Auditoria A La Granjacarmelita

Centro de Ciencias Económicas y administrativas. Departamento de Administración Básica. Programa Académico, Maestría en Administración

Modulo: Auditoria Administrativa Integral Profesor: Enrique Benjamín Franklin Fincowski

Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA”

Lic. Pablo Pérez Ramírez Lic. Ernesto F. Yañez Campos Ing. Nicolás González Moreno Ing. Mario A. Llamas González Lic. Isaac Burgos Avila

Aguascalientes, Ags a 20 de Octubre del 2006.

Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA”

INDICE
Introducción

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Antecedentes

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Justificación

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Acciones

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o Planeación de la auditoria  Factores a Revisar  Fuentes de Estudio  Investigación Preeliminar o Instrumentación  Recopilación de la información  Técnicas de Recolección  Papeles de Trabajo o Examen  Técnicas de Análisis Administrativo  Formulación del Análisis Admivo o Informe

9 9 10 10 13 13 13 18 19 19 20 28


Conclusiones

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Anexos

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Introducción La producción nacional de leche ha crecido significativamente durante los años recientes. En el periodo de 1990-2005 se ha registrado un incremento promedio anual de 4.5 %, yendo a 6 mil millones a 10 mil millones de litros. La participación de México en la producción mundial total de leche fresca también se ha incrementado de forma muy significativa, pasando de 1.3 % en 1990 a 1.9 % en 2004. Asimismo, la dependencia de las importaciones se ha reducido durante el periodo, pasando del 47 % al 17 % de la demanda nacional aparente, manteniéndose alrededor de los 2 mil millones de litros equivalentes por año. Esta tendencia positiva se relaciona con una serie de factores, como son la recomposición y redoblamiento del hato ganadero, que equivale a un aumento de la inversión y los activos; el mejoramiento genético y manejo reproductivo, que incremento los rendimientos de producción lechera en la ganadería especializada; la fijación de precios de concertación, que permitió la liberación de los precios de la leche; la aplicación del programa de apoyo para el campo que permitió a los productores la adquisición de granos y forrajes a precios competitivos de contexto internacional así como el subsidio a la electricidad para uso agropecuario. Actualmente, la industria de lácteos en México contribuye aproximadamente con el 0.6 % del PIB, y genera mas de 50 mil empleos. El precio pagado al productor nacional varia considerablemente dependiendo de las diferentes regiones, segmentos de mercado e industrias de destino. Si bien los precios han tendido a estabilizarse durante los últimos años, en 2004 se registraron precios que fueron desde 2.89 hasta 3.71 pesos por litro, dependiendo de condiciones como el contenido de grasa, proteínas temperatura, higiene, calidad, volumen, costos de transporte, amortización de la infraestructura de enfriamiento, etc. EL precio promedio ponderado nominal a nivel nacional muestra una tendencia a la alza, al pasar de 2.34 pesos por litro en 1997 a 3.5 pesos por litro en el 2004, con un incremento promedio mensual de 6.2 %. Cabe señalar que la oferta de leche es relativamente inelástica, por lo que los volúmenes no se ajustan proporcional ni rápidamente a los cambios del precio.

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” En México se observa un alto grado de concentración regional en la producción de leche fresca, tanto a nivel regional y como de la estructura y participación de las unidades productivas. Los estados que concentran la mayor producción de leche fresca son: - Jalisco - Coahuila - Durango - Chihuahua - Veracruz - Guanajuato - México - Hidalgo - Aguascalientes

(17%) (11.2%) (9.4%) (8.1%) (7.2%) (6.5%) (4.8%) (4.3%) (4 %)

Que juntos representan más del 70 % del total de la producción nacional. También se observa un alto grado de concentración en cuanto a la estructura y participación de las unidades productivas. Esto se debe fundamentalmente a factores como los costos de entrada a la industria, las economías de escala y la productividad, así como a los esquemas de protección y regulación gubernamental del sector lechero. Se aprecian 3 sistemas esencialmente distintos en términos de tamaño, organización y productividad: - ganadería Especializada (25 % del hato ganadero, y genera el 70% de producción total) - ganadería Semiespecializada (8% del hato ganadero y genera el 20% de producción total) - ganadería Tradicional (67% del hato ganadero y genera solo el 20% de la producción total)

