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ASUNTO: Concepto Jurídico.

Respetado Doctor, 

TEMA OBJETO DE CONSULTA

El peticionario solicita se emita concepto jurídico el cual se indique el procedimiento y la documentación requerida que se debe adjuntar para la legalización de una cuenta de cobro cuando el proceso se ha efectuado en medio electrónico. 

NORMATIVIDAD

Constitución Política de Colombia: Artículo 16: Todas las personas tienen derecho al libre desarrollo de su personalidad sin más limitaciones que las que imponen los derechos de los demás y el orden jurídico 3 del decreto 522 de 2003: Artículo 3: El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; d) Fecha de la operación; e) Concepto; f) Valor de la operación; g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación; h) Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento. Estatuto tributario: Artículo 771-2: PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES.
nuevo texto es el siguiente: rel="nofollow"> Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario Artículo 616-2. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE FACTURA. <Aparte tachado derogado por el artículo 118 de la Ley 788 de 2002. Valores absolutos que regirán para el año 2002 establecidos por el artículo 1 del Decreto 2794 de 2001. El nuevo texto es el siguiente:> No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional. Decreto 2242 de 2015

Artículo 1°: Ámbito de aplicación. Decreto aplica a: 1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. 2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica. 3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento habilitación previsto en el artículo 10 del presente Decreto. Una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones señaladas en decreto y, en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso, la factura electrónica a que se refiere el Decreto 1929 2007, ni la factura por computador prevista en el artículo 13 del 1165 de 1996, ni la factura por talonario. Parágrafo. La DIAN no podrá establecer la obligación de facturar electrónicamente, hasta que se expida la reglamentación de Ley 1231 2008 y demás normas relacionadas que permita la puesta en circulación de factura electrónica como título valor. No obstante lo anterior, las personas de que tratan los numerales 2 y 3 del presente artículo, es decir, aquellas que voluntariamente opten por expedir factura electrónica, podrán hacer la solicitud a partir la publicación del presente decreto.

Artículo 2: Definiciones. Para efectos la aplicación e interpretación del presente Decreto, se tendrán en cuenta siguientes definiciones: “[…]

1. Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por obligado a facturar y su entrega al adquirente. […] “

Código civil colombiano

Artículo 1602. Los contratos son ley para las partes: Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas legales.

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JURISPRUDENCIA

Corte Constitucional Sentencia C-934/13 “[…] La autonomía de la voluntad privada es la facultad reconocida por el ordenamiento positivo a las personas para disponer de sus intereses con efecto vinculante y, por tanto, para crear derechos y obligaciones, con los límites generales del orden público y las buenas costumbres, para el intercambio de bienes y servicios o el desarrollo de actividades de cooperación. Dentro de este cuadro, la autonomía permite a los particulares: i) celebrar contratos o no celebrarlos, en principio en virtud del solo consentimiento, y, por tanto, sin formalidades, pues éstas reducen el ejercicio de la voluntad; ii) determinar con amplia libertad el contenido de sus obligaciones y de los derechos correlativos, con el límite del orden público, entendido de manera general como la seguridad, la salubridad y la moralidad públicas, y de las buenas costumbres; iii) crear relaciones obligatorias entre sí, las cuales en principio no producen efectos jurídicos respecto de otras personas, que no son partes del contrato, por no haber prestado su consentimiento, lo cual corresponde al llamado efecto relativo de aquel. […]” 1 Corte Suprema de Justicia. Sentencia SC12122-2014 1

Sentencia C- 934/13, Corte Constitucional, diciembre once (11) de dos mil trece (2013), expediente D-9661, Magistrado Ponente Dr. Nilson Pinilla Pinilla.

“[…]Repara la Corte en esta regla, por la circunstancia de que en el caso presente la interpretación defendida por el recurrente propugna por que se entienda que las partes, ambos abogados, simplemente acordaron que en cualquier momento podían dar por terminado el contrato de mutuo acuerdo, cosa que en verdad luce inútil de pactar, toda vez que en atención a la autonomía de la voluntad privada como fuente generadora de normas para las partes, ellas mismas pueden modificarlo o extinguirlo con su consentimiento (mutuo disenso), pactando lo que bien les parezca en el ámbito concreto de sus propios intereses sin afectar los ajenos (“Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas legales”) […]”2 

Concepto 11545 de 2017 DIAN

“[…] La DIAN indica, que las personas naturales Régimen simplificado que opten por expedir factura en general (Electrónica, por computador, por talonario, o documento equivalente por tiquetes de máquina registradora), requieren solicitar la autorización de numeración y cumplir los requisitos que exige la normatividad fiscal vigente, para cada caso Conforme al artículo 1 de la Resolución 000055 de 2016, la autorización de numeración se exige frente a los obligados a facturar. No obstante, acorde con el artículo 4 de esta misma resolución, que señala expresamente los casos en los cuales no se requiere autorización de numeración, se establece sin embrago, en el parágrafo una excepción que aplica de manera general a quienes: **Facturen **Expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras, y a quienes **Expidan factura electrónica. Entendiéndose en consecuencia, que se requiere autorización de numeración, independientemente de quien se trate, por el solo hecho de facturar o expedir alguno de tos documentos señalados. De tal modo que si un no obligado a facturar, expide factura, tiquetes de máquinas registradora o factura electrónica, tendría que solicitar autorización de numeración. En particular, frente a quienes expiden factura electrónica, es pertinente observar que el Decreto 2242 de 2015, por medio del cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal”, en el artículo 1, sobre ‘Ámbito aplicación”, se establece que el mismo aplica a: 1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.

