu strategi bisa memiliki tempo jangka panjang maupun pendek. Strategi berbeda dengan taktik. Taktik adalah tindakan dan reaksi jangka pendek dan adaptif yang digunakan untuk menyempurnakan sasaran terbatas. Strategi menyediakan “landasan berkelanjutan untuk mengurutkan adaptasi ini menuju tujuan yang dipahami secara lebih luas”. Strategi cenderung gagal bila organisasi tidak memiliki konsistensi antara apa yang dikatakan, apa yang diusahakan dan apa yang dilakukannya. Definisi strategi yang ditawarkan disini membutuhkan perhatian terhadap pentingnya konsistensi ini. Contoh isu strategis dalam organisasi pers mahasiswa misalnya : -

Independensi Pers Mahasiswa

-

Penguatan wacana media kampus

-

dll

aspek ekonomi, sosial aspek sosial, pendidikan

Prinsip yang digunakan dalam isu strategis adalah masuk dalam urutan prioritas organisasi dan logis. Ingat, disini ketajaman analisa dalam penentuan isu strategis bedanya sangat tipis dengan tujuan strategis dan indikator keberhasilan ( lebih lanjut akan dibahas). Jadi berbeda dengan membuat pengharapan atau impian umum yang panjang lebar (prinsip prioritas). Tujuan Strategis Organisasi Setelah muncul isu strategis organisasi, maka langkah selanjutnya adalah memetakan tujuan strategis organisasi. Tujuan ini menjadi pijakan dalam mengukur indikator keberhasilan yang akan dijadikan dasar pembuatan program kerja atau work plan pada struktur organisasi saat itu. Contoh tujuan Strategi organisasi misalnya : 1. dari Isu Strategis “Independensi Persma” tujuan strategisnya adalah : -

Mampu menciptakan kondisi obyektif terhadap kebijakan kampus melalui media

Agar tercipta kontrol bagi birokrasi kampus dan mahasiswa di lain pihak melalui media -

Mandiri dalam menggalang dana agar mendukung kerja-kerja obyektifitas media

-

Dll

2. dari isu strategis “Penguatan wacana media kampus” tujuan strategisnya adalah : - Terwujudnya kemampuan menganalisa perubahan lingkungan secara cepat dan tepat (ketajaman pisau analitis ) -

Terciptanya sumber daya dalam organisasi secara kualitatif maupun kuantitatif

Indikator Keberhasilan dari Tujuan strategis Indikator artinya ukuran yang digunakan orrganisasi untuk menakar apakah tujuan strategis organisasi tercapai atau tidak. Indikator bersifat kualitatif dan kuantitatif. Sehingga sifatnya lebih logis (logical framework) terhadap dasar kerja-kerja organisasi (work plan) Contoh Indikator keberhasilan sebuah tujuan strategis :

1. tujuan strategisnya adalah : - Terwujudnya kemampuan menganalisa perubahan lingkungan secara cepat dan tepat (ketajaman pisau analitis ) -

Terciptanya sumber daya dalam organisasi secara kualitatif maupun kuantitatif

Indikatornya adalah : -

Terkelolanya distribusi wacana dan penguatan wacana terhadap sumber dayanya

-

Media terbit secara teratur

Terjadi proses regenerasi yang tetap seimbang bahkan terus mengalami perbaikan dan peningkatan anggota secara kuantitatif 2. tujuan strategisnya adalah : -

Mampu menciptakan kondisi obyektif terhadap kebijakan kampus melalui media

Agar tercipta kontrol bagi birokrasi kampus dan mahasiswa di lain pihak melalui media -

Mandiri dalam menggalang dana agar mendukung kerja-kerja obyektifitas media

Indikatornya adalah : -

Pemberitaan berimbang, dapat dipertanggungjawabkan dan terpercaya Dilibatkannya mahasiswa dalam pembuatan kebijakan kampus

Divisi ekonomi organisasi (perusahaan) dapat menjalankan fungsinya dalam melakukan hubungan baik dengan mitra organisasi ( misal : membangun kerjasama dengan pihak luar, mitra iklan) dll Merencanakan WORK PLAN atau Rencana Kerja Organisasi Dalam tahap ini barulah kita mulai menyusun rencana kerja ke depan organisasi dengan bermodalkan susunan alur diatas. Menentukan rencana kerja membutuhkan waktu yang lebih lama. Penggodokan work plan biasanya disediakan waktu khusus tersendiri dengan para pejabat struktural organisasi. Jadi urutannya, pertama, visi dan misi organisasi biasanya dilengkapi dengan nilai dan prinsip kerja organisasi (harus diketahui saat mempelajari sejarah organisasi), kedua, isu strategis, ketiga, tujuan strategis. Inilah ketiga unsur pondasi organisasi untuk merancang work plan. Dalam pembuatan work plan, jika yang pertama digabungkan dengan yang kedua akan menghasilkan policy paper, jika yang kedua digabungkan dengan yang ketiga akan menghasilkan program project.

