2.3 Employment Change Process (4

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CONTENTS

1. TRANSFER POST...................................................................................................2 2. MAINTAIN INFOTYPES......................................................................................11 3. VERSION CONTROL...........................................................................................12

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1. TRANSFER POST 1.A PROCEDURE PURPOSE 1.B PROCESS DESCRIPTION

Human Resources > Personnel Management > Administration > HR Master Data > Personnel Actions. Human Resources > Personnel Admin > HR Master Data > Personnel Actions.

Complete the  date field.

3 of 12 1.B.1 IT0000: Actions

Enter reason  code Make sure new  post number is  entered

1.B.2 IT0001: Organisational Assignment

No changes should be required to this infotype. <Save>. A pop­up will appear as follows:

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You should only create a vacancy if you know that for the post which is to be vacated: • the funding for the post has been agreed; • the position is to be immediately advertised; and • the new post is an exact replica of the existing one. Generally, these conditions will NOT apply. When in doubt, select . 1.B.3 IT9202: Source of Funding

Enter the Source of funding details relating to the new post. Note: A warning message  will appear if the source of funding across posts is > 100%. You will need to go back  after the event is completed and delimit the Source of Funding infotype relating to the  previous post. <Save>.

5 of 12 1.B.4 IT9002: Contract Details

Post number needs  to be amended Change HESA  primary employment  function and  percentages if  required

  Make any necessary changes to contractual arrangements and <Save>. 1.B.5 IT0614: HESA Master Data This   infotype   will   only   be   presented   for   completion   if   the   new   post   is   HESA  returnable. Depending on whether the previous post was also returnable, the infotype  may be copied or created. 

6 of 12 Check   for   consistency   of   data.   If   none   of   the   information   has   changed,   then   this  infotype can be skipped provided that this is labelled .  Completion of the HESA related infotypes depends on the staff category (Job). The  cateogories are: • • • • • • • • • • • • •

1 Managers 2A Academic Professionals 2B Non­Academic Professionals 3A Lab,Eng,Building,IT,Med techs inc nurses 3B Welfare,Careers,Personnel,Planning etc. 3C Arts,Media,PR,Mkting,Sports Instr 4A LibAsst,Clerks,Gen Admin Assistants 4B Secretary,Typist,Reception,Telephones 5 Chef,Garden,Elec&Constr,Fitters,Printers 6 Caretaker,Warden,Sports,Nursery,Care 7 Retail and customer service 8 Drivers,Maint Suprvs,Plant Operatives 9 Clean,Cater,Security,Porters,Maintenance

If in doubt, open up a new session. Use transaction PO13. Check the relationship  (B007) that the post has with job. OR Call MIS. Complete the fields as follows: 1. Prev. UK Inst ID. A drop­down list is provided to facilitate this process. 2. Staff ID. This is the HESA Staff ID. If an employee has been returned to  HESA   previously   from   another   institution,   that   institution   may   need   to   be  contacted for the number. Only staff in HESA categories 1 to 3 will take their  HESA numbers with them. For other categories, or where the member of staff  has not been returned to HESA previously, use the  button to  apply a number. 3. Date Entered. This is the employee’s Continuous Service Date. For the New  Starter event this will be defaulted for you. This field must be completed for all  staff. 4. Previous Employment. For HESA categories 1 to 3, select from drop­down list  available, otherwise use ‘XX’. If it appears that 2 codes may be applicable, use  the one nearest to ‘01’. 5. Professional Qualification Held. Select from drop­down list. Options are that a  professional qualification is held / is not held / not known.

7 of 12 6. The   remaining   fields   apply   to   HESA   Staff   in   category   2A   only.   The  information needs to be maintained, but details may need to be obtained from  previous institution. 1.B.6 IT0918: HESA Academic Qualifications

This screen should be checked. If the screen is a   then the fields should be completed as detailed. If however the screen is a  and no new qualifications have been aquired, the screen may  be skipped. The following fields should be completed: 1. Qualification type: (Optional). Available from drop­down list. Please let MIS  know if the qualification you require is not in place 2. Educational   Institution.   Optional.   From   drop­down   list.   If   the   Educational  Institution   is   not   in   Great   Britain,   please   contact   MIS.   We   have   taken   the  decision that non­UK institutions will only be added as required. 3. Academic qualification. For HESA categories 1 to 3, select from drop­down  list. If this is the highest qualification available for this individual, check the  box marked ‘Highest Qual.’ as shown. For all other categories of staff ‘XX’  should   be   used.   If   it   appears   that   more   than   one   qualification   may   be  applicable, use the code nearest to ‘01’.

8 of 12 4. Academic discipline. For HESA categories 1 to 3, use the drop­down list to  assign the academic discipline(s). Make sure that you use one of the 4 digit  new codes. Otherwise leave blank. 1.B.7 IT0615: HE Contract Data

If the new position is an extension of the previous contract, select the <Extension of  Previous contract> button as indicated. Check and confirm the Time % fields shown. The information here has been defaulted  through from IT9002. If there is an error in this screen, you can manually overwrite  the information, but you should go back and amend the information in the IT9002  record also.  Add the Cost Centre Assignment. The default value from the new organisational unit  is shown for you to copy.

9 of 12 1.B.8 IT9201: Full Time Equivalent

This should be completed as per New Starter Event.  1.B.9 IT0007: Planned Working Time

The information in this infotype is defaulted in. Check entries and <Save>.

10 of 12 1.B.10 IT0008: Basic Pay

Complete the entries relating to the new post. Don’t forget to assign a suitable next  increment date. <Save> the changes.

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2. MAINTAIN INFOTYPES It is also possible to maintain infotypes on an individual basis.  From   SAP   Standard   Menu:  Human   Resources   >   Personnel   Management   >   Administration > HR Master Data > Maintain From   User   Menu:  Human Resources > Personnel Admin > HR Master Data > Maintain. Transaction: PA30

Either   choose   the   relevant   infotype   from   the   lists   in   the   menu   tabs,   or   enter   the  infotype number in the  box. Select overview:  An overview screen is displayed showing all records for that employee valid within the  period selected on the front screen (or every record if not selection dates are entered.) The particular record required can then be selected and maintained as required.

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3. VERSION CONTROL Version Author 1.0 SAP HR Team

Date 30.11.1998

2.0

Sue Lee

01.05.2003

3.0

Sue Lee

31.01.2004

Reason for Change Initial   Sign   Off   Document.   Original  document named SP New Starter.doc Updated for 4.6B. Document renamed to  Process 2.3 Employment Change  (4.6B).doc in line with other process  documentation. Updated also for HESA  Screens. Updated for Enterprise upgrade