Arquivo

Arquivo É evidente a necessidade de arquivar os documentos que à empresa chegam diariamente. Por conseguinte há necessidade de criar um espaço para recolher e guardar documentos da empresa/instituição, com o objectivo dos conservar e assegurar respostas a todos os pedidos de consulta, provenientes dos diversos sectores.

Tipos de documentos Documentos de ligação-- cartas, notas,impressos diversos,.... Documentos de posição-- fichas e registos diversos- documentação diversos, tais como: livros, jornais, catálogos,... Documentos desactualizados-- Documentos com interesse histórico ou técnico - este é definitivo,...

Tipos de arquivos Quanto à organização Arquivo centralizado-- é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivoé comum a todos os serviços e encontra-se num único sector. Arquivo descentralizado-- é utlizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

Quanto à frequência de consulta Arquivo activo-- é constuituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semiactivo-- é formado por documentos de consulta periódica. Arquivo inactivo-- contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservda.

Condições inerentes ao local de inatalação de um arquivo Espaço amplo, bem humidade;acesso limitado por razões de segurança.

Tarefas do arquvista * Registar os documentos; * Classificá-los e ordená-los segundo o(s) critério (s) previamente definido (s); *Sinalizar com toda a gama de materiais; * Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequadas; * Actualizar o arquivo, libertando-o elementos ultrapaasdos ou desnecessários.

Importância da classificação * encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forna ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz;

* conversar os documentos em segurança, sem riscos de deterioração.

Sistemas de classificação

Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos,... entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos. Principais * Alfabética * Numérica * Ideológica

Derivação * Alfanumérica * Cronológica * Geográfica * Decimal *....

Classificação alfabética * A mais conecida * A mais simples * Dicionários * Lista telefónica * Extensível * Palavra-chave( 1º substantivo próprio da rubica)

Exemplos * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = Magalhães ( Farmácia) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro = Porto e Aveiro (Siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel = Vatel ( Sal de Mesa) Jornal de Charadas Esfinge = Esfinge( Jornal de Charadas) * Rubricas de iniciais ( TAP, RN, ONU, INATEL,...) Classificam-se na 1ª letra do conjunto de iniciais * Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com palavras seguintes: Sindicatos dos Empregados de Escritório Sindicatos dos Porteiros

Classificação numéricas * Pela ordem dos números * Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos ( notas de encomentas, facturas,...)

Classificam-se ideológica

* Por assuntos * Adapação às necessidades da empresa( forma dos objectos, funções,..) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, clubes de vídeo, farmácias ...

Classificação alfanumérica * De consulta demorada * È necessário criar um índice alfabético * Utilizada em matrículas de automóveis

Classificação cronológica * Enm função da data de emissão ou de recepção ( ano - mês - dia hora) * A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

Classificação geográfica * Por região ( distrito, conselho, cidade,...) * Divisão do país em zona ( norte, centro, sul) * Em empresa com filiais ou clientes em difrentes zonas geográficas

Microfilmagem Vantagens

* Redução do espaço ocupação ( economia de espaço superior a 90%) * Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais * Reprodução e distribuição a baixo custo * Preservar os originais do extravio ou deterioração * Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior rapidez de consulta È aplicação no registo de correspondência, registo de letras e cheques,ficheiros de clientes e manuais técnicos.

Serviços onde é utilizada com maior frequência * Bancos * Bibliotecas * Polícia * Companhias de seguros