5s - Suas Origens E Aplicacoes

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ITRODUÇÃO

O programa 5S propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam transformar o ambiente de trabalho e familiar. Ao fazer isso, entretanto, transforma hábitos e atitudes das pessoas em relação a esses ambientes, aos seus colegas e a si mesmas. O programa 5S é mais do que uma ferramenta administrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperação de práticas e valores freqüentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. Como você deve ter percebido, cada "S" é conhecido por diversas denominações. Porém, neste projeto, utilizaremos a terminologia de cada "S" da seguinte maneira: SEIRI - Senso de Seleção 1º S SEITON - Senso de Ordenação 2º S SEISO - Senso de Limpeza 3º S

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SEIKETSU - Senso de Conservação 4º S SHITSUKE - Senso de Autodisciplina 5º S O termo "Senso de" significa "exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender". Significa ainda a "aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular".

1 APLICADO 5S A GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL 1.1 O Que é o 5S? O 5S é um processo de organizar o local de trabalho, mantê-lo limpo e arrumado, bem como manter condições de saúde, higiene e auto disciplina necessária para se realizar um trabalho com qualidade. É um processo que deve envolver a todos, envolve mudanças de comportamento, hábitos e defronta com resistências. O 5S envolve comportamentos de auto-organização do tipo: - Abriu...Feche! - Acendeu...Apague!

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- Ligou...Desligue! - Desarrumou...Arrume! - Sujou...Limpe! - Pediu emprestado...Devolva! Prometeu...Cumpra!O programa atua em 3 dimensões:

Físico

Intelectual

Intelectual

Comportamental

É importante que essas três dimensões caminhem juntas, interligadas entre si que sejam bem compreendidas para que todas sejam trabalhadas. A física está ligada às coisas materiais, aos objetos que nos cercam. A intelectual, diz respeito ao método utilizado para a execução de uma tarefa, à tecnologia aplicada. A comportamental está ligada a nossas atitudes, à maneira que reagimos quando expostos a diferentes situações no nosso dia-a dia. É importante que essas três dimensões caminhem juntas, interligadas entre si.

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O 5S surgiu no Japão na década de 50. No começo eram 9S. O nome provém de nove palavras que têm em comum a letra “esse” como inicial. Nelas estão contidas as idéias a serem desenvolvidas. Com o passar do tempo, quatro das palavras do 9S passaram a não ser mais utilizadas por acreditar-se que as demais já seriam capazes de transmitir o conteúdo do programa. Sendo elas: • SEIRI – Descarte, utilização, seleção; • SEITON – Ordenação, arrumação; • SEISO – Limpeza; • SEIKETSU-Higiene, asseio, conservação, padronização; • SHITSUKE – Autodisciplina, disciplina; • SETSUYAKU – Economia, redução de despesas; • SEKININ – Responsabilidade; • SHITSUKOKU – Persistência; • SHUKAN – Hábito. Atualmente só os cinco primeiros termos são utilizados. Os 5S são utilizados para promover a imediata mudança do ambiente físico

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em torno da pessoa e é a base para qualquer programa de qualidade total.

1.1.1 Seiri – Senso de Utilização

A idéia principal do senso de utilização é que devemos ter apenas o necessário. O ponto chave é saber distinguir o que é necessário e o que não é. São encontradas muitas barreiras na hora de disponibilizar algo, a idéia que um dia venhamos a necessitar daquilo, sempre aparece para adiar nossa decisão. Quando percebemos estamos cheios de objetos sem utilidade, peças de mobiliário inúteis, relatórios obsoletos, planilhas com dados ultrapassados etc, ou então estamos mantendo conosco coisas que poderiam estar num local comum para serem compartilhadas com os demais. Deve-se evitar o desperdício não só de coisas materiais, mas também do nosso próprio esforço, analisando o trabalho que realizamos e eliminando as tarefas desnecessárias.

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Algumas perguntas-chaves podem ser elaboradas para agilização da seleção do que é necessário, de acordo com o local e o tipo de trabalho executado. Abaixo estão alguns exemplos. Um operador de máquinas pode, por exemplo, questionar: • Este equipamento tem realmente concerto? • Estas peças de reposição ou ferramentas pertencem a algum equipamento? • Esta máquina voltará a ser utilizada? • Quando? • Preciso manter todas estas ferramentas aqui ou posso mandálas para o almoxarifado? Um funcionário do escritório poderia ter outro tipo de dúvidas: • O número de mesas, cadeiras, armários e estantes é compatível com o de funcionários? • Estes relatórios precisam se mantidos por quanto tempo? • Estamos enviando cópias destes documentos somente para os interessados? • Estes dados estão atualizados?