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” El ingreso neto que los productores obtienen por principal varia ampliamente dependiendo de que sistema ganadero utilice. Estos van desde los 3 mil pesos anuales en promedio por vaca en el sistema tradicional, hasta 7 mil pesos o más en el especializado. Los márgenes de utilidad del productor fluctúan normalmente entre 0.87 y 1.00 pesos por litro, dependiendo el sistema o tipo de ganadera de que se trate. Si bien las diferencias en estos márgenes no son muy grandes, la producción por vaca si es muy distinta de un sistema a otro, yendo de 3,500 litros al año en promedio para el tradicional hasta más de 7,000 para el especializado. Evaluación de resultados del programa de adquisición de leche nacional a cargo de liconsa, s.a de c.v

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ANTECEDENTES En los años cuarentas, Don José Carrillo “Abuelo”, fue un hombre que se dedico de lleno a las labores del campo, forjándose plenamente a través de sus logros como agricultor, las cosechas obtenidas con gran esfuerzo y tesón, lo marcaron como un excelente campesino, cultivo en las tierras pertenecientes al municipio de Pabellón de Arteaga, siendo esta, una zona del estado de Aguascalientes, que se ha caracterizado por gozar de un buen clima y agua en abundancia, auxiliada esta, por los canales de riego del distrito # 1, auxiliados por la presa Plutarco Elías Calles de la en las que hoy en día, conocemos como Establo Granja Carmelita. Las principales especies que cultivo Don José Carrillo “Abuelo”, fueron las siguientes: maíz para grano, algodón, papa, fríjol y chiles de diferentes variedades. El se inclino siempre, por trabajar las tierras con estos cultivos, fue su hijo, el actual dueño, quien incursiono en la explotación del ganado lechero. En la actualidad el Establo Granja Carmelita, dedica parte de sus tierras de cultivo a la producción de especies forrajeras, como lo son el maíz, la alfalfa, avena y mezclas de pastos, todo para autoconsumo, de igual manera se destino parte de la superficie, para las instalaciones de los corrales, casas, bodegas, tejavanes y casetas para la engorda de pollos. Contando con un pozo propio, y otro en sociedad esto para el abastecimiento del agua, ya sea para riego y/o para consumo de los animales, además de tener una báscula para pesar entrada y salida, de los insumos manejados por el establo.

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Justificación Al observar que en los tres últimos años el Establo ha presentado un decrecimiento en sus activos, producción, comercialización y al haber adquirido diferentes deudas con la finalidad de superar dichas situaciones y al no quedar éstas resueltas, comenzó la inquietud de buscar cómo poder solucionar la problemática antes descrita, solicitando diferente información sobre el manejo administrativo requerido en la conducción del negocio para lo cual contactaron un despacho de asesoría y consultoría externa, los cuales, recomendaron se iniciara de inmediato la práctica de una auditoria administrativa a fin de encontrar las causas e irregularidades de la situación por la cual está pasando la Granja ya que en los últimos meses comenzaron a presentar problemas de liquidez al grado de no poder hacer frente a sus compromisos fundamentales como es el pago de la nómina así como varios compromisos a corto plazo (proveedores) por lo cual decidieron se realizara la auditoria administrativa correspondiente.

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ACCIONES

Metodología a utilizar para la Auditoria Administrativa.

Planeación Instrumentación

Examen

Informe

Seguimiento

Con esta metodología propuesta, establecemos las acciones que se deben desarrollar para la elaboración de la auditoria en forma secuencial y ordenada, siempre tomando en cuenta las condiciones que se tienen que prevalecer para cumplir con tiempo y lugar los objetivos establecidos.

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ACCION 1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA FACTORES A REVISAR Los factores a revisar van enfocados directamente a las etapas que comprenden el proceso administrativo.

