Standard Operating Procedure
PEMBERKASAN ARSIP
BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2017
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
UN10/B20/HK.01.02.a/37
19 Oktober 2017 2
PEMBERKASAN ARSIP
3 Halaman
PEMBERKASAN ARSIP
Penanggungjawab Proses
Tanggal Nama
Jabatan
Tandatangan
1. Perumusan
Wulan Widhiatma, S.AB
Staf Tata Usaha
19 Oktober 2017
2. Pemeriksaan
Benny Widodo, SH, MH
Kasubbag TU dan Protokol
19 Oktober 2017
3. Persetujuan
Dra. Rosadah Syarief, M.AB
Agustin Kabag Umum
19 Oktober 2017
dan HTL
4. Penetapan
Drs. Syarif Utomo, MM
5. Pengendalian
Dra. Rosadah Syarief, M.AB
Ka. Biro Umum dan Kepegawaian
Agustin Kabag Umum dan HTL
i
19 Oktober 2017 19 Oktober 2017
DAFTAR ISI
Lembar Identifikasi -----------------------------------------------------------------------------i Daftar Isi ---------------------------------------------------------------------------------------- ii A. Tujuan -------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------- 1 C. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------ 1 D. Urutan Prosedur--------------------------------------------------------------------------- 1 E. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------- 2 F. Referensi ------------------------------------------------------------------------------------ 3
ii
A. Tujuan : Agar terdapat proses dan prosedur standard pemberkasan yang meliputi kegiatan mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal.
B. Ruang Lingkup : Semua surat yang diterima oleh bagian Urusan Arsip baik surat keluar maupun
surat
masuk,
kemudian
dilakukan
pengumpulan,
pengklasifikasian dan pemberkasan yang meliputi pengkodean, penomoran dan pencatatan kedalam buku besar arsip.
C. Definisi : Arsip : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 psl 1) Pemberkasan
Arsip
:
adalah
kegiatan
dalam
rangka
mengatur,
menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal.
D.Urutan Prosedur :
Menerima surat keluar dan masuk dari sub bagian TU dan Protokoler.
Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan.
Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file.
1
Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat.
Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan padakanan atas surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan.
Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip.
Mencantumkan Titel (kode berkas) pada folder.
E. Bagan Alir Mulai
Kaur arsip
Kaur arsip
Menerima surat-surat keluar dan masuk dari Sub Bagian TU dan Protokoler (5 Menit)
Meneliti apakah berkas surat ada disposisi dari pimpinan, (5 menit)
Kaur arsip
Meneliti surat masuk dan surat keluar apakah berhubungan, bila berhubungan dijadikan 1 file (5 Menit)
Staf arsip
Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlahnya, bila tidak perlu diklarifikasi (5 menit)
A
2
Berkas Surat Keluar dan surat masuk
Klarifikasi
Klarifikasi
A
Kaur arsip
Kaur arsip
Mencantumkan kode di sebelah kanan arsip (5 Menit)
Daftar Kode Arsip
Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip (5 Menit)
Arsip dalam folder
Selesai
F. Referensi : Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Surat Edaran No. : SE/01/1981). Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 0623/U/1985 tentang Pola Klasifikasi Kearsipan. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas.
3