II. LIFE CYCLE OF THE ORGANIZATION Didalam menganalisa perkembangan organisasi, daur hidup atau life cycle sebuah organisasi dibantu kembali dalam memetakan berada dimana organisasi kita saat ini. LPM MEMI sebagai sebuah organisasi pers berada di titik mana? Hal itu perlu dipahami supaya nanti bisa menggambarkan keperluan management sesuai dengan tahapan yang dicapai. Karena setiap tahapan memiliki keperluan manajemen yang berbeda. Ada 4 unsur management yaitu : 1. enterpreneuer ( term: usahawan), orang yang berusaha , seorang enterpreneur selalu membayangkan hal strategis di masa depan; 2. lembaga);

production. ( pabriknya,apa yang dihasilkan, menyangkut produktivitas

3.

administrator. (pemikir);

4.

integrator > integrasi( penyelaras).

Life cycle dapat di ilustrasikan seperti kurva dibawah ini. Kemudian mari kita analisa bersama, berada dimana umur organisasi kita.

BAYI MASA MUDA

DEWASA MATANG BIJAK BERUMUR HABIS TENAGA MATI Epai EPai EPaI EPAI ePAi epAi epai Pada masa bayi, ( Epai) fungsi yang ada hanya “E”, sedangkan unsur yang lain hanya asalasalan dan beberapa tidak berfungsi. Pada masa muda ( EPai), sudah ada keterpaduan antara gagasan-gagasan - yang merupakan fungsi enterpreneuer- dengan fungsi produksi, fungsi administrasi masih belum berfungsi secara maximal, tapi fungsi integrasi sudah berjalan. Masa dewasa (EPAi), khususnya unsur integrasi seolah-olah terlupakan karena sudah matang. Masa bijak(EPAI), segalanya bersifat profesional, pembagian job deskription, distribusi kekuasaan, segalanya sudah terumuskan. Ini masa yang sangat kritis karena kalau tidak ada inovasi maka akan jatuh pada kematian.Orang-orangnya dapat dipercaya. (inovasi akan kita bahas tersendiri) Masa berumur ( ePAi), orang yang memikirkan hanya menjadi simbol dan tidak punya gagasan-gagasan , produksi masih jalan, administrasi masih kuat, integrasi mengacu metode baku karena sudah menjadi kebiasaan. Masa tua, yang ada hanya administrasi, antara hidup segan mati tak mau Masa mati, tidak melakukan apa-apa , mati, biasanya diawali dengan gejala euforia berlebih atas apa-apa yang pernah dilakukan dan dikeluarkan lembaga. Kata “jenuh” sering menjadi alasan menuju kematian. INOVASI

Merupakan kata kunci ketika umur organisasi mencapai masa matang atau bijak, artinya ketika unsur EPAI berjalan baik, maka organisasi berada diantara dua pilihan yaitu tetap berjalan atau langsung MATI. Inovasi dalam berorganisasi meliputi keseluruhan unsur EPAI, yaitu usaha, tercipta pemikiran dan terus melakukan pengembangan (persiapaan organisasi pada masa depan), organisasi tetap produktif, selalu ada dinamika pemikiran untuk mencapai perbaikan-perbaikan. Prinsip inovasi disini memiliki kategori : IEC yaitu : Information Education dan Communication. Prinsip ini sering digunakan dalam manajemen organisasi pers dalam membangun inovasiinovasi terbarunya untuk tetap bertahan secara kualitatif maupun kuantitatif. Dalam hal inovasi tercipta, biasanya seorang pemikir baik Administrator maupun Enterpreneur selalu melakukan pembacaan jangka panjang terhadap Produktivitas lembaga yang diintegrasikan atau diselaraskan dengan masa itu. Aspek ekonomi atau manajemen keuangan lembaga pada saat matang ini menjadi memiliki peluang untuk mencari alternatif, contohnya dalam manajemen pers seperti membangun independensi pers dalam sektor keuangan. Maka muncullah istilah Fund Rising (penggalangan dana atau logistik organisasi) yang menjadi bagian dari pilihan organisasi untuk melakukan inovasi saat berumur matang. Tapi khusus Fund Rising dapat digunakan pada saat organisasi hampir mati sekalipun dengan sisa-sisa pemikirannya. III. FUND RISING (FR)

Fund Rising dilakukan biasanya oleh organisasi sosial nirlaba untuk memenuhi keperluan logistiknya dalam melakukan produktivitas kerja. Fund rising bukan semata-mata mencari dana, bentuk pensiasatan pengeluaran atau menekan biaya produksi media misalnya bisa menjadi alternatif FR tanpa mengurangi kualitas dan kuantitasnya. Berjaringan dalam FR sangat diperlukan, dengan siapa saja khususnya stakeholder.