ETAPA

PRPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACIÓN

Definir el marco de actuación de la organización

FACTOR










ORGANIZACIÓN

Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización






DIRECCIÓN

Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización

CONTROL

Medición del progreso de las acciones en función del desempeño












Visión Misión Objetivos Políticas Procedimientos Estructura Organizacional División y distribución de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Cambio Organizacional Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Sistemas Proceso Áreas de aplicación

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” FUENTES DE ESTUDIO Internas.- Directivos, trabajadores, revisión de controles internos tales como estados financieros del Establo, instalaciones y la realización de las diferentes actividades que se desarrollan en el lugar de trabajo. Externas.- Clientes, proveedores, mercado, competidores INVESTIGACION PREELIMINAR Criterios.- Se realizaron visitas a las instalaciones aplicando la técnica de observación directa, junto con entrevistas al personal clave de la organización. Propuesta Técnica Antecedentes No existe Antecedente alguno de auditoria anterior Naturaleza Auditoria Administrativa Justificación Encontrar los diferentes casos de problemas existentes en la empresa, con el fin de solucionarlos para el buen funcionamiento de esta Objetivo Esta auditoria es de apoyo a la función directiva de la empresa Granja Carmelita, con el enfoque al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control, a los sistemas y procedimientos implantados, a la estructura orgánica en operación y a la misión, visión, objetivos, valores y programas Objetivo Particular El universo a considerar será toda la organización en forma integral, basada en sus funciones administrativas Su alcance estará limitado a las áreas funcionales básicas: Recursos Humanos, Finanzas, Producción y comercialización

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” Acciones





Aceptación de la aplicación de la auditoria Establecer la metodología a utilizar Plasmar los avances obtenidos en cada etapa Exponer los resultados obtenidos así como recomendaciones pertinentes

las

Resultados Se espera obtener como resultado un cambio cultural y estructural en la empresa para mejorar su rendimiento y funcionamiento para hacerla productiva y funcional Alcance Toda la empresa en su conjunto Recursos Integra Forjando Soluciones, en colaboración con las personas involucradas directamente en el funcionamiento de la empresa, así como apoyo tecnológico. Programa de trabajo

Identificación Auditoria Administrativa “Granja Carmelita” Responsables Integra, Forjando Soluciones, SC. Áreas La empresa en su totalidad Actividades






Visita física a las instalaciones de la empresa Entrevista con los principales colaboradores en la empresa Aplicación de cuestionarios al personal en su totalidad Análisis de información obtenida Presentación de informe

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” Calendario

CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA GRANJA CARMELITA

Actividad 1 Visita Física a Instalaciones 2 Entrevista con principales colaboradores 3 Aplicación de Cuestionarios Operarios Aplicación de Cuestionarios Mandos 4 Medios 5 Aplicación de Cuestionarios dirección 6 Aplicación de Cuestionarios Staff 7 Captura de Información Obtenida 8 Análisis de Información Obtenida 9 Elaboración y Presentación de Informe

ELABORO

-------------------------------------

Ejecuto

02

03

04

05

06

09

10

Oct-06 11 12

13

16

17

18

19

20

INTEGRA INTEGRA INTEGRA INTEGRA INTEGRA INTEGRA INTEGRA INTEGRA INTEGRA

REVISO

---------------------------------------

AUTORIZO

--------------------------------------

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ACCION 2 INSTRUMENTACION RECOPILACION DE LA INFORMACION Se le solicito diferente tipo de información para la realización de la auditoria TECNICAS DE RECOLECCION Para desarrollar esta acción se utilizaron las siguientes técnicas
Observación Directa
Entrevistas
Cuestionarios Documentación solicitada: Administrativa
Organigrama
Plantilla laboral Financiera y Contable
Balanza de comprobación
Estado de resultados
Estado de perdidas y ganancias Observación directa Mediante las diferentes visitas a la organización se encontraron diversas situaciones tales como:
Un solo sanitario para el personal que laboran y habitan en el rancho.
Falta de limpieza e higiene en los corrales.
Falta de orden en almacén.
Falta de herramienta adecuada para sus actividades.
Falta de coordinación en las actividades a realizar.
Problemas en la forma de almacenar el silo. Entrevistas Inicialmente se detecto falta de cooperación, resistencia, escepticismo, desconfianza e indiferencia, en algunos directivos falta de interés.