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Um gerente poderia levantar as seguintes questões: • Precisamos fazer mesmo esta reunião? Qual o benefício que ela trará? • Quais as tarefas realizadas na organização não agregam valor ao processo? • Preciso de todos estes relatórios ou dados sobre a minha mesa? • O que é realmente importante para que eu possa tomar minhas decisões? • O número de funcionários está adequando às necessidades da empresa? Quando analisamos o conteúdo dessas perguntas, vemos que não apenas a dimensão física está sendo contemplada. Tratamos também de outros elementos menos tangíveis pertencentes ao lado intelectual e comportamental. Vale ressaltar os novos comportamentos que se deseja sistematizar para torná-los hábitos. São eles: “Você não precisa...não adquira”. “A pessoa não precisa...ão forneça”. “Antes de falar...Pense e resuma”. “Está ruim...ão aceite”. São hábitos que

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possibilitarão que o esforço do descarte não se perca. Sem eles, continuaremos vivendo com o desnecessário. O esquema abaixo tem sido empregado com freqüência para ajudar na classificação do que é necessário:

Se o item em questão está em perfeitas condições de uso, a quantidade está de acordo com a demanda e sua freqüência de utilização justifica sua manutenção, ele deve ser classificado como “Pode ser utilizado”.

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Se o item por alguma razão não satisfaz um dos três critérios estabelecidos (por exemplo: equipamento com defeito, matéria-prima com prazo de validade vencido, quantidade superando em muito a demanda etc.), sua classificação deve ser “ Não pode ser utilizado”. Finalmente, existem alguns poucos itens que estão classificados como “Pode ser utilizado”, mas ainda assim, por outras razões, não devem ser utilizados. Por exemplo, existem equipamentos novos que o tornaram obsoleto. É o caso do mimeógrafo, que foi substituído pela máquina fotocopiadora (xerox). Esses itens são os que identificamos como de “Utilização Improvável”. Os itens designados como “Não Pode Ser Utilizado” e “Utilização Improvável” devem ser descartados. É necessário utilizar os recursos de acordo com a necessidade e adequação. Devem-se evitar excessos, desperdícios e má utilização. Manter no local de trabalho somente objetos e dados necessários. Eliminar excessos de itens em arquivo, de equipamentos e móveis, de documentos obsoletos, etc. E também remover itens ou objetos em gavetas, arquivos, sobre escrivaninhas ou armários.

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Deve-se eliminar defeitos em computadores, impressoras, máquinas, equipamentos que causam desgastes de tempo, emocionais e de qualidade. Assim como também eliminar

relatórios, dados,

informações que não agregam valor, ou seja, que não interessam ao cliente. Concertar

bebedouros

danificados,

janelas

emperradas,

máquinas com defeito, telefones, cadeiras quebradas e etc. Para implementação do Senso de Utilização devem ser realizadas algumas ações entre elas: • Realizações com base nas perguntas propostas anteriormente. • Promover o “Dia da Limpeza”, quando todos devem separar os itens desnecessários para a execução das suas tarefas e dar um destino adequado a eles. • Saber compartilhar com os demais colaboradores os materiais, ferramentas ou outros itens necessários para o desenvolvimento dos trabalhos. Os benefícios mais importantes do Senso de Utilização são: • Liberação de espaço físico.

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• Diminuição de acidentes. • Diminuição de custos de manutenção. • Reutilização de recursos. • Melhoria do ambiente de trabalho.

1.1.2 Seiton – Senso de Arrumação É preciso haver uma metodologia bastante eficácia, pois arrumar apenas não basta. Algumas ações devem ser realizadas para ajudar no Senso de Arrumação como: • Padronizar a nomenclatura dos objetos. • Utilizar sistema de cores para facilitar a identificação. • Um lugar diferente para cada objeto e cada objeto em seu lugar. • Identificar o conteúdo de estantes e armários. • Identificar documentos com numeração apropriada, incluindo nome do respectivo arquivo para aqueles gerados por computador.

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• Praticar o sistema FIFO, First In First Out (o primeiro que entra é o primeiro a sair), para estocagem de produtos. • Identificar locais perigosos, preferencialmente com cores e/ ou desenhos. • Organizar quadros de aviso.