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Sentencia SC12122-2014, Corte Suprema de Justicia, nueve (9) de septiembre de dos mil catorce (2014), Radicación N° 11001-31-03-042-2009-00347-01, Magistrado Ponente Dr. Jesús Vall de Rutén Ruiz

2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica. 3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. (Subrayado fuera de texto.) […]” CONCEPTO JURÍDICO En primer lugar es necesario determinar que la utilización de una cuenta de cobro o una factura (en documento físico o electrónico) depende de las obligaciones que ostente el proveedor en virtud del artículo 771-2 del Estatuto tributario. Como consecuencia si el proveedor detenta la obligación de expedir factura de conformidad con el artículo 615 del estatuto en mención, este documento se vuelve esencial y no puede ser remplazado por la simple cuenta de cobro. En este sentido si el proveedor pertenece al régimen común necesariamente se encuentra en la obligación de expedir la factura correspondiente, dicha obligación no recae sobre las personas que pertenecen al régimen simplificado las cuales pueden emitir directamente cuentas de cobros en virtud de los contratos celebrados para el reconocimiento del pago correspondiente cuando se trate de la compra y venta de bienes y servicios. Sin embargo esta regla contempla una excepción, puesto que si voluntariamente una persona perteneciente al régimen simplificado desea emitir la factura correspondiente (Electrónica, por computador, por talonario, o documento equivalente por tiquetes de máquina registradora) necesita cumplir a cabalidad con los requisitos dispuestos en al marco reglamentario. Un ejemplo de los documentos necesarios que se deben allegar para la legalización de la factura en el régimen común son:     

Original de la Factura. Indicar el No. de contrato u orden de servicio y el periodo de facturación. Orden de servicio en original debidamente autorizada y firmada por las partes. Copia del contrato de prestación de servicios Original de la remisión o Acta en caso de Contrato de Obra. Planilla y comprobante de pago al Sistema General de Seguridad Social (personas Naturales).

En el caso del régimen simplificado los documentos que pueden exigirse para la legalización de la cuenta de cobro son:     

Cuenta de cobro, indicando fecha, nombres y apellidos, numero de cedula, valor en letras y números, descripción de la actividad indicando el número de orden de compra y/o servicio o contrato, periodo de facturación, dirección, teléfono y firma. Orden de servicio en original debidamente autorizada y firmada por las partes. Copia del contrato de prestación de servicios debidamente firmado por las partes involucradas, incluyendo las prórrogas y/u otro sí. Original de la remisión o Acta en caso de Contrato de Obra. Planilla y comprobante de pago al Sistema General de Seguridad Social (Persona Natural e independiente)

No obstante si de lo que se trata es de constituir la cuenta de cobro como un documento equivalente a la factura es necesario solicitar la numeración consecutiva ante la DIAN y cumplir con los demás requisitos que impone el artículo 3 del decreto 522 de 2003: a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; d) Fecha de la operación; e) Concepto; f) Valor de la operación; g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación; Por otra parte es necesario advertir que las obligaciones contractuales nacen de la autonomía de la voluntad de los contratantes pues permite regular libremente los intereses de cada uno, en este sentido la inclusión de la cuenta de cobro como requisito necesario para el pago y reconocimiento de la prestación no resulta ser contraria al orden público, a la moral o a las leyes vigentes en consonancia con los dispuesto por la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia. Por lo tanto esta puede ser exigida para el correspondiente pago de la obligación si se pactó inicialmente en el contrato. En consonancia con lo anterior si la persona no está obligada legalmente a expedir la correspondiente factura electrónica o física puede adelantar la respectiva legalización de la cuenta de cobro allegando los soportes y documentación necesaria, más aun cuando dicha condición fue estipulada inicialmente en el contrato celebrado por las partes. Es necesario aclarar que si bien el procedimiento inicialmente se efectuó a través de medio electrónico existe cierto tipo de información que debe adjuntarse sin distinción al procedimiento manual puesto que no existe norma que taxativamente establezca esta diferencia. En conclusión si la persona se encuentra vinculada en el régimen común no podría expedir únicamente la cuenta de cobro puesto que existe una obligación legal que determina la necesaria expedición de la factura como soporte efectivo, fiscal y contractual. Sin embargo si la persona se encuentra dentro del régimen simplificado, esta podría emitir únicamente una cuenta de cobro o si lo decide adelantar los trámites necesarios ante la Dian para la correspondiente expedición de la factura con el lleno de los requisitos.