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” Cuestionarios OPERARIOS Persona entrevistada: Fecha: 1. ¿Existe una clara definición de funciones en su área o unidad administrativa? 2. ¿Las cargas de trabajo son una consecuencia lógica de la distribución de funciones? 3. ¿Conoce usted las especificaciones de su puesto? 4. ¿La descripción de su puesto se encuentra documentada? 5. ¿Las funciones que desarrolla son exclusivas de su puesto? 6. ¿Su trabajo no se duplica o interfiere con el trabajo de otro puesto? 7. ¿Los contenidos de su puesto son claros para usted? 8. ¿Las funciones asignadas a usted corresponden a su puesto? 9. ¿Qué sugeriría para cumplir mejor con su trabajo? 10. ¿Está abierta la posibilidad de plantear una propuesta de cambio? 11. ¿Las condiciones de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de las funciones? 12. ¿Cuenta con el equipo idóneo para su puesto? 13. ¿Dispone del material necesario para llevar a cabo sus tareas? 14. ¿Se siente usted parte de la organización? 15. ¿Qué aspecto de la organización es el más importante para usted? 16. ¿Cuál es su actitud al trabajo? 17. ¿Cómo percibe usted el ambiente organizacional? 18. ¿Existen valores comunes entre usted y sus compañeros? 19. ¿Diría usted que la cultura organizacional juega un papel importante en su trabajo? 20. ¿Son los valores algo que se respeta en el trabajo? 21. ¿Se ha dado algún tipo de iniciativa por parte de la organización para crear un clima de trabajo más cordial? 22. ¿Existe algún consenso entre el personal de la organización en torno a un punto de contacto común? Responsable:

Aprobado por:

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” MANDOS MEDIOS Persona entrevistada: Fecha: 1. ¿Entre su equipo de trabajo existe conocimiento de las funciones generales de su área o unidad? 2. ¿La infraestructura está orientada a proporcionar el trabajo efectivo? 3. ¿Qué propondría usted para mejorar la calidad del trabajo? 4. ¿Cree usted que con un buen soporte de equipo e insumos elevaría su desempeño? 5. ¿Con qué áreas de la organización mantiene más contacto? 6. ¿Qué medios emplea para comunicarse con el resto de la organización? 7. ¿En su ámbito de acción sostiene algún tipo de comunicación con personal externo a la organización? 8. ¿A quién recurre cuando tiene alguna duda en la interpretación de una comunicación? 9. ¿La interpretación de las comunicaciones tiene algún efecto en su trabajo? 10. ¿Qué haría para coordinarse mejor con sus compañeros? 11. ¿Se ha dictado alguna pauta por parte del nivel directivo para lograr una coordinación más efectiva? 12. ¿En qué medida se relacione la coordinación con el conocimiento de las funciones? 13. ¿Se siente usted parte de la organización? 14. ¿Cuál es su actitud al trabajo? 15. ¿Existen valores comunes entre usted y sus compañeros? 16. ¿Son los valores algo que se respeta en el trabajo? 17. ¿Se ha dado algún tipo de iniciativa por parte de la organización para crear un clima de trabajo más cordial? 18. ¿Las órdenes o instrucciones se siguen por convicción o por obligación?

Responsable:

Aprobado por:

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” DIRECTIVOS Persona entrevistada: Fecha: 1. ¿Se han establecido procedimientos definidos para orientar el desempeño de cada función? 2. ¿Están consignados por escrito todos los procedimientos? 3. ¿Están proyectados de tal manera que promueven la consecución de los objetivos de la empresa que sean efectivamente alcanzables? 4. ¿Funcionan dentro del marco de la estructura de la organización? 5. ¿Proporcionan los métodos de control adecuados a fin de lograr un desempeño máximo con mínimo gasto de tiempo y esfuerzo? 6. ¿Las contenidas en los procedimientos prescriben su ejecución dentro de una secuela lógica? 7. ¿Proporcionan los medios para una coordinación eficaz entre los diversos departamentos? 8. ¿Conviene efectuar cambios para mejorar su efectividad? 9. ¿Dispone usted de un manual de procedimientos? 10. ¿Existen canales de comunicación establecidos para el flujo de la información? 11. ¿El contenido de las comunicaciones hacia el interior y exterior es revisada por alguien? 12. ¿Hay algún área o unidad responsable de la función de comunicación o información? 13. ¿Las funciones de su área o unidad administrativa están relacionadas con otra(s) área(s)? 14. ¿Su desempeño se ve afectado por otros puestos o áreas? 15. ¿Existe realmente trabajo de equipo en su área y en la organización? 16. ¿Repercute la coordinación del trabajo en los resultados que se obtienen? 17. ¿Hay dispendio de recursos por la falta de coordinación? 18. ¿Diría usted que hay unidad de mando en su organización? 19. ¿Los criterios que dicta el nivel directivo son comprendidos? 20. ¿Es posible la traducción de pautas directivas a nivel operativo? 21. ¿Existe liderazgo en el ejercicio de la autoridad? 22. ¿Qué tanta interacción existe entre el nivel directivo, mando medio y operativo?