1.1.2.1 Alguns benefícios: • Ambiente de trabalho mais agradável. • Economia de tempo. • Diminuição do cansaço físico. • Facilidade para implementação da multifuncionalidade. • Diminuição de acidentes.

Seguindo sempre alguns comportamentos do tipo: “Abriu...Feche”. “Acendeu...Apague”. “Ligou...Desligue”. “Desarrumou...Arrume”. “Usou...Procure

deixar

como

estava

antes

do

uso”.

“

Precisou...Deixe fácil de acessar”, fazem toda diferença também no decorrer dos dias das empresas.

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1.1.3 Seiso – senso de limpeza A limpeza deve ser encarada como uma forma de inspeção. Quando feita de maneira sistemática, possibilitará a detecção e correção de falhas nos equipamentos, quando elas ainda são muito pequenas. O Senso de Limpeza pretende ir mais longe, tendo como objetivo encontrar as causas da sujeira ou do mau funcionamento dos equipamentos e eliminá-las. Hábitos como esses poderiam ser colocados em prática: “Atenção a detalhes”. “ão sabe conserta...Chame quem saiba”. “Sujou...Crie formas de não sujar”. “Limpando...Escute o barulho, sinta a temperatura”. Incorpore a limpeza no seu dia-a-dia, reservando diariamente uma pequena parte do seu tempo ( de três a cinco minutos) para essa tarefa. Isso tornará tudo mais fácil. A boa prática diz que o início ou o final do expediente costuma ser a melhor hora para fazê-lo.

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Além da limpeza diária, o estabelecimento de um período de 15 a 30 minutos semanalmente, para uma “faxina” maior, costuma dar ótimos resultados. Passamos a maior parte do nosso tempo no trabalho. A atenção que dispensamos as cuidados com a limpeza desse local é mínima. Nas nossas casas não jogamos lixo no chão e os banheiros estão sempre limpos. Por que aceitamos ficar mais de oito horas por dia num local que muitas vezes está abaixo dos nossos padrões de limpeza? Por que não seguir as mesmas regras estabelecidas em casa? Ações que devem ser realizadas para ajudar na implementação o Senso de Limpeza: • Cada um deve ser responsável pela limpeza da sua estação de trabalho. • Deve-se limpar inclusive locais que não são observados. • Utilizar a limpeza como forma de inspeção. • Deixar paredes livres de desenhos e/ ou cartazes desnecessários à boa execução das tarefas de cada um. • Eliminar as causas da sujeira.

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• Dispensar especial atenção aos banheiros. • Limpeza e clareza na comunicação. • Mais importante que limpar é não sujar.

1.1.3.1 Benefícios: • Melhoria do ambiente de trabalho. • Possibilidade de detectar precocemente falhas nos equipamentos. • Aumento da vida útil dos equipamentos. • Melhoria do moral dos colaboradores.

1.1.4 Seiketsu – Senso de padronização ou higiene

O senso de padronização é caracterizado pelo conjunto de atividades necessárias

para

assegurar

a

manutenção

dos

3S

iniciais.

Acrescentando-se ainda a preocupação com a saúde pessoal dos colaboradores no nível físico, mental e emocional, e os aspectos relacionados com a poluição ambiental. Ações que devem ser realizadas para ajudar na implementação do senso de padronização:

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Ter os 3S iniciais implementados.
Elaborar um plano para a manutenção dos 3S iniciais, promover palestras, visitas a outras empresas, auditorias periódicas com divulgação dos melhores resultados obtidos.
Incentivar cada área a elaborar um projeto de melhoria tendo como base os 3S iniciais.
Estabelecer condições para a implantação do controle visual.
Cuidar da saúde dos colaboradores, incentivar a realização de exames periódicos, os cuidados com a alimentação e a importância dos exercícios físicos

Neste senso, deseja-se sistematizar comportamentos do tipo: “antes das refeições... lavar as mãos”. “Consertos provisórios... Evita”. “ão sabe como funciona... não mexa”. “É prejudicial.. não faça”. “ão está de acordo... esclareça”

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1.1.4.1 Benefícios.
Melhoria nas condições de higiene.
Melhoria do moral e saúde dos colaboradores
Melhoria do relacionamento interpessoal.
Melhoria da segurança no trabalho
Melhoria da produtividade.

