Artikel Schrijven Maart 2009

Een artikel schrijven in zes stappen Nogal wat OR’en vragen zich af hoe het communiceren met collega’s beter te laten verlopen. Dat is ook keihard nodig, want het veel gehoorde motto dat de OR bijdraagt aan draagvlak kan natuurlijk alleen maar gedragen worden als de OR ook daadwerkelijk indringend communiceert met die achterban. Een onderdeel van die communicatie is uitleggen wat de OR doet, vindt, denkt, adviseert in een artikel. Een artikel is een korte tekst, waarin de OR ruimte neemt om een thema wat nader uit de doeken te doen. Dat geeft meer leescomfort dan een vergaderverslag. Immers, zo een verslag is meestal de weergave van een vergadering, die voor niet-deelnemers zonder agenda en bijbehorende stukken en kennis van de procedures erom heen lastig te reconstrueren is. 1. Is er wel wat te vertellen? De eerste test voor een artikel is of er daadwerkelijk nieuwswaarde in het onderwerp zit. Nogal wat verslagen, nieuwsflitsen en OR-mails bevatten erg veel interne, procedurele opmerkingen: de OR heeft toelichting gevraagd, de OR heeft voorwaarden gesteld, de adviesaanvraag was niet compleet, de externe adviseur heeft toelichting gegeven. Waarover toelichting en wát er gezegd is, ontbreek te vaak. Terwijl het daar nu net om draait. Het feit dat er verkiezingen zijn of een spreekuur is, heeft misschien nieuwswaarde. De kunst is om het om te buigen naar iets dat voor de lezer relevant is: u kunt in de OR komen, u kunt uw stem uitbrengen, u kunt met uw vragen over … terecht. 2. Is het doel helder? Stel vast wat het doel is, alvorens te gaan schrijven. Wat moet de lezer weten, vinden en doen? Hoe scherper dat is, hoe makkelijker schrijven gaat. Collega’s informeren (er komen nieuwe beoordelingsgesprekken), is makkelijker dan ze een bepaalde houding te geven (vindt die nieuwe beoordelingsgesprekken een kans en bezie ze positief). Bepaald gedrag oproepen, is nog weer lastiger (stel voorafgaand aan uw gesprek doelen vast voor 2009). 3. Is de structuur van de tekst helder? Maak een opzet met een indeling van de tekst. Maak een kop, die aanspreekt én de inhoud samenvat. Een ludieke kop kan, maar maak dan met een ondertitel of inleidend tekstje duidelijk waar de tekst over gaat. Hanteer als regel dat elke alinea maar één gedachte mag bevatten. Test dat door elke alinea met een korte kop samen te vatten. Die kopjes helpen lezers sneller door de tekst te lopen. Maak van de belangrijkste boodschap de eerste alinea. Redeneer daarbij niet vanuit de OR, maar vanuit de lezer. Dus niet als eerste alinea dat de OR instemt met andere werktijden op voorwaarde dat er geen strijd met wet- en regelgeving is, maar dat voor collega’s de werktijden veranderen. Leg ook uit wat die verandering concreet is. Zorg dat de tekst in hoofdlijnen staat. Verfijn niet elke regel meteen. Dat kan prima later. 4. Is het leuk om te lezen? Als de tekst staat, zoek dan naar verluchtiging. Kunnen de koppen korter en meer prikkelend? Kan er een aantal citaten van bestuurder, OR, P&O of medewerkers tussendoor? Een kadertje toevoegen met de belangrijkste stappen? Een metafoor als inleiding? Zijn er prikkelende illustraties voorhanden (kijk op www.flickr.com of zoek bij een stockfoto-bureau; let op copyrights). 5. Is het slot actionable? Sluit af met concrete actie. Dus niet: “voor vragen of opmerkingen …” maar “om uit te zoeken wat deze verandering voor u betekent, belt u …”al uw vragen worden in de OR-vergadering van 1 mei besproken. Meld dus uw vragen aan …” Noem altijd namen en nummers, zodat er makkelijk contact gezocht kan worden. In presentaties geldt als tip: geef actionables en take aways. Een actionable is iets in het verhaal, waar iemand meteen mee aan de slag kan. Dus uitleg over beoordelen, waardoor iemand zijn targets kan formuleren of een gezondheidszelftest. Een take away is iets fysieks dat ook weer meteen tot actie leidt: een formulier om een keuring aan te vragen, een reactieformulier met voorgedrukte ruimtes, een tegoedbon voor …, een wordsjabloon met een persoonlijk ontwikkelinsgplan. 6. Wat vinden anderen ervan? Laat de tekst lezen door anderen, liefst buiten de OR en representatief voor de collega’s. Kijk hoe snel iemand leest en let op waar iemand lacht, aarzelt, hakkelt. Pas vervolgens de tekst aan.

Arjan Broere [email protected] Maart 2009