Responsable:

Aprobado por:

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” STAFF Persona entrevistada: 1. ¿La infraestructura está orientada a proporcionar el trabajo efectivo? 2. ¿Qué propondría usted para mejorar la calidad del trabajo? 3. ¿Cree usted que con un buen soporte de equipo e insumos elevaría su desempeño? 4. Señale usted qué factores materiales, equipo y espacio modificaría para hacer las más funcional a la organización 5. ¿A quién recurre cuando tiene alguna duda en la interpretación de una comunicación? 6. ¿Qué referiría para poder comunicarse mejor interna y externamente? 7. ¿Existe realmente trabajo de equipo en la organización? 8. ¿Repercute la coordinación del trabajo en los resultados que se obtienen? 9. ¿De qué manera podría imprimirse mayor cohesión al trabajo? 10. ¿Qué impacta más a la coordinación, la estructura de trabajo o la interpretación del personal? 11. ¿Cual aspecto de la organización es el más importante para usted? 12. ¿Cómo percibe usted el ambiente organizacional? 13. ¿Existen mecanismos para promover una interacción global? 14. ¿Qué tanta interacción existe entre el nivel directivo, mando medio y operativo? 15. ¿Qué propondría usted a sus directivos para optimizar la dinámica organizacional? 16. ¿Las directrices que se producen en la organización se apegan a la realidad?

Responsable:

Aprobado por:

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” PAPELES DE TRABAJO

CEDULA CONCENTRADORA DE ASPECTOS RELEVANTES A REVISAR ASPECTO RELEVANTE

REVISIÓN

COMENTARIO

FUERZAS DE CAMBIO

Resistencia

COMUNICACIÓN

Tipos de canales utilizados

ACTITUD HACIA EL TRABAJO

Interés mostrado

VALORES

Respeto, honestidad, responsabilidad y trabajo en equipo.

MOTIVACION

Clases de estímulos.

LIDERAZGO

Autoridad, delegación, respeto, obediencia, reconocimiento.

EMPRESA REVISADA ___________________

ELABORO _____________________

Parte del personal presentó hostilidad, siguiendo de la misma manera sin deseos de modificar su comportamiento y/o conducta, sin embargo al conocer el beneficio del cambio lo aceptaron. No hay una clara definición de los canales de comunicación utilizados. No existe una estrategia de motivación al personal lo cual hace que laboren de manera mecánica. Se observó que en el nivel directivo se presenta incumplimiento de los valores, reflejándose esto en los niveles operativos. Al cuestionarse al personal sobre los diferentes tipos de motivación se observó que no existe, prevaleciendo la necesidad de conservar su trabajo. No existe una clara definición de liderazgo, hay duplicidad de mando, contradicción y conflictos.

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

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ACCION 3 EXAMEN Posterior a la revisión se efectúo un análisis de las funciones administrativas esenciales como son:
Planeación.- revisando misión, visión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, pronósticos y estrategias.
Organización.organizacional.

Jerarquías, funciones, obligaciones, valores y cultura


Dirección.- motivación, liderazgo, comunicación, toma de decisiones.
Control.- implementación, evaluación, funcionalidad. Para lo cual se siguió un orden como se ha mostrado en cada una de las funciones especificadas anteriormente. TECNICA DE ANALISIS ADMINISTRATIVO Desarrollo organizacional Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles auxiliándonos de las ciencias sociales. Reorganización Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva.