1.1.5 – Shitsuke - Senso de Disciplina Fazer “shitsuke” significa criar, educar, treinar, disciplinar. Só se consegue transformar os maus hábitos, que são aprimorados com o tempo através do uso em bons hábitos, através da disciplina. O 5S exige mudanças de comportamento, onde a disciplina é fator indispensável a sua complementação. Deve-se incorporar o 5S como uma filosofia de vida. Para uma mudança usam-se táticas usadas aos viciados e dependentes químicos. Começa ao instituir a frase “só hoje vou fazer diferente” como um caminho para a melhoria pessoal e rumo ao aperfeiçoamento constante. Usando essa tática todos os dias repetiremos os novos e

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bons comportamentos de auto-organização, e com essa disciplina criase o hábito, tornando os comportamentos fáceis de serem seguidos. Através desse mecanismo simples à pessoa consegue

manter sua

mente mais arejada e sua produtividade aumenta.

1.1.5.1 Significado do senso de auto disciplina Ter senso de auto disciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o “querer de fato”, “ter vontade de”, “se dispor a”. Não se trata puro e simplesmente de uma obediência cega, submissa, “atitude de cordeiro” como pode parecer É importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina inteligente que é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros. Ter senso de auto disciplina significa ainda desenvolver o auto controle, ter paciência, ser persistente na busca de

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seus sonhos, anseios e aspirações, respeitar o próximo e as vontades alheias.

Ações que devem ser implantadas para a implementação do senso de disciplina
Reconhecer

a

importância

da

existência

e

do

cumprimento de regras;
Elaborar normas e procedimentos de maneira clara e concisa para não gerar duvidas de entendimento;
Não ser tolerante com erros: deixar passar em branco qualquer não-conformidade é não dar a oportunidade para que a mesma seja corrigida e não mais repetida;
Tomar providências no menos espaço de tempo possível quando algo der errado;
Saber criticar e receber críticas, sem tomar como algo pessoal.
Saber elogiar quando um trabalho é bem executado.
Ser rigoroso com o cumprimento de horários.

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Programar reuniões com antecedência e seguir as pautas preestabelecidas, obedecendo aos horários de início e término.
Saber colocar-se no lugar do outro.

Assim, o habito que se deseja criar é “prometeu.. assuma”. A conseqüência

disso

é

um

maior

respeito

mútuo

e

comprometimento dentro da emprese. Isso é fundamental para o sucesso, porque o resultado do trabalho de qualquer empresa é fruto do coletivo. De nada adianta termos grandes estrelas no time se elas não sabem atuar em conjunto. Como numa partida de futebol, não vence a equipe que tem os melhores talentos individuais, mais sim os jogadores que sabem reconhecer suas forças e fraquezas e, tendo em vista um objetivo comum, unem seus esforços para alcançá-lo. Isso só é obtido por meio do respeito mútuo, do comprometimento e sem dúvida alguma, de uma grande dose de disciplina.

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1.1.5.2 Benefícios
Conscientização sobre a importância da administração participativa
Melhoria no relacionamento dos colaboradores.
Melhoria de qualidade pelo cumprimento dos padrões.
Diminuição de acidentes devido ao cumprimento das normas de segurança.
Aumento

da

liberdade

com

responsabilidade

colaboradores.

1.1.5.3 Benefícios percebidos

Visão dos Funcionários:
Maior colaboração entre as pessoas.
Banheiros e ambientes mais limpos e organizados.
Local mais fácil de trabalhar e mais bonito.
Melhoria da disciplina.

dos

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Facilidade na localização de objetos.
Menos chances de acidentes.
Melhor rendimento do serviço.
Mais espaço para tudo.
Retirada de materiais velhos.
Conscientização em relação ao meio ambiente e cidadania.

Visão da Empresa:
Melhoria da produtividade
Redução nos custos operacionais
Redução no absenteísmo
Melhor aproveitamento de materiais e equipamentos
Redução nos desperdícios
Melhoria do moral, uso eficiente do tempo
Melhoria do ambiente de trabalho
Conscientização em relação ao meio ambiente
Conclusão

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Conclui-se que o 5S é um programa pelo qual realizamos um processo de “educação da vontade”. A inteligência humana mostra os três primeiros sensos como um método ideal para o dia-a-dia, e os dois últimos sensos funcionam como mecanismos da educação da vontade.

Inteligência • senso de utilização • senso se arrumação • senso de limpeza

Vontade Senso de padronização Para assegurar o bem-estar

Autodisciplina

A inteligência mostra o caminho e a autodisciplina educa a vontade e faz o homem caminhar.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS GRIFO, Equipe. Aplicando 5S na gestão da qualidade total. São Paulo: Pioneira, 1998.