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” FORMULACION DEL ANALISIS ADMINISTRATIVO

CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

No se proporciono documentación que indicara la existencia de Misión, visión, Políticas, Valores, Objetivos, Metas, Procesos, Estrategias, Programas, Organigrama

PLANEACIÓN

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

20

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CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

Fuerzas impulsoras del cambio Total de empleados

18 = 72% del personal tiene la 25 disponibilidad al cambio

Personal Motivado Total de Personal

7 = 28% del personal se siente motivado 25 al trabajo

ORGANIZACIÓN Actitud hacia el trabajo 1. Bueno 30 (76-100 %) 2. Regular 20 (51-75 %) 3. Malo 10 (1-50 %)

Bueno 12 x 30 = 360 Regular 9 x 20 = 180 Malo 4 x 10 = 40 Total Puntos 580

580 = 77.33% 750

Se refiere que hay una buena actitud hacia el trabajo ya que se obtuvo un 77.3 %

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Calidad en los Valores Respeto # empleados

11 = 44 % 25

Honestidad # empleados

4 = 16 % 25

Responsabilidad # empleados

18 = 72% 25

Trabajo en equipo # empleado

15 = 60 % 25 Se concluye que el personal de la empresa indica que hay muy poca honestidad, poco respeto, por otra parte hay regular trabajo en equipo sin embargo existe buena responsabilidad.

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

REVISO

____________________

AUTORIZO

_________________

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CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

DIRECCIÓN

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

Personal que considera que hay buena comunicación Interna Total del Personal

17 = 68 % considera buena comunicación 25

Personal que considera existencia de liderazgo Total de Personal

5 = 20 % considera existencia de liderazgo 25

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

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CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

RAZONES DE LIQUIDEZ Razón Circulante Activo circulante Pasivo a corto plazo

Por cada $1 de pasivo a corto plazo se cuenta con $3.22 de activo circulante

CONTROL Prueba Rápida o acida Activo circulante-Inventario Pasivo a corto plazo

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

Por cada $1 de pasivo a corto plazo se cuenta con $0.61 de activo circulante, lo que nos indica que técnicamente es insolvente porque no cuenta con la liquidez necesaria para hacer frente a los compromisos a corto plazo. Nota: Al activo circulante se le restaron las cuentas de deudores diversos e IVA por cobrar porque estos rubros no se han recuperado, que suman $548,378.65. Que restados a $2,655,097.61 nos da $$2,106,719.61

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

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CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

APALANCAMIENTO Pasivo Total Activo Total

Tenemos 8.5% de pasivo con respecto al 100% de activo total.

Pasivo Total Capital Contable

Representa el 9.3% de deuda respecto al capital contable.

ACTIVIDAD Rotación de Inventarios CONTROL Promedio de Inventarios Costo de ventas diario

Aproximadamente 120 días es decir, cada 4 meses le dan vuelta al inventario

Rotación de Cartera Promedio de ctas x cobrar Ventas a crédito diarias

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

Cada 55 días aproximadamente recuperan lo vendido.

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

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CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

Rotación de activo fijo Ventas Anualizadas Activo Fijo revaluado

0.57 veces se ha vendido el activo fijo, no llegando ni a una vuelta el activo fijo

Rotación de activo total

CONTROL

Ventas Anualizadas Activo Total

0.30 veces se ha vendido el activo total

Cobertura de intereses Utilidad antes de ISR e int. Intereses

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

Tiene 4.22 veces la capacidad de generar utilidades para resolver costos financieros.

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

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CEDULA CONCENTRADORA DE FACTORES ENCONTRADOS (INDICADORES) ETAPA

INDICADOR CUALITATIVO

INDICADOR CUANTITATIVO

COMENTARIO

RENDIMIENTO Utilidad sobre ventas Se están generando 13.4% de utilidad neta sobre las ventas totales.

Utilidad Neta Ventas Neta Rendimiento a activo total

CONTROL

Se tiene un 4% de utilidad neta sobre el total de activo.

Utilidad Neta Activo Total Rendimiento a capital Utilidad neta Capital Contable

EMPRESA REVISADA

ELABORO

___________________

_____________________

Se tiene un 4.4% de utilidad neta sobre el capital contable.

REVISO ____________________

AUTORIZO _________________

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INTEGRA FORJANDO SOLUCIONES SC. AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTEGRAL INFORME

No.

OBSERVACION

1

Planeación Misión Al realizar la revisión correspondiente se encontró que ésta no cuenta con los propósitos que se deben de perseguir en una organización por lo cual no cumple con una misión.

2

CAUSA

X

SUGERENCIA

Se debe de involucrar al personal de la organización para su creación con la conducción de la asesoría correspondiente para involucrarlos y comprometerlos con el logro de esos propósitos.

PAPEL DE TRABAJO Y/O TECNICA UTILIZADA

Entrevista.

Visión X Proyectos a mediano y largo plazo no tienen, no visualizando su futuro.

3

EFECTO

Políticas, procedimientos, programas No se cuenta con reglamentos, manuales y programas definidos.

X

Se recomienda fijar en tiempos determinados logros, metas y objetivos, viéndose en ellos realizados.

Se recomienda elaboren: reglamento interior de trabajo y manuales de procedimientos.

Entrevista.

Entrevistas y cuestionarios.

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INTEGRA FORJANDO SOLUCIONES SC. AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTEGRAL INFORME

No.

OBSERVACION

4

Organización Jerarquías Al realizar el cuestionario y preguntar de quién reciben órdenes encontramos no se tienen bien definidas las jerarquías existiendo duplicidad de funciones encontrando que no existe organigrama.

5

CAUSA

X

EFECTO

SUGERENCIA

Se elabore el organigrama correspondiente, definiendo las jerarquías de quienes recibirán órdenes evitando así la duplicidad de mando.

PAPEL DE TRABAJO Y/O TECNICA UTILIZADA

Cuestionarios.

Funciones X Hacer una descripción de funciones general y específica de cada uno de los puestos y sus obligaciones.

No se encontraron definidas las funciones y obligaciones.

6

Cuestionarios.

Dirección Motivación Se encontró que no existen estímulos para poner mayor interés y dar un extra en la realización de su trabajo.

X

Se realicen estímulos económicos y de reconocimiento a las labores desempeñadas así como convivencias para incrementar el desempeño.

Entrevistas y cuestionarios.

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INTEGRA FORJANDO SOLUCIONES SC. AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTEGRAL INFORME

No.

OBSERVACION

7

Liderazgo. Se encontró que no se tiene un reconocimiento hacia el líder.

8

PAPEL DE TRABAJO Y/O TECNICA UTILIZADA

X

Crear liderazgo entre el personal de la organización con reconocimiento del mismo, que lo identifiquen como tal.

Entrevistas y cuestionarios.

X

Crear controles internos acorde a los manejos internos de la organización.

EFECTO

Control Implantación. No existe definición de controles internos encontrando manejos inadecuados.

9

SUGERENCIA

CAUSA

Entrevistas y cuestionarios.

Controles financieros. Se encontró que no hay un orden en el manejo financiero de la organización incurriendo en gastos inadecuados.

X Implantar controles estrictos sobre el manejo de los recursos financieros.

Documentos contables y financieros y entrevistas.

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INTEGRA FORJANDO SOLUCIONES SC. AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTEGRAL INFORME

No.

OBSERVACION

10

Áreas funcionales. Carencia de áreas definidas en base a funciones que se desarrollan.

__________________ NOMBRE Y FIRMA COORDINADOR

CAUSA

EFECTO

SUGERENCIA

PAPEL DE TRABAJO Y TECNICA UTILIZADA

X

Delimitar funciones, actividades y responsabilidades departamentalmente.

Entrevistas y cuestionarios.

_______________________ NOMBRE Y FIRMA AUDITOR 31

Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA” ORGANIGRAMA PROPUESTO “GRANJA CARMELITA”

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Integra, Forjando Soluciones, SC Auditoria Administrativa “GRANJA CARMELITA”

CONCLUSIONES Al haber finalizado el análisis de la organización se proponen las siguientes soluciones: Se recomienda realizar una labor importante en la modificación de la cultura organizacional, de la misma manera se observa que la empresa carece de liquidez por lo que es urgente ejercer controles adecuados para la captación de mas recursos financieros ya que gran parte de los activos circulantes se encuentran en inventarios, por lo que se pudo constatar que posee gran capacidad en sus activos como maquinaria, equipo, terrenos por lo que se llega a la conclusión de que la empresa es rentable. Por lo que realizando y aplicando el estudio de la auditoria se podrá solventar la problemática de esta empresa ya que la compra de su producto está asegurada siendo uno de los proveedores de la empresa Gilsa, Liconsa y particulares por lo que se puede incrementar la producción y con ello acaparar mas mercado.

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